Sistemul informatic de asistare a deciziei - componenta a sistemului informational al organizatiei

In practica organizatiilor exista deseori situatii in care se manifesta tendinta de a suprapune cele doua notiuni, informational si informatic. Exista cel putin trei aspecte prin care se arata ca sistemul informational nu se reduce la cel informatic:

exista o serie de sarcini importante, care se executa manual (prelucrari de date, interpretarea rezultatelor, efectuarea unor analize economice);

exista si alte instrumente neinformatice, care indeplinesc functii in interiorul sistemului informational (copiatoare, telefax-uri, mijloace audio-vizuale);

rezolvarea problemelor de gestiune, indiferent de natura resurselor gestionate (materiale, umane, financiare) nu poate fi preluata in totalitate de sistemul informatic. Aceasta deoarece o serie de activitati sau functii nu pot fi formalizate - criteriu primordial pentru prelucrarea automatizata, iar pe de alta parte, deoarece evolutia rapida a software-ului de aplicatie, determina adesea o reasezare a regulilor de gestiune. de aceea putem admite ca o parte din procedurile specifice diverselor activitati ale organizatiei "scapa" de sub acoperirea sistemelor informatice, ramanand manuale sau informale.

Sistemul informational al conducerii

Sistemul informational reprezinta ansamblul interconectat intr-o conceptie sistemica a datelor, informatiilor, mijloacelor si metodelor de culegere, prelucrare, stocare, transmitere, receptare a informatiilor cu privire la functionarea unei structuri organizationale si la relatiile ei cu mediul.

El cuprinde urmatoarele elemente componente:

datele

fondul de informatii;

tehnicile de colectare si stocare;

metodele si modelele de prelucrare;

mijloacele de tratare a informatiilor.

Factorii care sunt considerati esentiali pentru succesul unui sistem informational, sunt:

calitatea tehnica a sistemului;

participarea si implicarea utilizatorilor in proiectarea sistemului;

sprijinul managementului.[1]

Sisteme informatice

Sistemele informatice reprezinta ansamblul de echipamente conectate intre ele, care lucreaza impreuna, folosind tehnici si proceduri specifice pentru colectarea, procesarea stocarea si diseminarea informatiilor, in vederea sustinerii proceselor de adoptare a deciziilor, coordonare, control, analiza si monitorizare a activitatilor organizationale.[2] Sistemul informatic reprezinta acea parte a sistemului informational in care prelucrarea datelor se realizeaza automat folosind tehnica moderna de calcul.

Tehnologia sistemelor informatice

Tehnologia calculatoarelor a marit viteza de procesare a datelor, a crescut capacitatea de stocare si a imbunatatit metodele de printare, astfel incat managerii adesea sunt inundati cu date. dar ei au nevoie de cele mai bune informatii si nu de volume din ce in ce mai mare de date.

Tehnologia sistemelor informatice reprezinta o alta posibilitate pe care managerii organizatiilor o pot utiliza pentru a face fata problemelor cu care se confrunta organizatia. Principalele tehnologii care sunt folosite pentru realizarea unui sistem informatic constau din calculatoare, software, tehnologii de stocare a datelor si de comunicatii.

Calculatorul (hardware) este un echipament fizic folosit pentru activitati de introducere, procesare si iesire a datelor/informatiilor dintr-un sistem informatic. El consta din urmatoarele unitati: unitatea centrala de calcul, diferite unitati de intrare, iesire si de stocare a datelor precum si mediul fizic prin care acestea sunt conectate intre ele.

Programele de calculator (software) sunt compuse din instructiuni de program ce asigura controlul si coordonarea componentelor fizice (hardware) ale unui sitem informatic, cu scopul procesarii datelor. exista programe de operare si programe de aplicatii.

Tehnologia stocarii datelor/informatiilor include atat mediile fizice de stocare a datelor, cum sunt cele magnetice sau optice, cat si softul necesar pentru a realiza controlul si organizarea datelor pe aceste medii fizice.

Tehnologiile de comunicatii constau din dispozitive fizice si software specializate, care asigura legaturile necesare intre diferite echipamente si transfera datele de la o locatie la alta.

Calculatoarele si echipamentele de comunicatie pot fi conectate sub forma unor retele ce permit distribuirea datelor, imaginilor, sunetului, vocii sau imaginilor (animatiei). O retea leaga doua sau mai multe calculatoare care partajeaza datele sau resursele din sistem, ca, de pilda, imprimantele sau scanerele.

Tipologia si caracterizarea sistemelor informatice care opereaza in cadrul unei organizatii

Pornind de la teoria rolurilor manageriale expusa de Mintzberg, s-a realizat o clasificare a sistemelor informatice, care are la baza trei obiective esentiale ale sistemelor informatice:[3]

sprijinirea procesului informational, respectiv asigurarea suportului pentru culegerea, filtrarea si vehicularea datelor ce caracterizeaza activitatea organizatiei;

sprijinirea procesului decizional, care se refera la furnizarea informatiilor necesare luarii deciziilor in probleme semistructurate sau nestructurate;

sprijinirea procesului de comunicatie, prin care informatiile sunt vehiculate in diferite categorii de utilizatori sau se asigura utilizarea simultana a informatiilor de catre mai multi utilizatori.

Pornind de la aceste trei obiective esentiale se pot distinge zece categorii de sisteme informatice:

1) Sistemele informatice pentru conducere - MIS (Management Information System) au aparut la inceputul anilor '80 in companiile americane, iar in ultimii ani, impactul noilor tehnologii informationale si curentul descentralizarii si reorganizarii au determinat cresterea cererii de informatii furnizate de MIS si la nivelul managerilor de mijloc. Sistemul informational pentru management (MIS) este o combinatie de resurse umane si informatice care urmaresc colectarea, stocarea, organizarea, apelarea, comunicarea, distribuirea si utilizarea datelor si informatiilor pe care le folosesc managerii in exercitarea functiilor de conducere, in scopul realizarii unui management eficient. MIS furnizeaza rapoarte de sinteza periodice sau rapoarte exprese, in functie de situatia creata. Aceste sisteme realizeaza o analiza a informatiilor, furnizeaza managerilor rapoarte pentru rezolvarea problemelor structurate, ofera acces online la datele care prezinta performantele curente ale organizatiei. Aceste sisteme informatice dispun de capacitati analitice reduse si sunt relativ inflexibile.

2) Sistemele informatice pentru conducerea executiva - EIS (Executive Information Systems) opereaza la nivelul strategic al managementului unei organizatii. Scopul lor este de a evalua informatia in analize oportune la nivelul conducerii de varf intr-o maniera inteligenta. Aceste sisteme filtreaza, comprima si urmaresc datele importante pentru organizatie, reducand timpul si efortul necesare pentru obtinerea informatiilor utilizate de conducere.

3) Sisteme de sprijinire a conducerii executive - ESS (Executive Support Systems), sunt o extensie a EIS, capabile sa asigure suportul pentru comunicatii electronice si facilitati organizationale. ESS-urile sunt proiectate prin incorporarea datelor referitoare la evenimentele externe, dar, de asemenea obtin informatii de la sistemele interne ale organizatiei.

4) Sisteme suport pentru decizii - DSS (Decision Support Systems) deservesc nivelul de management al organizatiei, utilizeaza date si modele pentru asistenta deciziilor, in probleme semistructurate la nivelul decidentilor individuali. DSS-urile sunt sisteme informatice care combina datele si dispun de modele analitice sofisticate pentru a asista (sustine) managementul organizatiei sa adopte decizii semistructurate sau nestructurate de calitate.

Sistemul suport de decizie, foloseste un software special pentru a permite utilizatorilor sa interactioneze direct cu un computer pentru a ajuta la elaborarea deciziilor pentru rezolvarea problemelor complexe si uneori nestructurate. SSD-urile sunt acum disponibile pentru a asista in decizii de business precum: fuziuni si achizitionari, expansiuni ale fabricilor existente, dezvoltari de produse noi, managementul stocului (portofoliului), acestea fiind numai cateva exemple. Capacitatea de a interactiona cu un folositor pentru a putea pune problemele, face din SSD-uri un tip special si mult mai avansat de MIS.

5) Sistemele suport de decizie de grup - GDSS (Group DSS) sunt o extensie a DSS-urilor cu facilitati de negocieri si comunicatii in vederea elaborarii deciziilor de grup, respectiv sunt sisteme de informatii bazate pe computere interactive care faciliteaza eforturile grupului de rezolvare a problemelor complexe si structurate. GDSS-urile sunt numite si "groupsware' pentru ca permit catorva oameni sa lucreze simultan pe un fisier sau baza de date si sa lucreze impreuna pe retelele de computere. Ele faciliteaza schimbul de informatii, elaborarea de decizii de grup, programarea muncii si alte forme de activitati in grup, fara sa reclame intalniri fata in fata. Groupware este deplin folositor in special in facilitarea muncii, activitatii, pentru membrii echipei care lucreaza in diferite schimburi si care sunt imprastiati, raspanditi pe distante mari geografice, chiar globale. Dezvoltarile continue "groupware' extind prezenta si oportunitatile echipelor virtuale din organizatii. Pentru echipe si munca in echipa, disponibilitatea si deprinderile, capacitatile, necesare pentru a participa efectiv in aceste echipe de munca mediale prin intermediul computerului sunt in mod evident si dramatic in crestere pentru portofoliul carierei unei persoane.

6) Sistemele pentru intalniri electronice - EMS (Electronic Meeting Systems) furnizeaza infrastructura necesara grupurilor de lucru pentru derularea activitatii participantilor la intalniri.

7) Sistemele de sprijinire a deciziilor la nivel organizational - ODSS (Organizational DSS) asista luarea deciziilor care afecteaza mai multe subdiviziuni ale organizatiei. ODSS asista personalul din grupuri diferite si furnizeaza informatii care sunt utilizate in multiple activitati independente sau nu.

8) Sistemele expert - ES (Expert Systems) incorporeaza cunostintele expertilor, dintr-un domeniu dat si le folosesc in luarea deciziilor, elaborarea de recomandari, consultatii etc.

9) Sisteme de birotica - OIS (Office Information Systems) au fost proiectate pentru informatizarea muncii de birou la nivelul compartimentelor functionale si a conducerii operative in vederea cresterii productivitatii personalului (asistentii managerilor, contabili, functionari sau managerii ale caror atributii includ utilizarea, manipularea sau diseminarea informatiilor). Aceste sisteme sunt orientate catre activitati nestructurate si pentru controlul fluxului informational la nivelul birourilor. Ele asigura comunicarea cu clientii, furnizorii si alte organizatii din afara firmei. ele servesc ca baza pentru formarea fluxurilor de informatii si cunostinte.

10) Sistemele informatice organizationale inteligente - IOIS (Inteligent Organizational Information Systems) satisfac cerintele organizatiei, pe scara mare, prin:

sprijinirea activitatilor paralele;

asistenta inteligenta in comunicatiile de grup, negocieri si conflicte;

facilitati de procesare distribuita;

tehnici de planificare multiparticipant;

facilitati de invatare.

Fiecare din cele 10 categorii de sisteme informatice acopera, intr-o masura mai mare sau mai mica, cele trei obiective esentiale: sprijinirea procesului informational, sprijinirea procesului decizional, sprijinirea procesului de comunicatie (Tabelul 1.1).

Sisteme informatice pentru asistarea adoptarii deciziilor manageriale

Calitatea deciziilor manageriale depinde in mare masura de intelegerea circumstantelor in care au aparut problemele decizionale, de identificarea variantelor decizionale fezabile si de starile naturii care se vor manifesta. Obtinerea unor informatii mai bune poate conduce la decizii mai bune, deoarece un nivel mai bun de informare poate reduce incertitudinile si, implicit, riscul la care se expune decidentul.

Procesul decizional consta in identificarea si alegerea alternativelor de a actiona in mod corespunzator cerintelor impuse de un context dat.

Se considera ca actul de selectare a unei cai de urmat (decizii) a fost si ramane o sarcina dificila, a carei dificultate care se acutizeaza in conditiile de schimbare accelerata, pentru ca viteza de adoptare a decizie trebuie sa creasca si ea. De asemenea, creste complexitatea deciziilor. fenomenul se observa mai ales in domeniul tehnologic si cel social-economic.

Definitii si explicatii

Punctul de pornire in definirea sistemelor de asistare a deciziilor il reprezinta chiar cuvintele din denumire: sistem, asistare, decizie.

Cuvantul "sistem" desemneaza o arhitectura complexa care se manifesta ca un tot, cu interactiuni si interdependente intre elementele componente. Asistarea deciziei semnifica faptul ca decizia nu o ia sistemul ci omul (decidentul).

Deci, sistemele de asistare a deciziilor sunt sisteme informatice care ofera sprijin decidentilor pe parcursul tuturor fazelor procesului decizional. Pentru a se putea forma o imagine asupra acestui concept, pentru care nu exista inca o definitie unanim acceptata, se vor trece in continuare in revista cele mai importante definitii propuse in ultimele trei decenii.

"Sistemele suport de decizie sunt utilizate pentru rezolvarea problemelor slab structurate unde arta conducerii se imbina cu stiinta."

"Sistemele suport de decizie sunt modele analitice utilizate pentru sporirea eficientei si eficacitatii luarii deciziilor de catre manageri prin vizualizarea celor mai importante date."[5]

"O colectie organizata de personal, proceduri, software, baze de date si echipamente utilizate pentru sprijinirea problemelor specifice de luare a deciziilor."[6]

"Sisteme informatice proiectate pentru a ajuta managerii sa selecteze una sau mai multe alternative ale unei probleme."[7]

Nevoia de a realiza un sistem informatic cuprinzator pentru a imbunatati calitatea deciziilor manageriale a aparut din cel putin trei motive: (1) importanta mare a informatiilor in procesul de luare a deciziei; (2) datorita volumul mare de informatii gestiunea acestora devine un proces dificil; (3) managerii organizatiilor utilizeaza din ce in ce mai mult tehnica de calcul (PC-urile).

(1) Procesul de adoptare a deciziilor presupune transformarea informatiilor detinute in actiuni. Eficienta acestor actiuni depinde in mare masura de calitatea si acuratetea informatiilor utilizate de catre manager in procesul de decizie. Deci un manager si o organizatie actioneaza ca un sistem informational-decizional. managementul Organizatiei isi exercita cu succes principalele sale functii de planificare, organizare si control, daca sistemul informational-decizional lucreaza la parametrii optimi.

(2) In general, organizatiile genereaza un volum mare de informatii si date, si totusi multi manageri reclama faptul ca au informatii insuficiente si nerelevante, pe baza carora trebuie sa adopte decizii. Aceasta situatie se poate datora mai multor cauze, dintre care se pot mentiona urmatoarele:

informatiile vitale apar cu multa intarziere si pot fi distorsionate;

exista prea multe informatii inutile, iar cele necesare sunt insuficiente;

informatiile principale sunt uneori retinute, din motive diverse, de subordonati sau de catre managerii din alte zone functionale ale organizatiei.

(3) Tehnica de calcul, in principal calculatoarele personale, contribuie la cresterea productivitatii managerilor si a calitatii deciziilor lor prin capacitatea de a colecta si analiza rapid si concis volume mari de date si informatii.[8]

In final se poate concluziona ca, un sistem informatic de asistare a deciziei se defineste ca fiind un sistem informatic destinat asistarii decidentilor in rezolvarea unor probleme prin imbinarea judecatii umane cu procesarea automata a informatiilor si al carui obiectiv principal il constituie ameliorarea calitatii procesului decizional (eficacitatea in primul rand si nu eficienta).

Principalele caracteristici ale unui SIAD sunt urmatoarele:

SIAD sunt destinate in principal problemelor care nu pot fi rezolvate cu ajutorul altor sisteme informatice sau metode cantitative, prin imbinarea judecatii umane cu procesarea automata a informatiilor.

Ele asista managerii - atat la nivel individual cat si la nivel de grup - de la diverse niveluri organizationale, in toate fazele procesului decizional, fiind adaptabile oricarui stil decizional.

Cautarea solutiilor necesita manipulari de date, cautare de informatii, modelare,

calcule.

Criteriile de decizie sunt numeroase, conflictuale si depind adesea de utilizatori.

Experienta, intuitia judecatile si preferintele decidentului sunt esentiale.

Timpul de raspuns pentru obtinerea unei solutii satisfacatoare este limitat.

Tipuri de sisteme informatice pentru asistarea procesului decizional

Un sistem informatic de asistare a deciziei poate fi definit ca un sistem interactiv si flexibil care are drept obiectiv asistarea managerului in adoptarea unei hotarari atunci cand reprezentarea unei probleme organizationale nu poate fi complet formalizata prin algoritmi.

Intre caracteristicele de baza ale unui sistem informatic de asistare a deciziilor SIAD, cele mai importante sunt:

facilitatea de-a rezolva probleme semistructurate sau nestructurate, prin asocierea rationamentului decidentului cu un sistem informatic;

asigurarea asistarii deciziei pe niveluri manageriale diferite , intr-o structura ierarhica ce porneste de la top-manageri catre nivelurile inferioare ale deciziei;

asistarea deciziilor la nivel individual sau, uneori, la nivelul unui grup de decidenti atunci cand este vorba de o decizie colectiva;

adaptabilitatea in timp, ceea ce ii confera sistemului o mare flexibilitate, in sensul ca utilizatorii pot adauga, modifica sterge si combina elementele constitutive ale acestuia;

accesul la o mare varietate de surse de date organizationale sau din mediul exterior;

asigurarea eficacitatii procesului decizional prin diverse aspecte considerate esentiale, in ceea ce priveste acuratetea, calitatea, finalitatea, etc,

In majoritatea organizatiilor, exista o multitudine de sisteme informatice independente, ce opereaza pentru diferite functiuni organizatorice. In literatura de specialitate se intalnesc foarte multe clasificari ale SIAD.

O alta clasificare interesanta a sistemelor de asistare a deciziilor a fost realizata de Holsapple si Whinston[9]: SIAD orientate pe texte (text oriented SIAD), SIAD orientate pe baze de date (database oriented SIAD), SIAD orientate pe calcul tabelar (spreadsheet oriented SIAD), SIAD orientate pe solver (solver oriented SIAD), SIAD orientate pe reguli (rule oriented SIAD).

SIAD orientate pe texte stocheaza in format text toate informatiile, datele si cunostintele care pot fi accesate de manageri, iar cantitatea de informatie care trebuie explorata de catre decident creste exponential. Aceste sisteme permit crearea documentelor electronice, corectarea si vizualizarea lor, pentru a sprijini decidentii prin stocarea electronica a informatiilor necesare pentru luarea unor decizii. Sistemele de asistare a deciziilor bazate pe texte includ tehnologiile informationale ca Web-based document imaging, hypertext, agenti inteligenti.

SIAD orientate pe baze de date. In aceste SIAD bazele de date ale organizatiei joaca un rol major in structura SIAD. Primele generatii de SIAD orientate pe baze de date utilizau baze de date relationale. dar informatiile gestionate prin baze de date relationale tind sa fie voluminoase, descriptive, si rigid structurate. Ofera insa facilitati eficiente pentru generarea rapoartelor si realizarea de interogari.

SIAD orientate pe calcul tabelar reprezinta, dupa unii cercetatori, un caz particular de SIAD orientate pe algoritmi de cautare in spatiul solutiilor. Programele de calcul tabelar reprezinta un limbaj de modelare care permite utilizatorului sa scrie modele de analiza in SIAD. Aceste modele nu numai ca asigura crearea, vizualizarea si modificarea cunoasterii procedurale, dar permit si specificarea executiei anumitor instructiuni incorporate. Programele de calcul tabelar sunt larg folosite de catre utilizatorii finali dezvoltatori de SIAD. Cel mai important instrument pentru dezvoltarea SIAD este Microsoft Excel. El include functii statistice, modele de programare liniara, modele financiare sau manageriale. De asemenea contine comenzi care permit realizarea analizelor de tip "what if" si facilitati "goal-seek". Deoarece astfel de pachete software au un SGBD rudimentar sau pot stabili interfete cu alte SGBD-uri, ele pot fi utilizate de SIAD orientate pe baze de date.

SIAD orientate pe solver. Un "solver" este un algoritm sau o proceduracare executa anumite calcule pentru rezolvarea unui anumit tip de problema. determinarea cantitatii optime pentru produsele incluse in programul de fabricatie sau aplicarea regresiei liniare pentru calcularea trendului sunt exemple de solver. Astfel de solver-e sunt incluse in unele produse - programe - cum sunt programele de calcul tabelar. Functiile din programele de calcul tabelar pot fi considerate sover-e. In plus, programele de calcul tabelat permit construirea de solver-e ad-hoc prin meniul "solver" sau prin VBA. De asemenea, alte solver-e pot fi incorporate intr-un SIAD fiind programate prin limbaje de programare cum sunt C++, Visual Basic etc. Unele solver-e mai complexe, cum sunt cele bazate pe programarea liniara sunt comercializate pe piata si pot fi incorporate intr-un SIAD.

SIAD orientate pe reguli. Cunostintele incorporate intr-un DSS sunt exprimate prin reguli de tip procedural sau inferential, de obicei intr-un format de tip sistem expert. Aceste reguli pot fi calitative sau cantitative si pot inlocui modelele cantitative sau pot fi integrate cu acestea.

In multe situatii, managerii pot utiliza sisteme de asistare a deciziilor compuse   care includ doua sau mai multe tipuri dintre sistemele de asistare a deciziilor descrise mai sus.

Exista si alte criterii de clasificare ale sistemelor informatice de asistare a deciziei: tipul si nivelul decizional, periodicitatea cu care sunt utilizate (institutionale sau ad hoc), numarul de utilizatori (individuale, de grup, organizationale), etc.

In 1977, Donovan si Madnic identifica doua tipuri de SIAD: institutionale si ad-hoc[10].

SIAD institutional opereaza cu decizii de natura recursiva, repetitiva, exemplul clasic fiind cel al unui SIAD pentru managementul unui portofoliu, acesta fiind utilizat de mai multe banci pentru a asista deciziile referitoare la investitiile de pe piata de valori mobiliare. Un astfel de SIAD rezolva probleme identice sau similare, fiind utilizat de mai multe ori, iar in urma analizarii rezultatelor obtinute are loc un proces de rafinare, imbunatatire a acestuia;

SIAD ad-hoc opereaza cu probleme specifice care sunt, in general, neanticipate sau nerecursive, implicand de cele mai multe ori probleme de previziuni strategice; acest tip de SIAD este utilizat de putine ori si de aceea trebuie efectuat, in prealabil, un studiu de fezabilitate pentru realizarea acestui tip de SIAD.

Hackathom si Keen[11] clasifica SIAD-urile, in functie de trei categorii:

SIAD individuale sunt dedicate decidentilor individuali;

SIAD destinate grupurilor sunt dedicate grupurilor de decidenti, acestia fiind implicati in activitati separate, dar puternic intercorelate. SIAD destinate grupurilor si SIAD de grup sunt doua notiuni distincte: in primul caz, fiecare membru al grupului adopta decizii, cu observarea impactului acestora asupra celorlalti membri, deciziile adoptate nefiind colective, de grup, in timp ce in al doilea caz, deciziile sunt adoptate la nivelul grupului, pe baza unui consens intre membrii acestuia;

SIAD organizationale sunt dedicate activitatilor organizational situate, de cele mai multe ori, in locatii diferite, implicand alocarea unui volum mare de resurse.

Componentele unui sistem informatic de asistare a deciziei

Principalele componente ale unu sistem informatic de asistare a deciziei sunt bazele de date folosite pentru interogari si analiza, un soft de sistem care contine modele, instrumente OLAP si datamining si o interfata utilizator.

Baza de date este o colectie de date istorice si prezente care provin de la un anumit numar de aplicatii sau grupuri de aplicatii. Aceasta componenta are rolul de a executa functia de memorare a informatiilor, protectia si actualizarea in scopul utilizarii lor de catre sistemul informatic. Ea poate fi o baza de date de dimensiuni mici, rezidenta pe hard discul uni PC. In alte situatii, baza de date poate contine un volum enorm de date stocate intr-o baza de date de tipul Data Warehousing (depozitarea datelor), date care sunt continuu actualizate de sistemul de prelucrare a tranzactiilor (TPS).

Informatiile existente in baza de date si utilizate de catre un sistem informatic de asistare a deciziei provin din una sau trei surse:

se poate utiliza in mod virtual orice informatie disponibila din companie pentru SIAD. Desigur, ce se utilizeaza depinde de natura deciziei si de informatiile dorite.

Utilizatorul poate sa proiecteze SIAD propriu care sa acceseze aceste informatii direct din bazele de date ale companiei si datele rezultate din cantitatile de stocuri sau de la punctele de lucru. Totusi, informatiile specifice sunt adrese copiate in bazele de date SSD pentru a reduce timpul de cautare in bazele de date ale companiei sau in magazia de materiale.

anumite decizii necesita date de intrare de la surse externe de informatii.

utilizatorul poate incorpora informatiile proprii in SIAD. De asemenea, se poate proiecta un SIAD propriu in care intra informatiile personale necesare sau acestea sunt conservate in baze de date proprii care sunt accesate de SIAD.

Softul de sistem contine o colectie de instrumentesoftware care sunt folosite pentru analiza datelor, ca instrumentele On-line Analytical Processing (OLAP - procesare analitica on-line), datamining sau un set de modele matematice si analitice care incep sa fie utilizate pe o scara din ce in ce mai mare, pe masura ce suporturile software ce le includ castiga teren ca suport de baze de date pentru sistemele tranzactionale. Fiecare SIAD este construit pentru un set specific de scopuri si va contine diferite colectii de modele disponibile, in functie de scopurile vizate de managementul organizatiei.

Un model este o reprezentare de experimente, fapte, situatii. Deoarece modelul nu este intotdeauna practic sau dorit pentru o experienta cu realitatea, el este construit si folosit pentru experiente generale.

Modelele pot lua diverse forme. Cele mai comune modele sunt bibliotecile cu modelele statistice. Astfel de biblioteci contin un set complet de functii statistice, inclusiv cele pentru calculul de medii, medii ponderate si abateri. Printre principalele pachete de modele, pot fi retinute cele destinate analizei financiare si de risc. Softul da posibilitatea de a proiecta rezultatele viitoare pe baza analizei seriilor de date existente. Modelarea statistica a datelor poate fi utilizata pentru a ajuta la stabilirea relatiilor, ca determinarea dependentelor intre vanzari, venituri si calitate, sau alti factori ce definesc obiceiurile de consum ale clientilor. Modelele de optimizare folosesc adesea programarea liniara pentru a determina alocarea optimala a resurselor, maximizand sau minimizand anumite functii obiectiv, cum ar fi profitul, costurile sau timpul. Un model de optimizare clasic se refera la determinarea sortimentului optim de produse ce urmeaza a fi realizat urmand maximizarea profitului.

Modelele pentru prognoze sunt adesea folosite la prognoza vanzarilor. Utilizatorul acestui tip de model poate folosi o serie de date anterioare momentului elaborarii prognozei pentru a proiecta conditiile viitoare si vanzarile care se pot realiza in functie de aceste conditii. Decidentul ar putea varia conditiile viitoare pentru a determina in ce masura pot afecta vanzarile firmei, cum sunt, de exemplu, evolutia costurilor materiilor prime, a subansamblelor de la furnizori, preturile practicate de concurenta si modificarile care survin in obiceiurile de consum ale consumatorilor.

Printre modelele cele mai des utilizate se pot mentiona modelele de analiza de sensibilitate. Acestea determina impactul schimbarilor unei variabile sau a mai multor variabile independente asupra rezultatelor (variabile dependente). Pe baza acestor analize, utilizatorul poate modifica anumite variabile independente ca sa testeze influenta acestora asupra rezultatelor., mentinand restul variabilelor neschimbate. Folosind analiza de sensibilitate, decidentul poate realiza o mai buna predictie asupra rezultatelor. Se poate identifica cea mai buna solutie decizionala pentru corectia evolutiei proceselor din organizatie.

Interfata utilizator permite comunicarea intre utilizator si SIAD printr-o interactiune simpla si prietenoasa. Ea permite utilizatorului sa combine cunostintele proprii cu facilitatile de memorare si procesare ale calculatorului. Interfata utilizatorului reprezinta partea vizibila a sistemului, prin intermediul ei putandu-se introduce informatii, comenzi si modele (de altfel este singura componenta a sistemului cu care utilizatorul intra in contact).

Utilizatorii unui SIAD sunt in mod obisnuit managerii sau specialistii din cadrul sistemului de conducere al organizatiei. Acestia sunt persoane care au o experienta redusa sau fara experienta in domeniul informatic si nici nu sunt dispusi sa aloce prea mult timp pentru a invata sa utilizeze instrumentele informatice complexe; prin urmare, interfata trebuie sa fie grafica, usor de folosit si relativ intuitiva.

Rolul si necesitatea sistemelor informatice pentru management

Indiferent cum sunt denumite, respectiv sisteme de informatii pentru management (SIM), sisteme suport de decizie de grup (SSDG), sisteme suport de decizie (SSD), Inteligenta artificiala (IA), etc., toate reprezinta o categorie de sisteme informationale proiectate pentru sprijinirea si imbunatatirea procesului decizional, pentru realizarea unui control cat mai eficient si cat mai bun.

Rolul sistemelor informatice pentru management consta in imbunatatirea costurilor, marirea potentialului de crestere a afacerii si automatizarea sau asistarea procesului decizional. Asistarea deciziilor prin instrumente specifice tehnicii de calcul a inceput in urma cu aproximativ 25 de ani si a fost justificata initial de erorile datorate unor 'slabiciuni' tipic umane, slabiciuni care pot conduce la erori in procesul decizional:

oamenii sunt mai sensibili la consecintele negative decat la cele pozitive;

nu reusesc sa se descurce cu evenimentele de probabilitate scazuta;

sunt mai degraba inclinati sa accepte un rezultat negativ daca este prezentat ca un cost, decat daca este prezentat ca o pierdere;

nu stiu sa recunoasca elementele aleatoare;

nu stiu cand sa se opreasca in problema costurilor.

Corespunzator acestor roluri ale managerului, sistemele informatice trebuie sa fie capabile sa automatizeze procesul decizional (in cazul deciziilor programabile), respectiv sa asiste managerul in procesul decizional (in cazul deciziilor neprogramabile).

Dintre principalele roluri ale unui SIAD se pot aminti:

furnizeaza suport pentru asistarea deciziei in cazul problemelor nestructurate sau semistructurate;

sprijinul acordat in adoptarea deciziei este furnizat pentru toate categoriile de decidenti din cadrul unei organizatii;

scopul este de asistare a decidentului in rationamentele efectuate, nu de inlocuire a acestuia;

asistenta este fumizata in toate fazele procesului decizional;

asista atat decidentii individuali, cat si grupurile de decizie;

sunt flexibile, in sensul realizarii cu usurinta, de catre utilizator, a adaugarii, modificarii, stergerii etc. elementelor problemei analizate;

trebuie sa imbunatateasca mai mult eficacitatea decat eficienta procesului decizional;

decidentul trebuie sa aiba controlul in orice etapa a procesului decizional aferent problemei respective;

trebuie sa furnizeze asistenta pentru decizii independente, cat si interdependente;

sa se bazeze pe modele, date si cunostinte;

sa poata fi folosit si ca un instrument de invatare de catre decidentii mai putin experimentati;

interactiunea cu utilizatorul sa fie usoara, rapida si eficienta;

sa dispuna de facilitati sporite de modelare si analizare;

sa poata asista decidentul indiferent de stilul care trebuie folosit pentru adoptarea deciziei.

Procesele decizionale care se desfasoara astazi la nivelul firmelor sunt caracterizate de o evolutie in sens contrar a doua dintre elementele lor definitorii: durata, respectiv volumul de informatii prelucrate. Pentru a avea drept rezultat o decizie bine fundamentata si oportuna, orice proces decizional trebuie sa achizitioneze, prelucreze si interpreteze un volum din ce in ce mai mare de informatii, intr-un timp din ce in ce mai scurt.

Avantajele introducerii sistemelor soft in asistarea deciziilor constau in culegerea si prelucrarea rapida a unui volum mare de date, utilizarea metodelor si modelelor economico-matematice riguroase in analiza si interpretarea informatiilor, precum si in realizarea unor corelatii multiple intre elementele si fenomenele caracteristice situatiilor decizionale analizate, corelatii care ofera posibilitatea unor analize si interpretari complex fundamentate si de regula, prezentate intr-o maniera deosebit de sugestiva pentru decident. Principalele limite ale sistemelor de asistare a deciziei tin de imposibilitatea de a substitui complet si perfect rationamentul uman, de gradul redus in care iau in considerare incertitudinea mediului economic si de dependenta dintre performantele acestor sisteme soft si cele ale sistemelor de calcul pe care sunt implementate. Un alt impediment in utilizarea pe scara larga a acestor sisteme il reprezinta costul lor destul de ridicat. Cu toate acestea, influenta sistemelor suport de decizie si a sistemelor expert asupra cresterii eficientei activitatii decizionale nu poate fi contestata.

Dinamica vietii economice si explozia informationala contemporana fac din utilizarea diverselor tipuri de sisteme de asistare a procesului decizional o necesitate. In ciuda limitarilor impuse de imposibilitatea reproducerii perfecte de catre calculator a rationamentelor umane, sistemele informatice pentru management reprezinta astazi instrumente indispensabile managerului modern, marea majoritate a activitatilor decizionale de rutina, volumul total al informatiilor necesare procesului decizional impreuna cu tehnicile de cautare si regasire a informatiei fiind preluate complet de catre aceste sisteme. In plus, perfectionarea lor continua, dublata de imbunatatirea performantelor computerelor, ofera posibilitati sporite de preluare a unor segmente din ce in ce mai cuprinzatoare ale activitatii de rationare desfasurata de catre decidentul uman.