STABILIREA FUNCTIILOR MANAGEMENTULUI CALITATII IN INDUSTRIA ALIMENTARA.

1. Planificarea calitatii - prin planificare se stabilesc obiectivele organizatiei in domeniul calitatii, precum si resursele umane, financiare si materiale necesare pentru realizarea lor.

Planificarea calitatii reprezinta ansamblul proceselor, prin intermediul carora se determina principalele obiective ale organizatiei in domeniul calitatii, precum si resursele si mijloacele necesare realizarii acestor obiective.

Planificarea calitatii presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

Ø      Diagnosticul calitatii reprezinta o examinare metodica a tuturor proceselor intreprinderii, cu implicatii asupra calitatii produselor pe care le realizeaza. Aceasta examinare se face in scopul evaluarii performantelor intreprinderii, in domeniul calitatii in raport cu rezultatele obtinute intr-o anumita perioada sau comparativ cu performantele concurentilor.

Eficacitatea diagnosticului calitatii depinde foarte mult de competenta persoanelor care-l efectueaza si de metodologia utilizata.

In general, un diagnostic al calitatii presupune parcurgerea a patru etape: pre-diagnosticul, analiza situatiei existente, evaluarea cerintelor si intocmirea raportului de diagnostic.

Ø      Analiza previzionala este o analiza efectuata pentru evaluarea evolutiei probabile a performantelor intreprinderii in domeniul calitatii, in conditiile modificarilor de mediu preconizate.

In aceasta analiza pot fi luate in considerare urmatoarele elemente:

Aparitia in perspectiva, a unui nou concurent sau disparitia altuia;

Aparitia unui nou furnizor de materii prime sau materiale cu care se aprovizioneaza intreprinderea;

Perfectarea in perspectiva, a unor noi contracte importante cu clientii actuali sau cu clientii noi;

Lansarea pe piata a unui produs nou, de catre concurenti, similar cu cel realizat de intreprindere, sau care ar putea fi un substituent,

Schimbari importante preconizate in cadrul intreprinderii (modificari in politici si strategii, introducerea unor procese, produse, procedee noi etc.);

Evolutia situatiei economice si sociale a intreprinderii in perspectiva.

Ø      Stabilirea obiectivelor referitoare la calitate

Ø      Determinarea resurselor necesare pentru realizarea obiectivelor

Ø      Stabilirea actiunilor optime de intreprins prin planul calitatii. Planul calitatii- este un document care prevede practicile, resursele, activitatile si responsabilitatile stabilite pentru realizarea obiectivelor calitatii.

Planul calitatii poate sa faca parte dintr-un plan mai general al intreprinderii sau poate fi eliberat pentru anumite produse sau procese (in cazul unor modificari semnificative sau in cazul introducerii unora noi).

2. Organizarea activitatilor referitoare la calitate consta in stabilirea structurii organizatorice, definirea responsabilitatilor, alocarea resurselor si aplicarea unor metode care sa permita realizarea obiectivelor stabilite.

2.1. Tendinte actuale privind sistemul de organizare a activitatilor referitoare la calitate - in prezent se manifesta doua tendinte principale in ceea ce priveste structura organizatorica a functiunii "calitate":

Centralizarea functiunii calitate - presupune gruparea in cadrul aceluiasi compartiment a persoanelor care desfasoara activitati corespunzatoare domeniului calitatii; prezinta dezavantajul ca persoanele din acelasi compartiment nefiind implicate in alte activitatii pot lua decizii eronate.

Organigrama functiunii calitate (structura centralizata)

Avantaje:

Faciliteaza comunicarea

Reduce necesitatea unor activitati de integrare si coordonare

Dezavantaje:

Persoanele din compartimentul calitate nefiind direct implicate in desfasurarea activitatilor curente, pot rezulta decizii si actiuni inadecvate.

Descentralizarea functiunii calitate - in acest caz responsabilitatea planificarii, organizarii, tinerii sub control si asigurarii calitatii, este incredintata fiecarui compartiment (sector) al intreprinderii; compartimentele precum cel de aprovizionare, productie, marketing etc. primesc fiecare atributii specifice calitatii.

Organigrama functiunii calitate (structura descentralizata)

Avantaje:

Persoanele fiind direct implicate in desfasurarea activitatilor curente, deciziile si actiunile referitoare la calitate pot fi mai bine fundamentate;

Pot fi luate cu mai multa operativitate, masurile necesare pentru rezolvarea problemelor identificate.

Dezavantaje:

Presupune eforturi mari de integrare si coordonare a activitatilor referitoare la calitate. Aceasta integrare si coordonare se poate realiza in moduri diferite: prin comitete, grupe de lucru, coordonatori etc.

Intr-o serie de intreprinderi, responsabilitatea coordonarii tuturor activitatilor de management al calitatii este incredintata unei " unitati centrale", la nivelul conducerii de varf a intreprinderii.

2.2 Formalizarea structurii organizatorice a functiunii calitate

In toate documentele de formalizare a structurii organizatorice a intreprinderii se pot regasi atributiile, sarcinile si responsabilitatile stabilite in domeniul calitatii.

a). Organigrama intreprinderilor - Organigrama este reprezentarea grafica a structurii organizatorice formale a intreprinderii. In aceasta reprezentare sunt evidentiate toate compartimentele intreprinderii inclusiv cele cu atributii in domeniul calitatii.

Rolul organigramei este de a evidentia in mod sugestiv urmatoarele componente ale unei organizatii:

Ø      Compartimentele

Ø      Nivelurile ierarhice

Ø      Relatiile din organizatie

Ø      Ponderea ierarhica

Din punct de vedere a sferei de cuprindere, organigramele pot fi de doua tipuri:

• Organigrame generale
• Organigrame partiale

Din punct de vedere a modului de ordonare organigramele pot fi:

Piramidale, in care compartimentele sunt ordonate pe verticala;

Circulare, in care compartimentele se amplaseaza in cercuri concentrice;

Orientate de la dreapta la stanga, incepand cu cele de conducere si terminand cu cele operationale

Reguli de intocmire a organigramei

Fiecare post de conducere sau componenta va fi reprezentata prin intermediul unei casute dreptunghiulare.

Marimea dreptunghiurilor trebuie sa reflecte importanta sarcinilor, de exemplu: serviciile vor fi ilustrate prin dreptunghiuri mai mari de cat birourile

Dreptunghiurile vor fi astfel plasate, incat sa reflecte nivelurile ierarhice (posturile si compartimentele aflate pe acelasi nivel ierarhic vor fi plasate in acelasi plan orizontal).

Dreptunghiurile vor fi legate prin linii:

Cele pe verticala ilustreaza relatiile de subordonare

Cele pe orizontala ilustreaza relatiile de colaborare

Suportul utilizat pentru desenarea organigramei trebuie sa fie suficient de mare pentru a nu diviza graficul.

b). Completarea matricei responsabilitatilor

Matricea responsabilitatilor - este un instrument utilizat pentru a determina, atunci cand mai multi agenti intervin simultan intr-o activitate: cine raspunde de luarea deciziilor (D), cine participa (P), cine este consultat(C) si cine este informat(I).

Pentru fiecare decizie nu poate fi decat un singur compartiment care ia decizii, dar pot fi stabilite mai multe persoane (compartimente) care sa fie consultate, informate in legatura cu activitatea hotarata sau care sa participe la realizarea acesteia.

Exemplu de matricea responsabilitatilor :

D - Decidentul, raspunde pentru decizia luata

P - Participantii, isi exprima opiniile decidentului, iar acesta trebuie sa ia in considerare opiniile respective sau sa justifice de ce nu o face.

C - cei consultati, isi prezinta punctul de vedere, dar decidentul nu este obligat sa-l ia in considerare

I - cei informati, nu participa la procesul luarii deciziei

Documentele de formalizare a structurii organizatorice trebuie revazute periodic, potrivit modificarilor intervenite in activitatile referitoare la calitate.

2.3. Organizarea compartimentului de calitate si rolul acestuia

Compartimentul de calitate al unei intreprinderii, poate fi organizat pe tipuri de activitati, produse sau procese.

Compartimentul de asigurarea a calitatii - are in general urmatoarele atributii:

Implementarea politicii calitatii declarate de conducere;

Coordonarea activitatilor de tinere sub control a documentelor sistemului de management al calitatii (manualul si procedurile);

Coordonarea activitatilor de analiza a neconformitatilor;

Coordonarea auditurilor interne ale calitatii;

Supravegherea mentinerii conditiilor de certificare;

Coordonarea activitatilor de instruire in domeniul calitatii.

In unele intreprinderii a fost adoptata solutia descentralizarii functiuni calitate, stabilindu-se "coordonatori pentru asigurarea calitatii" in cadrul fiecarui compartiment. Acestia sunt desemnati de directorii sau responsabili compartimentelor respective si confirmati de serviciul de asigurare a calitatii.

3. Coordonarea activitatilor referitoare la calitate- consta in ansamblul proceselor prin care se armonizeaza deciziile si    actiunile organizatiei si ale subsistemelor sale, referitoare la calitate, in scopul realizarii obiectivelor stabilite in acest domeniu.

Asigurarea unei coordonari eficiente este conditionata de existenta unei comunicari adecvate, in toate procesele corespunzatoare managementului calitatii.

Comunicarea - reprezinta transmiterea unui mesaj sau un schimb de informatii intre persoane care utilizeaza un sistem comun de simboluri.

Necesitatea comunicarii in managementul calitatii deriva din urmatoarele considerente:

Obiectivele referitoare la calitate trebuie comunicate in intreaga intreprindere dar si in exteriorul acesteia;

Realizarea calitatii presupune si o comunicare corespunzatoare intre compartimentele intreprinderii;

Verificarea calitatii este urmata de comunicarea rezultatelor, pentru a se stabili masurile corective si de imbunatatire necesare.

Comunicarea in managementul calitatii imbraca doua forme principale: bilaterala si multilaterala ( conferinte, reuniuni, intalniri etc.)

Eficienta comunicarii -    depinde in mod hotarator de calitatea managerilor si a celorlalte persoane care participa la activitatile referitoare la calitate.

4. Antrenarea personalului pentru realizarea obiectivelor calitatii consta in totalitatea proceselor, prin care personalul intreprinderii este atras si determinat sa participe la realizarea obiectivelor calitatii, luand in considerare factorii motivationali.

Antrenarea are un pronuntat caracter operational, baza ei reprezentand-o motivarea. Prin motivare se intelege corelarea satisfacerii necesitatilor si intereselor personalului cu realizarea obiectivelor si sarcinilor atribuite.

Juran defineste in acest sens doua teorii pe care le pot adopta managerii in domeniul calitatii:

Ø      Adeptii "teoriei X" considera ca realizarea obiectivelor calitatii este posibila doar prin constrangerea personalului

Ø      Adeptii " teoriei Y" se bazeaza pe constiinta lucratorilor.

In managementul calitatii, in prezent, se considera ca motivarea personalului are un rol deosebit de important. In general se prefera utilizarea tehnicilor de motivare pozitiva a personalului printre care premiile, evidentierile si perfectionarea pregatirii personale in acest domeniu, in detrimentul celor de constrangere.

Numai atunci cand fiecare lucrator este convins ca, prin activitatea pe care o desfasoara, poate influenta in mod hotarator calitatea produselor pe care le realizeaza intreprinderea, masurile de imbunatatire a calitatii vor fi eficiente.

Intreprinderile promotoare ale managementului total al calitatii (TQM) pun un accent deosebit pe motivarea prin implicare a personalului, intr-un climat de consens si armonie sociala, fiecare lucrator sa poata avea initiative personale sau colective si sa lucreze cu placere.

5. Tinerea sub control a calitatii - consta in ansamblul activitatilor, de supraveghere a desfasurarii proceselor si de examinare a rezultatelor, obtinute in domeniul calitatii, in fiecare dintre etapele realizarii produsului, in raport cu obiectivele si standardele prestabilite in scopul eliminarii deficientelor si prevenirii aparitiei lor in procesele ulterioare.

Aceasta evaluare si supraveghere are in vedere, prin urmare: procesele de realizare a calitatii, rezultatele acestor procese si sistemul calitatii intreprinderii.

Evaluarea calitatii reprezinta examinarea sistematica, efectuata pentru a determina in ce masura o entitate este capabila sa satisfaca cerintele specificate.

Prin supravegherea calitatii se intelege monitorizarea si verificarea continua a starii unei entitatii, in scopul asigurarii ca cerintele specificate sunt satisfacute.

Inspectia calitatii reprezinta activitatile prin care se masoara, examineaza, incearca una sau mai multe caracteristici ale unei entitati si se compara rezultatul cu cerintele specificate, in scopul determinarii conformitatii acestor caracteristici.

Verificarea calitatii reprezinta confirmarea conformitatii cu cerintele specificate, prin examinarea si aducerea de probe tangibile.

Analiza efectuata de conducere reprezinta evaluarea oficiala, de catre conducerea intreprinderii, la nivelul cel mai inalt, a starii si compatibilitatii sistemului calitatii cu politica sa in acest domeniu.

Conform ISO 9000/2001, tinerea sub control este acea parte a managementului calitatii, prin care se urmareste indeplinirea cerintelor referitoare la calitate.

Un rol important in tinerea sub control a activitatilor revine auditului calitatii. Unul dintre cei mai importanti "indicatori" de tinere sub control a calitatii il reprezinta costurile referitoare la calitate.

6. Asigurarea calitatii - reprezinta ansamblul activitatilor preventive, prin care se urmareste, in mod sistematic, sa se asigure corectitudinea si eficacitatea activitatilor de planificare, organizare, coordonare, antrenare si tinere sub control, in scopul de a garanta obtinerea rezultatelor la nivelul calitativ dorit.

Conceptul de asigurare a calitatii a aparut din nevoia clientului de "a avea incredere" in capacitatea furnizorului de a-i oferi produse si servicii, care sa-i satisfaca exigentele. Conform ISO 9000/2001, asigurarea calitatii reprezinta ansamblul activitatilor prestabilite si sistematice, desfasurate in cadrul sistemului calitatii, pentru a le da incredere clientilor ca o entitate va satisface cerintele referitoare la calitate.

Asigurarea calitatii vizeaza concomitent realizarea obiectivelor interne si externe:

Asigurarea interna a calitatii consta in activitatile desfasurate pentru a da incredere conducerii intreprinderii ca va fi obtinuta calitatea propusa

Asigurarea externa a calitatii consta in activitatile desfasurate pentru a da incredere clientilor ca sistemul calitatii furnizorului permite obtinerea calitatii cerute.

Activitatile de asigurare externa a calitatii pot fi efectuate de intreprinderea in cauza, clientul acesteia sau o terta parte, in numele clientului, pentru a-l asigura pe acesta ca produsul comandat va fi realizat si livrat in conditiile de calitate cerute.

In unele situatii, asigurarea externa a calitatii se limiteaza la existenta unei inspectii finale, in altele ea poate sa implice desfasurarea unor activitati corespunzatoare se planificare, organizare, coordonare, antrenare, tinere sub control si de asigurare interna a calitatii.   

7. Imbunatatirea calitatii - se refera la activitatile desfasurate in fiecare din etapele traiectoriei produsului, in vederea imbunatatirii performantelor tuturor proceselor si rezultatelor acestora, pentru a asigura o satisfacere cat mai buna a cerintelor clientilor in conditii de eficienta.

Finalitatea activitatilor de imbunatatire, vizeaza prin urmare, obtinerea unui nivel al calitatii superior celui planificat, respectiv celui prevazut in standarde sau specificatii

Aceasta functie a managementului calitatii este considerata tot mai mult ca fiind cea mai importanta. O dovada in acest sens o constituie si faptul ca standardele internationale ISO 9000 pun un accent deosebit pe imbunatatirea calitatii definita ca reprezentand acea " parte a managementului calitatii" prin care se urmareste "cresterea capacitatii organizatiei de a satisface cerintele referitoare la calitate"