Comunicarea scrisa

Comunicarea scrisa

Comunicarea scrisa, alaturi de cea verbala, reprezinta o componenta a comunicarii umane. Caracteristicile mesajului scris sunt urmatoarele:

anumite restrictii de utilizare;

sa fie conceput explicit;

implica un control exigent privind informatiile, faptele si argumentele folosite;

poate fi exprimat sub diferite forme;

este judecat dupa fondul si forma textului.

Un indicator care caracterizeaza comunicarea scrisa este lizibilitatea.Pentru acest aspect se recomanda metoda FLESCH, care consta în calculul lungimii medii a propozitiei si al numarului mediu de silabe pentru fiecare 100 de cuvinte. Pentru textele normale care trebuie citite si întelese de 83% dintre oameni, media lungimii propozitiei trebuie sa fie de 15-17 cuvinte, cu 147 silabe la 100 de cuvinte.

Cele mai des întâlnite documente oficiale folosite în activitatea de comunicare scrisa sunt:

Procesul verbal – reprezinta un document oficial în care se înregistreaza o anumita constatare sau se consemneaza pe scurt discutiile si hotararile unei anumite adunari.

Minuta – este un document care consemneaza anumite lucruri, asemanându-se cu procesul verbal de constatare. Se deosebeste de acesta prin faptul ca ea înregistreaza si propuneri sau actiuni întreprinse la un moment dat care urmeaza a fi completate ulterior.

Scrisoarea de afaceri – în lumea afacerilor, scrisoarea este înca unul din cele mai eficiente moduri de transmitere a informatiei. O scrisoare de afacere trebuie:

sa câstige ATENłIA cititorului;

sa-i trezeasca si sa-i capteze INTERESUL;

sa-i aprinda DORINTA pentru ceea ce-i propune scrisoarea;

sa-l îndemne la ACłIUNE în directia sugerata de scrisoare.

O scrisoare de afaceri trebuie întocmita cu multa grija, respectându-se anumite reguli:

– redactare îngrijita si estetica;

– limbaj simplu, fara a exagera în acest sens;

– stilul energic pentru a sugera siguranŃa si încrederea în sine;

– evitarea amanuntelor neimportante;

– evitarea promisiunilor ce nu pot fi respectate;

– evitarea unor critici nefondate.

Referatul – este documentul scris în care sunt prezentate aspecte concrete, date si aprecieri în legatura cu o anumita problema, precum si propuneri de modificare a situatiei existente.

Structura sa este compusa din:

– prezentarea succinta a problemei abordate;

– concluzii si propuneri;

– semnatura.

Raportul – cuprinde o relatare a unei activitati (personale sau de grup). Se face din oficiu sau la cererea unui organ ierarhic. Se bazeaza pe cercetari amanuntite, schimburi de experienta, diverse documentari.

Memoriul – este o prezentare amanuntita si documentata a unei probleme, a unei situatii. Structura unui memoriu este urmatoarea:

– formula de adresare;

– numele, prenumele, functia si adresa celui care l-a întocmit;

– prezentarea si analiza problemei;

– solutii preconizate;

– semnatura;

– functia adresantului si organizatia.

Darea de seama – este documentul care cuprinde prezentarea si analiza activitatii unei organizatii, într-o anumita etapa sau justificarea unei gestiuni. Se prezinta lunar, trimestrial, semestrial sau anual de catre conducerea în fata salariatilor sau a actionarilor. Materialul prezentat este critic, evidentiind dificultatile si cauzele lor, propunând totodata si solutii de remediere.