PROCESUL MANGERIAL - Componentele procesului managerial

PROCESUL MANGERIAL

1. Caracterizare generala

Transformarea resurselor in produse in sistemul institutiilor si firmelor cuprinde trei categorii de procese corespunzator celor trei componente structurale - patrimoniul, organizatia si managementul. La nivelul organizatiei se desfasoara procesele de munca, la cel al patrimoniului au loc procesele de prelucrare iar la nivelul componentei de conducere are loc procesul managerial. Conceptia si implementarea procesului managerial se fundamenteaza teoretic apeland la stiinta managementului, asa cum se sugereaza in figura 1. Acest mod de abordare are ca rezultat practic realizarea a ceea ce numim managementul stiintific al institutiilor si firmelor. Intre stiinta managementului si procesele care au loc in sistemul institutiilor si firmelor exista o relatie biunivoca. Procesele practice amintite ofera date si informatii utile cercetatorilor care vor fi in masura sa aduca noi contributii teoretice, imbogatind fondul stiintific si posibilitatile de perfectionare ulterioara a proceselor manageriale reale.

			P

Fig. 1. Conexiunile proceselor in sistemul institutiilor si firmelor.

R - resurse ; P - produse.

Prin definitie, conceptul de proces este un sir de actiuni si operatiuni intr-un ansamblu de fenomene desfasurate intre receptia intrarilor si elaborarea iesirilor, prin care sistemul isi indeplineste o anumita parte a menirilor sale [26]. Parametri dinamici, calitativi, de eficienta si eficacitate specifici fenomenelor din cadrul proceselor sistemului institutiilor si firmelor sunt dimensionati corespunzator fundamentarilor teoretice economice, tehnice, sociale si manageriale, corespunzator celor trei componente structurale amintite mai sus.

Particularizand, se poate afirma ca procesul managerial este ansamblul operatiunilor de relationare prin care managementul orienteaza si sustine organizatia si patrimoniul sistemului institutiei/firmei, in contextul schimbarilor permanente ale mediului, in asa fel incat sa se obtina o valoare adaugata cat mai mare la trecerea si transformarea resurselor in produse .

Procesul managerial este ansamblul operatiunilor prin care se activeaza in cadrul sistemului institutiei/firmei conexiunile lucrative pentru ca prin intermediul oamenilor, dispunand de toate resursele patrimoniale, conducatorii sa obtina rezultatele dorite in conditiile mediului aflat in continua schimbare.

Desfasurarea procesului managerial presupune indeplinirea mai multor cerinte privind elaborarea si comunicarea unor documentatii specifice - prognoze, planuri, programe, proceduri si instructiuni, pe baza carora se ordoneaza toate operatiunile manageriale [31].

Prognozele sunt documente exploratorii facultative prin care se scot in evidenta rezultatele previziunilor pe un orizont de timp de minimum 10 ani. Aceste rezultate sunt aproximative si se refera la date si informatii cu valoare orientativa privind evolutia factorilor de mediu si posibilele influente ale acestora asupra sistemului institutiei/firmei.

Planurile se refera la evolutii previzionate ale factorilor de mediu cu termene cuprinse intre maximum 4 - 5 ani si minimum o luna. Gradul de detaliere al datelor si informatiilor este invers proportional cu orizontul de timp. Planurile au caracter obligatoriu si asigura baza juridica de negociere a relatiilor contractuale intre componenta manageriala si celelalte componente din sistem si din afara sistemului institutiei/firmei - contractul de management, contractul colectiv de munca, contractele de achizitii ale resurselor si contractele de distributie si vanzare a produselor.

Programele de lucru deriva din planuri si descriu, in detaliu, operatiunile care trebuie realizate in procesul managerial pe un orizont de timp redus, de maximum o luna si minimum o zi lucratoare. Programele trebuie sa asigure teoretic indeplinirea tuturor cerintelor cuprinse in contractele amintite anterior si a reglementarilor guvernantei corporative - securitatea si sanatatea muncii angajatilor, calitatea produselor, protectia clientilor/beneficiarilor, protectia mediului natural etc.

Procedurile de lucru se refera la ordonarea spatiala si cronologica a operatiunilor in fluxurile curente ale proceselor de munca si de prelucrari. Prin intermediul procedurilor se asigura relationarea si sincronizarea posturilor de lucru in cadrul fluxurilor procesuale din interiorul sistemului institutiei/firmei.

Instructiunile de lucru au o relevanta locala, punctuala, in cadrul proceselor. Instructiunile descriu continutul si ordinea operatiunilor de lucru pe fiecare loc de munca in structura fiecarui flux procesual organizat in interiorul sistemului institutiei/firmei.

Rezultatele procesului managerial sunt influentate de o multime de factori. Specialistul american Kreitner prezinta urmatoarea formula a succesului in procesul managementului stiintific:

S = A x M x O

in care succesul (S) este produsul dintre abilitatea manageriala (A), motivatia de a conduce (M) si oportunitatile mediului (O) . Formula arata ca daca unul dintre factori este nul, succesul managerial este nul [42].

Abilitatea manageriala, motivatia si descoperirea oportunitatilor se cultiva prin asocierea teoriei cu practica in domeniu, a stiintei managementului cu managementul stiintific. Managerul calificat poate sa descopere si transmita prin aplicatii si analize de caz alte metode pragmatice, cu o importanta tot mai mare pentru perfectionarea conducatorilor si a proceselor de management.

2. Componentele procesului managerial

Procesul managerial se manifesta atat in interiorul cat si in exteriorul sistemului institutiei/firmei. Acest proces include toate componentele structurale ale institutiei/firmei, fara nici o exceptie, fiecare avand roluri bine determinate.

Cele trei componente ale sistemului institutiei/firmei prefigureaza trei dimensiuni ale procesului managerial, asa cum se arata in figura 2. Acestea sunt de fapt domeniile de specializare in procesul managerial al institutiei/firmei si se refera la functiunile proceselor de prelucrare din cadrul patrimoniului, functiile proceselor de munca prestate de organizatie si decizia manageriala.

Elaborarea si implementarea documentelor procesului managerial se realizeaza prin identificarea tuturor combinatiilor posibile dintre functii si functiuni si a solutiilor optime decise privind interactiunea dintre acestea.

Metoda de lucru presupune conceperea unei matrice patrate ale carei elemente sunt identificate prin combinarea intre cele 5 functii si, respectiv, cele 5 functiuni ale sistemului. Matricea functiilor si functiunilor firmei contine 25 module ale procesului managerial pentru care sunt asociate metode, procedee, proceduri si tehnici de lucru generale si specifice. Solutiile care rezulta din aceste analize sunt aplicatii concrete ale teoriei generale enuntate de profesor Liviu Drugus privind abordarea metodologica scop-mijloace a problematicii proceselor manageriale [19]. Modulele marcate pe figura 3. arata ca literatura de specialitate prezinta fundamentari teoretice recunoscute in practica manageriala [42].

Fig.3. Matricea functiilor si functiunilor [42].

Functiile organizatiei:

(P) - previziune, (O) - organizare,(A) - antrenare, (C) - coordonare, (CA) - control si audit.

Functiunile patrimoniului:

(CD) - cercetare-dezvoltare, (Pd) - productie, (Co) - comercializare,

(AE) - analiza economica, (Ps) - personal.

Astfel, luand spre exemplificare primul modul al matricei, acesta se refera la previzionarea proceselor de cercetare-dezvoltare si poate fi abordat in conformitate cu metoda managementului prin proiecte prezentata la capitolul 5. In mod asemanator pot fi tratate si aspectele privind organizarea proceselor de cercetare-dezvoltare, si asa mai departe, pentru toate celelalte modulele, pot fi alese metode procedee si tehnici de analiza recomandate de literatura de specialitate.

Analizarea fiecarui modul al matricei functiilor si functiunilor permite identificarea deciziei manageriale prin parcurgerea etapelor de lucru specifice procesului decizional, prezentate in capitolul anterior la paragraful 7.4.

Un alt aspect cu privire la structurarea procesului managerial se refera la ierarhizarea activitatilor de conducere. Incepand de la prelucrarile propriu zise, din spatiile de productie, unde au loc procesele manageriale operationale, specifice nivelelor ierarhice de baza, cu participarea majoritatii membrilor organizatiei, activitatile sunt monitorizate la nivelul ierarhic intermediar unde se desfasoara procesele manageriale tactice, cu participarea unui numar mai restrans de oameni. Ultimul nivel ierarhic cuprinde procesele manageriale strategice, cu participarea celui mai redus numar de oameni. Aceasta ordonare sugereaza configurarea sistemului pe verticala, in interiorul unei piramide, cunoscuta in practica manageriala sub denumirea de piramida ierarhica. Procesele operationale vizeaza activitatile curente, cele tactice iau in considerare obiectivele pe termen scurt si mediu iar procesele strategice se refera la obiectivele pe termen lung , de peste un an [42].

In corelatie directa cu cele trei nivele ale procesului de management se disting trei categorii de manageri: manageri de baza sau supervizori, cu rol operativ; manageri de mijloc sau intermediari, cu rol tactic; manageri de varf sau superiori, cu rol strategic.

3. Principii generale ale procesului managerial

Elaborarea si aplicarea documentelor privind procesul managerial asigura obtinerea rezultatelor asteptate de toate partile implicate daca sunt respectate cateva principii generale teoretice si practice.

Principiul actualizarii metodelor si tehnicilor de lucru in concordanta cu ultimele noutati ale cunoasterii stiintifice si tehnice din domeniul de activitate al institutiei/firmei. In acest fel este asigurata permanenta adaptare a patrimoniului institutiei/firmei la schimbarile care survin pe plan competitional si se poate angaja organizatia pe termen lung.

Principiul perpetuarii presupune manifestarea preocuparilor pentru permanenta pregatire si innoire a resurselor umane. Predarea-primirea stafetei intre generatii nu trebuie sa provoace sincope in existenta institutiei/firmei.

Principiul managementului participativ reclama implicarea alaturi de manageri a specialistilor si proprietarilor precum si a unui numar cat mai mare al reprezentantilor partenerilor (clienti, furnizori, creditori, sindicate).

Principiul maximizarii satisfactiilor reclama administrarea atenta a motivatiei tuturor partilor implicate (stakeholderi) apeland la toata gama de stimulente morale si materiale, armonizand toate interesele oamenilor cu cele ale patrimoniului institutiei/firmei. Acest principiu trebuie sa asigure functionarea institutiei/firmei in conditii de eficienta si eficacitate, sau altfel spus, cu cele mai mici eforturi la cele mai mari performante.

4. Rolurile si activitatile managerilor

Oamenii institutiei/firmei se afla intotdeauna impartiti in doua grupuri distincte - conducatori (manageri) si executanti (organizatie). Ei sunt distribuiti in procesul managerial pe cele trei nivele ierarhice, amintite anterior- operativ (O), tactic (T) si strategic (S), asa cum se observa in figura 4.a.

Managerii sunt persoanele investite cu autoritate, competenta si raspundere privind folosirea resurselor incredintate in procesul de management. Cu aceste resurse ei trebuie sa atinga anumite obiective prin intermediul organizatiei. In acest ansamblu managerii indeplinesc trei roluri fundamentale asa cum se sugereaza in figura 4.b.:

orienteaza strategic destinele institutiei/firmei (OS)

dinamizeaza desfasurarea proceselor de munca (D)

asigurara si mentine climatul social armonios in sistem (CS).

Orientarea strategica presupune elaborarea si aplicarea unor planuri manageriale continand obiective pe termen cat mai lung, pe baza unor structuri organizatorice relativ stabile, dar si flexibile, in contextul schimbarilor permanente ale factorilor de mediu.

(a) ( b)

Fig.4. Relatia dintre nivele ierarhice si rolul managerilor

(a)    Piramida ierarhica :

S -nivelul strategic; T - nivelul tactic; O - nivelul operativ.

(b)   Rolul managerilor:

OS - orientare strategica; D - dinamizarea proceselor; CS - asigurarea climatului social.

Dinamizarea proceselor are in vedere realizarea coordonarii activitatilor, controlul si corectarea functionarii intregului sistem al institutiei/firmei astfel incat sa se indeplineasca toate obiectivele planificate la termenele programate.

Asigurarea climatului social presupune cunoasterea particularitatilor resursei umane angajata in sistemul institutiei/firmei si aplicarea celor mai potrivite modalitati de motivatie a salariatilor, de gestionare a conflictelor si mentinerea unei preocupari generale pentru eficienta si eficacitate in procesele de munca.

Aceste roluri se manifesta ca amploare in mod diferentiat pe cele trei nivele ierarhice ale procesului managerial. Astfel, la nivelul superior se manifesta pregnant rolurile de orientare strategica si de mentinere a climatului social armonios in timp ce la nivele operative predomina rolul dinamizator, cu puternice accente de specialitate tehnica si economica, in defavoare celorlalte doua. La nivelul tactic cele trei roluri au o pondere aproximativ egala in activitatea managerilor.

Munca prestata de manageri prezinta o serie de particularitati care o fac sa se deosebeasca de munca membrilor organizatiei. Cunoasterea particularitatilor privind munca managerilor este utila pentru toti oamenii implicati in sistemul institutiei/firmei. Iata in continuare cele mai semnificative particularitati ale muncii managerilor [28],[42]:

rezultatele muncii se obtin prin intermediul oamenilor care se afla in subordine

managerii raspund pentru munca lor si a subordonatilor

managerii armonizeaza prioritatile si aloca cel mai mult timp problemelor de cea mai mare importanta

managerii actioneaza ca mediatori pentru armonizarea intereselor individuale ale oamenilor cu cele ale sistemului institutiei/firmei

managerii adopta decizii ori de cate ori apar situatii noi in procesul de management, apeland la concepte teoretice, pe baze analitice, fara a pierde din vedere particularitatile de moment si loc ale aplicatiei.

Pe parcursul procesului managerial pot fi identificate trei grupe de activitati ale managerilor - tehnice, de conducere si administrative. Asa cum vom vedea, aceste activitati au caracteristici specifice determinate de calitatile necesare ale managerilor privind creativitatea, cooperarea si constiinciozitatea in munca.

Activitatile tehnice sunt sustinute mai ales in indeplinirea rolului de dinamizare a proceselor de munca si de prelucrari pe baza competentelor care fac apel la cunostintele de specialitate din domeniul obiectului de productie al institutiei/firmei. In aceste situatii managerii se afla printre subordonati si executa impreuna cu ei operatiuni asemanatoare, mai ales atunci cand se aplica procedee noi de prelucrare sau se asimileaza noi produse sau tehnologii. Activitatile tehnice ocupa cea mai mare pondere in timpul de munca al managerilor supervizori - managerii operativi, sau de baza. Prin aceste activitati managerul intra in contact direct, nemijlocit, cu fiecare loc de munca si se edifica asupra randamentului componentei patrimoniale a institutiei/firmei, asupra "sanatatii functiunilor" de prelucrare.

Activitatile de conducere vizeaza totalitatea operatiunilor de derulare a procesului managerial si se refera la celelalte doua roluri ale managerului - orientarea strategica si asigurarea climatului social al muncii. Managerul se apropie acum de organizatie si se edifica asupra "sanatatii functiilor" acesteia. Acest gen de activitati are un caracter relativ restrans in cazul managerilor operativi (supervizori) dar se manifesta pregnant la managerii tactici (directori adjuncti) si la managerii strategici (directorii generali). In exercitarea acestor activitati managerul este in contact succesiv cu toate partile implicate in existenta sistemului institutiei/firmei si previzioneaza, organizeaza, antreneaza oamenii, coordoneaza si controleaza, facand apel la metode, procedee si tehnici specifice managementului stiintific.

Activitatile administrative se intalnesc in aceeasi masura la toate nivelele ierarhice si se refera la o serie de operatiuni de rutina - stabilirea prioritatilor si completarea agendei, completarea rapoartelor de lucru, completarea datelor pentru tabloul de bord, ordonarea si semnarea corespondentei, acordarea audientelor pentru subordonati etc. In realizarea acestor activitati managerul este cu sine insasi si isi ordoneaza propriile sarcini, evalueaza in ce masura si-a indeplinit obiectivele curente si se pregateste pentru cele viitoare. Putem aprecia ca in acest context managerul apreciaza "sanatatea deciziilor manageriale" si se relanseaza intr-un nou ciclu de activitati proprii tehnice, de conducere si administrative.

Pentru organizarea muncii lor managerii fac apel la o serie de reguli privind alocarea timpului de lucru in procesul managerial. Sunt prezentate mai jos cateva reguli generale privind alocarea timpului de lucru pentru diferite scopuri, dupa cum urmeaza:

planificarea minutioasa a timpul in functie de prioritati; este prioritar ceea ce nu poate fi amanat fara riscul de a pierde foarte mult

evitarea situatiilor mari consumatoare de timp si cu efecte minore

evaluarea atenta a nivelului optim de stres profesional care poate fi suportat de propriul organism

preocuparea pentru dezvoltarea propriei cariere prin stagii de pregatire profesionala continua

disponibilitate pentru ascultarea atenta a opiniilor tuturor partilor implicate (stakeholderilor - membrii organizatiei si ceilalti manageri, furnizorii, creditorii, beneficiarii, populatia din mediul local etc.)

grija pentru asigurarea si mentinerea excelentei in domeniul calitatii produselor si serviciilor institutiei/firmei

sustinerea actiunilor creative si novatoare si ignorarea raspunsului "nu s-a inventat inca"

simplificarea procedurilor birocratice care s-au dovedit ne eficace si ne eficiente

utilizarea unui limbaj de comunicare cat mai simplu pentru a stimula intelegerea si participarea celorlalti

aplicarea procedurilor de control si audit simple si cu fermitate

cultivarea loialitatii si integritatii in toate actiunile intreprinse de toti angajatii pentru si in numele institutiei/firmei; conducatorii trebuie sa fie un exemplu bun pentru salariati, sa fie total dedicati indeplinirii responsabilitatilor in numele institutiei/firmei

urmarirea, evaluarea si valorificarea corecta a oportunitatilor oferite de evolutiile factorilor de mediu.

Toate aceste reguli concura la utilizarea cu succes a agendei zilnice si a retelelor de comunicare pentru ca munca managerilor sa fie eficienta si eficace pe tot parcursul procesului managerial. Agenda si retelele de comunicare sunt mijloacele de lucru pe care le utilizeaza managerii profesionisti in indeplinirea sarcinilor concrete ale locului lor de munca. In agenda se programeaza zilnic toate activitatile precum si toate persoanele care trebuie sa fie contactate in fluxul diurn al procesului managerial.

Procesul managerial bine conceput si bine aplicat confera institutiilor si firmelor caracteristici si responsabilitati generale comune, impuse de cerintele instituite prin standarde internationale pe plan global, cu privire la protectia mediului natural, protectia si securitatea muncii, calitatea serviciilor si produselor oferite pe piata [43].

Concluzionand, putem afirma ca procesul managerial are menirea de a corela armonios toate procesele care se desfasoara in institutii si firme astfel incat transformarea resurselor atrase in sistem sa se transforme in servicii si produse in conditii de eficienta si eficacitate, respectand cerintele standardelor generale de securitate si sanatate a oamenilor si mediului natural precum si pe cele privind calitatea in sensul cel mai larg.

5. Caseta de exersare

Identificand, prin incercuire , raspunsurile corecte si complete la intrebarile care urmeaza va veti convinge ca ati indeplinit o parte importanta din obiectivele urmarite prin lectura acestui capitol. Pentru verificarea corectitudinii raspunsurilor aveti doua variante de actiune: recitind paragrafele care se refera la subiect sau consultand ANEXA - Raspunsuri corecte la intrebarile din casetele de exersare.

a b c 1. Transformarea resurselor in produse in sistemul institutiilor si firmelor se realizeaza prin intermediul urmatoarelor procese: (a) procese de munca si procese de prelucrare; (b) procese manageriale si procese de prelucrare; (c) procese de munca, procese de prelucrare ti procese manageriale.

a b c 2. Ansamblul operatiunilor prin care se activeaza in cadrul sistemului institutiei/firmei conexiunile lucrative pentru ca prin intermediul oamenilor, dispunand de toate resursele patrimoniale, conducatorii sa obtina rezultatele dorite in conditiile mediului aflat in continua schimbare reprezinta: (a) procesul de munca al organizatiei; (b) procesul managerial; (c) procesul prelucrarilor organizatiei.

a b c 3. Specialistul american Kreitner evidentiaza urmatorii factori care pot garanta succesul procesului managerial : (a) motivatia de a conduce si oportunitatile mediului; (b) motivatia si abilitatile managerilor de a conduce, oportunitatile oferite de mediu; (c) oportunitatile oferite de mediul concurential.

a b c 4. Conceperea si aplicarea procesului managerial are in vedere urmatoarele elemente ale sistemului institutiei/firmei: (a) functiile si decizia; (b) decizia manageriala si functiunile patrimoniale; (c) functiile de activare a organizatiei, functiunile patrimoniului si decizia manageriala.

a b c 5. Procesul managerial este structurat pe urmatoarele sectiuni: (a) sectiunea strategica si sectiunea operationala; (b) sectiunea strategica, sectiunea tactica si sectiunea operationala; (c) sectiunea strategica si sectiunea tactica.

a b c 6. La proiectarea si aplicarea procesului managerial concura urmatoarele categorii de documente: (a) prognoze, planuri, programe, proceduri si instructiuni de lucru; (b) prognoze, planuri si programe; (c) programe, proceduri si instructiuni de lucru.

a b c 7. Documente exploratorii facultative prin care se scot in evidenta rezultatele previziunilor pe un orizont de timp de minimum 10 ani se numesc: (a) planuri; (b) programe de lucru; (c) prognoze.

a b c Documentele obligatorii care se refera la evolutii previzionate ale factorilor de mediu cu termene cuprinse intre maximum 4 - 5 ani si minimum o luna se numesc: (a) planuri; (b) prognoze; (c) programe de lucru.

a b c 9. Documentele de lucru care descriu, in detaliu, operatiunile care trebuie realizate in procesul managerial pe un orizont de timp redus, de maximum o luna si minimum o zi lucratoare se numesc: (a) planuri; (b) proceduri de lucru; (c) programe de lucru.

a b c 10. Documentele de lucru care se refera la ordonarea spatiala si cronologica a operatiunilor in fluxurile curente ale proceselor de munca si de prelucrari se numesc: (a) proceduri de lucru; (b) programe de lucru; (c) instructiuni de lucru.

a b c 11. Documentele de lucru care descriu continutul si ordinea operatiunilor de lucru pe fiecare loc de munca in structura fiecarui flux procesual organizat in interiorul sistemului institutiei/firmei se numesc: (a) proceduri de lucru; (b) instructiuni de lucru; (c) programe de lucru .

a b c 12. Rolul managerilor in cadrul desfasurarii procesului managerial este de a asigura in interiorul institutiei/firmei: (a) orientarea strategica si dinamizarea actiunilor; (b) orientarea strategica, climat social armonios, dinamizarea proceselor; (c) climat social linistit si orientarea strategica.

a b c 13. Grupele de activitati prestate de manageri in cadrul procesului managerial sunt:

(a) tehnice si administrative; (b) administrative si de conducere; (c) tehnice, de conducere si administrative.

a b c 14. Principalele cerinte impuse de standardele internationale in organizarea si desfasurarea procesului managerial sunt: (a) protectia si securitatea mediului natural si a oamenilor; (b) protectia si securitatea mediului natural si a oamenilor; asigurarea calitatii serviciilor si produselor; (c) asigurarea calitatii serviciilor si produselor;