SUBSISTEMUL INFORMATIONAL

SUBSISTEMUL INFORMATIONAL

Componentele subsistemului informational

Desfasurarea in bune conditiuni a proceselor de munca in intreprinderi impune existenta alaturi de subsistemul organizatoric si a celui informational. Aceasta deoarece subsistemul informational va asigura circulatia informatiei intre diferitele componente organizatorice, potrivit obiectivelor acestora definite de catre management.

Subsistemul informational al intreprinderii poate fi definit ca fiind

totalitatea resurselor informationale create, prelucrate si transmise pe fluxuri si circuite informationale potrivit cerintelor obiectivelor intreprinderii, precum si a procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa asigure un nivel de corectitudine si rapiditate actului decizional.

Principalele componente ale sistemului informational sunt prezentate in continuare:

Informatia este considerata de cei mai multi autori ca materie prima pentru procesul de management. Din acest motiv se impune construirea unui subsistem informational care trebuie sa minimizeze deficientele care pot afecta eficienta acestuia.

Intre deficientele subsistemului informational se numara:

O problema deosebit de importanta care apare, este aceea a utilizarii informatiei intr-o maniera care inlature efectele uzurii morale a informatiei care este mult mai accentuata decat uzura morala a capitalului fix.

Orice manager prin cerintele postului sau:

analizeaza situatii;

defineste probleme;

ia decizii;

pune in aplicare un program de actiune stabilit de el sau de organele de conducere colectiva;

controleaza modul de indeplinire al acestor programe de actiune.

In toate aceste activitati, el culege sau primeste informatii, le evalueaza, le proceseaza intr-un program de gandire. Rezultatul unui proces de gandire este desigur tot o informatie.

Complexitatea proceselor economice intr-un mediu tot mai dinamic, determina necesitatea ca managerul sa tina seama de foarte multe informatii in raport cu perioadele anterioare. Timpul disponibil a ramas insa acelasi, ceea ce are drept consecinta, aparitia "crizei de timp" in fata problemelor care sunt de rezolvat.

Deci timpul trebuie tratat ca o resursa limitata, fapt care scoate in evidenta necesitatea rationalizarii subsistemului informational.

Amplificarea rolului sistemului informational in initierea, fundamentarea si adoptarea deciziilor de management, a determinat ca in practica economica si in literatura de specialitate, sa se impuna o noua notiune, aceea de sistem informational de management (Management Informational System -MIS).

Sistemul informational de management poate fi definit ca fiind sistemul manual sau computerizat, proiectat si aplicat cu scopul de a furniza managerilor de la toate nivelurile si functiile, informatiile parvenite din surse interne si externe firmei pentru comunicarea si utilizarea acestora in adoptarea deciziei eficiente in activitatile de previziune, organizare, coordonare, antrenare -motivare respectiv control - evaluare-reglare (dupa Marian Zaharia s.a., Management -teorie si aplicatii, Editura Tehnica, Bucuresti, 1993 pag. 61)

Acest sistem prezinta urmatoarele caracteristici:

se bazeaza pe o circulatie verticala a informatiilor (de exemplu intre subordonati si manageri);

este alcatuit dintr-o serie de subsisteme care furnizeaza informatiile de la cele curente, operative, pana la cele strategice;

necesita o baza bine pusa la punct, actualizata si astfel structurata incat sa permita accesul rapid al managerilor la informatiile stocate in ea;

utilizeaza in mare masura instrumentarul tehnic, solicitand extinderea utilizarii sistemelor automate;

presupune antrenarea continua a unui personal cu inalta competenta profesionala.

Un proces de elaborare si perfectionare a sistemului informational cuprinde urmatoarele componente:

proiectarea sau imbunatatirea structurii organizatorice a intreprinderii - stadiu in care sunt delimitate componentele organizatorice ale acesteia, potrivit obiectivelor ei de functionare si functiunilor asumate prin statut;

delimitarea competentelor fiecarei componente organizationale-in acest stadiu se urmareste o delimitare precisa a sferelor de actiune si eliminarea tendintelor de suprapuneri de competente;

descrierea atributiilor specifice fiecarei componente mergand pana la atributiile fiecarei persoane din cadrul diferitelor servicii si birouri;

construirea diagramei de relatii in cadrul serviciilor si birourilor, precum si a celor de interactiune cu alte componente organizatorice;

trasarea fluxurilor si circuitelor informationale potrivit diagramei de relatii cu identificarea purtatorilor de informatii, precum si a redundantelor informationale existente intre diferiti purtatori de informatii;

optimizarea fluxurilor si circuitelor informationale prin eliminarea dublei circulatii a informatiei si realizarea unicitatii producerii informatiei in vederea fundamentarii deciziei; rezultanta acestei faze o constituie sistemul informational nou sau imbunatatit;

informatizarea sistemului informational astfel realizat.

In evolutia sistemului informational se constata urmatoarele tendinte:

capacitate mare de stocare a informatiilor si de regasire rapida a datelor;

precizia incomparabvil mai mare a informatiilor datorita utilizarioi unor proceduri mai fiabile, ce reduc la minim posibilitatea de eroare;

viteza de calcul net superioara prelucrarii manuale a informatiilor;

acces usor si in timp la informatii;

asigurarea continuitatii informastiei prin miscarea acesteia chiar de la aparitia fenomenului;

punerea datelor in diferite forme in functie de cerintele utilizatorilor datorita flexibilitaptii si adaptabilitatii programelor.

Pentru intreprinderea comerciala, prin specificul activitatii sale, resursele informationale reprezinta o veritabila arma strategica in competitia din ce in ce mai dura de pe piata, capabila sa satisfaca nevoia tot masi acuta de informatii operative, exacte si inalt agregate.

2 Comunicarea in sistemul managerial

Termenul de comunicare, provine din limba latina "comunis" si semnifica faptul ca omul incearca, practicand-o sa stabileasca cu alte persoane, o relatie prin care pot fi difuzate informatii, idei, atitudini etc.

In cadrul firmei, comunicarea se defineste ca fiind procesul prin care are loc schimbul de mesaje in vederea realizarii sistemului de obiective ale acesteia.

Relatiile organizationale au in cadrul firmei ca suport comunicarea interpersonala.

Din aceasta perspectiva, complexitatea comunicarii aduce in planul praxiologic o exigenta - abilitatea managerului de a comunica eficient.   

Functiile managementului in cadrul nu pot fi functionale in absenta comunicarii.

In cadrul firmei, comunicarea este necesara din urmatoarele considerente:

procesele de stabilire a sistemului de obiective, de concordanta a sa cu structura organizatorica si informationala, de armonizare a demersurilor cu sistemul de obiective elaborat in faza previzionala, de antrenare -motivare a personalului firmei si de identificare si eliminare a abaterilor, se bazeaza pe primirea si transmiterea de mesaje;

comunicarea stabileste si mentine relatiile dintre angajati firmei, oferindu-le informatiile necesare orientarii si evaluarii propriei munci in raport cu a celorlalti, cu cerintele firmei si ale mediului acesteia;

prin feed - back-ul realizat comunicarea releva posibilitatile de imbunatatire a performantelor individuale si generale ale firmei;

aflata la baza procesului motivatiei, comunicarea face posibila identificarea, cunoasterea si utilizarea corecta a diferitelor categorii de nevoi si stimulente pentru orientarea comportamentului angajatilor spre performante si satisfactii;

contribuie la instalarea relatiilor corecte si eficiente de intelegere si acceptare reciproca intre sefi si subordonati, colegi, persoane din interiorul si exteriorul firmei.

Problema reala a comunicarii in cadrul firmei, nu este daca managerii se angajeaza sau nu in acest proces ci daca ei comunica bine sau nesatisfacator.

Procesul de comunicare, consta in ansamblul operatiunilor de transmitere si primire a simbolurilor cu intelesurile atasate lor.

Un proces de comunicare este prezentat schematic in continuare:

In cadrul intreprinderii comerciale, componentele comunicarii sunt:

a)Emitentul - este orice angajat care detine informatii, idei, intentii si obiective privind comunicarea si formuleaza mesajul, alege limbajul, receptorul si mijlocul de comunicare. Desi are un rol preponderent in initierea comunicarii, acesta nu poate controla deplin ansamblul procesului.

b)Receptorul este orice angajat care primeste mesajul. In procesul comunicarii, multi manageri sunt tentati sa considere ca receptarea mesajelor este automata si inferioara. Reusita comunicarii este conditionata de adecvarea continutului si formei de exprimare a mesajului, cu capacitatea de perceptie, intelegere a receptorului cu starea sa sufleteasca.

c) Mesajul este ansamblul simbolurilor transmise de emitator receptorului.

Mesajul este format in opinia specialistilor din textul si muzica mesajului.

Textul este partea vizibila, deschisa a mesajelor, concretizata in cuvinte, muzica este partea invizibila a mesajului continuta de orice mesaj. Cuvintele si expresiile care imbraca textul trebuie sa fie insotite de tonalitati care sa determine perceptia de catre salariati a sensului dorit de manager.

d)Contextul (mediul) -este o componenta adiacenta care poate influenta calitatea comunicarii care se refera la spatiu, timp, stare psihica, interferente ale zgomotelor, temperaturilor, imaginilor vizuale care pot distrage atentia, provoca intreruperi, confuzii.

e) Canalele de comunicare - sunt traseele pe care circula informatia. Literatura de specialitate din domeniu le clasifica dupa mai multe criterii Prezentam in acest sens clasificarea dupa gradul de formalizare:

- formale sau oficiale - suprapuse relatiilor organizationale. Sunt proiectate si functioneaza in cadrul structurii astfel incat sa vehiculeze informatii intre posturi, compartimente si niveluri ierarhice diferite. Eficienta comunicarii depinde de modul de functionare al acestor canale. Aparitia unor blocaje frecvente in anumite puncte indica necesitatea revizuirii posturilor sau investigarii starii climatului de munca, a relatiilor interpersonale

- informale .sau neoficiale - generate de organizarea neformala. Sunt cai aditionale de comunicare care permit mesajelor sa penetreze canalele oficiale.

Depasind barierele legate de statut si ierarhie, reteaua canalelor informale    poate vehicula stiri, noutati, informatii mai rapid decat canalele formale. Desi sunt frecvent distorsionate ele prezinta avantajul rapiditatii informatiei si a unei disponibilitati sporite din partea angajatilor.

f) Mijloacele de comunicare - constituie suportul tehnic al procesului avand o

importanta contributie in directionarea mesajului, maririi vitezei de vehiculare a acestuia, acuratetei si costului comunicarii.

Etapele si mecanismele interne ale procesului de comunicare sunt:

1.Codificarea intelesului - consta in selectarea anumitor simboluri capabile sa exprime semnificatia unui mesaj. Cuvintele, imaginile, expresiile fetei sau ale corpului, semnalele ori gesturile se constituie in simboluri ale comunicarii. Simbolurile pot fi ambigue daca apartin diferitelor categorii. De exemplu : in SUA gestul despicarii beregatei cu un deget semnifica " esti un om mort " iar in Etiopia "te iubesc ".

2. Transmiterea mesajului deplasarea mesajului codificat de la emitent la receptor se face prin canalul vizual, auditiv, tactil sau electronic. Modul de transmitere a mesajului este deosebit de important deoarece el devine o parte a mesajului.

3.Decodificarea si interpretarea - se refera la descifrarea simbolurilor transmise si respectiv explicarea sensului, proces formalizat in receptarea mesajului.

4.Filtrarea consta in deformarea sensului unui mesaj datorita unor filtre psihologice sau fiziologice. Prin filtre fiziologice, se inteleg handicapurile totale sau partiale, lipsa sau scaderea acuitatii vazului, mirosului, etc. Prin filtre psihologice se inteleg experiente trecute, sensibilitati, predispozitii. Aceste filtre limiteaza perceptia, dandu-le alte semnificatii.

5.Feed-back-ul - incheie procesul de comunicare. Prin intermediul sau emitentul verifica in ce masura mesajul a fost inteles corect sau a suferit filtrari.

Fiecare intrewprindere comerciala are o retea specifica de comunicare determinata de urmatorii factori de influenta exogeni si endogeni:

Dintre factorii exogeni distingem:

Mediul ambiant - sporeste viteza cu care trebuie transmise si receptate

mesajele. Tipul de mediu poate influenta de asemenea structura comunicarii in cadrul firmei: mediu linistit - favorizeaza comunicarea scrisa; mediu turbulent - favorizeaza comunicarea verbala, relatiile informale tind sa le echilibreze pe cele formale

Modificarea tehnicilor si tehnologiilor - afecteaza tehnologia comunicarii.

In acest sens faxul, telefonul mobil, raspunde nevoilor comunicarii rapide dar tind in acelasi timp sa anuleze personalizarea comunicarii.

Cresterea gradului de educatie al oamenilor - determina cresterea calitatii comunicarii. Codificarea, decodificarea, interpretarea si feed-back-ul pot elimina unele deficiente generate de lipsa de educatie, ignoranta, rezistenta la nou.

Dintre factori interni distingem:

Parametrii structurii organizatorice

O structura incarcata cu multe niveluri ierarhice, duce la multiplicarea si aglomerarea procesului de comunicare, la aparitia de numeroase filtre si la dezvoltarea comunicarii informale.

Modul de proiectare si functionare a sistemului informational

Deficientele la nivelul sistemului informational generate de suprainformare sau de subinformare se vor reflecta in cantitatea si viteza de circulatie a mesajelor ceea ce va duce la tipuri diferite de comunicari.

Stilul de management

In functie de conceptia care sta la baza stilului de munca managerul poate fi adeptul ascultarii oarbe, evitand comunicarea considerata o pierdere de timp ( este un stil autoritar care favorizeaza informatia descendenta ) sau poate fi adeptul dialogului care imbraca aspecte informale, favorizeaza comunicarea nonverbala si decodifica sentimentele si reactiile celor din jur.

Tipul de cultura organizationala

Cultura impune si mentine traditii, reguli nescrise dar puternic inradacinate care se resimt in individualizarea procesului de comunicare. Prin intermediul comunicarii sunt vehiculate mesajele culturale continute in mituri, legende, sunt consolidate valorile si perspectivele unui anumit tip cultural.

In calea comunicarii eficiente se interpun o serie de obstacole ale comunicarii

1.Factori generali ai blocajelor in comunicare

a)      Diferentele de personalitate - personalitatea este considerata de specialisti

ca rezultanta a patru factori: - constitutia si temperamentul subiectului; mediul fizic

(climat, hrana); mediul social ( familie, educatie ); obiceiurile si deprinderile castigate sub efectul influentelor precedente (mod de viata, igiena)

Oamenii nu se nasc cu personalitatea integrala. Ea este dezvoltata sub influenta mostenirilor genetice, a mediului si experientei individuale. Ajunsa la maturitate psihologica personalitatea se definitiveaza.

b) Diferentele de perceptie - perceptia este modul in care indivizii selecteaza si interpreteaza senzorial stimulii si informatiile in conditii consecvente cu propriile repere si imaginea generala despre lume si viata. Oamenii tind sa respinga informatiile care le ameninta reperele si conceptia despre lume si viata ceea ce duce la filtrarea informatiilor. Pentru un lider perceptia diferita a celor din jur constituie un obstacol care poate fi diminuat sau eliminat prin efortul de a cunoaste oamenii astfel incat sa poata fi depasite situatiile in care comunicarea este deformata.

Comunicarea in general si cea organizationala in special este ingreunata deoarece:

fiecare dintre noi suntem tentati sa presupunem ca oamenii se vor comporta in aceleasi situatii in acelasi mod;

exista tendinta de a grupa pe cei din jur in categorii dihotomice: buni, rai, destepti, incompetenti;

prima impresie deformeaza judecatile ulterioare transformandu-se de regula in prejudecati;

simpatia noastra fata de altii creste sau scade in masura in care descoperim sau nu trasaturi, performante, caracteristici comune;

exista tentatia de a extinde faptele, atitudinile la intregul comportament;

- oamenii folosesc propriile repere si conceptii in judecarea altora.

Diferentele de statut se considera ca un emitent cu statut inalt este intotdeauna bine informat desi nu intotdeauna aceasta este o realitate.

Diferentele de cultura - pot genera blocaje atunci cand apartin unor medii culturale, religioase organizationale diferite.

Zgomotul -este un factor care tine de contextul comunicarii si consta in sunete sau amestec de sunete discordante si puternice care impiedica transmiterea si / sau receptarea mesajului. El poate concura mesajele si chiar sa le domine deformandu-le.

Zgomotul poate fi produs de:

folosirea unor instalatii in apropierea receptorului sau emitentului;

semnale parazite pe canalele de comunicare -linia telefonica, fax, calculator;

erori de comportament ale participantilor la comunicare - de exemplu situatia in care toti vorbesc in acelasi timp incercand sa se impuna si sa se faca auzit;

folosirea de catre emitent a unui numar exagerat de cuvinte, chiar daca acestea sunt corecte, astfel incat mesajul se pierde in neesential.

2. Obstacole specifice procesului de management

a) Obstacole generate de manageri - ca initiatori si coordonatori ai comunicarii managerii au tendinta de a ridica bariere artificiale in comunicarea cu subalternii sau omologii lor datorita:

Dificultatilor in capacitatea de transmitere a informatiilor; in aceasta categorie se include:

insuficienta documentare ceea ce determina o utilitate redusa;

tendinta de a supradimensiona explicatiile introductive, devenite inutile, mai ales cand interlocutorul este subaltern sau coleg familiarizat cu subiectul;

tendinta de a transforma dialogul in monolog fie din lipsa de timp, ori de incredere in partener sau de interes fata de parerea acestuia;

stereotipii in modalitatile de transmitere si prezentare a informatiilor, ceea ce duce la intimidarea partenerului si lipsa raspunsului;

utilizarea unui limbaj neadecvat persoanei care recepteaza mesajul;

utilizarea unui ton ridicat si marcat de iritabilitate - duce la intimidarea partenerului si lipsa raspunsului

deficiente in capacitatea de ascultare.

Factori generati de subordonati - au ca sursa fie dorinta de securitate, fie lipsa implicarii in viata organizatiei sau factori care pur si simplu tin de temperament, climat de munca. Aceste dificultati se manifesta sub urmatoarele forme:

rezerva de a-si exprima propriile opinii din teama de a nu avea neplaceri din partea sefilor;

convingerea ca problemele subordonatilor nu-l intereseaza pe manager;

lipsa obisnuintei de comunicare,

tendinta de a considera ca o propunere de perfectionare inseamna semnalarea unei defectiuni tolerate de conducere;

concordanta dintre cerintele comunicarii si posibilitatea subordonatilor de a le satisface in conditii de calitate si in timp util;

frecventa modificarilor creeaza nemultumiri in randul subordonatilor ceea ce duce la reducerea comunicarii.

Concluzia este ca in reteaua de comunicare din cadrul intreprinderii, informatiile trebuie sa circule cu rapiditate si sa fie usor accesibile diferitelor niveluri de competenta pentru fundamentarea in cat mai bune conditii a deciziei economice.

In sistemul de management, managerul este persoana care detine o pozitie cheie in toata structura de comunicare. El reglementeaza nivelul de ierarhizare al informatiei, accesul diferitilor subordonati la ele potrivit competentelor accestora, numeste un administrator al sistemului informational (care este baza comunicarii) si mai ales stabileste gradul de agregasre a informatiei pentru decizie.

Elaborarea sau perfectionarea sistemului informational este un proces de natura de natura inovativa care de regula in structurile intreprinderilor comerciale intampina greutati.

In toate situatiile, procesualitatea elaborarii sau perfectionarii trebuie sa se bazeze pe urmatoarele principii:

Managementul intreprinderii comerciale trebuie sa subordoneze elaborarea sau perfectionarea sistemelor informationale;

Sistemul informational este dependent de organizarea intreprinderii comerciale si de sistemul decizional al acesteia;

Tratarea informatiei trebuie sa se desfasoare potrivit unei metodologii unitare;

Asigurarea unui feed-back coresounzator nevoilor manageriale;

Valorificarea la un nivel maximal a informatiilor primare;

Asigurarea unei flexibilitati a sistemului informational potrivit nevoilor de informare si decizie;

eficienta in valorificarea informatiei pentru decizie.

Interactiunea dintre informatie si decizie

SISTEMUL FIRMEI

Privita la nivelul intreprinderii, informatia cuprinde elemente comunicate intregului personal si care se gasesc sub forma de recomandari, avize, dispozitii orale sau scrise, prin care se asigura orientarea ansamblului intreprinderii spre obiective majore, desprinse din necesitatile de echilibru ale societatii (mediului). In aceasta intelegere , informatiile au rolul de a mari gradul de certitudine al membrilor colectivului societatii privind cunoasterea conditiilor mediului exterior.