Gestiunea si contabilitatea operatiunilor de comert electronic

Gestiunea si contabilitatea operatiunilor de comert electronic

Progresele realizate in ultimele decenii in domeniul tehnologiei informatiei si comunicatiilor, care au permis crearea retelelor globale de transmitere a informatiilor, au determinat in acelasi timp schimbari radicale in toate domeniile, inclusiv in cel al afacerilor. Notiuni ca e-mail, e-commerce, e-government, s.a. sunt din ce in ce mai des auzite, demonstrand faptul ca lumea se adapteaza, vrand-nevrand, la acest tip de comunicare impus de societatea informationala.

In ceea ce priveste comertul electronic acesta ofera o serie de avantaje, atat vanzatorului cat si cumparatorului, avantaje legate de urmatoarele aspecte:

-posibilitatea cuprinderii intr-un magazin virtual a unei game foarte largi de produse;

-informatii transmise in timp real;

-rapiditate si comoditate in actul de vanzare-cumparare;

-prezentarea detaliata a caracteristicilor produselor comercializate, informatiile astfel oferite fiind mult mai cuprinzatoare decat cele oferite printr-o simpla eticheta, in cazul comertului clasic;

-cheltuielile de depozitare si desfacere sunt foarte reduse, uneori nesemnificative (aceste cheltuieli sunt legate de gazduirea site-ului si de expedierea produselor catre beneficiari), ceea ce permite practicarea unor preturi mai mici;

-posibilitatea stabilirii de relatii comerciale intre parteneri aflati la distante geografice mari, chiar in tari diferite;

-posibilitatea arhivarii documentelor contabile in forma electronica;

-s.a.

Desigur, se pot evidentia si unele dezavantaje, cum ar fi: probleme de securitate a canalelor de comunicatie (acces neautorizat, virusi, furt de informatii, etc.), probleme legate de psihologia clientilor (multi dintre acestia prefera inca sa se aprovizioneze din magazine reale, in care pot vedea si atinge marfurile expuse), s.a.. Un rol foarte important, in cazul comertului electronic, il joaca increderea reciproca intre partenerii de afaceri, in special increderea in vanzator, pentru ca acesta incaseaza mai intai contravaloarea marfii si abia apoi o expediaza.

Prin intermediul calculatoarelor conectate la Internet se pot comercializa atat marfuri in forma materiala, tangibila[1], cat si in forma informatica, fara suport material. In aceasta din urma categorie se incadreaza programele informatice, la care vom face referire in continuare. Avem de-a face, in cazul produselor soft, cu un comert cu adevarat electronic, fara fluxuri materiale, cu decontare de asemenea electronica, prin intermediul cartilor de credit.

Particularitatile in cazul unei asemenea activitati de comercializare a produselor informatice sunt urmatoarele:

Ø     gestiunea activitatii trebuie sa tina seama de cheltuielile

mari necesare a fi efectuate la demararea afacerii: cheltuieli pentru achizitionarea unui calculator performant (inclusiv sistemul de operare si soft-urile elementare necesare), pentru crearea site-ului de prezentare on-line, pentru protocolul de plati electronice (incheiat cu companii de carti de credit, banci, etc.), pentru obtinerea semnaturii electronice (daca este cazul), etc. Cheltuielile ulterioare sunt mult mai reduse si sunt legate de mentinerea conexiunii la Internet, administrarea si intretinerea site-ului, consumul de energie electrica, actualizarea soft-urilor, eventuale cheltuieli salariale, s.a..

Ø       modalitatea de predare a facturii difera in functie de tara de domiciliu a clientului. Daca acesta isi are sediul intr-o tara in care factura este valabila fara semnatura si stampila in original a furnizorului, atunci factura poate fi completata, scanata si trimisa tot prin intermediul calculatorului iar clientul, daca doreste indosarierea ei, o poate lista la imprimanta proprie. Exista cazuri in care semnatura si stampila pot lipsi si atunci nu mai este necesara nici scanarea. In asemenea situatie toate cele trei exemplare ale facturii raman la emitent. Daca, in schimb, legislatia din tara in care isi are sediul clientul mentioneaza obligatia semnarii si stampilarii in original a exemplarului de factura emis clientului (cum este si cazul Romaniei), atunci se poate apela fie la semnatura electronica fie la expedierea prin posta a originalului facturii. In tara noastra semnatura electronica se poate obtine in conditiile prevazute de Legea nr.455/2001 privind semnatura electronica.

Ø       avand in vedere faptul ca intre cele doua parti, vanzator si cumparator, intervine o relatie contractuala, vanzatorul are obligatia sa respecte prevederile privind regimul juridic al contractelor la distanta[2]. Conform acestor prevederi, comerciantul are obligatia de a furniza produsul cerut de client, la calitatea si pretul convenite, de a informa clientul in situatia in care nu-i mai poate oferi produsul solicitat si de a-i returna, in aceasta situatie, eventualele sume retinute de pe card, de a nu utiliza in mod fraudulos cartea de credit a clientului, etc. De asemenea, schimbul de date realizat intre parti prin intermediul site-ului trebuie sa ofere toate informatiile necesare partenerului de afaceri (denumire firma, sediu, cod de inregistrare, nr.telefon, cont bancar, persoane de contact, etc.) precum si eventualele clauze contractuale pe care cumparatorul are dreptul sa le cunoasca.

In ceea ce priveste inregistrarea in contabilitate a operatiunilor de vanzare electronica a produselor soft, particularitatile sunt legate de modul de evidentiere a acestor produse (ca produse finite sau ca marfuri) si de contul de venituri folosit (venituri din vanzarea produselor finite, venituri din servicii prestate sau venituri din vanzarea marfurilor).

Se pot distinge doua cazuri:

1.Cazul persoanelor juridice care comercializeaza produse soft create de terte persoane

Programele soft se achizitioneaza si se inregistreaza ca marfuri, se stocheaza fie in memoria calculatorului fie pe CD sau DVD, si, cu ocazia vanzarii, se crediteaza contul de venituri din vanzarea marfurilor. Modul de contorizare al "exemplarelor" vandute se stabileste de comun acord cu producatorul soft-ului, iar suma datorata acestuia (inclusiv dreptul de autor) reprezinta costul marfurilor vandute. De mentionat faptul ca nu putem vorbi aici de "stoc de produse soft" si nici de metode de descarcare a gestiunii de marfuri ci de produse realizate intr-un singur "exemplar" si care se pot vinde de mai multe ori.

2.Cazul persoanelor juridice care comercializeaza produse soft proprii.

Inregistrarea in acest caz se poate realiza in doua moduri:

a)prin evidentierea produselor soft ca produse finite si, ca urmare, veniturile firmei vor fi venituri din vanzarea produselor finite. In aceasta abordare se ridica insa problema incorporarii cheltuielilor in costul produselor finite. Astfel, toate cheltuielile ocazionate de realizarea unui program informatic sunt incorporate in varianta finala a acestuia, varianta destinata comercializarii, fara a se sti de cate ori va fi vanduta. Devine astfel imposibil de atasat un cost "exemplarelor" vandute ulterior, recuperarea cheltuielilor realizandu-se odata cu prima vanzare;

b)abordarea activitatii ca prestare de servicii (abordare pe care o consideram cea mai potrivita). Pe de o parte se inregistreaza cheltuielile ocazionate de desfasurarea activitatii de realizare si comercializare a produselor soft iar pe de alta parte veniturile realizate din aceasta activitate se inregistreaza ca venituri din prestari de servicii.

Exemplu

O societate comerciala avand ca obiect de activitate realizarea si comercializarea programelor informatice finalizeaza la sfarsitul lunii mai ex.N un program de contabilitate. Firma are un site de prezentare pe Internet si, in urma activitatii de promovare a noului produs primeste comenzi de la zece clienti carora le vinde programul. In perioada de realizare si de promovare a produsului s-au efectuat urmatoarele cheltuieli

Avand in vedere competitia pe segmentul de piata pe care activeaza firma, produsul realizat nu se poate vinde cu mai mult de 10 mil. lei. Ca urmare, vanzarea unui singur exemplar nu asigura recuperarea cheltuielilor efectuate.

Inregistrarile vor fi urmatoarele:

-inregistrarea cheltuielilor:

-inregistrarea veniturilor incasate, cu evidentierea comisionului retinut de societatea bancara (conform extrasului pentru contul de card):

-inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli:

(in articolele contabile de mai sus intervin si conturile de TVA daca firma este inregistrata ca platitor de TVA).

Se observa faptul ca profitul obtinut in urma acestor operatiuni este de 67 mil. lei si valoarea lui poate creste foarte mult daca produsul este competitiv si se vinde in multe exemplare. Aceasta tendinta de crestere este insa limitata in timp de ciclul scurt de viata al produselor soft. In general, dupa o anumita perioada, cand se considera ca probabilitatea de a mai fi vandut este redusa, produsul este pus gratuit la dispozitia celor interesati.

Desi in cele de mai sus am facut referire in mod special la programele informatice, ca produse soft, prin intermediul calculatoarelor conectate la Internet pot fi comercializate si alte tipuri de produse, cum ar fi cele de publicitate, intermediere, etc.

integrarea Romaniei in UE si chiar dupa aceasta, agentii economici, institutii publice, precum si alte organizatii au fost si vor fi in situatia ca, pentru a justifica o anumita cerere, indeosebi financiara, sa elaboreze proiecte. "Desigur elaborarea de proiecte nu trebuie restransa numai la situatiile cand este pusa in discutie obtinerea unei finantari, indeosebi de la o sursa externa, pe cat posibil, nerambursabila"[3].

Un proiect poate interveni oricand se are in vedere coordonarea unui ansamblu de activitati de natura diferita, a carei realizare urmareste indeplinirea cu succes a unei misiuni complexe si specifice.

Managementul pe baza de proiecte reprezinta o forma de organizare a conducerii limitata in timp, pentru solutionarea problemelor complicate, dar clar precizate.

Astfel de proiecte au facut si fac in continuare obiectul unor finantari din fonduri alocate de Uniunea Europeana, in efortul acesteia de a sprijini tarile din Europa Centrala si de Rasarit in evolutia lor catre o societate democratica si o economie de piata.

Instrumentele financiare prin care Uniunea Europeana sprijina tarile foste comuniste in procesul de preaderare sunt finantarile nerambursabile in cadrul celor trei programe: PHARE, ISPA si SAPARD.

Initial PHARE a fost creat pentru sprijinirea primelor doua tari din regiune care au renuntat la regimul comunist si economia centralizata, respectiv Ungaria si Polonia (de aici si numele sau: Poland Hungary Aid for Reconstruction of the Economy - Polonia Ungaria Ajutor pentru Reconstructia Economicei).

Pe masura ce si alte state din centrul si estul Europei au trecut la un regim democratic, acestea au fost incluse, de asemenea, in program.

PHARE s-a concentrat pe trei domenii:

sprijinirea tarilor candidate sa creeze bazele institutionale necesare aderarii (pregatirea unui numar mare de functionari publici, oficiali si experti, de la judecatori si inspectori financiari pana la inspectori pentru protectia mediului, statisticieni, etc).

investitii pentru sprijinirea aplicarii legislatiei comunitare, respectiv in infrastructura necesara aplicarii legislatiei similare Uniunii Europene. Cateva exemple de astfel de investitii vizeaza: achizitionarea de echipamente si software pentru dezvoltarea sistemelor informatice din ministere, agentii guvernamentale sau alte institutii publice; achizitionarea de echipamente necesare pentru organizarea de campanii publice de informare; alte activitati de relatii publice; echiparea laboratoarelor de control; achizitionarea de echipamente de supraveghere a traficului rutier si asigurare a securitatii acestuia; achizitionarea de echipament pentru supravegherea si controlul frontierelor, etc.

investitii pentru coeziune economica si sociala, vizand dezvoltarea zonelor mai putin avansate. In cadrul acestui program sunt finantate proiecte de investitii in domenii cheie, precum: sustinerea sectorului privat; dezvoltarea resurselor umane; eficienta energetica; dezvoltarea infrastructurii locale si/sau regionale; servicii sociale, etc. Scopul acestor investitii este crearea de locuri de munca, cresterea nivelului competitivitatii si in general o mai buna calitate a vietii pentru locuitorii acestor regiuni.

ISPA - este cel de-al doilea instrument financiar nerambursabil, conceput pentru sprijinirea tarilor candidate in procesul de preaderare la Uniunea Europeana. Acest program ofera sprijin financiar in vederea alinierii standardelor de mediu la cele ale Uniunii Europene, extinderea si conectarea retelelor de transport ale tarilor candidate cu cele trans-europene.

SAPARD - ca cel de-al treilea instrument de asistenta financiara al Uniunii Europene, are drept scop sprijinirea tarilor candidate la aderare in procesul de pregatire pentru participare la Politica Agricola Comuna si Piata Interna, in rezolvarea problemelor specifice legate de agricultura si o dezvoltare rurala durabila.

Aceste trei categorii de probleme vizeaza sprijinirea, asa cum    s-a aratat, a tarilor candidate, in perioada de preaderare, adica pana in 2006. Uniunea Europeana are, insa, programe de sprijin financiar pentru tarile devenite membre ale Uniunii Europene, si dupa 2007, care vizeaza domenii tematice bine definite, cum ar fi :

Fondul Social European (F.S.E.), destinat promovarii locurilor de munca si favorizarii mobilitatii lucratorilor pe teritoriul comunitar;

Fondul European pentru Orientare si Garantare in Agricultura (F.E.O.G.A. - referitor la finantarea politicii agricole comune) - Sectiunea Orientare, care contribuie la dezvoltarea si ajustarea structurala a zonelor rurale cu intarzieri in dezvoltare, prin imbunatatirea eficientei structurilor de productie, de prelucrare si de comercializare a produselor agricole si silvicole;

Fondul European de Dezvoltare Regionala (F.E.D.R.), care constituie pilonul politicii regionale si ale carui ajutoare privesc in mod specific regiunile ramase in urma din punctul de vedere al dezvoltarii, precum si cele care cunosc dificultati structurale si de reconversie economica;

Instrumentul Financiar de Orientare a Pescuitului (I.F.O.P.), care este un instrument structural financiar destinat sectorului de pescuit.

Alaturi de aceste Fonduri structurale, exista din 1993 si un Fond de Coeziune. Acest fond finanteaza infrastructurile de transport si de mediu inconjurator in statele membre al caror PIB pe locuitor este inferior valorii de 90% din media comunitara. In prezent, pot beneficia de Fondul de Coeziune urmatoarele tari: Grecia, Spania, Irlanda si Portugalia.

Implicarea contabilitatii in gestiunea unor astfel de proiecte este necesara ca in orice proces decizional, evident adecvata conditiilor specifice acestor metode de management. La aceste din urma aspecte ne referim in continuare.

Obiectivele contabilitatii in gestiunea proiectelor, consideram a fi, cel putin, urmatoarele:

asigurarea informatiei necesare fundamentarii bugetului si proiectiilor financiare;

elaborarea bugetului proiectului si proiectiilor financiare;

evidentierea operatiunilor privind primirea subventiei;

evidentierea operatiunilor necesare realizarii investitiei subventionate pe baza proiectului, si anume:

achizitia publica a bunurilor necesare realizarii proiectului;

realizarea amenajarilor, dotarilor conexe si pregatirea amplasamentelor pentru utilaje;

angajarea si instruirea personalului;

punerea in functiune si efectuarea probelor tehnologice;

lansarea si vanzarea productiei;

promovarea pe piata a produselor;

diseminarea rezultatelor implementarii proiectului;

evaluarea proiectului.

controlul operativ al costurilor;

calculul unor indicatori economico-financiari;

urmarirea si informarea privitoare la indeplinirea conditiilor (clauzelor, pe tipuri) prevazute la aprobarea subventionarii proiectului;

lichidarea proiectului.

Pentru edificare vom prezenta in continuare metodologia gestionarii proiectelor finantate din fonduri nerambursabile in cadrul "Programului de restructurare a intreprinderilor si de reconversie profesionala" (RICOP).