Comunicarea indirecta. comunicarea scrisa

COMUNICAREA INDIRECTA. COMUNICAREA SCRISA

Timpul mediu necesar pentru studiu: 160 minute

Obiective educationale

Modulul vizeaza insusirea de catre studenti a unor notiuni de baza privind comunicarea scrisa, cunoasterea regulilor de redactare a unui CV precum si a comportamentului la un interviu.

Cuvinte cheie: comunicare scrisa, CV, interviu

Cuprinsul Modulului

Comunicarea scrisa

CV

Interviu

Prezentarea

Avantajele si dezavantajele comunicarii orale si scrise

Test de autoevaluare

Rezumat

Bibliografie

EXPUNEREA DETALIATA a temei

O comunicare de succes este cheia solutionarii constructive a conflictelor. "Cine vorbeste, nu impusca"- aceasta este zicala la care putem reduce chiar functia comunicarii[1].

Trecerea de la comunicarea directa (faza culturii orale) la comunicarea indirecta (faza culturii vizuale) a provocat o schimbare radicala a tipului de mesaj si a tipului de reactii care se stabilesc intre emitator si receptor. Scrierea marcheaza un nou tip de comunicare care elimina apropierea dintre parteneri oferind posibilitatea unor informatii obiective in spatiu si timp.

Pentru a comunica in scris trebuie acordata o atentie deosebita: combinarii cuvintelor, alegerii structurii propozitiilor, ordinii paragrafelor, fiecare avand un stil diferit in functie de educatie, structura emotionala, mediul din care provine persoana. Un cuvant in scris are o intelegere limitata. Sensul real al cuvantului rezulta din contextul in care este folosit.

Fiecare cuvant are 2 sensuri:

denotatia: definirea unui obiect, unei actiuni, situatii

conotatia: impactul pe care cuvantul il are asupra unei persoane.

Exemplu: Comunicarea in afaceri necesita de obicei o formulare concisa si clara a textului. Specialistii in reclama cunosc cel mai bine importanta frazelor scurte, usor de retinut.

Textele scrise se deosebesc de cele orale prin tendinta de a utiliza cuvinte mai lungi, de a folosi un vocabular variat, recurgerea frecventa la epitete, grija de a formula idei complete, eliminarea repetitiilor .

CURRICULUM VITAE (Lat. = cursul vietii)

Este autobiografia unei persoane facuta cu un anumit scop. De cele mai multe este necesar pentru obtinerea unui post sau unei pozitii. In general, informatia continuta de un CV trebuie atent selectata, anuntata in titluri si subtitluri adecvate. Trebuie sa stim sa ne punem in valoare calitatile si sa ne ascundem defectele. CV-ul este o oglinda a spiritului de competitie.

Conceperea unui CV

Principalul factor de care trebuie sa tinem seama este obiectivul profesional si postul vizat. Conteaza incadrarea in pagina, forma grafica, calitatea hartiei.

Trebuie sa:

cunoastem conditiile cerute de postul respectiv (varsta, stagiu militar, personalitate);

alcatuim o lista cu punctele forte;

nu exageram;

ne limitam la 2 pagini A 4;

trebuie insotit de o scrisoare de intentie unde ne punem in valoare mai bine personalitatea;

nu abuzam de caractere ingrosate;

evitam hartia colorata;

redactam pe calculator;

avem o versiune si in limba engleza.

CV-ul este un produs promotional care trebuie sa convinga.

Tipuri de CV

1. Cronologic, retro-cronologic (pentru candidatii care detin o anumita experienta de munca, este folosit in Franta). Pozitiile detinute anterior vor fi aranjate intr-o ordine cronologica inversa, astfel ca pozitia cea mai recenta sa fie in capul listei. Acest format nu este favorabil proaspetilor absolventi pentru ca scoate in evidenta lipsa de experienta in domeniul ales.
2. Functional "tematic" (pune accentul pe abilitatile personale de comunicare, de organizare, profesionale, pe realizarile obtinute). Este utilizat de candidatii ce nu au o experienta mare de munca, de cei care trebuie sa ascunda anumite elemente nefavorabile din activitatea anterioara. De asemenea se poate suplini lipsa unei liste impresionante de locuri de munca prin scoaterea in evidenta a abilitatilor pe care le poseda si pe care au reusit sa le dezvolte intr-un timp scurt de cand au dost angajati.
3. Combinat, candidati cu experienta moderata, celor ce decid schimbarea profesiei
4. Specializat, identifica acele abilitati si calificari cerute de postul pentru care se aplica

Rsum - reprezinta un tip de CV in rezumat care este rezultatul selectarii si reorganizarii informatiei continute intr-un CV. El se foloseste de cei care candideaza pentru posturi de productie sau relatii publice unde numarul de solicitanti este foarte mare, astfel incat departamentul de selectare (de obicei cel de resurse umane) prefera versiuni prescurtate ale CV - urilor (max. 1 pagina).

Recomandari:

lectura nu trebuie sa oboseasca

se introduce doar ce este esential

se vor evita pe cat posibil cifrele

nu trebuie sa contina pasaje care se repeta

nu trebuie sa contina expresii pretentioase

se evita greselile de sintaxa

"constructia" trebuie echilibrata

o fotografie poate fi de ajutor

se vor folosi propozitii scurte

se va evita folosirea cuvantului "eu"

nu se vor emite cereri de salariu

nu trebuie sa apara informatii despre inaltime, starea de sanatate, dar mai ales cele de ordin politic si religios

Marea Britanie - se prezinta datele in ordine cronologica, se mentioneaza apartenenta la un club, se citeaza in final 2 persoane ce ar putea garanta moralitatea si competenta candidatului

Japonia - este obligatorie fotografia, starea civila, adresa, studiile

SUA - CV de 3-7 pagini, trebuie respectate: reguli generale (nume, prenume, numerotarea paginilor, pe hartie alba), reguli referitoare la studii (in ordine cronologica), la stagii (retro-cronologic), alte reguli (nu se utilizeaza abrevierile).

Romania adopta CV-ul european in formatul standard aprobat de Uniunea Europeana publicat in MOf. P I nr. 633 din 13.07.2004 - HG. 1021 din 25.06.2004.

Acesta trebuie sa cuprinda:

1. INFORMATII PERSONALE

Nume, adresa (nr, strada, cod postal, oras, tara), tel, fax, e-mail, nationalitate, data nasterii (ziua, luna, anul).

2. EXPERIENTA PROFESIONALA

Perioada (de la pana la), numele, adresa angajatorului, tipul de activitate sau sectorul de activitate, functia sau postul ocupat, principalele activitati si responsabilitati.

3. EDUCATIE SI FORMARE

Perioada (de la pana la), numele si tipul institutiei de invitamant si organizatiei profesionale prin care s-a realizat formarea profesionala, incepand cu cea mai recenta, domeniul studiat, aptitudini ocupationale, tipul calificarii, diploma obtinuta, nivelul de clasficare a formei de instruire.

4. APTITUDINI SI COMPETENTE PERSONALE

Limba materna, limbi straine cunoscute (abilitatea de a citi, de a scrie, de a vorbi, excelent, bine, satisfacator), aptitudini si competente artistice, sociale (cultura, sport), organizatorice (proiecte, actiuni voluntare), tehnice (utilizarea calculatorului, echipamentelor, diferitelor masini), alte aptitudini.

5. INFORMATII SUPLIMENTARE

Persoane de contact, referinte

Daca toate regulile sunt respectate, CV ne conduce la un interviu.

CV-ul poate fi insotit de o scrisoare de intentie.

Un exemplu:

"Ion Oarecare

Strada Sperantei nr.

Tel

1 martie 2001

D-lui x

Coordonator recrutare si selectie

Z SRL

Strada..

Stimate Domnule x,

Va solicit atentia in uma anuntului referitor la postul de coordonator marketing, anunt publicat de firma dvs. in nral revistei.

Interesul meu pentru postul de coordonator marketing in compania..are o dubla sustinere: ma refer la reputatia firmei dvs. si la pregatirea si experienta profesionala de care dispun.

Am absolvit Facultatea de Marketing a Academiei de Studii Economice Bucuresti in anul 1997 si am avut ocazia sa valorific in practica informatiile de specialitate dobandite pe perioada studiilor.

Din ianuarie 1998 ocup functia de asistent marketing in Trustul x. Faptul ca activitatea mea include o parte din responsabilitatile specifice postului scos la concurs de firma dvs. (as aminti doar derularea bugetelor, prelucrarea datelor de cercetare si a celor legate de piata, realizarea suporturilor informative), ca si abilitatile mele organizatorice si aptitudinile de comunicare dezvoltate in urma cursurilor organizate de firma la care lucrez, ma determina sa cred ca ati putea raspunde cu succes solicitarilor functiei de coordonator marketing.

Detaliile referitoare la pregatirea, experienta si aptitudinile mele sunt cuprinse in CV-ul anexat prezentei scrisori. Sper ca informatiile oferite sa raspunda exigentelor dvs. si sa constituie o baza de discutie in eventualitatea in care voi fi selectat pentru interviu. In cazul in care va pot oferi detalii suplimentare, va rog sa ma contactati la urmatoarele nr. de tel ."

INTERVIUL

Este o conversatie planificata si controlata intre doua sau mai multe persoane care urmaresc un anumit scop. In cursul interviului partile vorbesc si asculta pe rand.

Pentru a fi eficient interviul trebuie sa indeplineasca trei conditii:

sa aiba un scop

sa se realizeze conform unei planificari

sa permita o interactiune controlata

Obiectivul principal este schimbul de informatii.

Cuvintele cheie pe care trebuie centrat un interviu sunt perceptia si predictia.

1. Perceptia

Persoana care intervieveaza poate fi victima fenomenului de "perceptie selectiva", adica nu retine decat ceea ce este dispus sa vada si sa retina, in detrimentul a ceea ce este interesant.

Perceptia este o activitate senzoriala, neurologica si mentala prin care obiectivele si fenomenele care actioneaza nemijlocit asupra organelor de simt sunt reflectate in constiinta ca un intreg.

Perceptia este alterata de doi factori:

cadrul de referinta, un ansamblu de factori in prezenta carora fiecare individ interpreteaza si da un sens informatiilor pe care le percepe in realitate. Acest cadru de referinta este in functie de varsta, sex, antecedente familiale, educatie, mediu social cultural, economic, profesional. Perceptia este foarte personala si este amplificata de cadrul de referinta. Totusi, procesul de comunicare permite sa se corecteze deformatiile pentru o mai buna intelegere. In acest caz, dupa mai multe schimburi de pareri imaginea pe care ne-o facem despre o persoana se va apropia progresiv de realitate.

sistemul de valori se formeaza ca si cadrul de referinta. Astfel, educatia, anturajul, cultura, normele, credintele, interdictiile, definesc o etica proprie. Stereotipurile rigide impiedica perceperea realitatii in afara sistemului propriu de valori, evaluarea indivizilor cu care se vine in contact raportandu-se la acest sistem de valori.

2. Predictia

Este o operatie rationala de anticipare a producerii unui eveniment, o prevedere a conduitei ulterioare a unei persoane.

Predictia celui care ia interviul conditioneaza validitatea interviului. Aceasta validitate se poate masura daca se foloseste acelasi sistem de referinta pentru toti candidatii.

Pregatirea interviului

1. Cunoasterea institutiei/firmei

Candidatul trebuie sa adune cat mai multe informatii despre agentul comercial si mediul in care functioneaza. Aceasta cercetare are mai multe avantaje: confera candidatului un plus de siguranta, face o impresie buna celor care iau interviul, contribuie la evitarea unor gafe, a momentelor fara raspuns. Daca exista posibilitatea, candidatul trebuie sa se informeze si cu privire la cei cu care intra in contact. Trebuie sa cunoastem sectorul de activitate, pozitia pe piata, concurenta, punctele slabe, filialele, aparitia in mass-media.

Primele cercetari se fac din anuntul propriu-zis. Ca intrebari ajutatoare avem: Cui trebuie sa ne adesam, unui manager, unui departament?, Anuntul descrie activitatea care este avuta in vedere?

2. Argumentarea candidaturii

Strategia candidatului consta in a demonstra ca este cel mai apt dintre candidati pentru a ocupa postul respectiv.

Candidatul trebuie sa incerce sa raspunda la urmatoarele intrebari: de ce candidatura mea a retinut atentia angajatorului, oare CV-ul meu ii motiveza decizia, ce ma va intreba..

Intrebari obisnuite la un interviu:

De ce ati ales aceasta firma?

Care au fost rezultatele dvs, disciplinele favorite, activitatea extrascolara, de ce ati ales aceasta functie?

Care sunt cauzele demisiei?

Care sunt cauzele concedierii?

Care sunt cele mai mai mari 3 realizari de la ultimul loc de munca?

Ce contributii importante ati avut in cadrul echipei?

Descrieti-va

Care este cel mai mare esec pe care l-ati avut la locul de munca?

Care este cea mai grea sarcina pe care ati avut-o? Cum ati rezolvat-o?

Trebuie evitate afirmatiile neadevarate pentru ca acestea sa nu se intoarca impotriva candidatului.

Argumentatia trebuie sa determine clar in ce masura va aduce firmei un plus, sa defineasca motivele pentru care a ales aceasta oferta.

3. Informatii de cules

Candidatul trebuie sa primeasca informatii cu privire la:

titlul functiei

descrierea sumara

pozitia ierarhica (organigrama societatii)

principalele responsabilitati

politica de promovari

posibilitatile de pregatire

salariul (problema salariului nu trebuie abordata decat la sfarsitul interviului, candidatul neavand aceasta initiativa; angajatorul il va intreba de obicei salariul anterior)

concedii, platite sau nu

prime (de instalare, de eficienta, de locuinta, de scolarizare)

indemnizatie de transport

optiunea de a cumpara actiuni

Inainte de interviu candidatul isi va constitui un dosar care va cuprinde:

un bloc-notes

CV-ul

corespondenta schimbata cu intreprinderea

lista de referinte

cele mai importante proiecte

alte documente care pot sa-i sustina candidatura

4. Interviul propriu-zis

Candidatul trebuie sa stie exact locul unde va avea loc interviul si sa-si rezerve timp sa ajunga acolo.

Trebuie evitata aroganta, discursul monoton, vocea stridenta, vocea linistita, lipsa de reactie, limbajul nenatural. Mainile trebuie folosite intr-un mod relaxat, nu trebuie duse la fata, nu trebuie sa ne jucam cu lantul, cu pixul, cu parul.

Ascultarea cu atentie poate influenta modul in care veti raspunde. Evitati sa spuneti: OK, nici o problema, a fost fantastic, excelent. Evitati sa stati cu picioarele altfel decat drept sau incrucisat. Nu evitati contactul vizual. Evitati folosirea ticurilor, incercati sa le controlati. Nu se pune nici un obiect personal pe masa intervievatorului (doar carnetelul, daca este loc). Geanta se pune jos, nu agatata de spatar. Fii atent la limbajul vizual pentru ca de cele mai multe ori nu esti invitat prin cuvinte sa raspunzi, ci prin gesturi si mimica.

Nu trebuie niciodata sa incepem cu o fraza de genul: nu sunt sigur ca experienta mea este potrivita pentru aceasta slujba, ma tem ca nu am nici o experienta.

Aminteste-ti ca exercitiul face maestrul, asa ca pregateste-te minutios inainte sa apari in fata celui care iti ia interviul.

Retineti:

1. sositi la momentul potrivit
2. fiti curat si destul de clasic la infatisare
3. fiti atent la glume
4. nu fumati decat daca vi se permite si numai daca este absolut necesar
5. fiti pregatit pentru a lua notite
6. fiti politicosi, nu uitati sa zambiti
7. plecati imediat ce interviul a luat sfarsit, nu ezitati

Cele mai frecvente greseli la un interviu:

lipsa de interes

intarzierea la interviu

aducerea de acuze fostilor angajatori

lipsa contactului vizual

lipsa intrebarilor din partea candidatului despre post

omiterea multumirilor de la sfarsitul interviului

lipsa de tact si de politete

nervozitatea

scuzele

lipsa de vitalitate

nehotararea

cinismul

intoleranta

supralicitarea banilor

5. Tipuri de interviu

- interviul de selectie

- interviul unu la unu (are loc dupa ce se stie ca aveti capacitatile necesare pentru ocuparea postului respectiv)

- interviul la masa de pranz (puteti fi mai degajat, dar nu uitati ca este un pranz de afaceri si ca sunteti urmarit)

- interviul in fata comisiei (participa de obicei mai multe persoane care o sa va puna intrebari; veti raspunde adresandu-va direct persoanei care v-a intrebat si nu grupului)

- interviul in grup (este un interviu neoficial, o discutie pentru cei ce vor ocupa posturi de conducere; scopul este sa se descopere modul in care interactionati cu ceilalti, puterea dvs. de convingere )

- interviul la telefon (pastrati toate actele langa telefon pentru eventualele intrebari, evitati sa discutati salariul, incercati sa fortati o intalnire fata in fata)

Exemple de gafe la interviuri:   

Dupa ce a raspuns la cateva intrebari, candidatul si-a luat telefonul mobil si i-a sunat pe parinti ca sa le spuna ca interviul merge bine;

La sfarsitul interviului o candidata si-a exprimat interesul pentru post, dar a zis ca il accepta doar daca iubitului ei ii plac firma si directorul acesteia. "El asteapta afara, pot sa-l chem sa va salute?";

Candidatul s-a ridicat dupa cateva minute de la inceputul interviului. Zicea ca si-a lasat cainele in masina si trebuie sa mearga din cand in cand la masina sa verifice daca totul este in regula;

Intrebat de manager de ce si-a parasit locul de munca anterior, candidatul a spus: "Managerul era un ticalos. Toti managerii sunt ticalosi";

Candidatul si-a barfit fostul sef la interviu fara sa-si dea seama ca acesta are acelasi nume cu actualul angajator. Erau rude;

Intrebat ce planuri are in cariera candidatul ii raspunde managerului ca isi doreste sa munceasca atat de mult incat sa ajunga pe postul lui.

PREZENTAREA

O prezentare de succes trebuie sa fie interesanta, impresionanta, convingatoare, aducatoare de beneficii.

1. Pregatirea

Aria in care se inscrie subiectul trebuie sa fie interesanta si relevanta atat pentru propria persoana cat si pentru public. Trebuie sa fim siguri ca avem suficient material la dispozitie adecvat timpului in care trebuie sa se faca prezentarea. Trebuie sa vedem care este scopul prezentarii. Facem prezentarea pentru a transmite ceva nou, pentru a clarifica ceva, pentru a explica cum functioneaza ceva. Atunci cand se trateaza un subiect controversat trebuie sa se puna accent pe obiectivitate si argumentare. Este de asemenea necesara analizarea potrivirii subiectului cu propria persoana dar si analizarea auditoriului pe care-l vom avea.

Foarte importante sunt motivele pentru care audienta va participa la prezentarea noastra, este obligatorie prezenta acesteia, este motivata de ceva sau pur si simplu doreste sa participe.

Conteaza foarte mult pentru succesul unei prezentari si data, locul ora desfasurarii acesteia (o prezentare care are loc duminica la pranz nu va fi incununata de succes, scaunele tari si inconfortabile vor taia din entuziasmul audientei).

Captarea atentiei publicului este foarte importanta, prezentatorii folosind diverse strategii, inofensive sau de socare. (de ex. la o slujba un preot vazand ca enoriasii sai sunt cu gandul in alta parte a ridicat mana dreapta si a zis: Sunt un pacatos, audienta ramanand socata, apoi a completat: asa mi-a spus un enorias acum 3 zile si si-a continuat predica). Este important sa evitam supraincarcarea informationala dar si subincarcarea informationala, trebuie folosita experienta audientei, folosirea comparatiei cu elemente pe care aceasta le cunoaste, trebuie sa fim autentici, sa repetam cuvintele-cheie, sa construim pe cat posibil suspansul.

2. Identificarea materialelor de suport (cartile, internetul, ziarele, revistele). Se folosesc definitiile, comparatiile, contrastele, exemplele, povestirile, statisticile, citatele, reformularile, studiile.

3. Organizarea ideilor

Trebuie sa spunem audientei despre ce vom vorbi, sa facem prezentarea si la sfarsit sa rezumam ce am spus. Trebuie sa ordonam cronologic ideile pe care dorim sa le expunem, spatial. Pentru introducere care are un rol hotarator putem folosi glume dar care au legatura cu subiectul prezentat, putem demonstra pe scurt care este importanta subiectului. Nu vom folosi expresii de genul: nu sunt un bun vorbitor, nu sunt expert in problema, tema de azi va va fascina, va va trezi interesul. Introducerea dezvolta motivatia auditoriului pentru a asculta, ofera o imagine generala despre ceea ce se va vorbi. Trebuie retinut ca intr-o prezentare primele momente de contact cu publicul au un rol hotarator in ceea ce priveste impactul mesajului trimis de vorbitor.

Concluziile trebuie folosite doar pentru a consolida ce s-a spus si nu pentru a introduce elemente noi. Ele ajuta audienta sa faca sumarul ideilor auzite si ofera perspective de reflectie asupra informatiilor aflate.

4. Prezentarea poate contine si improvizatii mai ales daca publicul poate face comentarii pe aceasta tema, poate sa fie integral citita audientei, poate fi expusa liber o prezentare memorata in intregime.

De foarte multe ori ne punem intrebarea daca e mai bine sa spunem ce avem de spus unei persoane in fata, sau mai bine sa-i impartasim gandurile noastre in scris. Raspunsul la aceasta intrebare este foarte greu de dat pentru ca depinde de cele mai multe ori de tipurile de persoane antrenate in comunicare, de timp, spatiu, moment.

Triunghiul comunicarii

Test de autoevaluare:

Intocmiti propriul cv dupa modelul european.

Care sunt greselile ce pot evitate in timpul unui interviu?

Elementele unei prezentari de succes.

Avantajele si dezavantajele comunicarii orale si a celei scrise.

Rezumat

Trecerea de la comunicarea directa (faza culturii orale) la comunicarea indirecta (faza culturii vizuale) a provocat o schimbare radicala a tipului de mesaj si a tipului de reactii care se stabilesc intre emitator si receptor. Scrierea marcheaza un nou tip de comunicare care elimina apropierea dintre parteneri oferind posibilitatea unor informatii obiective in spatiu si timp.

Bibliografie

O. Mihaila, Tehnici de comunicare, note de curs pentru studentii la forma de invatamant ID, Editura Universitatii din Oradea, 2009

Simona Iovanut, Comunicarea- Curs de specializare pentru lucratorii sociali in mediul rural, Ed. Waldpress, 2001