Piata organizarii de reuniuni

INTRODUCERE

In lume, industria organizarii de reuniuni, conferinte si expozitii, turism de afaceri si motivational (MICE industry) este un fenomen prin excelenta dinamic, cu numeroase structuri operative sau asociative eficiente intre profesionistii domeniului; organizatiile de tip Convention Bureau (Biroul de organizare de evenimente) de pretutindeni reprezinta structura cea mai frecvent intalnita.

Notiunea de convention (&visitors) bureau defineste acele organizatii non-profit care au drept scop reprezentarea unei destinatii specifice si incurajarea dezvoltarii pe termen lung a comunitatii locale prin strategii si politici de dezvoltare a turismului. Convention & visitors bureau-urile sunt in genere structuri asociative care reunesc entitati ce realizeaza venituri din activitati specifice turismului de afaceri si industriei organizarii profesioniste de reuniuni.

- Aceste birouri au capacitatea de a furniza consultanta si asistenta locala de specialitate profesionistilor industriei de reuniuni, turism de afaceri si motivational in pregatirea si planificarea reuniunilor pe care acestia le gestioneaza in destinatia respectiva.

Pe de alta parte ele ofera asistenta beneficiarilor locali si internationali de reuniuni in a identifica solutiile optime si partenerii locali credibili pentru organizarea evenimentelor lor. Pe de alta parte, aceste birouri pot fi utile totodata turistilor veniti in interes de afaceri, in identificarea unor programe motivationale care sa le permita, pe langa realizarea obiectivului calatoriei de afaceri, cunoasterea valorilor de civilizatie si cultura din destinatia respectiva.

Functiile CVB-urilor

ofera informatii nepartinitoare si complete despre serviciile si facilitatile specifice disponibile in destinatia turistica reprezentata

economisesc timpul si resursele beneficiarilor si partenerilor, oferind solutii integrale pentru rezolvarea intereselor acestora legate de aranjamentele de calatorii de afaceri si organizare de reuniuni

au o misiune non-profit, sustinandu-se in principal din contributiile membrilor lor si in majoritatea tarilor, din subventii si facilitati acordate de autoritatile centrale si locale, sponsorizari, donatii etc.

 MISIUNEA RCB

Romania are propriul convention bureau national, infiintat in decembrie 1997. Romanian Convention Bureau (RCB) este denumirea consacrata ce desemneaza Asociatia Nationala a Organizatorilor Profesionisti de Conferinte si Expozitii, entitate non-guvernamentala si non-profit care actioneaza deopotriva in beneficiul membrilor sai si al clientilor acestora locali si internationali. Din 1999, RCB este membru - unic reprezentant al Romaniei - in cea mai complexa si prestigioasa organizatie profesionala mondiala din industria de reuniuni, ICCA - International Congress and Convention Association.

Sursa independenta de informare, Asociatia Romanian Convention Bureau se comporta ca un generator de oportunitati de afaceri, fiind practic un prim interlocutor oficial in destinatia Romania, caruia i se pot adresa organizatorii profesionisti de conferinte si expozitii, companii de management al destinatiei/ tur-operatori si beneficiarii de evenimente din tara sau din strainatate.

Preocuparile RCB raspund nevoii de a unifica eforturile entitatilor din Romania implicate in organizarea de evenimente, pentru generarea unei atitudini profesionale responsabile, bazata pe expertiza si competitivitate. RCB urmareste sa determine, sa imbunatateasca si sa globalizeze acceptarea si interesul general fata de Romania ca destinatie europeana atractiva si strategica pentru evenimente si turism de afaceri.

Strategia RCB de sustinere a credibilitatii acestei imagini se bazeaza pe optimizarea ofertei locale de servicii specifice, furnizate la cea mai inalta calitate. Astfel, RCB si-a definit o serie de obiective, menite sa implementeze pe piata locala standardele profesionale acceptate la nivel international in organizarea de evenimente, deruland in acest sens proiecte menite sa optimizeze sistemul de functionare si performantele industriei ospitalitatii, la nivel legislativ, managerial si executiv.

Monitorizarea respectarii deontologiei si practicilor profesionale specifice, clasificarea si omologarea spatiilor si facilitatilor pentru conferinte si expozitii, facilitarea accesului Romaniei in sistemele internationale de selectie pentru destinatii de evenimente, afilierea la asociatiile internationale, recunoasterea calitatii de consultant avizat al RCB - toate acestea sunt numai cateva dintre obiectivele asociatiei.

Ca prima si singura asociatie pluri-profesionala din Romania dedicata exclusiv industriei de reuniuni, Romanian Convention Bureau reuneste ca membrii mai multe CATEGORII de institutii publice si companii private a caror activitate este legata de organizarea de evenimente: congrese, conferinte, seminarii, expozitii specializate, targuri nationale si internationale, festivaluri, management al destinatiei, turism de afaceri si motivational (incentive).

Beneficiarii si partenerii RCB sunt diverse institutii publice si guvernamentale, asociatii si companii din Romania si din strainatate, care fie solicita consultanta RCB in identificarea unui integrator sau a unor furnizori de servicii dedicate prin selectii de oferte, fie abordeaza direct membrii RCB pentru contractarea serviciilor profesioniste. Majoritatea acestor beneficiari apreciaza ca Romania isi imbunatateste treptat statutul de destinatie atractiva, din ce in ce mai competitiva in concurenta cu alte destinatii clasice pentru evenimente.

Piata organizarii de reuniuni

1.Introducere

Cand spunem piata de reuniuni, ne gandim la un anumit grup de activitati care fac posibila intalnirea cumparator - vanzator, si ne referim atat la cei actuali cat si la cei potentiali, care printr-o intelegere tacita isi propun sa duca la bun sfarsit operatiile de vanzare-cumparare.

Pe de alta parte, prin reuniuni intelegem: grupul de persoane intrunite in acelasi loc, pentru a realiza activitati comune, pe baza unor linii directive prestabilite:

se stabileste un loc predeterminat

au o durata de desfasurare limitata

urmaresc un program concret

exista un responsabil public si privat al reuniunii

se celebreaza cu un obiectiv sau o intentionalitate

se incadreaza intr-o tematica definita

Aceasta notiune de "piata a reuniunilor",  o clasificam in trei segmente, in functie de obiectivele pentru care au fost proiectate reuniunile respective.

Piata I - Piata organizarii de targuri si expozitii

Piata II - Piata organizarii de reuniuni (pentru timpul liber)

Piata III - Piata organizarii de Congrese, Conventii si Recompense

Piata I. - Piata de targuri si expozitii. Definitie

Aceste reuniuni in care se realizeaza activitatea targurilor, se desfasoara intr-un loc determinat, programat din timp, pe o perioada de desfasurare determinata si coordonata mereu de un organizator sau responsabil.

Activitatea targurilor consta in aceea ca o multitudine de persoane juridice (intreprinderi), intr-un timp limitat, expun marfuri sau ofera servicii pentru a favoriza cunoasterea si difuzarea acestora, ceea ce duce la promovarea de contracte si respectiv schimburi comerciale. In definitiv se urmareste apropierea ofertei de cererea din diferitele ramuri si activitati economice.

Expozitiile universale sunt acceptate oficial de Conventia de la Paris din 22 Noiembrie 1928. Activitatile targurilor dedicate culturii, stiintei, artelor, sarbatorilor civice, educatiei, etc.

1. Caracteristici ale pietei targurilor si expozitiilor

Obiectivul acestei piete este punerea in contact a ofertei (expozitorii cu produsele lor si servicii) si cererii (vizitatorii in calitate de consumatori finali sau intermediari).

Obiectivele dominante in acest tip de reuniuni sunt informatia, comunicarea, contractualizarea si in definitiv, vanzarea.

Aceste reuniuni se fac in locuri determinate (spatii care dispun de conditii tehnice si de siguranta optima; la fel de necesari fiind furnizorii speciali de energie, apa, aer conditionat, etc.).

In general, proprietarii acestor palate (Saloane) pentru expozitii au calitate de organizatori, chiar daca uneori, operatorii privati desfasoara aceasta functie cu succes.

2. Agentii pietei

Numarul agentilor care intervin este numeros si obiectivele lor sunt diverse.

Expozitorii, care sunt nucleul central, vor fi intalniti in incinta expozitiilor si in saloanele unde au loc manifestarile acestora, cadrul ideal pentru promovarea si vanzarea produselor lor.

Vizitatorii cauta informatii despre produse si servicii noi, odata ce intra in contact cu inovatiile, etc.

Proprietarii incintei targurilor sau expozitiilor si organizatorii saloanelor, incearca sa asigure, teoretic si material, intr-o maniera optima, realizarea activitatilor si manifestarilor.

Orasul, sediul locului unde se desfasoara evenimentul, urmareste prin aceste tipuri de manifestari nu doar sa-si consolideze interesele sale sociale si economice (hotel, restaurant, transportul in comun) ci de asemenea imaginea sa spre exterior

Firme auxiliare care fac posibil evenimentul si care intalnesc aici o parte importanta a pietei lor. (montaje, ospatari, asistenti de sala, traducatori, instalatori, etc.)

3. Obiective de participare

Decizia unei intreprinderi de a participa la targuri si expozitii intra in principiu in planul sau de marketing.

Obiectivul final al acestor tipuri de reuniuni este vanzarea. Dupa planul de Marketing al intreprinderii, pot exista alte obiective complementare cum ar fi proiectarea imaginii intreprinderii, promovarea, cunoasterea competitiei, distribuirea, conditiile preturilor produselor, etc.

Daca pana acum obiectivul firmei era de a produce, astazi se incearca vanzarea produselor unui client din ce in ce mai informat si deci capabil de a evalua si de a gandi alegerea sa.

De cand exista procesul de vanzare - cumparare, reuniunile de acest tip au constituit instrumentul bazic pentru difuzarea si comercializarea produselor si locurile de contact pentru persoanele interesate.

Canalele, directiile de finantare a targurilor sunt pe de o parte, intreprinderile care expun, care vin cu oferta in fata si care platesc inchirierea unui spatiu, stand, servicii complementare.iar pe de alta parte sunt vizitatorii (care platesc o taxa de acces sau care cumpara pur si simplu).

4. Targul si congresele

Targul s-a convertit intr-un punct de intalnire pentru informatie si comunicare

Cu trecerea timpului, ne dam seama cat de importante sunt fluxurile de informatie, in aceeasi masura cu valoarea propriu-zisa a produsului sau serviciilor pe care le cuprinde oferta unei intreprinderi si de aceea este absolut necesara complementarea targurilor cu conferinte, sesiuni, colocvii, etc., care contribuie la propagarea produsului initial, ajutand la rezolvarea problemelor firmei respective.

5. Functiile targurilor

Targurile asigura si promoveaza transparenta pietei

Reflecta situatia pietei intr-un sector concret

Deschide noi piete si promoveaza noi produse si servicii

Fac posibila o comparatie directa intre preturi, produse, servicii si oferte

Procura un mare schimb de informatii

Ofera o experienta singulara asistentilor, care se revarsa si asupra terenului socio-cultural

6. Importanta economica a Pietei I

Pentru a avea o idee in legatura cu importanta economica si sociala a pietei targurilor, semnalam urmatoarele:

In anul 1997 de exemplu in Spania, totalul financiar investit in acest segment a fost in jurul sumei de 282 000 milioane, impartite astfel:

Inchirieri de spatiu: 20 700 milioane

Inchirieri de standuri: 18 900

Hotele (cei care expun): 4 900

Restaurante pentru cei care expun: 6 200

Hotele pentru vizitatori: 97 700

Restaurante pentru vizitatori: 117 700

Suveniruri / cadouri (pentru expozitori respectiv vizitanti): 15 600

7. Administratia Autonoma si locala si targurile

Comunitatile autonome au propria lor legislatie in materie. Politicienii regiunii se orienteaza in sprijinirea majoritatii infrastructurilor de targuri in idea situarii lor intr-o pozitie cat mai competitiva, odata cu trecerea timpului, asa cum incearca in permanenta promovarea sectoarelor productive si a serviciilor canalizatoare ale acestora.

Administratiile organizeaza uneori si mai ales intervin in gestionarea institutiilor si operatorilor de targuri.

Municipiile care in principiu fac parte de asemenea din organele de gestionare si directioneaza sus numitele institutii, sunt prezente asadar in politica de sprijinire, in planurile generale urbanistice si in cazul lor si in planurile strategicepentru ca sunt constiente ca targurile:

au un mare efect dinamizator pentru economiile locale

sunt platforma de proiectie a teritoriului unde se realizeaza

Sprijinul pe care administratiile locale pot sa-l dea targurilor este:

sprijin economic care se concretizeaza intr-un aport anual pe activitati

sprijin pluridisciplinar. Sectoarele mai relationate cu operatorul de targuri sunt securitatea cetatenilor, promovarea economica, urbanismul, cultura, sportul

8. Camera de Comert si targurile

Camera de Comert in tarile UE, considera targurile ca si corporatii de drept public, cu personalitate juridica. Camera de Comert apare in legislatia in vigoare ca organ consultativ si de colaborare cu Administratiile Publice, fara a face exceptie, fara a ignora interesele private Pe de alta parte CC figureaza in legislatie ca promotor si parte cooperanta in organizarea targurilor si expozitiilor.

Camera de Comert si administratiile publice din punct de vedere economic, impulsioneaza intr-o maniera continua institutiile organizatoare de targuri; implicandu-se asadar mai ales in gestionarea lor, integrandu-se de asemenea in comitetele organizationale ale saloanelor, oferind in ultimii ani un aport esential in dezvoltarea si multiplicarea targurilor si expozitiilor.

Dezvoltarea unui concept al targului

Organizarea profesionista a targurilor si expozitiilor presupune inca de la prima editie definirea unui concept al manifestarii, cu delimitarea unor aspecte strategice:

Conceptul este parte integranta a politicii generale de dezvoltare a targului. Atunci cand este bine definit, conceptul devine un argument in sine, prin care organizatorul recomanda publicului acceptarea, 'cumpararea' produsului-targ, rezultatele fiind direct proportionale cu masura in care conceptul raspunde asteptarilor si nevoilor publicurilor si de cat de importanta este pentru public problema pe care conceptul targului promite sa o rezolve. Eficienta si puterea de convingere a conceptului este accentuata de avantajul unic de piata oferit in raport cu alte targuri.

Etape strategice in initierea unui eveniment expozitional

Pasul 1. Se precizeaza domeniul, elementele de continut si manifestarile conexe ce fac obiectul evenimentului. Se realizeaza o segmentare a categoriilor de participanti si de public vizate. Aceasta segmentare va fi utila si in elaborarea strategiei de comunicare, in adaptarea mesajului global in functie de profilul psiho-grafic al fiecarui segment-tinta, precum si in selectarea mijloacelor cu cel mai bun impact la aceste publicuri, pentru determinarea unui feedback de calitate si stimularea inscrierilor expozantilor.

Pasul 2. Analiza contextului concurential al pietei interne si internationale de gen este indispensabila pentru evitarea suprapunerilor de continut si perioada cu alte manifestari, pentru identificarea concurentilor directi si indirecti, pentru orientarea corecta a strategiei de lansare pe piata (ca lider, challanger, urmaritor etc)

Pasul 3. Ca urmare a analizei de piata, se stabilesc elementele de noutate si valoare care justifica drept oportuna initierea evenimentului.

Pasul 4. Se cerceteaza care este profitul material si de imagine pe care evenimentul il aduce organizatorului, acesta stabilindu-si interesele si obiectivele utile pe care le are de urmarit prin evenimentul respectiv, pe termen scurt, mediu si lung.

Pasul 5. Se evalueaza pertinenta organizatorului, gradul si calitatea informarii sale cu privire la caracteristicile si mecanismele de functionare ale domeniului ales. Cand initiatorul evenimentului nu detine suficiente repere si detalii profesionale sau chiar tehnice care sa ii permita identificarea unor nevoi, raportul si parghiile cerere / oferta si o previzionare corecta a tendintelor si breselor de pe piata specifica, sunt recomandabile asocierile organizatorice strategice. Asocierile pe criterii financiare sunt, de asemenea, oportune, cand initiatorul nu dispune de suficiente resurse pentru a sustine eficient derularea proiectului.

Pasul 6. Partenerii de organizare sunt de multe ori inevitabili. Totodata, parteneriatele pot reprezenta un punct nevralgic in situatia unei selectii neadecvate a partenerilor, de aceea se recomanda asumarea unei marje considerabile de timp inainte de demararea oricaror actiuni comune, pentru a permite solutionarea eventualelor divergente de abordare. Stabilirea responsabilitatilor, obligatiilor si drepturilor partenerilor, ale organizatorului principal si in special dreptul de proprietate intelectuala asupra marcii si conceptului targului se face in mod obligatoriu in baza contractuala.

Alegerea denumirii de marca a evenimentului. Odata definit conceptul, evenimentul isi delimiteaza clar si corect nu doar continutul si obiectivele, ci si o personalitate originala, care trebuie sa transpara chiar in denumirea evenimentului. Aceasta denumire, personalizata prin anumiti parametri (fonturi, raport de dimensiuni intre litere, culori etc) isi adauga adesea, dar nu in mod obligatoriu, un element figurativ, o sigla sau chiar un personaj-mascota. In acest fel, conceptul, denumirea si logo-ul constituie imaginea de marca a evenimentului.

10. Promovarea 'vinde' targul

In acceptiunea sa postmoderna, targul / expozitia a devenit obiectul unor campanii de promovare imaginative, ample si cu un impact din ce in ce mai eficient asupra publicurilor sale tinta, care se impart in :

Un public primar, co-participant la substanta si succesul targului: expozantii

Un public secundar, direct interesat de continutul manifestarii: profesionistii din domeniu si beneficiarii ofertei expozantilor

Un public intermediar, interfata dintre organizator si publicul tinta: jurnalistii

Un public tertiar, segmentat pe diverse categorii: vizitatorii.

Aceste patru niveluri principale de public proiecteaza asupra targului un joc de oglinzi al perceptiei si intereselor proprii, de care organizatorul trebuie sa tina seama:

Cu cat aceste interese sunt mai numeroase si mai diverse, cu atat este mai important pentru succesul targului ca ele sa isi afle convergenta si solutionarea in substanta manifestarii. Atitudinea celor patru categorii de public este insa - dupa cum reiese din schema de mai sus - una independenta fata de targul in sine. Decurge de aici dificultatea organizatorului de a impune in constiinta acestora imaginea, identitatea si obiectivele targului sau. Principala provocare pentru organizator devine, prin urmare, inducerea loialitatii pe termen lung a participantilor si a publicului fata de conceptul targului. Metoda - unica eficienta, dupa opinia noastra - consta in definirea corecta si clara a acestui concept si, pe baza lui, construirea unei campanii promotionale coerente, complexe si eficiente in jurul unei imagini de marca.

SERVICII EXPOZITIONALE DE BAZA SI OPTIONALE

FORMULAR DE INSCRIERE - COMANDA EXPOZITIE
- mostra -


Termen limita de efectuare a inscrierii: .................Top of Form
Formularul se transmite catre organizatorul expozitiei (.) prin fax sau e-mail,

la urmatoarele coordonate: .................

Taxa de inscriere : .... EUR / companie
Tariele pentru serviciile si dotarile expozitionale sunt listate mai jos si contin / nu contin TVA 19%.

Semnatura si stampila autorizata

Cazarea personalului companiilor expozante

Cazarea personalului companiilor expozante pe perioada expozitiei este necesara pentru actiunea de expunere in sine.

Nevoia de servicii de cazare este data de faptul ca un numar important de expozanti sunt companii care au sediul in alte orase decat cele in care se desfasoara evenimentul expozitional.

In bugetul unei participari la o expozitie in afara orasului cazarea ocupa un loc important atat ca necesitate, cat si ca suma absoluta sau relativa. Desi nu reprezinta o cheltuiala care sa aduca in mod direct beneficii, cazarea este foarte importanta deoarece se refera la personalul propriu al expozantului - factor decisiv in succesul unei participari.

Pentru cazarea personalului expozantilor exista doua optiuni majore:

Apelarea la un furnizor de servicii de cazare

o          Hotel

o          Motel

o          Inchiriere de apartamente in regim hotelier

o          Pensiune etc.

Cazarea 'in regie proprie'

o          intr-o locaie care apartine firmei (daca aceasta exista)

o          la rude, prieteni etc.

Apelarea la un furniozor de servicii de cazare este cea mai folosita. De asemenea, in mod uzual, exista o serie de avantaje ale apelarii la un furnizor specializat. Aceste avantaje constau in:

Posibilitatea de a alege locatia in care vor fi cazati membrii echipei de participare la expozitie.

Accesul la o serie de servicii specifice activitatii de cazare. Serviciile de alementatie, telecomunicatii etc sunt oferite de marea majoritate a furnizorilor de servicii de cazare.

Existenta unei minime garantii privind serviciile oferite..

In cadrul acestei sectiuni vor fi dezvoltate cateva aspecte de baza despre utilizarea serviciilor de cazare pentru expoznati si ofertele unor furnizori specifici.

1. Faceti rezervarea din timp. Targurile si expozitiile genereaza un numar mare de solicitari de cazare, mai ales in unitatile de cazare din apropierea locatiei de desfasurare. Astfel este necesara rezervarea din timp pentru a evita eventualele neplaceri in imediata apropiere a evenimentului. Participarea la o manifestare expozitionala este prevazuta cu mult timp inaintea desfasurarii propriuzise, astfel decizia de cumparare a serviciilor de cazare este luata cu mult timp inainte de consumul efectiv.

2. Alegeti cu grija unitatea de cazare. Participarea la targuri si expozitii este o activitate solicitanta. Nu este indicat ca personalul companiilor expozante sa fie cazat la o distanta foarte mare de locatia de desfasurare deoarece aceasta situatie poate genera un consum de timp suplimentar. Astfel timpul de odihna este redus. De asemenea nu este deloc indicat ca la deschiderea zile de expozitie standul sa fie gol.

3. Atentie la Trafic. Traficul auto in orasele mari (mai ales Bucuresti si Cluj) este foarte aglomerat la orele diminetii. Luati in considerare localizarea unitatii de cazare in raport cu spatiul de desfasurare a expozitiei atat ca distanta fizica, cat si ca timp necesar de deplasare in conditiile unui trafic aglomerat.

4. Cautati sa optimizati costurile. Pentru a nu supradimensiona costurile totale ale participarii la targuri si expozitii este bine sa se faca o analiza a raportului confort - costuri. Mai ales companiile care au un buget redus pentru participarea la o expozitie ar trebui sa vada daca, de exemplu, nu este de preferat un hotel de 3 stele in raport cu unul de 4 sau 5 stele.

De asemenea costurile pot fi optimizate printr-o rezervare facuta din timp si prin obtinerea unor conditii avantajoase din partea unitatii de cazare prin fidelitate, numar de persoane cazate etc.

5. Atentie la Serviciile suplimentare oferite de unitatea de cazare. Servicii precum telefon international sau acces la internet pot fi necesare pentru unii expozanti. Totusi pentru altii ele reprezinta doar servicii platite (direct sau indirect), dar nefolosite.

Alte servicii precum parcarea pazita, restaurant etc. sunt absolut necesare pentru orice echipa de participare la expozitie.

Alegeti cu grija serviciile de care aveti nevoie pentru a va putea optimiza costurile de cazare si implicit rentabilitatea participarii la targ sau expozitie.

Piata II . Piata organizarii de reuniuni pentru timpul liber

Intruneste:  reuniuni culturale, reuniuni sportive (concerte, teatru), reuniuni de promovare a contactului social (banchete, carnavale), etc . Afacerile privind organizarea unor astfel de evenimente ocupau in anul 1998 17 % din comertul din SUA si 18% din comertul din UE.

Piata III. Piata organizarii de conventii, congrese si recompense

Congresul - reuniunea de persoane promovata in principiu de o asociatie, societate, colegiu profesional, federatie, universitate, etc

trebuie sa dureze minim 2 zile

sa ramana cel putin o noapte

nr. minim de participanti 50

Congresul poate fi:

regional

national: 60% din participanti trebuie sa fie cetateni ai aceleiasi tari

international: - participare internationala: 40%

- minim trei tari

-Factorii de decizie internationali (ICCA - Internacional Congress and Conference Association), considera ca, un congres de talie mondiala trebuie sa intruneasca un minim de 300 de participanti, din 40 % sa fie straini, din 5 tari, minim 4-5 zile (trei nopti)

Insotitorii participantilor

Acest aspect este foarte important pentru organizator, deoarece trebuie stabilit clar programul paralel de vizite, excursii, cumparaturi in cazuri exceptionale. Programul insotitorilor coincide inainte de congres si dupa congres cu cel al participantilor.

Vipurile

In general la acest capitol sunt inclusi reprezentantii oficiali ai guvernelor, persoane cu un mare prestigiu, oaspetii de onoare, considerati ca persoane foarte importante, care necesita o atentie deosebita si trebuie tratati potrivit normelor de protocol.

Presa

Trebuie sa existe in permanenta o colaborare cu presa, careia trebuie sa i se ofere toate facilitatile necesare. In principiu, pe parcursul congresului ar trebui sa existe un birou de presa amenajat in apropierea salii unde are loc evenimentul, unde reprezentantii presei isi pot lasa echipamentele, aparatura tehnica necesara si documentele cu privire la congres.

Expozitorii

In cazul in care congresul este cu expozitie cu privire la tema respectiva, trebuie sa existe o anexa a salii de conferinte unde sa fie exponatele. Situatia se aplica in principiu in cazul intreprinderilor care inchiriaza un spatiu sau stand expunand produsele lor auxiliare alaturi de personalul propriu

Conventia - reuniune promovata de o intreprindere care detine mai multe sucursale. Intrunire a personalului de conducere pentru rezolvarea anumitor probleme

trebuie sa dureze minim 2 zile

sa fie cazati cel putin o noapte

nr. minim de participanti 50

Seminar, simpozion - reuniune care se desfasoara pe parcursul unei singure zile si care intruneste un minim de 50 de persoane

Persoanele aflate in serviciul organizarii unui eveniment

Intreaga paleta a celor care iau parte la organizarea unui eveniment se afla expusa in organigrama congresului respectiv si cuprinde:

diferitele comitete

OPC (organizatorul profesional de congrese)

Secretariatul

a)comitetele - sunt coordonate de presedinte. Acesta ia decizii impreuna cu colaboratorii sai (uneori este numit si un vicepresedinte si chiar un secretar)

Este foarte posibil, ca in cadrul unui comitet, membrii sa aiba puncte de vedere diferite, cu privire la sarcinile ce trebuie indeplinite. In acest caz este vorba de un comitet performant, cu conditia ca obiectivele membrilor sa fie aceleasi.

Comitetul organizator - este cel ce traseaza directia congresului respectiv si se afla in varful ierarhic al organizarii evenimentului. In componenta sa este:

comitetul executiv - format din persoanele care in practica duc greutatea organizarii evenimentului

comitetul financiar - se ocupa evident cu problemele financiare ale congresului. Resonsabiliatea acestui comitet trebuie sa apartina unei persoane cu cunostiinte solide de contabilitate, de legislatie in domeniu, cunoscator al manierei de lucru cu conturile bancare si trezoreria.

Comitetul stiitific, determina linia stiintifica a congresului. Decide asupra temelor care urmeaza sa fie tratate, asupra invitatilor, a moderatorilor, selecteaza lucrarile ce vor fi publicate, etc

Comitetul de presa - este cel ce isi asuma responsablitatea relatiilor cu mediile de comunicare. Se ocupa atat cu informarea cat si cu intocmirea dosarului pentru presa, convocarea si organizarea intalnirilor cu presa, etc

OPC (Organizator Profesionist de Congrese) - este o organizatie profesionista, specializata in organizarea de reuniuni si de evenimente, care prin importanta lor creaza un prestigiu OPC respectiv. Impreuna cu comitetul organizator, OPC-ul efectueaza analiza istorica a editiilor anterioare ale congresului, analizand si stabilind obiectivele editiei in curs de organizare. OPC este cel care va pune la punct planul general al congresului si modul de organizare si desfasurare a programei stiintifice, sociale, etc, stabileste, selectioneaza intreprinderile prestatoare de servicii, supravegheza legalitatea operatiilor contabile, alege sala de conferinta si de expozitie (daca este cazul), la fel ca si echipamentul tehnic, cazarea invitatilor si a insotitorilor acestora.

OPC trebuie sa aiba cunostiite bazice de:

organizare

informatica si procesare a datelor

exerienta in comunicare si negociere

cunostiinte de drept civil si mercantil, in special tot ceea ce tine de incgeierea unui contract

contabilitate, canale de finantare

gestiunea personalului

cunostiinte de marketing si mai ales la conducerea OPC, trebuie sa fie o persoana cu imaginatie bogata si cu stapanire de sine (sangre fria)

ORGANIZAREA UNEI CONFERINTE

Succesul organizarii unui eveniment consta in planificarea strategica, inceputa cu mult inaintea deschiderii oficiale. Structura serviciilor necesare poate fi extrem de complexa, cauzand beneficiarului dificultati de gestionare si risipa de resurse. Contractarea unui organizator profesionist local de evenimente este asadar o garantie de performanta, acesta putand identifica, proiecta si gestiona integral cele mai potrivite servicii necesare, permitand astfel beneficiarului sa se concentreze asupra continutului conferintei sale.

Majoritatea clientilor practica alegerea unui PCO/DMC local sau a unor furnizori de secvente de servicii, pe baza anumitor repere (caracteristicile evenimentului, buget, experienta editiilor trecute) si a selectiei de oferte.

Romanian Convention Bureau sustine candidaturile nationale si internationale ale companiilor membre, eligibile prin abordarea pertinenta a organizarii de reuniuni si formularea de oferte competitive si cost-eficiente, apreciate de parteneri. In demersurile pentru selectia de oferte, este important ca beneficiarul sa inteleaga ca numai cererile de oferta transmise in conditii similare tuturor companiilor candidate permit obtinerea de cotatii comparabile. Romanian Convention Bureau furnizeaza in mod curent beneficiarilor consultanta de specialitate in elaborarea cererilor de oferta.

Desi, la momentul initial, multe elemente definitorii ale evenimentului sunt inca vag conturate, organizatorul profesionist, pe baza experientei sale, are capacitatea de a procesa datele disponibile si de a avansa oferte de principiu. Ulterior selectarii lui ca PCO/DMC abilitat, acesta va prelua responsabilitatea compilarii si aprofundarii detaliilor si aranjamentelor necesare evenimentului, urmarind si optimizarea bugetului.

In planificarea strategica, este esentiala determinarea timpurie a catorva elemente: caracteristicile, anvergura si programul general al evenimentului, structura si volumul estimat al bugetului, profilul participantilor, alegerea destinatiei, datei si locatiei conferintei.

Destinatia - Planificata cu mult in avans (congrese itinerante etc) sau dupa originea geografica a majoritatii participantilor, destinatia adauga un plus de valoare si interes evenimentului. Romania ofera solutii deopotriva spectaculoase si oportune ca infrastructura si servicii dedicate, atat in marile orase ale provinciilor sale istorice, cat si in statiuni cu facilitati pentru afaceri si relaxare.

Locatia - Organizatorul profesionist propune lista posibilelor locatii care corespund dimensiunilor evenimentului si exigentelor beneficiarului. Se recomanda vizite de inspectare a locatiilor impreuna cu clientul si efectuarea de rezervari de principiu a locatiilor alternative, pana la momentul optiunii ferme.

Data - In determinarea datei optime a evenimentului, este necesara evaluarea unor considerente ca: intervalul din saptamana, anotimp, perioade de vacanta / extra-sezon (tarife reduse, disponibilitati spatii cazare etc), datele unor evenimente similare etc.

Estimarea si structurarea bugetului conferintei

Beneficiarul, asistat de PCO/DMC, realizeaza proiectarea si structurarea bugetului conferintei. Considerand trasaturile evenimentului si experienta anterioara, cei doi parteneri identifica sursele de venituri, potentialul financiar al acestora si distributia lor in raport cu categoriile de cheltuieli angajate. Proiectul bugetului este permanent adaptabil, suferind reproiectari succesive convenite pe baza elementelor concrete ce intervin pe parcursul procesului de organizare.

Principalele surse de venit sunt:

Taxele de participare raman insa componenta de baza a veniturilor. De aceea, trebuie determinat cu exactitate numarul de participanti platitori, numarul de participanti ale caror costuri sunt preluate de organizatori integral sau partial (conferentiari principali, invitati speciali) si nivelul valoric al taxelor, care poate fi diferentiat atat in functie de categoriile de participanti, cat si de data la care se efectueaza inscrierea (timpurie / tarzie / la fata locului).

Politica de contramandari se defineste in raport cu momentul anularii inscrierii. In genere, se stabilesc cateva etape, care pot fi diferite, de la caz la caz:
a) primul termen de inscriere este si cel pana la care este posibila restituirea integrala a taxei
b) pana cu o luna inaintea evenimentului, se percepe o penalizare de cca 10%
c) intre o luna si 48 de ore inaintea evenimentului, penalizarea este de 50%
d) pentru contramandarile care survin la mai putin de 48 de ore inainte de deschiderea conferintei nu se restituie taxa de participare.
Aceste reglementari isi au justificarea in etapele si procedurile firesti si legale ale industriei de reuniuni si turismului de afaceri, privind garantiile, platile in avans si termenele de decomandare a serviciilor furnizorilor de locatii si servicii dedicate. Aceleasi considerente determina termenele si conditiile de decontare intre beneficiar - PCO/DMC - furnizori, stipulate in contractele aferente.

Toate drepturile, obligatiile si riscurile financiare descrise mai sus se cuvin comunicate participantilor in invitatia de participare, brosurile si web site-ul de prezentare ale conferintei. Totodata, o politica prea dura a contramandarilor poate descuraja inscrierile timpurii ale participantilor, diminuand fluxul incasarilor in avans pentru bugetul conferintei.

O completare adesea salutara a veniturilor o constituie fondurile provenite din sponsorizari, in obtinerea carora sunt deosebit de utile propunerile de pachete de sponsorizare, continand diverse forme de recunoastere publica a meritului sponsorului, in functie de aportul sau:

invitarea si mentionarea sponsorilor la ceremonia de deschidere si momentele oficiale

prezentare de 15 minute a companiei sponsor in timpul sesiunilor pe sectiuni

inserarea de materiale promotionale ale sponsorilor in mapele de conferinta, afisarea siglelor in materialele tiparite si in signalectica, expunere de bannere in locatia conferintei

includerea numelui si siglei sponsorului in machetele de publicitate din presa

insertii de publicitate electronica in website-ul manifestarii (pagina de prezentare, banner animat)

acordarea unui spatiu expozitional preferential pentru produsele sau prezentarea sponsorului

Orice PCO/DMC are capacitatea de a optimiza permanent bugetul, fiind familiarizat cu procedurile specifice domeniului si acceptate de mediul de afaceri. De exemplu, costul pentru inchirierea locatiilor de conferinta se poate diminua prin utilizarea serviciilor de catering (organizarea mesei) ale locatiei pe durata conferintei. Locatia ofera un pret-pachet / zi pentru un numar minim de persoane anuntat, care include: pauze de cafea, pranz, chiria salilor de intruniri, amenajare si minime dotari audio-video.

Inregistrarea participantilor

De indata ce parametrii evenimentului sunt identificati, beneficiarul asistat de PCO/DMC stabileste instructiunile si continutul formularelor de inregistrare a participantilor. Centralizarea inregistrarilor se poate realiza fie de catre beneficiar, care le comunica organizatorului profesionist, fie direct de catre PCO/DMC, procedura recomandabila, care degreveaza beneficiarul de un volum de munca apreciabil de procesare a datelor fiecarui participant. Organizatorul profesionist are datoria de a furniza in orice moment beneficiarului informatiile privind volumul inscrierilor si aspectele financiare.

Formularul de inregistrare transmis participantilor prin posta sau disponibil on-line in website-ul manifestarii reprezinta principala sursa de informatii despre participanti. Prin urmare, trebuie sa solicite explicit datele personale si de contact ale fiecarui participant, tipul inscrierii, metode de plata acceptate, si totodata sa reaminteasca conditiile de contramandare. Dupa receptionarea fiecarui formular, organizatorul transmite confirmarea de primire si documentul de facturare a sumei aferente.

Formularul de depunere a rezumatelor stiintifice este documentul in care participantul care si-a confirmat inscrierea precizeaza datele si sumarul lucrarii pe care urmeaza sa o prezinte in cadrul conferintei, forma de prezentare (expunere libera, prezentare de postere), precum si echipamentele audio-video ce ii vor fi necesare. Invitarea conferentiarilor este o problema ce tine atat de componenta stiintifica gestionata de beneficiar, cat si de cea organizatorica gestionata de PCO-DMC.

Formularul de rezervare hoteliera trebuie sa includa tarifele speciale de cazare negociate de PCO/DMC pentru eveniment, diferentiate in functie de data rezervarii, conditiile de contramandare. Participantul va putea completa datele sale de identificare, prima si a doua optiune pentru hotel, data sosirii si data plecarii, inclusiv orarul de zbor daca solicita transfer la si de la aeroport, numarul si tipul camerelor rezervate, eventuale cerinte speciale, numele insotitorilor, optiunea pentru programele sociale si tururile pre- si post- congres facultative, modalitatea de plata.

Pe baza formularelor de inregistrare completate de participanti, organizatorul va gestiona aranjamentele pentru:

transportul international (eventuale tarife preferentiale negociate cu companiile aeriene)

transport local al participantilor de la hotel la locatia conferintei si retur, precum si in cadrul programelor sociale si turistice

intampinarea, preluarea si transferul participantilor aeroport / hotel / aeroport (in functie de programul individual de zbor)

rezervarile hoteliere si comunicarea rooming list-ului catre hoteluri, conform cerintelor si duratei sejurului fiecarui participant

rezervarile si constituirea grupurilor pentru tururi si programe sociale facultative

In prezent, domeniul IT furnizeaza programe specializate pentru gestionarea electronica a bazelor de date ale evenimentelor, oferind functiuni operative pentru complexa gama de servicii ce trebuie urmarita in derularea evenimentului. Bazele de date mai pot fi generate si administrate direct pe Internet, pe baza formularelor completate on-line de participanti. Parte dintre companiile membre RCB proiecteaza/utilizeaza astfel de solutii personalizate pentru fiecare eveniment in parte.

Inregistrarea participantilor este posibila si la sosirea in locatie, motiv pentru care organizatorul trebuie sa aloce spatiu, resurse umane si echipamente necesare Biroului de inregistrare. Amplasat la vedere, acest birou devine functional in ziua primei sosiri si isi inceteaza activitatea in ziua ultimei plecari a delegatilor, asigurand atat inregistrarea la fata locului, cat si asistenta organizatorica permanenta pentru participanti pe durata conferintei (detalii despre programe sociale, tururi pre si post congres). Biroul de inregistrare distribuie ecusoanele si mapa de conferinta fiecarui participant.

STANDARDE PENTRU HOTELURI CU FACILITATI DE CONFERINTA(solicitate de IAPCO - International Association of Professional Congress Organizers)

Nota: Aceste standarde de baza nu acopera solicitarile aditionale ce pot aparea in cazul existentei unor spatii de expozitie existente intr-un hotel.

Daca o proprietate hoteliera cu grad sporit de confort opteaza sa isi proiecteze propriile structuri integrate pentru reuniuni, serviciile si facilitatile oferite in mod uzual de hotel trebuie suplimentate in doua directii:

a) dezvoltarea facilitatilor si serviciilor dedicate pentru reuniuni conform standardelor internationale si necesitatilor organizatorului profesionist de conferinta (PCO) in vederea asigurarii succesului conferintei
si
b) recunoasterea de catre managementul hotelului ca organizarea unei conferinte necesita mai multa flexibilitate si adaptabilitate decat impune activitatea hoteliera de rutina adresata turistilor gazduiti in structura hoteliera. Aceasta perceptie este absolut necesara, datorita faptului ca, in cadrul planificarii strategice si organizarii profesioniste a unei reuniuni, programarea serviciilor pentru grupul de participanti este parte a unei structuri integrate, mult mai complexa si mai dificila decat pentru turistul individual.

I. SALILE DE CONFERINTA

a) Spatiul dedicat pentru reuniuni trebuie sa includa o sala principala de plen, cu suprafata si capacitate planificate sa satisfaca cerintele esantionului de piata caruia i se adreseaza respectivul hotel cu facilitati de conferinta. In general, capacitatile proiectate sunt mai mici decat cele ale centrelor de conferinta. Pe langa sala de plen, trebuie sa existe un numar adecvat de sali mai mici si spatii de circulatie disponibile in exclusivitate pentru organizarea conferintelor.

b) Toate salile de reuniuni trebuie sa fie bine ventilate, cu instalatii de incalzire / aer conditionat care sa poata fi controlate individual din interior.

c) Toate salile trebuie sa aiba lumina naturala si sa fie prevazute cu instalatii electrice de baza: lumina artificiala adecvata, intrerupatoare usor accesibile atat din interiorul salii cat si din exteriorul ei, lampi de avarie, prize suficiente pentru conectarea aparaturii audio-video si de translatie simultana, prelungitoare.

d) Salile trebuie sa ofere posibilitatea de a se face intuneric absolut

e) Inaltimea salilor trebuie sa fie suficienta pentru a permite o vizibilitate perfecta a ecranului si a pupitrului vorbitor, chiar din ultimul rand de scaune.

f) Sala principala si, pe cat posibil, celelalte sali trebuie sa fie prevazute cu dotarile si echipamentul audio-vizual de baza, incluzand platforme modulare pentru amenajarea scenei, pupitru vorbitor echipat, video-proiector, ecran mobil, retroproiector (eventual cu placa LCD pentru conectare la computer), indicatoare, flip-chart, sistem de amplificare controlat din interior, cu microfoane adecvate. Aparatura trebuie asigurata de personal tehnic cu experienta in realizarea conferintelor. Intre organizatori si tehnicieni trebuie sa existe mijloace de comunicare directa, prin telefon sau radio.

g) In cazul in care o sala de conferinte este divibila prin pereti constituiti din panouri mobile, acestea trebuie sa aiba calitati fono-absorbante adecvate.

h) Organizatorii trebuie sa aiba la indemana detalii asupra tuturor capacitatilor salilor si spatiilor din centrul de conferinte. De aceea, trebuie sa existe planuri la scara ale tuturor spatiilor, care sa fie puse oricand la dispozitia integratorului (PCO). Planurile trebuie sa marcheze pozitia punctelor de iluminare si incalzire, a prizelor, telefoanelor, capacitatile in numar de scaune in diferite variante de amenajare, pozitiile coloanelor sau a oricaror altor puncte de constructie vizuala, localizarea usilor, ferestrelor, iesirilor de urgenta, etc.

i) Spatii de depozitare adecvate, incuiabile, trebuie puse la dispozitia PCO cu cel putin 24 ore inainte de conferinta si pe toata durata acesteia. Trebuie sa existe acces la un seif.

j) Trebuie sa existe spatiu de birouri pentru organizator si secretariat amplasate langa salile de conferinta

k) Sunt necesare dotari pentru fotocopierea documentelor, puse la dispozitia organizatorilor si participantilor, la tarife acceptabile
l) Este necesara asigurarea unei garderobe destinata numai participantilor la conferinta

II. MANAGEMENTUL

a) echipa manageriala a hotelului trebuie sa includa un Conference Manager (Event Manager) al carui rol primar este de a asigura legaturile esentiale intre operatorii hotelului si departamentul operativ al PCO. El trebuie sa asigure si conducerea echipei ce deserveste centrul de conferinta integrat hotelului. Echipa manageriala a centrului de conferinte trebuie sa se asigure ca intreg personalul hotelului este capabil sa raspunda cererilor speciale ale organizatorul de conferinte.

b) Intre PCO si managementul hotelului trebuie sa se stabileasca relatii bazate pe deontologia profesionala si incredere si este esential ca problemele identificate sa fie cunoscute din timp pentru a se gasi rezolvarea lor inainte de inceperea conferintei.

c) Managementul trebuie sa asigure cu cel putin o luna avans intalnirea intre PCO si sefii departamentelor hotelului sau furnizorii externi. Intalnirea va reuni conducerile celor doua parti in vederea sincronizarii responsabilitatilor, planificarii activitatilor si completarii detaliilor

d) In contract trebuie prevazute termene limita suficiente pentru perfectarea tuturor aspectelor si efectuarea aranjamentelor speciale solicitate de PCO in salile si spatiile de conferinta

e) In perioada planificarii, organizarii si desfasurarii conferintei, o persoana nominalizata din cadrul echipei manageriale a hotelului, bine informata si care va participa la organizare pe tot parcursul evenimentului,va trebui sa fie disponibila permanent in locatie pentru a coordona, impreuna cu organizatorul conferintei toate aspectele practice, a lua masurile care se impun pentru evitarea sau rezolvarea problemelor, precum si pentru a discuta si a solutiona pe loc orice eventuale schimbari imprevizibile in programul evenimentului

f) Managementul hotelului trebuie sa detina controlul total asupra personalului, pentru a evita ca organizatorul sa negocieze cu personalul operativ sau sa plateasca in plus servicii care intra, in mod normal, in atributiile de serviciu ale acestuia.

g) Delegatii la conferinta, inclusiv cei care nu locuiesc in hotel trebuie sa fie tratati de personalul hotelului cu amabilitatea si grija de care se bucura oaspetii unui hotel de calitate

h) Organizatorul de conferine trebuie sa fie informat de conducerea hotelului asupra masurilor de securitate proprii, masurilor de prevenire si stingere a incendiilor, etc.

III. CATERING-ul

a) Daca functiunile de catering destinate delegatilor se desfasoara in cadrul hotelului, managementul acestuia va propune si va stabili cu organizatorul o zona speciala, rezervata acestor clienti, in restaurantele hotelului sau alte spatii dedicate pentru catering. Se vor realiza aranjamente speciale, in special pentru micul dejun, pentru ca delegatii sa fie serviti cu punctualitate in intervalul de timp stabilit de comun acord.

b) Serviciile destinate delegatilor la conferinta (rezidenti sau nerezidenti in hotel) nu trebuie sa fie subordonate serviciilor generale, oferite celorlalti clienti ai hotelului

IV. ACCESUL

a) Este de dorit ca hotelul cu facilitati de conferinta sa dispuna de intrare separata in spatiile destinate organizarii de conferinte, precum si de o garderoba separata in aceste spatii. Este de dorit existenta unui desk in receptia hotelului separat pentru inregistrarea si cazarea delegatiilor la conferinta. Este absolut necesar ca gazdele sa aloce un spatiu separat pentru inregistrarea participantilor la eveniment, spatiu care sa permita instalarea echipamentelor pentru inregistrare computerizata.

b) Locatia trebuie sa dispuna de un spatiu de parcare adecvat, cu o arie de parking suficienta, alocata si marcata pentru participantii la eveniment si prevazuta cu cai de acces care sa permita manevrarea autocarelor

c) Trebuie sa existe o semnalizare clara in incinta locatiei care sa indice directiile principale in hol, precum si o signalectica a salilor si celorlalte facilitati pentru conferinta

d) Locatia trebuie sa detina structuri de acces special adaptate pentru persoanele cu handicap in hotel si in spatiul de conferinta, iar organizatorul trebuie sa fie informat de managementul hotelier asupra accesibilitatii si dotarilor speciale destinate persoanelor cu handicap

V. BIROURI SI TELECOMUNICATII

a) Sunt necesare birouri dotate cu telefon, telefax, computer cu conexiune Internet pentru transmisie de date pentru organizator si presedintele conferintei. Trebuie sa existe posibilitatea suplimentarii liniilor telefonice puse la dispozitia participantilor

b) Este esentiala existenta unei centrale telefonice si a unor operatoare telefonice cunoscatoare de limbi straine de circulatie, instruite asupra evenimentului desfasurat, precum si asupra numelui si a interiorului la care sunt gasiti presedintele, secretarul general, organizatorul conferintei si alte persoane cheie.

c) Este important ca numerele de telefon si fax alocate conferintei sa fie cunoscute in prealabil pentru a putea fi introduse in materialele de promovare si programul evenimentului

d) Trebuie sa existe un numar adecvat de posturi telefonice si fax internationale cu plata pentru accesul delegatiilor

VI. ALTE SERVICII

a) Salile de conferinta si celelalte spatii alocate trebuie maturate si curatate zilnic, inainte de inceperea reuniunilor. Costurile de gunoi si scrumierele trebuie golite de mai multe ori pe zi. Este necesara existenta unor mijloace de curatenie rapida si eficienta

b) Garderoba trebuie sa functioneze pe toata durata conferintei in functie de programul reuniunilor. Grupurile sanitare din zona spatiilor de conferinta trebuie curatate si igienizate frecvent, aprovizionate cu sapun, prosoape si hartie

c) Portarii trebuie sa fie prezenti permanent pentru a indruma si ajuta personalul organizatoric si participantii la conferinta.

d) Serviciile de prim ajutor si urgenta trebuie specificate si semnalizate clar

e) In contextul cresterii cererii pentru servicii de televiziune cu circuit inchis, video transmisie si teleconferinta, precum si pentru sisteme de transmisie electronica de date, furnizarea acestor servicii catre organizatori si participanti devin atuuri importante pentru sansele de eligibilitate ale unui centru de conferinta.

MINI-DICTIONAR

Organizator Profesionist de Conferinte/Expozitii = entitate cu capacitate profesionala dovedita si abilitata sa identifice, sa planifice, sa gestioneze si sa opereze integral segmentele de servicii dedicate, necesare organizarii profesioniste a unui eveniment (conferinta, congres, seminar sau targ / expozitie specializata), in acord cu caracteristicile si anvergura evenimentului, cu bugetul si cerintele beneficiarului

Companie de Management al Destinatiei = agentie tur-operatoare cu abilitati de PCO, abilitata si experimentata in integrarea si furnizarea serviciilor profesioniste specializate de turism de evenimente, de afaceri si motivational.

Industria organizarii profesioniste de reuniuni = componenta eficienta si dinamica din economia turismului unei tari / regiuni / localitati, care inglobeaza nu doar activitati turistice comune (cazare, catering, transport), ci si o serie complexa de servicii specifice organizarii profesioniste de conferinte, programe motivationale, intruniri si expozitii gazduite de destinatia respectiva (inchirierea locatiilor, dotari si servicii audio-video, traducere simultana, mijloace promotionale pentru eveniment, hosting, asistenta etc)

Turism motivational = programe turistice tematice, care au ca scop intarirea coeziunii membrilor unui grup cu anumite afinitati si preocupari comune (echipe de lucru etc), care experimenteaza impreuna cunoasterea unei destinatii prin interactiune directa cu realitatile si valorile autentice ale traditiei, culturii si civilizatiei destinatiei respective.

ANEXE

FORMULAR DE INSCRIERE - COMANDA EXPOZITIE
- mostra -


Termen limita de efectuare a inscrierii: .................Top of Form
Formularul se transmite catre organizatorul expozitiei (.) prin fax sau e-mail,

la urmatoarele coordonate: .................

Taxa de inscriere : .... EUR / companie
Tariele pentru serviciile si dotarile expozitionale sunt listate mai jos si contin / nu contin TVA 19%.

Semnatura si stampila autorizata

FORMULAR INSCRIERE CONGRES
- mostra -

Termen limita inscrieri: Formularul se transmite catre integratorul de servicii (.) prin fax sau e-mail,

la urmatoarele coordonate: .................

FORMULAR DE REZERVARE HOTELIERA & TURURI OPTIONALE - mostra -

Termen limita de efectuare a rezervarii: .................
Formularul se transmite catre integratorul de servicii (.) prin fax sau e-mail,

la urmatoarele coordonate: .................

LISTA MINIMALA DE INFORMATII
NECESARE STRUCTURARII UNEI EXPO-CONFERINTE