COMUNICAREA IN SCRIS

COMUNICAREA IN SCRIS

Situatiile, avantajele si dezavantajele comunicarii scrise.

Pe langa mesajele orale, mediul militar cunoaste variate forme de comunicare scrisa. Ordinele si rapoartele de lupta, insotite frecvent de harti, de scheme si de tabele, darile de seama, diferitele planuri si programe de activitate contin o mare cantitate de informatie operationala. Regulamentele, instructiunile, manualele, ordinele de zi, anunturile de la aviziere constituie modalitati de comunicare in scris. La fel, publicatiile militare prin care esaloanele superioare aduc la cunostinta efectivelor, intr-o forma mai atractiva decat aceea a ordinelor scrise, o mare cantitate de informatie complementara, menita mai ales sa motiveze efectivele, prin explicarea situatiilor dificile, a ratiunii unor masuri adoptate etc.

Acest tip de comunicare se foloseste cu precadere in urmatoarele situatii

cand documentul trebuie pastrat ca dovada a celor comunicate;

cand problemele transmise sunt de o importanta deosebita, de o anumita amploare si complexitate;

cand cele comunicate se adreseaza mai multor oameni sau structuri din locuri diferite, fiind mai comod sa li se trimita copii ale mesajului;

Avantajele comunicarii scrise constau in urmatoarele

ofera posibilitatea organizarii mai clare a continutului informational, prin revenirea si imbunatatirea succesiva a textului, eventual cu participarea mai multor persoane, ceea ce permite sesizarea si inlaturarea erorilor, a neconcordantelor;

poate fi oricand consultat si confruntat cu ceea ce s-a precizat a se executa;

asigura conditii pentru o argumentare larga a celor inscrise;

serveste ca proba in justitie;

Pe langa marile servicii ale comunicarii scrise, ea prezinta si cateva dezavantaje, in comparatie cu cea orala :

nu realizeaza legaturi directe cu oamenii;

ii lipseste puterea de influentare a cuvantului vorbit, aspect ce tine de personalitatea conducatorului;

nu permite feedback-ul imediat, ci numai cu un anumit decalaj in timp (emitentul nu vede reactiile receptorului si nu-si poate regla, adapta fluxul informational potrivit situatiei);

necesita timp mai mult pentru redactare, multiplicare si ajungerea la destinatie (daca nu se recurge la fax);

lipseste pe interlocutori de informatia emotionala si de cea motivationala pe care le asigura schimbul mesajelor orale dupa procedeul "fata in fata";

presupune existenta unui sistem postal sigur si a unor conditii adecvate de pastrare in deplina siguranta a documentelor.

Ceea ce particularizeaza acest tip de comunicare este faptul ca mesajul nu poate fi prezentat , ci se infatiseaza singur. Desi elementele sursa-mijloc-continut-destinatar ale comunicarii scrise sunt aceleasi ca si in cea orala, dispare posibilitatea sursei de a reveni pe loc asupra mesajului, a informatiei transmise, de a-l completa sau explica, a-l detalia, de a sublinia anumite parti, in raport cu reactia cititorului. Dispare deci, posibilitatea realizarii feedback-ului, in unele situatii comunicarea trebuind sa fie reluata si completata prin alte mesaje telefonice ori scrise.

Apare astfel necesitatea conceperii de la bun inceput a unor documente pe deplin lamuritoare, precum si aceea a folosirii unui limbaj corespunzator capacitatii de intelegere a destinatarilor.

O mentiune in plus: cand informatia noua difera de cea anterioara este necesar ca acest lucru sa fie subliniat (regula restructurarii), pentru ca nu cumva lucrul sa treaca neobservat. De obicei, se recurge la expresii de felul " de la aceasta data, noile reglementari prevad, incepand cu data de luati masuri de aplicare intocmai a precizarilor da la punctul".

Cerintele si structura comunicarii scrise

Redactarea documentelor scrise presupune priceperi si deprinderi din partea emitentului, a caror formare necesita timp si eforturi considerabile. Ele nu privesc doar cadrele militare de la esaloanele mai mari. Capacitatea de a intocmi documente de buna calitate trebuie formata inca inainte de dobandirea calitatii de cadru militar, pregatirea initiala din scoala urmand sa fie perfectionata dupa numirea in functie, o atentie deosebita acordandu-se cursurilor de cariera, precum si studiilor superioare.

Documentele militare trebuie sa intruneasca o serie de conditii obligatorii printre care se numara concizia, claritatea, logica interna, adresabilitatea, lipsa echivocului si utilizarea terminologiei consacrate.

Regulile generale privind elaborarea documentelor sunt urmatoarele:

elaborarea documentului astfel incat el sa cuprinda datele necesare pregatirii si executarii actiunii, incadrarii acesteia in ansamblul activitatii, fiind necesare cat mai putine interventii corective ulterioare;

pentru intelegerea misiunii si a felului cum trebuie indeplinita, documentul trebuie sa arate ce trebuie facut, in ce scop, unde, cand, cum, cu ce mijloace materiale, ce parametri calitativi urmeaza a fi atinsi, ce restrictii exprese (altele decat cele regulamentare) vor fi avute in vedere si cum se asigura legatura cu esalonul superior;

continutul documentului trebuie sa fie lipsit de ambiguitati pentru ca toti participantii la actiune sa inteleaga in mod unitar ceea ce li se cere;

documentul va cuprinde cuvinte si expresii cu inteles propriu, deopotriva de clar si precis atat pentru emitent cat si pentru receptor;

documentul va cuprinde strict numai informatiile folositoare destinatarului.    

Redundanta (umplutura) uneori deformeaza mesajul transmis, putand genera erori de executie.

O mare importanta in comunicarea scrisa o are calitatea limbajului folosit, corectitudinea si claritatea argumentelor, elementele de sintaxa, optimizarea lungimii propozitiilor, a frazelor si chiar a intregului text. Folosirea neadecvata a unor cuvinte si expresii au un impact negativ nu numai in ceea ce priveste receptarea mesajului, dar si asupra credibilitatii emitentului.

Spre deosebire de comunicarea orala, in cea scrisa prelucrarea emotionala a textului se realizeaza cu ajutorul cuvintelor alese atent si al semnelor de punctuatie.

Pentru redactarea concisa si expresiva a unui text se recomanda urmatoarele

o singura idee principala intr-un paragraf;

utilizarea cuvintelor cunoscute cititorului;

fraze scurte si adaptate contextului, frazele lungi reprezentand o sursa de    obscuritate;

cuvinte sincere, fara exagerari;

preponderent expresii afirmative;

diateza activa, in detrimentul celei pasive.

Se vor    evita

cuvintele inutile, pentru a castiga in claritate, sobrietate si intensitate;

expresiile banale, cliseele;

repetarile de cuvinte (se recomanda folosirea sinonimelor).

In general, textele militare nu degaja emotii prin intermediul cuvintelor ca atare, cum este cazul textelor literare, ci prin natura continutului. Bucuria intensa a unei avansari, decorari, recompensari de orice fel rezulta direct din informatia pura, la fel cum necazul unei sanctiuni vine din textul rece al documentului.

Structura unei comunicari scrise, indiferent de destinatar si de natura sa, trebuie sa respecte structura de baza: introducere, cuprins si incheiere.

Introducerea are menirea sa capteze atentia cititorului si sa-l informeze asupra scopului urmarit de emitent. Ea trebuie sa fie intotdeauna concisa si la obiect, putandu-se limita la o fraza, doua

Cuprinsul reprezinta mesajul propriu-zis si inglobeaza principalele idei despre subiectul comunicarii, oferind detaliile necesare pentru sustinerea lor. Intelegerea comunicarii devine mai usoara daca fiecare idee este abordata intr-un paragraf distinct. Paragraful incepe cu asa-numitul "rand de la capat", adica mai scurt cu 1-2 cm. Modern este chiar ca paragrafele sa fie separate de cate un rand gol, desi asta mareste numarul de pagini.

Pentru perceperea mai usoara a cuvintelor cheie, enumerarile de notiuni din cadrul unui paragraf incep si ele pe randuri noi, fiind numerotate cu cifre urmate de punct sau de partea care inchide paranteza :1. sau 1).

Enumerarile in cadrul "enumerarilor" incep pe randuri noi, plasate mai spre dreapta decat ale categoriilor superioare carora le sunt subordonate. Clasificarile riguroase la care se fac trimiteri ulterioare se numeroteaza ori se marcheaza cu litere.

Important este ca la redactarea continutului sa se aiba in vedere ca destinatarul sa inteleaga exact la ce se refera autorul textului sau cel care l-a semnat, ce anume se doreste de la dansul. Tot ceea ce se scrie trebuie sa se sustina temeinic, astfel incat sa nu fie nevoie de reveniri, completari, precizari, de explicatii la eventuale intrebari pe care si le va pune cel caruia i se adreseaza corespondenta.

Incheierea constituie ultima parte a comunicarii, adesea neglijata. O incheiere buna trebuie sa lase cititorului impresia ca numai parcurgand si aceste randuri a inteles pe deplin cele comunicate. De regula, incheierea poate fi facuta sub forma unei concluzii succinte, iar in cazul textelor mai lungi, prin trecerea in revista a ideilor principale sau prin reamintirea argumentelor de baza care au impus redactarea comunicarii.

Pasii principali in redactarea unui mesaj scris sunt urmatorii:

a) Primirea indicatiilor de principiu privind fixarea scopului lucrarii, continutul, structura, volumul si termenul de executie al acesteia.

b) Documentarea asupra temei (studierea documentelor de evidenta, discutii cu persoane care au cunostinte despre tema respectiva etc.).

c) Stabilirea partilor si a capitolelor lucrarii.

d) Alcatuirea inventarului de idei, probleme, aspecte principale si ajutatoare pentru fiecare capitol.

e) Obtinerea acordului persoanei care va semna documentul, referitor la proiectul acestuia.

f) Pregatirea si ordonarea materialului faptic de sustinere (cifre, cazuri, exemple pozitive, negative etc.).

g) Tratarea succesiva, sub forma de ciorna, a partilor lucrarii inclusiv a anexelor.

h) Punerea ciornei "in asteptare" pentru cateva zile, perioada in care autorul ei se ocupa de altceva.

i) Reluarea lucrului pentru finisarea lucrarii.

j) Citirea textului, pe cat posibil si de catre o alta persoana din acelasi compartiment, pentru sesizarea eventualelor neconcordante.

k) Corectarea si completarea textului de catre autor.

l) Dactilografierea textului (manual sau pe computer).

m) Corectarea textului dactilografiat.

n) Inmanarea textului in forma finala persoanei care-l va prezenta spre semnare ( sef de stat major, sef de compartiment etc.).

o) Corectarea si completarea textului conform recomandarilor persoanei care va prezenta documentul spre aprobare.

p) Prezentarea documentului spre semnat.

r) Refacerea documentului conform recomandarilor persoanei care-l semneaza.

s) Expedierea documentului la esalonul (esaloanele) stabilit (stabilite).

Algoritmul complet de mai sus sufera unele simplificari in raport cu complexitatea documentului, cu gradul de dificultate a textului, cu experienta autorului si cu timpul de care se dispune pentru finalizarea sarcinii.

Cerintele si algoritmul prezentate se refera la documentele militare de tipul rapoartelor, adreselor, darilor de seama, lectiilor, instructiunilor si nu la textele beletristice.

Sa retinem:

Comunicarea in scris implica un rol constient asupra elementelor informale, expresive si formale care formeaza continutul mesajului si, totodata, prezentarea clara a argumentelor si a motivatiilor, verificarea afirmatilor printr-o atitudine exigenta si critica, prin redactare clara, cu respectarea normelor gramaticale.

Pentru redactarea in scris, a unor mesaje convingatoare, consideram ca sunt utile urmatoarele sugestii:

explicati un lucru nou sau cu care cel ce citeste mesajul nu este familiarizat, comparandu-l cu ceva ce persoana respectiva cunoaste deja;

furnizati exemple pentru a va sustine generalizarile si concluziile;

evitati formularile vagi, de tipul "mai repede" sau "mai bine";

scrieti pentru cel caruia va adresati nu pentru dumneavoastra;

scrieti materialul in asa fel incat, sa fie usor de citit;

redactati raportul dintre persoane, sarcini sau cifre, prin materiale ilustrative;

rezumati principalele puncte si mentionati din nou scopul adresarii la sfarsitul notelor, rapoartelor sau textelor mai lungi de o pagina.

Bibliografie:

- J.J.Van Cuilenburg, O Scholten, G.W. Noomen, Stiinta comunicarii, Ed. Humanitas, 1991.

- Gheorghe Aradavoaice, Comunicarea in mediul militar, Ed. Academiei de Inalte Studii Militare, 1997.

- Petrescu Dorin, Savu Gheorghe, Comunicare sociala si militara, Note de curs, 1998.

INSTRUCTOR SUPERIOR

Locotenent colonel

Ioan JITARU