MASURI SI PROPUNERI DE IMBUNATATIRE A ACTIVITATII DE EVALUARE SI INSTRUIRE A PERSONALULUI

MASURI SI PROPUNERI DE IMBUNATATIRE A ACTIVITATII DE EVALUARE SI INSTRUIRE A PERSONALULUI

Inca de la inceputul acestei lucrari s-a vorbit despre organizatie si despre faptul ca fiecare organizatie are o misiune si niste obiective.

Pentru indeplinirea acestor obiective sunt angrenate si resursele umane de care dispune organizatia,iar de calitatea acestora depinde intr-o foarte mare masura.atingerea scopurilor propuse.

Prin functia de control - evaluare sunt angrenate toate procesele de munca:

Se compara rezultatele cu obiectivele initiale;

Se verifica conformitatea actiunilor institutiilor publice cu reglementarile juridice in vigoare si cu misiunea angajatilor sai de a satisface interesul general.

Asa cum afirma specialistul francez Denis Levy "esenta functiei de control consta in compararea administratiei,asa cum este,cum a fost sau cum va fi cu ceea ce trebuie,ceea ce trebuie sau ceea ce va trebui sa fie"

Principalele cerinte pentru exercitarea functiei de control si evaluare sunt :

Controlul si evaluarea sa atrage personalul specializat care sa

fundamenteze solutii optime;

Controlul sa fie continuu,realizat din cadrul aparatului administrativ;

Controlul sa fie operativ;

Controlul sa fie efecient;

Controlul si evaluarea sa fie preventive si sa aibe finalitate;

De asmenea,sa fie orientat,adica sa urmareasca exclusiv satisfacerea

interesului general,public si nu alte categorii de interese;

Sa fie realist,obiectiv,adica sa se bazeze pe informatii reale desprinse din

observari si analize directe.

Pentru aceasta propun doua solutii

Monitorizarea FISEI POSTULUI

Pentru aplicarea acestei operatiuni,propun ca,Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Sector 3 sa utilizeze aplicatia informatica "POST " care permite:

Gestionarea atributiilor si abilitatilor personalului din institutia publica;

Calcularea punctajului necesar in evaluarea individuala.

Imagini de ecran,aferente fiecarei functiuni din meniul principal al aplicatiei sunt prezentate in anexele lucrarii.

La deschiderea aplicatiei,pe ecran,apare Meniul principal in care sunt prezentate principalele functii si facilitati pe care le ofera acesta si anume:

Date generale;

Atributii;

Abilitati;

Relatii;

Operator;

Punctaj.

Desi aceasta metoda de evaluare contribuie la cresterea responsabilitatilor fata de realizarea obiectivelor prestabilite,la amplificarea nivelului de motivare a personalului,la incurajarea creativitatii si inovatiei,precum si la corelarea mai stransa a recompenselor cu rezultatele efectiv obtinute,compararea performantelor diferitilor angajati se realizeaza destul de greu,deoarece fiecare angajat are obiective diferite si o participare diferita la realizarea acestora.

Problemele potentiale si sursele de erori ale procesului de evaluare a performantelor,care pot fi produse neintentionat sau intentionat,trebuie tratate ca probleme ce pot fi rezolvate si nu ca obstacole de netrecut care sa determine evaluatorii sau managerii sa renunte la procesul respectiv.

De aceea, in lucrarea de fata am sugerat ca aceasta metoda sa fie utilizata avand ca instrument de evaluare a performantelor resurselor umane un instrument informatic.

Aplicatia permite un control riguros,o evolutie obiectiva a performantelor,posibilitatea recrutarii personalului cu costuri minime si pe o perioada de timp nelimitata.

Se recomanda ca,in general , cei care fac evaluarile sa fie din punct de vedere al nivelului ierarhic cat mai aproape posibil de cei evaluati.In mod logic,cu cat evaluatorul este mai departe din punct de vedere al nivelului organizational,cu atat are mai putine sanse sau posibilitati pentru a observa,indeosebi,comportamentul individual.

Aceasta cu atat mai mult,cu cat la diverse nivele ierarhice sau organizationale exista diferite orientari fata de cei evaluati,acestia fiind apreciati in contexte diferite.

Pentru ca acum aceasta evaluare se face oarecum subiectiv in cadrul Directiei Generale de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Sector 3, pentru realizarea procesului de evaluare propun alcatuirea unei comisii formata din persoana direct ierarhic superioara,celei evaluate si un angajat al Serviciului Resurse Umane.

Folosirea comisiilor de evaluare din ami multi membrii,se justifica astfel incat directorii Directiei Generale de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Sector 3,sa obtina un grad inalt de doferentiere a performantelor,prin folosirea in procesul de evaluare a unui volum mai mare de informatii provenite din partea mai multor evaluatori.

In conditiile in care creste numarul de evaluatori creste si posibilitatea de a obtine date sau informatii cat mai corecte.Cu alte cuvinte,se previne obtinerea unui grad scazut de diferentiere a evaluarilor,determinat de tendinta unor directori sau evaluatori de a ignora sau suprima diferentele individuale de performanta.De asemenea,creste sansa ca evaluarea sa fie cat mai completa si mai corecta.

Este util ca pentru a realiza evaluari corespunzatoare,Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Sector 3 sa organizeze,pentru persoanele care fac parte din comisiile de evaluare,sa acumuleze cunostinte in cadrl unor cursuri profesionale alternative de formare si perfectionare,in cadrul unor cursuri specializate,sau in absenta unor astfel de programe,furnizarea de instructiuni scrise in vederea folosirii corespunzatoare,a metodelor si tehnicilor de evaluare a performantelor.

Instructiunile respective trebuie considerate drept o conditie necesara,dar nu o garantie a evaluarilor sistematice si nediscriminatorii.

Pentru prevenirea sau estomparea problemelor potentiale si a surselor de erori ale procesului de evaluare,sugerez ca evaluatorii sa fie deplin familiarizati cu problemele respective,deoarece intelegerea acestora constituie primul pas important in vederea evitarii sau depasirii lor.

Pentru monitorizarea si gestiunea fiselor posturilor si a rapoartelor de evaluare,pe compartimente si servicii,este necesara formarea unei echipe alcatuita din trei persoane specializate in domeniul resurselor umane si informatica.

Sistem informatic integrat pentru resurse umane

Ca suport in activitatea Serviciului Resurse Umane pentru evaluare, recrutare,gestiunea si monitorizarea resurselor umane,a posturilor si rapoartelor de evaluare,in lucrarea de fata propun achizitionarea si implementarea uni sistem informatic integrat.

Unul dintre sistemele propuse este HR-APPS-Componenta Resurse Umane.

Acest instrument se materializeaza intr-un sistem informatic,care acopera majoritatea referentilor si functionarilor din domeniul Resurselor Umane si Salarizare si poate fi utilizat si pentru evaluarea,recrutarea,gestiunea,monitorizarea resurselor umane.

In fig.5.1 este prezentat modelul relational al sistemului informatic.

Model relational

Fig 5.1

Este vizibil faptul ca sistemul acopera urmatoarele functionalitati:

Management de personal,cu acces imediat la date de istoric;

Analize comparative si statistice in format grafic,efectuate periodic,la

cerere;

Planificare a resurselor cu ajutorul simularilor;

Posibilitatea ca sistemul sa furnizeze informatii despre posturile libere si

criteriile de acceptare pe aceste posturi;

Permite analiza si urmarirea evolutiei fortei de munca;

Instruirea si dezvoltarea carierei;

Gestionarea salariilor si a pontajelor.

In baza de date a sistemului,sunt stocate toate informatiile referitoare la personal,necesare pentru identificarea tuturor categoriilor de salariati.

Dupa cum se poate observa,sistemul asigura corespondenta intre salariati si posturi,gasirea celor mai potrivite posturi pentru fiecare salariat si a celui mai bun salariat pentru fiecare post,iar statisticile afisate intr-un mod grafic corespunzator,constituie un mijloc important pentru fundamentarea deciziilor.

In sectiunea de anexe a lucrarii este prezentata imaginea de ecran a programului in care se prezinta vizualizarea datelor despre fiecare angajat(vezi ANEXE).

Sistemul furnizeaza mijloacele necesare pentru a face din procesul de recrutare cea mai importanta componenta strategica si dezvoltare a calitatii resurselor umane atrase.

Astfel,permite identificarea diferitelor faze ale activitatilor ce trebuie indeplinite si prin urmare relatiile care urmeaza sa se stabileasca in decursul intregii activitati care se desfasoara in Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Sector 3.

Prin utilizarea acestui program sunt puse la indemana personalului din cadrul Serviciului Resurse Umane - Directia Generala de Asistenta si Protectia Copilului Sector 3,proceduri eficiente de monitorizare a diferentelor activitatii cum ar fi : urmarirea testelor,interviuri.

In anexele lucrarii este reprezentata fereastra care ilustreaza monitorizarea activitatii de recrutare si selectie a personalului.

Sistemul propus pentru Girectia Generala de Asistenta si Protectia Copilului Sector 3,furnizeaza informatii centralizate,integrand datele referitoare la instruire,pentru a putea acoperi toate activitatile de Scolarizare.

Fuunctiile de Dezvoltare a Cadrelor Personalului permit optimizarea potentialului de resurse umane.

Informatiile ce sunt luate in considerare sunt specifice dezvoltarii carierei,specifice obiectivelor individuale,criterii de evaluare a abilitatilor individuale si globale.

Sistemul de apreciere al performantelor

Datele sunt procesate in timp real pentru a produce toate informatiile necesare intr-un spectru larg de analize referitoare la costurile fortei de munca,absenteism,ore productive,alte cheltuieli legate de personal.

Utilitarele de analizare a evolutiei personalului permit determinarea performantelor si se vor putea regasi in datele reale utilizate mai apoi,pentru motivarea personalului,in sistemul de salarizare(vezi ANEXE).

Sistemul de salarizare

Procedurile de salarizare si gestionare a costurilor cu salariile personalului,de la inceput pana la sfarsit,executa un set de verificari pantru a asigura prmtitudinea si acuratetea procesului de salarizare.

Avand un inalt grad de parametrizare si fiind usor de personalizat,procedurile de salarizare sunt executate extrem de prompt si corect.

Aplicatia,permite accesul in sistem in mod curent,cu ajutorul parolelor incriptate,pe niveluri de acces pentru fiecare utilizator:

Responsabil Personal;

Responsabil Salarizare;

Manager ;etc.

Salariatii,pe diferitele lor structuri(studii,sexe,etc.)sunt verificati incepand cu prima slujba,stabilindu-se ierarhia functiilor si de asemenea definitia acestora:promovarile,incompatibilitatile,etc.

Abilitatile pot fi,de asemenea,inregistrate in mod precis sau pot fi deduse din istoricul atributiilor,functiilor si promovarilor.

Prin punerea in aplicare al acestui sistem informatic se pot obtine urmatoarele beneficii:

Urmarirea nivelului de pregatire cantitativ si calitativ a personalului;

Stabilirea cat mai exacta a momentului aparitiei nevoii de instruire;

Reducerea efortului si implicit a timpului de lucru in cadrul activitatii de

gestionare a resurselor umane;

Reducerea costurilor privind activitatea de evaluare,avand proprii

evaluatori instruiti nu este necesar sa se apeleze la persoane din exterior,    ▪ Prin informatizare se reduc atat cheltuielile pentru consumabile,cat si

cele cu personalul implicat in gestionarea si monitorizarea datelor;

Evaluarea corecta si posibilitatea analizarii comparative intregului personal ceea ce va duce la promovarea competitiei.

Managementul Resurselor Umane in sectorul public cu Oracle HRMS

Un al doilea sistem propus pentru optimizarea proceselor organizatiilor din sectorul public este cel al Managementului Resurselor Umane in sectorul public cu Oracle HRMS

Acest program are in vedere problematica actuala a resurselor umane in sectorul public si anume:

Surse de date fragmentate;

Managementul unitatilor organizationale;

Istoricul datelor angajatilor / candidatilor;

Dezvoltarea carierei;

Analiza fortei de munca;

Reducerea costurilor administrative;

Sistem integrat de raportare.

In figura 5.2 putem observa presiunile exercitate asupra managementului resurselor umane in sectorul public.

Presiunile asupra managementului resurselor umane in sectorul public:

La capitolul Sanatate - Recrutare,dezvoltare si mentinere forta de munca calificata:

Management distribuit al resurselor umane;

Rotatia mare a personalului specializat intr-un timp foarte scurt;

Mangementul certificarilor si a trainingurilor;

Baza de date de candidati limitata;

Ciclul de recrutare lung pentru personalul specializat;

La capitolul Aparare - Mnanagement strategic al personalului:

Management distribuit al resurselor umane;

Procese de administrare consumatoare de timp si resurse;

Nevoia de personal specializat;

Timp scurt pana la retragerea unui angajat;

Procese de administrare consumatoare de timp si resurse pentru

recrutare,plasare si instruire;

Nevoia de management si administrare a carierei;

La capitolul Administratia publica centrala si locala - Managementul personalului Investitie Strategica:

Procese de administrare consumatoare de timp si resurse,diferite;

Motivarea personalului;

Micsorarea continua a bugetului in acelasi timp cu cresterea nevoii de cunostiinte specializate;

Timp scurt de specializare a procesului;

Procese de administrare consumatoare de timp si resurse pentru

recrutare,plasare si instruire;

Solutia Oracle Resurse Umane

Fig. 5.3

Dupa cum putem observa si in imaginile urmatoare acest sistem informatic integrat ofera un management centralizat al resurselor umane(vezi fig.5.4) ,un ciclu complet de recrutare(vezi fig.5.5) ,structuri organizationale elaborate si complexe(vezi fig.5.6), informatii complete despre angajat si organizatie,salarizare,bugetara completa a resurselor umane si de asemenea o analiza completa a fortei de munca la nivel de institutie.

Fig 5.4

Fig.5.5

Fig 5.6

Informatii complete despre angajat si organizatie

▪ Structuri de lucru : organizatii,locuri de munca, pozitii,grade,

bugetare de personal,tipuri de persoane,status.

▪ Evenimente : seminarii si cursuri ,penalizari.

▪ Informatii despre angajat: informatii personale,tranzactii si istoria

tranzactiilor,informatii spaciale,informatii de contact,gestiunea

prezentei,documente arasate fisei personale.

In ceea ce priveste salarizarea intilnim:

▪ Definirea elemente salariale specifice;

▪ Procesare state de plata;

▪ Procesare retroactiva;

▪ Calculul beneficiilor si al salariului;

▪ Istoria platilor catre un angajat;

▪ Adaptarea la legislatia romana si la legislatia specifica sectorului public.

Sistemul Oracle HRMS mai ofera Administrarea si oferirea

instruirii on - line

Solutia Oracle ofera:

▪ Posibilitatea de gestionare si livrare a continutului educational on -

line;

▪ Livrarea de cursuri on - line cu ajutorul tehnologiei internet;

▪ Integrarea completa cu solutia de management a resurselor umane;

▪ Suport complet pentru competente si cunostinte;

▪ Evaluari si teste on - line;

▪ Modalitati de invatare in ritmul propriu;

▪ Forumuri,chat - uri,clase virtuale - instrumente de interactie intre

studenti si instructori

Bugetare completa a resurselor umane:

▪ Caracteristici ale bugetului definite de catre utilizator;

▪ Definirea perioadei bugetare;

▪ Bugetarea in functie de pozitii,locuri de munca,grade si organizatii;

▪ Bugetarea simultana pentru entitati diferite;

▪ Transferul informatiilor referitoare la bugetare catre aplicatiile

financiar- contabile;

▪ Usurinta introducerii datelor utilizand foi de lucru;

▪ Ierarhie de aprobari conforma cu rolurile din organizatie;

▪ Bugetare directa sau orientata;

▪ Transferul resurselor intre pozitii in cadrul bugetului;

▪ Rezervarea resurselor alocate unor pozitii pentru o utilizare ulterioara.

In figura urmatoare putem observa controlul exact al costurilor metoda oferita de Oracle HRMS:

Fig.5.7

Analiza completa a fortei de munca

Sistemul Oracle HRMS ofera:

▪ Sistem de management al performantei accesibil prin internet;

▪ Vedere de ansamblu a informatiei HR;

▪ Vedere in adancime a informatiilor din organizatie;

▪ Culegere si raportare a datelor;

▪ Ofera date pentru analize amanuntite;

▪ Informatii pentru imbunatatirea proceselor.

La categoria anexe puteti observa imagini de ecran din aplicatia Oracle HRMS.

Este evident ca se impune odata cu implementarea unui sistem informatic si viitorii utilizatori sa urmeze cursuri de informatica ce vor fi structurate in functie de gradul de participare la exploatarea sistemului.

Dupa cum s-a constatat ratiunea existentei sistemului informational o reprezinta asigurarea bazei informationale necesare pentru derularea eficienta atat a proceselor de management,cat si de exectie in cadrul unei institutii publice a sistemului administrativ in ansamblul sau.