Universitatea Bucuresti

Facultatea de Jurnalism si Stiintele Comunicarii

COMUNICAREA CU PRESA

Conferinta de presa

Intre manifestarile organizate de biroul de presa, conferinta de presa este una din cele mai importante momente. Conferinta de presa constituie "un eveniment cheie in politica de comunicare a unei organizatii. Ea ofera un loc si un moment privilegiat pentru a transmite o informatie de maxima importanta" (C. Darroy si colab., 1990, p. 51).

J. Deshepper (1990, p.71) sustine ca putem organiza o conferinta de presa doar in cazul in care reusim sa raspundem afirmativ la cel putin trei din intrebarile de mai jos:

a) Se bucura organizatia de un prestigiu suficient de mare pentru a atrage un numar reprezentativ de ziaristi?

b) Au activitatile organizatiei o importanta deosebita pentru un segment determinat al populatiei?

c) Este evenimentul in cauza atat de important incat organizatia sa trebuiasca sa se explice in fata publicului in legatura cu el?

d) Subiectul in discutie intereseaza suficient de mult presa pentru a suscita intrebarile ziaristilor?

e) Exista informatii sau pozitii noi care pot fi oferite sau argumentate in fata presei?

In cazul in care subiectul nu este foarte important sau reprezentantii organizatiei nu sunt decisi sa raspunda la toate intrebarile ziaristilor este bine sa se renunte la convocarea unei conferinte de presa si sa se recurga la un comunicat de presa, la un telefon de informare sau la un dosar de presa. Acelasi specialist (1990, p. 72) recomanda ca, in situatia in care organizatia doreste sa prezinte ziaristilor anumite probleme cu un caracter mai tehnic si care nu sunt de o actualitate imediata, sa se organizeze un seminar de presa (o intalnire de o zi) sau un colocviu de presa (mai multe zile si mai multe teme in dezbatere).

In momentul in care, in urma unei evaluari atente, organizatia a ajuns la concluzia ca informatia pe care vrea sa o transmita poate face obiectul unei conferinte de presa, ea trece la organizarea acesteia. Indiferent de marimea organizatiei, de tipul si importanta ei, organizarea unei conferinte de presa trebuie sa tina seama de un plan general, bazat pe urmatoarele etape:

1) pregatirea conferintei

2) desfasurarea conferintei

3) evaluarea conferintei

Pentru a asigura succesul unei conferinte de presa, reprezentantii biroului de presa si purtatorul de cuvant trebuie sa o gandeasca si sa o organizeze pana in cele mai mici amanunte; o conferinta de presa prost organizata, in care informatia nu este interesanta sau in care datele importante au fost gresit prezentate, duce la o mediatizare slaba a evenimentului si poate compromite participarea jurnalistilor la actiunile viitoare ale organizatiei.

1. Pregatirea conferintei de presa

Exceptand situatile de criza, cand conferinta se organizeaza fara nici un fel de preparative prealabile, pregatirea poate incepe cu o luna inaintea evenimentului. In cadrul acestei etape vor fi parcursi urmatorii pasi:

a) alegerea momentului (data, ziua, ora);

b) stabilirea locului de desfasurare;

c) fixarea listei invitatilor;

d) redactarea si trimiterea invitatilor;

e) redactarea documentatiei;

f) elaborarea materialelor ajutatoare;

g) pregatirea reprezentantilor organizatiei care vor participa la conferinta;

h) pregatirea discursurilor sau interventilor acestora;

i) pregatiri si verificari de ultima ora.

1.1. Alegerea momentului

Unul din elementele de baza, care poate asigura succesul sau insuccesul conferintei, este data la care ea se va desfasura. Daca momentul ales este concurat de alte evenimente, ziaristii vor fi atrasi de ceea ce considera ei a fi mai important si s-ar putea ca acea conferinta sa fie sortita esecului.

In stabilirea datei la care urmeaza sa aiba loc o conferinta de presa trebuie sa se tina seama, in primul rand, de perioadele defavorabile: alegeri locale si generale, mari dezbateri parlamentare, evenimente importante care au fost anuntate cu mult timp inainte (vizita unui presedinte strain, festivaluri artistice, crosuri sau defilari, deschidera anului scolar sau universitar, greve etc), expozitii si targuri nationale si internationale, sarbatori laice sau religioase, aniversari nationale etc. In aceste perioade jurnalistii sunt extrem de solicitati si exista intotdeauna riscul ca ei sa nu poata onora invitatia organizatiei. De asemenea, este bine sa se evite perioadele in care redactiile au un program mai relaxat (vacante, sarbatori religioase ori laice, zile libere), deoarece in aceste perioade numarul jurnalistilor disponibili este foarte redus.

1.2. Stabilirea locului de desfasurare

Cel mai adesea reprezentantii biroului de presa se confrunta cu urmatoarea intrebare: unde este mai bine sa se organizeze conferinta - la sediul organizatiei sau intr-o sala speciala (de obicei inchiriata)? Este greu de precizat care localizare prezinta mai multe avantaje; mai simplu este sa prezentam cerintele majore la care trebuie sa raspunda sediul unei conferinte de presa, urmand ca, prin analiza acestora, fiecare sef de birou de presa sau fiecare purtator de cuvint sa adopte strategia adecvata.

Cadrul ales trebuie sa fie agreabil si conform cu imaginea pe care organizatia vrea sa o dea despre ea insasi; nici opulenta ostentativa si nici rigoarea monahala nu sunt recomandate. Locul respectiv trebuie sa poata fi identificat usor si gasit repede de catre ziaristi (de aceea sunt preferate zonele sau salile deja cunoscute), sa fie accesibil, atat pentru cei care vin cu masina (existenta unei parcari proprii este indispensabila), cat si pentru cei care folosesc transportul in comun si sa fie situat cat mai aproape de centrul orasului. Sala trebuie sa fie suficient de mare pentru a gazdui confortabil pe toti participantii la conferinta. Dimensiunea ei se va alege in functie de numarul estimat al participantilor.

In unele situatii, discursul reprezentantului organizatiei poate fi insotit de materiale ajutatoare: diapozitive, casete video, slide-uri. Evident, sala trebuie sa fie dotata cu aparatura necesara: retroproiectoare, videorecorder si monitor TV, ecrane, etc. Totodata este bine sa verificati daca sala are draperii sau jaluzele, pentru a putea asigura intunericul in timpul proiectiei.

Langa sala in care se desfasoara conferinta trebuie sa mai existe o incapere destinata ziaristilor ("camera presei"), care sa fie dotata cu telefon, fax, copiator, eventual calculator sau masina de scris. In felul acesta se asigura reporterilor conditii optime pentru a redacta in viteza si pentru a transmite rapid un material, astfel incat acesta sa prinda pagina de a doua zi.

De asemenea, organizatorii trebuie sa prevada o incapere sau un spatiu suficient de izolate de zgomotele exterioare, unde un reprezentant sau o personalitate a institutiei gazda sa poata da interviuri radio sau de televiziune, inainte sau dupa conferinta.

1.3. Stabilirea listei invitatilor

Un alt element de care depinde succesul unei conferinte de presa este alegerea jurnalistilor: important nu este ca sala sa fie plina-ochi, ci ca in sala sa se afle ziaristii specializati si direct interesati de subiectul conferintei. Jurnalistii invitati din greseala sau din dorinta de a "avea un public" vor fi nemultumiti pentru ca au pierdut timpul degeaba si vor pastra o amintire neplacuta in legatura cuorganizatia dumneavoastra. In plus, persoanele invitate trebuie sa reprezinte publicatiile sau posturile de radio ori televiziune care se adreseaza publicului specific pe care organizatia vrea sa-l informeze.

Reprezentantii birourilor de presa nu trebuie sa uite nici o clipa ca ei "nu invita ziare, ci jurnalisti; aceasta inseamna ca ei trebuie sa defineasca in mod precis tipul de informatie pe care doresc sa o transmita si sa deduca din aceasta definitie care sunt jurnalistii interesati" (Ch. Schneider, 1990, p. 134). Pentru a completa lista cu invitati este necesar sa se consulte fisierele de presa; in aceasta situatie, toate publicatiile si posturile trebuie sa fie plasate pe picior de egalitate, fara sa se tina seama de tirajul ori audienta lor, de renume sau de afinitatile celui/celor care organizeaza conferinta. Daca este neglijata o publicatie sau un post exista riscul iritarii unor jurnalistii si declansarii unor focare de tensiune si, chiar, inamicitie.

1.4. Redactarea si trimiterea invitatiilor

Dupa cum am aratat in capitolul "Comunicatul de presa", invitatiile sunt un tip aparte de comunicate, care se redacteaza si se trimit presei cu scopul de a-i anunta si a-i invita pe jurnalisti la un anumit eveniment. In consecinta invitatiile trebuie sa contina principalele elemente ale unui comunicat de presa:

1) sigla organizatiei (invitatia se tipareste pe hartie tip, care are in antet numele, in clar, al organizatiei, adresa, telefonul, faxul);

2) numarul de inregistrare al invitatiei;

3) data emiterii;

4) cuvantul "Invitatie", inaintea titlului;

5) titlul; este indicat ca in acesta sa apara numele organizatiei, pentru ca el sa se intipareasca bine in mintea jurnalistului invitat, precum si motivul pentru care se organizeaza conferinta. Ex: "Organizatia neguvernamentala PENTRU COPIII NOSTRI organizeaza o conferinta de presa cu ocazia inaugurarii complexului PRO FAMILIA in judetul Bacau"

6) textul invitatiei trebuie sa cuprinda urmatoarele precizari:

a) persoana sau organizatia care invita (de obicei invitatia este facuta de directorul sau presedintele institutiei); numele acestora se scrie in intregime iar functia este prezentata in detaliu. Ex: D-l Valerian Cornelius Pop, director general al trustului de presa "Mesagerul banatean" are deosebita bucurie de a va invita la

b) subiectul conferintei (acesta va fi prezentat in cateva randuri, subliniindu-se importanta, intersul, noutatea temei aflata la ordinea de zi;

c) personalitatile reprezentative ale organizatiei care vor participa la conferinta;

d) momentul desfasurarii conferintei (data, ziua, ora);

e) locul de desfasurare (adresa exacta: oras, strada, numar, etaj, sala); daca este cazul se va include o mica harta cu strazile principale din apropierea locului unde se desfasoara conferinta, indicandu-se statiile proxime de autobuz, tramvai, metrou si locurile de parcare convenabile;

f) data limita de confirmare a participarii;

g) numele, functia si semnatura celui care invita;

h) adresa, telefonul/faxul biroului de presa, precum si numele persoanei ce poate fi contactata pentru informatii suplimentare sau pentru confirmarea participarii;

i) existenta (daca este cazul) a unui lunch sau cocktail dupa conferinta;

Nu trebuie uitat faptul ca, la o conferinta de presa, reprezentantii mass media sunt invitati, nu convocati. De aceea tonul trebuie sa fie cald, amabil, politicos, dar fara excese de formule de politete. In acelasi timp, invitatia trebuie sa respecte stilul jurnalistic, folosind fraze scurte si concise. Ea trebuie sa fie explicita, completa si motivata, capabila sa starneasca interesul jurnalistilor si dorinta de a participa la acea intalnire.

1.5. Redactarea documentatiei

Materialul de sprijin se refera la texte cu caracter documentar, fotografii, grafice, diagrame etc, care pot fi distribuite odata cu trimiterea invitatiilor, ca dosare de presa, sau dupa terminarea conferintei de presa. In acest caz, se pun doua intrebari: cat material tiparit produci?, cand si unde il distribui?

Dosarul de presa va fi inmanat tuturor gazetarilor, la intrarea in sala de conferinta, sau va fi trimis la redactie, a doua zi, pentru jurnalistii care au absentat. Dosarul nu trebuie sa fie supra-incarcat cu materiale inutile: nu volumul conteaza, ci continutul, adica bogatia si noutatea informatiei. Dosarul nu are scopul de a satura reporterii cu materiale publicitare, ci de a le oferi cat mai multe date despre activitatea organizatiei respective, astfel incat acestia sa-si realizeze cat mai bine articolele lor.

In general, un dosar de presa trebuie sa contina:

- sumarul (cuprinsul) dosarului;

- declaratia de principii ("mission statement"), adica un text scurt, format din cateva fraze, care prezinta campul de activitate si obiectivele organizatiei;

- prezentarea subiectului conferintei;

- un scurt istoric al organizatiei (data de infiintare, realizari deosebite, personalitati, dovezi ale recunoasterii sau prestigiului dobandit etc);

- prezentarea celor mai importante activitati ale organizatiei;

- organigrama organizatiei (structura departamentelor, echipa de conducere)

- audit, raport bugetar, proiect de buget;

- proiecte si strategii de viitor;

- lista persoanelor care vor repartiza organizatia la conferinta de presa ( nume, prenume, titlul complet, functia), insotite de scurte date biografice si de fotografii recente;

- un logo (usor de reprodus), fotografii, diapozitive;

Aceste materiale vor fi insotite de anexe care vor cuprinde grafice, diagrame, statistici, planuri sau fotografi ale unor obiective care fac obiectul conferintei de presa, alte elemente ilustrative.

1.6. Pregatirea materialelor ajutatoare

Discursul reprezentantului organizatiei trebuie sa fie insotit de elemente vizuale: filme, planse, grafice, diapozitive, embleme, machete, panouri cu fotografii, diagrame etc. O plansa cu un logo bine ales in raport cu evenimentul prezentat, scoate in evidenta aspectele cele mai importante ale mesajului pe care organizatia doreste sa-l transmita si ii ajuta pe jurnalisti sa sesizeze semnificatia profunda a pozitiei, initiativei, actiunii sau strategiei pe care conferinta le prezinta.

1.7. Pregatirea discursului

De cele mai multe ori reusita unei conferinte este asigurata de prestatia celui care reprezinta organizatia; un argument important in efortul sau de a se impune in fata jurnalistilor este oferit de calitatea discursului sau: "Un discurs poate fi o unealta puternica de comunicare. El trebuie pregatit pentru a fi ascultat de participanti, nu citit de acestia. El trebuie sa fie adecvat audientei, sa fie specific in continut, sa genereze o reactie, sa aiba un obiectiv bine definit si sa se integreze in timpul alocat" (D.L. Wilcox, L.W. Nolte, 1990, p. 364). Un discurs cu asemenea calitati presupune munca unor persoane specializate, care trebuie sa aiba cunostiintele si aptitudinile necesare, sa cunoasca bine tema in chestiune, scopul discursului si persoana care il va rosti.

D.L. Wilcox si colab (1992, p. 598-599) identifica urmatoarea lista de caracteristici:

trebuie sa spuna ceva despre lucrurile care au o valoare, care dureaza; chiar daca are umor, chiar daca isi propune sa relaxeze, el trebuie sa fie construit in jurul unei chestiuni semnificative;

trebuie sa aiba atat continut, cat si stil; el trebuie sa poate trece de "testul usii": dupa ce au asistat la discurs, dupa ce au iesit din sala de conferinte, dupa ce au participat la cocktail, dupa ce au vorbit cu alti colegi, dupa ce au indeplinit diverse sarcini de serviciu, seara, atunci cand sotiile lor ii intreaba ce s-a discutat la conferinta, participantii trebuie sa fie capabili sa-si reaminteasca ideile majore ale discursului si sa le poata reproduce cu usurinta;

trebuie sa se concentreze pe cel mult 2-3 teme;

trebuie sa fie centrat pe fapte; informatia respectiva trebuie sa poata ilustra tema, ea trebuie sa aiba acuratete: aceasta calitate se obtine selectand si verificand cu atentie informatiile care vor fi reproduse in discurs;

trebuie sa-si adecveze stilul si continutul la specificul audientei;

trebuie sa fie clar: daca ascultatorii nu inteleg ce spune vorbitorul, toata lumea isi pierde timpul de pomana; cei mai mari dusmani ai claritatii sunt frazele complicate, jargonul, informatiile excesiv de tehnice.

Dupa ce a fost scris, discursul va fi dat vorbitorului, pentru ca acesta sa-l citeasca, sa faca modificari, sa scota sau sa adauge unele pasaje. Aceasta etapa este extrem de importanta, pentru ca vorbitorul trebuie sa regaseasca in textul respectiv propriul sau stil si propriile sale puncte de vedere; de asemenea, el trebuie sa se familiarizeze cu discursul pe care il va rosti, sa-l inteleaga si sa-i simta ritmul specific. Pana la momentul in care discursul va deveni o expresie "naturala" a personalitatii vorbitorului, se pot realiza doua-trei variante succesive (uneori chiar mai multe, in functie de exigenta vorbitorului si de priceperea celui care scrie textul). Pentru ca aceasta operatie de punere in accord sa reuseasca repede si bine, este necesar ca cei doi (vorbitorul si autorul textului) sa petreaca mai mult timp impreuna. Din nefericire, putini conducatori de organizatii inteleg importanta acestui lucru; majoritatea asteapta discursul, fara sa fi avut nici o intrevedere cu cel care il scrie si, in final, sunt mirati ca audienta nu le acorda atentie si cred ca vina apartine in exclusivitate autorului textului. De fapt, ei ar trebui sa inteleaga ca nu pot fi convingatori daca ei nu cred in ceea ce spun si nu pot crede in ceva care nu a fost lucrat in comun cu specialistul din relatii publice.

1.8. Pregatirea reprezentantilor organizatiei care participa la conferinta

Reusita unei conferinte depinde, in mare masura, de alegerea si pregatirea celor care vor tine discursuri si vor raspunde la intrebarile gazetarilor.

In majoritatea cazurilor este ales directorul (conducatorul) organizatiei, deoarece el este considerat persoana cea mai reprezentativa. In plus, ziaristii apreciaza o asemenea alegere, stiind ca un citat din discursul celui care reprezinta cea mai inalta functie de conducere da mai multa greutate materialului jurnalistic. Aceasta alegere nu trebuie considerata nici ca venind de la sine si nici ca obligatorie; de fapt, la baza selectiei trebuie sa stea alte criterii, a caror respectare asigura succesul "iesirii la rampa" a reprezentantului organizatiei.

Dupa D.L. Wilcox si L.W. Nolte (1990, p. 351), "persoana ideala este aceea care cunoaste bine subiectul, care poseda o voce si o infatisare care o ajuta sa faca o impresie buna si care da dovada de abilitati in comunicarea orala".

Pregatirea celui care va aparea in fata jurnalistilor (si, prin acestia, in fata opiniei publice) nu se opreste aici. In orice conferinta de presa exista doua momente importante: discursul pe care il tine reprezentantul organizatiei si dialogul pe care acesta il are cu jurnalistii, atunci cand raspunde la intrebarile puse de ei. Pentru fiecare moment persoanele selectate trebuie sa faca o pregatire serioasa, cu oameni specializati (de obicei membrii ai biroului de presa).

Aceste antrenamente solicita timp si rabdare; adeseori se poate ajunge la simularea unei intregi conferinte de presa (reprezentantul organizatiei este pregatit pentru dezbaterea unei probleme; membrii biroului de presa imagineaza intrebarile cele mai dificile si joaca rolul jurnalistilor; exercitiul este inregistrat video; inregistrarea este vazuta si revazuta, interventiile sunt comentate, iar imperfectiunile de exprimare sau comportament sunt semnalate pentru a fi eliminate).

Mai multe indicatii de acest fel, sintetizate din diferite lucrari de specialitate, pot alcatui un fel de "decalog" al reprezentantului organizatiei in intalnirile sale cu presa:

sa fie relaxat si onest;

sa adopte o adresare directa, sa alterneze momentele in care vorbeste cu un ton mai ridicat cu cele in care tonul este scazut;

sa aiba o exprimare concisa: jurnalistii aleg intotdeauna citatele scurte si la obiect;

sa nu utilizeze jargonul sau termenii prea tehnici;

sa nu isi inceapa discursurile cu aprecieri legate de intrebare (de tipul: "da, este o intrebare grea, interesanta, placuta"; "ma bucur ca mi-ati pus aceasta intrebare"), deoarece asemenea comentarii pot irita pe jurnalistii ale caror intrebari nu au beneficiat de aceleasi calificative;

sa nu foloseasca formula "no coment" (nu comentez), daca nu este sigur ca va putea preciza de ce nu poate discuta despre subiectul respectiv;

sa nu fie defensiv: raspunsurile trebuie sa fie pozitive;   

sa evite schimburile verbale violente cu jurnalistii;

sa fie prudent in utilizarea informatiilor: daca stie ca ceva nu poate sa fie facut public, este de preferat sa nu abordeze acel subiect si sa nu faca apel la formula "off the reccord" (nu exista niciodata certitudinea ca niciun ziarist nu va publica acest tip de informatie);

sa dea cate un raspuns pentru fiecare intrebare;

Si cel mai important sfat: sa isi pastreze mereu calmul, sa zambeasca (daca subiectul ii permite), sa fie comunicativ, sa nu aiba impresia ca este obiectul unor "rafuieli" personale - jurnalistii isi fac datoria, la fel cum si el trebuie sa si-o faca pe a lui.

1.9. Pregatiri si verificari de ultima ora

A sosit ziua conferintei. Acum se pun la punct ultimele detalii; o scapare, un amanunt minor, dar iritant pentru jurnalisti, pot compromite zile intregi de munca.

Un membru al biroului de presa va aseza sau va verifica daca scaunele si mesele au fost asezate conform planului stabilit; el va avea grija ca pe mese sa fie scrumiere, pixuri, cateva coli de hartie sau (daca este posibil) bloc-notes-uri.

Totodata trebuie avut grija ca materialele ajutatoare (panouri, machete, grafice etc) sa fie astfel asezate, incat sa fie la indemana vorbitorului si sa poata fi vazute din orice punct al salii. Pentru plansele cu emblema sau cu logo-ul organizatiei trebuie ales un loc sugestiv, deoarece acestea vor fi fotografiate sau filmate.

2. Desfasurarea conferintei de presa

Aceasta secventa cuprinde mai multe momente importante:

- primirea jurnalistilor;

- deschiderea conferintei;

- discursul reprezentantului organizatiei;

- intrebarile;

- inchiderea conferintei;

dialogul informal (cafeaua si racoritoarele);

2.1. Primirea jurnalistilor

La intrarea in sala de conferinta jurnalistii vor fi intampinati de doi-trei reprezentanti ai biroului de presa sau ai organizatiei. Acestia trebuie sa fie persoane care cunosc toate detaliile conferintei si care pot oferi informatii jurnalistilor cu care se intalnesc; ei vor purta ecusoane pentru a putea fi identificati si vor avea o lista cu invitatii (in ordine alfabetica sau a institutiilor de presa) pentru a putea tine evidenta celor prezenti sau absenti; totodata ei vor inmana jurnalistilor dosarele de presa, eventualele ecusoane si ii vor conduce in sala. Purtatorul de cuvant sau seful biroului de presa va saluta pe fiecare ziarist, va schimba cateva cuvinte cu ei.

2.2. Deschiderea conferintei

Conferinta trebuie sa inceapa la ora anuntata pe invitatie; intarziatii pot fi asteptati maxim 10 minute, timp in care fotografii pot sa-si faca meseria, fara sa stinghereasca desfasurarea conferintei.

Daca in organizatia respectiva exista un purtator de cuvant, este mult mai bine ca acesta sa joace rolul de moderator. O asemenea optiune mi se pare mai potrivita, deoarece el are o experienta mai bogata in lucrul cu jurnalistii, ii cunoaste mai bine si poate anticipa unele reactii ale acestora; in plus, daca va modera discutiile, va fi o prezenta activa, nu doar un simplu element de decor - asa cum se intampla adeseori.

Orice persoana care conduce conferinta de presa trebuie, in deschidere, sa-i salute pe jurnalisti, sa le multumeasca pentru participare, sa precizeze titlul (tema) conferintei si sa-i prezinte, in ordine ierarhica (nume si functie) pe reprezentantii organizatiei care iau parte la intalnirea cu presa.

Apoi el va reaminti programul conferintei, aratand cine va vorbi din partea organizatiei, cat timp va dura aceasta interventie (max. 15 - 20 min.), cat timp este alocat pentru intrebari si raspunsuri (max. 45 - 60 min.) si va invita jurnalistii ca, dupa terminarea conferintei, sa ia parte la un dialog informal, servind o cafea, racoritoare, fursecuri etc (specificand timpul afectat: max. 30 - 40 min.). Aceste intervale de timp sunt orientative; in fiecare caz particular, ele depind de cantitatea de informatie care este continita in discurs, precum si de interesul pe care il dovedesc ziaristii pentru subiectul respectiv. Oricum, nu este indicat ca aceste valori sa fie depasite cu mult: desfasurarea conferintei nu trebuie sa ia mai mult de 60-80 de minute.

Dupa aceasta scurta introducere, el va da cuvantul celui mai important reprezentant al organizatiei aflat in sala.

2.3. Discursul reprezentantului organizatiei

Discursul va fi tinut de un membru marcant al organizatiei (de obicei, directorul), care a fost in prealabil pregatit de membrii biroului de presa. Daca nu a avut ocazia sa o faca inainte, la inceputul alocutiunii sale, acesta va saluta jurnalistii si va prezenta pe scurt tema conferintei. In unele situatii, cand subiectul o cere (este nevoie de precizarea unor aspecte tehnice), pe langa reprezentantul conducerii organizatiei pot sa aiba scurte interventii si 1-2 specialisti, care cunosc in amanunt acele probleme; in acest caz, cel care va tine discursul va preciza importanta specifica a fiecaruia din aceste aspecte.

In esenta, trebuie sa se tina seama de faptul ca "o conferinta de presa nu este totuna cu o declaratie", ca "trebuie lasat jurnalistilor suficienta materie si suficient timp" pentru a pune intrebari (C. Darroy si colab., 1990, p.53). In cazul in care lor li se refuza un rol activ, de parteneri la un schimb de informatii, mesajul conferintei nu se va bucura de interesul reprezentantilor presei si va fi slab mediatizat.

2.4. Intrebarile

Aceasta parte a conferintei, in care ziaristii pun intrebari si reprezentantii organizatiei dau raspunsuri este considerata, in toate lucrarile de specialitate, ca un moment esential al intalnirii cu presa. De fapt este o ocazie ca, in mod direct, sa se ia pulsul presei, sa se constate cum reactioneaza jurnalistii la informatia primita si, uneori, sa se poata rasturna o anumita tendinta sau atitudine a presei in favoarea organizatiei. Daca aceasta secventa este bine condusa, ea va permite distribuirea unui surplus de informatie, neprezentata in timpul discursului; daca este prost condusa, ea va scoate in evidenta punctele slabe ale organizatiei.

Dupa terminarea discursului (sau a discursurilor), purtatorul de cuvant multumeste celor care au vorbit si invita jurnalistii sa puna intrebari, reamintindu-le timpul pe care il au la dispozitie. Totodata el anunta ca va da cuvantul in ordinea in care jurnalistii vor solicita acest lucru. Purtatorul de cuvant numeste ziaristul si specifica publicatia sau postul pe care acesta il reprezinta; in cazul in care nu isi aminteste sau nu este sigur de nume ori de redactie, il roaga pe acesta sa se prezinte singur. Aceasta introducere este importanta pentru ca da posibilitatea reprezentantului organizatiei sa stie cu cine vorbeste si sa-si aduca aminte ce i s-a spus, in timpul pregatirii pentru conferinta, despre jurnalistul respectiv.

Purtatorul de cuvant urmareste cu atentie (dar cu discretie) ceasul; cand timpul alocat conferintei se apropie de sfarsit, el va anunta ca a mai ramas un anumit numar de minute si ca mai este timp doar pentru una sau doua intrebari; el nu va uita insa sa reaminteasca faptul ca discutia poate continua, intr-un cadru informal, la o cafea.

2.5. Inchiderea conferintei

Dupa expirarea timpului stabilit pentru intrebari si raspunsuri, liderul organizatiei sau purtatorul de cuvant vor face un scurt rezumat al temei respective, scotand in evidenta faptele, informatiile sau ideile cele mai importante. Apoi li se va reaminti jurnalistilor faptul ca, la plecare, vor primi copii ale discursului. In final, li se va multumi jurnalistilor pentru participare si va fi lansata invitatia la un dialog amical, la o cafea.

2.6. Dialogul informal

Conform traditiilor ospitalitatii, orice gazda doreste sa ofere cateva momente placute invitatilor sai; totodata ea va fi incantata sa le ofere o cafea, racoritoare, bauturi slabe, prajituri etc. Cei care organizeaza conferintele de presa nu fac exceptie de la regulile ospitalitatii. Important este insa ca ei sa stie care este momentul prielnic pentru asemenea clipe de relaxare si care este linia de echilibru dintre regulile ospitalitatii si excesele culinare sau alcoolice.

In intervalul prevazut pentru intalnirea informala se pot acorda interviurile (pentru radio ori televiziune) pe care jurnalistii le-au solicitat, folosindu-se o sala pregatita dinainte in acest scop; exceptie de la acesata regula fac acele cazuri cand ziaristii, care doresc sa dea o anumita "culoare" materialului, insista ca interviul sa se faca pe holuri, in sala de conferinte sau in orice alt loc care sugereaza mai bine identitatea aparte a acelui moment.

Dupa 30 - 40 de minute reprezentantii organizatiei isi iau ramas bun de la ziaristi, multumindu-le pentru participare si invitandu-i sa vina si la alte evenimente pe care organizatia le va produce.

2.7. Evaluarea

Activitatea de comunicare cu presa nu s-a incheiat odata cu plecarea ultimului gazetar. Dimpotriva, de acum urmeaza o alta etapa, extrem de importanta, in care se va face evaluarea derularii conferintei si a efectului pe care ea l-a avut.

Dupa terminarea conferintei se va parcurge lista jurnalistilor invitati si se vor nota in fisierele de presa ziaristii care au venit (eventual se trec si cateva informatii despre tipul de intrebari pe care le-au pus). Astfel, pe termen lung vor putea fi identificati jurnalistii care sunt interesati de organizatie si care raspund ori de cate ori sunt invitati si jurnalistii care refuza sistematic sa participe la activitatile organizatiei.

A doua zi se trimit dosare de presa celor care nu au venit la conferinta, evident fara a li se face reprosuri. Celor care au fost prezenti li se trimit scrisori de multumire (sub semnatura conducatorului organizatiei). De asemenea, se va trimite documentatia suplimentara acelor gazetari care au solicitat acest lucru.

In zilele urmatoare se va urmari reactia presei, pentru a se vedea ce si cat s-a scris in diversele publicatii sau s-a difuzat in audiovizual despre organizatie. Se poate intampla ca intalnirea cu presa sa nu aibe un ecou imediat (aparitia de stiri sau interviuri); ea are insa intotdeauna un impact, materializat prin faptul ca, dupa un anume interval de timp, organizatia este contactata pentru anumite informatii, pentru interviuri sau reportaje. In cazul in care conferinta nu a avut niciun fel de rezonanta, membrii biroului de presa trebuie sa-si puna anumite intrebari si sa caute cauzele acestui fapt; ele pot fi legate de alegerea momentului si locului in care s-a desfasurat conferinta, de subiectul ei, de calitatea interventiilor, de tipul redactiilor si jurnalistilor solicitati, de modul cum a fost organizat intregul eveniment. Raspunzand corect si fara complezenta la aceste intrebari, ei vor descoperi cauzele esecului si vor putea lua masurile ce se impun pentru a asigura reusita actiunilor viitoare.

Tema tutorat

Sunteti reprezentantul biroului de presa al organizatiei X.

Prezentati etapele de pregatire ale unei conferinte de presa, organizata de institutia pe care o reprezentati cu ocazia evenimentului. (precizati evenimentul).

Bibliografie

Bachmann, Philippe, 1994, Communiquer avec la presse ecrite et audiovisuelle, Paris, Centre de Formation et de Perfectionnement des Journalistes

Coman Cristina, 2002, Relatiile publice - principii si strategii, Iasi, Polirom

Coman Cristina, 2004, Relatiile publice si mass media, editia a doua, Polirom,Iasi

Coman, Mihai, 1999, Introducere in sistemul mass media, Iasi, Polirom

Cutlipp, Scott M., Center, Allen H., Broom, Glen M 1994, Effective Public Relations, Prentice-Hall Inc, (ed. a 7-a)

Dagenais, Bernard, 1990, Le communique ou l'art de faire parler de soi, Quebec, VLB Editeur

Deschepper, Jacques, 1990, Savoir communiquer avec les journalistes de la presse, de la radio et de la television - guide pratique, Paris, Editions Eyrolles

Girardot, Jean-Luc, 1992, Communiquer avec la presse, Paris, Nathan

Grunig, James E., Hunt, Todd 1984, Managing Public Relations, Harcourt Brace Jovanovich College Publishers

Hunt, Todd, Grunig, James E 1994, Public Relations Techniques, Holt, Rinehart and Winston Inc.

Newsom, Doug, Siegfried, Tom, 1981, Writing in Public Relations Practice - Form and Style, Belmont, Wadsworth Publishing Company

Newsom, Doug, Scott, Allan, Turk, VanSlyke Judy 1993, This Is PR - The Realities of Public Relations, Belmont, Wadsworth Publishing Company (in romana sub titlul "Totul despre relatiile publice", Iasi, Polirom, 2003)

Seitel, Fraser P, 1992, The practice of Public Relations, New York, MacMillan Publishing Company (ed. a 5-a)

Wilcox, Dennis L., Nolte, Lawrence W., 1990, Public Relations Writing and Media Techniques, New York, Harper & Row Publishers Inc.

Wilcox, Dennis L., Ault, Phillip H., Agee, Warren K, 1992, Public Relations - Strategies and Tactics, Harper Collins Publishers Inc. (ed. a 3-a)