Definitia si caracteristicile organizatiei

Definitia si caracteristicile organizatiei - vezi definitia pe qdictionar.com

Organizatiile au un character "palpabil" desemnand un grup de oameni care lucreaza impreuna pentru atingerea unui tel. In acest sens, un exemplu relevant este acela al unui meci : organizarea meciului presupune stabilirea locului, a datei, a participantilor.

Organizatiile, ca si oamenii si celelalte fiinte, au un ciclu de viata, care presupune un moment in care se infiinteaza, o etapa de crestere, de functionare "la capacitate", de imbatranire si de moarte.

Daca ciclul de viata al unui produs poate fi estimat in functie de tipul produsului sau de clasa din care face parte, pentru organizatii acest lucru nu este posibil decat pentru cele al caror termen de functionare este limitat inca de la infiintare (de exemplu: echipe care lucreaza la proiecte, serii sau grupe de studenti care functioneaza doar pe durata facultatii etc.).

Durata ciclului de viata al unei organizatii depinde de doua elemente esentiale: resursele si mediul. Cea mai mare influenta asupra etapelor de transformare a organizatiilor o au resursele umane si, in special, managerii. Acestia, prin elementele culturii organizationale pe care o instituie si prin rezultanta acesteia, resimtita in relatiile interumane, pot contribui la reintinerirea unei organizatii, dar cel mai adesea contribuie la imbatranirea prematura a acesteia.

Daca luam in considerare intepretarea psihosociologiei organizationale, organizatiile reprezinta socio-organizari partial explicite, construite prin conlucrarea specializata a unor oameni, in vederea satisfacerii deliberate a unor necesitati sociale (asa cum pot fie le receptate in orizontul informational active pentru oamenii implicati). Ele devin posibile cand organizarile sociale generate de conlucrari ale unor oameni ajung in stadiul care isi produc capacitatea de a-si coordona o parte din procesele care le conditioneaza performantele si functionarea prin activitatile realizate deliberat de oameni.

Rezulta deci ca organizatiile sunt acele organizari sociale care produc, cel putin la o parte din oamenii implicate, in functionarea lor, constientizari referitoare la existenta lor si la utilitatea unor actiuni coordonate explicite.

Cuvantul organizatie ne trimite, pe de o parte, la un obiect social, iar pe de alta, la un process social aflat la miezul actiunii umane.

Obiectul social este cunoscut de toata lumea deoarece el face parte integranta din mediul cotidian, fiind o caracteristica dominanta a acestuia.

Sociologul elvetian Alfred Willener propune o definitie operationala, care poate constitui un punct de plecare pentru noi disocieri : "Organizatia este cee ce denumim in mod obisnuit organizat, adica coordonat constient in vederea unuia sau mai multor scopuri" . Astfel organizarea precede organizatia iar aceasta devine un effect sau un rezultat al ei.

Max Weber are un cuvant important de spus in ceea ce priveste acest domeniu, prin influenta sa teorie a birocratiei. De fapt, Weber dorea sa raspunda la intrebarea : care sunt caracteristicile unei organizari rationale care sa asigure realizarea scopurilor propuse? Solutiile identificate de acesta, reprezentau o generalizare a practicilor in curs de cristalizare si erau relative similare : formularea de legi generale si impersonale, disciplina stricta in aplicarea regulilor si procedurilor,system ierarhic de diferentiere a autoritatii, competente strict delimitate. Insa, inca de la inceputul anilor '30 a inceput sa devina tot mai clar faptul ca forma de organizare propusa de Weber este departe de a fi rationala si eficienta.

Talcot Parson sustine ca organizatiile sunt sisteme sau, mai bines pus, subsisteme cu functii diferite, ale sistemului social ce le inglobeaza. Tot el pune accent pe scopurile urmarite de organizatii si pe rolurile care le indeplinesc pe acestea in vederea unei functionary armonioase a sistemului social global.

Indiferent de formularea data de diferiti experti in domeniu, exista cateva elemente commune tuturor, si anume :

1. Organizatia include intotdeauna persoane care interactioneaza in vederea atingerii, realizarii unui scop sau obiectiv comun.
2. Interactiunile impersonale pot fi coordinate intr-o anumita structura.
3. Structura organizatiei are in vedere rolurile, relatiile, activitatiile, obiectivele, ierarhia de autoritate si responsabilitate specifice organizatiei respective.

Luand in considerare cele de mai sus, se poate formula urmatoarea definitie : o organizatie este un system structurat de interactiuni interumane in copul realizarii unor obiective comune.

Rezulta din aceasta definitie cateva implicatii importante :

a)      Existenta unor obicetive commune sau scopuri organizationale. Conditia esentiala ca acestea sa fie realizate este ca ele sa fie cunoscute si acceptate de toti.

b)      Calitatea interactiunilor interpersonale. Bineinteles, acestea nu s-ar produce daca nu ar exista obiectivele comune. Interactiunea dintre membrii unei organizatii depinde de mai multi factori, printer care : tipul organizatiei; marimea si complexitatea ei; procesul communicational.

c)      Structura organizationala specifica in cadrul careia are loc interactiunea dintre membrii unei organizatii. Structura organizationala constituie ansamblul coerent de reguli de actiune coletiva care confera protectie normative cooperarii eficiente a indivizilor specializati.

Cu alte cuvinte, structura organizationala descrie atat caracteristicile si principiile de functionare a organizatiei ca intreg, cat si relatiile dintre diferitele sale subunitati, cum ar fi marimea, obiectivele, numarul departamentelor, ierarhia de autoritate si responsabilitate etc.

Pentru a fi operationale, organizatiile trebuie sa se asigure ca o serie de functii comune tuturor sistemelor sociale sunt indeplinite. In conceptia lui Parson, aceste functii sunt in numar de patru.

Þ    Functia de reproducere a normelor si a valorilor defineste orientarile fundamentale ale organizatiei, care vor dicata activitatea membrilor sai.

Þ    Functia de adaptare mobilizeaza resursele necesare indeplinirii scopurilor, obiectivelor urmarite.

Þ    Functia de executie, se refera la realizarea scopurilor si se ocupa de administrarea resurselor materiale si umane necesare

Þ    Functia de integrare urmareste atat armonizarea diferitelor elemente ale organizatiei, cat si implicarea si loialitatea membrilor acesteia.

In mod restrans, principalele componente ale structurii organizationale pot fi clasificate in esenta, in patru mari variabile, si anume :

v     Complexitate

v     Formalizare

v     Intensitatea administrative

v     Centralizarea si marimea

Complexitatea reprezinta gradul de specializare, diferentiere sau diviziune a muncii. Aceasta variabila include numarul de niveluri ierarhice, numarul de departamente sau de unitati functionale si numarul de activitati.

Specializarea se realizeaza in functie de trei factori :

1. tipul de activitate
2. tipul de produse sau servicii
3. localizarea geografica

Formalizarea, fiind in cea mai mare masura o variabila independenta in analiza organizationala, reprezinta gradul in care organizatia specifica normele de comportament ale membrilor sai printr-un system de reguli si reglementari. Deasemenea, formalizarea are in vedere gradul de constrangere al regulii respective, masura in care organizatia va tolera devierile sau abaterile comportamentale.

Intensitatea administrative se calculeaza deobiceii prin doua proportii : una administrative si una de conducere. Acestea reflecta cantitatea fortei de munca administrative si a celei de conducere pe care o angajeaza organizatia in scopul realizarii functiilor de control si coordonare.

Centralizarea reprezinta "locul geometric" al autoritatii de luare a deciziei. Se spune despre o organizatie ca este centralizata atunci cand autoritatea luarii deciziei se afla concentrate in varful ierarhiei. Atunci cand autoritatea luarii deciziei este delegate spre nivelele inferioare, organizatia este descentralizata.

Marimea reprezinta o variabila importanta a structurii organizationale, deoarece dezvoltarea organizatiei influenteaza toate celelalte elemente ale structurii si prin aceasta, insasi forma structurii de organizare.

Dupa cum este si normal, exista o larga diversitate si multitudine de forme de organizare. Cea mai frecventa analiza a organizatiilor are in vedere scopurile organizationale, obiectivele specifice pe care le urmaresc diferitele organizatii. In acest sens putem identifica :

Ø      organizatii economice (corporatii, firme etc.) - care furnizeaza bunuri si servicii.

Ø      Organizatii religioase (biserici, secte, ordine etc.) - care raspund unui anumit tip de necesitati ale oamenilor

Ø      Organizatii sociale (cluburi, fundatii, asociatii etc.) - care urmaresc satisfacerea necesitatilor sociale ale oamenilor

In functie de gradul de structurare, se disting doua forme de organizare, si anume formale si informale.

Organizatia formala reprezinta un tip de organizatie cu o structura clar definite, care descrie normele, pozitiile si rolurile specifice relatiilor dintre membrii acestei organizatii.

Exista cateva trasaturi care contureaza caraterul formal al unei intreprinderi :

a)      Scopul ei este acela de a furninza produse sau servicii

b)      Implica repartitia functiiloe pe principiul specializarii

c)      Specializarea functiilor implica coordonarea acestora in vederea atingerii scopului final

d)      Presupune o anumita ordine a activitatilor, o previziune a comportamentelor posibile in relatiile lor mutuale

e)      Autoritatea, in organizatie, reprezinta dreptul formal de a comanda, de a da ordine, in virtutea postului in piramida ierarhica

f)        Sistemul ierarhic de conducere are drept corolar uniformizarea comportamentelor, o continua presiune pentru a le adduce la un numitor comun, rezultand din principiul "oamenii trec, organizatia ramane"

g)      Simbolurile si insemnele au rolul de a facilita identificarea organizatiei ca entitate sociala

h)      Caracterul rational si impersonal al organizatiei, avand scopul de a proteja membrii impotriva abuzului de autoritate, si se traduce prin formula birocratiei organizationale.

Organizatia informala este acel tip de organizatie care are o structura nedefinita in mod explicit. In cadrul organizatiei de acest tip, lipsa de structura binedefinita nu este echivalenta cu absenta unor norme, retele de comunicare sau lideri,insa, acceptarea acestora din urma de catre membrii organizatiei este implicita si spontana.

Cercetarile facute de Elton Mayo au relevant, pentru prima data, faptul ca, alturi de organizatia formala, ce ainformala joaca un rol tot atat de important. Studiile de la Hawthorne au scos la lumina elementele caracterisitce ale organizatiei infomale :

a)      Dezvoltarea spontana a relatiilor, bazate pe simpatie si solidaritate

b)      Dezvoltarea normelor de comportament admisibile in materie de productivitate sau de asistenta mutuala

c)      Consolidarea acestor norme printr-un lider ales de insisi membrii grupului

In functie de gradul de implicare emotionala a membrilor se poate face o alta clasificare a organizatiilor, si anume : organizatii primare si secundare.

La definirea organizatiilor primare, contributia cea mai mare a avut-o Charles Cooley, acesta definindu-le ca fiind caracterizate printr-o asociere si cooperare intima fata in fata. In general, aceste grupuri sunt caracterizate prin relatii personale directe, spontane ce presupune o mare implicare emotionala.

In ceea ce priveste organizatiile secundare, acestea sunt caracterizate prin relatii rationale, de obicei formale si impersonale, de tip contractual. Gradul de implicare emotionala este foarte scazut sau chiar absent, fiind inlocuit de o implicare rationala, de tip instrumental, in vederea realizarii unor obiective bine definite.

Foarte important intr-o organizatie este liderul. In multe grupuri organizate in mod formal, rolul de leadership este continut, evident, in structura grupului. Chiar daca apare in grupuri a caror structura nu este definite in mod formal, acest rol este atribuit cu o remarcabila regularitate.

Intr-un studiu al lui John K. Hamphill acesta a sugerat ca liderii apar in cadrul grupului in urmatoarele situatii :

membrii grupului considera ca reusita unei sarcini de grup depinde de acestia

recompensele pentru indeplinirea cu succes a obligatiilor sunt substantiale

sarcina necesita mai degraba un effort colectiv decat unul individual

in grup este o persoana cu o experienta anterioara in leadership

Alte cercetari au indicat ca este mult mai probabil ca un lider sa apara in cadrul unui grup in momentul in care acesta parcurge o situatie tensionata sau trece printr-o perioada de criza.

Motto: "Leadership-ul, ca si inotul, nu poate fi invatat doar citind despre el."

(Henry Mintzberg)

Atributele sau atributiile liderului, marea majoritate a specialistilor le considera a fi : previziunea, conducerea, decizia, organizarea si controlul.

In conditiile in care, productivitatea este masura finala a succesului conducerii, procesul de conducere in sine reprezinta mijlocul utilizat pentru a o realize. Astfel, conducerea reprezinta totalitatea actiunilor pe care le fac liderii in realizarea scopurilor organizationale.

"Leadership-ul este o parte a managementului, dar nu tot Este abilitatea de a-i convinge pe altii sa se straduie sa atinga obiectivele propuse. Este factorul uman care leaga grupul si il motiveaza pentru atingerea telurilor." (Keith Davis)

In general, procesul de conducere este definit ca fiind procesul de previziune, organizare, conducere si control al utilizarii resurselor intr-un mod eficient si eficace.

Utilizarea cu eficacitate a mijloacelor la care ne-am referit anterior, implica o anumita pregatire, experienta si calitati phihologice.

Ne vom referi in cele ce urmeaza la principalele atributii ale liderului intr-o organizatie.

PREVIZIUNEA (planifiecarea). Nu se poate concepe idea de lider eficient, perfomant, in afara perspectivei. A conduce inseamna in primul rand a prevedea. Folosirea previziunii ca mijloc eficient de conducere implica autonomia diferitelor organizatii.

Etapele procesului de planificare sunt:

- Constientizarea oportunitatilor

- Stabilirea obiectivelor organizatiei

- Stabilirea alternativelor posibil de urmat pentru a atinge obiectivele stabilite

- Definirea premizelor (presupunerilor) pe care se bazeaza fiecare alternativa

- Alegerea celei mai bune alternative pentru atingerea obiectivelor

- Dezvoltarea unor planuri care vor sustine punerea in practica a alternativei alese

- Punerea planurilor in practica, controlul si evaluarea acestora.

Din punct de vedere psihologic, capacitatea de a prevedea este conditionata de existenta unor calitati. In primul rand, individual trebuie sa poata sa imagineze viiyorul cel putin in contururile lui generale. Deasemenea este necesara analiza cailor si mijloacelor care sa duca la realizarea celor imaginate. Analiza lucida a posibilitatilor sub forma resurselor umane si materiale, a conditiilor favorizante si perturbatoare, compararea acestora si sintetizarea lor intr-o strategie de urmat presupune gandirea analitico-sintetica bine dezvoltata.

CONDUCEREA . Acest termen reprezinta un eufenism pentru actiunea de a calauzi pe altii ca sa realizeze anumite lucruri, pentru a da ordine.

Presedintii, dicatorii, supraveghetorii sunt cu totii conducatori. Ei sunt cei care planifica, iau decizii, comunica, actioneaza asemenea unor calauze sau ca membrii ai aceleasi echipe.

In contextual organizational, conducerea reprezinta totalitatea actiunilor intreprinse de lider in vederea aplicarii deciziilor, prin exercitarea atributiilor de comanda si de control.

DECIZIA . Actul esential in activitatea de conducere, decizia reprezinta mijlocul prin care se trece la actiune. Chiar daca prevederile sunt bine fundamentate, scopurile sunt clar stabilite, linia de urmat spre realizarea acestora este bine conturata, si se intarzie luarea unor decizii clare, mobilizatoare si operative, intreaga actiune poate fi compromisa.

Clasificarea deciziilor

1. Dupa frecventa aparitiei:

- decizii programate - apar frecvent, exista reguli standard de luare a acestor decizii;

- decizii neprogramate - se iau rar, nu exista reguli care trebuie sau pot fi urmate.

2. Dupa gradul de risc:

- decizii sigure - o decizie este sigura atunci cand, in momentul in care este luata, se stie ca are doar un singur rezultat (efect);

- decizii riscante - in momentul in care se iau, sunt cunoscute mai multe viitoare efecte probabile;

- decizii nesigure - in momentul in care se iau nu se cunosc toate efectele posibile ale deciziei.

3. Dupa numarul de persoane implicate in luarea deciziei:

- decizii individuale

- decizii de grup.

4. Dupa orizontul de timp pentru care se adopta deciziile si implicatiile aplicarii lor:

- decizii strategice - care vizeaza orizonturi mai mari de timp (mai mari de un an, 3-5 ani de regula);

- decizii tactice - vizeaza o perioada relativ mai scurta (un an);

- decizii curente - se refera la perioade scurte, de regula, de ordinul zilelor sau orelor, si privesc cel mai adesea sarcini, atributii sau unele activitati din firma.

ORGANIZAREA . Organizarea stabileste elementele componente ale sistemului, variabilele care definesc aceste elemente si sistemul de ansamblu, precum si legaturile dintre elementele respective in cadrul sistemului si intre acesta si alte sisteme.

Studiile efectuale au evidentiat doua forme de organizare : organizarea procesuala si organizarea structurala sau compartimentala.

In acceptiunea psihosociologiei organizationale, conceptual de organizarea procesuala, constituie procesul de stabilire si delimitare a activitatilor ce trebuie realizate intr-o organizatie in vederea tingerii obiectivelor vizate.

Organizarea structurala consta in gruparea si repartizarea, dupa anumite criterii, afunctiilor, atributiilor si sarcinilor pe collective de executanti si personae, in vederea asigurarii premiselor organizatorice optime penteu realizarea obiectivelor organizatiei.

CONTROLUL . In ceea ce priveste aceasta atributie a conducatorului, putem spune ca ea constituie intrumentul de verificare a realismului si a obicetivitatii previziunii, deciziei si eficacitatii organizarii.

Prin control se intelege o analiza permanenta sau periodica a situatiei in care se afla un sistem sau elementele acestuia.

Controlu reprezinta un process care se realizeaza in trei etape :

stabilirea standardelor

evaluarea rezultatelor si raportarea acestora la standarde

corectarea abaterilor de la standarde

Unul dintre primii oameni care au descris caracteristicile strategiilor organizationale a fost Adam Smith, un economist scotian, care a publicat in 1776 cartea "Bogatia Natiunilor'. Cele doua concepte de baza ale acestei carti se refera la:

Principiul avantajelor economice oferite de diviziunea muncii, dupa care, pe masura ce organizatiile devin tot mai specializate in diferite sarcini de productie, acestea devin tot mai "indemanatice" si mai eficiente in realizarea acestor sarcini.

Principiul existentei unei "maini invizibile" in piata, care coordoneaza productia intre diferite organizatii. Acestea isi ajusteaza "iesirile" (produsele) si preturile ca raspuns la schimbarile intervenite in valoarea si tipul cererii si ofertei. Aceasta inseamna ca organizatiile specializate, independente, care desfasoara activitati productive pot fi coordonate indirect prin piata.

Inca din 1776, Adam Smith a identificat cele doua caracteristici ale unei organizatii de succes, si anume: exploatarea unor deprinderi si capabilitati specifice si adaptarea la piata.

Caracteristicile culturii organizationale sunt:

Ø                identitatea membrilor organizatiei - cu postul (sau domeniul de expertiza) sau cu organizatia ca intreg;

Ø                accentul care se pune pe grup sau pe individ - masura in care activitatile sunt organizate in jurul unor persoane sau al unor grupuri;

Ø                focalizarea managerilor - pe sarcini sau pe oameni, masura in care managerii iau in considerare consecintele si influentele deciziilor asupra oamenilor;

Ø                modul de integrare a subunitatilor - independente sau interdependente;

Ø                modul in care se realizeaza controlul - gradul de libertate al angajatilor, masura in care sunt utilizate regulile si reglementarile pentru a supraveghea comportamentul acestora;

Ø                toleranta riscului - gradul de acceptare a comportamentului inovativ, agresiv si riscant al angajatilor;

Ø                criteriile de recompensare - masura in care recompensele (cum sunt salariile si promovarile) sunt acordate in functie de performantele individuale sau in functie de vechime, favoritisme si alte criterii nelegate de performanta;

Ø                toleranta conflictelor - masura in care angajatii sunt incurajati sa critice si sa dea nastere unor conflicte;

Ø                orientarea pe scopuri sau pe mijloace - masura in care managerii sunt focalizati pe rezultate sau pe tehnicile si procesele necesare pentru a obtine aceste rezultate;

Ø                gradul de deschidere al sistemului - masura in care organizatia monitorizeaza si raspunde schimbarilor din mediul extern.

Bibliografie

- Psihosociologie organizationala - Prof. univ. dr. Maria Voinea

Editura Sylvi, Bucuresti 2002