Sistemul de management al organizatiei

Sistemul de management al organizatiei

=> reprezinta ansamblul elementelor ce au un carcater organizatoric, informational, decizional, motivational din cadrul organizatiei prin interm. caruia se exercita procesul de conducere in vederea obtinerii unei eficiente cat mai mari. La baza lui se afla un complex de principii, reguli si cerinte care asigura transpunerea in practica a stiintei managementului.

Sistemul de manag este conceput si aplicat de catre echipa manageriala tinand seama de conditiile specifice ale organizatiei :

• profilul
• dimensiunea
• structura resurselor
• potentialul si mentalitatea persoanelor
• pozitia organizatiei in context national si international

Structura clasica a unui sistem are anumite componente :

v       subsistemul organizatoric = organizarea manageriala

v       subsistemul informational

v       subsistemul decizional

v       subsistemul metodelor si tehnicilor de conducere

Sistemul organizatoric

=> organizarea consta in descompunerea in elemente componente a resurselor factorilor de productie si analiza acestora in scopul recompunerii dupa anumite criterii (tehnice, econ, de personal) in vederea infaptuirii in conditii de eficienta sporita a obiectivelor stabilite.

Organizarea presupune:

conturarea structurii de productie

inzestrarea tehnica si stabilirea tehnologiilor corespunzatoare - 'retete' de fabricatie

selectionarea personalului

formarea sistemului conducator capabil sa influenteze sistemul condus pt atingerea obiectivelor stabilite folosind cele mai eficiente metode si tehnici

=> organizarea joaca rolul 'scheletului'

Organizarea cunoaste 2 forme care se suprapun :

=> organizarea procesuala

=> organizarea structurala

Organizarea procesuala

=> consta in descompunerea proceselor de munca fizica si intelectuala in elemente componente si analiza acestora in scopul regruparii in fctie de :

• nivelul obiectivelor la realizarea acestora carora participa
• omogenitatea sau complementaritatea lor
• nivelul de pregatire al personalului
• specificul metodelor si tehnicilor folosite in vederea infaptuirii obiectivelor cu un plus de eficienta.

Obiectivele = modalitatile de caracterizare cantitativa si calitativa a scopurilor urmarite.

In functie de importanta si sfera de aplicare => 5 categorii de obiective :

obiective fundamentale prin care se contureaza principalele scopuri ale oranizatiei care se infaptuiesc cu participarea intregului personal.

obiective derivate principale ( de gradul I ) se realiz. cu participarea majoritatii personalului in cadrul compartimentelor sau departamentelor de munca.

obiective derivate secundare (de gradul al II-lea ) sunt mai concrete si se realiz. cu participare redusa de personal.

obiective specifice prin care se determina lucrarile si actiunile ce pot fi utilizate pt infaptuirea obiectivelor derivate.

obiective individuale prin care se contureaza obiectivele specifice care revin fiecarui individ si se inscriu in fisa postului de munca ale fiecarui salariat.

Rezultatul organizarii procesuale il constituie conturarea, delimitarea si definirea functiunilor organizatiei si a componentelor lor.

=> activitati

=> atributii

=> sarcini

Functiunile intreprinderii

Functiunea = ansamblu de activitati omogene sau complementare desfasurate de catre personal de o anumita specialitate prin care se urmareste infaptuirea obiectivelor de gradul I.

Functiuni :

1. functiunea de cercetare - dezvoltare
2. functiunea de productie
3. functiunea comerciala ( functiunea de marketing )
4. functiunea financiar - contabila
5. functiunea de personal

Activitatea = ansamblul atributiilor omogene ce se indeplinesc de catre personalul de specialitate intr-un domeniu restrans in scopul infaptuirii obiectivelor de gradul al II-lea.

Atributia = ansamblul sarcinilor executate periodic de personal specializat intr-un domeniu foarte restrans ce concura la realizarea obiectivelor specifice.

Sarcina = componenta de baza / elementara a unui proces de munca ce are drept scop infaptuirea unui obiectiv individual care de regula i se atribuie unei persoane.

1. Functiunea de cercetare - dezvoltare include activ prin care se studiaza, se concepe, se elaboreaza si se realizeaza viitorul cadru tehnic,tehnologic si organizatoric.

=> cercetarea stiintifica

* fundamentala, ce are drept scop descoperirea de legi, principii, concepte care intra in patrimoniul culturii universale ; se realizeaza in institutiile de specialitate ale Academiei.

* aplicativa, ce are drept scop :

=> crearea de noi bunuri si servicii

=> proiectarea produselor

=> activitati => asimilarea de noi produse

=> activ. de pregatire tehnica si tehnologica

=> activ. de inventica si inovatie

=> activ. statiilor pilot ( de incercare ) - activ. de organizare a laboratoarelor

2. Functiunea de productie caracterizeaza profilul intreprinderiii, e cea mai importanta, se realizeaza prin activitati de pregatire, programare, asigurarea cu materii prime, transportul intern, organizarea locurilor de munca si controlul calitatii. Se realizeaza in cadrul sectiilor, atelierelor, laboratoarelor. Se realiz. forma materiala.

3. Functiunea comerciala include activ prin care se asigura legatura cu mediul de afaceri / exteriorul, activ de aprovizionare cu factori de productie materiali si de desfacere a produselor.

Functiunea de marketing are ca scop adoptarea deciziei de a produce acele bunuri si servicii care se pot vinde;

Activ de marketing = activ. de prospectare a pietei pt a determina cererea, activ de lansare a noilor produse, de promovare, de distributie, de participare la stabilirea preturilor.

4. Functiunea financiar - contabila = activ care asigura obtinerea si folosirea rationala a mijloacelor financiare, activ de inregistrare si evidenta, de consemnare a cheltuielilor si veniturilor si de exercitare a controlului financiar.

5. Functiunea de personal include activ ce se desfasoara in cadrul compartimentului de resurse umane.

7

Organizarea structurala

=> consta in gruparea functiunilor, activ, atributiilor si sarcinilor corespunzator anumitor criterii si repartizarea acestora pe grupe de lucru si angajati, in vederea asigurarii unor conditii cat mai bune pt infaptuirea obiectivelor. Se concretizeaza in structura organizatorica.

Structura organizatorica = ansamblul persoanelor si compatimentelor de munca, modul in care ele sunt constituite si grupate, precum si legaturile ce se stabilesc intre ele in scopul atingerii obiectivelor propuse. Structura organizatorica se elaboreaza de catre echipa manageriala pe baza principiilor stiintifice dar si in functie de conditiile specifice.

Elementele structurii organizatorice

• postul de munca
• functia de munca
• compartimentul de munca
• ponderea ierarhica
• nivelele ierarhice
• relatiile organizatorice

Postul de munca => cea mai simpla diviziune si reflecta adaptarea elementelor ce definesc functia la particularitatile fiecarui loc de munca si la caracteristicile titularului care il ocupa.

Se caracterizeaza prin:

• obiective individuale
• sarcini concrete
• responsabilitati
• autoritate / competenta

Cerintele ce se impun titularului :

• pregatirea profesionala
• studiile
• vechimea in munca
• competenta
• experienta

Functia de munca = ansamblul sarcinilor de un anumit fel ce revin unui individ in mod regulat si organizat. Este factorul de generalizare a unor posturi de munca asemanatoare.

Exista 2 tipuri de functii de munca :

1. de executie => se caracterizeaza printr-o sfera limitata a competentelor titularului care se rezuma la executarea de lucrari si implica adoptarea deciziilor doar pt propria activitate.
2. de conducere => se caracterizeaza prin stabilirea de competente si responsabilitati intr-un domeniu mai larg de autoritate si implica atributii de coordonare a activ. unui nr. de persoane. Stabilirea functiilor de conducere se face numai daca trebuie adoptate decizii coordonate intr-un domeniu de activitate.

Compartimentul de munca reprez. unuitatea organizatorica formata dintr-un nr. de persoane reunite sub o autoritate unica pt a realiza in mod permanent anumite activ bine precizate. Aceste persoane executa activ omogene si/sau complementare care solicita cunostinte specializate, metode si tehnici adecvate. Un compartiment rezulta din agregarea unor posturi si functiuni de munca ce au continut similar si/sau complementar.

Dupa modul de exercitare a autoritatii distingem 2 tipuri de compartimente :

1. de baza in care autoritatea este detinuta direct de catre conducator.
2. de ansamblu rezultat din gruparea sub o autoritate unica a mai multor compartimente de baza

Dupa specificul sarcinilor ce le realizeaza:

1. compartimente operationale in care se realizeaza nemijlocit productia/activ de profil in cadrul sectiilor, atelierelor, laboratoarelor.
2. compartimente functionale sub forma serviciilor si birourilor in care se concentreaza activ de indrumare si se elaboreaza strategii globale si asistenta necesara celorlalte compar-timente.

Ponderea ierarhica reprez. pozitia diferitelor persoane si nr. acestora ce poate fi condus de catre un manager.

Este o modalitate de ordonare a posturilor si functiunilor de munca tinand seama de o serie de factori :

de natura si complexitatea sarcinilor

nivelul de pregatire al angajatilor

de nr. nivelelor ierarhice

de gradul de delegare de autoritate (delegarea este procesul de atribuire de sarcini de catre un conducator personalului de executie)

=> Ponderea ierarhica pe verticala creste catre nivelurile inferioare ca urmare a simplificarii sarcinilor. Ponderea ierarhica trebuie sa fie optima pt ca supradimensionarea produce dificultati in coordonare si control. Subdimensionarea creste costurile de productie.

Nivelele ierarhice reprez. pozitiile pe care le au subdiviziunile organizatorice fata de organul superior si fata de conducatorii diferitelor compartimente situati pe aceeasi linie ierarhica.

Cu cat sunt mai multe nivele ierarhice, cu atat se intarzie adoptarea deciziei, se indeparteaza conducerea de executie si se diminueaza raspunderea.

Factorii ce influenteaza nr. nivelelor ierarhice:

=> dimensiunea si volumul activ

=> gradul de specializare

=> competenta personalului

Relatiile organizatorice = legaturile dintre componentele structurii organizatorice care asigura circulatia normala a informatiei si deciziilor.

Se stabilesc prin regulamentul de organizare si functionare. Pot fi : bilaterale si multilaterale.

4 genuri :

• relatii de autoritate
• relatii de cooperare
• relatii de control
• relatii de reprezentare

Relatiile de autoritate sunt institutiile de conducere prin acte, norme si reglementari, asigurand functionarea normala.

3 tipuri de relatii de autoritate:

v      ierarhice care se stabilesc intre functiile de conducere si cele de executrie si asigura unitatea de actiune si disciplina din organizatie. Sunt cele mai ferme relatii.

v      functionale care se stabilesc intre compartimente atunci cand unul are autoritate asupra celorlalte. Se concretizeaza in reglememtari, indicatii si prescriptii.

v      de staff major (staffing) care se stabilesc intre unele persoane sau colective care primesc delegare provizorie de autoritate pt rezolvarea unor probleme ce vizeaza activ intregii organizatii. Sunt relatii de tip consultativ.

Relatiile de cooperare se stabilesc intre functiuni si postul de munca situate pe aceeasi treapta ierarhica dar din compartimente diferite.

Relatiile de control se stabilesc atunci cand unele persoane au autoritatea necesara verificarii modului in care sunt aplicate deciziile.

Relatiile de reprezentare apar intre managerii de nivel superior si reprezentantii organelor sindicale, profesionale.

Structura organizatorica se formalizeaza in 2 documente:

• organigrama
• regulamentul de organizare si functionare are ca anexa fisa postului de munca

Organigrama este reprezentarea grafica a structurii organizatorice.

Joaca un dublu rol :

=> rol pasiv de vizualizare

=> rol activ de instrument de analiza si proiectare a unei noi structuri organizatorice.

Regulamentul explica pe larg structura organizatorica.

Fisa postului de munca este un document operational pe care il intocmeste conducatorul pentru fiecare subordonat si impreuna cu fiecare subordonat :

* denumirea postului

* sarcinile, responsabilitatile

* se actualizeaza periodic

* este un document ce se poate utiliza in instanta