Rolul managerului - planificare si organizare

Rolul managerului - planificare si organizare

Dati 2 exemple de planificare si organizare din activitatea voastra care au fost considerate un succes respectiv un esec. Justificati consideratiile facute.

Succesul : Implementare Sunsystems (rolul subsemnatului Project Manager )

Cereol Achizitioneaza Pachetul Majoritar la SC UNIREA

Din acest moment Unirea avea in fata un program de restructurare si reorganizare foarte amplu si ambitios.

Departamentul IT trebuia si el sa se alinieze politicilor si standardelor grupului din care face acum parte evident superioare celor existente.

Poate cel mai important proiect a fost acela de a selecta si implementa un ERP in Unirea.

S-a inceput cu o analiza a sistemului informatic existent, analiza ce a cuprins in mare urmatoare capitole :

1. Structura organizatorica a departamentului IT

2. Infrastructura Hardware

3. Aplicatii utilizate

4. Securitatea informatiei

5. Cerinte si nevoi

Pentru fiecare capitol mentionat mai sus s-a elaboart un plan de actiune concretizat in unul sau mai multe proiecte prin care s-a reusit tranzitia de la o stare actula la o stare dorita superioara din toate punctele de vedere.

Din analizele efectuate, analize in care s-a tinut cont bineinteles si de poiltica grupului care afirma ca o companie trebuie sa utilizeze un ERP achizitionat de pe piata si nu aplicatii home-made ( Unirea trebuia sa se focalizeze pe productia si comercializarea Uleiului comestibil de Floarea Soarelui si nu pe productia de software.) a reesit clar necesitatea selectarii si implementarii unui ERP.

Din acest moment Directorul General ioan Costin asistat de Directorul IT din grup Domnul Dirk Jan Kits a declarat ca Unirea are de realizat un nou proiect si anume Selectarea si implementarea unui ERP.

Managerul de proiect numit a fost Cristian OLARI.

Pasul urmator a fost crearea echipei. S-a optat cum era firesc pentru o echipa mixta formata din persoane competente din fiecare departament(Vinzari, Aprovizionare, Contabilitate/Financiar, tot IT-ul in total 15persoane inclusiv subsemnatul). Mentionez ca in echipa au fost incluse persoane din toate Departamentele chiar daca asa cum se va vedea ulterior activitatile respective nu vor face obiectul acestui Proiect in sensul ca nu vor fi asistate de noul ERP. Prezenta lor era totusi necesara datorita interactiunii puternice interdepartamentale cit si pentru a corela si armoniza fluxurile informationale ce vor fi definite.

Aceasta echipa va fi ulterior completata cu expertii/consultantii firmei care va livra produsul si va face implementarea.

Fiecarui membru din echipa i s-a prezentat rolul pe care il are, mai exact modulul unde va opera sau de care va fi responsabil.

Urmatorul pas facut a fost acela de a sparge Obiectivul principal Selectarea si implementarea unui ERP in Obiective mai mici si anume:

Prospectarea Pietei si identificarea candidatilor/produselor existente pe piata Romaneasca.

Definirea Domeniilor de activitate pe care trebuie sa le acopere ERP ce va selectat ( Din analizele facute s-a agreat inca de la inceput ca Productia, Mentenanta, Domnul Dirk Jan Kits Mmanagementul documentelor si Calculul Salariile nu fac obiectul acestui proiect )

Definirea Bugetului si termenelor de realizare

Pregatirea Documentatiei ( Cererea de Oferta )

Selectarea Produsului si declararea invingatorului

Revizuirea Obiectivelor Bugetului si a termenelor de comun acord cu Project Managerul desemnat din partea firmei care va realiza implementarea, semnarea contractului.

Implementare ERP

Sunsystems a fost declarat cistigator in urma unui proces de selectie la care au participat noua produse(MFG-Pro, Exact, CROSS, MAX, Oracle Aolications, WizCount, Renessance, Scala si Sunsystems). In finala au ajuns Sunsystems si Scala.

Nu pot acum sa descriu toate etapele si pasii in detaliu, am sa precizez citeva idei principale cum ar fi :

Citeva cerinte incluse in cererea de oferta(Obiectivul 4 de mai sus):

a)     Module definite de noi ca fiind Clasice

Contabilitate

Financiar

Vinzari

Aprovizionare

Stocuri

Mijloace Fixe

b)     Module noi pentru noi la acel moment

Gestiune orientata pe Centre de Cost si de Profit

Bugete

c)      Module sau functii necesare consolidarii la nivel de grup

Consolidare OnLine(orice tranzactie din conatbilitatea romaneasca se va reflecta si intr-un plan de conturi set la nivel de grup)

Multilingv

Multivalute

Mentionez ca cele de mai sus sunt doar titluri importatnte in spatele fiecarui modul exista o documentatie care prezinta circuite, documente, procese, formule, rapoarte,

Nu au constitit obiectul implementarii urmatoarele module/functionalitati/procese/ activitati: Salariile, Aprovizionarea cu Floarea Soarelui, Productia, Mentenanta.
La negocierea contractului am insistat si am obtinut un cost fix pentru Implementare. Firma LLB asumind-si riscul ca daca nu vom termina in 3 luni Implementarea asa cum am stabilit de comun acord va suporta eventualele costuri suplimentare. Unirea asumindu-si obligatia de a achita o depasire a bugetului de doar maxim 5 % ceea ce s-a si intimplat.

Impreuna cu Project managerul desemnat de LLB in persoana Ralucai Marin am procedat imediat la planificarea procesului de Implementare:

s-au alocat resursele umane necesare pentru implementarea fiecarui modul

s-au alocat resursele hardware necesare

s-au identificat activitatile necesar a fi prestate, resursa umana alocata, ce se va livra si termenul

am identificat riscurile,elaborind planuri alternative pt. eliminarea sau diminuarea lor

am incercat sa profitat de cele mai bune practici in domeniu prin utilizarea ca metoda de implementare PQIS (Profesional Quality Implementation Services ) o metoda testa si aplicata cu succes de LLP in sute de implementari:

o       S-a idetificat situatia actuala

o       S-a proiectat modelul care se va proiecta ( cu mari eforturi si uneori fara acordul ferm al utilizatorilor deoarece procesele se reorganizau se schimbau)

La fiecare modul s-au documentat setarile necesare

S-au definit Circuitele si fluxurile

S-au definit jurnale, Coduri de analiza,

S-au definit interfetele

S-au definit rapoartele

Am definit punctele de control importante si metoda de verificare

Am definit modul de raportare

Ca instrument software pentru Managementul Proiectului am Folosit o versiune de Microsoft Project cu care am elaborat diagramele Ganth si Perth si am gestionat resursele.

Intimpinind niste probleme tehnice pentru a include in Rapoartele de Progres a unor grafice adecvate am folosit si tabele Excel pentru a evidentia:

-Costurile Bugetate pentru fiecare Activitate definita versus Costul realizat

-Termenul bugetat versus Termenul realizat

-Estimarea Costului Final vs Buget

-Estimarea incadrarii in termenul planificat.

Contractul s-a semnat la Sfirsitul lunii Februarie, Lucrarile de implementare au inceput la sfirsitul lunii Martie si s-au finalizat in Iunie. Am rulat in paralel cu vechile programe luna Iulie pentru a valida o parte din rapoartele generate de Sunsystems si pentru a ne asigura ca setarile s-au facut corect.

Mentionez ca din pacate Implementarea s-a facut in plin program de restructurare si reorganizare ceea ce ne-a crea mari probleme la capitolul gestiunea schimbarilor care a culminat cu numirea unui Director Financiar ( ceea ce s-a intimplat cind ajunsesem deja la sfirsitul implementarii) , care a venit cu noi cerinte. In aceste conditii am aminat trecerea in productie si findca transferul de cunostiinte de la LLB catre Unirea s-a facut in conditii foarte bune, am fost capabili sa resetam sistemul in concordanta cu noile cerinte cu resurse proprii. In luna Octombrie am rulat din nou in paralel, iar incepind cu 1 Ianuarie 2001 am trecut live cu Sunsystems.

Vreau sa mentionez efortul urias depus de echipa de Implementare cu o mentiune in plus pentru Irina Dumitru si colegele mele din IT Emanoela Vicol, Petronela Bejinariu si Gabriela Ichim. Nu voi intra in detalii precizind cine s-a ocupat de LG, SO, Module Sunsytems implementate si puse in functiune.

Concluzii:

Implementarea Sunsytems a fost un succes deoarece:

• La finalul Implementarii in Companie Functiona Sunsytems
• Implementarea s-a facut in bugetul alocat,
• Implementarea s-a facut respectind termenele fixate,
• S-au setat si pus in functiune toate modulele planificate mai putin Fixed Assets (vezi Esecul)
• S-a asigurat transferul de cunostiinte de la LLB catre Unirea atit la nivel de Administrarea Sunsystems cit si la nivel de utilizator Sunsystems asigurindu-se instruirea acestora printr-un program de training intensiv si orientat pe job description;
• S-au revizuit si optimizat fluxurile si circuitele informationale
• S-au elaborat documentatiile si procedurile de exploatare
• S-au elaborat documentatiile si procedurile de instalare si administrare
• A facut posibila implementarea unui sistem de backup simplu si eficient diminuind riscul pierderii unor informatii importante
• A facut posibila implementare unui sistem de separare a responsabilitatilor
• Exista in sfirsit o singura baza de date, un sistem informatic integrat

Esecul: Paradoxal, dar esecul se regasesete in Acelasi proiect decalarat ca fiind un Succes si anume Implementarea Sunsystems, mai excat este vorba despre NEIMPLEMENTAREA MODULUI DE MIJLOACE FIXE.

S-a folosit in continuarea vechea aplicatie in Sun fiind introdusa doar nota contabila necesara.