Structurile organizatorice ale activitatii notariale - Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romānia

Structurile organizatorice ale activitatii notariale - Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romānia

Structurile organizatorice ale activitatii notariale sunt:

41           Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romānia;

42           Camerele Notarilor Publici;

43           Birourile Notarilor Publici.

Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romānia.

Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romānia este o organizatie profesionala cu personalitate juridica, constituita din notarii publici din Romānia avānd drept scop reprezentarea si apararea intereselor profesionale ale membrilor sai si actioneaza pentru asigurarea prestigiului si autoritatii profesiei de notar public. Uniunea are personalitate juridica de la data constituirii ei si a adoptarii statutului de catre primul Congres al Notarilor publici. Uniunea are sigiliu si sigla proprii, iar sediul este īn municipiul Bucuresti.

Din structura Uniunii fac parte Camerele Notarilor Publici īn compunerea carora intra toti notarii publici care functioneaza īn circumscriptia fiecarei Curti de Apel.

A.    Obiectul si principiile de functionare ale Uniunii.

Īntre Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romānia, Camerele Notarilor Publici (din circumscriptia Curtilor de Apel) si notarii publici (constituiti la nivel local īn Birouri Notariale) relatiile decurg din drepturile si obligatiile notarilor publici īn calitatea lor de membri si se īntemeiaza pe principiul colegialitatii.

Pe plan national, Uniunea coordoneaza activitatea notarilor publici si urmareste respectarea regulilor deontologice īn activitatea acestora.

Pe de alta parte, Uniunea asigura perfectionarea nivelului profesional, a calitatii actelor īntocmite si a īntaririi autoritatii institutiei notarului public, prin:

- informarea cu privire la practica judiciara, notariala si doctrina de specialitate īn materie;

- organizarea unor centre īn care se vor desfasura colocvii semestriale, precum si desfasurarea unor reuniuni, simpozioane si a altor forme de īntālniri la nivel zonal, national si international, la care se vor prezenta si se vor analiza practici, metode sau principii pentru perfectionarea activitatii notariale;

- editarea unor publicatii proprii pe probleme de doctrina, practica, drept comparat, breviarul legislativ al actelor emise de Uniune, aspecte din activitatea organelor reprezentative ale Uniunii, participarea la reuniuni, schimburi de experienta īn tara si īn strainatate;

- organizarea controlului profesional, financiar si administrativ;

- elaborarea unor sinteze de probleme rezultate din controlul profesional, financiar si administrativ;

- unificarea practicii notariale si aplicarea unitara a legii prin opinii exprimate īn special cu privire la: activitatea notariala, conduita notarilor publici, pregatirea si formarea profesionala a stagiarilor, evidente notariale, conditii de functionare a birourilor notariale si de conservare a arhivelor acestora, furnizarea datelor statistice;

- introducerea si īnsusirea tehnicilor noi īn activitatea notariala;

- stimularea notarilor publici prin asigurarea conditiilor de exprimare a opiniilor cu caracter profesional īn publicatiile Uniunii, ale Uniunii Internationale a Notariatului Latin, īn alte publicatii de specialitate, precum si delegarea acestora la manifestari nationale si internationale de interes notarial.

De asemenea, īn scopul īmbunatatirii sistemului legislativ, al actualizarii si oportunitatii acestuia, Uniunea, prin structurile sale, formuleaza propuneri autoritatilor sau persoanelor cu initiativa legislativa pentru proiecte de legi sau acte ale Guvernului si ale ministerelor, participānd la elaborarea acestora.

Īn vederea realizarii scopului si obiectului de activitate, Uniunea īsi desfasoara activitatea pe baza urmatoarelor principii:

- autofinantarea realizata pe baza contributiei membrilor ei si din alte surse, potrivit statutului;

- neangajarea politica a Uniunii si Camerelor prin actiunile membrilor lor;

- asigurarea apararii intereselor profesionale ale membrilor lor;

- rezolvarea problemelor Uniunii si Camerelor si raporturile acestora cu membrii lor, printr-o colaborare colegiala permanenta, īn mod egal, fara privilegii si discriminari;

- actele Uniunii si Camerelor (emise īn baza legii, regulamentului si statutului) sunt obligatorii si executorii fata de membrii lor, īn conditiile stabilite, sub sanctiunea atragerii raspunderii disciplinare;

- asigurarea conditiilor necesare pentru perfectionarea profesionala a notarilor publici si pentru īntarirea autoritatii institutiei notarului public.

B. Drepturile si obligatiile membrilor Uniunii.

Īn conformitate cu prevederile art. 10 din Statutul Uniunii, au calitatea de membrii ai Uniunii, toti notarii publici cuprinsi īn Camere, care īsi desfasoara activitatea pe teritoriul Romāniei.

a.      Membrii Uniunii au urmatoarele drepturi:

- sa aleaga si sa fie alesi īn organele reprezentative ale Uniunii si ale Camerelor, īn conditiile prevazute de statut; dreptul la vot nu poate fi delegat;

- sa se adreseze nemijlocit tuturor organelor Uniunii si ale Camerelor si sa primeasca informatiile solicitate;

- sa participe la manifestarile organizate de Uniune si de Camerele din care fac parte;

- sa poarte īnsemnele Uniunii;

- sa beneficieze de un concediu de odihna anual de 30 de zile lucratoare;

- sa aiba acces la toate datele care privesc organizarea administrativa a activitatii notariale atāt la nivelul Camerelor, cāt si al Uniunii;

- sa li se acorde pentru merite deosebite recompense, diplome de onoare si de excelenta, la propunerea Colegiului director al Camerei sau, dupa caz, a Consiliului Uniunii;

- sa beneficieze de asigurari sociale de stat īn conditiile legii (art. 11 din Statutul Uniunii).

Pentru merite deosebite īn promovarea, organizarea si ridicarea prestigiului institutiei notarului public, Consiliul Uniunii poate acorda calitatea de membru de onoare.

b. Membrii Uniunii au urmatoarele obligatii:

- sa respecte dispozitiile legii si ale regulamentului;

- sa respecte dispozitiile Statutului si hotarārile organelor de conducere ale Uniunii si ale Camerelor;

- sa rezolve sarcinile ce le-au fost īncredintate de organele de conducere, sa conlucreze activ la aplicarea si executarea hotarārilor acestora si sa actioneze pentru realizarea scopului Uniunii;

- sa participe la manifestarile initiate de organele de conducere, la activitatile profesionale, precum si la sedintele organelor de conducere din care fac parte;

- sa se abtina de la deliberarile organelor de conducere īn care sunt alesi, īn cazul īn care īn īndeplinirea unor atributii ale acestor organe, au un interes propriu;

- sa achite cu regularitate cotele de contributie stabilite pentru formarea bugetului Camerelor si al Uniunii;

- sa pastreze secretul profesional;

- sa pastreze īn cadrul profesiei confidentialitatea asupra dezbaterilor, opiniilor si voturilor exprimate īn organele de conducere;

- sa respecte normele, principiile si īndatoririle deontologiei notariale si sa aiba un comportament demn īn exercitarea profesiei (art. 13 din Statutul Uniunii).

C.    Structura organizatorica a Uniunii.

Īn conformitate cu prevederile art. 14 din Statutul Uniunii, organele de conducere ale acesteia sunt:

44           Congresul notarilor publici;

45           Consiliul Uniunii;

46           Biroul executiv al Consiliului Uniunii;

47           Presedintele.

a. Congresul notarilor publici

Convocarea Congresului notarilor se face de catre Biroul executiv, la cererea Consiliului Uniunii, cu cel putin o luna calendaristica īnainte de data stabilita pentru tinerea acestuia, iar īn sesiune extraordinara cu cel putin 10 zile īnainte, prin īnstiintarea īn scris a Camerelor prin publicatii īn presa, cu mentionarea datei, a locului desfasurarii si a ordinii de zi.

Congresul este valabil constituit īn prezenta a doua treimi din numarul membrilor sai si adopta hotarāri cu majoritatea membrilor prezenti.

Cvorumul stabilit la īnceputul sesiunii va fi valabil, cu toate efectele, pe īntreaga durata a lucrarilor Congresului.

Īn cazul neīntrunirii cvorumului, prezidiul Congresului, de fata cu membrii prezenti stabileste un nou congres īn cel mult 30 de zile. Presedintele Uniunii are obligatia sa īndeplineasca procedura de convocare cu cel putin 15 zile īnainte de data fixata.

Congresul convocat īn aceste conditii este valabil constituit cu participarea a cel putin jumatate din numarul membrilor Uniunii si adopta hotarāri cu majoritatea simpla a membrilor prezenti.

Congresul notarilor publici are urmatoarele atributii:

- adopta Statutul Uniunii si completarile sau modificarile care i se aduc;

- adopta Codul deontologic al notarului public si completarile sau modificarile care i se aduc;

- adopta Statutul de organizare si functionare a Casei de Asigurari a Notarilor Publici si completarile sau modificarile care i se aduc;

- verifica īndeplinirea conditiilor prevazute de Statut pentru notarii publici desemnati ca reprezentanti ai Camerelor īn Consiliul Uniunii si īn Consiliul de disciplina si constata incompatibilitatile, dupa caz; dupa verificare, valideaza īn bloc reprezentantii īn Consiliul Uniunii si īn Consiliul de disciplina;

- alege presedintele si vicepresedintii dintre reprezentantii desemnati de camere;

- alege comisia de cenzori a Uniunii;

- alege presedintele Casei de Asigurari a Notarilor Publici;

- stabileste plafonul cotelor de contributie a notarilor publici la Camere si la Uniune;

- analizeaza si aproba raportul de activitate al Consiliului Uniunii;

- analizeaza si aproba raportul de activitate al comisiei de cenzori;

- ratifica īntre congrese completarile sau modificarile aduse statutului de catre Consiliul Uniunii ca urmare a hotarārii Camerelor;

- adopta īnsemnele Uniunii;

- īndeplineste orice alte atributii date īn competenta sa prin lege, regulament sau statut.

b.Consiliul Uniunii.

Consiliul Uniunii este organ de conducere, constituit din cāte un membru titular reprezentant al fiecarei Camere. Camerele vor alege si cāte un membru supleant al titularului lor īn Consiliul Uniunii, care daca va participa la sedintele Consiliului Uniunii, acesta are toate drepturile si obligatiile membrului titular pe care īl īnlocuieste. Membrul supleant nu īl poate īnlocui pe membrul titular al Consiliului Uniunii īn calitatea acestuia de membru al Biroului executiv al Consiliului Uniunii.

Presedintele si vicepresedintii sunt alesi dintre membrii titulari ai Consiliului Uniunii numai prin vot secret. Desemnarea candidatilor propusi se va face numai cu consimtamāntul acestora. Candidatul care īntruneste majoritatea simpla din numarul voturilor exprimate va fi declarat ales.

Īn cazul existentei8 unei singure candidaturi pentru ocuparea functiei si candidatul nu obtine majoritatea ceruta, se organizeaza un al doilea tur de scrutin cu alt (alti) candidat (candidati) si este declarat ales candidatul care īntruneste majoritatea simpla.

Cānd pentru ocuparea functiei exista mai multe candidaturi si nici unul dintre candidati nu īntruneste majoritatea, se organizeaza al doilea tur de scrutin, cu participarea primilor doi candidati care au obtinut cele mai multe voturi. Īn acest caz, va fi declarat ales candidatul care a īntrunit cele mai multe voturi. Alegerile pentru functiile de presedinte si vicepresedinte au loc simultan, pe buletine de vot separate. Orice candidatura se depune pentru o singura functie.

Consiliul Uniunii se īntruneste trimestrial īn sedinte si ori de cāte ori este convocat de presedinte. El īsi desfasoara activitatea cu participarea a doua treimi din numarul membrilor sai. Hotarārile Consiliului Uniunii se adopta cu majoritatea voturilor exprimate.

Consiliul Uniunii are urmatoarele atributii principale:

- propune numarul notarilor publici si al birourilor notariale īn circumscriptia fiecarei judecatorii, precum si, dupa caz actualizarea anuala a acestora, pe baza hotarārilor primite de la Camere, īn raport cu numarul notarilor publici īn exercitiu, cu cerintele locale rezultate din īntinderea teritoriului, numarul locuitorilor, volumul solicitarilor, dupa numirea notarilor stagiari care au promovat examenul de notar public;

- organizeaza concursuri pentru ocuparea locurilor vacante de notar public si elaboreaza norme de desfasurare si de promovare a acestuia;

- propune ministrului justitiei numirea, suspendarea, revocarea si īncetarea calitatii de notar public īn conditiile legii si ale regulamentului;

- elaboreaza norme privind conditiile-cadru de īncheiere a contractului individual de munca si cu privire la formarea profesionala a notarului stagiar si stabileste conditiile de desfasurare si promovare a examenelor de notar public;

- stabileste onorariile minimale pentru serviciile prestate de notarii publici, precum si, dupa caz, actualizarea acestora si le propune spre aprobare ministrului justitiei;

- examineaza si aproba bilantul contabil si executia bugetului de venituri si cheltuieli pentru exercitiul financiar īncheiat, precum si raportul comisiei de cenzori asupra gestiunii economico-financiare a Uniunii;

- aproba bugetul de venituri si cheltuieli al Uniunii pentru exercitiul financiar urmator, prezentat de biroul executiv;

- aproba cotele de contributie a notarilor publici la Camere, precum si a Camerelor la Uniune, īn limitele stabilite de Congresul notarilor publici;

- solutioneaza contestatiile īmpotriva hotarārilor Consiliului de disciplina;

- reprezinta Uniunea īn raporturile cu tertii pe plan intern si international, prin presedintele sau sau prin alt reprezentant desemnat de acesta;

- stabileste modelul sigiliului notarilor publici si īl supune spre aprobare ministrului justitiei, precum si modelul unitar al firmelor birourilor notariale si ale Camerelor;

- exercita controlul profesional-administrativ asupra Camerelor si birourilor notarilor publici, precum si asupra calitatii actelor notariale, cel putin o data la 2 ani;

- stabileste indemnizatia de conducere a presedintelui si indemnizatiile vicepresedintilor;

- stabileste indemnizatiile membrilor Consiliului Uniunii;

- stabileste structura organizatorica si numarul personalului de specialitate si administrativ al Uniunii, limitele de salarizare a acestuia, precum si conditiile de īncheiere a contractului individual de munca;

- desemneaza prin vot 2 membrii ai sai īn componenta biroului executiv al Consiliului Uniunii;

- repartizeaza sarcinile si responsabilitatile vicepresedintilor si ale celorlalti membri ai Consiliului Uniunii;

- organizeaza si coordoneaza activitatea de editare a Buletinului notarilor publici si a altor publicatii privind activitatea notariala, si desemneaza redactorul sef;

- elaboreaza norme de evidenta financiar-contabila, īn conditiile legii si ale regulamentului, atāt pentru activitatea notariala cāt si pentru activitatile proprii;

- tine, prin aparatul propriu, evidenta notarilor publici si a birourilor notariale si centralizeaza datele statistice privind activitatea notariala, pe baza rapoartelor anuale ale Camerelor;

- avizeaza cererile notarilor publici de schimbare a sediilor birourilor lor īn circumscriptia altei judecatorii, īn conditiile statului;

- rezolva neīntelegerile dintre Camere, precum si dintre Camere si membrii acestora, īn legatura cu exercitarea atributiilor profesionale stabilite de lege, regulament si statut;

- aproba afilierea Uniunii la organizatii internationale profesionale ale notarilor publici si cotele de contributie la acestea;

- convoaca, īn mod exceptional, potrivit art. 41 din Statutul Uniunii, Adunarea generala a Camerei Notarilor;

- accepta donatiile si legatele facute Uniunii; aproba sponsorizari;

- īndeplineste orice alte atributii prevazute de lege, regulament, de Statutul Casei de Asigurari a Notarilor Publici si de Statutul Uniunii. (art. 20 alin. 1 din Statut).

De asemenea, subliniem ca īn conformitate cu prevederile art. 20 alin. 2 din Statutul Uniunii, īn cazul atributiilor prevazute la lit. a), e), f), g),h),m),n),o),x), hotarārile se adopta cu majoritatea calificata de doua treimi din numarul voturilor exprimate de membrii Consiliului Uniunii.

Potrivit art. 21 din Statutul Uniunii, membrii Consiliului Uniunii raspund pentru prejudiciile cauzate prin hotarārile adoptate īn legatura cu administrarea si gestionarea patrimoniului Uniunii, īn functie de votul exprimat.

La nivelul Consiliului Uniunii functioneaza comisii permanente, care sunt organe de lucru ale Consiliului, īnfiintate īn scopul de a pregati temeinic lucrarile Congresului notarilor publici sau ale Consiliului Uniunii, pentru fundamentarea teoretica a hotarārilor si pentru asigurarea aplicarii acestora. Comisiile permanente constituite la nivelul Consiliului Uniunii sunt urmatoarele:

- Comisia pentru stabilirea numarului notarilor publici, a numarului notarilor stagiari si a tarifului onorariilor minimale pentru serviciile prestate de notarii publici;

- Comisia de īnvatamānt si formare profesionala a notarilor publici;

- Comisia de control al activitatii notarilor publici de unificare a practicii notariale si de aplicare unitara a legii;

- Comisia de organizare a colaborarii interne si externe;

- Comisia de disciplina, mediere si deontologie profesionala;

- Comisia de pregatire a congreselor si a reuniunilor cu caracter stiintific;

- Comisia pentru activitatea financiara, statistica si logistica.

Consiliul Uniunii īn conformitate cu prevederile art. 23 alin. 2 din Statutul Uniunii poate īnfiinta si alte comisii speciale īn functie de cerintele si atributiile care revin Consiliului.

Comisiile permanente īsi desfasoara activitatea īn mod continuu, pe baza unor norme proprii aprobate de Consiliul Uniunii. Presedintele Comisiei permanente are obligatia de a informa Consiliul Uniunii despre activitatea pe care o desfasoara. Daca o anumita problema īnscrisa pe ordinea de zi a sedintei Consiliului Uniunii necesita prezenta presedintelui unei comisii permanente, acesta va fi invitat la dezbateri cu drept de vot consultativ.

c. Biroul Executiv al Consiliului Uniunii.

Potrivit prevederilor art. 25 alin. 1 din Statutul Uniunii biroul executiv al Consiliului Uniunii se compune din :

48           presedinte;

49           cei 2 vicepresedinti;

50           doi membri alesi de Consiliul Uniunii.

Biroul executiv al Consiliului Uniunii se īntruneste īn sedinta ordinara lunar si īn sedinte extraordinare ori de cāte ori este nevoie, la convocarea presedintelui, lucreaza valabil īn prezenta majoritatii membrilor sai si adopta decizii cu majoritatea simpla a voturilor exprimate, cu exceptia cazurilor prevazute la art. 26 lit. h din Statutul Uniunii (numai īn situatii exceptionale), cānd hotarārile se iau cu votul calificat a doua treimi din numarul membrilor sai.

Biroul executiv al Consiliului Uniunii are urmatoarele atributii principale:

- asigura activitatea permanenta a Consiliului Uniunii;

- pregateste proiectele de documente care vor fi prezentate spre dezbatere si aprobare Consiliului Uniunii;

- elaboreaza proiectul raportului anual al activitatii Uniunii;

- elaboreaza proiectul de buget anual al Uniunii, asigura gestionarea curenta a patrimoniului, urmareste īntocmirea bilantului financiar-contabil si executa bugetul;

- īntocmeste proiectul tarifului minimal de onorariu al notarilor publici;

- propune Consiliului Uniunii aprobarea actelor de contributie a notarilor publici la Camere si contributia fiecarei Camere la Uniune;

- aduce la īndeplinire hotarārile Consiliului Uniunii si exercita orice alte atributii stabilite de acesta;

- īn cazuri exceptionale, pentru situatiile prevazute la art. 20 lit. c, d, j, l, r, si g, din Statutul Uniunii, Biroul executiv poate adopta si hotarāri, acestea urmānd a fi examinate si ratificate, dupa caz, īn prima sedinta a Consiliului Uniunii.

De asemenea, membrii biroului executiv raspund pentru prejudiciile cauzate prin hotarārile adoptate privind gestionarea curenta a patrimoniului, īn functie de votul exprimat.

d. Presedintele Uniunii.

Īn conformitate cu prevederile art. 27 din Statutul Uniunii are urmatoarele atributii principale:

- reprezinta Uniunea īn raporturile cu autoritatile publice din Romānia, cu organizatiile guvernamentale si neguvernamentale, cu cele profesionale si cu alte persoane juridice, iar īn plan extern, cu organizatiile nationale si internationale ale notarilor publici si oriunde va fi invitat oficial īn calitate de presedinte al Uniunii;

- angajeaza personalul de specialitate si administrativ al Uniunii;

- convoaca si conduce sedintele Consiliului Uniunii si ale Biroului executiv al acestuia;

- ordonanteaza cheltuielile bugetare ale Uniunii. Presedintele poate delega aceasta atributie unuia dintre vicepresedinti;

- comunica notarilor publici, prin intermediul Camerelor, toate actele cu caracter normativ adoptate de Consiliul Uniunii si, dupa caz, de Biroul executiv;

- īn absenta, presedintele este īnlocuit de unul dintre vicepresedinti, pe care īl desemneaza īn acest scop; īn lipsa unei astfel de desemnari, atributiile presedintelui vor fi preluate de vicepresedintele mai īn vārsta.

Functia de presedinte nu poate fi exercitata decāt cel mult doua mandate. Presedintele īn exercitarea atributiilor sale emite dispozitii. Īn cazul incapacitatii presedintelui al demisiei sau al decesului, Consiliul Uniunii va alege prin vot, dintre vicepresedinti persoana care va prelua atributiile presedintelui pāna la organizarea urmatorului congres si, de asemenea, va alege un alt vicepresedinte īn locul devenit vacant īn acest fel.

Pe perioada mandatului atāt presedintele, cāt si vicepresedintii uniunii au obligatia de a exercita īn continuare functia de notar public.

Īn fine, īn afara organelor de conducere ale Uniunii, este organizata si functioneaza Comisia de cenzori.

Comisia de cenzori a Uniunii este compusa din 5 membri, dintre care trei membri sunt notari publici alesi de Congres, iar doi membri sunt experti contabili desemnati de Consiliul Uniunii. De asemenea, si cenzorii nu pot īndeplini mai mult de doua mandate consecutive.

Comisia de cenzori are sarcina de a supraveghea gestiunea patrimoniului Uniunii si verifica executia bugetului de venituri si cheltuieli al Uniunii. Cenzorul este īndreptatit sa ceara lamuriri tuturor celor care se ocupa de gestiune si sa examineze orice acte si documente privitoare la aceasta gestiune. Mai mult, cenzorul are dreptul sa obtina de la Biroul executiv al Uniunii, trimestrial, o situatie cu privire la exercitiul bugetului si conturile Uniunii.

Comisia de cenzori raporteaza atāt Consiliului Uniunii, cāt si Congresului notarilor publici, dupa caz, neregulile pe care le constata īn administrarea si gestionarea patrimoniului Uniunii, īncalcarile unor dispozitii legale si ale altor acte normative īn acest domeniu.

Īn fine, calitatea de cenzor este incompatibila cu orice alta functie eligibila īn cadrul Camerelor si al Uniunii.

D. Patrimoniul si bugetul Uniunii.

Uniunea are buget si patrimoniu proprii (art. 29 alin. 1 din Statutul Uniunii). Fondurile Uniunii sunt formate din contributii banesti, taxe, bunuri primite ca urmare a unor acte cu titlu gratuit, precum si din beneficiile rezultate din activitati economice conexe.

Pentru atragerea de venituri la bugetul Uniunii, fiecare notar public, dupa numirea sa īn conditiile legii, are obligatia de a plati o taxa stabilita de Consiliul Uniunii. Cotele de contributie a notarilor publici, se stabilesc de Consiliul Uniunii, īn raport cu veniturile lor brute, fara a putea depasi 5% din acestea. Aceste cote de contributie se platesc lunar, fara a se depasi prima decada a lunii urmatoare, sub sanctiunea disciplinara prevazuta de lege.

Cotele de contributie cuvenite Uniunii se vor transmite lunar de catre Camerele notarilor pāna la data de 15 a lunii urmatoare.