COMUNICAREA CU MASS-MEDIA

Intrebare pentru cursanti - De ce este importanta o buna comunicare cu presa ?

Desi fara indoiala extrem de importante, relatiile eficiente cu mass-media reprezinta doar unul dintre elementele unei comunicari institutionale puternice.

Companiile isi impart mesajele in primul rand in doua mari clasificari:

mesaje corporate: sunt mesaje legate de activitatea companiei ca entitate pe piasa.

mesaje de marketing: sunt legate de marcile pe care aceasta le comercializeaza pe piasa.

Calitati care fac o informatie atractiva pentru presa - NEWSWORTHINESS:

Actualitate - oamenii vor sa stie ce este nou; oamenii de PR nu trebuie sa se astepte ca jurnalistii sa fie interesati de informatii perimate, acestea putand constitui cel mult material documentar;

Proximitate - lucrurile care se intampla in imediata lor apropiere suscita interesul oamenilor mai mult decat ceva ce se intampla in afara zonei lor de actiune; acestea sunt cele care sunt susceptibile sa ii afecteze in mod direct intr-o masura mai mare;

Consecinte - oamenii sunt interesati de felul in care un eveniment i-ar putea afecta prin consecintele sale - stiri cu caracter economic apar pe primele pagini sau in deschiderea jurnalelor, in timp ce informatii culturale, de exemplu sunt lasate la urma; informatiile economice nu sunt interesante prin ele insele, ci prin consecintele pe care le antreneaza;

Conflict - stirile care prezinta un element de confruntare se bucura de interes;

Bizarerie - celebra formulare "daca un caine musca un om, acest lucru nu este fapt de presa, dar daca un om musca un caine este o stire"; specialistul PR trebuie totusi sa cantareasca bine consecintele pe care le-ar putea avea difuzarea unei stiri bazate pe elemente de bizarerie, fiindca aceasta ar putea afecta negativ imaginea organizatiei sale sauintimitatea ori securitatea persoanelor implicate;

Sex - stirile care implica elemente cu conotatie sexuala sunt intotdeauna interesante, nu numai atunci cand prezinta delicte sexuale, ci si atunci cand relateaza despre confruntari intre sexe, emanciparea femeilor, copii crescuti de un singur parinte, femei care desfasoara activitati specifice barbatilor, sau invers. In difuzarea unor stiri care implica elemente de ,gen' (gender), specialistul PR trebuie sa fie atent la formulari care sunt ,politically incorrect", cum sunt: ,reprezentante ale sexului slab' sau ,in acest domeniu unde femeile sunt mai putin performante decat barbatii', etc;

Sentimente - elemente de ordin sentimental - simpatie, dragoste, ura, tristete, maine, gelozie, frica, prietenie - constituie un element de interes pentru presa si pentru consumatorii de presa, atat prin ele insele, cat si prin consecintele lor.;

Proeminenta - informatii despre personalitati importante ale vietii publice;

Suspans - stiri cu elemente de suspans sunt la fel de atractive ca si povestirile cu implicatii misterioase (oameni disparuti in accidente sau turisti rataciti prin munti, accidente ale caror cauze nu sunt cunoscute inca etc) ;

Progres - stirile despre investitii, descoperiri, tehnologii noi care ar putea afecta viata oamenilor vor fi cautate in mass-media.

Cateva reguli in lucrul cu presa:

Nu mintiti presa. Niciodata.

Raspundeti mesajelor cu promptitudine.

In locul formulei "no comment" folositi "din pacate nu va pot raspunde la aceasta intrebare acum, dar va pot spune ca.", sau "ceea ce este cu adevarat important este ca."

Daca nu stiti raspunsul la o intrebare, spuneti ca nu aveti acum date respective, apoi documentati-va si trimiteti raspunsul cat mai repede jurnalistului.

Folositi cifre si statistici pentru a va sustine punctele de vedere.

Evitati jargonul si termenii tehnici.

Nu deviati de la subiect.

Nu consumati timpul jurnalistilor cu informatii minore.

Fiti rabdatori. Relatia cu jurnalistii nu se construieste peste noapte si poate ca vor trece cateva luni pana veti vedea rezultatele eforturilor dvs.

Fiti realisti in asteptari: nu toate evenimentele/informatiile sunt subiect de presa.

Fiti la curent cu caracteristicile specifice institutiei media contactate (ce tiuri de subiecte acopera, ore de inchidere a editiei, cine este responsabil pentru ce tip de subiecte etc).

Focusati-va pe valoarea de stire a informatiei dvs. Gasiti carligul sau unghiul favorabil de abordare.

Fiti politicosi: acceptati un raspuns negativ, dar, in egala masura, multumiti pentru unul poziti

Tehnici de influentare a opiniei publice prin intermediul comunicarii scrise

Omul obisnuit (empatia cu cetateanul de rand);

Opinia avizata (obtinerea credibilitatii (prin mediatizarea opiniei unui expert in domeniu);

Talerul balantei (aduna date pentru a le aseza apoi pe acelasi taler al balantei, ignorandu-l pe cel de-al doilea);

Efectul de simpatie (a declara/sugera ca ideea se bucura de sprijin popular, al unui om important sau al unei institutii);

Transferul de credibilitate ( asocierea cu cineva/ceva care se bucura de mare credibilitate);

Valori perene (asocierea cu un concept abstract pozitiv - libertate, democratie, dreptate, accesul la informatie etc.)

Tehnici:

1. Baza de date;
2. Monitorizarea presei;
3. Comunicatul de presa;
4. Stirea de presa;
5. Biografia;
6. Advertorialul;
7. Scrisoarea carlig (pitch letter);
8. Scrisoarea catre editor;
9. Dosarul de presa;
10. Brosura/pliantul;
11. Suportul fotografic;
12. Conferinta de presa;
13. Briefing-ul de presa;
14. Interviul;
15. Participarea la emisiuni;
16. Vizite in redactii;
17. Competitii pentru jurnalisti;
18. Evenimente speciale;
19. Newsletter pentru jurnalisti (ex. DCE - Priorimail);
20. Rapoarte anule transmise anumitor jurnalisti.

Pot fi grupate si in:

genuri ale comunicarii scrise: stirea de presa, comunicatul, biografia, scrisoarea, brosuri/pliante etc;

tehnici de RP - conferinta, briefingul, interviul, evenimente etc.

BAZA DE DATE

Nume organizatie media (agentii de presa, ziare, televiziuni, radiouri, reviste)

Date de contact: adresa postala, telefon, fax, adressa e-mail, site web

Nume director/redactor sef/editor

Nume si functie/departament pentru reporterul specializat + telefon, fax, adresa e-mail directe

Nume fotoreporteri

Periodicitate

Ora de inchidere a editiei (data limita de transmitere a publicatiei

Zona acoperita

Orientare politica

NU UITATI!!!

baza de date trebuie actualizata permanent

realizati o lista scurta de 5-10 reporteri care trebuie tinuti in permanenta la curent cu activitatile organizatiei

MAPA DE PRESA

Informatiile esentiale despre organizatie

O lista cu persoanele care pot fi citate si ariile lor de expertiza

Copii dupa articole pozitive aparute deja in presa scrisa/editoriale favorabile in aria dvs. de activitate

Rapoarte si cercetari relevante si recente

Fotografii + legenda

Pliante, brosuri, buletine informative

Comunicate de presa ale organizatiei

NU UITATI!!!

Mentionati in mod vizibil numele si functia persoanei de contact, adresa si numerele de telefon si fax unde aceasta poate fi gasita

STIREA/COMUNICATUL DE PRESA

In ceea ce priveste durabilitatea stirilor in timp, specialistii deosebesc doua tipuri de stiri:

stiri perisabile din punct de vedere temporal (hard news), care, prin urmare, trebuie publicate cu prioritate: stiri despre accidente, intalniri politice sau de afaceri la nivel inalt, urmari ale unor fenomene naturale etc.;

stiri ceva mai durabile (soft news), care pot fi relatate si dupa trecerea unei anumite perioade de timp fara a-si fi pierdut atractivitatea si care, de regula, sunt incluse in reportaje, relatari, foiletoane si alte asemenea genuri publicistice neincorsetate de factorul timp: stiri despre hobby-uri ale unor persoane, creatii artistice sau stiintifice etc.

Stirea de presa reprezinta modalitatea cea mai la indemana pentru difuzarea informatiilor de actualitate (evenimente care tocmai s-au petrecut, care sunt in desfasurare sau care urmeaza sa aiba loc in viitorul apropiat). Ea este destinata exclusiv publicarii si, de obicei, este preluata si difuzata ca atare de mass-media interesate.

Comunicatul de presa este o forma de difuzare in scris a informatiilor care, spre deosebire de stirea de presa, nu este destinata in primul rand publicarii, ci, mai ales, informarii mass-media. Ca si stirea, comunicatul de presa reprezinta o forma activa de difuzare a informatiei, in care initiativa apartine posesorului acesteia, spre deosebire de interviu de exemplu, in care posesorul informatiei are o atitudine reactiva, de raspuns la initiativa altcuiva. In redactarea si difuzarea unui comunicat de presa, specialistul de relatii publice trebuie sa tina cont de faptul ca, pentru mass-media, comunicatele sunt surse de informatii oficiale.

Reguli:

1. Spuneti tot ceea ce aveti de spus intr-o stire de presa/comunicat in primele paragrafe.
2. Incheierea sa cuprinda doar informatii ne-esensiale, pe care nu va asteptati sa le gasiti in paginile ziarului.
3. Daca doriti sa dovediti ca sunteti profesionisti, avesi o singura solutie: incheiati stirea sau comunicatul cu un citat pe care editorul nu-l poate trece cu vederea, si de care, in realitate CHIAR ARE NEVOIE!

Structura comunicatului/stirii de presa

Structura unui comunicat/unei stiri de presa urmeaza modelul "piramidei rasturnate" Aceasta presupune ca informatiile care compun comunicatul/ stirea sunt ordonate in ordinea descrescatoare a importantei lor, cele mai insemnate informatii aflandu-se in primul paragraf.

Titlul: sa fie scurt (7-8 cuvinte); atragator; sa cuprinda un verb activ; sa fie scris la prezent sau viitor, chiar daca actiunea a avut loc (prezentul istoric). Daca nu puteti scrie un titlu scurt, folositi supratitlul. In presa anglo-saxona verbele sunt de multe ori sacrificate in favoarea unor titluri scurte ('Important MP killed in airplane crash').

Introducerea - primul paragraf. Daca este bine scrisa, va capta atentia cititorului si ii va trezi curiozitatea de a citi si restul. O introducere buna respecta cateva reguli de baza:

nu depaseste un paragraf (aprox. 30 cuvinte) - ne-identat;

raspunde la cat mai multe din cele sase intrebari;

de regula, trebuie sa raspunda la primele patru intrebari (cine, ce, cand, unde);

daca persoana implicata (in evenimentul relatat) nu este foarte cunoscuta, nu este nevoie sa-i dati numele in introducere.

La redactarea introducerii aveti in vedere:

- sa ganditi totul inainte de a scrie;

- sa fie adecvata stirii care urmeaza;

- sa evidentieze ideea principala;

- sa-l faca pe cititor sa continue lectura;

- sa fie cat mai scurta posibil;

- sa fie cat mai simpla posibil;

- in final, sa fie revazut stilul.

Ce anume trebuie evitat cand scrieti introducerea:

1. Introducerea negativa. 'Pana in momentul de fasa, Ministerul de Externe nu poate confirma sau infirma eliberarea celor trei muncitori romani de catre Autoritatea Palestiniana'. Mai bine: 'Autoritatea Palestiniana a anunsat eliberarea celor trei muncitori romani, dar Ministerul de Externe nu a fost instiintat oficial'.

2. Fraza inversata. 'In timp ce se plimbau pe Strada Lunga din centrul orasului Brasov, doi pensionari au fost impuscati mortal astazi.' Mai bine: 'Doi pensionari au fost impuscati astazi in timp ce se plimbau pe Strada Lunga din Braso'

3. Prea multe nume si locuri. 'In adevaratul 'triunghi al mortii' care este intersectia strazilor Stefan cel Mare si Mihai Bravu de la iesirea din Piata Obor din Bucuresti, doua autoturisme s-au ciocnit frontal, noaptea trecuta, si patru persoane au decedat in momentul accidentului sau in drum spre spital.' Mai bine: 'Patru persoane au murit noaptea trecuta intr-un accident de circulatie care a avut loc in periculoasa intersectie a strazilor Mihai Bravu si Stefan cel Mare.'

Cuprinsul - contine cateva paragrafe, fiecare de maximum 30 de cuvinte, in care se dau detalii mai importante despre eveniment.

Reguli de redactare a cuprinsului :

Claritatea, logica si simplitatea trebuie sa fie regulile esentiale in redactarea de materiale destinate difuzarii publice;

raspundeti in cuprins la intrebarile fundamentale la care nu ati raspuns in introducere (de regula, cum si de ce);

atribuiti surselor (persoanelor, institusiilor) afirmatiile facute, citate din declaratii;

identificati persoana/persoanele implicate in eveniment, daca nu ati facut-o in introducere. Identificarea presupune: nume, prenume, varsta, eventual functie;

nu repetati informatii pe care le aveti in introducere;

daca pe tema respectiva a fost publicat anterior un articol, faceti legatura cu acesta;

oferiti alte explicatii privind evenimentul expus in introducere (fapte concrete si de necontestat);

nu va implicati personal in comunicat/stire;

nu folosisi ca verbe pentru atribuirea informasiilor "a crede" sau "a presupune";

utilizati "a spus", "a declarat", "a afirmat";

utilizati, pe cat posibil, acelasi timp verbal (trecut sau prezent, dar nu pe amandoua);

scrieti pentru a exprima, nu pentru a impresiona;

nu adaugati propriile opinii - nu intereseaza pe nimeni;

variati inceputul paragrafelor.

Incheierea - ultima parte care cuprinde detalii mai putin importante, dar care sunt considerate interesante ( de catre dumneavoastra doar) pentru opinia publica.

Greseli tehnice care se pot face :

sa trimiteti comunicatul la cine nu trebuie, sau la cine trebuie, dar prea devreme sau prea tarziu;

sa nu transmiteti informasii relevante;

comunicatul este prea lung; ideile principale trebuie sa fie date in paragrafele principale, urmate de texte explicative, introduse in ordinea descrescatoare a importantei;

subiectul nu este vizibil, evident, stirea fiind transmisa, de fapt, la sfarsit;

nu sunt indicati destinatarii;

informatiile nu sunt complete;

textul este poluat de clisee sau vorbe goale;

afirmatiile sunt lipsite de substanta.

Odata redactat, comunicatul de presa trebuie verificat minutios din punct de vedere al corectitudinii formale si de fond, al acuratetei. Corectitudinea unui document difuzat de o anumita organizatie spune multe despre reputatia pe care ea o are sau vrea sa si-o construiasca. Asadar, specialistul de relatii publice va trebui ca, in final, sa verifice o serie de elemente, astfel incat acestea sa nu contina erori privind:

faptele: trebuie evitata orice eroare in ceea ce priveste relatarea faptelor propriu-zise, de aceea este bine ca autorul sa verifice de cel putin doua ori informatiile pe care le-a obtinut; data, ora, locul, imprejurarile in care s-a produs un eveniment, participantii, numele si functiile exacte ale acestora, adrese sau numere de telefon care urmeaza sa apara in stire, toate aceste lucruri trebuie verificate temeinic inainte de a fi difuzate;

corectitudinea gramaticala si ortografica nu toate redactiile au oameni si timp pentru a "vana" si corecta greselile de acest fel facute de cei care furnizeaza informasii. De multe ori, informatiile sunt preluate ca atare sau sunt supuse doar unei prelucrari foarte sumare. Prin urmare, autorul trebuie sa verifice, cu dictionarul si cu indreptarul ortografic si ortoepic in mana, orice cuvant care nu-i este familiar, orice expresie asupra corectitudinii careia are dubii, orice constructie gramaticala de care nu este prea sigur. De asemenea, trebuie verificata corectitudinea denumirilor de institutii, a numelor de persoane, a denumirilor geografice etc.;

cifrele cele mai frecvente greseli apar in cazul cifrelor, care sunt trecute cu vederea la corectura. Prin urmare, o eroare de dactilografiere care adauga sau omite un 0, de pilda, poate avea uneori consecinte dramatice. De asemenea, autorul nu trebuie sa introduca in text cifre doar pentru a crea impresia exactitatii, atata timp cat nu stie pe deplin care este semnificasia lor;

corectitudinea exprimarii (stilul) evitarea cacofoniilor, a tautologiilor, a repetitiilor, a constructiilor frazale lipsite de subiect sau de predicat, a barbarismelor, a prescurtarilor si elementelor de jargon cu care publicul nu este familiarizat s.a.m.d. trebuie sa constituie o preocupare deloc neglijabila a specialistului de relatii publice care redacteaza un comunicat/o stire de presa;

injuriile (calomnia) trebuie evitate cu desavarsire constructiile cu potential injurios sau calomnios, deoarece acestea pot genera chiar actiuni in justitie din partea celui care a fost subiect al afirmatiei injurioase. Astfel, propozitia Daniel Popescu este un om cam prost trebuie eliminata din textul unei stiri de presa daca ea apare acolo sub aceasta forma; in locul ei, trebuie introdusa o formulare bazata strict pe fapte, de genul Daniel Popescu are un coeficient de inteligenta nu prea ridicat, dupa cum au relevat testele efectuate saptamana trecuta

organizarea continutului: comunicatul/stirea trebuie sa fie organizat/a intr-o schema logica. Utilizarea metodei "piramidei inversate" in organizarea comunicatului/stirii, precum si folosirea elementelor de legatura adecvate, pentru a da cursivitate relatarii, fac ca mesajul sa aiba o mare claritate;

includerea informatiilor de fond: cel la care va ajunge in final comunicatul/stirea de presa trebuie sa aiba elementele necesare pentru a putea judeca evenimentul relatat in cunostinta de cauza. Astfel, daca vom reda punerea in functiune a unei centrale nucleare si vom spune doar ca la pornirea centralei, toate ledurile de avarie s-au aprins, informatia va fi incompleta cu privire la cauze; asadar, va trebui sa spunem cititorului/ascultatorului/telespectatorului ca datorita faptului ca nu fusesera facute toate verificarile necesare inainte de pornire, asa cum era prevazut in specificatia tehnica, la pornirea centralei toate ledurile de avarie s-au aprins

atribuirea: este bine ca informatiile importante din continutul unei stiri de presa - cu exceptia, bineinseles, a celor evidente pentru toata lumea, cum ar fi faptul ca pamantul e rotund - sa fie atribuite unei surse credibile si usor de verificat. Afirmatia Gheorghe Ionescu a fost internat in spital in stare grava, in urma unui accident de circulatie suna mai convingator daca provine de la o autoritate medicala: "Gheorghe Ionescu a fost internat azi-dimineasa in stare grava in spitalul nostru, in urma unui accident de circulasie", a spus dr. Vasile Popescu, seful sectiei reanimare din Spitalul judetean Vaslui

deplinatatea: autorul stirii de presa trebuie sa caute sa raspunda la toate intrebarile pe care si le-ar putea pune cititorul/ascultatorul/telespectatorul. El trebuie sa redacteze stirea din perspectiva destinatarului acesteia. O stire de genul  In curand pensionarii vor putea sa-si cumpere alimente la preturi mai mici de la noile magazine economat  va trezi in mod inevitabil anumite intrebari: cand anume se vor deschide aceste magazine? Cat de mici sunt preturile? Prin urmare, autorul va trebui sa raspunda de la bun inceput acestor intrebari: Incepand cu 1 august, 2002, in fiecare sector al capitalei se va deschide cate un magazin tip economat, pentru pensionari. Preturile produselor de baza in acest tip de magazine sunt cu 10-15% mai mici decat in magazinele obisnuite. Astfel painea va costa numai 2800 de lei, laptele 12000, iar ouale 1200 de lei bucataetc.

obiectivitatea opiniile personale, presupunerile, speculatiile autorului nu-si au locul in relatarea unui fapt de presa. Ele pot fi redate doar atunci cand sunt atribuite unor persoane implicate in evenimentul relatat. Astfel, autorul nu poate scrie ca Elevul Constantin Ionescu a facut o lucrare excelenta la olimpiada de matematica, deoarece aceasta este o opinie a sa si, prin urmare, o abdicare de la regula obiectivitatii. In schimb, daca il citeaza pe un membru al comisiei care a verificat lucrarile la olimpiada, aceasta afirmatie nu va afecta cu nimic obiectivitatea stirii: Profesorul George Vasilescu considera ca "elevul Constantin Ionescu a facut o lucrare excelenta la olimpiada de matematica"

impartialitatea atunci cand este vorba de o chestiune controversata, autorul trebuie sa reproduca argumentele tuturor partilor implicate in controversa. In caz contrar, va exista suspiciunea ca, in realitate, autorul face jocurile uneia dintre taberele care se confrunta.

SCRISOAREA CARLIG (PITCH LETTER)

Este o 'adevarata' scrisoare de vanzari. Scopul ei acela de a atrage interesul unui editor sau reporter in a scrie un anumit reportaj, articol, sau de a lua un interviu pe o anumita tema. Cele mai bune scrisori sunt cele scurte si la obiect, care au un caracter evocator si incitativ (provocator, cate odata) prin atasarea carligului ('clenci'-ului) de relatii publice.

Unii profesionisti au inlocuit acest gen de scrisori cu un produs pe care il considera mai direct, realizat in asa-numitul format de 'media alert', caracterizat de paragrafe scurte, care au ideile subliniate prin introducera bullet-urilor (bumbi), urmarind sa raspunda foarte sintetic si exact la cele cinci intrebari fundamentale care ii preocupa pe editorii si redactorii de stiri (cei 5'W': cine, ce, unde, cand, de ce). Premisa de la care se pleaca in aceasta noua abordare este aceea ca media alert-ul 'vorbeste' presei in limba pe care aceasta este antrenata sa o accepte.

Exemplu: scrisoarea adresata presei de un preot, fondator al asociatiei Convenant House (destinata ajutorarii copiilor strazii din New York), care era acuzat in mass-media de proasta intrebuintare a fondurilor si de hartuirea sexuala a copiilor.

'Va rog sa cititi ceea ce am sa va spun!

Copiii sunt vanduti.

Trupurile si mintile lor sunt corupte.

Sunt fortati sa duca o viata de abuz si degradare.

Unde?

In India? Uganda? Peru?

Nu!

Ci chiar aici, in New York.

Convenent House s-a nascut pentru a raspunde nevoilor acestor copii ai strazii.

Vreti sa va alaturati mie si sa ma ajutati in aceasta munca?'

Un astfel de limbaj, care se adreseaza inimii, trezind compasiunea cititorului este tipic pentru o scrisoare buna.

UTILIZAREA FOTOGRAFIEI IN PRESA SCRISA

Un dicton utilizat in lumea presei sustine ca "o fotografie buna poate spune mai mult decat 1000 de cuvinte". Pentru a fi expresiva si, deci, utilizabila in presa, o fotografie trebuie sa aiba un element dominant sau centru de interes, reprezentat de motivul sau scopul pentru care a fost facuta fotografia. De obicei, acesta va fi elementul dominant sau, cel putin, cel care va ocupa cea mai mare suprafata a fotografiei; el trebuie sa se caracterizeze prin actiune: trebuie sa produca privitorului o senzatie dinamica, senzatia unei actiuni, nu a unui eveniment static. O fotografie trebuie sa aiba un singur centru de interes.

In ceea ce priveste subiectul fotografiei, acesta poate fi o persoana sau un grup de persoane, precum si animale, obiecte neinsufletite etc. Atunci cand are un subiect uman, o fotografie trebuie sa arate:

identitatea acestuia (ochii). Este esential contactul vizual corespunzator cu subiectul; fotografia trebuie sa surprinda ambii ochi ai subiectului, fie din fata, fie din semiprofil. Privirea subiectului trebuie sa fie indreptata inspre punctul (locul) in care se petrece actiunea, nu spre aparatul de fotografiat. Pentru presa, vor fi interesante fotografiile care surprind expresii faciale ale unor stari psihice: atensie, concentrare, emotie, bucurie, tristete etc. Mass-media apreciaza fotografiile persoanelor care au o reputatie mondiala, nationala sau cel putin locala;

actiunea (mainile sau picioarele subiectului). Subiectul trebuie sa fie implicat activ intr-o actiune care trebuie sa apara in cadru: mainile facand ceva sau picioarele, atunci cand ele sunt implicate in efectuarea actiunii. Actiunea poate fi fizica, faciala sau implicita. Ea nu trebuie sa fie mascata (ascunsa) de alte obiecte care intervin in plan apropiat, cum ar fi instrumente, echipamente tehnice, unelte etc.;

elementele de sustinere a actiunii (colegi, animale, unelte utilizate, aparatura, instrumente etc.). Atunci cand acestea pot adauga un plus de semnificatie si de expresivitate, ele pot aparea in fotografie, fara insa sa stanjeneasca ilustrarea actiunii sau identificarea subiectului, asa cum s-a aratat mai sus.

Atunci cand vrea sa propuna spre publicare unele fotografii, in sprijinul unor materiale scrise de el insusi sau de un jurnalist, specialistul de relatii publice trebuie, in primul rand, sa selecteze acele fotografii al caror centru de interes au legatura cu subiectul materialului scris. Fotografiile alaturate textului nu trebuie sa-l induca in eroare pe cititor sau sa-i provoace confuzii. In acest proces de selectare, specialistul de relatii publice trebuie sa tina seama, de asemenea, de trei factori:

impactul fotografiei: aceasta trebuie sa aiba elemente vizuale puternice, care sa-l atraga si sa-l intereseze pe privitor. Ea trebuie sa produca privitorului o reactie emosionala. De asemenea, imaginea respectiva trebuie sa fie usor de descifrat, de "citit", astfel incat semnificatia ei sa poata fi receptata fara dificultate;

calitatea fotografiei: centrul de interes trebuie situat in zona determinata prin "regula treimilor", iar fotografia trebuie sa aiba calitatile necesare in ceea ce priveste expunerea, contrastul, coloritul, nuantele etc.;

posibilitatile de punere in pagina: o fotografie valoroasa va fi pusa in pagina indiferent ca formatul ei este vertical sau orizontal. Totusi, si acest element trebuie luat in considerare la selectarea fotografiilor.

SCRISOAREA CATRE EDITOR

Modalitate speciala de a transmite editorului unei publicatii nemultumirea in legatura cu modul in care a fost prezentata publicului o activitate, organizatie, persoana etc.

1. Fiti scurt. O pagina format A4, la doua randuri, 60 de semne pe rand este idealul in materie
2. Fiti relevant. Spuneti de la inceput care este problema si definiti-va rapid pozitia (daca nu vreti sa o lasati la sfarsit ca in urmatorul exemplu:'In concluzie, nu suntem de acord cu afirmatia jurnalistului.'). Observati ca acest exemplu este negativ.
3. Fiti rezonabil. Aduceti argumente viabile, motive credibile, pozitii sustinute in mod echilibrat; spuneti ce ganditi, simtiti sau credeti in prima propozitie, si argumentati in urmatoarea
4. Nu recurgeti la atacuri la persoana. Este contraproductiv si poate avea ca efect prelungirea si acutizarea neintelegerilor; de aici si pana la un conflict deschis calea este foarte scurta
5. Utilizati un limbaj elegant. Cel care trebuie sa o citesca va aprecia aceasta abordare. La randul sau, umorul poate avea un rol in sporirea atractivitatii scrisorii si in descretirea fruntilor.
6. Nu va repeziti. Dar nici nu intarziati nejustificat momentul trimiterii scrisorii. Nu scrieti cand sunteti nervos; o scurta pauza poate fi un sfetnic bun.
7. Trimitesi scrisoarea cui trebuie. Verificati daca pe plicul de expeditie este trecuta adresa corecta; utilizarea numelui directorului de programe sau a redactorului-sef confera un plus de atentie ce poate fi un ingredient necesar al reusitei demersului dumneavoatra.

CONFERINTA DE PRESA

Este sau nu cazul sa sustineti o conferinta de presa?

care este importanta activitatilor organizatiei pentru un segment relevant din populatie/comunitate?

care este evenimentul despre care se vorbeste?

subiectul si organizatia prezinta interes pentru presa?

Ora desfasurarii conferintei trebuie sa aiba in vedere:

editiile ziarelor se inchid de obicei la ora 18.00;

Redactiile de stiri au gata buletinele informative de seara in jurul orei 17.00;

Termenul limita pentru predarea materialelor publicistice care intra in sumarul altor emisiuni.

Spatiul de desfasurare:

Luminos, preferabil cu lumina naturala;

Aerisit, racoros vara si calduros iarna;

Accesibil oricaror mijloace de transport (inclusiv publice);

Cunoscut, situat pe cat posibil in zonele centrale ale localitatii;

Permite accesul comod pentru un numar de participanti cu 10-15% mai mare decat numarul invitatilor;

Asigura un nivel de sonorizare corespunzator (statie de amplificare, acustica buna, microfoane);

Asigura echipamentul necesar (prize, prelungitoare, retroproiector, videoproiector, video, televizor etc.)

Selectarea jurnalistilor:

Reprezentativitate: sunt acreditati de o institutie de presa care are audienta, tiraj, sistem de difuzare adecvat cerintelor;

Specializare: sunt cunoscuti in mediul jurnalistic pentru preocuparea constanta fata de anumite subiecte, inclusiv cel propus de organizatori;

Istoric de relationare: a mai participat la conferinte de presa ale organizatiei sau la evenimente similare ale altor organizatii;

Prezenta in baza de date a organizatiei;

Prezenta diverselor tipuri de media, in concordanta cu gradul de interes al subiectului abordat (presa locala/nationala, presa de specialitate/de informare generala, presa scrisa/audio-TV/agentii de presa)

Dosarul de presa:

Comunicatul de presa;

Descrierea organizatiei;

Extrase din presa referitoare la activitatea organizatiei (pot fi insotite si de fotografii si comunicate anterioare ale organizatiei);

Bloc notes si/sau coli de hartie pentru notite, pix;

Obiecte promotionale;

Date statistice revelante referitoare la organizatie, grafice, scheme ilustrative, tabele;

Biografii ale membrilor echipei;

Carti de vizita;

Discursurile vorbitorilor (in masura in care acestea sunt disponibile)

Etapele conferintei:

Primirea jurnalistilor;

Discursul reprezentantului organizatiei/purtatorului de cuvant prin care se declara deschisa conferinta;

Discursurile celor aflati la prezidiu/pannel;

Sesiunea de intrebari din partea presei si raspunsuri (de obicei, in jur de 30 minute; daca nu apar intrebari din partea jurnalistilor, puteti prezenta informatii suplimentare pentru a initia dialogul cu reprezentantii presei);

Inchiderea conferintei (multumiri si invitatia la discutii "informale")

BRIEFING-UL (INTALNIREA CU PRESA)

Scopuri:

Prezentarea catre jurnalisti a unor idei noi, initiative, succese ale organizatorilor, fara a va propune sa determinati publicarea imediata a acestora;

Punerea in contact a jurnalistilor cu echipa manageriala, cu expertii care sustin activitatea organizatiei si cu consilierii acesteia;

Aducerea la zi a informatiilor pe care le detin jurnalistii referitoare la subiectele care au facut parte din agenda lor la un moment dat.

Etape:

Alegerea locului si a momentului desfasurarii;

Redactarea si trimiterea invitatiilor;

Stabilirea reprezentantilor organizatiei care vor fi prezenti si ce vor contine interventiile lor;

Verificarea telefonica a confirmarilor de participare din partea presei.

INTERVIUL

Tipologie:

Interviul in vederea documentarii;

Interviul de opinie;

Interviul pentru stiri;

Interviul pentru o emisiune complexa/talk-show.

Important:

Chiar daca interviul pare o discutie amicala, nu uitati ca jurnalistul trebuie sa isi faca meseria, deci nu oferiti informatii care nu doriti sa se afle;

Daca stiti ceva dar nu stiti sigur, specificati clar ca informatia trebuie verificata;

Daca nu aveti informatii ci doar opinii sau presupuneri, prezentati-le ca atare;

Daca cunoasteti o persoana mai potrivita decat dvs. pentru a oferi informatiile solicitate, indrumati jurnalistul catre acea persoana;

Puteti sugera jurnalistului cadre de filmare care sa vina in sprijinul mesajului dvs.;

Nu incercati sa dati toate informatiile intr-o fraza: spuneti esentialul, lasand jurnalistul sa intrebe;

Daca sesizati erori in informatia pe care o are jurnalistul atrageti-i atentia, politicos dar ferm;

Fiti atenti la limbajul non-verbal;

Vorbiti clar, rar si duceti cuvintele pana la capat;

Priviti intervievatorul, nu spre camera.

ORGANIZAREA DE EVENIMENTE PUBLICE

Beneficii:

Apropie oamenii;

Personalizeaza relatiile;

Faciliteaza schimburi reciproce de idei si informatii;

Trezeste spiritul de echipa;

Favorizeaza crearea si/sau transmiterea unui mesaj unitar;

Pune in evidenta sustinatorii influenti pe care ii aveti de partea dvs.;

Este o buna ocazie de a obtine atentia presei.

Etapele organizarii unui eveniment public:

Determinati scopul;

Determinati durata evenimentului;

Stabiliti programul, planul de pregatire si atribuirea sarcinilor in cadrul echipei;

Selectati vorbitorii (brainstorming, decizie finala, invitarea vorbitorilor);

Selectati locul (analizati variante, inspectati fiecare varianta, selectati, negociati, confirmati);

Invitatiile (elaborati lista, produceti invitatiile, transmiteti invitatiile, realizati lista pentru confirmari);

Selectati firma de catering si faceti aranjamentele pentru "bufet";

Realizati o repetitie cu vorbitorii;

Pregatiti materialele (foi informative, afise, casete, CV-uri, mapa de presa/participare, poze);

Aranjati si verificati logistica evenimentului (echipa, roluri, echipamente etc.);

Dupa desfasurarea evenimentului, transmiteti scrisori de multumire vorbitorilor si participantilor, redactati si transmiteti comunicatul de presa (daca este cazul).