Comunicarea scrisa

Comunicarea scrisa

In managementul proiectelor de constructii, comunicarea scrisa include documentatii tehnice, rapoarte, planuri, proceduri, scrisori, instructiuni, dispozitii de santier, ordine de modificare a proiectului din partea beneficiarului etc.

Pentru ca mesajele sa isi atinga scopul cei care redacteaza aceste documente trebuie sa detina abilitati in domeniul scrierii eficace. Mesajele trebuie sa fie clare, simple, usor de inteles si sa contina informatii relevante. Este indicata utilizarea adecvata a tabelelor si graficelor. Redactarea eficace a mesajului este conditionata de pregatirea adecvata a acestuia pe baza selectarii, analizei si organizarii prealabile a ideilor care il compun.

Intocmirea rapoartelor este una dintre cele mai importante activitati de comunicare in scris din cadrul proiectului. Rapoartele manageriale se adreseaza tuturor partilor implicate in proiect si trebuie sa prezinte urmatoarele caracteristici:

sa permita o intelegere rapida a situatiei prezente a proiectului;

sa identifice problemele prezente sau potentiale si sa propuna solutii corective in ceea ce priveste derularea proiectului;

sa nu necesite mult timp pentru a fi citit (pana la 10 minute);

sa permita evaluarea performantelor proiectului si adoptarea actiunilor corective necesare.

Inaintea intocmirii rapoartelor este necesara derularea urmatoarelor actiuni:

cunoasterea nevoilor si asteptarilor utilizatorilor prin realizarea unor interviuri sau observatii;

prezentarea formatelor rapoartelor propuse spre adoptare, a continutul si graficelor ce vor fi cuprinse in acestea, precum si solicitarea de raspunsuri si sugestii din partea viitorilor utilizatori;

folosirea aceluiasi tip de format de rapoarte de catre toti cei care le intocmesc.

Formatul raportului trebuie sa cuprinda doua sectiuni, si anume:

A     Trebuie citit!

A     Informatii suplimentare

Sectiunea Trebuie citit! este un rezumat al raportului care incearca sa raspunda cat mai corect la intrebarea: 'Totul este in ordine cu proiectul aflat in desfasurare?' prin includerea celor mai importante informatii despre:

Siguranta si indicatorii de performanta, precum si comentarii legate de acestia;

Prezentarea pe scurt a situatiei proiectului prin precizarea in 2-3 fraze a evenimentelor importante si a starii de sanatate a proiectului;

Probleme / decizii privind identificarea problemelor si expunerea unui plan de actiune.

Sectiunea Informatii suplimentare include scurte expuneri cu privire la resursele umane si materiale, la calitate si la indicatorii de cost / program, la care se adauga diagrame, grafice, fotografii si tabele. Informatiile din cadrul acestei sectiuni se refera la:

1. Elemente de baza - realizarile inginerilor, constructorilor si a celor de la sectorul de aprovizionare privind elemente cum sunt: siguranta, calitatea, satisfactia clientului;

2. Previziuni - activitati-cheie prevazute a se realiza in luna urmatoare;

3. Anexe - diagrame, grafice, fotografii si scurte prezentari privind evolutia costurilor si incadrarea in programul de executie stabilit.

Progresele inregistrate in desfasurarea proiectului - care indica starea de "sanatate" a acestuia - ar trebui urmarite in functie de indicii referitori la productia realizata exprimata in costuri planificate si la cantitatile de lucrari terminate. Indicii de performanta ce pot fi utilizati sunt:

Indicele de incadrare in programul de productie (IIPP) si indicele de incadrare in buget (IIB):

Un indice mai mare sau egal cu 1 indica o situatie favorabila. Este de dorit sa se calculeze atat indicii de performanta lunari, cat si cei cumulati.

Cu titlu orientativ prezentam o structura pe capitole si subcapitole a raportului managerial care detaliaza sectiunile 'Trebuie citit!' si 'Informatii suplimentare':

(Sursa: D. A. Pogorilich, "A Job Management Tool: The Report", Cost Engineering, Februarie 1992)

O firma de constructii poate fi angajata simultan in mai multe proiecte. Ar trebui facut un efort considerabil pentru a reproduce acelasi format de raport lunar pentru fiecare proiect in parte si in plus aceasta nu ar permite obtinerea unei imagini de ansamblu privind evolutia proiectelor. De aceea consideram ca in acest caz este adecvata utilizarea sistemului elaborat de Carleton Coulter III[1] - specialist in managementul proiectelor multiple. Acesta sugereaza folosirea conceptului celor trei culori ale semaforului (rosu, galben si verde) pentru depistarea starii de sanatate a proiectului.

LEGENDA:

P = program    V = verde = < 3%

A = aprovizionare    G = galben = > 3% < 5%

B = buget    R= rosu = > 5%

C = constructie

Figura 76. Versiune a unui model de raport pentru mai multe proiecte realizate in paralel:

(Sursa: Carleton Coulter III, 'Multiproject Management and Control', AACE Transactions, 1990)

Starea de sanatate a proiectului este definita cu ajutorul urmatoarelor simboluri:

'Verde' inseamna ca proiectul este sub control cu un impact mai mic de 3% asupra programului sau asupra bugetului. Indicii de siguranta si cei ai calitatii sunt respectati. Managerul de proiect poate corecta abaterile in cursul lunii urmatoare.

'Galben' indica existenta unor probleme in ceea ce priveste siguranta si calitatea proiectului. Acesta se confrunta cu probleme ce au un impact cuprins intre 3-5% asupra programului sau a bugetului. Sunt necesare fie resurse suplimentare, fie asistenta din partea urmatorului nivel de management pentru a putea corecta problemele pe parcursul lunii urmatoare.

'Rosu' arata ca siguranta si calitatea proiectului sunt in pericol. Proiectul intampina probleme ce au un impact mai mare de 5% asupra programului sau a bugetului. Culoarea rosie si uneori chiar cea galbena necesita interventia managementului superior pentru rezolvarea problemelor.

Un proiect poate fi clasificat ca 'Verde' daca are toti indicatorii pe verde in toate sectoarele sale. Un proiect este 'Galben' daca are unul sau mai multi indicatori pe galben iar restul pe verde. Daca un singur indicator este pe rosu, proiectul este catalogat ca fiind 'Rosu'.

Starea de sanatate a proiectului ('Verde', 'Galbena', 'Rosie') asa cum a fost definita mai sus ofera o buna orientare in coordonarea unor proiecte multiple. Cu toate acestea, cei care folosesc acest sistem pot perfectiona aceste definitii generale pentru a intampina nevoile specifice ale proiectelor si utilizatorilor.

Introducerea sau perfectionarea unui sistem de raportare privind proiectele in care este angajata firma de constructii poate conduce la un control mai bun al managerilor asupra starii de sanatate a proiectelor pe care le conduc, la adoptarea unor decizii mai bune, la imbunatatirea comunicarii cu toate partile interesate avand ca rezultat asigurarea unei pozitii competitive pe piata.