Principiile si sistemul de management

Principiile si sistemul de management

1. Principiile generale ale managementului firmei

La baza conceperii si exercitarii managementului firmelor se afla un ansamblu de principii care au aceeasi tripla determinare socio-economica, tehnico-materiala si umana. Aceste principii se divid, in functie de sfera de cuprindere a proceselor de management si a ansamblului activitatilor care alcatuiesc intreprinderile, in generale si specifice diferitelor componente majore ale sistemului de management: structura organizatorica, subsistemul informational s.a.

Principiile generale, pe care le prezentam succint in continuare, exprima nivelul de dezvoltare al stiintei managementului si fundamentele teoretice preconizate pentru modelarea de ansamblu a sistemelor de management ale firmelor, alcatuind impreuna un sistem a carui cunoastere si aplicare este indispensabila pentru toti managerii si pentru personalul de specialitate implicat in managementul activitatilor agentilor economici.

Principiul asigurarii concordantei dintre parametrii sistemului de management al firmei si caracteristicile sale esentiale si ale mediului ambiant

Functionalitatea si competitivitatea firmei implica o permanenta corelare, perfectionare si adaptare a sistemului de management la situatia efectiv existenta in cadrul sau, la cultura organizationala si la contextul socio-economic in care-si desfasoara activitatile.

Sorgintea acestui principiu rezulta din dinamismul dezvoltarii economice, tehnologice, stiintifice, culturale etc. Ca urmare, variabilele de management, atat endogene cat si exogene agentilor economici, isi modifica parametrii in ritm rapid, determinand schimbari in relatiile de management si in continutul procesului de management.

In legatura cu aplicarea acestui principiu se ridica doua aspecte majore: a) asigurarea unei concordante cat mai depline intre parametrii sistemului de management, pe de o parte, si caracteristicile intreprinderii si ale contextului sau, pe de alta parte; b) realizarea acestei concordante la un nivel cat mai inalt de dezvoltare a ambelor aspecte, nivel conditionat in ultima instanta pentru eficienta procesului de management si, implicit, a firmei respective. Aparitia de necorelari, in special generate de ramanerea in urma a parametrilor sistemului de management, genereaza disfunctionalitati si, implicit, ineficienta. In consecinta, prevenirea aparitiei de neconcordante intre structura si functionalitatea sistemului managerial al firmei si necesitatile acesteia si ale mediului impune un permanent efort previzional, anticipativ, concretizat in remodelarea, in adaptarea primelor.

Principiul managementului participativ

Exercitarea celor mai importante si complexe procese si relatii de management in cadrul firmei este necesar sa se bazeze pe implicarea de manageri, specialisti si reprezentanti ai proprietarilor apeland la leadership si realizand un nou tip de cultura organizationala.

Sintetic, elementele care reclama managementul participativ la nivelul agentilor economici sunt: complexitatea si dinamismul crescand al activitatilor din cadrul firmei, fluiditatea unor componente majore ale mediului ambiant, rapiditatea evolutiilor stiintifice, tehnice, comerciale, organizatorice contemporane, nivelul ridicat de pregatire a majoritatii personalului din firme, internationalizarea activitatilor economice etc.

Participarea personalului la derularea proceselor si relatiilor de management este necesar sa se realizeze diferentiat, cu un plus de intensitate la nivelul firmelor mari si mijlocii, in domeniile de activitate cu o complexitate si un dinamism superioare si pentru personalul cu un nivel de pregatire ridicat. In firmele competitive din tarile dezvoltate, indeosebi de dimensiuni mari si mijlocii, tendinta este de a include in organismele manageriale participative reprezentanti ai principalilor "stakeholders" (beneficiari ai activitatilor acestora). In aceasta categorie se includ: actionarii, sindicatele, clientii, furnizorii, autoritatile locale etc.

Formele majore de participare a componentilor firmei, a unor specialisti din afara lor si a reprezentantilor proprietarilor la conducere se reglementeaza prin documentele pe care se fundamenteaza constituirea lor: statutul, contractul de societate etc. Actuala legislatie din Romania, privitoare la societatile comerciale si regiile autonome, prevede obligativitatea constituirii de organisme manageriale participative la nivelul superior al ierarhiei: adunarea actionarilor si consiliul de administratie.

Principiul motivarii tuturor factorilor implicati, a stakeholderilor in activitatile firmei

Functionalitatea si profitabilitatea activitatilor fiecarei firme depind decisiv de modul de imbinare a intereselor economice ale factorilor implicati, evident determinate decisiv de natura si formele de exercitare a proprietatii si de conceptia pe care se bazeaza luarea lor in considerare, prin utilizarea unui ansamblu de parghii economice si de alta natura, intre care un rol esential il detine motivarea.

In ultimii ani, in stiinta si practica manageriala asa numitii "stakeholderi", prin acestia desemnandu-se acele organisme si categorii de persoane cu interese majore in desfasurarea si rezultatele activitatilor firmei, a caror luare in considerare de catre manageri are un impact major asupra performantelor organizatiei.

Motivarea, ca principiu de management al firmei, exprima necesitatea unei asemenea stabiliri si utilizari a stimulentelor materiale si morale de catre factorii decizionali incat sa asigure o impletire armonioasa a intereselor tuturor partilor implicate, a stakeholderilor organizatiei.

Supra sau subevaluarea unei categorii de interese se rasfrange, mai devreme sau mai tarziu, asupra satisfacerii celorlalte interese.

Concret, utilizarea acestui principiu in managementul firmelor necesita, pe baza identificarii si evaluarii motivatiilor care se manifesta la nivelul componentilor compartimentelor, managerilor firmei, actionarilor, furnizorilor, clientilor etc., adoptarea acelor modalitati de impartire a profitului, de constituire si utilizare a diferitelor categorii de fonduri din profituri, de salarizare a personalului, de evaluare si promovare a personalului, de sanctionare materiala, morala (mustrari, avertismente etc.) si penala (pentru fapte ilicite cu grave implicatii sociale) etc., de stabilire a marimii si repartitiei dividendelor, comisioanelor, premiilor etc., care sa determine maximum de contributie a stake-holderilor la atingerea obiectivelor stabilite.

Motivarea puternica a factorilor implicati in activitatile firmei, corelata cu aportul potential si efectiv la rezultatele obtinute, trebuie sa ghideze in permanenta managementul firmei.

Principiul eficacitatii si eficientei

Dimensionarea, structurarea si combinarea tuturor proceselor si relatiilor manageriale este necesar sa aiba in vedere maximizarea efectelor economico-sociale cuantificabile si necuantificabile ale firmei in vederea asigurarii unei competitivitati ridicate.

Deci, in esenta, principiul eficacitatii si eficientei exprima necesitatea modelarii sistemului de management al firmei, astfel incat sa se determine supravietuirea si competitivitatea sa. De fapt, acest principiu nu face decat sa sintetizeze finalitatea precedentelor principii, relevand functia - scop la a carei realizare trebuie sa contribuie.

In conceperea si derularea proceselor si relatiilor manageriale este important de avut in vedere realizarea concomitenta a eficacitatii si eficientei. Prin eficacitate desemnam indeplinirea obiectivelor si/sau sarcinilor previzionate, element cel mai adesea decisiv pentru competitivitatea firmei. Concomitent, se impune obtinerea eficientei, adica realizarea, din activitate condusa, de venituri superioare cheltuielilor implicate. De retinut ca o firma poate fi eficace dar nu si eficienta si viceversa. Un management competent le realizeaza concomitent, deruland un management eficace in conditii de eficienta.

Concretizarea acestui principiu implica utilizarea unui instrumentar modern de concepte si metode, in primul rand de management, dar si economice, juridice, tehnice, sociologice etc., bazata pe analiza lucida, sistematica a realitatilor. Obtinerea eficientei economice este necesar sa fie conceputa si realizata intr-o viziune noua, subsumata optiunii strategice fundamentale a trecerii la economia de piata, apeland la leadership si la cultura organizationala performanta.

In stabilirea eficacitatii si eficientei de realizat in cadrul firmei rolul decisiv il au proprietarii sau reprezentantii lor. Subliniem acest aspect intrucat in numeroase societati comerciale publice si/sau de stat si in regii autonome, reprezentantii proprietarilor in organismele manageriale fac adesea "figuratie", ceea ce se rasfrange negativ in functionalitatea si performantele acestor organizatii.

Desigur, cunoasterea si insusirea principiilor de management ale firmelor sunt esentiale pentru toti cei implicati direct sau indirect in activitatile acestora. Tot atat de esentiala este insa si utilizarea lor adecvata, astfel incat sa li se valorifice la un nivel cat mai inalt valentele de amplificare a competitivitatii ce le sunt proprii. Insistam asupra acestui aspect date fiind complexitatea si dificultatea problemelor implicate. De altfel, asupra sa atragea atentia Henry Fayol inca de la constituirea managementului intreprinderilor ca o stiinta, la inceputul secolului XX, subliniind ca cel mai important fel de cunostinte despre principiile conducerii sunt cele privind modul cum trebuie sa le aplicam.

Referitor la folosirea principiilor de management in perioada actuala trebuie subliniata necesitatea luarii lor in considerare permanent si intens, a integrarii lor organice in activitatile manageriale curente, avand in vedere obiectivele si continutul restructurarii societatii si economiei romanesti in procesul trecerii treptate spre o economie de piata si al democratizarii.

2. Definirea sl componentele sistemului de management al firmei

Exercitarea functiilor si relatiilor de management la nivelul fiecarei firme - societate comerciala sau regie autonoma - se realizeaza prin sistemul de management.

Sistemul de management al firmei poate fi definit ca ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informational, motivational etc. din cadrul societatii comerciale sau regiei autonome, prin intermediul caruia se exercita ansamblul proceselor si relatiilor de management, in vederea obtinerii unei eficacitati si eficiente cat mai mari.

La baza sistemului de management din intreprinderea moderna, competitiva pe plan national si international, se afla un complex de principii, reguli, cerinte care asigura modelarea sa, corespunzator preceptelor stiintei managementului. De retinut ca, in conceperea si realizarea sistemului de management, trebuie luate in considerare elementele specifice fiecarei firme, in special profilul, dimensiunea si structura resurselor umane, materiale si financiare, potentialul si mentalitatea personalului, pozitia firmei in contextul economic national si - daca este cazul - international etc. Un rol determinant il au, adesea, proprietarii sau reprezentantii lor, fie ca actioneaza ca manageri executivi sau in calitate de componenti ai organismelor manageriale participative.

Indiferent de caracteristicile agentului economic, sistemul de management cuprinde mai multe componente (fig.1.11, vezi pagina urmatoare) ce se deosebesc in functie de natura, de caracteristicile instrumentarului utilizat si anume:

subsistemul organizatoric;

subsistemul informational;

subsistemul decizional;

subsistemul metode si tehnici de management;

alte elemente de management.

Componenta sistemului de management al firmei, cea mai concreta, o constituie subsistemul organizatoric, ceea ce explica de ce i-au fost consacrate majoritatea primelor studii ale stiintei conducerii.

Subsistemul organizatoric al firmei consta in ansamblul elementelor de natura organizatorica ce asigura cadrul, divizarea, combinarea si functionalitatea proceselor de munca in vederea realizarii obiectivelor previzionate.

In cadrul sistemului organizatoric al firmei sunt reunite de fapt cele doua principale categorii de organizare existente in orice firma: organizarea formala si cea informala.

Fig. 1.11. Sistemul de management

Prin organizare formala definim ansamblul elementelor organizatorice din cadrul firmei, stabilite de catre management prin regulamentul de organizare si functionare, organigrame, descrieri de functii si posturi si alte documente organizatorice.

Din punct de vedere procesual organizarea formala are drept continut principal functiunile, activitatile, atributiile si sarcinile. Asa cum considera in prezent, in cvasitotalitate specialistii, in cadrul firmelor exista, de regula, cinci functiuni - cercetare-dezvoltare, comerciala, productie, financiar-contabila si de personal.

Structural, continutul functiunilor intreprinderii este modelat in structura organizatorica, structura sa de rezistenta.

Structura organizatorica este alcatuita din ansamblul persoanelor si subdivi-ziunilor organizatorice astfel constituite incat sa asigure premisele organizatorice in vederea realizarii obiectivelor previzionate.

Principalele componente ale structurii organizatorice ale firmei sunt postul, functia, ponderea ierarhica, compartimentul, nivelul ierarhic si relatiile organizatorice. Organizarea informala este intotdeauna asociata organizarii formale a firmei.

In esenta, organizarea informala rezida in totalitatea elementelor si interactiunilor umane cu caracter organizatoric care se manifesta in mod spontan si natural intre componentii firmei.

Principalele componente ale organizarii informale sunt: grupa informala, norma de conduita a grupei, relatiile informale, rolul informai, leaderul informai etc.

Subsistemul organizatoric al firmei, rezultanta a interactiunii elementelor organizatorice formale - predominante - cu cele informale indeplineste in cadrul societatii comerciale sau regiei autonome mai multe functii:

stabileste principalele componente organizatorice ale firmei in functie de amploarea si natura obiectivelor previzionate, de resursele disponibile si de viziunea manageriala a conducerii de nivel superior;

interconecteaza subdiviziunile organizatorice potrivit anumitor criterii, in vederea asigurarii unei functionalitati normale agentului economic;

combina resursele firmei cu respectarea anumitor cerinte, punand pe primul plan competitivitatea organizatiei;

asigura cadrul organizatoric pentru desfasurarea ansamblului activitatilor intreprinderii, luand in considerare pe langa criterii de ordin structural-organizatoric si pe cele informational-decizionale.

In concluzie, structura organizatorica constituie armatura de rezistenta a intreprinderii, prin caracteristicile sale constructive si functionale conditionand sensibil continutul si eficacitatea activitatilor desfasurate in cadrul sau.

Intre componentele sistemului de management al firmei, subsistemul informational frapeaza prin dinamism si flexibilitate pronuntata, rezultat in principal al aplicarii spectacu-loaselor progrese din informatica.

Prin sistemul informational se desemneaza totalitatea datelor, informatiilor, circuitelor informationale, fluxurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor existente intr-o firma, care au drept scop sa asigure suportul informational necesar pentru previzionarea si indeplinirea obiectivelor.

Intelegerea mecanismului informational al firmei, a multiplelor functii ale informatiei in cadrul sau, este conditionata de cunoasterea componentelor subsistemului informational. Desi in aceasta privinta o perioada relativ indelungata au fost opinii diferite intre specialisti, in prezent s-a ajuns la un consens asupra elementelor ce constituie componentele de baza ale unui subsistem informational, si anume: data, informatia, circuitul informational, fluxul informational, procedura informationala si mijloacele de tratare a informatiei.

In cadrul firmei, orice sistem informational indeplineste mai multe functii care exprima rolul si contributia sa la desfasurarea adecvata a activitatilor. Sistemul informational este necesar sa asigure ansamblul informatiilor pentru initierea, fundamentarea si adoptarea deciziilor de conducere, ceea ce reprezinta continutul functiei decizionale. Pe masura cresterii complexitatii si dinamismului firmelor, a infaptuirii "de facto" a economiei de piata, ce se reflecta in amplificarea numarului, frecventei si dificultatii deciziilor, functia decizionala a sistemului informational devine tot mai importanta. In raport in special cu executantii, sistemul informational exercita functia operationala. Aceasta consta, in esenta, in asigurarea personalului cu ansamblul informatiilor necesare realizarii multimii de actiuni implicate de executarea sarcinilor atribuite. Revolutia stiintifico-tehnica contemporana, impreuna cu intensificarea participarii la diviziunea internationala a muncii si, in special, trecerea la economia de piata determina necesitatea posedarii de catre personalul firmelor a unui volum mare de informatii care nu privesc direct si nemijlocit propria unitate. Functia de documentare exprima menirea gnoseologica a sistemului informational, vizand furnizarea de informatii a caror valorificare in interesul firmei, ulterioara si partiala, pe plan decizional conditioneaza sensibil pe termen lung eficienta firmei.

Sistemul informational, prin functiile sale, are in cadrul societatii comerciale si regiei autonome acelasi rol ca si sistemul circulatoriu in cadrul corpului omenesc. Asigurarea informatiei necesare tuturor componentelor intreprinderii este la fel de vitala ca si irigarea cu sange a fiecarui organ uman.

Sistemul decizional, consta in ansamblul deciziilor adoptate si aplicate in cadrul firmei de manageri.

Fiind integral specific managementului, acesta constituie un adevarat sistem de comanda, ce regleaza ansamblul activitatilor implicate. Prin intermediul sistemului decizional se exercita toate functiile managementului, o pondere superioara inregistrand-o previziunea nelipsita de nici un act sau proces decizional. Puternic conditionat de calitatea celorlalte componente ale managementului, subsistemul decizional reprezinta partea cea mai activa a sistemului de management, fiind, in ultima instanta, determinant pentru obtinerea unui profit ridicat.

Prin decizie de conducere sau de management, componenta esentiala a sistemului decizional, desemnam cursul de actiune ales in vederea indeplinirii unui anumit obiectiv din cadrul firmei, ce are implicatii directe asupra a cel putin unei alte persoane, influentandu-i actiunile si comportamentele.

In cadrul firmei, subsistemul decizional indeplineste un rol similar sistemului nervos in corpul omenesc. Asa cum fara un sistem nervos bine pus la punct omul moare sau este bolnav, neputandu-si exercita functiile specifice de odihna, munca, distractie etc., tot la fel si firma, fara un sistem decizional adecvat, nu poate sa functioneze eficient. De aici rezulta importanta sa deosebita pentru societati comerciale si regii autonome.

Concret, sistemul decizional indeplineste in cadrul firmei urmatoarele functii principale:

a) directioneaza dezvoltarea de ansamblu a firmei si a componentelor sale. Previziunile pe care se fundamenteaza evolutia activitatilor intreprinderii sunt practic ansambluri de decizii strategice, tactice sau curente prin care se stabilesc principalele obiective urmarite, modalitatile principale de actionat pentru indeplinirea lor, precum si resursele umane, materiale, informationale si financiare alocate. In consecinta, dezvoltarea firmei este prefigurata si directionata prin deciziile de plan;

b) declansarea actiunilor personalului din cadrul firmei si al componentilor acesteia. Fiecare persoana din cadrul intreprinderii, ca si fiecare compartiment, trece la realizarea sarcinilor de serviciu in baza deciziilor managerilor respectivi, care stabilesc concret ce trebuie facut, cand, unde, cum, cu ce mijloace, ce restrictii sunt etc. prin intermediul deciziilor, preponderent curente si, mai rar, tactice.

Desigur, intre aceste doua functii principale ale subsistemului decizional exista multiple interdependente, impreuna asigurand ansamblul de "comenzi" indispensabile bunei functionari a firmei in conditiile complexe ale tranzitiei spre economia de piata.

Subsistemul metode si tehnici de management sau metodologic-managerial este alcatuit din ansamblul metodelor, tehnicilor si procedurilor utilizate in managementul unei firme.

Puternic implicate si in precedentele subsisteme, metodele si tehnicile de management se caracterizeaza prin complexitate si formalizare, participand la exercitarea fiecareia din cele cinci functii de management. Avand un puternic caracter metodologico-instrumental, subsistemul metodologic contribuie sensibil la sporirea rationalitatii si, implicit, a eficientei fiecarui proces de management, la nivelul sau fiind cel mai pregnant vizibil tendinta de profesionalizare a managementului.

Componentele principale ale subsistemului metodologic le reprezinta metodele si sistemele de management propriu-zise, cum ar fi diagnosticarea, delegarea, managementul prin obiective, managementul prin proiecte, tabloul de bord etc.

Subsistemul metodelor de management indeplineste in cadrul intreprinderii mai multe functii, dintre care cele mai importante le consideram urmatoarele:

a)      Asigurarea suportului logistic, metodologic pentru exercitarea ansamblului proceselor si relatiilor de management si pentru principalele subsisteme prin care acestea se operationalizeaza. Calitatea ansamblului sistemului de management al societatii comerciale si regiei autonome depinde in buna masura de gama metodelor si tehnicilor de conducere incorporate. Sintetizand de o maniera riguroasa anumite abordari ale managementului, care in procesul practicii sociale s-au dovedit eficace, metodele si tehnicile de management constituie instrumentarul de neinlocuit pentru operationalizarea proceselor si relatiilor de conducere. In perioada contemporana este de neconceput functionarea managementului unei intreprinderi fara folosirea frecventa a metodelor: sedinta, diagnosticarea, delegarile, graficul de munca al conducatorului etc.

b)      Scientizarea muncii de management constituie o alta functie a acestui subsistem. Dovada cea mai vizibila a trecerii la managementul stiintific a reprezentat-o apelarea pe scara larga la metode si tehnici de conducere folosite in mod adecvat. Ulterior, trecerea la profesionalism in domeniul managementului este marcata de constituirea unui corp de cunostinte si metode de conducere bine conturat, a caror aplicare necesita manageri special pregatiti, in masura sa determine pe aceasta baza obtinerea unei ridicate competitivitati in domeniul condus. De retinut ca in acest domeniu exista foarte mari posibilitati de progres, informatizarea, cibernetizarea si robotizarea societatilor comerciale si a regiilor autonome, remodelarea activitatilor acestora corespunzator cerintelor economiei de piata fiind indisolubil conditionate de adoptarea unor noi metode de management, concomitent cu modificarea substantiala a continutului si modalitatilor de utilizare a instrumentarului actual de management.

c)      Subsistemul metodelor de management are si menirea de a dezvolta potentialul personalului managerial si de executie din firme. Dimensiunea umana specifica proceselor si relatiilor de management se reflecta si in faptul ca acestea au multiple consecinte asupra componentilor intreprinderii, atat in calitate de titulari ai anumitor posturi de conducere, cat si de oameni cu personalitate proprie. In virtutea acestei determinari, conceperea si utilizarea subsistemului metodelor de management este necesar sa aiba in vedere o mai buna evaluare, folosire si dezvoltare a potentialului profesional al fiecarui salariat, ceea ce conditioneaza performantele actuale si de perspectiva ale firmei. Concomitent, trebuie avut permanent in vedere ca fiecare titular al unui post reprezinta o personalitate aparte cu aspiratii, posibilitati, caracteristici si necesitati extraprofesionale specifice, a caror luare in considerare este necesara pentru functionalitatea si profitabilitatea societatilor comerciale si regiilor autonome.