BUGETUL FLUXULUI DE LICHIDITATI

BUGETUL FLUXULUI DE LICHIDITATI

Intocmirea bugetului de lichiditati

Monitorizarea situatiei lichiditatilor unei organizatii neguvernamentale este una dintre cele mai importante activitati ale directorului. Bugetul de lichiditati este diferit de bugetul anual de venituri si cheltuieli sau de bugetul operational si nu este analizat sau aprobat de catre consiliul director. Bugetul operational prevede estimari de venituri si cheltuieli pe o baza anuala. Bugetul de lichiditati estimeaza datele la care organizatia va face incasarile si platile.

In mod obisnuit, previziunea acopera perioada unui an si este impartita in mini-previziuni separate pe fiecare luna sau saptamana. Bugetul de lichiditati este cel mai bun instrument pe care va puteti baza pentru a aborda procesul de luare a deciziilor financiare intr-o maniera informata in domeniul organizatiilor neguvernamentale. Concret, acesta:

Raspunde la intrebari legate de lichiditatile disponibile pentru investitii, cand anume sunt acestea disponibile, si pe ce perioada de timp

Identifica crizele de lichiditati care necesita finantare pe termen scurt, si

Poate avertiza cu privire la crize potentiale de incasare a veniturilor sau plati mari neprevazute care nu au fost planificate in bugetul initial si care ar putea avea ca rezultat un deficit.

Tipuri de bugete de lichiditati

Toate bugetele de lichiditati previzioneaza incasarile si platile pe o perioada data de timp si variaza in functie de perioada de timp acoperita. Exista trei tipuri de bugete de lichiditati:

Bugetul anual de lichiditati

Bugetul anual de lichiditati previzioneaza fluxul de lichiditati si situatia acestora pe o baza lunara. Bugetul operational anual este folosit pentru a determina cantitatea de lichiditati disponibila pentru plata cheltuielilor si pentru investitii. Mai jos gasiti un exemplu foarte simplu care arata cum poate fi intocmit un buget de lichiditati luand ca baza:

Veniturile estimate de $295

Cheltuielile estimate de $295

De asemenea, directorul organizatiei a stabilit ca intotdeauna pastram un sold minim de $10 in contul de lichiditati. Soldul minim este suma minima de bani pe care ne propunem sa o avem in permanenta in conturile organizatiei (la banca sau in numerar). Notati ca lunile aprilie si mai sunt lunile care au inregistrat suma cea mai scazuta, de $10. Este posibil sa pastram o parte a sumei de $10 intr-un cont de economii astfel incat sa poata fi castigata dobanda pentru o parte a lichiditatilor care este intotdeauna pastrata in contul bancar (conturile bancare).

Notati ca exista plati mai mari in lunile februarie si decembrie decat in alte luni. Exemple de nevoi mai mari de lichiditati, cum sunt acestea, ar putea fi reprezentate de achizitionarea unor echipamente sau de alte plati extraordinare de lichiditati.

Notati de asemenea ca se cheltuiesc in mod constant cel putin $15 pe luna. Ganditi-va la aceasta suma ca fiind o suma minima de cheltuieli operationale necesare pentru functionarea continua a organizatiei. Aceasta ar include cheltuieli cum sunt salariile, utilitatile si alte cheltuieli lunare recurente.

Bugetul lunar de lichiditati

Bugetul lunar de lichiditati ofera estimari ale fluxului de lichiditati si rezultatele estimate pe o baza saptamanala. Folosind exemplul lunii ianuarie din tabelul de mai sus putem stabili:

Veniturile estimate pe luna se ridica la $20

Cheltuielile estimate pe luna se ridica la $15

Un sold de $50 este reportat din luna anterioara.

Dorim sa pastram in conturi (curente si depozite) un minim de $10

Bugetul saptamanal de lichiditati

Bugetul saptamanal de lichiditati estimeaza fluxul de lichiditati si situatia acestora pe o baza zilnica. Folositi un buget saptamanal numai atunci cand aveti neaparat nevoie. Functioneaza la fel ca exemplele de mai sus cu exceptia ca soldul de lichiditati este estimat pe o baza zilnica. Rareori este nevoie ca o organizatie neguvernamentala sa estimeze lichiditatile atat de des.

Folosirea datelor istorice pentru previzionarea bugetelor de lichiditati

Aceasta este o alta abordare in pregatirea bugetului de lichiditati, mai complexa dar mai exacta si, prin urmare, mai folositoare. Ea necesita folosirea informatiilor privind incasarile de lichiditati pe surse de venituri si platile pe categorii de cheltuieli extrase pentru o perioada de trei - cinci ani din baza de date istorica. Aceasta procedura va arata asemanator cu Fisele pentru Estimarea Veniturilor, care au fost prezentate in capitolul privind Bugetul Anual. Daca alegeti aceasta metoda, colectati aceste date pentru cel putin fiecare luna, si calculati o medie lunara si procentul lunar din totalul anual. Informatiile referitoare la situatia lichiditatilor (atat depozite cat si plati) pot fi luate din extrasele de cont primite in fiecare luna. Aceste informatii istorice privind depozitele si platile efectuate pot fi apoi folosite la estimarea soldurilor de lichiditati.

Calculele si abordarea sunt foarte asemanatoare cu cele folosite la Fisele pentru Estimarea Veniturilor. Majoritatea organizatiilor neguvernamentale nu vor avea nevoie de o abordare atat de sofisticata si pot folosi abordarea de baza prezentata in "Exemplul de Buget Anual de Lichiditati" de la Figura 13.

Ce buget de lichiditati ar trebui sa foloseasca organizatia noastra?

O organizatie neguvernamentala trebuie sa intocmeasca cel putin un buget anual de lichiditati si apoi sa-l urmareasca indeaproape. Altii pot alege sa intocmeasca in plus si un buget lunar de lichiditati daca este necesar sa monitorizeze fluxul de lichiditati si mai indeaproape.

Previzionarea cheltuielilor

Cheltuielile sunt mai greu de previzionat deoarece acestea sunt mai putin previzibile. Cheltuielile sunt previzionate pe aceeasi baza ca si veniturile (zilnic, saptamanal, sau lunar). Exista trei categorii principale de cheltuieli:

Costuri cu salariile personalului

Stabilirea ritmului platilor aferente salariilor este usor identificat deoarece angajatii sunt platiti de obicei in mod regulat, lunar sau bilunar. Data de plata si suma sunt cunoscute dinainte iar plata este certa. Datorita acestui lucru, puteti anticipa suma salariilor de platit folosind datele istorice. De asemenea, intrucat plata este facuta in bani lichizi, ori prin transfer bancar catre conturile bancare ale angajatilor, impactul asupra contului organizatiei este imediat. Pentru a reduce costul tranzactiei si a economisi bani trebuie sa limitati plata salariilor la cel mult de doua ori pe luna. Intrucat costurile sunt distribuite echilibrat in mod normal de-a lungul anului pe baza numarului de perioade de plata, determinati costurile lunare cu salariile impartind bugetul anual pentru salarii la numarul de perioade de plata si apoi faceti ajustarea pentru variatiile de salarii sezoniere cum ar fi pentru angajatii sezonieri cu jumatate de norma. Intr-un ciclu de plata lunara (12 perioade de plata), exista o perioada de plata pe luna. Intr-un ciclu de plata bilunara (24 perioade de plata), exista doua perioade de plata pe luna.

Costuri pentru servicii si achizitii

Acest tip de cheltuiala este aproape imposibil de previzionat deoarece reprezinta multe mici achizitii care au loc de-a lungul anului in functie de nevoi. Identificati orice cheltuieli recurente cum ar fi costurile de utilitati si servicii contractuale care sunt mai previzibile si previzionati-le separat. Astfel se va reduce nesiguranta acestei categorii de cheltuieli. Pentru restul cheltuielilor analizati modelele de cheltuiala pe trei sau cinci ani si faceti previziuni in acelasi fel ca si pentru venituri.

Costuri de capital

Folosind bugetul operational, identificati achizitiile specifice ce urmeaza a fi efectuate cum ar fi o furgoneta. Cereti persoanei responsabile pentru achizitionarea echipamentelor mari sa intocmeasca un tabel cu platile lunare de lichiditati pentru achizitiile mari.

Unificati tabelul pentru achizitii mari cu celelalte achizitii intr-un tabel general de plati pentru bugetul de lichiditati. Reamintiti managerilor de proiect sa va informeze cu privire la orice modificari ale tabelului de plati astfel intocmit.

Intocmirea bugetului de lichiditati

Am discutat despre cum putem estima veniturile si cheltuielile; exemplul de mai jos pune la un loc toate piesele intr-un sigur tabel. Notati ca:

Veniturile sunt identificate si previzionate pe surse individuale de venit in fiecare luna.

Cheltuielile sunt identificate si previzionate pe tipuri generale de cheltuieli mai degraba decat pe articole de cheltuieli.

Soldul initial reportat din decembrie anul anterior este de 22.630.

Soldul de lichiditati disponibil pe luna ianuarie se calculeaza dupa cum urmeaza:

Pasul 1: Aflati totalul veniturilor estimate pentru ianuarie de 11.497

Pasul 2: Scadeti cheltuielile estimate, platile de lichiditati, de 13.200 pentru a obtine o cifra negativa (1.703)

Pasul 3: Adunati soldul initial de lichiditati reportat din decembrie anul anterior de 22.630 pentru a obtine un sold final total de 20.927. Aceasta suma este soldul final pentru luna ianuarie si devine soldul initial pentru luna februarie. Excedentul de venituri fata de cheltuieli pe luna februarie, de 1.907 se aduna la 20.927 pentru a obtine un sold final pe luna martie de 22.834. Aceasta suma este de asemenea considerata a fi soldul initial pe luna aprilie, si asa mai departe pentru tot restul anului. Soldul final de 25.740 va fi reportat in luna ianuarie a anului urmator.

Implementarea bugetului de lichiditati

Previziunile privind bugetul de lichiditati ofera o avertizare timpurie a crizelor de lichiditati. Daca "soldul final de lichiditati" devine negativ intr-o luna, acesta este un semnal ca este necesar sa reduceti cheltuielile, sa amanati anumite plati, sa grabiti incasarea veniturilor sau sa panificati un imprumut pe termen scurt. Organizatiile neguvernamentale trebuie sa depuna eforturi sa mentina cheltuielile principale de functionare pe o luna (salarii, utilitati si alte cheltuieli esentiale operationale) in limitele soldului final minim de lichiditati.

Actualizarea bugetului de lichiditati

Dupa ce bugetul de lichiditati a fost finalizat trebuie sa il actualizati cu rezultatele lunare efective. Prin actualizare puteti imbunatati exactitatea previziunilor la sfarsitul anului si puteti stabili o baza de date cu rezultatele obtinute pentru a o folosi la intocmirea previziunilor pentru anii urmatori.

Actualizarea bugetului de lichiditati cu rezultatele obtinute este foarte importanta pentru stabilirea situatiei financiare a organizatiei. Orice diferente semnificative intre previziuni si incasarile sau platile realizate trebuie sa fie un semnal de alarma pentru dumneavoastra, care sa va indice ca este necesar sa revizuiti previziunile bugetului de lichiditati. Diferentele dintre sumele realizate si cele previzionate pot aparea ca urmare a unor evenimente neprevazute. Acestea includ modificari ale: economiei, formulelor si listelor de distribuire a sumelor defalcate din bugetul de stat, procedurilor administrative, vanzarii extraordinare de bunuri, sau unor situatii de urgenta care cresc cererea de servicii. Astfel de evenimente pot afecta ritmul si volumul incasarilor si platilor. In orice caz, modificati previziunile de lichiditati pentru a lua in considerare aceste evenimente.

Aceste diferente pot semnala necesitatea de a reduce cheltuielile sau faptul ca puteti investi mai multi bani intr-un cont de economii. Daca aceste diferente apar prea frecvent, atunci poate este necesar sa reevaluati metodologia de intocmire a previziunilor.

Dupa sfarsitul anului, treceti in revista bugetul de lichiditati, comparati rezultatele realizate cu previziunile, si notati motivele variatiilor semnificative. Aceste informatii pot fi folosite pentru a imbunatati metodologiile si procesele de intocmire a previziunilor pe anul urmator.

Timp de reflectie: Daca in prezent organizatia dumneavoastra nu intocmeste un buget al fluxului de lichiditati, ganditi-va la momentele cand un astfel de buget ar fi fost folositor si v-ar fi putut ajuta sa aveti mai putine batai de cap.

Puncte cheie

Bugetul fluxului de lichiditati va poate ajuta sa nu intrati in dificultati de ordin financiar pe masura ce implementati bugetul operational.

Daca nu folositi deja acest instrument, incepeti sa o faceti.