CORESPONDENTA INTERNA - SECRETARIAT

CORESPONDENTA INTERNA - SECRETARIAT

In interiorul firmelor circula o corespondenta interna destul de bine reprezentata. Cu cat firma este mai mare volumul acestei corespondente intre departamente este mai mare. In interiorul firmei circula notificari, acte, invitatii, rapoarte, pachete, publicatii.

In unele firme aceasta corespondenta este tratata ca si cea externa, cu aceleasi reguli de inregistrare, distribuire, repartizare a rezolvarii problemelor. In alte firme nu se tine evidenta corespondentei interne, deci aceasta nu se inregistreaza.

TIPURI DE CORESPONDENTA INTERNA

Comunicarea interna - Memo

Este o forma de transmitere a mesajelor in cadrul aceleiasi institutii. De obicei se refera la o problema urgenta. Nu se folosesc formule de politete la inceput si la sfarsit.

Un exemplu de memo:

MEMO

de la. catre

data..

Tema

Ref. la

Comentarii:..

Termen

Cine mai trebuie sa fie informat:

Memo

De la Mihai Dima sef serv aprovizionare

Catre Ileana Ionescu Contabil sef

Ref. la ordinele de plata pentru transport.

Achitarea transportului de materii prime pe luna iunie a.c. trebuie facuta pana cel mai tarziu 25 iulie. Ordinele de plata trebuie semnate si depuse la banca cel mai tarziu 24 iulie a.c. In caz de neachitare la termen a platii transportatorul nu va mai lucra cu noi.

Multumesc

Circulara

Este un memo care priveste mai multe persoane sau servicii. In acest caz se trimit mai multe exemplare identice ale aceluiasi text. De exemplu in cazul rezolvarii unei probleme care priveste mai multe persoane, conducerea va trimite fiecareia o copie a documentului implicat impreuna cu circulara prin care solicita rezolvarea.

CORESPONDENTA COMERCIALA

1. Obiectul si importanta corespondentei

Activitatea sociala presupune o permanenta comunicare intre membrii societatii.

Comunicarea se face fie verbal, direct, fie in scris prin intermediul corespondentei.

Prin corespondenta se intelege:

a. schimbul de scrisori efectuat in cadrul acestei comunicari.

b. totalitatea scrisorilor schimbate intre corespondentii respectivi.

Corespondenta se poate prezenta sub diferite aspecte, dupa scopul si continutul ei: personala, familiala, literara, stiintifica, economica, administrativa,administrativa, oficiala.

Prin corespondenta comerciala se intelege totalitatea scrisorilor ce se schimba intre agentii economici sau intre acestia si persoane fizice, avand rolul de a promova schimburile comerciale.

Corespondenta comerciala isi arata importanta prin rolurile sale:

- rol economic - contribuie la stabilirea, mentinerea si dezvoltarea relatiilor cu participantii la activitatea comerciala propriu-zisa, precum si la cei implicati auxiliar in aceasta activitate; serveste ca justificare pentru inregistrarile contabile;

- rol juridic - serveste ca proba in justitie; de aceea dosarele cu corespondenta se arhiveaza.

- rol de documentare - constituie o sursa de documentare pentru cunoasterea si analiza activitatii organizatiei respective.

2. Clasificarea corespondentei

Corespondenta comerciala poate fi clasificata dupa mai multe criterii:

Dupa initiativa:

- corespondenta initiala sau din oficiu - cererea, oferta;

- corespondenta de raspuns - confirmarea de primire, raspunsul la o reclamatie;

Dupa obiect:

- corespondenta de solicitare - cerere de oferta, comanda;

- corespondenta de informare - oferte, trimiterea de materiale documentare;

- corespondenta de confirmare;

- corespondenta de reclamatie.

- corespondenta interna de serviciu;

- corespondenta insotitoare de acte.

Dupa modul de intocmire:

- corespondenta tipizata;

- corespondenta obisnuita;

- corespondenta telegrafica;

- corespondenta telex;

- corespondenta telefonica;

- corespondenta publicistica.

Dupa criterii postale:

- corespondenta simpla;

- corespondenta cu indicatii speciale (recomandat, expres, cu raspuns platit, cu confirmare de primire, post-restant)

Dupa regimul de circulatie:

- corespondenta obisnuita;

- corespondenta cu regim special (secreta, confidentiala).

Dupa executia grafica:

- manuscrisa - rar folosita;

- dactilografiata - folosita in mod curent;

- multigrafiata;

- imprimata.

Dupa natura si destinatia exemplarelor:

- originalul - este primul exemplar; acesta se trimite destinatarului.

- copia - este al doilea exemplar, scris concomitent cu primul;ramane la expeditor, pe dosul ei se scrie cu cerneala 'copie' si se semneaza.

- duplicatul - este o copie dupa un riginal pierdut. Acesta se elibereaza in cazurile si cu formele prevazute de lege, numai dupa declararea ca nul actului original. Pe actul eliberat se mentioneaza 'duplicat'. Acest act are puterea originalului.

- copia de pe original - prin care se copiaza exact textul de pe originial; se scrie 'copie', locul sigiliului (LS), si s-a semnat (SS). copiile de pe original pot fi certificate si legalizate.