Tabloul de bord

Tabloul de bord

In Romania, primele incercari de concepere a tablourilor de bord au fost realizate in anii '60 (fostul CEPECA) si operationalizate la cateva unitati economice reprezentative.

Dupa aproximativ 20 ani, colectivul disciplinei de Management din Academia de Studii Economice a pus la punct, pentru prima data in tara noastra, o metodologie de completare, transmitere si utilizare a tabloului de bord, ce se caracterizeaza prin simplitate in aplicare si eficacitate ridicata in utilizare.

Continutul si utilitatea tabloului de bord. Tabloul de bord poate fi abordat din mai multe puncte de vedere. In primul rand, este o importanta tehnica de management, cu impact nemijlocit asupra eficacitatii muncii managerilor; in al doilea rand, este o modalitate principala de rationalizare a subsistemului informational microeconomic, contribuind decisiv la indeplinirea de catre acesta a functiilor ce-i revin. Prin intermediul tabloului de bord se asigura o informare completa, rapida si operativa a conducatorilor, ce poate fi apreciata ca suport al adoptarii unor decizii de calitate superioara, eficace, fiind indispensabil in toate firmele - de stat, particulare individuale, particulare de grup si mixte.

Cercetarile proprii, cat si opiniile exprimate de numerosi specialisti ne-au condus la definirea tabloului de bord ca fiind un ansamblu de informatii curente, prezentate intr-o forma sinoptica, prestabilita, referitoare la principalele rezultate ale activitatilor firmei sau a unora dintre ele si la factorii principali ce conditioneaza derularea lor eficace si eficienta.

Tabloul de bord poate fi conceput, realizat si utilizat la nivelul oricarui manager, fara insa a exista un tablou de bord tip, valabil pentru toate functiile de conducere.

Volumul si structura informatiilor prezentate diferentiaza tablourile de bord in doua categorii principale:

- tablouri de bord restranse, cu un volum relativ mic de informatii zilnice, care implica eforturi reduse pentru culegerea de informatii si transmiterea lor;

- tablouri de bord complexe, destinate unei informari mai ample, cu referiri la toate aspectele importante implicate de activitatea respectivului organism de management participativ. O asemenea categorie necesita, evident, un volum de munca mai mare pentru completarea lor cotidiana.

Tabloul de bord, conceput ca un instrument de sinteza care permite managementului sa efectueze, intr-un timp scurt, o analiza complexa a derularii activitatilor conduse, facilitand adoptarea unor decizii eficiente, trebuie sa satisfaca cateva cerinte minime dupa cum urmeaza:

consistenta (integralitatea), in sensul ca tabloul de bord trebuie sa cuprinda informatii relevante referitoare la activitatile implicate, informatii suficient de sintetice si exacte, veridice pentru o fundamentare complexa a deciziilor adoptate la nivelul de conducere caruia i se adreseaza;

rigurozitatea, cerinta derivata din precedenta, care consta in aceea ca informatiile incluse in tabloul de bord trebuie sa fie riguroase, axate pe evidentierea reala a fenomenelor economice, concomitent cu transmiterea "in timp real" a informatiilor necesare completarii acestuia;

agregarea, ce decurge din posibilitatea cuprinderii unor informatii cu grad diferentiat de sintetizare, in raport cu nivelul ierarhic pe care se afla managerul, pentru care se intocmeste;

accesibilitatea, adica structura clara, explicita a informatiilor, facilitand intelegerea si utilizarea lor operativa si completa pentru adoptarea rapida de decizii si initierea de actiuni imediate pentru transpunerea lor in practica;

echilibrarea, in sensul inserarii unor informatii referitoare la fenomenele si procesele economice, tehnice, sociale, politice s.a., in proportii rezonabile si ponderi corespunzatoare gradului de regasire a acestora in viata firmei;

expresivitatea, respectiv necesitatea reprezentarii informatiilor prin forme de vizualizare adecvate, capabile sa sugereze membrilor organismelor de management ori managerilor individuali elementele relevante referitoare la activitatile conduse, pozitive si negative, intr-o abordare cauzala;

adaptabilitatea, adica posibilitatea modificarii tabloului de bord ori de cate ori intervin schimbari in activitatile firmei sau ale organului de conducere implicat;

economicitatea, cerinta ce vizeaza realizarea unui tablou de bord eficient, prin prisma costurilor implicate de completare si a efectelor cuantificabile si, mai ales, necuantificabile pe care le implica utilizarea sa.

Functii. Cerintele de mai sus constituie, in fapt, premise ale indeplinirii de catre tabloul de bord a functiilor sale principale care-i definesc continutul: de avertizare, evaluare-diagnosticare, de eliminare a aspectelor negative si de generalizare a elementelor pozitive.

Realizarea acestor functii implica conceperea si utilizarea unor forme de prezentare adecvate, capabile sa redea sugestiv si eficace informatiile inserate, sa permita desprinderea de concluzii si, pe baza lor, sa asigure adoptarea deciziilor ce se impun.

Cele mai semnificative sunt tabelele de valori si graficele, ultimele reclamand un volum mai mare de munca pentru intocmire. Maniera de realizare a tabloului de bord implica, de asemenea, o varietate de forme la care se poate apela, intre acestea o pozitie importanta ocupand-o mapele din material plastic sau carton, registrele de marimi diferite, panourile pivotante, foile de imprimanta, display-urile etc. - ultimele in situatia in care firma dispune de o dotare tehnica adecvata, iar teleprelucrarea si teletransmiterea sunt activitati integrate corespunzator in cadrul sau.

Toate elementele prezentate mai sus sunt, credem noi, suficient de edificatoare pentru a contura pozitia deosebit de importanta a tabloului de bord in ansamblul modalitatilor de crestere a eficacitatii muncii managerilor, a tehnicilor de management moderne, la indemana oricarui manager si, desigur, a organismelor participative de management din cadrul firmelor.

Elementele teoretico-metodologice prezentate mai sus permit conturarea unor etape distincte in conceperea, realizarea si utilizarea tabloului de bord, a caror formulare are la baza o abordare secventiala.

Nu insistam asupra continutului acestora intrucat referiri ample se vor face in subcapitolul 3.4.5. intr-o abordare metodologico-aplicativa a acestei tehnici manageriale.

In acest context, semnalam avantajele multiple oferite de utilizarea tabloului de bord, intre care amintim:

a) amplificarea gradului de fundamentare a deciziilor adoptate prin punerea la dispozitia decidentului a unor informatii operative, relevante vizand principalele aspecte din intreprindere sau din domeniul condus;

b) rationalizarea utilizarii timpului de lucru al managerilor si organismelor participative de management, prin orientarea activitatii spre problemele-cheie cu care se confrunta firma asupra carora tabloul de bord, prin situatiile intocmite, a tras "semnalul de alarma";

c) sporirea responsabilitatii managerilor pentru activitatea desfasurata, tabloul de bord oferind acestora, sintetizate, aspectele si domeniile critice asupra carora urmeaza a-si orienta eforturile;

d) abordarea informatiilor referitoare la activitatile de management, intr-o viziune sistemica si, implicit, crearea de conditii superioare, favorabile, pentru o functionalitate ridicata a ansamblului firmei;

e) asigurarea unei operativitati si calitati ridicate a raportarilor catre diverse organisme, concomitent cu facilitarea extinderii utilizarii echipamentelor electronice de tratare a informatiilor, cu accent pe teletransmitere si teleprelucrare;

f) folosirea unor criterii adecvate de apreciere a contributiei fiecarui colectiv de salariati la obtinerea rezultatelor economico-financiare ale firmei, prin informatiile pe care le furnizeaza tabloul de bord.

In pofida acestor avantaje de necontestat, care-l recomanda ca instrument deosebit de eficace in rationalizarea muncii de management, tabloul de bord prezinta si anumite dezavantaje generate de:

inregistrarea repetata a unor informatii, in situatiile solicitate de tabloul de bord si raportarile curente ale firmei catre diferite organisme din sistemul din care face parte firma;

volumul - uneori mare - de munca solicitat de completarea situatiilor reclamate de tabloul de bord, mai ales in cazul in care culegerea, inregistrarea, transmiterea si prelucrarea informatiilor se realizeaza manual;

costul relativ ridicat al tabloului de bord, daca completarea acestuia este o actiune singulara, iar ansamblul operatiilor de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare a informatiilor se realizeaza cu ajutorul mijloacelor electronice, prin teleprelucrare si teletransmitere.

Abordarea comparativa a avantajelor si dezavantajelor oferite de utilizarea tabloului de bord evidentiaza preponderenta avantajelor acestui important instrument managerial, de unde si necesitatea extinderii conceperii si realizarii de tablouri de bord pentru managerii situati pe toate nivelurile ierarhice si in toate tipurile de firme.