Optiuni de organizare a personalului de vanzari

1. Principii de organizare

2. Tipurile de organizare a personalului de vanzari

3. Determinarea dimensiunilor personalului de vanzari

1.Principii de organizare

Organizarea personalului de vanzari incearca sa impace principiile crearii unei structuri optime de organizare cu nevoile dinamice ale pietei.

Vanzarea nu se realizeaza in conditiii de izolare, este nevoie sa se stabileasca niste directii clare de actiune, pe baza carora, sa se determine obiectivele globale de mk si comerciale, activitatile de vanzare si gradul de specializare presupus de acestea.

Metodele de calculare a dimensiunilor personalului de vanzari trebuie utilizate cu multa atentie deoarece nici una dintre ele nu reuseste sa diferentieze in vanzari cantitatea de calitate. Procesul de organizare a fortei de vanzare presupune, in primul rand, o definire clara a obiectelor, in al doilea rand, trebuie specificat rolul lucrarilor in vanzari, identificarea sarcinilor ce trebuie indeplinite si gruparea activitatilor in proiecte concrete, tinindu-se seama de a desemna autoritate si responsabilitati clare si nu in ultimul rand va trebui asigurat un control eficient.

Sase concepte ce trebuie luate in considerare de catre organizatie ( atunci cind proiecteaza structura de organizare a personalului de vanzari)

1. Structura de organizare sa fie orientata spre mk. Fundamental pentru o firma trebuie sa fie deservirea si satisfacerea nevoilor clientilor
2. Forma de organizare trebuie sa aiba in vedere activitatile, nu oamenii. Conducerea trebuie sa ia in seama efectuarea activitatii, nu satisfacerea intereselor anumitor persoane. Normal este sa se gaseasca oamenii necesari pentru o activitate aparuta, nu crearea unei slujbe pentru o anumita persoana.
3. Delegarea de autoritate si detinerea responsabilitatii. Cu cat deleaga mai multa autoritate si mai multe responsabilitati angajatilor, cu atat mai implicati si mai motivati vor fi acestia.
4. Un numar rezonabil de persoane controlate. Un control mai putin extins reduce ambiguitatea rolurilor si influenteaza pozitiv performanta comerciala.
5. Formele de organizare a vanzarii trebuie sa fie stabile si flexibile. Stabilitatea este importanta pentru a asigura cantitatea unei afaceri, in timp ce flexibilitatea permite firmei sa se adapteze usor la conditiile de piata, la profilul unui client si la conditiile concurentiale.
6. Agenti sau personal de vanzari propriu. Agentii de vanzari lucreaza in regim de concesiune comerciala, neavand drept de proprietate, activitatea lor se desfasoara in regim de comision. In prezent agentii sunt cautati din ce in ce mai mult pentru cunostintele lor in probleme de piata. Personalul intern de vanzari este recomandat a fi folosit acolo unde este necesar un control strict al vanzarii, unde este necesar sa se cultive relatia cu clienti sau unde sunt necesare cunostinte tehnice aprofundate.

Indiferent de forma de organizare a vanzarilor abordata, firmele trebuie sa aiba o strategie de vanzari coerenta si sa stie sa-i motiveze pe cei care le vand produsele.

2. Tipurile de organizare a personalului de vanzari

1. Organizarea in functie de geografia teritoriului

Specific este faptul ca fiecare agent de vanzari este responsabil intr-o zona de piata de indeplinirea tuturor sarcinilor, de toate produsele si de toti clientii existenti sau potentiali. Aceasta structura este folosita in special de organizatii mari, avantajul principal fiind reducerea timpului de deplasare si a cheltuielilor aferente. Alte avantaje : fiecare agent de vanzare ajunge sa-si cunoasca foarte bine clientii si teritoriul , gradul de confuzie este redus, deoarece se evita contactarea aceluiasi client de mai multe ori.

2. Organizarea de produs

Specializarea pe produse devine atractiva in cazul in care o firma are mai multe linii de produse diferite din punct de vedere al complexitatii tehnice, al tipului de utilizatori si al profitabilitatii.

Avantaje  Fiecare agent de vanzari isi cunoaste bine produsul , aceasta insemnand ca poate satisface mai bine cerintele diferitilor clienti.

Dezavantaje : Pot aparea probleme de genul suprapunerilor de activitati sau contactarea de mai multe ori a aceluiasi client.

3. Organizarea in functie de piata

Nu este un tip de oraganizare des intalnit, dar este unul important deoarece reprezinta o specializare bazata pe nevoile clientilor, aceasta permite vanzatorilor sa isi cunoasca mai bine clientii si cerintele lor

4. Tipurile combinate

O organizare ce presupune mixarea primelor 3 tipuri de organizari.

Caracteristicile clientilor actuali si potentiali

Aceasta organizare trebuie sa aiba in vedere, in primul rand, interesele clientilor

6. Procesul de cumparare

Activitatea de vanzare si modul de distribuirea a personaluluui sunt afectate de complexitatea deciziilor care determina cumpararea, de numarul persoanelor implicate in procesul de achizitie, precum si de frecventa si posibilitate amanarii cumpararii.

7. Potentialul

Activitatea comerciala trebuie directionata in functie de potentialul de realizare a vanzarilor. Factorii de care trebuie sa se tina seama sunt :

Deciziile de cumparare care se iau la nivel de grup

Rolul intermediarilor din canalele de mk

Stiinta vanzatorului de a face demonstratii si de a-si instrui clientii

Sustinerea si influenta promotionala

Resursele disponibile

8. Managementul conturilor cheie (MCC) = tendinta de centralizare a unitatilor cumparatoare intr-un numar mai mic face ca firmele sa se organizeze astfel incat sa se poata ocupa cat mai bine de clientii importanti. Contuile cheie ale unei firme sunt reprezentate de clienti ce au o importanta strategica si care au una dintre urmatoarele caracteristici :

a)      Reprezinta o portiune substantiala a activitatii firme

b)     Sunt o veriga intr-un lant de aprovizionarea a carui eficienta este conditionata de cooperarea cu ei

c)      Relatia cu acestea presupune nu numai furnizarea de bunuri ci si alte servicii (asistenta tehnica, credit comercial, transport)

3. Determinarea dimensiunilor personalului de vanzari

Tipul de organizare adoptat penrtu vanzari afecteaza marimea personalului de vanzari, gRadul de specializare, dar si natura activitatii de vanzare, care poate fi de dezvoltare sau de intretinere.

Alte aspecte importatnte care contribuie si ele la determinarea personalului de vanzari sunt :

Reprezentarile demonstrative

Negocierea pretului

Explicarea politicii companiei

Furnizarea de infornatii cu privire la firmele concurente

Verificarea stocurilor

Activitatile expozitionale

Procesarea reclamatiilor

Problemele de creditare

Cautarea de noi oportunitati de afaceri

Intocmirea de situatii si rapoarte

Principalele metode in determinarea dimensiunilor personalului de vanzari

A. Metoda normei de lucru = se bazeaza pe determinarea unui indicator compozit format din cantitatea totala de timp avut la dispozitie; timpul alocat pentru activitati de vanzare si timpul petrecut cu fiecare client existent sau potential.

Timpul total de lucru aflat la dispozitia fiecarui agent de vanzari

40 ore/sapt*48saptamani = 1920 ore

(4 sapt zile libere)

Timpul de lucru alocat activitatilor de vanzari

Transport :25% din totalul timpului

Mese si pauze :12% din totalul timpului

Asteptare :15% din totalul timpului

Vanzare :30%

Probleme administrative :18%

Timp disponibil pentru vanzare :1920 ore *30%=576 ore

Clasificarea clientilor pe baza volumului potential de vanzari

De exemplu :

Clientul A (conturi mari  )

Clientul B (conturi medii ; 2000)

Clientul C (conturi mici ; 5000)

Stabilirea duratei cea mai potrivita pentru un contact si frecventa contactelor pentru fiecare tip de client (cont)

A ---- 60min/contact, odata la 2 sapt.

B----- 30 min/contact , odata la 4 sapt

C----- 15 min/conatct ,odata la 8sapt

Cat de mare este norma de lucru :

A---- 500*60 min *24 contacte an = 12000 ore

B---- 2000*30 min*12contacte an=12000 ore

C---- 5000*15min*6 contacte/an=6000 ore

TOTAL=30000 ORE

SE CALCULEAZA NR DE AGENTI DE CARE FIRMA ARE NEVOIE:

30.000/576=52 AGENTI

Met presup ptr fiecare agent o norma de lucru egala ca nr de contiri,de contacte si de calatorii.

B. Metoda potentialului de vanzare :

N=S/P +T(S/P) sau N=S/P(1+T)

N = numarul de agenti de vanzare

S = prognoza vanzarilor

P = nivelul productivitatii individuale

T = fluctuatia personalului de vanzari in %

EX:S=20 MIL EURO,T=10%,P=500000 EURO, dimensiunea pers de vz va fi :

20/0,5*(1+0,10)=40*1,1=44 de vz

Problema acestei metode consta in estimarea fiecarei variabile in special P si T in conditiile in care prin efectul vanzarilor pierdute si prin nivelul de productivitate individuala variata de ele.

C. Metoda incrementala :

S(P)-C>0

Este bazata pe relatia directa dintre valoarea vanzarilor si activitatea comerciala a fiecarui agent de vanzare in conditiile in care toti ceilalti factori ar fi constanti.

S = volumul vanzarilor

P = marja de profit din vanzari

C = costurile cu agentii de vanzari

Problema acestei metode consta in faptul ca agentii ajung dependenti de vanzare in loc sa fie creatori .