SE APROBA

(semnatura si stampila)

PROCEDURA GENERALA

Relatia cu Clientii

Cod: PGRC- 010

Scop

Stabilirea modului de analiza si tratare a ofertelor si comenzilor primite/transmise si de reali-zarea contractelor, astfel incit sa rezulte siguranta ca sunt satisfacute toate cerintele clientilor.

Domeniul de aplicare

Procedura se aplica tuturor comenzilor, cererilor de oferta si contractelor pentru realizarea de servicii si produse sau contracte de catre Laboratorul LAMINAST din cadrul Institutului de Chimie Macromoleculara "Petru Poni" Iasi. Este utilizata de sef laborator, managerul RMC, director.

Documente de referinta

PGEMP-001 - Procedura de elaborare a procedurilor -

SR EN ISO 9001/2001 Sisteme de management al calitatii -CERINTE

SR EN ISO 17025:2005 - Cerinte generale pentru competenta laboratoarelor de incercari si etalonari

OG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitii publice

HG 925/2006 privind aprobarea metodologiei de atribuire a contractelor de achizitii publice

Legea 337/2006 privind aprobarea HG 925/2006

HG 942/2006 privind aprobarea normelor de aplicare a OUG 34/2006

HG 1337/2006 privind completarea HG 925/2006

Regulamentul(CE) nr. 2195/2002 privind vocabularul comun al achizitiilor publice (CPV)

Definitii si prescurtari

4.1 Definitii

Analizare - examinare sistematica si completa a documentelor contractuale efectuata de o persoana sau de un grup de persoane desemnate in acest scop, dar care nu sunt implicate in elaborarea documentului, in scopul evaluarii conditiilor si capabilitatii organizatiei de a satisface cerintele impuse de clienti.

Aprobarea este consimtamantul scris sau verbal a unui document de catre o entitate organizatorica sau o persoana, prin care documentul primeste un caracter executoriu.

Client - organizatie sau persoana care primeste un produs.

Document contractual - intelegere scrisa, angajata juridic, convenita intre unitatea executanta si client, in care se specifica cerintele si conditiile ce trebuie indeplinite in activitatile de executie si comercializare a produselor.

Produs - bun material realizat in urma unui proces.

Certificat de calitate - Act oficial prin care se confirma exactitatea unui fapt, autenticitatea unui inscris sau in care se atesta o anumita calitate, in vederea valorificarii unor drepturi.

4.2 Prescurtǎri

R - Responsabil (titular/ proprietar) subproces

C - Colaborator

CC - Certificat de calitate

SMC - Sistem de Management al Calitatii

RMC - Reprezentantul Managementului Calitatii

RN - Raport de Neconformitate

AC - Autoritate contractanta

HG - Hotarare guvernamentala

OUG - Ordonanta de urgenta guvernamentala

Responsabilitati

- Sef laborator

- Dispune analiza cererii de oferta/comenzi/contracte, privind posibilitatile de realizare, pret, termen de livrare, etc.

- Aproba in scris implicarea Laboratorului in relatii contractuale ca executant sau ca beneficiar.

- Conciliaza cu clientul eventualele divergente la documentatia actuala.

- Intocmeste oferta si specificatiile tehnice pe baza datelor furnizate de compartimentele implicate si le transmite compartimentului tehnic pentru redactarea ofertei de participare la licitatii si ulterior a proiectului de contract.

- Arhiveaza cate un exemplar din documentatia contractuala.

- Urmareste derularea contractului.

- RMC 

- Analizeaza cerintele specifice de asigurarea calitatii din documentatia contractuala.

- Avizeaza oferta si proiectul de contract privind compatibilitatea cu sistemul calitatii.

- Certifica validatea CC-ului

5.3 Compartimentul intern de atribuire contracte achizitii/vanzari

- Analizeaza documentele contractuale si cele de natura tehnica ce stau la baza acestuia conform legislatiei in vigoare.

- Centralizeaza necesarul anual primit de la seful laboratorului in cadrul "Programului anual al Achizitiilor Publice", codifica produsele solicitate conform CPV si selecteaza procedura ce va fi utilizata in functie de valorile totale anuale legale.

- Intocmeste documentatia necesara sustinerii pretului impreuna cu seful laboratorului pentru realizarea serviciului / produsului pe baza datelor furnizate de compartimentul aprovizionare.

- Poarta corespondenta cu clientii si raspunde de solutionarea diferentelor dintre conditiile comenzii sau ale contractului si conditiile ofertei. Transmite in scris acceptul sau observatiile compartimentelor interesate/implicate.

- Stabileste contractual cu clientii conditii referitoare la termenele de livrare, calitate, mod de plata etc. pe comanda acceptatǎ sau clauze contractuale;

- Transmite documentele contractuale pentru analizare la toate partile interesate;

- Urmareste intocmirea / completarea notei de analiza contract .

Derulare proces

Laboratorul LAMINAST din cadrul Institutului de Chimie Macromoleculara "Petru Poni" Iasi are in derulare 2 tipuri de contracte:

a)      contracte de achizitie publice produse si servicii

b)      contracte de executare si livrare servicii, respectiv analize/testari..

6.1. a Dupa intocmirea "Programului anual al Achizitiilor Publice", acesta se aproba prin decizie de managementul la cel mai inalt nivel

Analiza cererii de oferta/comanda este realizata de personal specializat din cadrul laboratorului, RMC si compartimentul intern atribuire contracte achizitii publice.

Analiza cererii de oferta/comanda implica o verificare atenta a modului in care este identificat serviciul sau lucrarea, a conditiilor tehnice, economice si de calitate.

Seful laborator analizeaza extrasele de resurse si specificatia tehnica, preturile pentru materiale, si utilaje si completeaza cu aceasta ocazie nota de concluzii analiza oferta.

Laboratorul LAMINAST din cadrul Institutului de Chimie Macromoleculara "Petru Poni" Iasi solicita la sfarsitul anului, compartimentului intern de atribuire contracte achizitii publice achizitionarea de servicii si produse necesare pentru desfasurarea activitatii laboratorului acreditat in limita bugetului prognozat pe anul urmator conform formularului APR001 .

In necesarul anual sunt trecute cerintele tehnice si calitative cat si valoarea estimata fara TVA obtinuta in urma unui studiu al pietii si care vor determina un raport pret/calitatea optim in raport cu cerintele laboratorului acreditat.

Compartimentului intern de atribuire contracte achizitii publice deruleaza si supravegheaza activitatea de achizitionare a produselor solicitate.

In urma centralizarii necesarelor anuale la nivel de institut se determina procedurile abordate in vederea atribuirii contractelor de achizitii publice. Cele mai uzitate proceduri sunt:

atribuire directa in cazul in care valoarea contractelor anuale/cod CPV nu depaseste 5000 de Euro fara TVA

cerere de oferta in cazul in care valoarea contractelor anuale/cod CPV depaseste 5000 de Euro dar nu mai mult de 40000 Euro fara TVA.

licitatie deschisa in cazul in care valoarea contractelor anuale/cod CPV depaseste 40000 de Euro dar nu mai mult de 125000 Euro fara TVA.

licitatie internationala in cazul in care valoarea contractelor anuale/cod CPV depaseste 125000 de Euro fara TVA.

Cerintele pentru achizitii se intocmesc de seful de laborator cu sprijinul RMC-ului inregistrate in referatele de necesitate conform formularelor APR 002 sau APR 003.

In functie de incadrarea CPV si de "Programul Anual de Achizitii Publice" se stabileste procedura de achizitie publica in urma intocmirii Notei de Estimarea a Valorii ( COD APR 004 ) si a Notei Justificative ( COD APR 005).

Compartimentul intern de atribuire contracte achizitii publice intocmeste documentatia tehnica asigurand cerintele privin publicitatea si termenele impuse pentru fiecare tip de procedura.

Dupa aprobarea pretului de institut se intocmeste contractul care se transmite furnizorului.

Contractul cuprinde obligatoriu:

identificarea serviciului

pretul

termenul de livrare

standardele aplicabile

termenele de garantie

cerintele de asigurarea calitatii si mediului.

Eventualele divergente vor fi conciliate de comun acord cu furnizorul.

6 b) Contractele de executie si livrare produse sunt analizate si aprobate in urmatoarele faze:

- sunt pregatite oferte de servicii transmise potentialilor clienti

- comenzile primite sunt inregistrate si transmise spre analiza sefului laboratorului si compartimentului financiar care completeaza nota de estimare a valorii comenzii.

- acesta este aprobat de seful laboratorului acreditat si se trece la contractarea produsului sau livrarea pe baza de comanda.

6.2 Preluare si analizǎ comenzi:

Comenzile clientilor (ca urmare a contractelor incheiate/ fara contractare prealabila pe baza Comenzii) sunt preluate de seful laboratorului acreditat, inregistrate in Registrul pentru evidenta comenzilor si contractelor - cod RCC 001.

Laboratorul isi ia angajamentul sa foloseasca metode de incercare, inclusiv metode de esantionare acreditate care satisfac cerintele clientului si care sunt adecvate incercarilor pe care le efectueaza. In acest sens toate incercarile definite sunt metode standardizate.

Orice diferente intre cerere si oferta sau contract se rezolva inainte de inceperea oricarei incercari.

Analiza cererii, ofertei si a contractului trebuie efectuata tinand cont de o serie de factori cum ar fi:

- aspecte financiare;

- aspecte legale;

- aspecte legate de programare.

Pentru clientii interni analizele cererilor ofertelor si contractelor se fac intr-o forma simplificata.

Un contract poate fi orice acord scris sau verbal pentru furnizarea catre client a serviciilor de incercare sau etalonare. In cazul incercarilor uzuale se solicita din partea clientilor doar Comanda.

Analiza capabilitatii are in vedere urmatoarele:

- sa stabileasca faptul ca laboratorul are resursele fizice, umane si de informatii necesare pentru efectuarea incercarilor;

- sa stabileasca faptul ca personalul laboratorului are aptitudinile si expertiza necesare pentru efectuarea incercarilor acreditate.

Pentru analiza activitatilor simple, de rutina sunt considerate adecvate data si identificarea, de exemplu initialele, persoanei din laborator responsabila de efectuarea lucrarii contractate. Pentru lucrari de rutina repetitive, analiza este necesar a fi facuta numai in stadiul initial de solicitare de informatii sau la acordarea contractului cu conditia ca cerintele clientului sa ramana neschimbate.

Comenzile si contractele impreuna documentele rezultate in urma activitatilor de analizare se pastreaza la seful laboratorului minim 1 an de la primirea comenzii/ semnarea contactului, dupa care se arhiveaza si se pastreaza pe o perioada de minim cinci ani.

Inregistrarile analizelor, inclusiv ale oricaror modificari semnificative se pastreaza pe o perioada de minim 1 an apoi se arhiveaza pe o perioada de minim 5 ani.

Modificarile la contract

In cadrul contractelor incheiate se va mentiona in mod expres cum se pot aduce modificari la contract ( acte aditionale sau acord cadru)

Inregistrari

Registrul pentru evidenta comenzilor si contractelor cod RCC 001

Nota de concluzii analiza contractului, cod NCAC 001 sau referat de necesitate

Documente contractuale conf. HG 784/97

Anexe contractuale

Act aditional

Chestionar de evaluare a relatiei contractuale cod CHE-001

REGISTRU PENTRU EVIDENTA COMENZILOR

SI CONTRACTELOR - cod RCC-001

REFERAT ANALIZA COMANDA

BENEFICIAR :

ELEMENTE DE REFERINTA :

1. ANALIZA echipamente disponibile si personal:

SPECIFICE

PROPUNERI

TERMEN EXECUTIE incercari

INTOCMIT

2. ANALIZA CONDITII ACHIZITIONARE MATERIALE NECESARE TESTARILOR/INCERCARILOR

MATERIALE

SPECIFICE

PROPUNERI

INTOCMIT

3. ANALIZA ECONOMICA COMPARTIMENT FINANCIAR

SPECIFICE

PROPUNERI

INTOCMIT

Institutul de Chimie Macromoleculara "Petru Poni" Iasi - Laboratorul LAMINAST

REFERAT DE EVALUARE

a relatiei contractuale

Stimate client ..

(S.C. ..)

Laboratorul nostru "LAMINAST" noastra are acreditat un sistem de incercari dupa modelul SR EN ISO 17025 de catre RENAR , certificat nr. . din , si este preocupata de imbunatatirea continua a acestuia.

In acest sens va rugam sa raspundeti urmatoarele intrebari:

1. Sunteti multumit de modul in care a fost prezentata oferta noastra?

DA NU

2. Ati prefera serviciile noastre daca ar fi (valoric) mai mari, decat cele oferite de alt partener?

DA NU

3. Apreciati faptul ca testarile/incercarilesunt acreditate?

DA NU

4. Aveti sistemul calitatii si mediului certificat?

DA NU

5. Probele si verificarile efectuate pe parcursul incercarilor au fost concludente?

DA NU

6. Materialele inglobate trebuie sa fie scumpe pentru ca atunci sunt de calitate?

DA NU

7. Sunteti multumit de relatia cost/calitate oferite de noi?

DA NU

8. Ati colaborat bine cu angajatii laboratorului?

DA NU

9. Ati avut reclamatii verbale sau scrise?

DA NU

10. Ne veti contacta pentru colaborare in viitor?

DA NU

11. Aveti propuneri de intrebari?

Va multumim pentru completarea chestionarului si va asiguram ca aprecierile dumneavoastra vor fi de un real folos pentru noi in cresterea gradului calitativ al incercarilor realizate.