APARATURA DE BIROU

APARATURA DE BIROU

Fiecare organizatie isi doteaza biroul dupa necesitati si posibilitati. Este bine sa stiti cate ceva despre alegerea aparaturii de birou astfel incat sa puteti participa la achizitionarea aparatelor cu care veti lucra.

Nu uitati sa cereti, sa cititi cu atentie si sa pastrati cartea tehnica cu instructiunile de utilizare ale fiecarui aparat. Normele actuale prevad obligativitatea vanzatorului de a redacta cartea tehnica in romana.

TELEFONUL - se gaseste sigur in orice birou. Dintre numeroasele tipuri de telefoane existente pe piata trebuie sa-l alegeti pe cel mai usor de folosit: cu tastatura clara, sunet clar, bune sunt cele la care se aprinde si un bec cand suna, ideale cele cu robot. In general va trebui sa invatati sa folositi un telefon cu mai multe canale sau o centrala telefonica.

FAXUL - este, de asemenea, prezent in toate birourile. Este un instrument care permite transmiterea imaginilor prin intermediul liniilor telefonice. In functie de tipul de fax se pot transmite texte, schite, sau chiar fotografii. Fiecare organizatie isi va cumpara tipul de fax care ii satisface necesitatile. Fiecare tip de aparat este vandut impreuna cu o carte cuprinzand instructiunile de folosire. Pentru a-l folosi eficient este bine sa studiati in amanunt aceste instructiuni. Ele va vor explica ce puteti sa faceti si cum sa faceti cu noul dv. fax.

MASINA DE SCRIS - Este unul dintre elementele de baza ale unui birou. Ea permite redactarea documentelor rapid, cu claritate si obtinerea mai multor copii.

Exista mai multe tipuri de masini de scris, de la cele mai simple, manuale, apoi electrice si electronice, care pot fi aproape la fel de complexe ca un calculator. E foarte adevarat ca, in majoritatea birourilor, se tinde inlocuirea lor cu un computer, un prim pas spre biroul electronic.

Este foarte important sa stiti sa folositi o masina de scris. In tarile occidentale copii invata sa le foloseasca imediat dupa ce invata alfabetul.

COPIATORUL - este aparatul care permite multiplicarea documentelor. Exista o multitudine de tipuri si modele de copiatoare de la cele mici de birou pana la cele complexe, de mare capacitate, sau pentru formate speciale.

La alegerea unui copiator, ca si la a oricarui aparat de birou trebuie sa tineti seama de necesitatile biroului si de pret.

Copiatoarele se pot clasifica dupa:

- marime - in functie de cantitatea si de dimensiunile copiilor;

- viteza de lucru - 20- 135 copii/minut;

- imcarcarea originalelor - manual, semiautomat sau automat, cu copierea originalelor scrise pe ambele fete;

- incarcarea hartiei - in functie de capacitati si formatul hartiei,

- formatul hartiei;

- posibilitati de editare a imaginii;

- posibilitati de modificare a dimensiunilor imaginii;

- functii terminale: sortare, impaturire, capsare, autolipire;

- memorie;

- compatibilitate cu alte echipamente (computer);

-reproducere color.

Inainte de a incepe sa lucrati cu un copiator studiati temeinic instructiunile de utilizare si cereti detalii de la cei care lucreaza cu el sau de la tehnicianul care asigura service-ul.

ACHIZITIONAREA APARATURII DE BIROU

Inainte de a cumpara un aparat de birou trebuie sa va puneti cateva intrebari:

- este necesar?

- este compatibil cu celelalte aparate din birou?

- caracteristicile lui sunt suficiente pentru nevoile firmei sau sunt prea putine?

- care va fi impactul aducerii aparatului asupra personalului din birou?

- necesita un spatiu special amenajat?

- necesita personal calificat pentru a-l folosi? cat de repede se poate califica cineva pentru a lucra cu el?

- care va fi impactul aducerii aparatului asupra personalului din birou?

- care este reputatia producatorului si a vanzatorului?

- aparatul este insotit de instructiuni de folosire clare?

- care este cea mai buna metoda de plata: bani lichizi, rate, leasing?

- care este pretul consumabilelor, service-ului, pieselor de schimb? exista posibilitatea de a face un contract de service cu firma vanzatoare?

FOLOSIREA SI INTRETINEREA APARATURII

- cereti toate istructiunile de folosire de la tehnicienii firmei vanzatoare.

- cititi si pastrati la indemana cartea tehnica a aparatului.

- respectati instructiunile de folosire si operatiile periodice de intretinere.

- nu mancati si nu beti pe langa aparat in timp ce el functioneaza.

- nu miscati aparatele in timp ce sunt in priza.

- in caz de disfunctionalitati chemati tehnicienii de la intretinere.