PORTRET ROBOT. CALITATI PERSONALE SI PROFESIONALE

PORTRET ROBOT. CALITATI PERSONALE SI PROFESIONALE

Cerintele profesionale fata de o secretara sunt la fel de complexe ca si sarcinile pe care le indeplineste aceasta in cadrul firmei, pentru a face fata acestor cerinte persoana care doreste sa faca o cariera frumoasa ca secretara sau care doreste sa promoveze spre o functie executiva trebuie sa imbine o serie de calitati personale si profesionale.

Calitatile profesionale se obtin prin studiu permanent, prin observarea celorlalti si adaptarea la modul de lucru al organizatiei. Toate acestea nu se pot face fara o serie de calitati personale, calitati cu care te nasti intr-o masura mai mica sau mai mare si pe care trebuie sa incercati sa vi le dezvoltati continuu. Scopul acestui curs este nu numai de a va trasa directiile de studiu profesional ci si de a incerca sa va ajute sa va dezvoltati cele mai importante calitati personale. Nu va descurajati, cu totii avem numeroase aptitudini, iar un manager care ar vrea ca secretara lui sa aiba toate aceste aptitudini este cel putini idealist si poate sa renunte din start.

CALITATI PERSONALE

1. Loialitate fata de firma si fata de sef. Un angajat loial este o persoana cinstita, de incredere, pe care te poti baza intotdeauna. Un exemplu: trebuie sa va intoarceti acasa la ora 16, pentru ca persoana care sta cu copilul pleaca la acea ora. Seful are programata o intalnire la 15.30, dar intarzie. e firesc ca dumneavoastra sa ramaneti la birou pana cand acesta se va intoarce, si sa jucati rolul de gazda. Seful se asteapta sa-i fiti alaturi in orice situatie. Totusi asta nu inseamna ca trebuie sa raspundeti la toate pretentiile lui, daca acestea vi se par exagerate. Este bine sa discutati cu el. Important este sa alegeti un moment potrivit si sa nu uitati ca astfel de subiecte se discuta numai intre patru ochi.

2. Discretia este a doua calitate de baza. Nu vorbiti despre afacerile sefului dumneavoastra, despre viata lui privata sau problemele lui financiare. Nu barfiti si nu transmiteti mai departe barfa din interiorul si din afara firmei. Nu incercati sa aflati despre seful dv. mai multe decat este dispus sa va spuna.

3. Tactul, capacitatea de a lucra, de a vorbi si de a da satisfactie tuturor, de a-i face sa se simta bine chiar daca au primit un raspuns negativ. Imaginati-va ca seful v-a cerut sa nu-l deranjati orice s-ar intampla. Un client al firmei, de la care se asteapta un raspuns urgent suna si vrea sa vorbeasca cu seful. Nu e cazul sa respectati instructiunea sefului? Poate ar fi mai bine sa-l rugati pe client sa astepte, sa-l informati pe sef de situatia aparuta. explicatii acestuia ca ati inteles foarte bine instructiunea, dar ca mesajul clientului vi s-a parut suficient de important pentru a-l intrerupe. trebuie sa actionati cu atentie si prudenta.

4. Meticulozitatea in activitate este o alta calitate extrem de importanta. Priviti faptele in profunzime, incercati sa patrundeti esenta fiecarei probleme astfel incat tot ceea ce faceti sa fie riguros exact, fie ca este vorba de agenda de intalniri a sefului, agenda dv. cu adrese, un raport privind o sedinta sau lista cu invitatii la aniversarea directorului firmei. Ganditi-va ce inseamna sa va informati un oaspete din strainatate ca are o legatura de tren la 8.24 cand de fapt aceasta este la 8.42. La corectitudine si precizie deosebite se ajubge intotdeauna numai controland si verificand informatiile pe care le folositi, dar si documentele pe care le lasati sa iasa din biroul dumneavoastra.

5. Discernamantul reprezinta capacitatea de a analiza situatiile, faptele, problemele si a alege o solutie optima in rezolvarea lor, de a stabili prioritati. Discernamantul se aplica atunci cand se pune problema care scrisoare este mai importanta, care telefon trebuie dat primul, care vizitator trebuie primit intai. Analizati, ganditi, alegeti, hotarati.

6. Eficienta este o alta calitate importanta. Ea consta in a rezolva problemele precis, operativ, inteligent. Folositi-va inteligenta, bunul simt, perspicacitatea, capacitatea de analiza si sinteza pentru a va rezolva sarcinile zilnice. Numai asa veti putea fi de un real folos firmei si carierei dv.

7. Un spirit ordonat la care se va adauga si punctualitatea va vor fi de mare ajutor in munca de secretariat. Nu sunteti ordonata si punctuala? Incercati sa deveniti. Desi ordinea si curatenia la locul de munca sunt principii pe care nimeni nu le poate contesta, de multe ori acestea sunt neglijate in practica.

8. Memoria este o calitate esentiala care daca nu este innascuta trebuie dezvoltata si daca este innascuta trebuie exersata. O memorie buna va va aduce satisfactii deosebite. De exemplu cand veti putea gasi rapid referinte intr-o anumita problema consultand cat mai putin registrele si ducandu-va direct la surse.

9. Initiativa, insotita de o buna viteza de reactie va vor permite sa actionati, bineinteles in limitele competentelor dv, fara sa mai cereti aprobari sau confirmari. Veti fi felicitate daca veti gasi singure solutia corecta.

10. Adaptabilitate la orice situatie Este sarcina unei secretare sa-l asiste pe seful ei. Daca acesta lucreaza la mai multe lucruri in acelasi timp, este clar ca secretara trebuie sa tina pasul cu el. Exemplu: scrieti o scrisoare urgenta, in acest timp seful care vorbeste la telefon va cere o anume documentatie, moment in care niste oaspeti importanti intra in birou cu cateva minute mai devreme decat ora stabilita. Ce faceti? Ideal ar fi sa va opriti din dactilografiat, sa-i intampinati pe oaspeti si sa-i rugati sa astepte cateva momente, sa cautati documentatia ceruta sa i-o inmanati sefului, anuntandu-i si vizitatorii. Apoi va veti ocupa de vizitatori. Si in final va puteti intoarce la scrisoarea foarte urgenta.

11. Buna dispozitie si simtul umorului Este clar ca munca pe care o faceti este cat se poate de serioasa. Dar glumele, veselia, simtul umorului sunt elemente care fac mai placuta ziua de munca. Managerul pentru care lucrati nu are timp de pierdut. E mereu ocupat sa rezolve problemele firmei. Nu veti putea colabora bine niciodata, daca pe chipul dumneavoastra se vede mareu ca sunteti prost dispusa. Nu toata lumea se bucura de o vesnica buna dispozitie si nimeni nu va va ceree sa afisati un zambet de reclama toata ziua. Totusi daca se vede ca va indepliniti sarcinile cu placere este o dovada de profesionalism. In acest caz va mai puteti permite cate o zi proasta. Sa ai simtul umorului nu inseamna insa, sa faci haz de toata lumea. E bine sa tii seama ca unii oameni nu gusta anumite glume si ca in fiecare situatie se potriveste alt tip de gluma.

12. Siguranta de sine Trebuie sa fiti capabila sa luptati pentru drepturile dv. tinand cont si de situatia concreta de la servici. Daca vi se pare ca lucrurile merg prost, ca unii colegi se poarta rau cu dumneavoastra, sau chiar ca seful uneori abuzeaza cu sarcinile, este bine sa va aratati punctul de vedere, sa discutati cu ceilalti pentru a gasi o solutie. A fi sigura pe sine nu inseamna a fi agresiva. Agresivitatea este un semn de slabiciune.

13. Colegialitate Este bine sa va ajutati nu numai seful ci si colegii daca acestia au nevoie de dumneavoastra. Asta nu inseamna ca veti primi sarcini de la altcineva decat de la sef, sau numai cu aprobarea acestuia.

14. Politetea fata de toti ceidin jur, impreuna cu solicitudinea in a-i asculta si ajuta, va vor aduce in timp, aliati si prieteni dv. si firmei dv.

15. Atitudinea pozitiva fata de munca

16. Atentia critica fiti interesata de ceea ce se intampla in jurul dumneavoastra. Implicativa in evenimentele din jur. Incercati sa le intelegeti si sa vedeti care ar putea fi avantajele dv, ale sefului sau ale firmei din tot ceea ce se intampla in jur.

17.Capacitatea de a comunica Capacitatea de a asculta, de a intelege corect ceea ce spune sau doreste interlocutorul, amabilitatea, rabdarea, bunavointa, disponibilitatea de a ajuta, initiativa, capacitatea de a te face inteles, tactul in rezolvarea problemelor, sunt calitati care joaca un rol important in majoritatea contactelor umane, deci in comunicare.

18. Creativitatea Inseamna cautarea continua de solutii care ar putea imbunatati functionarea firmei. Cand sunteti sigura ca ideea dumneavoastra s-a maturizat, comunicati-io sefului dumneavoastra. Nu fiti suparata daca unele idei nu vor fi puse in practica. Pueti fi sigura ca atitudinea creativa va fi apreciata de conducere.

19. Capacitatea de a colabora cu ceilalti. Desi functia de secretara cere multa independenta, nu este o functie independenta. Secretara lucreaza intotdeauna pentru cineva. In consecinta capacitatea de a colabora trebuie sa caracterizeze orice secretara.

20. Independenta. Secretara este o veriga a unui lant, dar ea trebuie sa fie capabila sa lucreze independent. Un director sau un notar angajeaza o secretara pentru a organiza activitatea de birou si a-l degreva pe el de anumite sarcini. Daca o secretara ii va cere mareu explicatii el va fi dezamagit.

21. Inteligenta. Nu trebuie sa ai o inteleigenta deosebita pentru a fi secretara, un nivel mediu de inteligenta este suficient. Importanta este dezvoltarea componentei sociale a inteligentei. Aceasta cuprinde: capacitatea de a interpreta corect lumea inconjuratoare, intelegerea corecta a oamenilor si a evenimentelor, eficienta in conditii de viata si cerinte noi.

22. Rezistenta psihica

DEFECTE DE EVITAT

Daca ajungeti sa va cunoasteti suficient de bine pentru a va cunoaste calitatile trebuie sa ajungeti sa va cunoasteti si defectele, mai ales pentru ca unele defecte va pot periclita cariera de secretara. Cel mai important este sa reusiti sa va evaluati corect ca persoana si ca secretara pentru ca o evaluare necorespunzatoare in sensul supra sau subestimarii. De asemenea, daca dintre calitatile enumerate inainte multe va lipsesc este cazul sa luati masuri pentruca lipsa lor inseamna defect.

Alte defecte mari ale unei secretare:

- familiaritatea excesiva sau trufia fata de colegi, sef sau si mai grav persoane din afara firmei;

- dezordinea biroului, a tinutei, a lucrarilor si aactivitatii fac impresie proasta si imaginea firmei are de suferit daca secretara directorului arata asa, cum arata restul firmei?'

- neimplicarea, indiferenta secretarei in situatiile mai complicate care pot aparea, duce pana la urma la venirea unei alte secretare care se implica

CALITATI PROFESIONALE

Cunoasterea limbii romane cu tot ceea ce inseamna ea: ortografie, gramatica.

Cunoasterea buna a una, doua sau mai multe limbi straine va fi intotdeauna un avantaj.

Cunoasterea lucrului pe calculator: tehnoredactare, baze de date, posta electronica, si a noilor tehnologii de transmitere si prelucrare a informatiilor.

Cunostiinte de organizare si administratie.

Dorinta de a se perfectiona continuu in domeniul de activitate al firmei prin studierea literaturii de specialitate, publicatiilor de profil.

Cunostiinte bune de dactilografie si eventual stenografie.

O buna cultura generala. Activitatea de secretariat implica nevoia ca secretara sa aiba cunostiinte din diverse domenii. Pe scurt daca va intereseaza ceea ce se intampla in jurul vostru, daca va intereseaza evenimentele si oamenii care influenteaza evenimentele si viata sociala, atunci puteti spune ca aveti un anumit nivel de cultura generala. Aveti un orizont larg?

- cititi ziare in mod regulat?

- urmariti emisiunile de stiri?

- mergeti a teatru si cinema?

- vizitati muzee, expozitii?

- va uitati la emisiuni culturale, reportaje, documentare?

- cititi carti?