MIJLOACE SPECIFICE DE ORGANIZARE A MUNCII DE SECRETARIAT

MIJLOACE SPECIFICE DE ORGANIZARE A MUNCII DE SECRETARIAT

Pentru a avea in permanenta o planificare a activitatilor si o verificare a realizarii sarcinilor, pentru a nu intra in criza de timp fiecare secretariat isi face o planificare stricta a problemelor de rezolvat. Pentru aceasta sunt folosite mai multe mijloace, dintre care le voi descrie pe cele mai folosite.

CONTINUTUL EVIDENTEI CURENTE DE SECRETARIAT

Cuprinde urmatoarele grupe de probleme:

- scrisori la care unitatea trebuie sa raspunda.

- scrisori la care unitatea asteapta raspuns.

- lucrari la termen fix.

- chemari telefonice.

- lucrari fara termenele rezolvare dinainte fixat.

- documente care trebuie restituite.

- evidenta intalnirilor de lucru si a sedintelor

- evidenta audientelor

- evidenta lucrarilor repetitive cu continut informativ.

Aceasta evidenta se tine incaiete sau registre speciale dintre care va voi descrie in continuare:

1. CAIETUL DE SARCINI

In acest caiet se consemneaza toate sarcinile primite de la conducere, astfel incat ele sa fie mereu in atentia secretarei.

Forma si dimensiunile acestui caiet tin de cerintele conducerii, de specificul activitatii si dimensiunile acesteia.

In caietul de sarcini se consemneaza zilnic toate sarcinile primite de la conducere in ordinea importantei, si urgentei lor. Se poate scrie cu diferite culori pentru a scoate in evidenta anumite tipuri de sarcini sau anumite sarcini foarte urgente. Din caietul de sarcini se extrag sarcinile cu termene precise care se trec si in scadentarul de termene.

Pe masura ce se rezolva o sarcina aceasta este taiata. Daca la sfarsitul zilei raman sarcini neterminate, acestea se subliniaza cu rosu sau se marcheaza pentru a iesi in evidenta. O pagina se epuizeaza cand toate sarcinile sunt taiate. Atunci ea va fi taiata cu o linie oblica pentru a nu mai cauta sarcini pe aceasta pagina. Cel mai bine este ca atunci cand va raman una doua sarcini pe o pagina este mai bine sa le transcrieti pe pagina zilei in curs, si sa le taiati de pe pagina lor. Astfel va usurati cautarea.

Avantajul caietului de sarcini este posibilitatea de notare rapida, dezavantajul consta in faptul ca problemele de rezolvat nu sunt defalcate cronologic, ceea ce ingreuiaza urmarirea rezolvarii lor. De aceea este mai bine sa folositi agenda.

Trebuie sa retineti ca singurul care va poate da sarcini este seful dv. direct. Acesta trebuie sa avizeze orice actiune pe care vi-o cere altcineva. Daca seful direct lipseste o perioada de timp, el trebuie sa delege altcuiva atributiile sale.

2. AGENDA

Este un caiet cu cate una sau doua pagini pentru fiecare zi din an. agenda constituie o forma superioara de urmarire a problemelor de rezolvat. Ea se completeaza tinand cont de urmatoarele reguli:

- se inscriu in mod obligatoriu toate sarcinile, inclusiv cele imediat exigibile (de ex. telefoane de dat -numarul cautat poate fi ocupat si apoi sa uitati sa-l reapelati).

- se reporteaza zilnic pentru ziua urmatoare problemele nerezolvate.

- se inscriu sarcinile clar, fara abrevieri (agenda trebuie sa poata fi folosita si de un eventual inlocuitor temporar al dv.).

- se inscriu orele la care este programata sarcina.

- agenda va sta permanent deschisa pe birou.

- agenda pentru anul viitor se completeaza la inceput de an cu activitatile din lista de control.

3. LISTE DE CONTROL - CALENDARUL ACTIVITATILOR DE SECRETARIAT

Este un caiet in care se trec toate activitatile care au o anumita ciclitate zilnica, saptamanala, decadala, chenzinala, lunara, trimestriala semestriala sau anuala. Aici se trec toate evenimentele care se desfasoara la date fixe (sedinte, conferinte) si multa altele. Consultarea lui periodica permite o mai buna organizare a activitatii. Nu-l considerati o hartie in plus pentru ca este de mare ajutor. Important este ca alaturat fiecarei activitati sa se inscrie si ce se va face pentru realizarea lor. Caietul se poate inlocui cu un sistem de fise pe care se noteaza fiecare activitate. Aceste fise se pot pastra intr-un dosar cu 31 de buzunare cate unul pentru fiecare zi a lunii.

4. FISIERUL PENTRU EVIDENTE OPERATIVE

Se foloseste in organizatiile mari. Este un raft sau un dulap cu sertare in care pentru fiecare luna exista un sertar si pentru fiecare zi o fisa. In spatele fiecarei fise cu data se pun cartonase, fise pentru fiecare activitate, sau sarcina care trebuie rezolvata in acea zi. Pentru activitatile din listele de control se face un singur cartonas care se muta apoi pentru fiecare saptamana sau luna. Pe cartonas se trec cat mai multe amanunte despre cum se va executa sarcina.Fisierul nu inlocuieste agenda ci este un mijloc de alimentare cu informatii a al secretarei.

5. SCADENTARUL DE TERMENE

Este poate, cel mai important mijloc de organizare a activitatii de secretariat. Scadentarul poate fi o agenda de birou cu pagini pentru fiecare zi. In acest caiet se vor nota toate activitatile care au un termen precis de indeplinire. De asemenea se vor trece masurile prin care se vor indeplini, persoanele care vor lucra, documentele care se vor folosi si localizarea lor, numere de telefon si adrese utile rezolvarii.

Lucrarile nerealizate la termen se vor reprograma cu acordul tuturor celor implicati.

Daca exista penalitati in cazul nerealizarii sarcinii este bine sa fie specificate. Secretara trebuie sa aiba o atitudine preventiva sa-i avertizeze din timp pe cei implicati despre apropierea unui termen, sa se intereseze in ce stadiu se afla rezolvarea unei probleme.

6. POGRAMUL DE LUCRU

Din caietul de sarcini, din calendarul activitatilor de secretariat si din scadentarul de termene se extrag activitatile care trebuie indeplinite in fiecare saptamana si in fiecare zi.

Exista sefi care cer sa li se prezinte programul dactilografiat pentru fiecare zi fie in seara zilei precedente, fie in dimineata zilei respective

Fiecare sarcina se poate trece pe o fisa, impreuna cu termenul ei de realizare, factorii responsabili, documente de care ar putea fi nevoie, adrese si numere de telefon utile. Dupa rezolvarea problemei se trec pe aceeasi fisa si rezultatele obtinute. Daca problema nu a putut fi rezolvata in perioada planificata, acest lucru se trece pe fisa respectiva. Se va specifica motivul pentru care nu s-a rezolvat problema. Cu aprobarea conducerii se va reprograma pentru o alta data.

Programul zilnic va fi alcatuit de secretara, car il va analiza impreuna cu seful direct.

Datoria secretarei este sa-i atraga atentia sefului direct asupra termenului cand o activitate a fost programata. Secretara trebuie sa aiba suficient discernamant pentru a face o triere a problemelor urgente de cele care mai pot astepta, a problemelor importante de cele mai putin importante. Cel mai greu este de rezolvat raportul dintre URGENT si IMPORTANT. Acest lucru tine de talentul, tactul si discernamantul fiecarei secretare, si, pana la urma, si de experienta ei.

Se intocmesc programe pentru o luna, defalcate pe saptamani si zile pentru a permite conducerii sa-si organizeze activitatile in functie de timpul care ramane liber.

7. CAIETUL DE NOTATII CRONOLOGICE

Este un instrument aproape indispensabil unei activitati eficiente si unei bune evidente. In acest caiet secretara va nota toate informatiile, problemele, evenimentele care apar, in ordinea lor calendaristica, precu si sarcinile stabilite de conducere. Aici se vor consemna informatii cu privire la activitatea propriei organizatii, contactele cu alte organizatii au persoane, numere de telefon, adrese, nume de beneficiari, furnizori, noi oferte. In dreptul fiecarei note se trec data si ora cand a fost facuta.

Nu considerati acest caiet o noua dovada a placerii birocratilor de a invarti cat mai multe hartii. El poate fi un ajutor de nepretuit pentru regasirea unor informatii daca se cunoaste macar perioada cand au fost notate.

 8. CAIETUL DE NOTATII PE DOMENII DE ACTIVITATE

Pentru a realiza un astfel de caiet este necesara realizarea in prealabil a unui cod pe domenii. La o firma mica secretara va face o lista cu problemele cu care se confrunta cel mai frecvent. De exemplu pentru o firma care produce diferite produse chimice aceasta lista poate cu prinde: lista furnizorilor de materii prime si ambalaje, lista clientilor, evidenta stocurilor de materii prime si produse finite, lista transportatorilor cu care lucreaza, situatia veniturilor si cheltuielilor.

Dupa ce a alcatuit un astfel de cod si a impartit caietul pe sectiuni, secretarei nu ii mai ramane decat sa extraga zilnic, sau macar saptamanal, informatiile din caietul de notatii cronologice si sa le transcrie in caietul de notatii pe domenii de activitate. Astfel ii va fi mult mai usor sa urmareasca evolutia unei anumite probleme, avand toate etapele trecute la aceeasi rubrica, in ordinea lor cronologica, decat sa parcurga tot caietul de notatii cronologice si sa-si extraga aceste etape.

9. AGENDA CU ADRESE SI NUMERE DE TELEFON

Este indispensabila muncii de secretariat. Se pot folosi mai multe sisteme: registre repertoar, caiete cu rubricatia realizata de secretara, fisiere speciale de birou. Pentru fiecare litera se pastreaza suficient spatiu pentru reactualizare.

Aici se trec adresele si numerele de telefon ale tuturor angajatilor, colaboratorilor, ale firmelor cu care se lucreaza, s.a.

Informatiile din aceasta agenda sunt strict secrete. Secretara trebuie sa noteze in dreptul fiecarui nume daca persoana in cauza este de acord ca datele sale sa fie transmise sau nu. Nici un numar de telefon sau adresa a angajatilor sau colaboratorilor firmei nu poate fi transmis unei terte persoane fara acordul acestora.

10. LISTA CELOR MAI FOLOSITE NUMERE DE TELEFON

In practica fiecarei secretare se va aduna un grup de numere de telefon la care seful ei sau chiar ea, vor suna mai des. Pentru a nu cauta de fiecare data numarul in agenda este bine sa va realizati o lista pe care sa o pastrati la indemana pe birou. Singura problema cu aceasta lista este sa o revizuiti periodic. Bineinteles ca puteti folosi o agenda electronica sau un calculator personal, care va vor ajuta sa gasiti datele cautate mult mai repede.