Comunicarea orala (verbala)

Comunicarea orala (verbala)

Comunicarea orala (verbala) este acea forma a comunicarii in care
informatia este codificata si transmisa prin cuvant. Prin specificul sau,
permite transmitere aunor continuturi extrem de complexe. Modalitatile la care apeleaza sunt: comunicarea verbala simpla, convingerea si sugestia, in timp ce primele doua exploateaza functia cognitiva si comunicativa a limbajului, furnizeaza procedeele schimbului reciproc de informatie rationala, sugestia utilizeaza cu precadere unctiile expresive si persuasive ale limbajului, ce asigura procedeele
schimbului reciproc de informatie emotionala.

In raport cu modelul cunoscut al comunicarii, realizarea comunicarii verbale presupune centrarea mesajului asupra codului, corespunzator preocuparilor de a intelege si de a fi inteles. La nivelul celor doi agenti, acest lucru presupune:

pentru emitator: realizarea unor precizari "de suprafata,, de ordin formal, care sa faciliteze orientarea atentiei receptorului catre ceea ce ne-am propus sa-i comunicam. Expresii ca "trebuie sa privesti problema din aceasta perspectiva', "trebuie sa ai in vedere urmatorul aspect', "spunand acestea ma refer la';

pentru receptor: acesta, atunci cand nu intelege ce i se transmite, cere unele lamuriri, de obicei sub forma de intrebare: "Ce vreti sa spuneti?', "La ce va referiti cand', "Definiti exact termenii', "Din ce perspectiva priviti?'.

Ca urmare a cerintei de a se face inteles si ca expresie a unor interogatii ca cele precedente, cadrul didactic-manager va trebui sa dezvolte (atat la nivelul clasei cat si la niveluri manageriale superioare) o serie de conduite, cum ar fi (idem):

- explicarea termenilor si a calificativelor utilizate folosind pauzele in vorbire sau apeland la expresii suplimentare, sinonime sau paranteze;

- precizarea punctelor de vedere, a perspectivelor din care cadrul didactic abordeaza o situatie de invatare, normala sau de criza obisnumdu-i pe elevi si pe ceilalti manageri sa practice si ei acelasi stil expresiv;

- anticiparea inca din timpul proiectarii continutului informational a multor nelamuriri care pot aparea in timpul desfasurarii activitatii. Incercarea de depasire a situatiei se va face tinand cont de volumul vocabularului elevilor/managerilor si de stadiul dezvoltarii gandirii/pregatirii acestora.

Practica scolara si manageriala demonstreaza ca de foarte multe ori atat elevii cat si adultii au retineri in a formula intrebari in legatura cu o serie de aspecte pe care nu le-au inteles. Tine de o practica comunicationala eficienta ca acestora sa li se cultive curajul de a intreba, convingerea ca acest lucru este in avantajul lor precum si forta de a depasi o serie de inhibitii care blocheaza o reala intelegere.

Situatiile specifice de comunicare manageriala orala sunt urmatoarele:

Comunicarea fata in fata cu o persoana are avantajul ca este directa si ca permite folosirea tuturor mijloacelor verbale si nonverbale de comunicare. De asemenea poate fi interactiva, permitand ajustarea mesajelor de parcurs, pe baza feed-back-ului verbal si nonverbal.

Comunicarea interpersonala este importanta in situatii de evaluare a performantei si motivare, de dare de instructiuni, de rezolvare de conflicte, de negociere etc. Comunicarea interpersonala focalizata pe construirea de relatii interpersonale este necesara in procesul de indrumare si sfatuire a angajatilor.

Comunicarea manageriala in grup are functiuni caracteristice cum sunt: ajut la identificarea grupului, sprijina procesul de implementare a deciziilor si schimbarii. O forma a comunicarii in grup este comunicarea in fata unui auditoriu; ea are ca scop formarea unei imagini proprii, a grupului sau a organizatiei.

Filtrarea este tendinta de a dilua sau a opri un mesaj aflat in curs de transmitere.

Politica usilor deschise este posibilitatea oferita angajatilor de a comunica direct cu managerul fara a parcurge circuitul ierarhic.

Efectul de cocolosire defineste tendinta de a evita comunicarea stirilor proaste celorlalti.

In institutii apare si "bursa noutatilor', retea de comunicare informata care traverseaza liniile de comunicare formala recunoscuta de conducerea organizatiei. Informatia nu circula prin bursa noutatilor intr-o inlantuire liniara.

Zvonul este o convingere neverificata aflata in circulatia generala iar jargonul este limbajul specializat folosit de detinatorii unui anumit loc de munca sau membrii unei anumite organizatii.

Comunicarea orala, ca mod de comunicare a managerului, trebuie sa tina cont de multi factori de context cum ar fi: cultura organizationala, experientele avute de a lungul comunicarii anterioare, diverse motive care stau la baza relatiilor personale, sociale si profesionale. Adresarea orala are ca forme specifice mai importante prezentarea, briefingul, raportul de situatie si raportul final.

Prezentarile pot avea loc in interiorul organizatiei sau in exteriorul ei. in cazul prezentarilor in interiorul organizatiei se presupune, in general, ca auditoriul are caracteristici comune. In legatura cu prezentarile in fata unui auditoriu extern organizatiei, pot aparea doua probleme importante:

- dificultatea adaptarii si a vorbitorului la auditoriul si cadrul extern, mai putin cunoscute;

- faza dificila a intrebarilor si raspunsurilor.

Cateva din neajunsurile frecvente, in legatura cu prezentarile atat interne cat si externe, pot fi:

- prezentarile sunt confuze (informatia trebuie astfel organizata incat sa poata fi urmata si inteleasa);

- prezentarile sunt prea lungi (concizia, alaturi de claritate, este intotdeauna apreciata pozitiv);

- prezentarile sunt neconvingatoare (auditoriul trebuie convins ca formatia este importanta si ca argumentele sunt corecte;

- stilul de prezentare a informatiilor este deficitar.

Briefingul este o prezentare mai scurta cu scop de rezumare a unor informatii sau cu scop de informare la zi privind activitati de afaceri, proiecte in desfasurare, programe sau proceduri.

Ca format, briefingul este de obicei o comunicare intr-un singur sens, de la vorbitor spre auditoriu, procesul de informare poate sa implice si auditoriul.

Raportul are ca scop analiza situatiei unei activitati sau proiect si consta in prezentarea de informatii relevante pentru o anumita faza a acestora sau pentru finalizarea lor.

Raportul de situatie se face printr-o prezentare de 30-40 minute. Scopul raportului de situatie este de a familiariza auditoriul cu starea la zi a proiectului sau activitatii si, uneori, sa faca referiri la proiectii in viitor.

Raportul final este o prezentare formala majora de 40-60 minute, destinata analizei muncii la intregul proiect, de la inceput pana la sfarsit. Are ca scop recomandarea pentru luarea unor decizii sau rezolvarea unei probleme, prezentarea unui rezultat final al muncii in cadrul unui proiect.

Situatiile neprevazute de comunicare orala apar frecvent in activitatea de comunicare a managerului. Calitatea acestei forme de comunicare poate creste daca avdm in vedere faptul ca perioada de gratie (intervalul dintre intrebare si raspuns) furnizeaza timpul necesar pentru a decide asupra ideilor ce se vor emite si pentru a lua decizii legate de mesaj.

Alt tip de comunicare orala este cea prin telefon. Aspectul distinctiv al acestei comunicari este lipsa de mesaj a elementelor de natura nonverbala. Aceasta genereaza o distanta psihologica fata de interlocutor care duce in mod firesc la un continut depersonalizat al mesajului.

Comunicarea cu mass-media poate imbraca forme diferite:

- interviurile exclusive si spontane;

- comunicatele de presa;

- conferintele de presa.

Planurile strategice ale organizatiei trebuie sa includa si un plan in legatura cu relatiile de comunicare cu mass-media.