ORGANIZAREA EVIDENTEI ACTIVELOR CIRCULANTE BANESTI

ORGANIZAREA EVIDENTEI ACTIVELOR CIRCULANTE BANESTI. FORME SI INSTRUMENTE DE DECONTARE

Intreprinderile dispun de active circulante banesti. Acestea se gasesc sub forma de disponibilitati in conturi la banci, sub forma de numerar in casieria unitatii si sub forma de alte valori financiare. Agentii economici efectueaza o seama de operatiuni prin casieria unitatii. Dintre acestea mai importante sunt:

la incasari: incasarea contravalorii produselor livrate, lucrarilor executate, serviciilor prestate; a contravalorii materiilor prime, materialelor vandute, a caror valoare este relativ mica, ridicarea din conturile deschise la banca a numerarului necesar desfasurarii unor activitati, incasarea unor debitori etc.

la plati: plata chenzinei I, plata lichidarii (chenzina a II-a), plata ajutoarelor sociale, plata dividendelor, plata premiilor, plata unor avansuri de trezorerie, efectuarea unor cheltuieli curente etc.

Operatiunile de incasari si plati in numerar se efectueaza pe baza documentelor cu regim special de intocmire si circulatie. Cele mai importante documente cu regim special pentru incasari sunt: chitanta, cecul de numerar (folosit pentru ridicarea numerarului din conturile de disponibilitati), dispozitiile de incasare catre casierie etc.

Pentru plati, documentele mai frecvent utilizate sunt: state de salarii, liste de avans chenzinal, liste de plata privind ajutoarele materiale (utilizate pentru plata concediilor medicale, concediile prenatale, postnatale), ordinul de plata, foaia de varsamant bancar, dispozitiile de plata in numerar. Documentele de incasari si plati in numerar sunt supuse verificarii si aprobarii controlului financiar-preventiv, inainte de efectuarea operatie. Numerarul si alte valori care se gasesc in casierie se verifica inopinant, cel putin o data pe luna de conducatorul compartimentului financiar-contabilitate sau inlocuitorul acestuia. Evidenta operativa a numerarului din casierie se tine cu ajutorul registrului de casa, document ce se intocmeste zilnic de casier, in doua exemplare, pe baza documentelor de incasari si plati.

Un exemplar al registrului de casa, impreuna cu documentele justificative, este depus zilnic, sau cel tarziu a doua zi, compartimentului financiar-contabil care il verifica privind corectitudinea intocmirii.

Cea mai mare parte a disponibilitatilor banesti este pastrata la unitati bancare unde agentii economici isi deschid cont. In vederea deschiderii contului de disponibilitati, societatile comerciale depun la banca o cerere tip insotita de urmatoarele documente:

actul legal de constituire (hotararea guvernului, decizia administratiei locale, hotararea instantei judecatoresti);

dovada inregistrarii la Oficiul Registrului Comertului si la organele fiscale teritoriale;

extras din actul (proces verbal al Consiliului de Administratie) care confirma dreptul conducerii unitatii sau reprezentantilor de a dispune de conturi;

fisa cu specimene de semnaturi ale persoanelor autorizate sa dispuna de conturi.

Zilnic, unitatea bancara elibereaza agentului economic, in calitatea sa de client, extrasul de cont, document ce evidentiaza incasarile si platile ce au avut loc in ziua precedenta (cand au loc operatiuni zilnic).

De asemenea, extrasul de cont este insotit de toate documentele ce au stat la baza incasarilor si a platilor. Totalitatea operatiunilor de incasari si plati efectuate de orice agent economic poarta denumirea de relatii de decontare. In cadrul acestora, ponderea o detin decontarile fara numerar. Acestea constau in virarea unei sume datorate de cumparator sau alt platitor catre un furnizor sau beneficiar, adica trecerea sumei din contul debitorului in contul creditorului prin intermediul unitatilor bancare. Relatiile de decontare sunt realizate de unitatile bancare prin virament doar scriptic, fara ca banii sa intervina in sens fizic, insa pe baza consimtamantului unitatii platitoare.

Cea mai utilizata forma de decontare si in acelasi timp cea mai raspandita, are la baza acordul platitorului si se realizeaza printr-o serie de instrumente. In ultima perioada, B.N.R. si celelalte societati bancare au facut eforturi de introducere si in Romania a unor instrumente de plata fara numerar, adaptate atat standardelor internationale cat si stadiului actual de dezvoltare a sistemului de plati. Aceste eforturi au fost concretizate in actualizarea cadrului legislativ pentru:

cec, cambie, bilet la ordin, ordin de plata.

Aceste reglementari asigura baza legala necesara derularii in bune conditii a operatiunilor de plati efectuate cu ajutorul respectivelor instrumente.

1. Cecul, in afara numerarului si cartilor de credit, este cel mai folosit instrument pentru efectuarea platilor. Este definit ca o instructiune scrisa data unei banci de a plati cuiva valoarea mentionata in acea instructiune. Cecul este un instrument de plata utilizat de titularii de conturi bancare cu disponibil corespunzator in aceste conturi. Disponibilul este creat printr-un depozit bancar, din operatiuni de incasari, sau prin acordarea unui credit bancar. Cecul este un instrument de plata care pune in legatura, in procesul crearii sale, trei persoane: tragatorul, trasul si beneficiarul. Cele trei persoane care sunt puse in legatura prin cec, fac toate operatiile legate de acest instrument in nume propriu: tragatorul (cumparatorul) emite cecul, posesorul legitim (furnizorul) il incaseaza, iar trasul (banca) il plateste.

Pentru ca tragatorul sa poata emite cecuri, banca ii elibereaza acestuia, formulare de cecuri in alb, daca acesta detine un disponibil corespunzator in cont. Posesorul carnetului de cecuri completeaza formularul, il semneaza si il preda beneficiarului care, la randul sau, il va prezenta bancii sale spre incasare.

La cumparator    La furnizor

- achizitia materiilor prime - livrare bunuri

% = 401 411 = %

701

4427

711 = 345

- emiterea cambiei, CEC - primirea cambiei

511 = 411

- plata contravalorii bunurilor    - incasarea cambiei

la scadenta cambiei la scadenta

512

667

Exista mai multe tipuri de cecuri:

cecul la purtator,

cecul barat, cecul certificat,

cecul de calatorie.

Intre aceste tipuri de cecuri exista si unele deosebiri insa principiile generale sunt cele mentionate mai sus.

2. Cambia este obligatia scrisa de a plati sau de a face sa se plateasca la scadenta o suma de bani determinata. Cambia este un titlu de credit, sub semnatura privata, care pune in legatura in procesul crearii sale trei persoane: tragatorul, trasul si beneficiarul. Titlul este creat de tragator in calitate de creditor care da ordin debitorului sau, numit tras, sa plateasca o suma fixata la o data determinata in timp, fie unui beneficiar, fie la ordinul acestuia din urma altei persoane.

3. Biletul la ordin este un instrument prin care emitentul isi ia angajamentul de a plati la o anumita data, o suma determinata beneficiarului sau celui care este posesorul legitim al instrumentului. Biletul la ordin este un titlu de credit care pune in legatura, in procesul crearii sale doua persoane: emitentul si beneficiarul.

Titlul este creat de emitent in calitate de debitor care se obliga sa plateasca o suma de bani la un anumit termen sau la prezentarea unui beneficiar aflat in calitate de creditor.

4. Ordinul de plata este o dispozitie neconditionata, data de catre emitentul acestuia unei societati bancare receptoare, de a pune la dispozitia unui beneficiar o anumita suma de bani la o anumita data. O astfel de dispozitie este considerata a fi ordin de plata daca:

a)      societatea bancara receptoare intra in posesia sumei respective prin debitarea unui cont al emitentului, fie prin incasarea ei de la emitent;

b)      nu prevede ca plata sa fie facuta la cererea beneficiarului.

In contabilitate, operatiile privind platile efectuate    prin conturile de la banci se reflecta astfel:

a) primirea valorilor de incasat (cecuri de incasat, efecte de incasat etc):

"Valori de incasat" "Clienti"

sau

413

"Efecte de primit"

b) incasarea titlurilor:   

% = 511

512 "Valori de incasat"

"Conturi curente la banci"

667

"Cheltuieli privind sconturile acordate"