COMUNICAREA MANAGERIALA INTERNA SI EXTERNA

Comunicarea este atat problema majora intalnita in implementarea schimbarii, cat si factorul care a explicat succesul avut in managementul schimbarii. Comunicarea manageriala este un avantaj strategic in cazul functionarii organizatiei intr-un mediu puternic concurential, aceasta cu atat mai mult cu cat acest mediu este in schimbare rapida. Conditia de supravietuire a oricarei organizatii este capacitatea de a se adapta schimbarilor ce au loc in mediul ei de functionare, iar aceasta se poate realiza numai prin comunicare intensa si competenta.

Comunicarea manageriala eficace si eficienta este una din variabilele si, in acelasi timp, unul dintre instrumentele strategiilor de schimbare a organizatiei, implicit a strategiilor rezultante referitoare la resursa umana. Ea poate contribui la ajustarea atitudinilor, a modului de a privi lucrurile si la schimbarea comportamentelor. Corelarea stransa dintre comunicarea eficace si eficienta si performanta organizationala se datoreaza faptului ca, in organizatiile de astazi, tot ceea ce este important pentru aceasta performanta (moralul angajatilor, satisfactia in munca, relatiile de munca, capacitatea de schimbare, imaginea organizatiei, schimbul de informatie corecta, relevanta si la timp, cu mediul de functionare etc.) este afectat, in mod direct sau indirect, de procesul de comunicare.

Doua probleme sunt de actualitate in comunicarea manageriala: adaptarea misiunii acesteia la schimbarile organizationale si aparitia de elemente noi de care trebuie sa tina cont comunicarea manageriala externa.

A)       Comunicarea manageriala interna in conditii de schimbare organizationala

Schimbarea mediului in care functioneaza organizatia atrage dupa sine:

nevoia unor strategii noi

a unei reproiectari a proceselor interne

o reproiectare a structurii organizatiei impreuna cu setul corespunzator de relatii

impune nevoia unei culturi organizationale

In acest contxt apare si una din caracteristicile specifice ale comunicarii manageriale in conditiile actuale: orientarea misiunii comunicarii manageriale spre sprijinirea implementarii strategiei organizatiei. In multe dintre organizatiile din economiile performante se constata in prezent tendinta de descentralizare a structurii organizationale si trecerea de la cea desfasurata pe verticala la cea desfasurata pe orizontala. De asemenea exista tendinta:

de adoptare a principiului TQM (Total Quality Management)

de adoptare a managementului de tip MBWA (Management By Walking Around) - "management prin a te plimba la locul de munca"

ideea de imputernicire si implicare a angajatilor

lucrul in echipe

Acestea impun orientarea comunicarii manageriale spre asigurarea de noi relatii intre compartimente, spre incurajarea cooperarii inter-functiuni, spre dezvoltarea unei noi atitudini a angajatilor fata de munca si fata de client.

Cateva dintre cele mai importante obiective ale comunicarii manageriale interne sunt:

asigurarea ca angajatii sa inteleaga si sa sprijine schimbarile ce au loc in organizatie

formarea si influentarea culturii organizationale in procesul de adaptare a schimbarilor care au loc in mediu

influentarea atitudinii si comportamentului angajatilor privind calitatea si clientul.

Sprijinirea implementarii strategiei organizatiei poate fi realizata pe mai multe cai:

informarea permanenta a angajatilor cu privire la munca ce o au de indeplinit si despre schimbarile din organizatie

crearea oportunitatilor de comunicare a feedbackului si a ideilor

incurajarea unor comportamente si dezvoltarea unor atitudini care sa sporeasca eficienta fortei de munca

facilitarea procesului de sporire a responsabilitatilor asumate de catre angajati

implicarea si imputernicirea angajatilor in vederea identificarii intereselor lor cu cele ale organizatiei.

Comunicarea trebuie sa asigure un mod eficient de informare, educare, instruire si motivare prin crearea unui climat care sa incurajeze schimbul de informatii, pareri, idei, sa asigure satisfactia in munca si productivitatea individuala. Angajatul trebuie sa inteleaga ce produce organizatia, politica organizatiei, regulile si standardele acesteia, mediul extern caruia organizatia trebuie sa-i faca fata. Prin comunicare trebuie sa se asigure crearea si mentinerea unei imagini pozitive a conducerii organizatiei in fata auditoriului intern si extern al organizatiei. Reproiectarea proceselor interne ale organizatiei are urmatoarele caracteristici esentiale:

comunicarea trebuie sa aiba loc fara incetare si prin orice mijloace

comunicarea trebuie sa fie simpla si clara; conceptele de baza si motivarea legate de reproiectare trebuie sa fie exprimate pe intelesul tuturor

comunicarea trebuie sa actioneze la nivel emotional mai degraba, decat la nivel intelectual, sa fie dramatica (facand apel la arta de a "vinde" schimbarea), sa sugereze urgenta si importanta procesului de reproiectare.

B)       Comunicarea manageriala externa in conditii de schimbare rapida a mediului organizatiei

Comunicarea manageriala include aspecte complexe corelate cu procesul de schimbare nu numai in comunicarea interna, cu angajatii, ci si in comunicare externa, nationala si internationala, cu clientii, furnizorii, investitorii sau cu orice grup care are vreun interes in ceea ce priveste organizatia. Comunicarea manageriala externa include si relatiile cu guvernul, comunitatea, publicul larg si mass-media. De interactiunea organizatiei cu aceste grupuri de interese, interactiune care se realizeaza prin comunicare manageriala externa, depinde, in mare masura, imaginea organizatiei. O trasatura caracteristica a zilelor noastre este efortul spre dezvoltarea deprinderilor de comunicare manageriala intre culturi (subculturi) organizationale si nationale diferite. Se remarca, de asemenea, schimbari fundamentale in comportarea presei si a auditoriului organizatiei, schimbari pe care managerul nu-si poate permite sa le neglijeze atunci cand stabileste strategia comunicarii cu exteriorul organizatiei. Dintre aceste schimbari pot fi mentionate:

comunitatea jurnalistica tinde sa puna accent tot mai mult pe senzationalul unui fapt decat pe faptul real, ceea ce incurajeaza tratarea evenimentelor ca fiind fie "doar albe", fie "doar negre";

aparitia unor probleme extrem de complexe si "spinoase" cum sunt responsabilitatea organizatiei fata de mediu si alte responsabilitati sociale;

nevoia de transparenta a sistemului de decizii, nevoia de a comunica totul si imediat, nevoie ce apare atat la nivel intern cat si extern al organizatiei;

scepticismul crescand privind performantele financiare ale organizatiilor;

credibilitatea interna si externa subreda a conducerilor organizatiilor;

nevoia schimbarii perceptiei investitorilor fata de organizatie;

nevoia parteneriatului cu sindicatele.