PLANUL DE AFACERI SI NECESITATEA ELABORARII LUI IN MICILE AFACERI

PLANUL DE AFACERI SI NECESITATEA ELABORARII LUI IN MICILE AFACERI

Obiectivele capitolului

Planul de afaceri este un document scris prin care se descriu in mod detaliat toate elementele relevante interne si externe firmei si care are ca scop demonstrarea viabilitatii afacerii. Daca la initierea unei afaceri se elaboreaza un studiu de fezabilitate, in faza de dezvoltare a afacerii se elaboreaza un plan de afaceri. Adesea, planul de afaceri integreaza planuri functionale, precum planul de marketing, planul financiar si planul de organizare.

In capitolul de fata sunt prezentate principalele elemente necesare elaborarii unui plan de afaceri de succes.

Obiectivele specifice ale capitolului sunt:

reliefarea necesitatii elaborarii planului de afaceri;

identificarea etapelor necesare elaborarii unui plan de afaceri;

prezentarea structurii unui plan de afaceri.

1. Necesitatea elaborarii planului de afaceri

Pentru a-si crea o baza financiara solida necesara lansarii unei afaceri, cei mai multi intreprinzatori apeleaza la creditori si investitori - ca surse externe de capital. Intreprinzatorul trebuie sa convinga potentialii creditori si investitori ca ideea afacerii sale este promitatoare, ca are accesibilitate pe piata, dispune de un management adecvat si prezinta o eficienta a investitiilor atractiva. Instrumentul prin care va realiza acest lucru este planul de afaceri. Un plan de afaceri bine intocmit devine o propunere de finantare completa de care vor fi interesati cei mai multi investitori. De exemplu, planul trebuie sa creasca interesul celor ce pot si sunt interesati in a acoperi investitiile, ca si cheltuielile impuse de dezvoltarea si introducerea pe piata a unui nou produs. De asemenea, planul trebuie gandit in asa fel incat sa garanteze creditorului restituirea imprumutului ce l-a acordat pentru dotarea companiei cu tehnologii noi si modernizate. Daca partenerii sunt interesati in special de recuperarea capitalului si dobanzii, precum si de modul de supravietuire a firmei unor eventuale crize si garantiile achitarii imprumuturilor, investitorii sunt interesati de obtinerea unor profituri - intre 25% si 60% - pentru o perioada de trei pana la sapte ani. In plus, ei vor sa stie cum li se vor restitui fondurile de investitii si anume prin licitatie publica, vinderea firmei sau rascumpararea manageriala.

Elaborarea planului de afaceri este impusa si de faptul ca organizatiile, ca si persoanele individuale, luand in considerare relatiile pe termen lung cu companiile de marime medie -partenerii in cadrul societatilor mixte, clienti, furnizori, distribuitori si candidati executivi - sunt tot mai tentati sa se informeze dintr-un astfel de plan.

Planul de afaceri il poate ajuta pe intreprinzator sa evite intrarea intr-o afacere sortita esecului. Daca afacerea propusa este nerentabila, planul de afaceri va arata cauza acestei situatii. Este mult mai ieftin sa nu se inceapa o afacere neprofitabila decat sa se invete din experienta ceea ce s-ar fi putut afla dintr-un plan de afaceri elaborat cu efortul catorva ore de munca asidua.

Necesitatea elaborarii planului de afaceri se impune si in situatia in care o firma mica sau mijlocie doreste fie sa faca o achizitie importanta, fie sa fuzioneze cu alta companie. Managerii firmei care este achizitionata, daca vor sa ramana in continuare in conducere, vor dori sa cunoasca planurile companiei cu care au fuzionat. si, in mod similar, cumparatorii vor fi influentati pozitiv de existenta unui plan de afaceri al firmei care doreste fuzionarea.

Deosebit de importanta pentru intreprinderile mici si mijlocii este colaborarea cu o mare corporatie. De asemenea, includerea intr-un lant de desfacere a marfii de catre un distribuitor de renume este o realizare deosebita a micului intreprinzator. In general, marile companii sunt foarte rezervate in privinta angajamentelor cu intreprinderile mici si mijlocii, datorita faptului ca ele sunt o necunoscuta pentru piata. Prin elaborarea unui plan de afaceri bine gandit se pot imprastia aceste indoieli.

2 Procesul de elaborare a planului de afaceri

Desi planul de afaceri nu are o forma standard, marimea si continutul acestuia variind in functie de scopul urmarit, procesul elaborarii lui cuprinde doua mari etape: culegerea informatiilor si organizarea acestora.

2.1. Culegerea informatiilor. Un plan de afaceri eficient trebuie sa se bazeze pe informatii exacte si convingatoare. Informatiile necesare intocmirii planului de afaceri trebuie sa fie disponibile inainte de inceperea sa, pentru a nu se intrerupe procesul de elaborare din cauza lipsei de informatii.

Informatiile necesare elaborarii unui plan de afaceri cuprind urmatoarele.

- numele si adresa firmei, data inregistrarii si sfera de activitate;

- structura legala;

- prezentarea fondurilor si a asociatilor principali;

- statistici ale pietei (marime, tendinte);

- factori de influenta ce pot afecta dezvoltarea in viitor;

- date referitoare la concurenti: cifra vanzarilor, profituri, studii de marketing, tendinte actuale ale vanzarilor lor;

- date referitoare la costul materialelor si manoperei;

- articole aparute in presa despre afacere;

- marturii scrise ale fostilor si actualilor beneficiari prin care se arata ca sunt multumiti de produse (servicii);

- beneficiari potentiali;

- principalii furnizori;

- proiecte actuale si de perspectiva privind cercetarea si dezvoltarea firmei;

- reglementari si legi care ar putea afecta afacerea;

- informatii referitoare la patente, marci, drepturi de autor.

2.2. Organizarea informatiilor. Planul de afaceri trebuie sa cuprinda sectiuni distincte privind descrierea afacerii, strategia acesteia, produsele sau serviciile, strategiile de marketing, planul de operatii, informatiile financiare.

Un posibil model de plan de afaceri poate avea urmatoarea structura:

1. Pagina de titlu

2. Obiectivul principal

3. Cuprins

Rezumat

5. Istoricul firmei

6. Echipa de conducere

7. Descrierea generala a afacerii

8. Strategia afacerii

9. Descrierea produselor/serviciilor

10. Strategia de marketing

11. Informatii financiare

2.3. Descrierea continutului planului de afaceri

a. Pagina de titlu. O pagina de titlu trebuie sa cuprinda:

- identificarea firmei;

- precizarea sediului firmei.

Pagina de titlu nu trebuie sa fie incarcata. Ea trebuie sa fie eleganta, atractiva si ordonata. Daca planul se va folosi pentru solicitarea unui imprumut, se va folosi o coperta distincta pentru fiecare banca sau sursa de capital solicitata.

b. Obiectivul principal. Prima pagina a planului de afaceri trebuie sa prezinte obiectivul principal pe cat de simplu este posibil. Continutul ei este in functie de scopul urmarit. Daca, de exemplu, planul de afaceri este elaborat pentru a se obtine un imprumut, obiectivul principal trebuie sa raspunda la o serie de intrebari privind solicitantul imprumutului, forma de societate comerciala adoptata, suma solicitata, scopul imprumutului, modul de folosire a banilor, in ce fel va influenta mersul afacerii suma imprumutata, modul de restituire a imprumutului. In mod obisnuit, obiectivul principal nu trebuie sa depaseasca o pagina.

Obiectivul principal nu poate fi redactat pana nu s-a calculat necesarul de capital de imprumut si nu s-a elaborat sectiunea privind informatiile financiare.

c. Cuprinsul planului de afaceri. Un plan de afaceri are trei sectiuni principale: descrierea afacerii, datele financiare, documente justificative. Ele pot fi mai mari sau mai mici, in functie de gradul de detaliere dorit. Daca se urmareste suplimentarea unui credit existent sau obtinerea unui fond de investitii relativ mic, este suficient un plan care indica domeniul si perspectivele firmei. Un astfel de plan este indicat sa se elaboreze de firmele fara traditie, in primele faze de dezvoltare. El poate fi utilizat insa si de firmele cu traditie, daca doresc sa testeze pozitia unor eventuali investitori fata de acestea. Daca insa se urmareste acordarea unui imprumut mai mare, va trebui elaborat un plan care sa contina in profunzime studiul pietei, vanzarile proiectate pe o perioada de cinci ani, informatii detaliate asupra cercetarii si dezvoltari si date financiare care sa sustina prevederile si proiectele activitatii firmei.

Un plan de afaceri poate avea deci urmatorul continut:

Sectiunea I - Descrierea afacerii: istoric, descriere generala, strategie generala, descrierea produselor, serviciilor, strategia de marketing.

Sectiunea II- Informatii financiare: surse de finantare, bilantul, analiza punctului critic, proiectarea veniturilor, proiectarea fluxului de casa.

Sectiunea III- Documente justificative.

d. Rezumatul. Rezumatul descrie toate elementele esentiale ale planului de afaceri in 2-3 pagini si trebuie sa contina urmatoarele informatii:

- un sinoptic al strategiei firmei;

- o scurta descriere a pietei si a locului firmei pe aceasta piata;

- o scurta descriere a produsului sau serviciilor;

- o scurta prezentare a calificari echipei de conducere care asigura succesul in afaceri;

- o prezentare condensata a datelor financiare;

- venitul anual si castigul net pe ultimii cinci ani;

- o estimare a sumei necesare a fi imprumutata si prezentarea modului in care vor fi folositi banii si a modului de restituire a imprumutului. Sintetizarea informatiilor de mai sus intr-o forma concentrata va putea permite formarea unei viziuni clare si precise asupra planului complet. Obiectivul rezumatului planului este de a convinge creditorii si investitorii sa-si continue lectura planului de afaceri. Un rezumat concis, frumos redactat si convingator va retine intotdeauna atentia si va crea o prima impresie favorabila despre intreprinzator si afacerea sa.

Daca planul este trimis unor financiari care nu-l cunosc pe intreprinzator sau care ar putea sa nu fie interesati de oferta, se poate trimite numai rezumatul cu o scrisoare de prezentare. In felul acesta se pastreaza secretul asupra detaliilor planului, iar daca rezumatul trezeste interesul financiarilor, se va expedia si restul planului.

f. Istoricul firmei. Managerul unei firme existente trebuie sa elaboreze un scurt istoric al firmei care trebuie sa cuprinda data infiintarii, scopul ei, realizarile mai importante, eventuala modificare a profitului, esecurile si crizele prin care a trecut. Unii manageri omit, de regula, ultimele doua aspecte, insa desi nu trebuie insistat prea mult asupra esecurilor, ele trebuie mentionate, pentru a da credibilitate planului.

g. Echipa de conducere. Cel mai important factor in succesul unei afaceri il reprezinta conducerea. Creditorii si investitorii apreciaza in mod deosebit abilitatea si experienta echipei de conducere in luarea deciziilor financiare. In acest sens, trebuie prezentate aptitudinile si competenta managerilor, introducandu-se un paragraf privind formatia fiecarui membru al echipei, incluzand date despre existenta profesionala, realizarile profesionale, locuri de munca avute, cu date exacte si motivele schimbarii serviciului, studii (scoli urmate, diplome obtinute, absolviri, cu date exacte). De asemenea, trebuie descrisa si personalitatea membrilor echipei de conducere si modul cum ei se completeaza reciproc. Financiarii investigheaza nu numai creditul de care se bucura firma ci si cel al echipei de conducere.

h. Descrierea generala a afacerii. Pentru familiarizarea creditorilor si investitorilor cu natura afacerii, intreprinzatorii trebuie sa cuprinda in planul de afaceri si o descriere generala a afacerii. Ea trebuie sa inceapa cu prezentarea scopurilor generale ale afacerii si o definire mai limitata a obiectivelor sale imediate. Scopurile se refera la o perioada mai mare de timp, reflectand intentia firmei intr-un viitor mai indepartat. Ele reprezinta aspiratiile care ghideaza directia generala a afacerii si exprima ratiunea de a fi a firmei.

Obiectivele sunt sarcini specifice pe termen scurt care pot fi atinse, masurabile si controlabile. Fiecare obiectiv trebuie sa reflecteze un anumit scop general al afacerii si cuprinde o tehnica de masurare a progresului inregistrat de firma.

Descrierea generala a afacerii trebuie deci sa cuprinda situatia actuala a afacerii si sa identifice factorii cheie ai succesului. Cu alte cuvinte, trebuie precizat domeniul de activitate al afacerii (comert, servicii, industrie), produsele si/sau serviciile, clientii. De asemenea, se va reflecta stadiul afacerii: noua, expansiune, preluarea unei afaceri existente. Nu trebuie omisa nici forma de societate comerciala a firmei. Se va arata si modul in care va ajunge profitabila afacerea, data cand va incepe sa se deruleze. Raspunsurile vor fi, desigur, diferentiate in functie de faptul daca afacerea este incipienta sau este o preluare a unei afaceri existente. Tot in acest subcapitol se vor prezenta si influentele reglementarilor guvernamentale si legislative asupra derularii afacerii.

i. Strategia generala afacerii. Una din cele mai importante parti ale planului de afaceri o reprezinta conceptia intreprinzatorului privind strategia care trebuie adoptata in competitie. Ea trebuie sa precizeze modul in care intentioneaza sa actioneze intreprinzatorul pentru realizarea obiectivelor in conditiile mediului concurential. De asemenea, trebuie descrisa imaginea pe care vrea s-o proiecteze afacerii intreprinzatorul. De exemplu, un magazin de imbracaminte poate sa-si proiecteze cateva imagini: calitate ridicata, magazin de marfuri clasice, un magazin de moda, un debuseu orientat economic. In acest subcapitol se vor proiecta metodele pe care le va putea folosi firma pentru a da raspuns la intrebarea cheie privind succesul mai timpuriu al afacerii. Daca se va considera ca succesul poate fi asigurat intr-un anumit domeniu, se va elabora un plan de actiune privind modul de abordare al acestui domeniu.

j. Descrierea produselor/serviciilor firmei. Planul de afaceri trebuie sa cuprinda si o descriere generala a produselor/serviciilor firmei si a modului lor de folosire. Descrierea trebuie facuta in asa fel incat creditorii si investitorii sa fie convinsi ca oferta prezentata de intreprinzator este mai eficienta decat cea a concurentei. Se pot folosi in acest sens desene, diagrame si fotografii sau mostre. De mare ajutor poate fi prezentarea pozitiei produsului in cadrul ciclului sau de viata. Financiarii sunt deosebiti de interesati de existenta unor patente si drepturi de autor care sa protejeze produsul si sa impiedice concurenta de a anula produsul, odata ce acesta are succes pe piata. Planul de afaceri trebuie sa cuprinda si o comparatie a produselor sau serviciilor firmei cu cele ale competitorilor, prezentand elementele specifice si caracteristicile ce dau unicitate produselor sau serviciilor. Trebuie, de asemenea, aratata evolutia produselor. Investitorii rareori sprijina firma care realizeaza un singur produs. De aceea, se vor arata ce noi produse sau servicii pot fi generate si cand pot fi introduse acestea.

Pentru produse se va face si o descriere a procesului de productie, materiile prime de baza necesare si sursele lor de aprovizionare. De asemenea, se vor arata metodele de productie folosite si se va prezenta o schita a amplasarii fabricii.

k. Strategia de marketing. Unul din aspectele esentiale asupra carora se opresc creditorii sau investitorii potentiali il reprezinta piata. Ei studiaza daca produsele sau serviciile firmei au o piata reala sau nu. Fiecare intreprinzator solicitant de fonduri trebuie sa includa in planul de afaceri o descriere a obiectivelor pe care le are firma pe anumite piete, precum si a caracteristicilor acestor piete. Aceasta sectiune trebuie sa inceapa cu identificarea pietei de desfacere, specificandu-se categoria cumparatorilor, prezentandu-se apoi intinderea pietei. De asemenea, sa va arata evolutia pietei (dezvoltare, stationare sau in declin), motivatia cumpararii produselor sau serviciilor, segmentarea pietei, locului produsului pe piata, posibilitatea extinderii pietei.

Pentru a se constata daca o piata este profitabila, trebuie parcurse doua etape

1. Evidentierea interesului de care se bucura produsele/serviciile pe o anumita piata. Intreprinzatorul trebuie sa fie capabil sa demonstreze ca clientii de pe piata sa au nevoie de bunurile si serviciile pe care le ofera. Acest lucru este deosebit de greu de aratat in cazul unei afaceri noi.

2. Studierea cerintelor pietei. Planul de afaceri trebuie sa cuprinda si aspecte privind dinamica pietei, prezentandu-se in acest sens date concrete. In acest sens deosebit de utile ii sunt intreprinzatorului chestionarele care reflecta cerintele consumatorilor, studiile demografice, revistele de specialitate. Datele concrete privind piata sunt deosebit de importante deoarece ele reprezinta baza tuturor proiectelor financiare ale firmei din cadrul planului de afaceri.

Intreprinzatorul trebuie sa descrie si concurenta pe care o intalneste pe piata. Subestimarea concurentei poate fi fatala. Obtinerea de informatii privind ponderea concurentilor pe piata, produsele si strategiile folosite nu este, de regula, dificila. Tot aici trebuie sa se arate si avantajele pe care le are firma fata de competitori, precum si canalele de distributie care vor fi folosite. De asemenea, trebuie sa se evidentieze si politica generala a preturilor, precum si politicile promotionale folosite.

l. Informatiile financiare. Creditorii si investitorii analizeaza cu foarte multa atentie informatiile financiare cuprinse in planul de afaceri. Ei folosesc, de asemenea, situatiile financiare ale firmei pe anii precedenti pentru a analiza sanatatea financiara a firmei si posibilitatea ei de a rambursa imprumuturile sau de a obtine un venit corespunzator. Intreprinzatorul trebuie sa elaboreze cu atentie si proiecte financiare pe urmatorii ani. Pentru aceasta se utilizeaza unele documente de control, cum sunt bilantul, declaratiile de venit, fluxul de casa. De asemenea, pentru a elabora un plan de afaceri cat mai convingator va trebui sa foloseasca analiza punctului critic si analiza deviationala si sa proiecteze un flux de casa adecvat de casa.

m. Propunerea de imprumut In acest subcapitol al planului de afaceri se prezinta scopul imprumutului, suma ceruta si termenele de restituire a imprumutului. Scopul imprumutului trebuie sa fie descris in mod detaliat, precizandu-se modul exact de folosire a fondurilor. O formulare a scopului folosirii fondurilor de genul 'modernizare', 'fond de rulment' sau 'expansiune' este insuficienta si este greu de presupus ca va fi acceptata ca fiind multumitoare de catre creditor sau investitor. De aceea, se vor face descrieri amanuntite cum ar fi, de exemplu, modernizarea productiei prin introducerea a cinci noi razboaie de tesut de mare randament care vor mari productivitatea cu 10%.

Intreprinzatorul trebuie, de asemenea, sa precizeze suma exacta ceruta ca imprumut, anexand si unele date ajutatoare, cum sunt volumul vanzarilor trecute si nivelul productiei realizate. El nu trebuie sa ceara o suma mai mare de bani pentru a obtine macar o parte din ei, deoarece financiarii sunt familiarizati cu structura costurilor industriale si comerciale.

Un alt element cheie al propunerii de imprumut sau investitie il reprezinta programul de rambursare a fondurilor solicitate. Bancherul vrea sa fie sigur ca solicitantul ii va restitui capitalul si dobanda, iar investitorul doreste sa obtina o anumita rata a profiturilor. Proiectele financiare trebuie sa reflecte capacitatea firmei de a rambursa imprumutul si de a realiza un venit corespunzator. Fara o astfel de dovada, cererea de imprumut este grea de crezut ca va fi acceptabila.

In sfarsit, intreprinzatorul trebuie sa includa si un plan de evaluare in timp a proiectului propus. In acest sens se va arata data estimata a lansarii proiectului si termenele principale de realizare a diferitelor etape.