COMUNICAREA PRIN MAILURI

Cum scriem un mail catre un coleg / client ?

Cui ne adresam ?

Rubrica  TO:  : Persoana / Persoanele carora ne adresam in mod direct

Rubrica  CC : Persoanele care trebuie informate despre ceea ce comunicam in email.

Rubrica "Subject": Titlul e-mail-ului trebuie sa fie relevant pentru subiectul pe care il tratezi in corpul mesajului.

Atunci cand se trimite un raspuns la un mail deja primit, Subjectul mailului trebuie sa aiba forma "RE: Subjectul mailului initial"

Atunci cand mailul primit este trimis mai departe si altor persoane, Subjectul mailului trebuie sa aiba forma "FW: Subjectul mailului initial .

Reguli de adresare

Ne adresam in mod direct persoanei/persoanelor din rubrica To

Trebuie sa fie clar si concis (sa prezinte descrierea situatiei/cauza/rezolvarea sau cererea sugestiilor)

Sa fie corect scris din punct de vedere gramatical

Sa se respecte pauzele intre paragrafe

Daca exista atasament, sa se mentioneze in e-mail de existenta acesteia (ex: "Am trimis in atasament lista persoanelor ")

Inainte de a trimite mesajul, citeste-l de doua ori, pentru a corecta eventuale erori gramaticale / de exprimare / de typing.

Atunci cand destinatarul mailului este un coleg, un client sau un superior ierarhic, atat subiectul cat si corpul mailului     se scriu in LIMBA ROMANA.

Structura mailurilor trimise catre clienti / colegi / superiori ierarhici

1. Salutul
2. Confirmarea de primire
3. Corpul Mesajului
4. Incheierea
5. Semnatura.

1. Salutul

Formalitatea salutului depinde de destinatarii mailului.

Destinatarul este client: "Buna ziua Dle. / Dna. / Dra. Nume"

Destinatarul este un coleg: din formula de salut se exclud titulatura si numele destinatarului

Destinatarul este un superior ierarhic: din formula de salut se exclud titulatura si numele destinatarului. Salutul trebuie insa sa ramana formal, prin urmare se exclud formularile de tipul "Buna".

2. Confirmarea de primire

Confirmarea de primire se prezinta, in principiu, in cazul "RE:"-urilor.    Aceasta reprezinta o fraza scurta, concisa, in care sunt reluate subiectele prezentate in mailul initial.

Ex: "Am primit mailul dvs. referitor la "

Confirmarea de primire este obligatorie in cazul mailurilor trimise catre clienti, dar este optionala in cazul mailurilor trimise catre colegi / superiori ierarhici.

3. Corpul Mesajului

3.1. Persoanele utilizate

3.2. Timpurile verbelor

3.3. Semnele de punctuatie

3.4. Stilul de redactare

3.5. Paragrafe

3.6. Conectorii

3.1. Persoanele utilizate

Daca destinatarul mailului este un coleg sau un superior ierarhic fata de care va adresati in mod obisnuit la persoana a II-a sg., continuati sa faceti acest lucru si in cazul mailurilor.

Atat in caz contrar, cat si in cazul in care destinatarul mailului este un client, adresati-va acestuia utilizand persoana a II-a plural.

3.2. Timpurile verbelor

Este indicat sa utilizati timpurile simple ale verbelor: prezent, perfect compus, viitor. Se inlatura, astfel, ingreunarea frazelor prin expresii dificil de inteles pentru destinatar.

    Imaginati-va cum ar fi sa primiti prin mail explicatia unei facturi, formulata astfel: "Fuserati facturat pentru perioada .".

3.3. Semnele de punctuatie

Pentru ca mailul sa lase impresia de claritate, este indicat sa utilizati semnele de punctuatie de baza: ".", ",", ":". Nu uitati sa lasati cate un spatiu dupa fiecare semn de punctuatie.

Evitati utilizarea semnelor de punctuatie: "!" si "?".

De ce ?

"!" - semnul exclamarii indica, in principiu, faptul ca ne rastim la destinatar.

"?" - fiind vorba de comunicare prin mailuri, nu putem adresa o intrebare in mod direct. In acest caz, se va folosi reformularea

Ex: "Care este obiectivul pe care il avem de atins?"

Poate deveni

"Am rugamintea de a-mi preciza / Va rog sa-mi precizati care este obiectivul ce trebuie atins in cursul acestei luni."

3.4. Stilul de redactare

Stilul de redactare trebuie sa fie cat mai simplu.

Fontul recomandat, in cazul in care acesta nu este deja impus prin politica firmei, este Arial, 10, Black.

Alinierea se va face din stanga:

Evitati "infloriturile stilului": scrierea italica, subliniata (Underline), utilizarea culorilor sau a tastei CapsLock.

Nu abuzati de utilizarea stilului ingrosat (Bold).

3.5. Paragrafe

Frazele / Propozitiile nu trebuie sa fie mai mari de 1 rand si jumatate.

Daca in corpul mailului sunt abordate mai multe teme, acestea vor fi separate printr-un paragraf liber.

Paragraful liber poate fi folosit si in cazul in care este abordat un singur subiect, pentru ca stilul sa fie mai aerisit si, prin urmare, pentru ca mailul sa fie cat mai usor de citit de catre destinatar.

3.6. Conectorii

In cazul in care sunt abordate mai multe subiecte in cadrul aceluiasi mail, acestea vor fi marcate prin folosirea conectorilor: in ceea ce priveste, referitor la, cu privire la, etc.

Ex: "In ceea ce priveste obiectivele ce trebuie atinse in cursul acestei luni "

4. Incheierea

Incheierea mailului trebuie sa cuprinda:

o formulare ce invita destinatarul sa raspunda mailului:

Ex: "Astept opiniile voastre cu privire la acest aspect"

"Astept opiniile voastre cu privire la masurile propuse".

o formulare ce invita destinatarul sa revina in cazul in care mai doreste informatii:

Ex: "Raman la dispozitia voastra pentru informatii suplimentare".

atunci cand nu este asteptat niciun raspuns din partea destinatarului, se va folosi un salut:

Ex: "Va urez o zi frumoasa".

5. Semnatura

Este necesar ca, dupa formularea de incheiere, mailul sa contina si semnatura expeditorului. Aceasta trebuie sa fie identica pentru toate mailurile trimise si, in principiu, forma sa este prevazuta prin politica firmei.

    In caz contrar, amintiti-va ca semnatura trebuie sa contina:

Prenume Nume

Functie

Departament

Companie

Adresa email

Telefon fix

Telefon mobil

Site-ul companiei.

5.1. Crearea semnaturii

1. Tools    Options Mail Format.

2. Din lista Compose in this message format alegeti formatul mesajului pe care doriti sa-l folositi.

3. In rubrica Signature, faceti clic pe butonul Signatures si apoi pe New.

4. In zona text Enter a name for your new signature introduceti denumirea semnaturii.

5. In dreptul optiunii Choose how to create your signature alegeti optiunea dorita.

6. Faceti clic pe Next.

7. In zona text Signature text scrieti textul care doriti sa apara in semnatura.

8. Pentru a modifica paragrafele sau fonturile, selectati textul, faceti clic pe butoanele Font sau Paragraph si selectati optiunile dorite.

9. Cand terminati de editat semnatura, faceti clic pe butonul Finish.

5.2. Inserarea automata a semnaturii in mailuri

1. Tools    Options Mail Format.

2. Din lista Compose in this message format alegeti formatul mesajului pe care doriti sa-l folositi.

3. In rubrica Signature alegeti un cont de mail si apoi selectati semnatura pe care vreti sa o folositi pentru mailuri, Reply-uri si Forwarduri.