BAZELE TEORETICE ALE CONTROLULUI FINANCIAR

BAZELE TEORETICE ALE CONTROLULUI FINANCIAR

1 NECESITATEA OBIECTIVA A CONTROLULUI. CONTROLUL PARTE COMPONENTA A CONDUCERII STIINTIFICE A SOCIETATII.

Controlul financiar ca functie a conducerii asigura cunoasterea si perfectionarea modului de gestionare a patrimoniului si de orientare , organizare si desfasurare a activitatii proprii. Acesta patrunde in esenta fenomenelor si contribuie efectiv la conducerea stiintifica si eficienta , sesizand aspectele negative in momentul manifestarii lor ca tendinta si intervine operativ pentru prevenirea si lichidarea cauzelor care le genereaza. Pe langa evaluarea rezultatelor in raport cu obiectivele stabilite , controlul contribuie si la prevenirea tendintelor si fenomenelor care necesita decizii de corectie.

Controlul in Romania se efectueaza de catre institutii specializate(Curtea de Conturi , Ministerul Finantelor Publice , etc.) care realizeaza un control extern in ceea ce priveste obligatiile diferitelor institutii , unitati economice , cat si un control intern al activitatii proprii. De asemenea si agentii economici organizeaza controlul financiar propriu necesar bunei gestionari a patrimoniului.

Practica a demonstrat ca necesitatea controlului are un caracter obiectiv , deoarece nici o activitate nu se poate desfasura cu randament scontat daca lipseste controlul care asigura imbunatatirea disciplinei muncii , respectarea si aplicarea legislatiei , gospodarirea mai eficienta a mijloacelor materiale , financiare si de munca si buna desfasurare a procesului de transformare a deciziei in actiune.

PRINCIPIILE CARE STAU LA BAZA ORGANIZARII , FUNCTIONARII SI EXERCITARII CONTROLULUI IN ROMANIA.

La baza organizarii , functionarii si exercitarii controlului in Romania stau o serie de principii :

1) principiul integrarii controlului in structura organizatorica si de conducere a economiei nationale- asigura instituirea formelor organizatorice ale controlului , ca una din cerintele esentiale de exercitare de catre statul de drept democratic si social a prerogativelor sale fundamentale. Acest principiu urmareste ca prin organizarea controlului sa se realizeze cat mai complet obiectul acestuia si anume :apararea , intarirea si dezvoltatea proprietatii de stat, precum si protejarea proprietatii private ; executarea sarcinilor la toate nivelurile ; cresterea eficientei activitatii economice in toate domeniile de la micro la macro economic , indiferent de agentii economici publici sau privati ; intarirea si respectarea gestiunii economice de catre cei care o administreaza.

2) principiul autocontrolului- controlul trebuie astfel organizat incat sa permita ca activitatea de control sa se desfasoare paralel cu activitatea unitatii controlate si sa se asigure totodata demarcarea competentei in realizarea sarcinilor de control si a subordonarii acestuia. Acest principiu trebuie sa raspunda mai multor cerinte dupa cum urmeaza :

-organizarea controlului sa fie astfel facuta incat sa dea posibilitatea ca cel care conduce sa si controleze , aceasta presupune ca fiecare colectiv sa aiba propriile sale organe de control pentru urmarirea obiectivelor stabilite , cu scopul de a obtine informatii asupra rezultatelor obtinute si a eventualelor abateri , in vederea stabilirii cauzelor acestora si luarii de masuri care sa duca la imbunatatirea activitatii si tragerea la raspundere a celor vinovati ;

-autoritatea si competenta controlului-realizarea optima a sarcinilor stabilite , presupune manifestarea la toate nivelurile a autoritatii si raspunderii colectivului de conducere. Astfel , in cadrul sistemului propriu de organizare , colectivul de conducere trebuie sa asigure cresterea eficientei activitatii conducerii , care-si gaseste expresia in cunoasterea cu exactitate a celor care raspund de anumite activitati si de ce anume raspund in cadrul complexului de activitati din unitatea respectiva , astfel , putandu-se stabili , tinand seama de structura organizatorica a unitatii , autoritatea si raspunderea fiecaruia. In cadrul sferei de activitati , conducerea colectiva este principalul organism de control , revenindu-i ca sarcina asigurarea unui control multilateral si eficient , ceea ce implica afirmarea cu pregnanta a autoritatii sale. Deci, autoritatea ca cerinta a principiului autocontrolului isi gaseste expresia in organizarea propriu-zisa a acestuia. Competenta trebuie sa asigure rolul de instrument activ al conducerii , in sensul ca activitatea de control trebuie sa fie exercitata de cadre competente , cu o inalta pregatire profesionala , cu o tinuta etica si morala deosebita.

-activitatea de control trebuie sa se desfasoare cat mai aproape de locul unde se iau deciziile. Aceasta cerinta este determinata de rolul controlului in general si cu precadere cel financiar in activitatea de conducere a agentilor economici si institutiilor publice si neguvernamentale , aceasta cerinta punand accentul pe controlul realizat in interiorul unitatilor. Conducerea colectiva ca principal organism de control , trebuie sa imprime celor care muncesc in unitatea respectiva raspunderea fata de apararea si pastrarea integritatii patrimoniului , toate acestea presupunand ca in cadrul fiecarei unitati sa se organizeze controlul propriu pentru cunoasterea permanenta a situatiei patrimoniale ;

-demarcarea in scara a competentei in realizarea sarcinilor de control si a subordonarii acestuia - organizarea controlului in scara , tinand seama de subordonarea acestuia , cat si de delimitarea sarcinilor de control , intareste conceptia despre control ca atribut al conducerii , in sensul ca organul de conducere ierarhic este un organism de control atat pentru propria unitate , cat si pentru cele din subordine.

3)principiul adaptabilitatii controlului la structurile organizatorice si functionale ale economiei- presupune ca formele si metodele de control folosite sa fie suficient de elastice si de suple pentru a se putea adapta noilor conditii si specificului activitatilor controlate , in caz contrar controlul s-ar transforma intr-o activitate rigida , de rutina , fara eficienta scontata si de asemenea , presupune perfectionarea continua a controlului in ritm cu perfectionarea activitatilor controlate.

4)principiul controlului extern-permite existenta unor organisme de control independente , in afara structurii organizatorice pe verticala a ministerelor , administratiei publice locale , a altor organisme economice si sociale indiferent de forma de proprietate. In organizarea controlului , principiul controlului extern isi gaseste expresia nu numai la nivel macroeconomic , ci si la nivel microeconomic. Aceasta se manifesta in sensul competentelor de control care se stabilesc in scara, tinand seama de subordonarea controlului , ceea ce permite ca orice activitate desfasurata in cadrul unei unitati sa fie indrumata si controlata de organul ierarhic superior. Acest principiu cere ca in cadrul organizarii sistemului de control sa se delimiteze sfera de activitate a acestuia , aceasta determinand dreptul fiecarui organ de a exercita controlul in conformitate cu atributiile ce-i revin.

5)principiul specializarii(profilarii) controlului-realizarea multiplelor sarcini ce revin controlului , precum si diversitatea de activitati in care actioneaza , impun ca o necesitate obiectiva gruparea si specializarea organelor de control pe formele de organizare ale acestuia, cat si o grupare in cadrul acestor forme. Acest principiu cere o anumita specializare a controlului pe anumite activitati , unitati si probleme(industriale , agricole , comert , bugetare , etc) , oferind posibilitatea folosirii rationale a aparatului de control , precum si cresterea eficientei acestuia , cerinta de baza a principiului specializarii in organizarea sistemului de control.

3 FUNCTIILE CONTROLULUI.

In procesul conducerii , controlul indeplineste o serie de functii :

1)functia de urmarire si evaluare a rezultatelor si stabilire a masurilor de imbunatatire a activitatii controlate-asigura cunoasterea cantitativa si calitativa a problemelor care fac obiectul dezvoltarii economico-sociale. Este o functie preventiva care presupune analiza riguroasa a situatiei existente in vederea sesizarii operative a eventualelor tendinte de abatere de la normele prestabilite , apreciaza modul in care se aplica legislatia , se stabilesc lipsurile , deficientele , abaterile care au determinat rezultatele negative. Este o functie de apreciere completa , reala , exacta si concreta a activitatii controlate , implicand de asemenea si sugestii , propuneri , precum si stabilirea si aplicarea masurilor pentru imbunatatirea rezultatelor activitatii controlate. Prin completarea evaluarii rezultatelor cu masurile de perfectionare a fenomenelor si proceselor , controlul contribuie activ la eliminarea cauzelor care au generat abateri , la imbunatatirea activitatii economico-sociale. Prin functia sa de urmarire si evaluare a rezultatelor, controlul contribuie la realizarea sarcinilor unitatii controlate ce au fost stabilite de conducerile colective , tinand seama de cerere si oferta si alte elemente ale economiei de piata.

2)functia de indrumare- are un caracter formativ-stimulativ , de generalizare a experientei pozitive, avand la baza o activitate de indrumare permanenta si sistematica a celor care gospodaresc mijloacele materiale , financiare si umane. Indrumarea cadrelor si cu precadere a conducerii unitatilor urmareste in principal urmatoarele :

-insusirea legislatiei specifice fiecarei activitati desfasurate de unitatile supuse controlului;

-cunoasterea de catre cadrele de conducere a principalelor aspecte teoretice si practice pe care le ridica activitatea economico-sociala in etapa respectiva si in perspectiva ;

-imbunatatirea stilului de munca in vederea obtinerii unei noi atitudini fata de munca a tuturor salariatilor, pentru rezultate cat mai bune ;

-stimularea initiativei creatoare a salariatilor , indiferent de functia pe care o detin si nivelul la care lucreaza in vederea cresterii calitatii vietii;

-sporirea gradului de combativitate de sus in jos si invers fata de apararea patrimoniului unitatilor controlate;

-cresterea spiritului de raspundere privind bunul mers al activitatii desfasurate , exigentei fata de rezolvarea sarcinilor.

3)functia de constrangere-prin care controlul ia masuri fata de cei vinovati, pe linie : administrativa ;civila contraventionala ; penala , in raport cu gradul de vinovatie al fiecaruia. Functia de constrangere implica , pe langa aplicarea sau propunerea de sanctiuni si stabilirea masurilor de corectie , de sprijin si indrumare pentru prevenirea situatiilor de natura celor care au dus la sanctiuni. Deci , aceasta functie este o functie de remediere a deficientelor , a abaterilor de la normele legale , a lipsurilor si de prevenire in viitor a unor asemenea situatii. Scopul final al controlului este perfectionarea activitatii economico-sociale si nu sanctionarea , aceasta din urma fiind un mijloc de realizare a scopului.

ORGANIZAREA CONTROLULUI FINANCIAR PROPRIU LA SOCIETATILE COMERCIALE SI LA INSTITUTIILE PUBLICE.

4.1 CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV

Controlul financiar propriu se organizeaza si exercita sub forma controlului financiar preventiv si a controlului financiar de gestiune.

Controlul financiar preventiv se exercita asupra documentelor prin care conducerea unitatii isi asuma obligatii cu caracter patrimonial in numele si pe seama unitatii pe care o reprezinta , ca si asupra celor prin care se dispune stingerea prin plata sau orice alt mod a unor obligatii asumate , pe baza de justificari legal intocmite , care constituie actul de angajare a operatiilor respective. In vederea intocmirii corespunzatoare a documentelor ce se supun controlului financiar preventiv este stabilita raspunderea ce revine conducatorilor compartimentelor de specialitate si celorlalte persoane din cadrul unitatilor care intocmesc sau participa la intocmirea documentelor respective , acestia raspunzand de legalitatea , necesitatea , oportunitatea si realitatea lor.

Dupa modul in care se exercita , controlul financiar preventiv este prin excelenta un control documentar , deoarece operatiile supuse controlului se verifica pe baza documentelor in care au fost consemnate. Controlul financiar preventiv are caracter de control prealabil , fiind un control anticipat , fiind o actiune permanenta de verificare , cu caracter continuu , caracterizandu-se prin interventii curente , practice , chiar in momentul in care unele operatii se afla in faza de proiect si pana la consumarea acestora. Controlul financiar preventiv urmareste sa preintampine incalcarea dispozitiilor legale in vigoare si producerea de pagube si se exercita asupra dcumentelor care contin operatii de utilizare a fondurilor sau din care deriva drepturi sau obligatii patrimoniale.

Controlul financiar preventiv se organizeaza de catre ordonatorii de credite principali , secundari si tertiari , precum si de catre directorii generali ai societatilor comerciale prin compartimentul financiar -contabil si se executa de seful acestui compartiment. In functie de volumul operatiilor ce se supun controlului financiar preventiv , conducatorul unitatii poate imputernici si alte persoane sa exercite acest control , dar care de regula nu participa la intocmirea si contabilizarea documentelor controlate. Imputernicirea se face pe baza de ordin sau decizie a conducatorului unitatii in care se stabilesc concret operatiile asupra carora se exercita controlul financiar preventiv, conditiile si perioada in care isi desfasoara aceasta activitate.

Operatiunile care se supun in mod obligatoriu controlului financiar preventiv sint urmatoarele :

-incheierea contractelor cu partenerii interni si externi ;

-incasarile si platile in lei si valuta , efectuate in numerar prin operatiuni bancare cu persoane fizice sau juridice ;

-trecerea pe cheltuieli , fonduri sau rezultate a unor sume care duc la diminuarea profitului sau a capitalului social ;

-gajarea , inchirierea sau concesionarea bunurilor unitatilor componente ;

-deschiderea de credite bugetare , repartizarile de credite bugetare la institutiile din subordine si alimentarile cu sume din alocatiile bugetare pentru finantarea cheltuielilor de capital ;

-propunerile de suplimentare a unor venituri prevazute a fi suportate pe seama alocatiilor bugetare ;

-virarile de credite in cadrul capitolelor de cheltuieli ;

-modificarea repartizarii pe trimestre a veniturilor si cheltuielilor bugetare.

In functie de necesitati , operatiunile de mai sus se adapteaza si se completeaza de catre conducatorul unitatii , avandu-se in vedere specificul activitatii si structura ei organizatorica.

Documentele ce contin operatiuni supuse controlului financiar preventiv si circuitul acestora se stabilesc de conducerile ministerelor , departamentelor , prefecturilor , societatilor comerciale , in functie de specificul activitatii fiecaruia.

Documentele , insotite de acte justificative , se prezinta la controlul financiar preventiv semnate de seful compartimentului de specialitate in care s-au intocmit si care raspunde de realitatea si exactitatea datelor , precum si de legalitatea operatiilor consemnate in acestea. Persoanele care exercita controlul financiar preventiv pe documente raspund pentru legalitatea si eficienta operatiunilor cuprinse in documentele prezentate de compartimentele de specialitate.

Documentele referitoare la operatiile supuse controlului financiar preventiv si care nu au fost vizate nu pot fi inregistrate in contabilitate si vor fi evidentiate separat. De asemenea , se va intocmi o evidenta separata a documentelor vizate pentru control financiar preventiv din dispozitia conducatorului unitatii.

Exista si o serie de contraventii aplicabile in cazul incalcarii normelor de organizare si exercitare a controlului financiar :

-atribuirea exercitarii controlului financiar preventiv unei persoane fara sa se fi obtinut in prealabil relatii scrise privind antecedentele penale ale acesteia ;

-intocmirea si prezentarea controlului financiar preventiv a unor documente in care sint consemnate operatii fara baza legala sau date nereale ;

-vizarea pentru control financiar preventiv a documentelor care contin operatiuni prin care se incalca reglementarile in vigoare ;

-refuzul nejustificat al vizei de control financiar preventiv pentru operatii legale ;

-inregistrarea in contabilitate a documentelor privind operatiile care sint supuse controlului financiar preventiv , fara ca acestea sa poarte viza de control a persoanelor in drept si aprobarea organelor competente ;

-nesesizarea organelor competente , stabilite prin norme in cazurile de refuz de viza.

Constatarea acestor contraventii si aplicarea sanctiunilor se fac de catre organele de control financiar de stat si de alte persoane imputernicite de Ministerul Finantelor Publice , precum si de catre conducatorul compartimentului financiar-contabil.

CONTROLUL FINANCIAR DE GESTIUNE.

Controlul financiar de gestiune-controlul financiar intern a fost infiintat in 1948 ca organ specializat de control in subordinea conducatorului serviciului de contabilitate , iar obiectivele sale vizau :

-respectarea normelor legale de folosire a mijloacelor alocate de la buget si a celor proprii , a programelor si devizelor privind executarea lucrarilor si plata salariilor ;

-respectarea disciplinei financiare si bugetare ;

-existenta , integritatea , conservarea si utilizarea valorilor materiale si banesti ;

-corecta organizare si conducerea evidentei contabile.

In anul 1957 , controlul financiar intern a fost organizat pe principiul specializarii , activitatea acestuia fiind orientata in principal spre controlul gestionar.

In scopul intaririi controlului gestionar s-a reglementat asigurarea controlului tuturor unitatilor si gestiunilor din economie cel putin o data pe an. Practic , controlul gestiunilor materiale era limitat la confruntarea stocurilor faptice cu cele scriptice , fara a se urmari si modul de utilizare a materialelor pe intregul parcurs al procesului de productie, iar efectuarea de analize economico-financiare era superficiala, nu aprofunda controlul asupra gospodaririi fondurilor materiale si banesti.

Controlul financiar de gestiune este o forma a controlului financiar propriu si a fost reglementat prin HG720/1991.

Controlul financiar de gestiune verifica respectarea dispozitiilor legale privitoare la gestionarea si gospodarirea mijloacelor banesti , pe baza documentelor inregistrate in contabilitate si a documentelor din evidenta tehnico-operativa.

Controlul financiar de gestiune functioneaza in compartiment distinct in cadrul societatilor comerciale si are ca obiective principale respectarea normelor legale cu privire la :

-existenta , integritatea , pastrarea si paza bunurilor si valorilor de orice fel si detinute cu orice titlu ;

-efectuarea in numerar sau prin cont, a incasarilor si platilor in lei si in valuta , inclusiv a salariilor si a retinerilor din acestea si a altor obligatii fata de salariati ;

-intocmirea si circulatia documentelor primare , documentelor tehnic-operative si contabile.

Societatile comerciale emit acte de dispozitie interioara privind modul de organizare si exercitare a controlului si vor detalia obiectivele de mai sus in functie de specificul activitatii si structura lor organizatorica.

Controlul financiar de gestiune se efectueaza cel putin o data pe an , el se efectueaza in totalitate sau prin sondaj , in raport cu volumul , valoarea si natura bunurilor , posibilitatilor de sustrageri , conditiile de pastrare si gestionare , precum si de frecventa abaterilor constatate anterior , cuprinzandu-se un numar reprezentativ de repere si documente care sa permita tragerea unor concluzii aprofundate asupra respectarii actelor normative din domeniul financiar-contabil si gestionar.

Trebuie mentionat ca prin aparitia Ordonantei Guvernului nr. 119/1999 se introduce o noua forma de de control asupra utilizarii fondurilor publice si patrimoniului public administrat de institutiile publice , denumit ''auditul intern'', definit ca activitate organizata independent in structura unei institutii publice si in directa subordonare a conducatorului acesteia , care consta in verificari , inspectii si analize ale sistemului propriu de control intern.

Obiectivele auditului intern sunt urmatoarele :

-certificarea trimestriala si anuala , insotita de raport de audit a bilantului contabil si a contului de executie bugetara , prin verificarea legalitatii , realitatii si exactitatii evidentei contabile si ale activelor financiare si de gestiune ;

-examinarea legalitatii , regularitatii si conformitatii operatiunilor , identificarea erorilor , risipei , gestiunii defectuoase si fraudelor si propunerea de masuri si solutii pentru recuperarea pagubelor si sanctionarea celor vinovati;

-supravegherea , urmarirea si controlul regularitatii functionarii fluxului informational destinat indeplinirii deciziilor ;

-evaluarea economicitatii , eficacitatii si eficientei utilizarii fondurilor publice in indeplinirea obiectivelor propuse ;

-identificarea slabiciunilor sistemelor de conducere si control si propunerea de masuri pentru corectarea acestora si diminuarea eventualelor riscuri.

Auditul intern trebuie sa fie organizat pe baza unui plan si metodologii prestabilite si este destinat diagnosticarii generale a activitatii sub aspect tehnic , managerial si financiar-contabil. Auditul intern se desfasoara prin urmarirea concomitenta a unor operatiuni pe intreg anul calendaristic si pe tot lantul lor de realizare sub aspectul obiectivelor propuse a fi verificate.

Dupa modul de organizare al executarii sale , auditul poate fi clasificat in :

-audit intern exercitat de o structura specializata , subordonata conducatorului institutiei publice, care poate fi institutia publica in cauza sau cea ierarhic superioara ;

-audit extern exercitat de structura sau persoana specializata , organizata in afara institutiei publice auditate.