| CATEGORII DOCUMENTE |
| Comunicare | Marketing | Protectia muncii | Resurse umane |
REDACTAREA RAPORTULUI DE CONSULTANTA
Rapoartele scrise de consultanti pentru clientii lor sunt mentionate in diverse capitole ale cartii. Scopul acestei anexe este trecerea in revista a factorilor esentiali in scrierea si realizarea tuturor rapoartelor folosite in consultanta. Strategia generala a consultantului trebuie sa fie aceea de a face din redactarea rapoartelor o munca cat mai usoara pentru el. Scrierea usoara face si citirea mai usoara.
Rapoartele in pespectiva
In munca de consultanta comunicarea scrisa completeaza comunicarea orala, dar in anumite cazuri raportul scris devine canalul principal de comunicare. Pe langa transmiterea de informatii, rapoartele prezentate clientului mai au si alte functii importante. Ele contribuie prin calitatea si prezentarea lor la impactul pe care-l are consultantul in timpul misiunii. Ele influenteaza si reputatia generala a consultantului.
Cand contactele personale intre consultant si client sunt limitate (de exemplu, daca clientul obtine rapoarte de analiza de la mai multi consultanti si va alege pe baza raportelor) puterea de convingere poate fi o trasatura vitala a raportului.
In principiu, rapoartele de consultanta nu repeta informatii obisnuite de la clienti sau pe care acesta le cunoaste foarte bine, cu exceptia informatiilor care justifica, in mod direct, propunerile sale.
Esenta informatiilor trebuie sa fie noutatea. Astfel, continutul de informatii al rapoartelor trebuie sa fie:
fapte descoperite pentru prima data de consultant;
o semnificatie noua a unor fapte cunoscute;
legaturi noi intre efecte cunoscute si cauze necunoscute ale acestora;
solutii la probleme importante si justificarea lor.
Ca sa se verifice singur, consultantul trebuie sa-si puna urmatoarele intrebari despre necesitatea si scopul oricarui raport pe care vrea sa-l scrie:
de ce este necesar raportul ?
ce va realiza el ?
exista vreo cale mai buna pentru realizarea acestui obiectiv ?
este acum momentul pentru acest obiectiv ?
Nu e rau sa incercati sa scrieti o introducere incepand chiar cu 'obiectivul acestui raport este'. Daca aveti dificultati in incheierea propozitiei inseamna ca exista indoieli legate de necesitatea raportului. Perioada de timp de la ultimul raport nu conteaza, atata timp cat lucrarea de consultanta a progresat satisfacator de atunci si clientul stie acest lucru.
Structura raportului
Continutul trebuie aranjat in succesiunea cea mai buna care sa corespunda naturii si scopului raportului si reactiei dorite. Acest lucru poate fi dificil. Desi autorul raportului spera ca cel care-l citeste va incepe cu inceputul si va continua pana la sfarsit, nu exista nici o garantie ca asa se va intampla. Acesta este unul dintre riscurile comunicarii scrise. Persuasiunea necesita o organizare atenta a materialului printr-o succesiune bine chibzuita, pe care cititorul poate sa n-o urmareasca.
O solutie la aceasta problema poate fi introducerea unei sinteze bine gandita la inceputul raportului. Multi conducatori foarte ocupati vor citi sinteza pentru a avea orientarea generala asupra structurii raportului, chiar daca nu citesc toate capitolele acestuia.
Este esential sa existe un cuprins (cu exceptia rapoartelor foarte scurte); este regretabil ca multe rapoarte nu au cuprins. Locul cel mai indicat pentru cuprins este chiar la inceputul raportului, adica inaintea introducerii, a prefetei, sintezei, sau a altor sectiuni. In unele tari se obisnuieste sa se plaseze cuprinsul la sfarsit.
Intregul raport trebuie sa fie structurat foarte atent. El va contine anumite idei si subiecte principale, si unele dintre acestea pot avea subdiviziuni. Va poate fi util sa scrieti titlurile capitolelor si sa schimbati subiectele pe foi sau fise separate. Apoi foile pot fi aranjate in ordinea cea mai buna pentru prezentarea generala si pentru redactare.
Aranjarea intregului material al unui rapot intr-o structura logica este facilitata de un sistem formal de cifre si/sau litere pentru titlurile principale, subtitluri, s.a.m.d. Cuvintele care urmeaza dupa fiecare cifra pot fi dactilografiate sau tiparite cu caractere diferite.
Se poate folosi un sistem zecimal ca in exemplul din stanga, sau un sistem cu cifre si litere, ca in exemplul din dreapta.
TULUL PRINCIPAL I. TITLU PRINCIPAL
SUBTITLU Subtitlu
Diviziunea subtitlului A. Diviziunea subtitlului
(i) articol listat
(ii) articol listat
Avantajul unei astfel de scheme sinoptice este ca il obliga pe cel care realizeaza sa se gandeasca la prioritati si asfel sa se determine temele si care sunt cele mai potrivite subdiviziuni ale acestora. Aceasta schema promoveaza oganizarea ordonata a raportului si conduce la o mai buna tehnoredactare si la evitarea repetarilor.
De exemplu, un raport, care include trei domenii de studiu Achizitie, Materiale si Productie, trateaza in cele trei sectiuni: Constatari, Concluzii si Recomandari. Care dintre cele trei exemple de mai jos de organizare a materialului poatefi cel mai bun?
|
1. Constatari 1. Achizitie 1. Achizitie 1.1. Achizitie 1.1. Constatari 1.1. Constatari 1.2. Materiale 1.2. Concluzii 1.2. Concluzii 1.3. Productie 1.3. Recomandari 2. Concluzii 2. Materiale 2. Materiale 2.1. Achizitie 2.1. Constatari 2.1. Constatari 2.2. Materiale 2.2. Concluzii 2.2. Concluzii 2.3. Productie 2.3. Recomandari 3. Recomandari 3. Productie 3. Productie 3.1. Achizitie 3.1. Constatari 3.1. Constatari 3.2. Materiale 3.2. Concluzii 3.2. Concluzii 3.3. Productie 3.3. Recomandari 4. Recomandari 4.1. Achizitie 4.2. Materiale 4.3. Productie |
Pentru orice raport una dintre aceste variante se poate dovedi cea mai potrivita, dar daca clientul nu afla nimic nou din "Constatari , nu are nici un rost sa le mai scrieti. 'Concluziile' duc de obicei direct la 'Recomandari'. S-ar putea chiar ca raportul in intregime sa trebuiasca sa fie scris sub forma sectiunii 4 din coloana a treia, de mai sus astfel incit constatarile si concluziile sa reiasa clar.
Totul depinde de prioritati, echilibru si scop; un plan de selectare si ordonare a problemelor va poate ajuta foarte mult.
Anexele sunt utile pentru a scoate din materialul care reprezinta partea principala a raportului tabelele, graficele si diagramele detaliate, care ar intrerupe continuitatea citirii si ar fi greu de intercalat. Partea principala a raportului trebuie sa poata fi usor citata si sa permita o examinare rapida a unor date de sinteza. Anexele pot include elemente care, desi importante, necesita o examinare care ia mai mult timp. Nu este indicat ca in cuprinsul textului sa apara in fata cititorului multe pagini de tabele cu siruri de cifre lungi si inghesuite. Bineinteles, o diagrama sau un tabel de sinteza nu deranjeaza.
In special, in rapoartele finale de
consultanta este bine sa se adreseze multumiri,
In aceasta privinta este insa nevoie de tact. Daca se mentioneaza nume, nu
trebuie sa
se faca omisiuni pentru ca toti cei care au ajutat vor sa-si vada numele pe
lista. In
acelasi timp, daca includeti pe aceasta lista si persoane care mai mult au
impiedicat
decat au ajutat si acestea stiu bine acest lucru, se va crea o situatie destul
de dificila,
daca lista este prea lunga, este mai bine sa renuntati la ea si sa adresati
multumiri
tuturor incheind cu remarca 'imi este aproape imposibil sa mentionez pe
toti cei
care '.
Principiile de baza ale unei redactari clare:
Raportul sa fie cit mai scurt cu putinta.
Gahditi-va la cel care-l citeste, la conceptia si experienta Iui.
Scrieti pentru a exprima, nu pentru a impresiona
Scrieti cu naturalete: stilul care curge lin si nu atrage atentia asupra sa este cel mai eficace.
Formulati propozitii scurte; lungimea lor poate fi diferita, dar in medie sa fie sub 20 de cuvinte.
Evitati frazele complicate si combinati cu grija cuvinte scurte cu cuvinte lungi.
Folositi cuvinte cunoscute, evitati-le pe cele care se folosesc rar.
Evitati limbajul prea profesional daca nu sunteti sigur ca cel care citeste raportul il cunoaste si daca dumneavoastra insiva nu-l cunoasteti bine.
Evitati cuvintele care nu sunt necesare, deoarece dau impresia de umplutura.
Folositi termenii pe care cititorul ii poate vizualiza; spuneti lucrurilor pe nume, nu le explicati prin perifraza; de exemplu, o macara este macara, nu un dispozitiv de ridicare.
Puneti actiune in verbele pe
care le alegeti; folositi forta diatezei active;
folositi diateza pasiva doar ca sa
variati stilul.
Toate elementele raportului sa fie pertinente scopului urmarit.
Asigurati-va ca ati inclus in continut toate punctele necesare scopului.
Echilibrati materialul, plasand si accentuand fiecare element dupa importanta sa
Tonul raportului trebuie sa fie serios, asa cum se cuvine unui obiectiv serios: nu-l tentati pe cititor sa citeasca printre rinduri: daca faceti asta, atunci sinteti la "mana" imaginatiei lui.
Atentie la folosirea numerelor in general cifrele atrag atentia asupra lor; hotarati daca valorile absolute au semnificatie mai mare decat procentele, si invers; cand citati cifre din alte surse, fiti exact; cand faceti estimari, puteti sa rotunjiti cifrele.
Scrierea raportului
In zilele noastre conducatorii sunt inundati de rapoarte si au aversiune fata de rapoartele lungi si scrise prost. Este, deci, util sa se urmareasca anumite principii, care au fost rezumate in tabelul 1.
Cand autorul are timp, poate scrie complet o prima ciorna pe care s-o puna la o parte o zi sau doua, dupa care tot ce este gresit se poate vedea si revizui mai usor. Daca autorul crede ca raportul este bun, trebuie sa-l citeasca si altcineva Ciorna de raport a unui consultant de teren va fi cu siguranta citita de seful sau, care de obicei, are talentul de a gasi lucruri pe care un consultant cu mai putina experienta nu le-ar banui niciodata. Totusi, in acest moment exista unele riscuri; este loc de mai bine in orice raport, si tentatia de a-l imbunatati pana ajunge sa fie 'perfect' poate uneori fi greu de invins. Ca si in multe alte situatii uneori mai-binele este dusmanul binelui.
Lucrind la redactarea raportului sau, consultantul poate constata ca planul ales initial nu este cel mai bun. N-are nici un rost sa te tii de un plan care nu este foarte bun. Totusi, daca clientul a fost de acord cu acel plan, trebuie si el sa fie intrebat pentru a aproba modificarea; astfel se evita o posibila neintelegere cind se va prezenta raportul.
Daca raportul este rezultatul unei munci colective si se stie ca stilurile personale ale coautorilor difera, trebuie sa se prevada o redactare finala. Caracteristicile principale ale unui raport bine facut suht consecventa si omogenitatea.
Dactilografierea sl tiparirea raportului
Raportul trebuie sa aiba o tinuta profesionala elevata din toate punctele de vedere. Prima impresie buna este data de aspectul exterior - modul in care este legat si copertat. In interior, textul trebuie sa fie dactilografiat fara greseli sau stersaturi si paginat frumos cu margine suficienta. Desenele, graficele si diagramele trebuie sa fie bine facute si sa respecte toate standardele necesare.
Firma de consultanta poate avea propriul sau format standard si un sistem de clasare si control in biblioteca de rapoarte.
Varianta finala pregatita pentru a fi dactilografiata trebuie sa fie aranjata exact asa cum trebuie s-o scrie dactilografa. Autorul este cel care trebuie sa se asigure ca raportul nu contine nici o greseala.
Utilizarea sistemului modern de prelucrare de texte pe calculator (text processing) pentru dactilografiere, editare, reproducere si stocare a rapoartelor de conducere si de consultanta a devenit o practica obisnuita in tarile industrializate, in deceniul al 8-lea si aceasta practica se extinde rapid si in multe alte tari mai slab dezvoltate.
|
Politica de confidentialitate | Termeni si conditii de utilizare |
Vizualizari: 5601
Importanta: 
Termeni si conditii de utilizare | Contact
© SCRIGROUP 2024 . All rights reserved
