OBIECTIVELE GENERALE SI CARACTERISTICILE AUDITULUI INTERN

OBIECTIVELE GENERALE SI CARACTERISTICILE AUDITULUI INTERN

Aparut in anul 1994, odata cu intrarea in vigoare a O.G. nr. 65/1994, aprobata prin Legea nr. 42/1992, privind organizarea activitatii de expertiza financiara si definit prin O.U.G. nr. 75/1999 sub forma auditului financiar aplicat la bilanturile contabile ale agentilor economici care trebuiau sa fie verificate si avizate din punct de vedere al realitatii, legalitatii si corectei intocmiri, de catre experti independenti, obiectivi si impartiali, ca obligatie prevazuta de art. 29 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, auditul    a fost extins abia in anul 1999 si la institutiile publice prin O.G. nr. 119/1999, sub denumirea de "audit intern". Pentru delimitarea mai exacta a acestuia de auditul financiar, in anul 2000, prin O.G. nr. 72/2001 se completeaza aceasta denumire cu termenul de "public" devenind "audit public intern".

Pentru aplicarea O.G. nr. 119/1999 se elaboreaza de catre Ministerul Fianatelor Publice Ordinul nr. 332/2000 de aprobare a Normelor metodologice generale pentru organizarea si functionarea auditului public intern. In anul 2002, se aproba O.G. nr. 119/1999 prin Legea nr.301/2002, cu modificarile si completarile ulterioare cuprinse in ordonantele emise intre timp, care se abroga (O.G. nr. 46/2000, O.G. nr. 85/2000, O.G. nr 72/2001). Aceasta lege a fost la randul ei abrogata prin Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern.

In baza acestei legi au fost elaborate Normele generale privind exercitarea auditului public intern.

Auditul public intern reprezinta o activitate functional independenta si obiectiva, care da asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice perfectionand activitatile entitatii publice. Ajuta entitatea publica sa-si indeplineasca obiectivele printr-o abordare sistematica si metodica, care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor de administrare.

Legea privind auditul public intern defineste urmatoarele tipuri de audit:

a)      Auditul de sistem - reprezinta o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere si control intern, cu scopul de a stabili daca acestea functioneaza economic, eficace si eficient, pentru identificarea deficientelor si formularea de recomandari pentru corectarea acestora;

b)      Auditul performantei - examineaza daca criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor si sarcinilor entitatii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor si aprecieaza daca rezultatele sunt conforme cu obiectivele;

c)      Auditul de regularitate - reprezinta examinarea actiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectarii ansamblului principiilor regulilor procedurale si metodologice, care le sunt aplicabile.

In conformitate cu art. 4 din Legea privind auditul public intern, acesta este organizat astfel:

a)      Uniunea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI) - structura distincta in cadrul Ministerului Finantelor Publice, constituita din compartimente de specialitate, in directa subordonarea ministrului finantelor publice, avand atributii de coordonare, evaluare, sinteza in domeniul activitatii de audit public intern la nivel national, care efectueaza misiuni de audit public intern de interes national cu implicatii multisectoriale. UCAAPI este condusa de un director general, numit de ministrul finantelor publice, cu avizul CAPI;

b)      Comitetul pentru Audit Intern (CAPI) - organism cu caracter consultativ, costituit din 11 membri, specialisti din afara Mnisterului finantelor Publice, condus de un presedinte. CAPI sprijina UCAAPI in definirea strategiei si imbunatatirii activitatii de audit public intern in sectorul public ;

c)      Compartimentele de audit public intern din entitatile publice - structuri functionale de baza in domeniul auditului public intern, care exercita efectiv functia de audit public intern.

Organizarea auditului public intern la nivelul entitatilor publice. Compartimentul de audit public intern se organizeaza in mod obligatoriu la nivelul fiecarei entitati publice, prin decizia persoanelor responsabile prevazute la art. 9 din Legea auditului public intern, in termen de 90 de zile de la publicarea in Monitorul Oficial a Normelor generale privind exercitarea auditului public intern, respectiv de la costituirea entitatii publice. Fac exceptie de la aceste prevederi institutiile publice mici, asa cum sunt definite acestea la art. 2 lit. j) din Legea privind auditul public intern, precum si acele entitati publice subordonate pentru care conducerea de la nivelul ierarhic imediat superior a emis decizia de neinfiintare a compartimentului de audit public intern.

Auditul entitatii publice subordonate care nu infiinteaza compartiment de audit public intern, in conformitate cu art.9, lit. c) din Legea auditului public intern, va fi efectuat de catre compartimentul de audit public intern de la nivelul orodnatorului ierarhic imediat superior.

Sarcina urmaririi conditiilor de institutie publica mica se face de catre conducatorul institutiei in cauza, care are obligatia sa instiinteze compartimentul de audit public intern din cadrul Directia Generala a Finantelor Publice (DGFP) teritoriale, de statutul sau.

Institutiile publice mici care au depasit pragul anual de 100.000 EURO, o perioada de trei ani consecutiv, au obligatia de a-si constitui compartiment de audit public intern pana la sfarsitul primului trimestru al anului urmator. Entitatile publice, care au organizat compartimente de audit public intern proprii si devin institutii publice mici, trebuie sa instiiteze compartimentele de audit public intern din cadrul DGFP teritoriale, de noul statut, in termen de 30 de zile de la indeplinirea conditiilor pervazute la atr. 2 lit. j) din Legea auditului public intern.

In confromitate cu art.11 din Legea auditului public intern, atributiile compartimentului de audit public sunt:

a)      elaboreaza norme metodologice specifice entitatii publice in care isi desfasoara activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior in cazul entitatilor publice subordonate;

b)      elaboreaza proiectul planului anual de audit public intern;

c)      efectueaza activitati de audit public intern pentru a evalua daca sistemele de management financiar si control ale entitatii publice sunt transparente si sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta si eficacitate.

Auditul public intern se exercita asupra tuturor activitatilor desfasurate intr-o entitate publica, inclusiv din entitatile subordonate, cu privire la formarea si utilizarea fondurilor publice, precum si la administrarea patrimoniului public.

Compartimentul de audit public intern auditeaza, cel putin o data la trei ani, fara a se limita la acestea, urmatoarele:

angajamentele bugetare si legale din care deriva direct sau indirect obligatii de plata, inclusiv din fondurile comunitare;

platile asumate prin angajamente bugetare si legale, inclusiv din fondurile comunitare;

vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;

concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;

constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare si stabilire a titlurilor de creanta, precum si a facilitatilor acordate la incasarea acestora;

alocarea creditelor bugetare;

sistemul contabil si fiabilitatea acestuia;

sistemul de luare a deciziilor;

sistemele de conducere si control precum si riscurile asociate unor astfel de sisteme;

sistemele informatice.

d)        informeaza UCAAPI despre recomandarile neinsusite de catre conducatorul entitatii publice auditate, precum si despre consecintele acestora.

Compartimentul de audit public intern transmite la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, sinteze ale reconamdarilor neinsusite de catre conducatorul entitatii publice auditate si consecintele neimplementarii acestora, insotite de documentatia relevanta dupa cum urmeaza:

entitatile publice subordonate transmit trimestrial in maxim cinci zile de la incheierea trimestrului organelor ierarhice imediat superioare;

entitatile publice ale Administratiei publice locale transmit trimestrial la structurile teritoriale UCAAPI, in termen de zece zile de la incheierea trimestrului.

entitatile publice ale Administratiei publice centrale transmit trimestrial la UCCAPI, in termen de 10 zile de la incheierea trimestrului;

e)raporteaza periodic asupra constatarilor, concluziilor si recomandarilor rezultate din activitatile sale de audit;

Compartimentele de audit public intern transmit la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, la cererea acestora rapoarte periodice privind constatarile, concluziile si recomandarile rezultate din activitatile lor de audit.

f)          elaboreaza raportul anual al activitatii de audit public intern;

Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern cuprind principalele constatari, concluzii si recomandari rezultate din activitatea de audit, progresele inregistrate prin implementarea recomandarilor, eventualele iregularitati/prejudicii constatate in timpul misiunilor de audit public intern, precum si informatii referitoare la pregatirea profesionala.

Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la UCAAPI/strcturile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, dupa cum urmeaza:

entitatile pulice subordonate transmit organelor ierarhice imediat superioare astfel: cele ale Administratiei publice locale pana la 5 ianuarie, iar cele ale Administratiei publice centrale pana la 10 ianuarie;

entitatile publice ale Administratiei publice locale transmit la structurile teritoriale UCAAPI, pana la 15 ianuarie;

entitatile publice ale Administratiei publice centrale transmit la UCAAPI, pana la 25 ianuarie.

g)in cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, raporteaza imediat conducatorului entitatii publice si structurii de control intern abilitate.

In situatia in care in timpul misiunilor de audit public intern se constata abateri de la regulile procedurale si metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activitatii/operatiunii auditate, auditorii interni trebuie sa instiinteze conducatorul entitatii publice si structura de inspectie sau o alta structura de control intern    stabilita de conducatorul entitatii publice, in termen de 3 zile.

In cazul identificarii unor iregularitati majore auditorul intern poate continua misiunea sau poate sa o suspende cu acordul conducatorului entitatii care a aprobat-o, daca din rezultatele preliminare ale verificarii se estimeaza ca prin continuarea acesteia nu se ating obiective stabilite (limitarea accesului, informatii insuficiente etc.).

Seful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea si desfasurarea activitatilor de audit intern.

Elaborarea planului de audit public intern. Planul de audit intern se intocmeste anual de catre compartimentul de audit public intern.

Selectarea misiunilor de audit public intern se face in functie de urmatoarele elemente de fundamentare:

a)            Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe, proiecte sau operatiuni:

b)            Criteriile de semnal sau sugestiile conducatorului entitatii publice, respectiv: deficiente constatate anterior in rapoartele de audit; deficiente constatate in prcesele verbale incheiate in urma inspectiilor; deficiente consemnate in rapoartele Curtii de Conturi: alte informatii si indicii referitoare la disfunctionalitati sau abateri; aprecieri ale unor specialisti, experti etc. cu privire la structura si dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale functionariisistemului; evaluarea impactului unor modificari petrecute in mediul in care evolueaza sistemul auditat;

c)            Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducatorii entitatilor publice sunt obligati sa ai toate masurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI sa fie introduse in planul anual de audit public intern    al entitatii publice, realizate in bune conditii si raportate in termenul fixat;

d)      Numarul entitatilor publice subordonate;

e)      Respectarea periodicitatii in auditare, cel putin o data la trei ani;

f)        Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata;

g)      Recomandarile Curtii de Conturi.

Proiectul planului anual de audit public intern este intocmit pana la date de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaboreaza.

Conducatorul entitatii publice aproba proiectul planului anual de audit public intern pana la 20 decembrie a anului precedent.

Planul anual de audit public intern reprezinta un document oficial. El este pastrat in arhiva institutiei publice impreuna cu referatul de justificare in conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Nationale.

Referatul de justificare. Proiectul planului anual de audit public intern este insotit de un referat de justificare a modului in care sunt selectate misiunile de audit cuprinse in plan.

Referatul de justificare trebuie sa cuprinda pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexat la referatul de justificare), criteriile semnal si alte elemente de fundamentare, care au fost avute in vedere la selectarea misiunii respective.

Planul anual de audit intern are urmatoarea structura:

scopul actiunii de auditare;

obiectivele actiunii de auditare;

identificarea/descrierea activitatii/operatiunii supuse auditului public intern;

Identificarea/descrierea entitatii/entitatilor sau a structurilor organizatorice la care se va desfasura actiunea de auditare;

durata actiunii de auditare;

perioada supusa auditarii;

numarul de auditori proprii antrenati in actiunea de auditare;

precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunostinte de specialitate, precum si a numarului de specialisti cu care urmeaza sa se incheie contracte externe de servicii de expertiza/cosultanta (daca este cazul);

numarul de auditori care urmeaza sa fie atrasi in actiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate.

Actualizarea planului de audit publlic intern se face in functie de:

modificarile legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificatie a auditarii anumitor operatiuni, activitati sau actiuni ale sistemului;

solicitarile UCAAPI/entitatea publica ierarhic imediat superioara de a introduce/inlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern.

Actualizarea planului de audit public intern se realizeaza prin intocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducatorul entitatii publice.

Seful compartiemntului de audit public intern este responsabil pentru organizarea si desfasurarea activitatilor de audit public intern si trebuie sa asigure resursele necesare indeplinirii palnului de audit public intern in mod eficient.

Reglementarea activitatii compartimentului de audit public intern. Compartimentul de audit public intern elaboreaza norme specifice entitatii publice in care isi desfasoara activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imdiat superior in cazul entitatilor publice subordonate.

Organul ierarhic imediat superior poate decide elaborarea de norme proprii pentru fiecare unitate subordonata, daca specificul activitatii acestora o impune.

Entitatile publice subordonate transmit normele proprii spre avizare la organul ierarhic imediat superior care a decis obligativitatea elaborarii acestora.

Normele proprii se transmit pentru avizare cu aprobarea conducatorului entitatii publice, semnate pe fiecare pagina, de auditorul intern care le-a elaborat.

Compartimentele de audit public intern abilitate sa avizeze normele proprii entitatilor publice sunt obligate sa le avizeze in termen de 30 zile si sa instiinteze entitatea in cauza.

Compartimentele de audit public intern abilitate sa avizeze normele de proprii entitatilor publice pot solicita eventualele clarificari, modificari, completari ale acestora. Conducatorii entitatilor publice vor lua masurile necesare pentru solutionarea operativa a acestor solicitari.

Urmatoarele entitati publice nu elaboreaza norme proprii:

a)Institutiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entitati publice. Misiunile de audit public intern desfasurate la nivelul institutiilor publice mici se efectueaza in conformitate cu normele proprii Minsiterului Finantelor Publice;

b)            Entitatile publice subordonate pentru care entitatea publica de la nivelul ierarhic imediat superior a decis organizarea compartimentului de audit pulbic intern fara obligatia elaborarii de norme proprii. Misiunile de audit public intern    se desfasoara in conformitate cu normele proprii organului ierarhic imediat superior;

c)Entitatile publice subordonate pentru care entitatea publica de la nivelul ierarhic imediat superior a decis neinfiintarea compartimentului de audit public intern. Misiunile de audit public intern desfasurate la nivelul acestor entitati se efectueaza in conformitate cu normele proprii Ministerului Finantelor Publice.

Raportarea activitatii de audit public intern. Raportul de audit public intern finalizat, impreuna cu rezultatele concilierii, este transmis conducatorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza si avizare. Pentru institutia publica mica, raportul de audit public intern este transmisspre avizare conducatorului acesteia.

Compartimentul de audit public intern asigura:

a)      raportarea periodica asupra constatarilor, concluziilor si reconamdarilor rezultate din activitatile sale de audit;

b)      rlaborarea raportului anual al activitatii de audit public intern;

c)      in cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, se raporteaza imediat conducatorului entitatii publice si structurii de control intern abilitate;

d)            informarea UCAAPI despre recomandarile neinsusite de catre conducatorul entitatii publice auditate precum si despre consecintele acestora;

e)            verificarea si raportarea la UCAAPI sau al organul ierarhic imediat superior, dupa caz, asupra progreselor inregistrate in implementarea recomandarilor.

Obiectivele aferente unei activitati de audit public intern pot fi:

Evaluarea managemetului riscurilor. Auditul public intern trebuie sa sprijine conducatorul entitatii publice in identificarea si evaluarea riscurilor semnificative contribuind la imbunatatirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie sa supravegheze si sa evalueze eficacitatea acestui sistem.

Auditul public intern trebuie sa evalueze riscurile aferente operatiilor si sistemelor informatice ale entitatii publice, privind:

fiabilitatea si integritatea informatiilor financiare si operationale;

eficacitatea si eficienta operatiilor;

protejarea patrimoniului;

respectarea legilor, reglementarilor si contractelor.

In cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, in cazul in care acestea sunt semnificative.

Evaluarea sistemelor de control. Auditul public intern ajuta entitatea publica sa mentina un sistem de control adecvat prin evaluarea eficictatii si eficientei acestuia, contribiund la imbunatatirea lui continua.

Evaluarea pertinentei si eficacitatii sistemului de control intern se va face pe baza rezultatelor evaluarii riscurilor si va viza operatiile si sistemele informatice ale entitatii publice din urmatoarele puncte de vedere:

fiabilitatii si integritatii informatiilor financiare si operationale;

eficacitatii si eficientei operatiilor;

protejararii patrimoniului;

respectarii legilor, reglementarilor si procedurilor.

In cursul misiunilor, auditorul intern trebuie sa examineze procedurile de control intern in acord cu obiectivele misiunii in vederea identificarii tuturor deficientelor semnificative ale acestora.

Auditorii interni trebuie sa analizeze operatiile si activitatile si sa determine masura in care rezultatele corespund obiectivelor stabilite si daca operatiile/activitatile sunt aplicate sau realizate conform prevederilor.

Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie sa determine masura in care conducatorul entitatii publice a definit criterii adecvate de apreciere si daca obiectivele au fost realizate. Daca aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate si de auditorii interni in evaluarea sistemului de control intern. Daca acestea sunt inadecvate, auditorii interni trebuie, impreuna cu conducerea entitatii publice, sa elaboreze in mod corespunzator aceste criterii.