NEGOCIEREA - TEORIE, STIL, TIPOLOGII, FACTORI PSIHOLOGICI

NEGOCIEREA - TEORIE, STIL, TIPOLOGII, FACTORI PSIHOLOGICI

1. SCURT ISTORIC PRIVIND TEORIA NEGOCIERII

Teoria negocierii apartine domeniului sociologiei si psihologiei sociale, mai exact segmentului care studiaza comportamentul uman in diferite situatii sociale si modul in care oamenii vor sa apara in fata semenilor lor. In viata sa sociala, fiecare individ se prezinta pe sine si activitatea sa, cauta sa orienteze si chiar sa controleze impresiile semenilor sai, joaca un rol si are un statut, foloseste o serie de tehnici pentru a obtine succese raportate la motivatiile sale.

Cu toate acestea, contrar intentiilor pe care le are, pe parcursul contactelor sale sociale individul va fi analizat de colectivitate, care va trage unele concluzii in functie de atitudinea, mentalitatea si comportamentul emotional al acestuia.

Din punctul de vedere al individului care se prezinta in fata unei colectivitati, se intalnesc situatii diferite, legate fie de dorinta acestuia de a-i face pe ceilalti sa gandeasca despre el la superlativ, fie dorinta de a-i convinge ca el ii apreciaza in mod deosebit, fie alte situatii referitoare la modul in care individul este tratat de societate.[1] Comportamentul uman si, mai ales, perceperea acestuia stau la baza teoriei negocierilor, al caror final, deznodamant il determina.

Deoarece oamenii sunt aceia care realizeaza negocierile si pentru ca tot ei le apreciaza prin subiectivismul gandirii lor, consideram ca prin negocieri trebuie sa intelegem un proces in care toti cei implicati pot fi castigatori.

Orice dorinta care implica satisfactie, ca si orice necesitate ce trebuie satisfacuta - atata timp cat ele nu depind exclusiv de individ - se transforma intr-un "proces de negociere', iar succesul negocierii este diferit in functie de comportamentul uman, de reactiile si conduitele individuale.

O definitie a negocierilor sau retete prescrise (fixe) nu pot exista atata timp cat ele sunt instrumente la indemana oamenilor, iar oamenii au trasaturi, comportamente si abilitati diferite. In lipsa retetelor universale cunoasterea comportamentului uman devine esentiala, alaturi de informatiile acumulate anterior.

Toti participantii la o negociere fac anumite presupuneri. O parte din succes va fi asigurat de corectitudinea propriilor presupuneri si de capacitatea de a anticipa presupunerile partenerilor.

Negocierea porneste de la faptul ca fiecare parte are nevoi si interese directe sau indirecte pe care vrea sa si le satisfaca.

Intotdeauna cand partenerii au avut in vedere in mod tacit dorintele reciproce, negocierea s-a incheiat cu succes si contactele au putut continua; atunci insa cand nevoile unei parti au fost ignorate si negocierea a reprezentat un simplu joc cu invingator si invins, rezultatele acesteia - in special cele de negociere si satisfacerea nevoilor - imbraca forma unor tranzactii care de regula trebuie sa fie reciproc avantajoase. Negocierea este o tranzactie ale carei conditii nu au fost fixate.

Comportamentul uman poate determina evolutia negocierii prin alterarea relatiei de cooperare sau prin conflictul produs pe parcursul procesului. Aceste stari vor evolua in functie de comportamentul negociatorilor, care la randul sau este functie de natura umana si de pozitia subiectilor ce participa la negociere.

Negocierea presupune in cadrul interrelatiei un set de concesii reciproce repetate pana la atingerea echilibrului, pe care fiecare il apreciaza in functie de informatiile de care dispune si de nevoile sale.

Clasificarea negocierilor prin prisma comportamentului uman si a tipului de interese ce intra in joc ne conduce la concluzia ca exista doua mari categorii de negocieri: personale si colective. Diferente de comportament vom intalni nu numai functie de relatia dintre negociator si obiectul negocierii, dar si functie de raportul dintre negociator ca membru al societatii si societatea insasi. [2]

Negocierea are drept obiectiv principal realizarea unui acord de vointa, a unui consens si nu a unei victorii.

In negociere exista parteneri si nu adversari. Ambii parteneri trebuie sa incheie procesul de negociere cu sentimentul ca au realizat maximul posibil din ce si-au propus. De aceea, negocierea trebuie definita ca un amplu proces cooperant. Deoarece acest proces este realizat de oameni, iar acestia sunt purtatorii factorilor individuali, emotionali proprii, vom prezenta cateva idei privind relatia dintre cooperare si negociere prin prisma personalitatii partenerilor.

Negocierea poarta amprenta distincta a comportamentului uman, deoarece este un proces realizat chiar de oameni. Rolul determinant al comportamentului este dat de faptul ca scopul principal al negocierilor consta in satisfacerea unor nevoi, necesitati umane, relatia dintre scop si mijloace fiind elocventa in cazul negocierilor. Astfel, negocierea ajunge sa fie inteleasa ca metoda de intercomunciare umana.

Sunt autori care considera comunicarea interumana drept obiect de studiu de o importanta mult mai mare decat aceea a studierii altor sfere ale comportamentului uman. Patrunderea si intelegerea sistemului de comunicare deschid si inlesnesc drumul autocunoasterii si a celor din jur, fiind in masura sa clarifice ierarhizarea oamenilor in societate dupa criterii de valoare.

Istoria filosofiei considera ca studiul comunicarii s-ar fi dezvoltat de pe timpul lui Platon si Isocrate.[3] Platon a introdus retorica in viata academica greaca, la concurenta cu filosofia. Dupa cum afirma un mare analist al epocii respective, 'retorica era specifica celei mai inalte culturi grecesti'. Se considera insa ca retorica nu ar fi o stiinta, ea neurmarind cunoasterea a ceea ce este corect sau incorect, ci perceperea slabiciunilor umane in vederea atingerii scopurilor propuse.

Platon a fost acela care a abordat pentru prima data retorica drept stiinta a comunicarii si a emis teoria conform careia comunicarea umana parcurge cinci etape si anume: studiul cunoasterii (conceptualizarea), studiul sensului cuvintelor (simbolizarea), studiul comportamentului uman si al modurilor de abordare a vietii (clasificarea), studiul aplicarii practice (organizarea) si studiul instrumentelor de influentare a oamenilor (realizarea).

In jurul anului 100 i.H. apare un prim model al sistemului de comunicare apartinand primilor filosofi romani. Acest model cuprindea cinci 'acte': primul se numea 'inventia' si se referea la decizia asupra a ce era de spus; al doilea era 'stilul', prin care se alegeau cuvintele cele mai adecvate pentru a exprima ce era de spus; al treilea era 'angajamentul' prin care se organiza ceea ce era de spus in parti distincte; al patrulea era 'memoria', prin care se pastrau pana la prezentarea continutului, stilul si organizarea discursului; al cincilea era 'livrarea', respectiv rostirea mesajului. In aceasta perioada apare si distinctia dintre teoria si practica comunicarii; teoria reprezenta retorica iar practica reprezenta oratoria.

Teoria comunicarii umane a fost folosita in negocieri inca de la aparitia ei, atat in plan socio-politic cat si pe plan economic.

In tranzactiile internationale, desi procesul negocierilor este finalizat prin comunicari scrise, comunicarea verbala are un rol primordial atat din punct de vedere al spatiului pe care il ocupa (etapa de selectie, tratativele propriu-zise, perioada de redactare a clauzelor contractuale, aspectele de derulare, activitatea post-negociere etc.), cat si din punctul de vedere al continutului (elementele esentiale ce fac obiectul negocierilor se stabilesc prin dialog direct).

In afaceri, negocierile se desfasoara de regula dupa principiul 'fata in fata' la masa tratativelor. Prin comunicarea verbala sunt realizate o serie de procese cum ar fi: obtinerea de informatii, transmiterea de informatii, elaborarea unor propuneri, exprimarea unor opinii, stabilirea dezacordului, cu efectele sale de blocare a negocierilor sau de amanare a acestora etc.

Problema esentiala a negociatorilor din intreaga lume este ca dupa tratativele realizate prin comunicare verbala simt nevoia unor negocieri. Dupa epuizarea partiala sau totala a unor subiecte clarificate la masa tratativelor, uneori se schimba circumstantele, fapt ce determina reconsiderarea unor pozitii exprimate anterior. In acest moment apar situatii in care un partener se declara convins ca hotararea a fost adoptata intr-un fel, iar celalalt partener - ca s-a decis de comun acord altfel. Problema care se pune este daca aceste omisiuni sau neintelegeri sunt neintentionate.

Un grup international specializat a facut in acest sens un experiment. S-au intocmit doua grupe de negociatori a cate trei membri. Ei au negociat timp de trei ore conform unei teme stabilite. La cinci minute dupa terminarea negocierilor, organizatorii au reluat in fata negociatorilor opt aspecte de pe parcursul tratativelor punandu-le doua intrebari: daca aspectul a fost discutat; daca s-a cazut de acord asupra acestuia. Raspunsurile au fost uimitoare: 70% dintre negociatori au raspuns afirmativ la prima intrebare, dar numai 30% la a doua. Rezultatul acestui experiment conduce la doua concluzii: in negocierile verbale este necesara repetarea si sublinierea aspectelor convenite; orice acord negociat verbal trebuie confirmat in scris in cel mai scurt timp posibil.

Un aspect elementar al stiintei negocierilor este acela de a sti cand sa te opresti. In toate negocierile exista un asa-numit 'punct critic', dupa care relatiile pot deveni necontrolabile si distructive. Un bun negociator va sesiza in cadrul procesului cooperant apropierea punctului critic si va sti sa se opreasca inaintea atingerii acestuia.

Cercetari recente au demonstrat ca personalizarea stilului constituie pasul cel mai important al procesului de negociere. Aceasta personalizare are doua etape, si anume: stabilirea propriului stil si evaluarea avantajelor si dezavantajelor ce deriva din folosirea stilului respectiv. Avand in vedere ca motivatiile sunt acelea care determina stilul, ca motivele in sine sunt de natura personala, persoana cea mai indicata sa determine stilul este negociatorul insusi.

In sprijinul realizarii unei analize obiective, care sa aiba drept rezultat o determinare reala a stilului, este bine ca negociatorul sa aiba in vedere trei motivatii frecvent intalnite: dorinta de a repeta succese, necesitatea de a convietui, dorinta de a fi puternic si de a domina.

In general, pe tot parcursul vietii sale omul traieste bazandu-se pe prezumtii. Ele exista si sunt necesare. In procesul de negociere nici nu este posibila daca partenerii nu si-au format prezumtiile, atat pe cele proprii cat si, orientativ, pe cele ale partenerului. Atat procesul de negociere, cat si prezumtiile care se fac in desfasurarea acestui proces sunt determinate de faptul ca orice comportament uman are la baza satisfacerea unor necesitati, cu alte cuvinte are anumite motivatii.

Conform parerilor profesorului Abraham Maslow, ar exista sapte categorii de apreciere, referitoare la realizarea de sine, de cunoastere si intelegere, estetice.[5]

Necesitatile fiziologice sunt comune tuturor oamenilor, ele urmaresc satisfacerea unor nevoi biologice. Dupa satisfacerea nevoilor homeostatice si chiar in procesul satisfacerii acestora apare o alta categorie de necesitati, respectiv de stabilitate si siguranta. Daca aceste doua categorii de necesitati sunt satisfacute, omul isi doreste sa fie admirat si inconjurat de afectiune. Lipsa de admiratie si afectiune, care se manifesta prin respingerea omului de cei apropiati, de societate, prin sentimentul de a nu apartine lumii in care traieste, poate sta la baza unor mari tragedii individuale. Daca si a treia categorie de necesitati este satisfacuta, urmeaza dorinta de a fi stimat si apreciat de comunitatea umana. Ca un corolar al acestor necesitati, apare cea a realizarii de sine, prin prisma capacitatilor individuale. In orice persoana normala apare pe o anumita treapta a dezvoltarii sale necesitatea de a cunoaste si a intelege cat mai mult din universul in care traieste si chiar din fata granitelor acestuia. Prin necesitatile estetice se inteleg atat cele legate de frumosul aparent, dragostea de natura, cat mai ales de frumosul intrinsec, cum ar fi, de exemplu, dorinta de corectitudine si echilibru.

Se accepta ca trebuintele si satisfacerea lor sunt numitorul comun al negocierii. Daca oamenii nu ar avea trebuinte nesatisfacute, ei nu ar negocia niciodata.

Negocierea presupune ca atat negociatorul cat si partenerul sau doresc ceva. Acest lucru este adevarat chiar daca scopul celor doi este de a mentine un status quo. Este nevoie de doua parti motivate de trebuinte pentru a demara o negociere.

TIPURI DE UTILIZARE A TEORIEI TREBUINTELOR

Teoria trebuintelor este aplicabila la toate nivelurile de abordare. Urmatoarele tipuri de utilizari sunt clasificate in functie de gradul de control pozitiv pe care in mod normal il putem avea intr-o situatie particulara.

Un negociator are un control mai mare asupra activitatii sale fata de trebuintele adversarului, decat in situatia in care il lasa pe oponent sa se ocupe de propriile sale trebuinte. Rezulta, astfel, 6 tipuri de negociatori, in functie de utilizarile teoriei trebuintelor in negociere:

1. Negociatorul care lucreaza pentru trebuintele adversarului;

2. Negociatorul care il lasa pe oponent sa lucreze pentru trebuintele sale;

3. Negociatorul care lucreaza pentru trebuintele amandurora;

4. Negociatorul care actioneaza impotriva propriilor trebuinte;

5. Negociatorul care actioneaza impotriva trebuintelor oponentului;

6. Negociatorul care actioneaza impotriva trebuintelor amandurora.

Aceasta tipologie arata modul in care un negociator abordeaza procesul de negociere.

3. DISCURSUL

Ce trebuie sa faca un discurs?

Daca el isi propune sa-i convinga pe toti, el e cu siguranta ratat.

Daca isi va propune sa fie cea mai frumoasa incercare lingvistica rostita vreodata, el va fi lamentabil ca si eficienta.

Iar daca nu-si propune nimic, este chiar posibil sa iasa bine. 'Trebuie sa le vorbesc - ei nu gandesc ca mine - ei gandesc invers decat mine - eu va trebui sa ma prefac, intr-un fel, ca gandesc la fel ca ei'.

Nu este obligatoriu ca aceasta sa fie secventa exacta a rationamentului implicat, dar elementele sale constitutive nu pot fi altele. Motivatia este arareori o usurinta si o placere deosebita de a tine discursuri - cand se intampla, oratorul este un caz special, cu mari sanse de a reusi oricum.

In rest, obiectivul oricarui orator improvizat este sa pastreze atentia publicului sau printr-o disimulare a propriului interes pentru bunastarea generala sau printr-o tactica adoptata pe moment, in functie de diferitele reactii ale ascultatorilor.

De aceea, discursurile cele mai complicate si de aceea supuse celor mai multe studii sunt 'cele fara public', unde avantajul relaxarii aparente este devansat de absenta feed-back-ului general, element crucial in reglarea nivelului paratextual implicat.

Exista si in acest sens unele posibilitati de manipulare evidente, precum si altele subliminale. De exemplu, pentru discursul radiofonic, intrebarile, invocatiile si exclamatiile retorice sunt redundante, pentru ca sunt realmente adresate 'nimanui', atata timp cat la un moment dat nu poate fi determinat un adversar evident, iar aceste procedee au fost concepute cu precadere pentru confruntarile directe. In schimb, este profitabila 'tactica Churchill', care rezida in utilizarea, in acelasi text, a multor elemente sloganice - originale, evident - alcatuindu-se o concentrare de fraze care raman in memorie asociate numelui celui ce le-a rostit.

O alta tactica utila, mai ales in situatiile limita este aceea a 'gentlmanului' - anume, a oferi ascendentul moral unui inamic potential, eventual celui care a invins deja, mai intai cu scopul de a te mentine in lupta, prin realinierea argumentelor in asa fel incat sa accepti pierderea unei batalii, dar nu a razboiului, apoi, pentru a schimba in mod subtil pozitia fata de admiratorii adversarului, in asa fel incat acesta sa piarda mult din sprijinul lor daca ataca imediat pe acelasi subiect in fata caruia i se pare ca a castigat.

E un talent sa stii sa asculti - e mai mare talentul celor care mai mult asculta decat vorbesc . Vechi de cand lumea, obiceiul de a alege are la baza aprecierea meritului aparent.

Cu cat unei persoane i se supun atentiei mai multe argumente intr-un anumit domeniu - inevitabil ele se vor repeta - aceasta tinde sa le acorde mai putina atentie si sa pastreze in mod rigid drept corecta ultima secventa care, la un moment dat, i-a atras atentia in mod pozitiv. Este clara, aici, importanta pe care o are originalitatea intr-un discurs

Discursul este cel mai frumos mod de a-i manipula pe oameni, atunci cand esti convins de la inceput si fara nici o ezitare ca nu crezi un cuvant din ce ai de gand sa spui. 'Daca se intampla sa crezi cu adevarat ca adevarul este acolo si ca singura menire a discursului este sa-l prezinte intr-o maniera eleganta, atunci fie esti orator, fie esti pierdut'.

Este foarte importanta si calitatea mesajului, generata de noutate si validitatea opiniilor sursei (elementele noi ale discursului sa nu fie repetate prea des pentru a evita in acest fel saturarea receptorului si a da un caracter plauzibil mesajului).

Cu cat calitatea argumentelor continute de mesaj genereaza mai multe idei favorabile (pozitive) la auditoriu, cu atat efectul persuasiunii creste si schimbarile atitudinale si comportamentale vor fi mai mari

4. EXERCITII PENTRU REALIZAREA NEGOCIERILOR

4.1. EXERCITIUL NR.1

Acesta este folosit pentru a demonstra asertiunea lui Chomsky, conform careia oamenii care comunica trec dintr-o structura de profunzime intr-o structura de suprafata, eliminand sau omitand unele elemente ale mesajului transmis, adaugand unele informatii sau stimuli noi la mesajul original, distorsionand sau schimband intelesul unor parti din mesajul care se intentioneaza a fi transmis.

Exercitiul are 4 etape. [9]

ETAPA nr. 1. O fotografie este aratata grupului (pentru 2 sau 3 minute). Participantii trebuie sa descrie cu cat mai multe amanunte imaginea respectiva. Cerinta este ca ei sa realizeze aceasta sarcina cu un grad de acuratete cat mai ridicat. In mod normal ei uita sa mentioneze unele elemente, adauga altele si distorsioneaza intelesul unor caracteristici ale imaginii respective.

ETAPA nr. 2. Examinatorul spune cu voce scazuta o fraza unui participant, care trebuie sa o repete persoanei din apropierea lui si se continua in acest fel pana cand ultimul participant o transmite cu voce tare intregului grup. Membrii grupului compara prima declaratie (fraza initiala) cu ultima.

Concluzia care se desprinde ar fi urmatoarea: 'comunicarea pura (primara) nu este imposibila, dar este foarte dificila'.

ETAPA nr. 3. Operatorul fara sa spuna nimic, strange mana intr-un mod lipsit de energie unuia din participanti ('peste mort'). Acestuia i se cere apoi sa comunice impresiile sale celorlalti din grup care analizeaza diferite presupuneri, supozitii culturale in legatura cu acest mod de a strange mana.

ETAPA nr.4. Grupul examineaza o lista de semnale nonverbale, potentiale intelesuri culturale, impactul lor asupra procesului de negociere.

1. Expresii faciale

Nemultumire

Satisfactie

Consternare

Altele:

2. Gesticularea

Subliniere

Punctare

Pumni inclestati

Altele:

3. Tonalitatea

Nivel scazut

Nivel ridicat

Ton foarte scazut

Altele:

4. Pozitia corpului

Asezat pe marginea scaunului

Picioarele incrucisate

Balansarea picioarelor

Altele:

Poate insemna ca persoana este:

Sceptica sau...

Sarcastica sau....

Aroganta sau ....

Incearca sa vorbeasca pentru a se face corect inteles

Suparare sau....

Insolenta sau...

Sigur pe sine sau..

Emotionat sau...

Reticent sau....

Nervozitate sau..

Iritare sau.....

Acest semnal nonverbal poate conduce la:

Reactia de aparare

Reactii emotionale

Suparare

Rezistenta

Lupta

Intrerupere a negocierilor

Neincredere

Retragere

Atentie

Tensiune

Argumente noi

Contraargumente

4.2. EXERCITIUL NR. 2

O serie de scurte exercitii sunt folosite pentru a reliefa diferentele culturale in perceptii

a) Participantii privesc o fotografie semnificand 'Evolutia unei negocieri' si li se cere:

Sublinierea principalelor mesaje nonverbale exprimate de subiecti;

Analiza acestora din diferite perspective culturale (cum ar interpreta variatele mesaje un japonez, un latino-american, un nord-american, un african, un european, etc.).

b) Grupul priveste o schita si fiecarui membru i se cere sa descrie schita vazuta intr-un mod complet neutru (figura unui om de exemplu). Dupa un timp ei isi exprima in mod liber parerile si impresiile legate de desen.

Urmeaza o discutie despre:

1. impactul prejudecatilor in procesul de negociere;

2. importanta unei prime impresii atunci cand intalnim pe cineva cu care urmeaza sa negociem;

3. sursele ideilor preconcepute in relationarile interculturale.

c) O negociere simulata este organizata folosind in acest scop un grup format din 6 persoane (3 pentru un punct de vedere si 3 impotriva).

Initial fiecarui negociator i se face o 'instruire confidentiala' si inaintea inceperii procesului de negociere el isi revede inca o data 'notitele' pe care trebuie sa le urmeze in timpul negocierii. Se observa apoi comportamentele pe care le adopta negociatorii.

Instruirea initiala facuta negociatorilor

Echipa nr. 1

Negociatorul 1: exprima nonverbal suparare.

Negociatorul 2: exprima nonverbal tristete.

Negociatorul 3: exprima nonverbal frustrare.

Echipa nr. 2

Negociatorul 4: exprima nonverbal sentimente de simpatie.

Negociatorul 5: exprima nonverbal acordul si sprijinul.

Negociatorul 6: exprima nonverbal asertivitatea.

Intreaga scena a negocierii este discutata, ulterior, in cadrul seminarului.

d) Fiecare membru al grupului primeste un set de trei fotografii (4,5,6) si consemneaza semnificatia gesturilor pe o foaie de hartie, timp de 20 de minute dupa cum urmeaza.    Perceptiile culturale - pentru fiecare imagine data se cer 3 interpretari culturale diferite asupra a ceea ce se intampla.

Reactiile culturale: explicati-va reactiile dvs.

Participantii se intalnesc in echipe de cate 3 si isi comunica perceptiile si reactiile culturale consemnate.

e) Un incident critic

Fiecare membru al grupului priveste o imagine (fig.7) in care este exemplificat un anume incident si raspunde in scris la urmatoarea problema: 'Presupunand ca un incident deosebit a avut loc si ca tocmai dvs. Sunteti responsabil pentru acest lucru, ce fel de reactii nonverbale ati putea avea pentru a-I linisti pe cei din jur'.

Grupul analizeaza 5 semnale critice nonverbale (si variatiile lor culturale) care sunt folosite in timpul procesului de negociere:[10]

Semnale da/nu

Semnale contradictorii

Semnale de atac

Semnale de aparare

1. Semnale da/nu

Moduri culturale de exprimare a semnalelor nonverbale

Nu

1. miscarea orizontala a capului dintr-o parte in cealalta

2. miscarea capului intr-o parte si inapoi

3. degetul aratator se misca intr-o pozitie laterala

4. altele

Da

1. miscarea verticala a capului

2. miscarea capului (pendul) dintr-o parte in alta

3. miscarea degetului aratator sus/jos

4. altele

2. Semnale contradictorii

Sunt notate moduri diferite cultural de exprimare a semnalelor contradictorii:

Zambind si 'transpirand de incordare' in acelasi timp;

Gesturi controlate si o respiratie accelerata;

In momentul prezentarii unei noi persoane se agita si are manifestari necontrolate;

Vorbind cu voce scazuta si zambind in acelasi timp;

Privirea darza si capul plecat;

Altele

3. Semnale de atac

Ce credeti despre urmatorul comportament:

Cineva care se amuza zgomotos si timp indelungat;

O persoana care adopta o atitudine foarte degajata;

Cineva care strange mana timp indelungat cand intalneste pe cineva cunoscut.

Grupul examineaza diferentele existente in limbajul nonverbal intre elementele culturale de tip 'demonstrativ' si de tip 'rezervat'.

4.Semnale de aparare

Semnale non-verbale ce pot fi folosite ca 'mijloace de protectie':

'mascarea' in spatele cuiva;

asezarea unei piese de mobilier intre tine si o alta persoana;

privesti intr-o alta directie incercand sa eviti privirea celuilalt;

acoperirea fetei cu mana sau cu un alt obiect (o carte sau un instrument de scris);

manifestarea unui amuzament continuu;

asezat 'picior peste picior' sau cu mainile incrucisate;

frecarea mainilor.

5. STILUL NEGOCIATORULUI

Stilul reprezinta comportamentul, actiunile observabile si cuantificabile; aspectele neobservabile direct, dar care stau la baza comportamentelor, adica motivele, nevoile, atitudinile; conduita complexa ce presupune exprimarea in termeni comportamentali a unor atitudini si trairi interioare, rezultat al unei motivatii.

Stilul de negociere se refera la conduita partilor adverse pe parcursul desfasurarii procedurii de discutie stabilite intre ele, prin intermediul reprezentantilor, in vederea ajungerii la un acord acceptabil.

Aspecte componente ale stilului de negociere

1. Aspectul expresiv - cognitiv - afectiv, interiorizat, orientativ: temeiuri de percepere a situatiilor conflictuale si de optiune pentru un curs sau altul al negocierilor.

Are rolul de: a genera actiuni, a justifica post-factum un curs ales al negocierilor.

2. Aspectul instrumental, activ, orientat spre solutionarea problemelor: urmareste atingerea unor parametri de eficacitate si eficienta, este stilul in actiune, care, in final ii confera specificul in raport cu stilurile alternative posibile.

5.1. Stilul ocolitor

Acest stil este caracterizat prin capacitatea redusa de a-si impune interesele si prin cooperarea redusa cu oponentul. Raspunsul este unul de genul 'ascunderea capului in nisip'. Desi evitarea poate oferi o oarecare reducere a stresului creat de rigorile conflictului, in realitate nu schimba situatia, asa ca eficienta sa este limitata. Acest tip de reactie este recomandabila atunci cand: este vorba de ceva neinsemnat sau lipseste informatia;oponentul este foarte puternic si foarte ostil.

5.2. Stilul indatoritor

Semnul distinctiv al acestui stil este cooperarea cu cealalta parte in scopul indeplinirii dorintelor acesteia si nesustinerea interesului propriu. Daca oamenii vad in stilul indatoritor al negociatorului un semn de slabiciune, nu se prevesteste nimic bun pentru viitoarele interactiuni. Poate fi o reactie eficace atunci cand problema este mai importanta pentru cealalta parte sau cand doriti sa construiti o relatie de bunavointa.

5.3. Stilul competitiv

Acest stil se caracterizeaza prin tendinta de a maximiza impunerea interesului propriu si de a minimiza raspunsul cooperant. Procedand astfel, acest tip de negociator are tendinta de a incadra conflictul in termeni stricti de castig / pierdere. Prioritatea absoluta este acordata obiectivelor, faptelor sau procedurilor proprii.

Este recomandabila aceasta abordare atunci cand: persoana dispune de multa putere si este sigura de realitatea faptelor; situatia este realmente de tipul castig-pierdere; nu se mai preconizeaza o intalnire cu oponentul in viitor.

5.4. Stilul concesiv

Acest stil combina doze intermediare de impunere a interesului propriu si de cooperare. Acest tip de negociator spera sa obtina un rezultat satisfacator mai mult decat sa-si maximizeze castigurile, sperand ca acelasi lucru se intampla si pentru oponent. Compromisul pune accent pe determinarea regulilor de schimb reciproc.

Din acest punct de vedere, el contine samanta conflictului procedural, in plus fata de obiectul negocierii, oricare ar fi el. Compromisul nu da intotdeauna conflictului raspunsul cel mai creativ. Nu este folosit acest stil in rezolvarea conflictelor care izvorasc din asimetria puterii, partea cea mai slaba avand putine de oferit partii mai tari. Dar el este o reactie inteleapta la conflictele rezultate din insuficienta resurselor si o buna pozitie de retragere cand alte strategii esueaza.

5.5. Stilul colaborativ

In cadrul acestui stil, atat impunerea interesului propriu cat si cooperarea sunt maximizate in speranta obtinerii unui acord integrativ, care sa satisfaca interesele ambelor parti. Accentul se pune pe o solutie de tip castig - castig, in care nu se pleaca de la prezumptia ca cineva trebuie sa piarda ceva. Dimpotriva, se presupune ca solutionarea conflictului poate aduce ambele parti intr-o situatie mai buna. In mod ideal colaborarea decurge ca un fel de practica in rezolvarea problemelor. Acest stil probabil ca functioneaza cel mai bine cand conflictul nu este intens si cand fiecare parte detine informatii utile celeilalte. Desi stilul colaborativ poate lua timp si exercitiu pentru a fi eficace, el reuseste adesea sa sporeasca realizarile si productivitatea.

TIPOLOGII - Negocierea de grup tipurile lui Belbin (criteriu: rolul fiecaruia in cadrul negocierii de grup)

Meredith Belbin a analizat caracteristicile celor noua roluri pentru echipa de negociatori. Se considera ca este cu atat mai inalta, cu cat cele noua tipuri sunt mai bine reprezentate. In cazul echipelor mai mici, este posibil sa fie alesi indivizi care combina mai multe caracteristici.

1. COORDONATORUL. Acest tip este descris ca fiind dominant, dar nu agresiv. El are incredere in alti indivizi si valorizeaza datoria, vrea sa faca totul cat mai bine (conform regulilor).

Este orientat spre latura practica a lucrurilor si este mai putin creativ, inovativ. Este obiectiv si precaut. Poate fi ales datorita detasarii si calmului sau.

2. MODELATORUL (SHAPER). Modelatorul este o persoana dinamica, se straduieste sa-si promoveze propriile idei, isi cauta suporteri in echipa, ii place actiunea si rezultatele imediate.

Modelatorului ii displac constrangerile formale (regulile si procedurile), are multa energie creativa. El are tendinta de a fi nerabdator si intolerant. Modelatorul vrea sa-si puna ideile in practica si poate fi un bun lider. Nu-I este teama sa ia decizii nepopulare, daca acest lucru este necesar in atingerea scopurilor.

3. INOVATORUL. Inovatorul este o persoana care are multe idei, are o autostima inalta.

Ideile sale par a fi mult mai importante decat oamenii. Inovatorul nu este frecvent o persoana practica si poate fi nevoie ca ideile sale sa fie temperate de catre ceilalti membri ai echipei.

4. EVALUATORUL. Evaluatorul tinde sa joace rolul 'avocatului diavolului', este serios, obiectiv si prevazator. Ii place sa combata ideile altora si poate parea dispretuitor. Este un tip util in cadrul negocierilor care implica preluarea unor riscuri inalte.

5. IMPLEMENTATORUL. Dispune de simt practic, ii place rigoarea, traduce teoria in practica. Nu agreeaza schimbarile rapide si care il forteaza sa se adapteze. Este mai putin eficient in situatii care necesita imaginatie si flexibilitate.

6. MUNCITORUL DIN ECHIPÃ (the Team, Worker). Omul de echipa cauta armonie, este preocupat de sentimentele si buna dispozitie a membrilor grupului. Stie sa delege sarcini, intareste coeziunea grupului.

7. CÃUTÃTORUL RESURSELOR (The Resource Investigator). Este orientat spre relatiile umane. El manifesta o curiozitate nestinsa fata de tot ceea ce-l inconjoara.

Are tendinta de a fi impulsiv si de a renunta la sarcina in curs in favoarea alteia care il intereseaza pe moment mai mult.

Cautatorul de resurse cauta varietatea si competitia. Are nevoie sa fie reorientat din exterior catre ceea ce este important pentru grup. Este un bun negociator.

8. 'TERMINATORUL' (The Completer of Finisher). Acest tip de individ tinde a fi mai tensionat si a avea o dorinta intensa de a termina o actiune in modul cel mai bun.

Este atent la detalii, isi respecta programul. Un terminator extrem poate actiona impotriva incheierii actiunii deoarece intotdeauna exista o imbunatatire care poate fi facuta. Nu poate delega sarcini deoarece alte persoane nu au aceleasi standarde ca si el.

9. SPECIALISTUL. Acest tip este deschis ca fiind preocupat de obtinerea de cunostinte specializate. Deciziile luate pe baza cunostintelor pe care le poseda sunt dintre cele mai bune.

Desi isi apara si isi dezvolta domeniul de cunoastere, manifesta prea putin interes fata de alte domenii. Nu multi oameni sunt atat de perseverenti (tenacitate si pregatire) incat sa devina specialisti, dar cei care devin sunt foarte valorosi. Deciziile care se bazeaza pe cunostintele lor sunt, in general, corecte.

7. FACTORII PSIHOLOGICI IN NEGOCIERE

Important in negociere este tendinta partenerilor de a-si rationaliza deciziile lor, pentru a-si invinge sentimentele care ii condamna pentru decizia luata. Proiectia - atribuirea unei motivatii sau idei proprii altei persoane - se aplica cu predilectie trasaturilor negative ale personalitatii. Deplasarea - o persoana isi revarsa nemultumirea pe o alta persoana, care nu reprezinta cauza nemultumirii sale - functioneaza ca mecanism perturbator al negocierilor.

Trebuie aduse in discutie si alte elemente ce pot influenta direct sau indirect procesul negocierii:

7.1. Imaginea de sine - cunoscand cum un individ se priveste pe sine vom anticipa comportamentul sau intr-o anumita situatie;

7.2. Statutul si rolul social.

John Fitzgerald Kennedy, un excelent negociator, afirma referindu-se la spectrul negocierii ca 'oamenii nu trebuie niciodata sa negocieze sub imperiul fricii si in acelasi timp oamenilor nu trebuie sa le fie frica sa negocieze. Personalitatea interlocutorului nostru, perspicacitatea si talentul de pertractare ale acestuia sunt toate elemente in plus care conduc la formarea spectrului negocierii.

Succesul unui negociator in fata acestui spectru depinde de modul in care el reuseste evitarea oricaror fenomene de inhibare si folosirea din plin a propriilor resurse. Experienta a demonstrat ca nu exista doi negociatori identici in ceea ce priveste stilul de negociere. Fiecare negociator este unic in felul sau, atat prin stilul de abordare a procesului, cat si prin dispozitia psihofiziologica a momentului. (Putem exemplifica aceasta diferentiere cu doua stiluri opuse, si anume stilul rigid si cel conciliant).

7.3. Personalizarea stilului

Cercetari recente au demonstrat ca personalizarea stilului constituie pasul cel mai important al procesului de negociere. Aceasta personalizare implica doua etape importante:

Stabilirea propriului stil;

Evaluarea avantajelor si dezavantajelor ce deriva din utilizarea stilului respectiv.

In sprijinul realizarii unei analize obiective, care sa aiba drept rezultat o determinare reala a stilului, este bine ca negociatorul sa aiba in vedere trei motivatii frecvent intalnite:

Dorinta de a reputa succese;

Necesitatea de a convietui; are la baza dorinta oamenilor de a fi acceptati, agreabili si respectati de semenii lor;

Dorinta de a fi puternic si de a domina. Deoarece de multe ori puterea este relativa sau poate fi exercitata in sectoare limitate, se apeleaza la influenta puterii, la sistemul de dominare si utilizare a acesteia prin manifestarile tertilor.

Personalizarea stilului constituie o etapa decisiva in procesul de negociere, fiind practic etapa care determina toate succesele si insuccesele negocierilor.

Pregatirea negocierilor implica si o profunda examinare a propriei pozitii fata de parteneri, prin prisma raportului intre a vorbi si a asculta. In acest sens este mult mai bine ca intr-o negociere sa ne concentram in a asculta ce spune partenerul (inclusiv ce nu spune, dar lasa sa se inteleaga).

De asemenea sunt deosebit de utile informatiile referitoare la activitatea de ansamblu a partenerului si la succesele sau insuccesele acestuia in negocieri anterioare.

In ultimii ani, pregatirea negocierilor a cunoscut unele tehnici, dintre care s-au impus 'mesele rotunde' - in care numarul ideilor emise creste atunci cand discutia este in contradictoriu, de aceea se mai numeste 'furtuna creierelor', fiind uzitata in faza de pregatire a negocierilor de anvergura - si 'conferintele' - cu participanti ce nu sunt experti in anumite domenii, scopul acesteia fiind in general legat mai mult de teoria comunicarii.

Ca principiu, negocierilor dau castig celui care gandeste mai bine si mai ales celui care gandeste vizionar. Desigur ca spontaneitatea, capacitatea de a reactiona prompt si abilitatea de a improviza sunt calitati importante in procesul de negociere.

Exista un raport direct proportional intre experienta negociatorului si timpul afectat de acesta procesului de pregatire a viitoarei negocieri. Aceasta va include in mod obligatoriu:

Schema simpla dar concisa;

Scopul propus si modul de actiune;

Supozitiile fiecaruia asupra celor ce si-a propus partenerul si a cailor sale posibile de actiune.

Elaborarea planului are trei mari avantaje:

Planul scris ne va permite ca pe parcursul negocierilor sa urmarim devierile de la strategia originara si sa ne reorientam in structurarea acesteia pentru rundele urmatoare de tratative;

Negocierea pe echipe presupune ca intregul grup sa urmeze planul unic elaborat;

Sinteza problematicii si evitarea unor contradictii in exprimare.

Pregatirea negociatorului va include o serie de aspecte, ca de exemplu:

Posibilitatea unor afaceri legate intre ele si care sa acorde satisfactie ambelor parti;

Stabilirea unor limite minime si maxime in cadrul carora negociatorul sa poata pendula;

Analiza relatiilor anterioare cu partenerul si tragerea unor concluzii generale de comportament;

Posibilitatea si gradul de influenta ale unor terte forte;

Anticiparea modului si atmosferei de negociere;

Obtinerea tuturor informatiilor posibile, atat inaintea cat si in timpul negocierilor;

Elaborarea unei strategii proprii pentru scenarii diferite;

Stabilirea metodelor si tehnicilor celor mai adecvate strategiilor elaborate.

Este bine ca la incheierea procesului de negociere sa ne punem cateva intrebari:

Care dintre prezumtiile facute s-au dovedit adevarate in timpul negocierilor si care nu?

Ce a fost bine gandit in elaborarea strategiei si ce a fost gresit?

Tactica aleasa a functionat sau, daca nu, care ar fi fost mai adecvata?

Nelson-Jones accentueaza cat de important este sa asculti ceea ce spune celalalt in realitate. Acest lucru nu este chiar atat de explicit cum ar putea parea, deoarece, in discutiile cu incarcatura emotionala, oamenii ascund adevaratele sensuri intr-un limbaj profund codificat. Doar un receptor abil poate descifra acest cod. El subliniaza importanta urmaririi comportamentului non-verbal, principalul vehicul de exprimare a sentimentelor.

Capacitatea de a raspunde celorlalti cu empatie este importanta in negociere, deoarece orice nepotrivire in comunicare poate exacerba neintelegerile.

Adevarata intelegere poate fi atinsa atunci cand fiecare participant raspunde celuilalt in termenii cadrului de referinta intern al aceluia - ceea ce inseamna ca ei isi recunosc reciproc punctele de vedere.

A fi obiectiv este unul din cele mai dificile aspecte ale negocierii - sa separi sentimentele interpersonale de problemele puse in joc.

Este nevoie de efortul constient de a face distinctia intre sentimentele noastre fata de persoanele implicate, si sentimentele fata de problemele in discutie. Daca reusim, negocierea devine mai simpla.