ORGANIZAREA SEDINTELOR - SECRETARIAT

ORGANIZAREA SEDINTELOR - SECRETARIAT

Organizarea sedintelor cade in sarcina secretarei. Aceasta trebuie sa rezolve o seama de proceduri organizatorice raspunzand la anumite intrebari cum ar fi:

- exista un calendar planificat, astfel incat persoana care se ocupa de ordinea de zi sa poaata sa intocmeasca si sa trimita toate materialele in timp util?

- exista destul timp ca particpantii sa poata sa primeasca materialele si sa le studieze inainte de sedinta?

- exista proceduri clare prin care participantii pot sa includa puncte pe ordinea de zi?

- exista unn cadru standard pentru ordinea de zi?

Intocmirea agendei de lucru/ordinei de zi.

Agenda de lucru contie problemele care trebuie discutate in timpul sedintei. Pentru a alcatui agenda de lucru trebuie consultate:

- agenda sedintelor anterioare pentru a vedea care sunt problemele curente;

- procesele verbale anterioare pentru a vedea ce probleme trebuie continuate;

- schema de organizare,

- cine participa si cu ce rol.

Agenda se trimite din timp participantilor.

Ordinea de zi a sedintei precizeaza institutia, firma, grupul, comitetul pentru care este intocmita. Trebuie sa indice:

- ziua si data sedintei;

- ora inceperii si durata;

- locul unde se va tine cu toate informatiile necesare pentru a ajunge acolo.

- numele participantilor, al presedintelui de sedinta sau al prezidiului,

- numele celor care au anuntat ca absenteaza,

- cuvantul de salut adresat invitatilor,

- ordinea de zi propriuzisa - prezentarea succinta a scopurilor sedintei si a principalelor probleme de discutat,

- procesul verbal al sedintei precedente.

Pentru a alcatui ordinea de zi trebuie sa consultati: ordinea de zi a sedintei anterioare, procesele verbale ale sedintelor anterioare, pe cel care va conduce sedinta si pe participanti.

ROLUL SECRETAREI

Inainte de sedinta

- alege locul de desfasurare, de comun acord cu seful ei,

- pregateste, redacteaza si distribuie ordinea de zi, facand in acelasi timp si convocarea la sedinta,

- obtine toate documentele si informatiile necesare de la persoanele care nu pot participa dar care pot aduce clarificari in anumite probleme in discutie.

- pregateste toate documentele si materialele necesare sefului ei pentru a conduce sedinta,

- aduna materialele necesare sedintei: papetarie, rechizite, apartura de proiectie daca se foloseste, ecran, panouri de afisaj, mijloace de afisaj

- verifica daca sala este dotata cu suficiente mese, scaune, iluminatul este convenabil, si daca prizelse la care se va lega aparatura functioneaza.

- daca fumatul este permis trebuie sa existe suficiente scrumiere.

- daca se servesc cafea, caeai, apa minerala , racoritoare sau chiar gustari, acestea trebuie pregatite din timp in cantitati suficiente, sa se stabileasca cine sau cum se servesc si sa existe suficiente pahare, cesti, farfurii, servetele la indemana participantilor la sedinta.

In ziua sedintei

- verifica din nou ca sala si tot ceea ce trebuie sa cuprinda este in regula.

- aduce in sala toate documentele si materialele necesare.

- pregateste foaia/registrul de prezenta.

- stabileste cadrul standard al procesului verbal.

- isi ajuta seful cu materialele si informatiile necesare.

- consemneaza procesul verbal:

- numele organizatiei si al departamentului,

- data si locul sedintei,

- numele celor prezenti, eventual numele celor convocati si absenti si motivul,

- cine conduce sedinta,

- punctele de pe ordinea de zi, cu specificarea clara a problemei in discutie, numele celor care au vorbit la fiecare punct, rezumatul a ceea ce au spus; daca s-a luat o hotarare sau o rezolutie la punctul respectiv aceasta se noteaza integral.

- se indica data si locul viitoarei sedinte.

- se semneaza de catre cel care a consemnat si de catre ce la care a condus sedinta.

- procesul verbal se scrie la persoana a III-a si la timpul trecut.

- daca scrieti direct in registrul de procese verbale scrieti clar, fara prescurtari si cat mai citet, daca veti retranscrie procesul verbal, folositi stenografia sau prescurtari pe care sunteti sigura ca le veti descifra dupa sedinta.

Dupa sedinta

- strangeti hartiile ramase in sala,

- aveti grija sa nu ramana documente in sala.

- aduceti inapoi la locul lor tot ceea ce ati scos din dosare.

- redactati forma finala a procesului verbal si prezentati-o la semnat presedintelui de sedinta.

- multiplicati procesul verbal si transmiteti-l tuturor participantilor