SA SCRIEM SI SA VORBIM CORECT SI EFICIENT

SA SCRIEM SI SA VORBIM CORECT SI EFICIENT

Exista sase etape ale comunicarii scrise sau verbale cu caracter universal care se aplica cu prioritate mai ales in comunicarea din organizatii. Parcurgerea etapelor nu este obligatoriu sa fie realizata intotdeauna in ordinea prezentata si etapele nu se exclud una pe alta, astfel ca le putem combina in conformitate cu stilul si conceptia proprie. Oricum, urmarirea acestor cerinte ne ajuta sa ne concentram asupra comunicarii eficiente.

Analiza scopului si auditoriului

Documentarea (cercetarea)

Sustinerea ideilor proprii

Organizarea materialului

Elaborarea si redactarea (editarea) intr-o limba curenta

Lupta pentru feedback

Analiza scopului si auditoriului

Motivatia comunicarii rezulta din raspunsurile pe care trebuie sa le dam la trei intrebari: Este necesar sa comunicam? Ce scop ne-am propus? Cine este auditoriul?

Este intr-adevar nevoie de comunicare?

In primul rand, ne asiguram ca este necesar sa comunicam. Toti ne plangem de numarul mare de hartii, insa putini iau vreo masura in acest sens. Totusi, majoritatea comunicarilor sunt esentiale, dar trebuie sa recunoastem ca ele ar putea fi facute folosind mai putine cuvinte, mai putine pagini sau intr-un timp mai scurt. Raman unele comunicari sau parti ale lor care nu sunt necesare. Mai mult, unele sunt pur si simplu neproductive: de exemplu, un referat de opt pagini intocmit pentru ca seful are o astfel de inclinatie, desi ar fi suficient doar o scurta notificare sau un simplu telefon.

Obiectivul este..

Daca nevoia de comunicare este o necesitate pentru a declansa actiunea, primul pas este acela de a analiza obiectivul ei. Toate comunicarile scrise sau orale din organizatii se afla sub incidenta unui sau a combinatiei dintre trei obiective generale:

a directiona: ce este de facut;

a informa (sau a intreba): cum trebuie facut;

a convinge: de ce trebuie facut.

De aceea, cateva momente de gandire asupra scopului general vor fi necesare si ne pregatesc pentru identificarea obiectivului specific. Iar daca acest obiectiv nu-1 putem comprima intr-o propozitie sau fraza, atunci scopul final nu va fi indeplinit. O modalitate de a declansa elaborarea obiectivului este aceea de a intreba: Ce doresc sa faca auditoriul in urma comunicarii mele? Raspunsul la aceasta intrebare trebuie sa fie obiectivul specific al comunicarii. Nu trecem mai departe pana cand nu facem acest lucru. Odata ce l-am realizat, avem un obiectiv concret, care va directiona si clarifica eforturile noastre.

Transmiterea comunicarii auditoriului

De cele mai multe ori, vorbim pentru organizatia noastra sau pentru compartimentul pe care il conducem sau din care facem parte. Dar, bineinteles ca putem vorbim unui prieten sau prietene, sotului sau sotiei, fiului sau fiicei noastre, in toate aceste ipostaze, noi trebuie sa ne acomodam comunicarea cu posibilitatile, conceptiile sau punctele lor de vedere. Atunci cand luam in discutie problema auditoriului care receptioneaza, ne confruntam cu o noua serie de intrebari:

Cum ne asteptam ca ei (el sau ea) sa reactioneze la comunicare?

Cat de mult sunt familiarizati cu subiectul?

Ce fundamente educationale si experienta profesionala poseda?

Ce ton ar fi mai nimerit? Cald? Sobru?

Mesajul este adresat unui sef sau unui subaltern? Unui parlamentar sau unui negociator? Ma adresez unui membru al familiei sau unui coleg? Ce informatii as putea obtine incat sa inlesnesc comunicarea cu persoana respectiva?

Raspunsurile la astfel de intrebari nu sunt usor de dat. Dar pierderea lor din vedere poate afecta reusita in actiunile ce vor urma.

Analiza scopului comunicarii si auditoriului ei este primul pas in atragerea de partea noastra a cititorului sau ascultatorului.

Documentarea

Practic, unui om aflat intr-o anumita pozitie sociala ii este imposibil sa comunice eficient fara a consuma timp cu adunarea datelor necesare. Orice problema si orice scop al unei comunicari solicita o fundamentare informationala la care se aplica logica cautarii unei solutii sau a unui raspuns.

Scopul cercetarii (documentarii) este fie de a rezolva o problema prezenta sau potentiala, fie de a determina daca exista o problema. Rezultatul ei poate fi orice: de la un scurt text intr-un referat pana la o analiza completa si de profunzime a materialelor obtinute din mai multe surse.

Obiectivul si scopul

Petrecem cateva clipe in liniste gandindu-ne la obiectivul propus. Care este obiectivul? Care sunt obstacolele in calea atingerii acestui obiectiv? Timpul este limitat? Avem asigurat accesul la sursele de informare de care avem nevoie? incercam sa ne imaginam cat de departe vom merge in documentarea pe care o vom intreprinde, ce putem face efectiv si unde ar trebui sa ne oprim.

Cele mai multe din sarcinile de documentare trebuie, in cele din urma, precizate cu claritate in obiectivul si scopul comunicarii. Pentru toate acestea avem nevoie de un plan care are menirea sa ne mentina interesul asupra problemelor despre care dorim sa ne informam de la oameni sau din alte surse.

Atitudinea pe timpul colectarii datelor

Este greu sa avem o atitudine impartiala; de fapt, probabil ca este imposibil acest lucru daca stim ceva despre problema in discutie. Pe masura ce efectuam documentarea, ar trebui sa constientizam inclinatia atitudinala. Odata recunoscuta, putem sa o contracaram. In primul rand, prevenim aparitia subiectivismului in abordarea problemei. De exemplu, nu ignoram unele date deoarece nu sunt in concordanta cu filozofia noastra.

Surse de informatii

Cateva din sursele ce reprezinta izvoare primare de informare sunt:

dosarele si registrele ce contin date de actualitate;

colegii, oamenii din alte compartimente, personalul de diferite categorii, toti pot fi surse bune de informatii. Se recomanda sa fim concisi cand le punem intrebari deoarece timpul lor este tot atat de pretios ca si al nostru;

legile si instructiunile in vigoare, dispozitiile si hotararile ierarhice;

centre de informare, biblioteci, periodice, reviste de specialitate etc.

Sustinerea ideilor

Caile convingerii si credibilitatii

Lista ce urmeaza contine cinci modalitati de a ne intari capacitatea de convingere si de a dobandi credibilitate in fata audientei.

Exemple - sunt situatii special alese pentru a reprezenta sau oferi date factuale. Exemplele bune trebuie sa fie adecvate situatiei, scurte si sa retina atentia. Destul de des sunt prezentate in grupuri de cate doua sau trei pentru a realiza impactul necesar.

Statistici - pot fi mijloace excelente de sprijin daca stim sa lucram cu ele. Oricum, ele trebuie redactate simplu ca sa fie usor de citit si de inteles. O cale de a obtine acest lucru este prezentarea lor in termeni intelesi de receptori. De asemenea, ori de cate ori este posibil, precizam sursa exacta a statisticii prezentate. Afirmand ca "Studiile recente arata ca.' nu vom comunica nimic folositor unor receptori de calitate.

Declaratii (afirmatii, marturii) - sunt un mijloc de sustinere a opiniilor cu comentarii ale unor autoritati recunoscute. Ele pot lua forma directa cu ghilimele sau parafrazate. Recomandata este forma directa cu ghilimele care are mai mare greutate pentru ascultatori si cititori.

Comparatia si contrastul - sunt elemente cu trasaturi similare. Folosim comparatia ca sa subliniem similitudinile dintre doua situatii sau obiecte si utilizam contrastul ca sa accentuam diferentele.

Explicatia ~ poate fi folosita in trei feluri:

Definirea - o explicatie simpla in termeni uzuali despre ceea ce vorbim.

Analiza - impartirea subiectului abordat in parti mici si discutarea lor pe probleme de genul: cine, ce, de ce, unde, cand si cum.

Descrierea - asemanator cu definirea, dar de obicei mai personala si mai subiectiva.

Evaluarea subiectivismului

Nu trebuie sa luam in considerare numai datele sau evenimentele care favorizeaza punctul nostru de vedere. Se pare ca, uneori, nici nu ne dam seama cat de subiectivi suntem. Daca subiectivismul ne intuneca viziunea, nu vom putea vedea si evalua corect niciodata argumentele contrare aduse in discutie.

Presiuni de sus

Uneori nu putem evita capcana subiectivismului. Atunci cand cineva superior in ierarhie sustine un punct de vedere subiectiv asupra unei probleme, s-ar putea sa fim si noi, cu sau fara voie, implicati. Daca constatam acest lucru, cel putin il incunostintam pe superior de ea. S-ar putea ca el sa nu fi realizat inclinatia subiectiva iar datoria noastra este sa-1 protejam. Daca seful este in cunostinta de cauza, dar doreste sa continue in acest mod, cel putin stim ca ne-am facut datoria.

Legea lui Wilson

In lumea de astazi numerele sunt foarte prezente. Legea lui Wilson sustine ca "Un om cu un numar este mai puternic'. Nu suntem criticabili daca folosim date numerice. Dar trebuie sa avem precautia necesara in a nu folosi drept proba a convingerilor noastre numere si date statistice in exces. Oricum, trebuie sa avem in vedere permanent ca cel care face o afirmatie poarta povara sustinerii ei cu dovezi.

Scapari de logica

Coerenta mesajelor transmise este afectata uneori de gandirea incompleta, de asa numitele "scapari de logica'. incercam sa eliminam asemenea aspecte din intreaga munca intelectuala si totodata invatam sa le identificam la altii. in acest sens, exemplificarile ce urmeaza pot fi de ajutor.

Concluzia fortata - reprezinta o modalitate de a trage concluzii din date insuficiente. Ceva se intampla de doua-trei ori in acelasi fel si atunci noi ne asumam dreptul de a generaliza. Daca suntem receptor al unei concluzii fortate, cea mai buna solutie este de a-i cere vorbitorului sa dovedeasca faptul ca ce spune este adevarat. in acelasi timp, si noi putem fi pusi in situatia de a afirma o concluzie fortata (impusa). In aceste cazuri, ideal este sa incepem fraza astfel: "Se pare ca este vorba de ', sau "In urma acestor exemple, am putea trage concluzia ca'. Astfel, lasam auditoriul sa discearna daca concluziile au sau nu au suport foarte solid. Din nefericire, dorinta noastra evidenta este de a face afirmatii pozitive solide, iar aceasta dorinta, evident, incurajeaza "concluzia impusa'.

Eroarea post-hoc - se bazeaza pe presupunerea ca un eveniment care ii succede altuia este in mod necesar determinat de primul. Se pierde insa din vedere multitudinea de factori care influenteaza existenta celui de-al doilea eveniment, care nu'in mod necesar este determinat de primul.

Analogia gresita - se bazeaza pe presupunerea ca ceea ce este adevarat intr-o situatie simpla, obisnuita, este adevarat si in cazul unei situatii complexe.

Generalizarea pripita - apare atunci cand cateva exemple folosite ca dovezi nu reprezinta (sau nu pot reprezenta) intregul. "Am intrebat doi sefi de compartiment ce parere au despre gradul de aprovizionare cu materii prime si piese de schimb si apare evident faptul ca acest lucru trebuie sa '.

Realitatea trunchiata - reprezinta tendinta de a se renunta la luarea in considerare a anumitor fapte sau de a manipula sprijinul ideatic, astfel incat realitatea sa apara intr-un anumit fel. Eludarea unor fapte care nu convin si scoaterea din context a citatelor fac parte din aceasta categorie.

intrebarea trunchiata (aluziva) - desemneaza practica de a devia o interogatie intr-o afirmatie neacoperita de argumente. intreband "Cand avem de gand sa stopam alocarea de bani pentru acest program costisitor?' afirmam o lipsa de eficienta a acelui program dar nu o dovedim. Ca urmare, concluzia care se impune nu este logica.

Compromisul slab - reprezinta solutionarea unor probleme in mod satisfacator printr-un compromis. insa trebuie sa evitam tendinta de a accepta solutia compromisului in prea multe situatii. Uneori, compromisul reprezinta tot ceea ce poate fi mai urat.

Opiniile neautorizate - nu ne lasam influentati (si nu incercam sa influentam) pe baza opiniei unei persoane neautorizate dar aflata intr-o pozitie sociala inalta. La varful ierarhiei de la toate palierele oricarei institutii (organizatii) sunt destule persoane care, detinand pozitii importante intr-un anumit domeniu, isi extind influenta si in alte domenii pentru care nu au competenta sau experienta necesara. . Atractia emotionala - eroare ce deriva din folosirea cuvintelor, sintagmelor emotionale. Iata cateva care sunt mai putin evidente:

Reputatia sau precedentul vazute ca sprijin unic - Exemplu: "Ministrul considera acest mod de solutionare ca fiind foarte potrivit si de aceea noi trebuie sa '

Generalizari sclipitoare (sau o concluzie imbracata intr-o mantie atragatoare) - De pilda, "Principiile unei conduceri bune impun sa actionam in acest fel.'

Fraze incuietoare - De exemplu, "Experienta tarilor dezvoltate in acest domeniu a dovedit ca '

Atractia lucrurilor la moda. - "Fiecare lider stie ca informatica este '

Erorile de vorbire sau de scriere prezentate mai sus pot fi surprinse zi de zi. Pur si simplu suntem partasi la acest mod de gandire. Ceea ce avem de facut este sa ne ascutim simtul profesional pentru a depista aceste situatii si a le inlatura.

Organizarea comunicarii

Daca nu ne organizam materialul dupa o structura care sa conduca cititorul de la un punct la altul, mai bine nu ne aventuram sa scriem. De aceea, este foarte important sa ne organizam riguros mesajul scris sau verbal pe care vrem sa il transmitem.

Stabilirea cadrului general

Cele mai multe scrieri cuprind trei parti: introducere, cuprins si concluzii (incheiere). in mod sigur, logica acestui aranjament in trei parti o folosim in mod curent. Efectul acestui simplu mod de organizare a unui material este mai mare daca introducerea poate sa capteze atentia cititorului, enunta cu claritate scopul si reuseste sa stabileasca raporturile esentiale intre problemele abordate. Apoi, cuprinsul trebuie sa fie o insiruire logica, pertinenta de idei si, in cele din urma, incheierea trebuie sa rezume punctele de vedere semnificative afirmate in cuprins.

Sa presupunem ca am terminat documentarea de baza si notitele, inregistrarile si alte texte colectate se gasesc intr-un dosar electronic pe computer. Ce urmeaza sa facem?

Fixarea nivelului de abordare si listarea ideilor principale

Nivelul la care plasam redactarea mesajului pe care il avem ca reper de la inceput pana la sfarsit nu este altul decat scopul propus, adica ceea ce vrem ca audienta sa faca dupa ce a receptat comunicarea.

Dupa ce ne-am fixat nivelul (scopul), scriem pana epuizam ideile despre subiectul in cauza. Cand nu suntem destul de siguri ca am incheiat lista, luam fiecare idee in parte si o judecam prin prisma scopului si a nevoilor cititorilor sau ascultatorilor. Renuntam la ideile care nu au legatura directa cu scopul sau nu corespund capacitatii de intelegere si de acceptare a audientei. Merita sa tinem minte ca problema cu care se confrunta majoritatea oamenilor care scriu este aceea ca au prea mult material si nu prea putin. Indiferent daca incercam un sentiment de frustrare prin eliminarea unor idei, raman absolut necesare analiza, filtrarea, corectarea si renuntarea la unele din ele pana cand avem materialul strict necesar ce sustine scopul si nevoile cititorilor. Cand suntem absolut siguri ca am retinut numai materialul esential, trecem la identificarea ideilor principale si a celor ajutatoare.

Ideile principale si faptele reprezinta puncte de vedere si elemente pe care dorim sa le dezvoltam in discurs. Ele sunt importante pentru realizarea scopului propus incat omiterea doar a uneia ne va dezechilibra comunicarea. La randul lor, ideile ajutatoare vor fi elemente descriptive care largesc subiectul tratat. Identificarea ideilor principale si ajutatoare trebuie sa ne determine sa stabilim prioritatile conform ordinii in care efectuam comunicarea. Asta inseamna ca putem stabili ordinea subiectelor abordate pe masura ce conducem ascultatorii, pas cu pas, in interiorul mesajului. Aceasta "lista' de idei principale si ajutatoare poate fi foarte scurta daca comunicarea este simpla, sau poate fi destul de lunga in cazul in care intocmim un raport detaliat.

Alegerea unui model

Urmatorul pas este sa alegem o structura sau model care ne ajuta, in egala masura pe noi cat si pe receptori, sa vehiculam ideile in mod sistematic si logic, de la inceput pana la sfarsit. Scopul, nevoile auditoriului si felul materialului sau toate trei la un loc, impun mai intotdeauna unu model sau o combinatie din modelele prezentarii unui mesaj.

Modelul problema - este folosit pentru a face afirmatii urmate de liste de enumerare a problemelor care vin sa sprijine, sa explice sau sa dezvolte afirmatiile respective. De exemplu, daca facem o afirmatie generala potrivit careia personalul din institutie (organizatie) participa la activitati de perfectionare profesionala, putem folosi acest model ca sa listam si sa descrie pe scurt activitatile tipice de acest fel. Mentionam ca orice lista care insoteste o afirmatie trebuie sa se deruleze intr-o ordine logica, sa fie structurata de la simplu la complex, de la ce este cunoscut la necunoscut, de la general la particular si asa mai departe.

Modelul cronologic - il folosim cand discutam evenimente, probleme sau procese in ordinea cronologica, care au loc sau ar trebui sa se petreaca. Acest model este ceva mai simplu si cel mai des folosit pentru abordarile in scris, deoarece situatiile bazate pe succesiunea temporala sunt frecvente.

Modelul argumentarii - este util daca vrem sa formulam o parere sau un punct de vedere, iar apoi sa-1 sustinem prin discutarea argumentelor. Nu inseamna altceva decat sa prezentam logica dupa care s-a nascut punctul de vedere pe care il sustinem.

Modelul rezolvare de probleme - poate fi folosit pentru a identifica si descrie o problema sau o idee si apoi a dezvalui solutiile sau tehnicile de rezolvare posibile. Modelul poate fi utilizat in cateva variante.

O varianta consta in a prezenta o descriere completa a problemei si apoi a arata care este solutia care ni se pare a fi cea mai buna din punct de vedere logic. in solutia propusa va trebui sa includem suficiente informatii factuale ca sa convingem receptorii ca ea este practica si eficienta.

O alta varianta este de a oferi cateva solutii posibile pentru a arata efectul produs de fiecare din ele si apoi sa precizam care alternativa este cea mai buna. Aceasta este calea cea mai des folosita.

in sfarsit, o alta varianta se refera la abordarea pro si contra in discutarea problemei si a solutiilor ei posibile. Aceasta varianta este un procedeu tipic de a convinge oamenii sa accepte ideea ori sa-si schimbe propriile idei.

Modelul cauza-efect - folosim acest model pentru a arata cum una sau mai multe idei, actiuni sau conditii conduc la alte idei, actiuni sau conditii. Doua variante ale acestui model sunt posibile: de la cauza la efect sau de la efect la cauza. Tehnica pe care o folosim depinde de problema si de contextul discutiei, insa, oricare ar fi strategia, evitam cauzele false sau singulare.

Deseori, materialul ne spune ce model trebuie sa folosim, insa daca el nu se potriveste scopului si auditoriului, sa nu ezitam sa utilizam un altul. incercam sa alegem un model care permite sa ne miscam de la cunoscut la necunoscut sau de la simplu la complex.

Dupa ce am hotarat subiectul, dupa ce am identificat punctele principale si cele ajutatoare si am selectat un model structural potrivit, urmatorul pas este de a schita materialul asa cum urmeaza sa apara in scrisoare, referat, cerere, mesaj etc.

Aranjarea ideilor intr-o forma schematica

S-ar putea sa fim unul din acei scriitori exceptionali care nu au nevoie nici macar de o schita; ideile curg una dupa alta, mesajul este coerent si complet. Dar daca suntem un scriitor obisnuit, o asemenea schita poate economisi si nu risipi timpul. Ideile trebuie surprinse in ordinea importantei lor. Ce idee sau idei vrem sa le folosi, in prima parte a textului? Care in final?

Pentru inceput, schitam principalele idei incercand sa le includem intr-o anumita ordine, apoi incepem sa scriem. Cu toate ca aceasta munca poate consuma timp, faptul in sine ne obliga sa insiruim ideile principale si pe cele ajutatoare intr-o ordine logica inainte de a incepe sa scriem materialul. Astfel, in cazul in care unele idei nu se potrivesc sau nu "curg' de la sine, le putem rearanja inainte de a fi prea tarziu. Nu exista "absolut' in munca de organizare; fiecare autor are metodele sale mentale pentru atingerea acestui obiectiv.

Organizam ideile inainte de a scrie. Daca avem destula experienta, organizam materialul mental sau, la fel ca cei mai multi, elaboram cel putin o schita. Dupa aceea si numai dupa aceea, putem sa ne gandim sa scriem prima ciorna.

Concepem si editam intr-o limba vie

De fapt, in a cincea etapa, vorbim de trei demersuri separate care se influenteaza reciproc. Primul este acela de a dezvolta propozitii si paragrafe intr-o limba vie. Al doilea este acela de a invata sa depasim sindromul primului act de conceptie. in sfarsit, va trebui sa dezvoltam un sistem complet si eficient de editare a textului. Trebuie sa adoptam acest mod de lucru numai gandindu-ne la cantitatea de scris insipid si de discursuri plictisitoare pe care a trebuit sa le suportam ani in sir. Cu alte cuvine, vom aborda aceasta etapa urmand cele trei sectiuni precizate.

Construirea propozitiilor si paragrafelor

Utilizam diateza activa

Scrisul fara valoare este opera celor ce scriu folosind diateza pasiva. A scrie in acest mod este o boala generalizata. Singurul mod de a ne imuniza este sa recunoastem diateza pasiva si s-o inlaturam cat mai mult posibil. Trebuie sa stim ca in proportie de 75 % frazele din cartile, revistele si alte publicatii de larga circulatie sunt scrise la diateza activa si numai 25 % la diateza pasiva. Dar oamenii obisnuiti cat si sefii lipsiti de incisivitate si temeinicie in indeplinirea sarcinilor chiar atunci cand scriu, de cele mai multe ori, inverseaza aceste procente. Frazele scrise la diateza pasiva sunt lipsite de vitalitate si suna ca si cum ar fi scrise de niste anonimi si obscuri "ei'. De pilda, "Comisia urmeaza sa fie numita', "Este necesar sa '. "Ajutorul dumneavoastra este apreciat'.

La auzul acestor propozitii, tendinta este de a "casca'. Personalul din propozitie este fie obscur, absent sau pur si simplu, zace acolo. Cine numeste? Cine executa? Cine apreciaza? De ce oare sa nu scriem: "Directorul adjunct Ionescu va numi comisia', "Seful serviciul tehnic va face', "Apreciez ajutorul dumneavoastra'

in acest fel si cel care scrie iese la lumina. Se revigoreaza si fraza. De fapt, nu trebuie sa fim filologi de meserie pentru a identifica diateza pasiva. Ceea ce trebuie facut este ca, pur si simplu, sa scriem majoritatea propozitiilor, frazelor si sa subliniem subiectul, actiunea si tot ce tine de acestea ca in exemplul urmator: Asistenta sefa (subiectul) trebuie sa vaccineze toti copii (actiune) din pavilionul 2 maine dimineata de la ora 8 la 10 (detalii).

Atunci cand folosim diateza pasiva si inversam procedeul subiect -predicat - complement, scrisul devine lipsit de viata. Cu diateza activa ne putem atinge direct scopul folosind cuvinte putine si verbe de actiune. Cu alte cuvinte, sa scoatem la lumina diateza activa.

Tonul trebuie sa fie

Un alt aspect important al comunicarii este tonul cu care ea se face. Unul demn, politicos, intelegator trebuie incurajat si cultivat. Orice manifestare de iritare, bruscare sau superioritate va introduce echivocul si va reduce eficienta comunicarii. Totul este sa controlam tonul si sa il folosim cum se cuvine.

Alte recomandari:

Eliminam cuvintele si frazele banale sau des folosite. "In sensul ca', "in legatura cu' sunt cuvinte si sintagme (ca si altele) care sunt des vehiculate. Bineinteles ca ele pot fi potrivite intr-un anumit context, dar evitam folosirea lor prea frecventa.

Renuntam la cuvinte in plus (parazite) care dau impresia ca accentueaza un anumit pasaj. De pilda, se scrie frecvent "luna august', "ziua 05' etc. Este evident ca se poate neglija cuvantul "luna' sau cuvantul 'ziua'.

Nu folosim cuvinte "mari' contra cuvintelor "mici'. Unii indivizi au impresia ca folosind un vocabular "adecvat 'creeaza impresia ca sunt "scoliti', dar in majoritatea cazurilor cuvintele "mici' au un efect mare.

Folosim cuvinte variate ca sa exprimam diferite nuante in scris. Iata motivul pentru care un vocabular bogat este folositor.

Evitam frazele lungi, complicate, stufoase. Numai astfel obtinem maximum de claritate in comunicare.

Nu utilizam cuvinte care introduc insinuari nepoliticoase, care exprima ganduri neplacute sau sunt lipsite de tact. Ele, adeseori, afecteaza scopul propus si uneori ii pot umili pe cei cu care comunicam.

Folosim o modalitate de abordare pozitiva in detrimentul celei negative. De pilda, in loc de "Nu va putem plati integral inainte de 5 mai', folosim "Va vom plati integral la 5 mai sau imediat dupa aceasta data.'

Paragraful sau principiul " Un calaret pentru un cal'

Paragrafele ofera posibilitatea dezvoltarii ideilor si servesc trei scopuri importante:

sa grupeze ideile inrudite intr-o singura unitate de gandire;

sa separe o unitate de gandire de alta;

sa avertizeze cititorii ca se trece la o alta parte a subiectului.

Fiecare paragraf pe care il scriem trebuie sa indeplineasca aceste trei scopuri. Prea multi dintre cei care scriu considera paragraful ca ceva arbitrar adica, in opinia lor, pot construi un paragraf cand au chef. La un moment dat spun: "Gata! Ar fi vremea sa fac un nou paragraf. Sa nu procedam in acest fel!

Un paragraf eficient este o unitate functionala ce contine un grup de idei ce graviteaza in jurul unei idei principale legata de alte idei, care o preced sau o urmeaza.

Paragraful nu este o colectie arbitrara realizata din convenienta pur grafica. El trebuie sa indeplineasca o functie bine definita, sa prezinte o idee majora, sa descrie un eveniment etc.

Propozitii principale

Cea mai importanta propozitie din orice paragraf pe care il scriem este propozitia principala. Ea reprezinta subiectul sau ideea care guverneaza paragraful, in mod normal este prima propozitie din paragraf. Celelalte propozitii intre cea principala si ultima din paragraf trebuie sa fie strans legate de cea principala, in sensul ca ele explica, dezvolta sau sustin propozitia principala. Ultima propozitie trebuie sa faca un sumar al propozitiei principale, sa fixeze ideea principala in mintea cititorului sau sa asigure tranzitia catre urmatoarea idee principala. Obiectivul nostru este de a-i ajuta pe cititori sa inteleaga paragrafele ca unitati integrate si nu ca simple inlantuiri de propozitii.

O modalitate de a ne imbunatati cursivitatea ideilor este de a gandi in paragrafe, mai degraba decat in propozitii. Odata ce am scris o propozitie principala (ideea principala), ne gandim la modalitatile de clarificare, dezvoltare, ilustrare si explicare a implicatiilor generate de acea propozitie.

Tranzitia rapida

Oferim in continuare o gama larga de cuvinte si expresii pe care le putem folosi pentru a-1 face pe cititor sa strabata, idee cu idee, textul. Aceste mijloace de trecere (tranzitie) asigura legaturile logice intre punctele cheie ale comunicarii si constiinta cititorului.

punerea in evidenta a contrastului dintre idei - dar, totusi, oricum, in orice caz, in sens contrar, pe de o parte, in loc de, nici unul dintre acestia, dimpotriva, mai degraba, oricare ar fi, , in contradictie cu, astfel, in primul rand, in conformitate cu;

comparatie intre idei - ca si, tocmai ca, similar;

insusirea ideilor (gandurilor) - intr-adevar, oricum, altfel, mai mult decat orice, mai presus de, chiar, dincolo de, cu alte cuvinte, de exemplu, bineinteles, in consecinta, in general, in sens larg, in sens restrans, de fapt, cu toate ca, de pilda;

evidentierea rezultatelor - de aceea, ca rezultat, astfel, in consecinta, de aici.;

adaugare de idei - in primul rand (al doilea, urmatorul, ultimul), in plus, mai mult, in afara de, cu exceptia, la fel, cu toate acestea, de asemenea.

Cititorii vor putea mai lesne urma firul gandirii noastre daca vom folosi in mod inspirat aceste constructii. De asemenea, trecerea de la o idee la alta se poate realiza si folosind modalitati ca: repetarea cuvintelor si ideilor cheie, folosirea prenumelor care determina substantive din propozitia precedenta, folosirea cuvintelor si sintagmelor de legatura etc. in loc sa folosim aceleasi substantive propozitie dupa propozitie, in unele propozitii le inlocuim cu pronume. De exemplu: el, ea, aceasta, ei, pot reprezenta oameni, lucruri, idei dintr-o propozitie sau paragraf precedent. Procedeul este eficient, insa necesita antecedente bine definite.

Un alt mod de tranzitie este repetarea cuvintelor si ideilor cheie. in paragraful ce urmeaza observam cum cel ce scrie repeta cuvintele "simplitate', "incisivitate' si "concentrare' pentru a clarifica mesajul:

Descrierea efectiva a fenomenelor depinde de simplitate, incisivitate si concentrare asupra faptelor. Simplitatea este necesara deoarece timpul. Incisivitatea fixeaza o idee in mintea celui ce asculta.Concentrarea atentiei prezinta ideile asa cum sunt si promoveaza

O serie de propozitii, fraze si paragrafe functioneaza ca niste cuvinte de trecere precum cuvintele si sintagmele de tranzitie. La folosirea unei propozitii sau fraze de tranzitie, in mod normal, locul ei va fi la sfarsitul paragrafului. Aceasta serveste la infaptuirea a doua scopuri: semnaleaza sfarsitul paragrafului si ghideaza cititorul catre noul subiect din urmatorul paragraf. Dar o fraza de trecere poate exista si la inceputul paragrafului. in acest caz, in mod similar, ea serveste tot doua scopuri: este fraza principala si asigura legatura intre ce urmeaza si paragraful precedent.

Sindromul primului material scris

Oamenii care scriu se impart in doua categorii: cei care redacteaza intuitiv un document scris fara a schita un plan si cei care redacteaza materialul dupa un plan scris. in oricare din cele doua situatii, ambele categorii se confrunta cu sindromul primului material scris. Acest sindrom poate fi recunoscut prin unul sau mai multe simptomuri: palme umezi, pozitie incremenita in fata foii de hartie, cererea amanarii datei de prezentare a documentului, ascutirea creioanelor deja ascutite, grimase etc.

Cel mai bun sfat pentru trecerea peste sindromul primului material scris este de a mai' consulta odata aceasta parte a cartii si apoi sa trecem la elaborarea materialului. Ideea de a invata fundamentele scrisului cu exemple ale literaturii clasice este la fel ca si invatarea aritmeticii din lucrarile lui Albert Einstein. Autorii cartilor de literatura sunt profesionisti ai scrisului care au ca obiectiv sa produca scrieri care pot fi intelese si interpretate in moduri diferite. Scopul celor care nu scriu pentru a face literatura, asa cum sunt managerii sau orice alt lider de organizatie, este sa comunice o idee la timp si in mod simplu si clar.

incepem cu sfarsitul

La inceputul primului raport, referat, etc. incepem cu sfarsitul! Nu ar trebui sa fim surprinsi daca seamana cu scopul pe care l-am declarat. in majoritatea materialelor pe care le citim suntem tinuti in suspans pana la ultimul paragraf. Acest procedeu scoate in evidenta misterul, insa reprezinta o imensa pierdere de timp pentru cei care scriu, vorbesc, citesc sau asculta. Avantajul prezentat de aceasta metoda este ca ne scuteste de povara rabdarii si ne pune imediat in tema cu esentialul.

Deci, finalul pe primul plan! Pur si simplu incepem cu ideea principala a textului. Cand inaintam un referat sau trimitem corespondenta cuiva, incepem cu aspectul (aspectele) care pe acel cineva il intereseaza cel mai mult. Cand scriem pentru noi, in mod firesc incepem cu ce ne preocupa cel mai mult. Tragem concluzii si apoi le sustinem.

Documentele care circula in organizatie si dovedesc o slaba organizare a ideilor incep adesea cu formula: "Am primit materialul dumneavoastra din data de '. Apoi pas cu pas are loc "derularea' textului, urmand ca esentialul sa razbata abia la sfarsit. Totul se dezvaluie in urma unei stratageme ca: "de aceea', "in conformitate cu cele mentionate' etc. Acest model de redactare pana ce punctul principal este atins nu este haotic, dar nu este eficient. Un document serios se scrie pornind de la esenta problemei iar apoi dezvoltam subiectul in cauza. incepand cu sfarsitul vom fi gata sa urmam structura de baza a unei redactari scrise sau a unei interventii orale de calitate: introducere, cuprins, incheiere.

Introducerea

Rolul introducerii este sa orienteze comunicarea si sa furnizeze cheia mesajului pe care vrem sa il transmitem. Desi continutul si lungimea introducerii pot varia in functie de scop, de obicei ea trebuie sa fie scurta si la obiect. De fapt, in multe situatii, o fraza va fi de ajuns pentru precizarea scopului. Sa discutam urmatoarea formula de introducere:

Biroul personal are un rol foarte important in indeplinirea sarcinilor institutiei. Acest document va precizeaza responsabilitatea in calitate de nou membru al acestui birou. Veti avea responsabilitati specifice pentru angajarea personalului, pentru tinerea evidentei indeplinirii atributiilor functionale de catre angajati precum si pentru elaborarea propunerilor de promovare sau sanctionare a personalului. In general, va ocupati de calitatea personalului si a modului in care el se achita de atributiile prevazute postului.

Sa analizam aceasta introducere. Prima fraza face o simpla remarca prin care se stabileste cadrul general: aceasta il ajuta pe receptor sa-si concentreze atentia asupra a ceea ce urmeaza. A doua fraza este precisa: il informeaza asupra responsabilitatilor ce-i revin. A treia face un rezumat al punctelor principale care vor fi dezvoltate in cuprins.

Folosim aceeasi tehnica in alte situatii: dam sarcina de indeplinit inaintea motivarii ei, formulam cererile inaintea justificarilor, dam raspunsurile inaintea denumirii problemelor etc. Cu alte cuvinte, prezentam punctul nostru de vedere cat mai repede posibil fara incurcarea mintilor pe "taramul nimanui'.

Desi introducerea reprezinta prima parte obligatorie a lucrarii, nu este nevoie sa o scriem la inceput. Daca este dificil sa o realizam, putem lucra la cuprins sau incheiere si, mai tarziu, sa ne reintoarcem la redactarea introducerii.

Cuprinsul

Aceasta parte include ideile principale despre subiectul comunicarii si detaliile necesare explicarii si clarificarii scopului. Asa cum am mai spus, nu incercam insa sa dezvoltam doua sau mai multe idei principale intr-un singur paragraf. Scriem cand ideile "ne vin usor'. Nu devenim ingrijorati de felul exprimarii, el este perfectibil. Ne asiguram ca includem destule detalii si explicam astfel incat cititorul sa poata intelege la ce ne referim. Este mai bine sa emitem mai multe idei decat prea putine. Cand vom revizui si pregati materialul pentru tehnoredactare, vom putea combina ideile principale si cele ajutatoare, elimina aspectele care sunt in plus, reusind astfel sa imbunatatim logica ideilor.

O sugestie: fie ca dictam, scriem de mana sau editam textul pe calculator, avem grija sa lasam un spatiu dublu intre randuri, triplu intre paragrafe si sa avem o margine corespunzatoare. Acest spatiu ne va fi de un real folos la revizuirea materialului si redactarea lui finala.

incheierea

Reprezinta a treia si cea din urma parte a unei comunicari bine structurate, fiind adesea partea cea mai neglijata. Sunt prea multe cazurile in care hotaram ca este cazul sa ne oprim si sa terminam lucrarea odata cu epuizarea ultimei idei principale. Aceasta nu reprezinta nici pe departe o incheiere; este ca si cum am pleca de la petrecere fara sa stim cine a fost de fapt gazda. O incheiere adevarata lasa cititorului impresia justificata ca am incheiat comunicarea.

in majoritatea lucrarilor, o incheiere adecvata inseamna o scurta trecere in revista a ideilor principale, a observatiilor sau a unor argumentari esentiale abordate in cuprins. in acest mod asiguram succesul finalului comunicarii. Un test revelator este de a citi introducerea, urmata apoi de citirea incheierii. Acest procedeu ne poate ajuta sa determinam daca incheierea decurge logic din introducere si daca indeplineste scopul. O incheiere potrivita poate atrage mai multe probleme, asa cum ar fi sa sugereze nevoia de actiune sau sa recomande un studiu ori o investigatie. insa, mai mult decat orice, trebuie sa convinga cititorii ca se bazeaza pe logica.

Nu deviem, doar scriem

Pe masura ce scriem primul material (document, referat etc.) urmam foarte strans planul stabilit. Nu deviem. Nu revizuim. Nu schimbam nimic. Deocamdata. Scriem, editam sau dictam rapid. Facem acest lucru ca si cum am discuta cu un potential cititor. Daca nu ne abatem de la plan, primul material va fi gata pentru redactarea lui finala mai repede decat ne asteptam.

Redactarea finala a materialului

Evidentiem cateva motive pentru care intampinam greutati in finalizarea corecta a unui text.

Oamenii nu citesc ceea ce scriu

Avand textul clar in mintea lor, chiar atunci cand il citesc, privirea le "aluneca' pe pagina si trec cu vederea ceva sau omit sa corecteze acolo unde este cazul. Solutia este simpla: corectam cu atentie si spirit critic. Nu este rau daca lasam pe altcineva sa ne corecteze materialul sau daca il corectam chiar noi dupa cateva zile de la redactare. Unii oameni se considera prea inteligenti sau cred ca problemele abordate sunt simple, cunoscute si nu creeaza dificultati. Altii sunt prea ocupati pentru a trece in revista ceea ce au scris, iar unii pur si simplu nu au chefsa faca acest lucru sau spun ca cititorii vor intelege oricum ce au vrut sa le comunice.

Majoritatea oamenilor sunt orgoliosi atunci cand scriu

Odata ce am asternut ceva pe hartie, respingem ipoteza ca ceva ar putea fi scris gresit. Nu ne place sa verificam sau sa facem schimbari in cadrul propozitiilor, organizarii textului, a scrierii corecte, punctuatiei etc. Si chiar atunci cand admitem posibilitatea schimbarii, nu avem intotdeauna dispozitia de a consuma timp pentru ea. Prin urmare, problema in speta este autoaprecierea. Este primordial de a gandi clar ceea ce vrem sa spunem, apoi de a scrie simplu si de a corecta cu atentie. Daca ne dezvoltam simtul autoaprecierii critice, vom reusi sa eliminam toate necazurile de care am pomenit mai inainte.

Sugestii, mijloace si modalitati de imbunatatire a textului

Atunci cand redactam in ultima forma materialul, trebuie sa ne transpunem din rolul celui ce scrie in rolul criticului. Cu alte cuvinte, ne detasam din punct de vedere sentimental de material si il privim la rece. Acest lucru necesita implicarea a doi factori: fizic si mental. in primul rand, punem materialul pe un raft, intr-un sertar sau sub o coperta si il lasam sa "dospeasca' pentru un timp, de regula, cateva ore sau chiar o zi, doua. Apoi alocam timp pentru a ne reaminti tot ceea ce am auzit sau citit despre tehnica scrisului. Cand ne intoarcem la text, ne impunem sa il citim de trei ori. Aceste lecturi nu numai ca ne vor face sa privim detasati, la rece, materialul, dar ne vor da posibilitatea sa ne concentram asupra unor aspecte particulare ale propriului scris. Totusi, de ce sa citim textul de trei ori?

Citim pentru a evalua gradul de acoperire a subiectului

Aici preocuparea de baza este daca am acoperit complet subiectul si scopul. Cantarim si apreciem textul in ansamblul sau, iar apoi hotaram daca este cazul sa renuntam la ceva, sa modificam unele formulari sau sa il consolidam adaugand informatii ajutatoare. Scopul este sa includem toate informatiile, dar nu mai mult decat este necesar pentru nevoile cititorului.

Citim textul pentru a urmari ordinea si "curgerea' logica a ideilor

incepem prin a citi prima fraza si hotaram daca reflecta pe deplin mesajul comunicarii. Daca nu, acum este momentul de a aduce imbunatatiri pentru a oferi cititorilor o idee despre ceea ce urmeaza. Facem apoi verificarea partii introductive in comparatie cu incheierea. Sugereaza sau stabileste introducerea scopul precis al lucrarii respective? Arata incheierea cititorilor ca am atins scopul propus? Conducem cititorii catre final? Facem corectivele de rigoare daca sunt necesare.

Cand suntem satisfacuti de rolurile jucate de introducere si incheiere, suntem gata sa facem un nou test. Citim din nou introducerea si apoi frazele care acopera continutul comunicarii. Acest lucru ofera o rapida trecere in revista a ideilor principale raportate la scopul anuntat in introducere. Contribuie fiecare la atingerea scopului comunicarii? Parcurg ele drumul logic, punct cu punct? Daca este necesar, corectam.

Acum este cazul sa ne concentram pe frazele de baza din fiecare paragraf, incepand cu introducerea. Aceste fraze trebuie sa dezvolte, clarifice, ilustreze si explice continutul fiecarei idei principale. Ele trebuie sa conduca cititorul pas cu pas, de la o idee principala la urmatoarea. Ultima fraza din fiecare paragraf trebuie sa faca un sumar al ideilor din paragraf, sa serveasca drept liant cu urmatoarea idee sau sa indeplineasca ambele functii. Daca avem fraze care nu sprijina ideile principale, renuntam la ele sau le modificam astfel incat sa-si indeplineasca menirea. Ideile "curg' imperceptibil? Reusesc cuvintele, propozitiile si frazele sa imbunatateasca aceasta "curgere' si sa evidentieze relatiile potrivite? Reusesc majoritatea paragrafelor sa contina patru pana la sapte fraze? Corectam daca este necesar.

Citim textul pentru a ne asigura ca se poate citi usor

in final, suntem pregatiti sa testam potentialul impact al comunicarii asupra cititorilor sau ascultatorilor. Citim materialul cu voce tare si ascultam cum suna cuvintele, propozitiile, frazele. Este o cale simpla de a localiza greselile de scriere. Atunci cand verificam corectitudinea scrisului, insistam pentru simplitate si stilul direct. Cu cat cititorii pot citi si intelege mai repede, cu atat mai bine. Dificultatile obisnuite in a scrie simplu si direct sunt:

cuvinte si propozitii aranjate complicat;

prea multe cuvinte, fraze;

folosirea cuvintelor lungi, neobisnuite, in locul celor scurte, cunoscute;

folosirea expresiilor pasive in detrimentul celor active;

fraze monotone;

cuvinte, propozitii si fraze amplasate gresit.

Aceste dificultati pot fi completate si de altele: probleme gramaticale sau de mecanica scrisului, expresii greoaie. Trebuie sa verificam mereu urmatoarea intelegere: Exista o cale mai simpla de a comunica ideea? intrebarea este vitala pentru a dezvolta un scris riguros.

O idee din cele mai bune pentru imbunatatirea materialului este sa il aratam si altcuiva. impartasim scopul comunicarii unui coleg, ii prezentam analiza auditoriului si apoi ii oferim textul. il rugam sa faca o analiza extrem de critica.

Feedback-ul

Ideea este ca feedback-ul trebuie dat si primit astfel incat noi sa fim in masura sa ne imbunatatim comunicarea. Din nefericire, pentru multi oameni ideea de feedback nu este prea agreata. De regula, relatiile sef-subalterni genereaza reactii din cele mai ciudate si greu de definit care, evident, se inscriu in lantul comunicarii.

Lucrul cu corectorii si superiorii (sefii)

Toti avem o limita in a ne critica propria munca. Ne implicam atat de mult in subiect incat tindem sa uitam pe cei ce ne asculta. Stopam "mandria de autor' si ne deschidem mintea la sugestiile venite din partea altor oameni. Trebuie sa avem ca obiectiv realizarea unei comunicari corecte si precise.

Rolul corectorilor

inainte de a inmana lucrarea redactata in forma finala sefului, rugam un coleg sa o citeasca. Daca corectorul considera ca intelesul nu este prea clar si ne arata de ce, va trebui sa mai privim o data materialul. S-ar putea ca seful sau auditoriul sa reactioneze identic. Sugestiile corectorului vor fi cu atat mai valoroase cu cat ele vor ataca probleme specifice: constructii de cuvinte, fraze greoaie, gramatica slaba, manierism si asa mai departe.

Unica modalitate de a asigura un feedback obiectiv este aceea de a accepta orice critica adusa lucrarii.

Rolul corectorului nu este numai acela de a ne face un serviciu personal, dar si de a fi reprezentantul ascultatorilor sau cititorilor. Cerem clarificari daca sunt necesare, insa nu discutam in contradictoriu si nici nu ne aparam. Acceptam sugestiile corectorului si decidem apoi care este cea mai buna modalitate de a le folosi pentru a imbunatati comunicarea.

Cand suntem corector sau supervizor (sef)

Nu incercam sa ne impunem stilul sau preferintele personale asupra scrisului altora. O corectura eficienta este consistenta, obiectiva si vizeaza scopul stabilit al comunicarii. Responsabilitatea in calitate de sef necesita tact si rabdare in special cand aprobam sau nu comunicarile (rapoarte, analize etc.) facute de subalterni. in aceasta calitate, suntem obligati sa ne ajutam oamenii sa-si imbunatateasca munca. Orice rol am avea, tactul si rabdarea sunt elemente cheie; iar tactul si rabdarea ii caracterizeaza pe oamenii care inteleg intr-adevar ce este feedback-ul in context larg.

in acest cadru al discutiei putem spune ca feedback-ul este o comunicare care ii sprijina pe indivizi sa-si directioneze munca si comportamentul. Bineinteles ca el ne ajuta sa ne atingem scopurile si, de aceea, credem ca este folositor sa prezentam cateva criterii pentru oferirea si primirea feedback-ului.

Feedback-ul mai degraba descrie decat judeca. Evitarea limbajului prin care judecam reduce nevoia celeilalte persoane de a raspunde ca sa se apere.

Feedback-ul este in aceeasi masura pozitiv si negativ. O descriere echilibrata a muncii cuiva ia in considerare atat punctele forte cat si cele slabe. Ambele tipuri de feedback ofera informatii utile persoanei care doreste sa se schimbe.

Feedback-ul trebuie mai degraba sa fie specific decat general. Afirmatiile de ordin general asupra muncii cuiva nu indica elementele de care persoana are nevoie pentru a schimba ceva si nici elementele ce pot servi ca modele.

Feedback-ul trebuie sa fie solicitat, mai degraba decat sa fie impus. El este foarte eficient cand receptorul formuleaza atent intrebari ce vor furniza raspunsuri adecvate.

Feedback-ul trebuie indreptat spre munca sau comportamentul persoanei, nu spre persoana in sine.

Dupa cum putem vedea, "lupta pentru feedback' nu este usoara, dar poate fi foarte instructiva si aduce satisfactii celor care doresc sa-si mareasca capacitatea de comunicare.

Concluzii

incheiem acest capitol cu cateva consideratii care condenseaza cerintele pentru realizarea unei comunicari scrise sau verbale eficiente.

Esential este sa stim cine sunt cei pentru care scriem sau ne pregatim sa vorbim si sa incercam sa anticipam ce astepta de la noi. O data ce cunoastem aceste lucruri, putem realiza cu precizie nivelul la care concepem continutul comunicarii si informatia pe care o includem.

Elaboram un rezumat care ne ajuta sa realizam structura textului. Un mod efectiv de a face acest lucru este sa introducem notitele intr-un document editat pe calculator si apoi "taie si lipeste' (in engleza, "cut and paste') cuvinte, propozitii, fraze, paragrafe si sectiuni sau capitole intregi intr-o forma coerenta.

Includerea unei introduceri si a unui sumar ajuta cititorii sa-si structureze informatia mai bine in mintea lor.

Cand redactam textul sau cuvantarea, incercam sa lasam cuvintele si ideile sa curga de la sine.

Stilul materialului trebuie sa corespunda nevoilor cititorilor sau audientei si de aceea sa evitam tentatia de a impresiona cu cunostintele detinute.

Sa ne amintim ca ne apartine responsabilitatea totala de a face comunicarii eficiente.