SISTEMUL INFORMATIONAL - SECRETARIAT

SISTEMUL INFORMATIONAL - SECRETARIAT

Sistemul informational cuprinde ansamblul de circuite de informatii materializate sau nematerializate, precum si prelucrarea datelor necesare functiei de conducere a unitatii.

Din sistemul informational face parte si sistemul de comunicatii ce reprezinta ansamblul proceselor prin care se efectueaza operatia de punere in contact a uneia sau mai multe surse de informatii prin intermediul retelelor de comunicatii si prin functionarea elementelor emitatoare, receptoare, precum si a releelor intermediare. Totodata, sistemul informational cuprinde si sistemul de prelucrare a datelor, alcatuit dintr-o serie de operatii de adunare, selectare, circulatie si prelucrare a datelor in vederea utilizarii lor in procesul conducerii.

Indiferent de organizatie exista, doua probleme ale probleme ale sistemului de comunicatii care se cer rezolvate pentru atingerea obiectivelor. Acestea sunt:

- organizarea comunicatiilor in asa fel incat informatiile sa fie primite si transmise persoanelor care au nevoie de ele pentru activitatea pe care o desfasoara, ceea ce inseamna organizarea relatiilor dintre persoane sub forma unei retele de comunicatii;

- luarea de decizii, adica regruparea informatiilor, alegerea intre diferite posibilitati de actiune, transmiterea acestei alegeri catre membrii colectivului de lucru.

In cadrul sistemului informational secretariatul este un nod intre conducere si interiorul si exteriorul organizatiei.

Schimbul de informatii se face atat de la conducere catre secretariat cat si invers.

Secretariatul aduce informatii de control care trebuie sa fie reale, complete, obiective si operative, pentru a permite desfasurarea in bune conditii a functiilor manageriale.

Clasificarea informatiilor

a. dupa forma:

- forma analogica - inregistrarea simpla, neprelucrata a sunetului sau imaginii;

- forma digitala - informatii prelucrate numeric (prin calculator de obicei - introduse la tastatura, scaner, camera digitala, inregistrare digitala).

b. dupa natura lor:

- date - numerice, alfabetice, alfanumerice, operatii matematice;

- texte;

- documente grafice - figuri, grafice, scheme, fotografii;

- secvente video - filmate cu camere de luat vederi simple sau digitale, sau generate de calculator;

- secvente audio inregistrate clasic sau digital sau generate de calculator.

c. dupa suportul utilizat

- suporturi magnetice;

- suporturi cu citire optica;

- suporturi opace;

- suporturi transparente.

FUNCTIILE UNUI SISTEM INFORMATIC

Introducerea informatiilor in sistem

Modalitati:

- manuala - la tastatura, sau prin scanare;

- prin transfer in retea de la alte calculatoare, sisteme multimedia.

Memorarea si regasirea informatiilor

Un sistem informatic poate fi apreciat prin capacitatea de stocare a informatiilor si prin viteza de regasire a datelor.

Modalitati de stocare:

- memoria interna;

- memoria externa;

- arhiva electronica.

Directiile de utilizare ale informatiilor stocate:

- consultare locala;

- oferirea de informatii unor solicitanti locali;

- comunicarea prin retele de calculatoare.

Prelucrarea informatiilor

Cuprinde:

- conversia informatiei in vederea prelucrarii din forma analogica in forma digitala si invers;

- copierea informatiei pe acelasi tip de suport;

- transferarea informatiei de pe un suport pe altul;

- actualizarea permanenta a bazelor de date;

- efectuarea de operatii;

- analiza, compararea si sinteza rezultatelor;

Iesirea

Presupune:

- stabilirea categoriilor de informatii stabilite a fi transferate;

- precizarea continutului efectiv al informatiilor respective;

- stabilirea celui mai potrivit tip de suport;

- alegerea formei digitale sau analogice;

- precizarea destinatarului si a mijlocului de comunicare.

Comanda si controlul

Asigura dirijarea si reglarea intrgului sistem, optimizarea alocarii resurselor privind echipamentul, memoria interna, baza de programe, procesele de intrare, prelucrare si iesire a informatiilor.