Gestiunea stocurilor si depozitarea

Academia de Studii Economice

Facultatea de Marketing

Gestiunea stocurilor si depozitarea

Gestiunea stocurilor si depozitarea

Aprovizionarea cu materii prime si materiale    pentru o buna desfasurare a procesului de productie reprezinta una din cele mai importante activitati ale unei inteprinderi. Astfel este necesara constituirea unui stoc care reprezinta un volum de materiale provizoriu neutilizat.

Stocurile de productie reprezinta totalitatea resurselor materiale destinate consumului productiei, aflate in depozitul intreprinderilor consumatoare.

Stocul de productie este format din:

* stoc curent

* stoc de siguranta

* stoc pentru transport intern

* stoc de iarna

Stocul curent reprezinta cantitatea de materiale necesare pentru asigurarea procesului de productie intre doua aprovizionari consecutive. Marimea sa este este deteminata de consumul mediu zilnic si de intervalul de timp dintre doua aprovizionari succesive. Stocul curent este o marime dinamica care inregistreaza un nivel maxim la data cand se primeste un lot de livrare de la furnizori; nivelul minim se inregistreaza la incheierea intervalului dintre doua aprovizionari succesive, prin trecerea in consum a ultimelor cantitati aflate in stoc. Pentru desfasurarea continua a procesului de productie este necesar ca atunci cand stocul curent atinge nivelul minim sa soseasca o noua comanda. In cazul in care furnizorul nu respecta termenele de livrare, lotul de livrare nu corespunde cantitativ sau calitativ sau ritmul consumului a fost mai rapid decat cel estimat, stocul curent nu poate fi reantregit in momentul atingerii nivelului minim, iar procesul de productie poate inregistra intreruperi. Pentru a evita aceasta situatie se formeaza un stoc de siguranta.

Stocul de siguranta reprezinta cantitatea de materiale necesara pentru asigurarea continuitatii procesului de productie in cazul eventualelor intreruperi in aprovizionare, ca urmare a unor neregularitati in procesul de productie al furnizorului sau in transport, precum si in cazul in care a crescut consumul mediu zilnic, stocul curent fiind epuizat mai repede. Stocul de siguranta se modifica in timp, in functie de natura si structura productiei, particularitatile tehnologiei de fabricatie, conditiile de aprovizionare, el constituindu-se diferentiat pe fiecare tip de materie prima, material, semifabricat.

Stocul de conditionare sau de pregatire cuprinde cantitatea de materiale necesara pentru asigurarea continuitatii procesului de productie in cazul eventualelor stationari ale materialelor inainte de a fi introduse in productie in scopul efectuarii unor operatii de conditionare impuse de procesul tehnologic.

Stocul pentru transport intern reprezinta cantitatea de materiale necesara pentru asigurarea continuitatii procesului de productie in cazul in care sunt necesare transporturi de la un depozit central la punctele de consum.

Stocul de iarna cuprinde cantitatea de materiale necesara pentru asigurarea continuitatii procesului de productie in timpul iernii, cand nu este posibila exploatarea unor materiale datorita conditiilor climaterice nefavorabile.

Normatarea stocului curent in unitati de timp se face fie pe baza termenelor contractuale, fie pe baza intervalului mediu intre aprovizionarile consecutive realizate in anul de baza.

Stocul curent exprimat in unitati naturale se determina pe baza intervalului mediu dintre livrarile succesive si necesarul mediu zilnic.

Stocul curent exprimat in unitati valorice se obtine prin inmultirea marimii absolute a stocului curent exprimat in unitati naturale cu pretul unitar.

Stocurile contribuie la accelerarea vitezei de rotatie a mijloacelor circulante in masura in care ele sunt constituite la un nivel determinat dupa criterii economice. Astfel, daca existenta stocurilor intr-o intreprindere este o necesitate, marimea acestora se impune a fi determinata la strictul necesar, ca rezultat al unei temeinice

examinari a volumului de activitate, a consumurilor specifice, a conditiilor de aprovizionare, depozitare, a implicatiilor financiare pe care le genereaza constituirea si intretinerea lor.

Dimensionarea stocurilor de productie la niveluri mai mari decat nevoile reale ale productiei duce la aparitia stocurilor supranormative, ceea ce provoaca imobilizari de capital antrenat in cumpararea de materiale sau in produsele finite stocate si inca nevandute.

Dimensionarea la niveluri mai mici decat nevoile reale ale intreprinderii poate pune in pericol continuitatea procesului de productie si, ca urmare, provoaca micsorarea productivitatii muncii, marirea costurilor.

Este necesara efectuarea de analize si calcule economice care sa determine strategia si politica in domeniul formarii stocurilor de la o etapa la alta, in functie de noile conditii care apar pe piata de resurse materiale, de mutatiile in structura cererilor pentru consum sau de potentialul de furnizare a lor.

Printre factorii de care depinde marimea stocurilor se pot enumera:

* nesiguranta livrarilor;

* spatiul disponibil de depozitare;

* politica intreprinderii in acoperirea cheltuielilor de depozitare

Principalele probleme care se pun in fata agentilor economici sunt 'cand?' si 'cu cat?' trebuie sa se aprovizioneze o intreprindere astfel incat costul sa fie cat mai mic, iar productia sa se desfasoare in conditii bune. Optiunile pentru constituirea si marimea stocurilor sunt influentate de raspunsul la intrebarea 'ce avantaje si ce pierderi se inregistreaza daca se stocheaza mai mult sau mai putin, pentru perioade mai lungi sau mai scurte de timp?'

Teoria matematica a stocurilor permite stabilirea momentului si volumului aprovizionarii astfel incat politica urmarita sa fie optima. Ea utilizeaza modele matematice pentru determinarea regulilor de gestiune optima a materiilor prime, materialelor si produselor finite, cu scopul minimizarii cheltuielilor de aprovizionare-stocare in conditiile in care sa se asigure realizarea continua, eficienta a procesului de productie.

Aceste modele economico-matematice permit utilizarea intensiva, cu maxima eficienta, a capacitatilor de productie si a resurselor de munca prin furnizarea la timp, in marimea si structura necesara a resurselor materiale solicitate de procesele productive.

Gestiunea stocurilor poate fi privita in doua acceptiuni:

a. in sens restrans, de evidenta propriu-zisa, in care se urmareste miscarea materiilor prime, materialelor ( intrarile, iesirile, stocul initial, stocul final );

b. in sens larg, de modelare si optimizare a proceselor de stocare prin luarea in considerare a costurilor implicate de existenta stocurilor in intreprinderi.

Sistemele moderne de gestiune a stocurilor presupun ca fiecare unitate

economica sa raspunda urmatoarelor cerinte:

* determinarea cantitatii optime de comandat,

* determinarea perioadei optime de aprovizionat,

* determinarea stocului de siguranta optim in conditiile minimizarii

cheltuielilor.

Definirea modului de aprovizionare este un obiectiv principal al problemelor de stocare si reprezinta de fapt 'intrare' in sistemele cibernetice. In lucrarile de specialitate privind teoria matematica a stocurilor se considera ca elementele principale ale unui proces de stocare sunt:

A - cerere pentru consum

B - cantitatea sau necesarul de aprovizionat

C - lotul de livrare

D - parametrii temporali

E - costurile

A - Cererea pentru consum este un element de baza care conditioneaza nivelul si ritmul eliberarilor de materiale din stocuri si implicit volumul si ritmul aprovizionarilor care asigura reantregirea lor.

Cererea poate fi cunoscuta pe toata perioada de gestiune, caz in care

procesul de formare a stocurilor si, respectiv, modelele de dimensionare a acestora sunt deterministe. Cererea poate fi insa necunoscuta dar previzibila, cum este cazul materialelor destinate fabricatiei produselor solicitate la prezentare intamplatoare sau pe baza de comenzi imprevizibile, ca si al resurselor necesare activitatii auxiliare, a celor destinate efectuarii unor reparatii accidentale; in acest caz, ea poate fi considerata ca o variabila aleatoare cu distributie data, iar modelele economico-matematice de calcul sunt de natura probabilistica. In aceste conditii, natura si

caracteristicile cererii se stabilesc pe baza de observatii, prin studii de prognoza, serii de date statistice etc.; masa datelor culese se prelucreaza cu ajutorul statisticii matematice, acestea reprezentand 'informatia initiala' care conduce atat la alegerea

modelului de calcul, cat si la procedeele de optimizare. De regula, cererea de materii prime, de componente si subansambluri este dependenta de esalonarea calendaristica si dimensionala a programelor de fabricatie.

B - Cantitatea sau necesarul de aprovizonat pentru perioada de gestiune luata in calcul exprima volumul de resurse care urmeaza a fi asigurat de la terti furnizori; in modelele de optimizare se ia ,frecvent, in calcul si necesarul pentru indeplinirea    rogramului.

C - Lotul de livrare reprezinta cantitatea de materiale care se adduce la un moment dat de la furnizori. Baza de calcul este necesarul de aprovizonat; aceasta inseamna ca de cantitatea de materiale care se prevede sau se comanda sa se aduca de la furnizor, cu ocazia uneireaprovizonari, depinde marimea lotului de livrare. Acest element

imbraca, in practica ceonomica si teoria de specialitate, si denumirea de lot de reaprovizonare sau cantitate comandata.

D - Parametrii temporali care intervin in procesele de stocare sunt:

- perioada de gestiune care, de obicei, se considera a fi de un an; ea poate fi delimitata si la nivel de semestru sau trimestru in functie de specificul activitatii unitatii economice ( cu productie continua sau sezoniera), de natura cererii pentru consum, de caracteristicile surselor de furnizare sau de conditiile de transport etc.;

- intervalul de timp dintre doua aprovizonari succesive reprezinta perioada de timp care se scurge intre o intrare anterioara de materiale in unitatea economica si cea imediat urmatoare, sau intre doua reintregiri succesive ale stocului curent cu resurse de la furnizori;

- durata de aprovizionare reprezinta timpul care se scurge din momentul calendaristic la care s-a emis comanda de aprovizonare(sau s-a initiat actiunea de aprovizonare) pana la sosirea partii de materiale livrate de furnizor in depozitele unitatii beneficiare;

- momentul calendaristic de declansare a actiunii de aprovizonare reprezentat de data la care se emit comenzile de aprovizonare sau se ia legatura cu furnizorul pentru efectuarea livrarilor urmatoare programate ( denumit si data de aprovizionare).

E - Costurile, respectiv cheltuielile care sunt antrenate de comandarea-cumpararea resurselor materiale si derularea procesului de aprovizionare-stocare (cheltuielile cu aducerea materialelor, depozitarea, stocarea etc.), din care, in calcul se iau, de regula,

urmatoarele:

-costul de lansare a comenzii, care include toate cheltuielile ce se fac incepand cu intocmirea comenzii, trimiterea acesteia la furnizor, cheltuielile de transport ale lotului de livrare inclusiv cu deplasarile de delegati ai beneficiarului la furnizor.In general, aceste cheltuieli sunt fixe pentru o comanda;

- costul de stocare, care cuprinde suma cheltuielilor ce trebuie efectuate pe timpul stationarii resurselor materiale in stoc si anume: cheltuieli cu primirea-receptia, transportul in interiorul depozitului, manipulare, depozitare propriu-zisa, conservare,

paza, evidenta, eventuale perisabilitati normale; efectul imobilizarii fondurilor financiare aferente; dobanzi, taxe, impozite, etc.; cheltuieli cu amortizarea spatiilor de depozitare, a dotarilor aferente, a celor cu plata salariilor lucratorilor care isi desfasoara activitatea in cadrul depozitelor; cheltuieli cu uzura morala a resurselor materiale.

Costurile de stocare cuprind categorii de cheltuieli care prin natura lor pot fi variabile in raport cu marimea cantitatii stocate ( cum sunt, de pilda: dobanzile bancare pentru creditarea cumpararii si stocarii materialelor, efectul imobilizarii fondurilor financiare, cheltuieli de conservare-pastrare sau cu uzura morala) si

conventional-constante ( cheltuielile cu amortizarea fondurilor fixe, cu paza si securitatea contra sustragerilor sau incendiilor, cu evidenta, cu iluminatul, etc.);

-costuri suplimentare corespunzatoare lipsei materialelor in stoc, de penalizare sau de penurie, care apar la un moment dat cererea este mai mare decat stocul si, deci, nu poate fi acoperita; in acest caz se fac cheltuieli suplimentare pentru satisfacerea operativa a cererii pe alte cai ( reaprovizionari suplimentare de la alti furnizori,

urgentarea sosirii mai devreme a loturilor programate, folosirea de materii prime de alta calitate sau dimensiune-configuratie).

Intotdeauna, epuizarea stocului inainte de sosirea unui nou lot de materiale conduce la asemenea cheltuieli suplimentare, care cresc proportional cu partea din cererea nesatisfacuta si cu durata lipsei resursei respective. De regula, lipsa de resurse in stoc se evita, pentru ca ii sunt proprii efecte economice nefavorabile mai mari decat

suprastocarea. Penalizarile si amenzile apar in cazul ruperii de stoc cu comenzi care pot fi amanate. Daca nu pot fi amanate comenzile, atunci costul ruperii stocului reprezinta tocmai beneficiul care s-ar obtine prin vanzarea produselor respective.

Depozitarea

Depozitul este un spatiu in care se stocheaza marfurile. El poate apartine producatorului (magaziile de produse finite, depozitele de materii prime), unui angrosist (depozite intermediare din care se fac repartitii), unui detailist (un depozit central din care este alimentat depozitul magazinului) sau unui agent comercial. Depozitele pot fi in proprietatea comerciantilor sau pot fi inchiriate.

Principalele tipuri de depozite sunt:

a)depozite de colectare - in ele se depun loturi mici pentru a se forma loturi mari pentru expeditie ;

b)depozite de repartizare - acumuleaza loturi mari pentru a se livra loturi mici ;

c)depozite de pastrare - sunt necesare cand productia nu are acelasi ritm cu cererea (ex. legumele) ;

d)depozite de tranzit - permit schimbarea mijlocului de transport (exista in gari sau porturi) .

In functie de specializarea pe care o au, depozitele pot fi:

a)depozite strict specializate - se amenajeaza pentru pastrarea produselor ce necesita conditii speciale (ex. sare, cartofi, etc.) ;

b)depozite specializate - sunt organizate pentru grupe de marfuricare au nevoie de aceleasi conditii de pastrare (confectii, cosmetice, etc.) ;

c)depozite combinate - sunt destinate pentru mai multe tipuri de marfuri (textile, incaltaminte, etc.) ;

d)depozite generale - pentru categorii de produse (alimentele);

e)depozite mixte - pentru a putea stoca mai multe categorii de produse.

In functie de orientarea lor, depozitele sunt :

a)depozite orientate spre productie - amplasate astfel incat sa colecteze marfurile de la mai multi producatori;

b)depozite orientate spre clienti - amplasate astfel incat sa alimenteze mai multe puncte de servire.

Locul de amplasare al depozitului se alege in functie de:

gradul de dezvoltare al retelei de transport.

operatiile suplimentare ce trebuie efectuate asupra produselor (conservare, ambalare)

durata timpului de depozitare (de la cateva zile la cateva luni)

de caracterul cererii (uniforma sau neuniforma)

de momentele aprovizionarii (ritmic sezonier)

de particularitatile geografice

de costurile transportului si depozitarii.

Amenajarea depozitului este in functie de:

constructia sa: suprafata, inaltime,

specificul produselor:conditii de temperatura, umiditate modalitati de intretinere a produselor;

modul de ambalare: fiecare ambalaj asigura o anumita protectie, are forme diferite, necesita alte mijloace de manipulare si alte modalitati de stocare

Operatiile ce se executa in depozite sunt:

• primirea produselor: descarcare, manipulare, receptie cantitativa si tehnica,
• depoziterea: pastrarea si conservarea
• comisionarea (formarea noilor loturi comandate): necesita fractionarea, ambalarea si etichetarea marfurilor
• expeditia: incarcare, transport, gestiunea documentelor utilizate.

Toate aceste operatiuni se pot desfasura in spatii distincte sau in perimetrul aceleiasi suprafete, in functie de dimensiunile depozitului, marimea si structura asortimentului de marfuri, proprietatile naturale si tehnice ale produselor,frecventa de aprovizionare, echipamentele tehnice necesare, sistemul de preluare a ambalajelor goale.

Depozitarea marfurilor: pastrarea marfurilor in afara spatiilor de vanzare - cu scopul de a le pune la dispozitia clientelei, la un moment dat, pentru o vanzare continua - presupune existenta unui spatiu de depozitare, a carui marime este conditionata de:

numarul si suprafata raioanelor de vanzare;

specificul marfurilor in functie de frecventa si structura aprovizionarilor.

Organizarea interioara a depozitului trebuie sa respecte o serie de reguli:

a) mentinerea ordinei si sigurantei de pastrare a marfurilor;

b)    identificarea cu usurinta a fiecarui articol;

c)    accesul facil la fiecare articol fara a deplasa alte produse;

d)    preluarea marfurilor din depozit dupa principiul "primul intrat, primul iesit".

Stocarea in depozit se face in functie de viteza de circulatie a produselor depozitate. Produsele depozitate pentru un timp scurt sunt stocate in apropierea culoarului principal de circulatie, cele care sunt stocate pentru mult timp sunt asezate in zonele mai indepartate.

Zona I - se stocheaza marfuri care au

o viteza mare de circulatie

Zona II - se stocheaza marfuri care au

o circulatie lenta

Zona III - se pastreaza stocurile de

rezerva

Ca tehnici de depozitare pot fi:

Depozitarea pe sol - produsul depozitat va fi asezat nemijlocit pe podea si daca ambalajul prin capacitatea si stabilitatea lui, permite suprapuneri, acestea se fac pana la o anumita inaltime, corespunzatoare conditiilor tehnice ale muncii:

inaltimea maxima pana la care pot fi preluate manual in conditii de siguranta este de 1,60 m;

inaltimea maxima de ridicare normala este de 1,40 m;

inaltimea maxima atinsa cu o mana este de 2 m.

Depozitarea pe rafturi - se pot folosi rafturi simple, stivuirea cu rame, palete, dulapuri cu sertare.

Ambalajele goale in care au fost primite marfurile (cutii, sticle, lazi, etc.) se impart in:

ambalaje goale cu obligatia de a fi restituite (palete, recipienti, alte feluri de ambalaje de transport),

ambalaje refolosibile (sticle, borcane)

ambalaje nerestituibile, dar care pot fi vaolrificate.

Necesarul de suprafata destinat depozitarii ambalajelor goale depinde de:

numarul unitatilor livrate;

timpul de asteptare al ambalajului gol;

volumul ambalajelor;

posibilitatile de stivuire a ambalajelor.

Echipamentele folosite in depozit sunt:

pentru stivuire - paleti, recipiente, rafturi, containere;

pentru conservare - frigidere, camere frigorifice, instalatii de aerisire;

pentru manipulare - masini de ridicat, manipulatoare;

pentru transport - electrocar, motostivuitor, etc.

Munca in depozit trebuie mecanizata si chiar informatizata.

Mecanizarea este necesara pentru ca se ridica si se manipuleaza cantitati mari de produse. Acest lucru nu depinde numai de dotarea depozitului, ci de intreg sistemul logistic (modul cum producatorul trimite marfurile, modul cum clientii doresc marfurile).

Folosirea de paleti si de containere usureaza mecanizarea muncii. Informatizarea este necesara pentru evidenta produselor, regasirea lor, optimizarea stocurilor si a transportului.

In depozite este important sa se respecte normele de protectie a muncii. Specificul muncii, nivelul mai scazut de calificare al muncitorilor face ca un procent mare de accidente sa aiba loc in depozite.

Bibliografie

Radu Emilian, Tigu Gabriel-Managementul operatiunilor in intreprinderile de servicii, ed. ASE, 2005

Laurentiu Dan Anghel-Business to business marketing, ed. ASE, 2004

www.forstudents.ro

www.compusoft.ro

Carstea G., Asigurarea si gestiunea resurselor materiale-Marketingul aprovizionarii, Economica, 2000