ARHIVAREA DOCUMENTELOR - SECRETARIAT

ARHIVAREA DOCUMENTELOR - SECRETARIAT

Arhivarea documentelor permite gasirea acestora dupa o perioada de timp mai lunga.

Este o problema de stat si este reglementata prin acte normative.

Fiecare organizatie este obligata sa pastreze documentele o anumita perioada de timp in functie de tipul lor. Perioada de timpeste stabilita prin INDICATORUL TERMENELOR DE PASTRARE A DOCUMENTELOR, care este un act normativ.

Pe baza acestui indicator fiecare organizatie isi stabileste un NOMENCLATOR DE TERMENE AL DOSARELOR in care se trec dosarele cu termenele lor de arhivare. Evidenta dosarelor aflate in arhiva se tine in REGISTRUL DE EVIDENTA CURENTA. Este adevarat ca aceste date se refera la organizatiile mari cu multe documente, dar si organizatiile mici si mijlocii sunt obligate sa arhiveze timp de 5 ani chitantele si facturile, 10 ani bilanturile contabile, contractele, etc. Organizatiile mari au spatii special amenajate pentru arhive. Organizatiile mici trebuie sa aiba macar un dulap special pentru arhiva.

Cateva reguli de arhivare:

- toate dosarele se trec in NOMENCLATORUL DOSARELOR care este un tabel cu trei rubrici: 1. denumirea compartimentului din care provine, simbolilzat cu o cifra romana, 2. subdiviziunea compartimentului , cu o litera, 3. continutul (tipul de document) simboliat cu o cifra araba. Cele trei simboluri se trec pe dosar si reperzinta numele lui in arhiva - indicativul dosarului.

- foile dosarelor se numeroteaza si la sfarsitul fiecarui dosar se scrie: 'Prezentul dosar cuprinde file notat in cifre si litere si se semneaza.

- selectia documentelor care se pastreaza se face periodic pe baza NOMENCLATORULUI DE TERMENE de catre o comisie numita de conducerea organizatiei,

- documentele selectionate la termenele stabilite, prevazute in actele normative, se depun la DIRECTIA GENERALA A ARHIVELOR STATULUI,

- unele documente nu pot fi consultate decat la trecerea unui anumit timp de la crearea lor, tipul acestor documente si perioada lor de neconsultare sunt stabilite prin lege,

- organizatiile sunt obligate prin lege sa elibereze copii dupa documente, persoanelor fizice care solicita acest lucru.Copiile si extrasele au aceeasi valabilitate ca si originalele.

- in arhiva nu se pastreaza decat copii autentificate ale actelor originale de tipul celor de stare civila, diplome de studii, etc.

INREGISTRAREA PE MICROFILME

Este o metoda care permite o mare economie de spatiu, si o protectie a documentelor valoroase sau frecvent consultate.

Documentele sunt copiate pe microfilm de catre un aparat special. Mcrofilmele sunt de mai multe tipuri: rolfilme, casete cu pelicula care contin rolfilme, microfise.

Aparatul care inregistreaza, sau un aparat special permite vizualizarea documentelor fie pe un monitor propriu fie pe calculatorul de pe care se cere citirea. Imaginea filmata poate fi marita pe hartie, obtinandu-se copii de o foarte buna calitate in timp foarte scurt.

Microfilmele sa arhiveaza ca si documentele de hartie.

STOCAREA COMPUTERIZATA A DATELOR

Sistemul computerizat de stocare a datelor este foarte rapid, ocupa putin spatiu, si permite accesul usor la date. Se pot face inregistrari pe dischete, pe hard disk, sau pe discuri optice, fiecare metoda avand avantajele si dezavantajele ei.