Activitati specifice protocolului; caracterizare generala

Activitati specifice protocolului; caracterizare generala

A redacta o invitatie? A alcatui o lista de invitatii? A primi doua sute de persoane? A te ocupa de invitatii de onoare? A face prezentarile? A te prezenta pe tine insuti? A plasa invitatii la o masa, la o conferinta, pe o estrada? A primi straini? A redacta o scrisoare importanta? A stapanii vocabularul mediului diplomatic? A organiza o masa pentru zece persoanesau doua sute? Pe cine servesti mai intai? Ce meniu oferim? A lua cuvantul in public? A tine un toast? Sunteti maestru de ceremonii: pe cine salutati primul? Cine vorbeste ultimul? Ce tinuta vestimentara purtam? A aseza drapelele? A face cadouri si amintiri: ce sa oferim? Toate raspunsurile la aceste intrebari si la multe altele asemanatoare constituie obiectul, definesc diferenta specifica a protocolului. Din multitudinea activitatilor enumerate, in economia cursului de fata vom prezenta, pe scurt, cateva dintre ele - considerate a fi deosebit de importante.

De asemenea, protocolul este determinat de limite bine stabilite, de elementele proprii de reglementare, cum ar fi uzantele, normele sau elementele de natura legala (nivelul de reprezentare sau baza materiala, plafoanele admise de cheltuieli).    Dincolo de elementele proprii de reglementare, in aplicarea practica a protocolului se definesc curentele - ce tin de considerente pur subiective (optiunea conducatorului autoritatii statale sau administrative). Astfel, putem vorbi despre protocol ceremonios si protocol cordial, precum si de protocol si precadere. Protocolul ceremonios prezinta o mai mare pondere a festivismului si este destinat ceremoniilor publice, fiind spectaculos si impozant. El se caracterizeaza prin faptul ca este o conventie rigida, prin fast, menit sa impresioneze si sa dea maretie participantilor (in relatiile internationale este considerat o forma de respect si de politete), prin consum mare de resurse -resursele umane sunt numeroase logistic, participand la organizare mai multe institutii. Protocolul ceremonios este prestabilit in detaliu, nimic nu poate fi aleatoriu si nu sunt admise derogari de la standard sau actiuni personale. Caracterul public este trasatura cea mai importanta, actiunile care sunt organizate ceremonios nu-si ating scopul decat prin festivismul public in care organizatorul dovedeste realizarea exceptionala a caracteristicilor anterioare impletite cu maiestrie. Protocolul ceremonios este preferat de: functionarii cu demnitati inalte, reprezentantii unor state mici, dictatori, ministere - este mai des intalnit la Ministerul Afacerilor Externe si la cel al Apararii. Protocolul cordial (numit si nonformal datorita caracterului sau mai putin festivist), are o pondere mai mare in cadrul protocolului, el fiind la dispozitia mai multor autoritati ale administratiei publice decat cel ceremonios. Acest lucru se datoreaza, in principal, scaderii nivelului de reprezentare si accesibilitatii sale, precum si faptului ca unele institutii nu au dreptul sau mijloacele de a organiza un protocol de tip ceremonios. Protocolul cordial se caracterizeaza printr-o rigiditate mai mica a conventiilor (permite o mai mare spontaneitate a participantilor), prin atitudine destinsa (prin urmare, o afirmare mai mare a abilitatilor de comunicare personale ale participantilor), prin consum de resurse mai mic, prin discretie - are o mai mare pondere interpersonala, momentul public fiind prezent, dar redus. El este doar stabilit pe etape, detaliile decurgand de la sine in mod firesc. Protocolul cordial este preferat de: reprezentantii unor state mari cand primesc reprezentanti ai unor state mai mici, tarile gazda ale unor negocieri internationale, reprezentantii unor autoritati publice de mai mica importanta, reprezentantii administratiei publice locale, functionarii care stapanesc mai putin uzantele de protocol.

Aceste curente in aplicarea practica a protocolului sunt afectate si de natura evenimentului. De exemplu, in cazul acordarii de distinctii se aplica numai protocolul ceremonios, indiferent de nivelul de reprezentare, optiunea conducatorului, resursele existente etc.

Precaderea se refera la ordinea protocolara in raport cu rangul si functia fiecarei persoane participante la un protocol. Ordinea protocolara este una din cele mai delicate probleme cu care se confrunta organizatorii evenimentelor protocolare. Cine va sta la masa de onoare si pe ce loc? Cum vor fi distribuiti invitatii in sala? Cine va lua cuvantul primul sau cum se va incheia seria discursurilor? Acestea si altele sunt intrebari la care precaderea da rigoarea necesara evitarii gafelor sau nemultumirilor. Precum in cazul tuturor uzantelor, exista reguli general valabile (de pilda, gazda ia prima cuvantul) si reguli ale casei (ceremonialurile militare de la stat la stat). Precaderea si repartizarea locurilor in functie de aceasta, pe langa faptul ca asigura desfasurarea in buna ordine a ceremoniilor, reflecta totodata motivatiile si obiectivele acesteia. In acest sens, ele reprezinta un mesaj in slujba intentiei urmarite. Instrumentele folosite pentru a stabili precaderea si rangul provin din diferite surse: listele de ordine protocolara oficiale stabilite de state si de marile institutii, regulile diplomatice, semnele de deferenta practicate intr-o societate fata de diferiti membrii ai sai, sau curtoazia reciproc manifestata intre doua parti de-a lungul timpului.

Cea mai inalta functie intr-un stat stabileste precaderea prin act cu caracter intern, dar care este respectat de catre toate institutiile din subordine. Astfel, pentru un stat se stabileste ordinea de precadere pentru functiile politice sau de autoritate, pentru reprezentantele diplomatice, pentru organizatiile neguvernamentale. Toate aceste reglementari de precadere se adopta la nivelul fiecarei institutii, tinandu-se seama de ordinea protocolara adoptata de autoritatile superioare sau de specialitate. Odata stabilita lista de precadere, ea devine obligatorie. Mentionam ca ordinea de precadere stabilita prin acest tip de reglementari este raportata la functii si demnitati, nu la persoane. Astfel, la preluarea functiei de demnitate publica, fie prin depunerea juramantului, prezentarea scrisorii de acreditare, prin investire sau numire, titularul isi preia o data cu atributiile de reprezentare si dreptul pozitiei in ordinea protocolara. Ordinea intre persoane de rang egal se stabileste in mod particular in functie de elementele de precadere, si anume: persoana cea mai importanta, principiul ierarhiei, traditia, simetria, stabilitatea, intaietatea, raza teritoriala, natura evenimentului, egalitatea statelor, ordinea alfabetica, cedarea locului, varsta si vechimea, galanteria, cuplurile, personalitatile religioase, titularii de distinctii de merit.

Pentru clarificarea pozitionarii invitatiilor la o ceremonie exista trei reguli principale in acord cu care se aplica precaderea:

1. Dreapta inainte de stanga - presupune ca oficialitatea cea mai importanta, cand exista doua, este plasata in partea dreapta (cum se priveste la prezidiu de catre public).
2. In cazul reprezentarii politice interstatale sau al unor componente federative, fiecare personalitate este pozitionata in dreptul drapelului, stemei, sau altor elemente oficiale distinctive.
3. In cazul in care sunt prezente mai multe state reprezentate sau unitati administrativ-teritoriale, cea mai importanta persoana se va pozitiona in centru, apoi alternativ, dupa importanta, la dreapta, apoi la stanga vor fi celelalte oficialitati (precum in figura de mai jos).

Rangurile si titlurile oficiale sunt elemente distinctive folosite in protocol atat pentru stabilirea precaderii, cat si pentru a determina importanta pe care o are o anumita functie de demnitate publica. Rangurile oficiale pot fi numerotate in cele mai multe sisteme pana la numarul 45, restul participantilor la ceremoniile oficiale fiind organizati dupa dorinta gazdelor. In functie de rangul persoanei care participa si care are functie de reprezentare, la o ceremonie exista protocol de diferite grade: protocol de gradul 0, protocol de gradul 1, protocol de gradul 2 si protocol de gradul 3.

Arborarea drapelelor este o alta activitate importanta proprie protocolului. Drapelul este simbol al suveranitatii statelor si se bucura de respect; el nu este numai un obiect de comunicare, ci reprezinta si un set de semnificatii si sentimente comune pentru o anumita comunitate, populatie. Prin urmare, exista un set de reguli privind arborarea drapelelor, care contribuie la transmiterea corecta a informatiilor despre statutul tarii reprezentate sau situatia momentului.

Cele mai frecvente tipuri de actiuni protocolare - din perspectiva organizarii ceremonialelor - sunt: conferintele, acordarea de distinctii, scrisoarea de invitare, primirile oficiale, dineurile si receptiile, depunerile de coroane si ceremoniile militare, semnarea de tratate si conventii. Conferintele sunt un instrument de baza in dezvoltarea relatiilor internationale si pentru a defini politicile si strategiile comune multinationale, fie ca au un caracter regional sau la scara mai larga. In plan intern ele sunt utile atunci cand un concept, o politica sau o problematica acuta se pune in dezbaterea publica. Ca gen ele se regasesc atat in planul politic, cat si in cel stiintific sau al societatii civile. Din punctul de vedere al protocolului, sunt deosebit de importante conferintele desfasurate la nivel politic statal in spatiul national si international. Organizarea protocolului in cadrul conferintelor comporta mai multe aspecte, si anume: stabilirea salii, stabilirea modului de desfasurare, stabilirea ordinii de precadere, stabilirea interpretariatului, corespondente premergatoare, uzante protocolare, elemente privind dotarea pentru expuneri, aparatura necesara pentru discutii si conducerea dezbaterilor, elemente privind parcarea si axele de organizare.

Acordarea de distinctii - sub aspectul formei - este o activitate strict protocolara. Distinctiile, fie ele medalii, fie decorari cu diferite ordine civile sau militare, sunt un atribut exclusiv al autoritatilor publice elective (alese prin vot direct). Din punct de vedere al alocutiunilor de protocol, este importanta ceremonia de acordare, care cuprinde urmatoarele elemente: pregatirea distinctiei, pregatirea ceremoniei, emiterea actului de conferire (decret, lege, hotarare). Desfasurarea ceremoniei are reguli protocolare deja cutumiare, si anume:

- intrarea si asezarea beneficiarilor - precaderea;

Primii care vor intra in sala sunt cei care urmeaza a primi distinctia. In cazul in care sunt mai multi onorati, se vor respecta anumite reguli ale conferirii in ordine, dupa cum urmeaza:

se va acorda in ordine de la distinctia cu gradul cel mai mare la cea cu gradul cel mai mic;

daca este vorba de acelasi grad al distinctiei, vor primi primele persoanele care au rangul cel mai mare;

urmeaza regulile varstei, persoanele in etate avand prioritate.

Actorii principali vor fi pozitionati astfel incat sa aiba o pozitie privilegiata si sa poata fi vazuti de toti participantii.

Una dintre cele mai importante activitati de protocol este reprezentata de dineuri si receptii. Insemnatatea lor consta in caracterul lor de liant al comunicarii interpersonale a participantilor si un prilej al intalnirilor informale reciproce, neoficiale. Exista o delimitare intre receptii si dineuri, care insa nu este stricta, si anume: dineurile presupun ca regula asezarea la masa, presupun discursuri si un numar mic de invitati, se organizeaza doar seara, se pot face la gazda acasa, in timp ce, receptiile se pot organiza indiferent de ora, au la baza bufetul suedez, nu presupun ordine de precadere si nici discursuri (desi nu le exclud), presupun un numar mare de invitati, de peste 100. Aceste caracteristici se pot imbina, motiv pentru care nu putem vorbi de existenta unor clisee tip in ceea ce le priveste. Fiind insa vorba de actiuni de protocol, acestea sunt supuse unor uzante generale. Mai precis, cu privire la organizarea actiunii trebuie stabilit locul de desfasurare, trebuie intocmit programul si stabilita lista de invitati (dupa care urmeaza lansarea invitatiilor), si perfectate alte elemente organizatorice: locurile de parcare, pozitionarea personalului de indrumare, garderoba, locul de primire din partea gazdei etc. Cu privire la meniu, alegerea felurilor de mancare presupune cateva reguli:

de preferinta meniul va cuprinde acele preparate a caror pregatire si pastrare nu vor avea de suferit in urma situatiilor neprevazute;

respectarea traditiilor culinare prin asigurarea produselor si a modului de servire clasic in asemenea situatii;

servirea cafelei in salon pentru a se putea fuma;

respectarea optiunilor religioase - nu se va servi carne de porc pentru oficialii de religie musulmana sau vita pentru hindusi etc.

meniul va respecta conditia sociala a invitatiilor -nu se pot servi la dineuri sau receptii produse de casa. Acest lucru nu exclude insa bucataria traditionala, ce presupune o exprimare mai adecvata.

Uzantele in cadrul dineurilor si receptiilor vizeaza: decorarea mesei (simpla si eficienta), precaderea servirii, preparatele se mananca fiecare in felul sau specific (de pilda, icrele nu se pot pune cu lingura in farfurie, ci numai pe tartine), tinuta la masa cu spatele drept, cu mainile la nivelul mesei, nu se pot pune coatele pe masa, nu se apleaca asupra farfuriei pentru ca dineul presupune conversatie, iar aceasta pozitie respinge eventuala abordare. Alte uzante tin de bunul simt in sens propriu: intrarea si asezarea publicului, intrarea persoanei oficiale care confera, citirea actului de conferire, inmanarea diplomei si a insemnelor, intonarea imnului, ciocnirea cupei de sampanie - este un moment protocolar obligatoriu, dar fara caracter oficial.

Incheiem aceasta succinta prezentare a catorva activitati protocolare, cu precizarea faptului ca o actiune protocolara reusita este o simbioza. Respectarea regulilor referitoare la modul de tratare a personalitatilor in functie de locul lor in ierarhie, de precaderea fiecareia fata de celelalte sau de reciprocitatea raporturilor lor foloseste scopului protocolar, dar nu este destul pentru reusita unui eveniment oficial. Acestor reguli trebuie sa li se adauge indeplinirea normelor care tin de eticheta, politete si bune maniere, in general. Deferenta ca si respectul nu cuprind doar obligatii, ci si atentii care dezvaluie personalitatea gazdei si exprima stima pe care o acorda interlocutorului sau. O actiune protocolara incununata de succes este rezultatul simbiozei acestor elemente, care concura la punerea in evidenta a sensului pe care trebuie sa-l aiba un eveniment al vietii publice.

Unii s-ar putea crede autorizati sa ignore protocolul, eticheta, sau chiar politetea, argumentand ca este vorba de norme perimate, fata de care nu suntem obligati sa ne supunem. Preocuparea pentru aceste probleme ar echivala cu aceea de a trezi la viata in mod artificial, niste piese de muzeu. Cum ne atrage atentia Louis Dussault in lucrarea amintita deja, este totusi semnificativ faptul ca, in timpul razboiului din Golf, seful operatiilor militare, generalul Norman Schwarzkopf, a tinut seama cu multa grija de delicatele probleme religioase specifice liderilor din acea regiune, mai ales in ceea ce-i privea pe sauditi, langa care isi instalase cartierul general. A acordat, de asemenea, cea mai mare grija relatiilor sale cu sefii contingentelor aliate. Regresand mult in timp, imparatul Bizantului punea atelajul sau la dispozitia ambasadorilor tarilor vecine sau indepartate, prietene sau chiar inamice, de indata ce acestia ajungeau la portile cetatii, pentru a fi condusi la palatul unde ii astepta. Nu era doar un gest protocolar, ci si un mod de a asigura securitatea oaspetelui. Caleasca, escortata de un detasament al Jandarmeriei regale, care duce un nou ambasador sa-si prezinte scrisorile de acreditare guvernatorului general din Ottawa sau limuzina guvernamentala care il asteapta la sosirea sa pe aeroportul Sainte-Foy, pentru a face vizitele de curtoazie autoritatilor din Quebec, toate acestea se inscriu in aceeasi succesiune istorica a consideratiei acordate unei personalitati care isi asuma o responsabilitate a vietii colective, personificand un simbol. Prin urmare, formele si mijloacele se pot schimba, necesitatile raman aceleasi.

Cate piete n-au ramas oare inabordabile unor oameni de afaceri care n-au stiut sa tina seama de obiceiurile unuia sau altuia dintre omologii lor straini? E mai mult ca sigur ca un cumparator nu e solicitat numai de o singura persoana, ci si de alti furnizori de bunuri si servicii. Pentru fiecare industrias care incearca sa convinga, exista cel putin inca doi concurenti care ofera aceleasi lucruri la un pret comparabil. In acest caz, determinanta va fi calitatea relatiei existente. Sa urmam exemplul iezuitilor, care au plecat ca si alte comunitati religioase in secolul XVI sa converteasca China si au fost singurii care nu au fost izgoniti. Ei se informasera cu multa grija asupra obiceiurilor Imperiului de Mijloc inainte de a se stabili acolo, iar pe parcursul sederii lor au fost foarte atenti sa nu-si nemultumeasca niciodata gazdele prin lipsa de respect fata de normele locale. Membrii acestui ilustru ordin au dat dovada de altruism si de multa intelepciune - ambele castiga spiritele si deschide inimile.

Stabilirea unui contact, mentinerea sau intreruperea lui tin de capacitatea de a intelege semnele, de a le decoda si de a le respecta. Limbajul protocolului si al etichetei evolueaza. Ca in orice comunicare, e indicat sa avem grija sa evitam un vocabular depasit sau sa impunem unul nou, al carui sens, prea personal, ar fi ermetic si eventual socant, pentru ca ar fi de neinteles sau, si mai rau, gresit interpretat. Daca trebuie sa stim sa distingem ce este util si ce nu, ce este semnificativ si ce nu, trebuie sa stim si sa propunem formule care sa intruneasca unanimitatea.

Arta de a stapani bunele maniere consta in a trai bine si a profita in liniste de bucuriile pe care ti le ofera relatiile cu ceilalti, sau, cel putin, in a beneficia de acestea pe cat se poate. "Protocol, eticheta, politete fac parte din pretul care trebuie platit pentru a mentine armonia intre noi si mediul in care evoluam. Cu cat sunt mai bine cunoscute si asimilate, cu atat impieteaza mai putin asupra libertatii noastre. Inerente vietii in societate, ele insotesc progresul civilizatiei."[1]