PLANIFICAREA NECESARULUI DE

PERSONAL. PROCESUL DE RECRUTARE

SI SELECTIE DE PERSONAL

OBIECTIVELE CURSULUI

La sfirsitul cursului, participantii;   

- vor cunoaste etapele procesului de recrutare si selectie

CUPRINS

1. CE ESTE PLANIFICAREA NECESARULUI DE PERSONAL

2. CE ESTE RECRUTAREA SI SELECTIA DE PERSONAL

3. FISA POSTULUI

4. CURRICULUM VITAE SI SCRISOAREA DE PREZENTARE

5. SELECTIA APLICATIILOR

6. PREGATIREA INTERVIULUI DE SELECTIE

7. INTERVIUL DE SELECTIE

Rolul interviului de selectie

Pregatirea interviului

Planul interviului

Abilitati necesare pentru intervievator

Intrebari pentru interviul de selectie

Tehnici de ascultare pentru interviul de selectie

Comportamentul non-verbal

Greseli pe care le putem face in cadrul interviului de selectie

LUAREA DECIZIEI DE ANGAJARE

1. CE ESTE PLANIFICAREA NECESARULUI DE PERSONAL

Planificarea necesarului de personal se refera la asigurarea permanenta a necesarului de personal pe profesii, calificari, varsta si sex in scopul atingerii obiectivelor organizationale stabilite.

Etapele planificarii resurselor umane sunt:

• identificarea filozofiei si misiunii organizatiei
• examinarea mediului extern ale organizatiei
• evaluarea punctelor tari si slabe ale organizatiei
• prognozarea capacitatii de organizare
• stabilirea obiectivelor si strategiilor de implementare
• revizuirea planurilor.

Prognoza necesarului de personal se bazeaza pe evolutiile tehnologice, financiare, ale pietei, precum si ale potentialului uman si material al organizatiei. De asemenea, planificarea necesarului de personal se realizeaza pe baza strategiei si obiectivelor stabilite de catre companie.

2. CE ESTE RECRUTAREA SI SELECTIA DE PERSONAL

Recrutarea este activitatea de identificare a persoanelor care au acele caracteristici solicitate de posturile vacante si de atragere a acestora in cadrul organizatiei.

Obiectivul activitatii de recrutare consta in identificarea unui numar suficient de mare de candidati, astfel incat cei care indeplinesc conditiile, sa poata fi selectati

Recrutarea poate fi interna - din interiorul organizatiei ( promovari,transferuri)

externa - din exteriorul organizatiei

Avantajele recrutarii interne sunt:

atragerea candidatilor este mult mai usoara

selectia potrivit criteriilor organizationale este mult mai rapida si mai putin costisitoare

probabilitatea de a lua decizii necorespunzatoare este mult diminuata

motivarea personalului creste, iar ambianta morala se imbunatateste

Dezavantajele recrutarii interne sunt:

politica de recrutare din interiorul organizatiei poate presupune in mod gresit ca angajatii avuti in vedere dispun de calitatile necesare

in situatiile in care promovarea se face indeosebi, pe baza varstei sau a vechimii in munca se poate manifesta favoritismul sau se pot declansa numeroase conflicte sau stari afective

Criteriile de recrutare a resurselor umane sunt:

- competenta

vechimea

potentialul de dezvoltare a candidatilor

Metodele de recrutare a resurselor umane sunt:

publicitate , utilizarea consilierilor pentru recrutare, baza de date cu potentiali candidati,

universitati,targuri de locuri de munca, centre teritoriale de inregistrare a somerilor

SELECTIA PERSONALULUI este procesul de alegere a celui mai potrivit

candidat pentru a ocupa un anumit post, folosindu-se criterii specifice. La

baza selectiei stau pregatirea, aptitudinile si capacitatea fiecarui candidat.

Etapele procesului de recrutare si selectie a resurselor umane sunt urmatoarele:

planificarea necesarului de personal

identificarea postului vacant

elaborarea sau reactualizarea fisei postului ( in cazul in care nu s-a realizat )

anuntarea postului vacant

preselectia aplicatiilor

testarea candidatilor

selectia candidatilor

luarea deciziei de angajare

comunicarea deciziei

integrarea angajatului si desfasurarea perioadei de proba

definitivarea pe post.

Proiectarea unei strategii de selectie implica urmatoarele aspecte:

criteriile folosite la selectia candidatilor

tehnicile sau metodele de culegere a informatiilor necesare

folosirea informatiilor obtinute in cadrul procesului de selectie

masurarea rezultatelor sau evaluarea eficientei procesului de selectie a personalului

Principalul obiectiv al procesului de selectie a personalului este acela de a obtine pe acei angajati care se afla cel mai aproape de standardele de performanta dorite.

O selectie riguroasa presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

intocmirea unui curriculum vitae

intocmirea scrisorii de prezentare

completarea formularului de angajare

interviul de selectie

testarea

verificarea referintelor

examenul medical

angajarea

FISA POSTULUI

Fisa postului reprezinta o descriere a responsabilitatilor aferente postului respectiv. Pentru a realiza aceasta fisa a postului se utilizeaza informatiile obtinute in urma analizei postului.

Fisa de post contine:

identificarea postului

stabilirea rolului si pozitiei acestuia

precizarea responsabilitatilor ce -i revin

specificatii ale postului - se precizeaza cerinte privind educatiea, experinta,trasaturile de personalitate, aptitudinile si abilitatile necesare ocupantului postului respectiv .

Fisa postului se utilizeaza pentru :

Identificarea corecta a necesarului de personal pentru fiecare compartiment si departament

Realizarea unei impartiri corecte a responsabilitatilor in cadrul companiei, in vederea realizarii obiectivelor

Determinarea cerintelor pentru fiecare post, in asa fel incit, atunci cind un post trebuie sa fie ocupat, sa se poata selecta cel mai potrivit candidat

Stabilirea, pentru fiecare angajat, pe baza responsabilitatilor cuprinse in fisele de post, a obiectivelor periodice.

Structura unei fise de post poate varia de la o organizatie la alta.

Important de retinut este faptul ca trebuie sa se utilizeze un singur format de fisa de post la nivelul intregi organizatii, iar structura acestui format trebuie sa ofere garantia includerii informatiilor relevante despre postul respectiv.

Un exemplu de fisa de post este prezentat in Anexa 1.

4.CURRICULUM VITAE SI SCRISOAREA DE PREZENTARE

CV-ul constitie punctul de plecare in orice proces de selectie. El mediaza, de regula, intrevederea dintre cel care iti ofera serviciile si reprezentantii firmei care, intr-o etapa ulterioara, vor realiza interviul de selectie. Este utilizat si ca mijloc de triere preliminara a candidatilor.

Pentru candidat, redactarea unui CV (vezi Anexa 2 ) echivaleaza cu pregatirea unui memoriu asupra activitatii sale interioare si a modului actual de existenta.

El trebuie sa contina date obiective si concrete privind starea civila, ( studiile si calificativul ), experienta in domeniul de activitate specific posturile, ocupate anterior. Sunt mentionate si eventualele abilitati / cunostinte particulare, cum ar fi: cunoasterea unei sau a mai multor limbi straine , utilizarea calculatorului, detinerea unui permis de conducere etc

Pentru ca informatia despre candidat sa fie cit mai completa, se mentioneaza si hobby-urile care exprima, de fapt, interese pentru activitati din afara profesiei si alte preferinte pentru petrecerea timpului liber.

Se recomanda ca un CV sa fie insotit de o scrisoare de prezentare ( vezi Anexa 2 ) care nu repeta informatiile continute in acesta. Ea trebuie sa fie mai scurta, concisa si, daca este posibil, redactata intr-un stil direct. Poate sa contina elemente specifice care nu sunt incluse in CV, cum ar fi, de exemplu, salariul actual, motivatia pentru noul serviciu etc.

In scrisoarea de prezentare se poate mentiona salariul actual, dar niciodata nu se va specifica salariul dorit pentru noul post. Aceasta scrisoare trebuie sa fie adresata intotdeauna unei anumite persoane; de aceea este bine sa aflam, eventual printr-un telefon, cui trebuie sa adresam aceasta scrisoare. Atunci cand nu avem aceasta informatie este bine sa o adresam directorului de resurse umane sau directorului general.

5.SELECTIA APLICATIILOR - CUM SE CITESTE UN CV

Selectia aplicatiilor este procesul prin care selectam CV-urile si scrisorile de intentie in concordanta cu profilul si criteriile de selectie pentru fiecare post. Scopul este de a selecta candidatii care vor participa la interviul de selectie.

Selectia aplicatiilor este o etapa care necesita foarte multa atentie daca dorim ca Celelalte etape sa se desfasoare foarte bine si intr-un interval de timp rezonabil. Procesul de selectie este in cascada in sensul ca succesul unei etape depinde foarte mult de modul in care au fost realizate etapele anterioare. Recomandam ca aplicatiile sa fie citite cu foarte mare atentie pentru a nu omite

anumite informatii si astfel sa eliminam candidati foarte buni. In plus, citirea cu atentie a CV-urilor ne da posibilitatea sa ne gindim ce anume intrebari vom pune candidatului in cadrul interviului de selectie.

Exista posibilitatea in aceasta etapa ca unele aplicatii sa nu intruneasca toate criteriile precizate, dar totusi sa dorim sa chemam candidatul la interviu. Pentru aceste aplicatii vom realiza o categorie aparte din care vom selecta persoane pentru interviu in cazul in care nu am avut suficiente aplicatii in celelalte categorii Problemele care pot apare in cadrul etapei de selectie a aplicatiilor sunt generate in principal de neatentia celui care realizeaza selectia. Datorita numarului mare aplicatii analizate intr-un timp relativ scurt, exista posibilitatea sa respingem aplicatii care sunt conforme cu criteriile noastre sau se apropie foarte mult de aceste criterii.Recomandarea este ca la anumite intervale de timp sa luam cate o pauza pentru a ne odihni.

De asemenea, datorita neatentiei sau oboselii exista posibilitatea de a accepta

aplicatii care prezinta discrepante intre datele prezentate chemind astfel la interviu persoane care nu vor trece de aceasta etapa.

6. PREGATIREA INTERVIULUI DE SELECTIE

De modul in care este pregatit interviul de selectie depinde foarte mult desfasurarea acestuia si obtinerea rezultatelor dorite. Pentru a pregati interviul vom lua in calcul patru aspecte:

- planificarea intalnirilor

- pregatirea spatiului

- pregatirea ghidului de interviu si afisei de evaluare

- pregatirea noastra mentala

PLANIFICAREA INTALNIRILOR

Aceasta etapa depinde foarte mult de durata medie estimata a unui interviu si de anumite conditionari ale candidatilor (ore la care nu pot veni, anumite probleme care apar pe parcurs).

Indiferent de cat de mult dureaza un interviu, este de preferat ca dupa fiecare intalnire cu candidatii sa ne alocam 5 minute pentru completarea fisei de evaluare si pregatirea pentru urmatorul candidat. Acest lucru ne da posibilitatea de a nu uita anumite aspecte semnificative care au aparut pe parcursul intalnirii.

Intotdeauna facem notitele necesare in timpul intalnirilor si nu ne bizuim foarte mult pe memoria noastra (mai ales in cazul unui numar mare de candidati vazuti). In plus anuntam candidatul despre acest lucru precizandu-i ca dorim ca toti candidati sa aiba astfel sanse egale.

Planificarea intalnirilor se face in permanenta cu agenda in fata pentru a nota ora la care sunt disponibili candidatii pentru interviu.Discutia telefonica cu candidatii parcurge urmatoarele etape:

- prezentarea noastra

- scopul discutiei telefonice

- planificarea intalnirii

- oferirea de detalii

PREGATIREA SPATIULUI PENTRU SUSTINEREA INTERVIULUI DE SELECTIE

Pentru ca interviul sa se desfasoare intr-o atmosfera relaxata si pentru a evita irosirea timpului, recomandam respectarea catorva reguli de lucru privind amenajarea spatiului si anume:

- camera trebuie sa fie izolata de traficul din cadrul companiei pentru a evita intreruperile inutile

- telefoanele vor fi inchise

- se vor elimina posibilele surse de zgomot

- aranjamentul camerei trebuie sa permita un contact vizual cat mai bun intre intervievatori si candidati.

Elementul esential in cadrul unui interviu de selectie este obtinerea informatiilor necesare despre candidati in cel mai scurt timp posibil.Acest lucru permite reducerea perioadei alocate procesului de selectie si implicit ocuparea in timp optim a postului vacant din cadrul companiei.

7.INTERVIUL DE SELECTIE

ROLUL INTERVIULUI DE SELECTIE

Interviul de selectie are trei roluri principale si anume:

obtinerea informatiilor relevante pentru a putea decide daca solicitantul este sau nu potrivit pentru post.

oferirea de informatii candidatilor pentru ca acestia sa poata decide daca vor postul si daca se considera potriviti pentru acel post.

construirea de catre organizatie a unei bune reputatii pe piata locala a muncii.

Important pentru candidati este sa simta ca au fost ascultati in mod direct si ca au putut sa-si expuna cat se poate de complet situatia, astfel incat sa nu aiba resentimente daca vor fi respinsi.

7.2 Pregatirea interviului

Pregatirea adecvata a interviului este necesara pentru a fi siguri ca vom obtine toata informatia de care avem nevoie pentru a atinge scopul interviului. Pentru a fi bine pregatiti este necesar:

sa identificam informatiile pe care dorim sa le obtinem prin intermediul interviului

- sa planificam o structura generala (flexibila) a interviului care sa ne permita adaptarea in functie de modul in care decurge interviul

- sa furnizam candidatilor informatiile de care au nevoie pentru a fi capabili sa contribuie pe deplin la realizarea interviului

sa aranjam un cadru fizic adecvat pentru derularea unui interviu confortabil, scutit de intreruperi.

PREGATIREA NOASTRA MENTALA

Succesul interviului de selectie depinde foarte mult si de atitudinea pe care noi ca si intervievatori o avem in timpul interviului.

Noi suntem cei care decidem daca o persoana va lucra sau nu in

cadrul companiei si, din aceasta perspectiva, avem o responsabilitate ridicata atat pentru companie, cat si pentru candidat.

Indiferent de rezultatul procesului de selectie (un candidat a fost sau nu acceptat) candidatii trebuie sa simta ca au fost tratati in mod echitabil si criteriile de selectie au fost foarte clare. Acest lucru asigura o reputatie excelenta a companiei pe piata fortei de munca, ceea ce permite ca pe viitor sa atraga oameni foarte buni in interior. Recomandarile noastre referitoare la atitudinea si comportamentul nostru ca intervievatori sunt urmatoarele:

Suntem oameni, nu zei. Faptul ca avem aceasta responsabilitate de a selecta oameni nu inseamna ca vom manifesta un aer de superioritate fata de candidati. Din contra, companiile astazi sunt cele care ofera locuri de munca, iar candidatii sunt clientii nostrii, asa ca merita sa ii tratam ca atare.

Compromisurile sunt pentru altii. Daca simtim ca nu putem lucra cu un anumit candidat, este de preferat sa nu il angajam.

Mentinem o atitudine neutra. Nu suntem in ipostaza de evaluatori, ci de persoane care doresc sa afle daca un candidat sau altul corespund cerintelor posturilor noastre. Din acest motiv, orice atitudine evaluatoare, ironica sau de condamnare din partea noastra va fi evitata.

Utilizam empatia. Pentru a simti ce anume sentimente il incearca pe candidat in momentului interviului, putem face un efort mintal si sa ne imaginam ca suntem in locul lui. In acest mod dispar eventualele tentatii de a evalua sau chiar jigni candidatul.

Nu facem promisiuni. Vom prezenta realitatea din cadrul companiei in termeni clari care sa nu duca interpretari din partea candidatului sau la asteptari nerealiste. Nu exageram si nu mintim asupra postului sau avantajelor de care se vor bucura cei selectati.

PLANUL INTERVIULUI

Respectam in permanenta orele programate de incepere a interviurilor. Prin acest lucru demonstram nivelul nostru de disciplina si seriozitate, creand o imagine excelenta in ochii candidatilor.

Fiecare etapa din cadrul interviului de selectie are un timp maxim de desfasurare, timp care este precizat un curs. Nu este insa necesar sa respectam acest timp maxim pentru fiecare interviu. In functie de modul un care se desfasoara interviul, putem sari sau scurta anumite etape.

Introducere - presupune doua aspecte:

prezentarea intervievatorului si a candidatului, precum si citeva cuvinte de bun venit

- precizari despre obiectivele interviului si derularea acestuia

Se va preciza candidatului ca va veti nota anumite informatii in timpul interviului pentru a nu le uita si pentru a oferi sanse egale de selectie tuturor candidatilor.

Asa cum intervievatorul isi formeaza in primele minute o parere despre candidat, acelasi lucru face si candidatul. De aceea intervievatorul merita sa aiba o atitudine ferma (nu autoritara) si sa conduca interviul prin prezentarea planului de lucru.

In mod normal, introducerea nu trebuie sa depaseasca 2 minute.

Istoricul activitatii profesionale - analiza istoricului activitatii profesionale are drept scop culegerea informatiilor privind:

posturile pe care le-a ocupat candidatul

sarcinile pe care le-a indeplinit si principalele realizari

sursele de motivare si interesele candidatului

relatiile interpersonale

conceptia despre organizatie si despre post

aspiratii (cariera)

Aceasta etapa a interviului de selectie dureaza aproximativ 10 minute.

Timp liber - prin intrebarile puse candidatului se vor obtine informatii privind:

interesele pe care le are candidatul, interese care il pot ajuta sa-si indeplineasca mai bine munca

modul in care candideaza gestioneaza interfata intre viata privata si cea petrecuta in cadrul companiei

- anumite trasaturi de personalitate ale candidatului

In mod normal, aceasta etapa dureaza aproximativ 5 minute.

Punere in situatie - obiectivele principale ale acestei etape sunt:

identificarea modului in care candidatul trateaza anumite probleme la locul de munca

verificarea existentei anumitor cunostinte si abilitati care il pot ajuta pe candidat sa indeplineasca sarcinile postului

identificarea valorilor candidatului si asocierea acestora cu stilul de conducere

Aceasta etapa dureaza aproximativ 5 minute.

Autoevaluarea - este ultima etapa de culegere a informatiilor despre candidat. Are doua obiective importante:

de a verifica daca subiectul se cunoaste bine

de a compara informatiile obtinute cu cele furnizate de candidat in evaluarea sa.

Aceasta etapa dureaza aproximativ 5 minute.

Transmiterea de informatii candidatului - este posibil ca subiectul sa formuleze intrebari referitoare la:

salariul de inceput si cresterile salariale

data la care va intra pe noul post

posibilitatile de promovare

organizatie si contextul in care isi va desfasura activitatea.

In medie, aceasta etapa dureaza aproximativ 5 minute.

In final, interviul de selectie se va incheia multumind-i candidatului pentru colaborarea sa si precizindu-i cand va primi un raspuns din partea organizatiei.

Interviul de selectie ar trebui sa dureze in medie aproximativ 30 de minute. In cazul in care ne dam seama pe parcursul interviului ca persoana rewspectiva nu corespunde cerintelor postului (are o atitudine nepotrivita, este lipsita de motivatie sau chiar si-a falsificat CV-ul), trecem rapid si sumar prin etapele interviului in minim 10 minute punind intrebari inchise. Acest lucru este esential pentru a arata consideratie fata de candidat, chiar daca nu este potruvit pentru post.

La finalul interviului se va preciza candidatului in ce interval de timp ii va fi comunicata decizia si cum anume.

In Anexa 3 sunt prezentate diferite tipuri de intrebari asociate acestor etape.

Abilitati necesare pentru intervievatori

Culegerea de informatii

Identificarea corecta a informatiilor ce trebuie culese.

Punerea corecta a intrebarilor pentru a usura culegerea informatiilor

Crearea unui climat propice realizarii unei conversatii structurate

Emiterea unor ipoteze in legatura cu informatiile culese (o buna cunoastere a mecanismelor personalitatii poate facilita aceasta sarcina)

Mentinerea controlului asupra derularii intervilui pentru a putea obtine datele necesare.

- Interpretarea informatiilor

Realizarea unor conexiuni intre informatiile culese

Interpretarea informatiilor trebuie sa se faca doar pe baza datelor si faptelor concrete si nu pe impresii personale.

Luarea deciziilor

- Sa se stabileasca legaturile adecvate intre informatiile culese si grila de evaluare utilizata

Sa se pondereze corect elementele din grila de evaluare fata de cerintele postului respectiv

Sa se dea dovada de obiectivitate si realism in luarea deciziilor

Intrebari pentru interviul de selectie

Scopul principal al interviului de selectie este acela de a obtine maximum posibil de informatii despre un anumit candidat. In acest scop, anumite tipuri de intrebari sunt mai utile decit altele.

Intrebari prin intermediul carora obtinem multe informatii

- Intrebarile deschise invita candidatul sa-si exprime liber opiniile sale. Lungimea si continutul raspunsului se afla in intregime la latitudinea sa. De obicei, intrebarile deschise incep cu una din formulele " cum ", " ce ", " de ce " sau " spuneti-mi ". "Spuneti-mi va rog care erau responsabilitatile dumneavoastra la locul de munca din compania X ?" sau " Cum ati abordat o anumita situatie in cadrul postului pe care l-ati ocupat ?"- Intrebarile de sondare sunt inrebari deschise care urmaresc o anumita linie de rationament, fiind o reactie la un anumit raspuns al intervievatului. Scopul acestor intrebari este acela de a obtine informatii suplimentare sau de a evalua capacitatile intelectualeale acestuia. " Spuneati ca una dintre responsabilitatile dumneavoastra era de a raporta in permanenta supervizorului dumneavoastra. Ce tipuri de rapoarte realizati si la ce interval de timp ?"

Intrebarile clarificatoare sunt utile atunci cand nu suntem siguri

Daca am inteles clar semnificatia celor spuse de candidat. "Vreti sa spuneti ca ." sau "Daca am inteles eu bine este vorba despre." sau " Sa inteleg ca ."

Intrebari prin intermediul carora obtinem putine informatii

Intrebarile inchise sau directe permit raspunsuri " da " sau " nu " sau alte raspunsuri directe asemanatoare. De obicei, acest tip de intrebari incep cu formulele " cand ", " cine ", " ati / n-ati ". Raspunsurile aduc putina informatie, de aceea este recomandat sa nu existe serii de astfel de inrebari decit in cazul in care ne dam seama ca un candidat nu corespunde postului si dorim sa finalizam mai repede interviul. Intrebarile ipoteza testeaza modul in care candidatul s-ar comporta intr-o situatie data. Ele nu ofera insa indicii asupra solutiei pe care candidatul ar alege-o intr-o situatie reala sau asupra capacitatii candidatului de a rezolva asemenea probleme. " Daca ar avea loc un conflict de munca intre doi colegi, cum ati reactiona ? " sau " Daca unul dintr colegii dumneavoastra intirzie, cum reactionati ? "

Intrebarile multiple cer candidatului sa ofere doua sau mai multe

Idei la aceeasi intrebare. Pe linga faptul ca pot produce confuzii, aceste intrebari permit candidatului sa raspunda doar la una din cele doua probleme, de obicei la cea la care intervievatul prefera sa se raspunda. " Care au fost responsabilitatile care v-au placut mai mult si cum anume le-ati indeplinit ? " sau " Cum vedeti dumneavoastra o zi de lucru in compania noastra si care ar fi principalele responsabilitati de care v-ati ocupa ? "

Intrebarile limitative cer intervievatului sa aleaga un raspuns dintr-o lista de optiuni, lista oferita de intervievator. Acest lucru este nesatisfacator deoarece lista de optiuni poate fi incompleta sau poate contine alternative incorecte. Asemenea intrebari pot ascunde capcane pentru intervievatul neatent. " Care dintre urmatoarele calitati le apreciati cel mai mult la un coleg : cinste, integritate, seriozitate, spirit de echipa ?

Intrebarile conducatoare sugereaza ce raspuns se asteapta de la

intervievat si nu ofera nici un fel de informatie utila. " Sa inteleg ca v-ati facut treaba foarte bine la locul de munca anterior." sau " Cred ca apreciati foarte bine ceilalti oameni si efortul lor."

Intrebarile - presupunere sunt un grup special al intrebarilor conducatoare in care intervievatorul presupune ca intervievatul are aceleasi opinii cu ale sale. " Sunteti de acord cu faptul ca un om integru nu ar face niciodata asa ceva. " sau "Cred ca sunteti convins de faptul ca in ce priveste acest aspect trebuie sa faceti ceva. "

Intrebarile purtatoare de valoare sunt intrbarile care divulga candidatului propriile dumneavoastra sentimente, in special cele negative, si care pot influenta raspunsul. Uneori acestea se transforma intr-o critica implicata a candidatului, determinindu-l pe acesta sa adopte o pozitie defensiva, distrugind relatia formata intre cei dou parteneri de discutie. " Nu inteleg cum puteti privi astfel problema ! " sau " Nu cred ca cel care v-a angajat a facut o treaba buna ! "

Frontierele intre categoriile de intrebari prezentate mai sus sunt bine definite. Mai important insa decat punerea intreabarile (care in general trebuie sa fie deschise, neutre si sa incurajeze candidatul sa vorbeasca) este crearea unei atmosfere prietenoase, incurajatoare, in care candidatul sa poata vorbi liber.

Tehnici de ascultare pentru intervalul de selectie

Pentru unei bune comunicari in cadrul unui interviu, nu este suficient sa ascultam atent ; trebuie sa si fim observati ca ascultam. Acest lucru nu tine numai de politete, ci de incurajarea candidatului sa se desfasoare prin oferirea de feedback ( el se asigura ca ceea ce spune este retinut ). De asemenea, acest lucru il poate ajuta pe intervievator sa-si puna ordine in idei. Ascultarea trebuie sa fie un proces activ.

Urmatoarele recomandari va pot ajuta sa-l ascultati pe intervievat si in acelasi timp sa-l faceti sa inteleaga ca il ascultati :

adoptati o postura activa si atenta, dar nu amenintatoare

priviti-l pe candidat in timp ce vorbeste, dar fara sa dati impresia ca il judecati sau criticati

incurajati candidatul sa vorbeasca adresandu-i un zimbet ocazional, un gest afirmativ cu capul, o expresie de genul " da, inteleg ", in momentele importante, dar fara a abuza

faceti efortul de a va concentra asupra sensului celor spuse, nu doar asupra cuvintelor. Incercati sa eliminati toate sursele de distragere a atentiei sau preocuparile personale

cautati clarificarea intelesului. Puteti face acest lucru prin adresarea de intrebari si prin formularea de concluzii. In plus, acest lucru va mari increderea dumneavoastra ca ati inteles corect cele spuse

cat timp candidatul vorbeste, nu va preocupati de ceea ce veti spune dumneavoastra dupa aceea. Acordati-i intreaga atentie

cautati sentimente dincolo de cuvintele pe care le rosteste intervievatul. Fiti atenti si la mesajele comunicate prin intermediul mijloacelor non-verbale

utilizati tacerea pentru a-i permite candidatului sa vorbeasca sau sa isi formuleze mintal raspunsul.

Comportamentul non-verbal

Cele mai multe din semnele non-verbale sunt transmise in mod inconstient . Incercati sa le constientizati si mai ales, fiti siguri ca modul de comportare non-verbal se afla in concordanta cu cel verbal . In acest mod , veti transmite un mesaj coerent , care va putea sa-l faca pe candidat sa se simta in siguranta si mai linistit .

Daca este important sa va controlati si sa fiti atent la comportamentul dumneavoastra , trebuie sa acordati atentie si interpretarii comportamentului non-verbal al candidatului . Intr-adevar , este mult prea facil sa se emita judecati de valoare asupra unui om doar pe baza anumitor semnale non-verbale , dar trebuie sa ne reamintim ca masuram toate aceste lucruri dupa propriile noastre unitati de masura ( de obicei in functie de experientele avute cu alti oameni ) si nu cu candidatul respectiv .

Greseli pe care le putem face in cadrul interviului de selectie

Greseli din partea candidatului

- prezentare personala neadecvata

lipsa unei pregatiri a interviului

- atitudine negativista / agresiva

- exagerari

- a vorbi prea mult

- vorbeste mai mult despre companie decat despre sine si
propriile responsabilitati

- jargon

- a se imbraca neadecvat

- atitudine nepoliticoasa

- vorbeste cu " tu " in loc de " dumneavoastra ".

Greseli din partea intervievatorilor

• nu respecta ora programata de incepere a inerviului
• maniera autoritara de relationare
• aranjament neadecvat al camerei
• a vorbi prea mult
• prejudecati personale

• timp insuficient alocat candidatului pentru a raspunde la intrebari
• a nu reusi sa creeze o atmosfera relaxanta
• a se imbraca neadecvat
• intrerupe des candidatul , nedindu-i posibilitate sa isi exprime ideile
• prea multe persoane in cadrul unei companii
• atitudine nepoliticoasa

• vorbeste cu " tu " in loc de " dumneavoastra " .

In final , putem enumera si citiva dintre factorii principali care contribuie la luarea deciziei de a angaja unul dintre candidati :

adaptibilitatea

compatibilitatea

entuziasmul

modul in care candidatul va imbunatati lucrul in cadrul companiei

experienta de lucru

referintele

flerul intervievatorului

parerile altor angajati ai companiei care au intilnit candidatul

LUAREA DECIZIEI DE ANGAJARE

Merita retinut faptul ca o mare parte a deciziei de angajare se datoreaza nu neaparat raspunsurilor date de candidati la intrebarile intervievatorilor , ci pe baza sentimentelor intervievatorilor , pe sentimentul ca acestia vor putea lucra foarte bine cu candidatul respectiv .

Intotdeauna in momentul in care luam decizia de angajare recitim cu mare atentie notitele din timpul interviurilor si insemnarile noastre in fisa de evaluare a interviului . Nu luam decizia de angajare doar pe baza memoriei noastre .

De asemenea , luarea deciziei de angajare se realizeaza prin consens intre cei doi intervievatori, si nu prin vot . De aceea , in momentul in care unul dintre intervievatori are retineri in a selecta un candidat, celalalt intervievator va trebui sa aduca argumente reale si clare in favoarea opiniei sale .

6. PREGATIREA INTERVIULUI DE SELECTIE

De modul in care este pregatit interviul de selectie depinde foarte mult

desfasurarea acestuia si obtinerea rezultatelor dorite. Pentru a pregati interviul vom

lua in calcul patru aspecte:

Planificarea intilnirilor

Pregatirea spatiului

Pregatirea ghidului de interviu si a fisei de instalare

Pregatirea noastra mentala

PLANIFICAREA INTILNIRILOR

Aceasta etapa depinde foarte mult de durata medie estimata a unui interviu si de anumite conditionari ale candidatilor ( ore la nu pot veni, anumite probleme care apar pe parcurs ).

Indiferent de cit de mult dureaza un interviu, este de preferat ca dupa fiecare intilnire cu candidatii sa ne alocam 5 minute pentru completarea fisei de evaluare si pregatirea pentru urmatorul candidat. Acest lucru ne da posibilitatea de a nu uita anumite aspecte semnificative care au aparut pe parcursul intilnirii. Intotdeauna facem notitele necesare in timpul intilnirilor si nu ne bizuim foarte mult pe memoria noastra (mai ales in cazul unui numar mare de candidati vazuti). In plus, anuntam candidatul despre acest lucru, precizindu-i ca dorim ca toti candidatii sa aiba astfel sanse egale. Planificarea intilnirilor se face in permanenta cu agenda in fata pentru a nota ora la care sunt disponibili candidatii pentru interviu. Discutia telefonica cu candidatii parcurge urmatoarele etape:

Prezentarea noastra

Scopul discutiei telefonice

Planificarea intilnirii

Oferirea de detalii

PREGATIREA SPATIULUI PENTRU SUSTINEREA INTERVIULUI DE

SELECTIE

Pentru ca interviul sa se desfasoare intr-o atmosfera relaxata si pentru a evit

irosirea timpului, recomandam respectarea catorva reguli de lucru privind

amenajarea spatiului si anume:

camera trebuie sa fie izolata de traficul din cadrul companiei pentru a

evita intreruperile inutile

telefoanele vor fi inchise

se vor elimina posibilele surse de zgomot

aranjamentul camerei trebuie sa permita un contact vizual cat mai bun

intre intervievatori si candidat

GHIDUL DE INTERVIU SI FISA DE EVALUARE

Elementul esential in cadrul unui interviu de selectie este obtinerea informatiilor necesare despre candidati in cel mai scurt timp posibil. Acest lucru permite reducerea perioadei alocate procesului de selectie si implicit ocuparea in timp optim a postului vacant din cadrul companiei. Din aceasta perspectiva, cele doua instrumente prezentate in Anexele 3 si 4 (ghidul de interviu structurat pe etape ale interviului si modelul de fisa de evaluare), sunt foarte utile deoarece permit o structurare a dialogului cu candidatii si a informatiilor primite de la acestia. In plus, reduc considerabil timpul alocat luarii deciziei prin usurinta compararii informatiilor de la diversi candidatii ( in loc sa facem un efort de memorie si sa ne aducem aminte cum era candidatul X sau Y).