Atasamente la e-mail

Atasamente la e-mail

Generalitati

1. De regula, atasamentele dela un e-mail nu trebuie sa depaseasca marimea de 1,0 MB, pentru a putea fi salvate pe o disketa (nu toti posesorii de PC au hardisk-uri de capacitati mari). Totodata, nu toate casutele postale accepta atasamente mari si veti avea supriza returarii mesajului de catre server (de ex. casutele postale gratuite din Hotmail.com). Numai daca ati convenit cu destinatarul si aveti acceptul sau (dar si siguranta acceptarii de catre server) puteti trimite atasamente mai mari .
2. Nu uitati, ca se poate “sparge” in mai multe parti componente orice fisier doriti dvs. al trimite atasat la un e-mail, astfel ca sa nu depasiti marimea susmentionata - acestea fiind atasate pe rand la mai multe mesaje (cu atentionarea prealabila a destinatarului).
3. Pentru a micsora volumul fisierelor ce doriti a fi atasate, ele se vor comprima utilizand programul WinZip inainte de atasare. Acest lucru se poate face daca sunteti sigur ca destinatarul are si el instalat acest program pe PC, in caz contrar este necesar a se face o arhiva autoexecutabila (care la destinatie se dezarhiveaza singura).
4. Nu abuzati de mesaje cu atasamente ! Atat transmiterea cat si receptia acestora dureaza si acest lucru costa ! (atat pe dvs. cat si pe destinatar) .Sa nu regretati cand va trebui sa achitati factura !
5. Inainte de a trimite un atasament la mesaj, este bine sa va asigurati ca destinatarul are cu ce sa-l deschida (are instalat softul necesar) .Apoi nu trimiteti “in rafala” mesaje cu atasamente adresate aceluiasi destinatar, intrucat veti bloca casuta postala (prin ocuparea integrala a capacitatii disponibile) - riscand ca o parte din ele sa va fie returate de server pe de o parte si impiedicand pe alti corespondenti a trimite mesaje aceluiasi destinatar! Numai daca ati convenit de comun acord, un “grafic” de trimitere-receptie, se poate incerca acest sistem (dar atentie la diferentele de fus orar) .

Pregatirea atasamentelor pentru e-mail

1. Se alege fisierul pe care doriti al trimite atasat la un mesaj electronic. Apoi verificati marimea acestuia inainte de arhivare, iar daca este mare, vedeti daca se poate desparti in mai multe parti componente .
2. Treceti apoi la arhivarea acestuia, cu ajutorul programului WinZip si verificati din nou marimea fisierului comprimat rezultat ! In cazul cand destinatarul nu are instalat pe PC programul WinZip, puteti cere dvs. programului WinZip, sa formze o arhiva autoexecutabila - care la destinatie sa se dezarhiveze singura
3. Cum se face o arhiva autoexecutabila deschideti WinZip, apoi alegeti Action > Make.EXE File din meniul principal. Executati clic pe Make EXE si WinZip creiaza un fisier EXE avand aceiasi cale si acelasi nume de fisier radacina cu fisierul ZIP
4. Verificati AntiVirus fisierul comprimat, pentru a va convinge ca totul este OK si ca poate fi trimis corespondentului dvs.
5. Deschideti pe PC dvs. un folder special, unde sa aveti pregatite atasamentele ce trebuiesc trimise si unde sa puteti salva atasamentele sosite (de ex. C:). Mutati prin cut / paste aceste fisiere astfel pregatite in acest dosar (alta cale de mutare este de a trage cu mouse acest fisier de unde este in dosarul “Provizoriu”).

Atasarea fisierelor la e-mail

Extragerea fisierelor atasate din e-mail

Mesajele sosite pe adresa dvs. si care au atasamente, se pot deosebi imediat de celelalte mesaje, prin faptul ca afiseaza simbolul “agrafa de birou”.

Dupa ce ati salvat atasamentele, este strict necesar, a fi verificate intai AntiVirus si abia apoi ele se pot deschide !

Nu uitati sa confirmati primirea si salvarea atasamentelor - este un gest de minima politete !

Atasarea unei imagini

Atasarea unei pagini Web

Sfaturi utile

Verificati frecvent mesajele postale. Daca lasati vreun mesaj pe serverul gazda, irositi din spatiul disponibil ; in plus, este foarte nepoliticos sa nu raspundeti la mesajele sosite.

Cand raspundeti sau reexpediati un mesaj, scurtati mesajul original, pastrand din el strctul necesar pentru ca destinatarul sa inteleaga despre ce este vorba. Daca eliminati o portiune mai mare din mesajul original, inlocuit-o cu cuvantul <snip>, astfel incat cititorul sa stie ca ati sters din text.

Nu trimiteti niciodata mesaje in format HTML sau RTF catre o lista postala .Multi dintre utilizatorii acesteia nu vor putea citi mesajele astfel formatate si se vor simti frustati. In plus, listele postale ofera o versiune in rezumat, in care toate mesajele dintr-o zi sunt colectate intr-un singur mesaj, Mesajul dvs. nu va apare in aceasta lista din cauza formatarii susmentionate.

Evitati a da detalii despre dvs., numar telefon, adresa exacta, etc. atat in semnatura la e-mail, cat si in Business Card pentru a nu avea surprize neplacute.

Nu scrieti lucruri, pe care apoi le puteti regreta.

Liste de discutii

Listele de discutii ( mailing lists ) reprezinta o forma de comunicare a informatiilor intre persoane din ce in ce mai populara. O astfel de lista contine adresele de e-mail ale unor utilizatori. Un mesaj primit pe adresa listei este difuzat automat tuturor membrilor listei.

Datorita faptului ca cea mai mare parte a utilizatorilor Internet folosesc cu preponderenta e-mail-ul, si datorita costurillor de conectare la Internet, a rezultat necesitatea de organizare a unor grupuri de discutii intre aceste miloane de utilizatori, grupuri care sa se bazeze pe o distributie selectiva a e-mailurilor. Astfel un utilizator se poate abona ( de obicei gratuit ) la una din listele de discutii din domeniul care îl intereseaza, urmând sã primeasca zilnic ( sau saptaminal - dupa cum decide ) zeci de scrisori pe tema respectiva care reprezinta discutiile din grup. Aceste scrisori pot fi citite, se pot pastra sau sa li se raspunda pe adresa privata ori pe adresa grupului continandu-se astfel discutia .

Sa vedem citeva clasificari ale listelor de discutii :

tip newsletter ( in care numai moderatorul sau proprietarul listei publica mesaje)

liste de discutii propriu-zisa ( in care orice membru poate trimite mesaje la toata lista )

moderata ( orice mesaj este aprobat de moderator)

nemoderata - mesajul ajunge pe lista fara a fi verificat de cineva

- liste in care orice persoana poate sa devina membru la o simpla cerere in acest sens ( open membership ) sau

- liste in care pentru a deveni membru trebuie ca cererea ta sa fie aprobata de cãtre proprietarul listei ( restricted membership )

liste care permit atasamentele la e-mail si

liste care nu permit atasamentele la e-mail

- liste in care prin apasarea butonului reply mesajul merge la toate lista sau

- liste in care prin apasarea butonului reply mesajul merge la persoana care a scris mesajul

De obicei o lista de discutii are o eticheta specifica care apare in subiectul oricarui mesaj pentru a le diferentia de celelalte care apare intre paranteze dreptunghiulare [ ] - de exemplu lista primulpas va avea ca subiect al mesajului : ' [primulpas] subiect mesaj '

La abonare sau ulterior utilizator are posibilitatea de a opta pentru primirea mesajelor normal, digest - adica toate mesajele scrise intr-o zi sau saptamina va vor veni intr-un singur e-mail - sau web - adica veti putea citi mesajele pe web la adresa grupului, fara a le primi in cutia de posta electronica.

Majoritatea listelor de discutii gratuite permit abonarea si dezabonarea la lista respectiva prin trimiterea unui simplu e-mail gol ( adica fara sa aiba ceva scris la subiect sau in corpul mesajului ) la o adresa specifica.

Sa luam drept exemplu lista de discutii Primul Pas ce a fost creata pentru a facilita schimbul de idei intre incepatorii din Internet. Asadar tema o reprezinta intrebari si raspunsuri cu privire la Internet si numai un astfel de mesaj ar trebui trimis la acest grup.

Pentru a te abona la grup este suficient sa trimiti un mesaj gol la adresa primulpas-subscribe@yahoogroups.com. Apoi vei primi un mesaj automat din partea moderatorului la care trebui sa-i dai un simplu reply pentru a deveni membru ( se foloseste aceasta procedura pentru a evita ca cineva sa foloseasca cu rea-credinta adresa ta de e-mail ) .

Pentru a te dezabona este suficient sa trimiti un e-mail gol la adresa primulpas-unsubscribe@yahoogroups.com

Pentru a trimite un mesaj la toti membrii listei foloseste adresa de e-mail primulpas@yahoogroups.com, iar pentru a vedea pagina cu caracteristicile listei acceseaza adresa http://groups.yahoo.com/group/primulpas

Primulpas este o lista de discutii nemoderata, in care poti deveni membru prin simpla cerere ( open membership ), nu se permit atasamentele la e-mail si prin apasarea butonului de reply la unul din mesajele listei, aceasta va fi trimis la toti membrii listei.

Inainte de a trimite mesaje la o lista de discutii in care va inscrieti va rog sa cititi si sectiunea Reguli de urmat in listele de discutii

Iata si citeva adrese unde puteti gasi liste de discutii :

Rolistindex - www.rolistidex.com - index pentru liste de discutii si reviste trimise prin e-mail in românã

Yahoogroups - www.yahoogroups.com

Topica - www.topica.com

Reguli de urmat in e-mail-uri si in listele de discutii

Simboluri emotionale

Cand destinatarul citeste mesajului dvs. nu va poate auzi tonul vocii, nu stie daca zambiti, daca va incruntati sau plangeti in acel moment. Asta inseamna ca nu ati comunicat decat cca.55 - 60 % din mesaj ! Acesta este unul din motivele pentru care unele din mesajele transmise prin posta electronica, sunt interpretate gresit. De ex. poate ca incercati sa fii ironic sau spiritual, dar cititorul nu isi poate da seama de acest lucru, fara un indiciu vizual .

Simbolurile emotionale (emoticons) sunt elemente grafice realizate din caractere de pe tastatura, pe care le puteti folosi in mesajele e-mail pentru a indica ce simtiti fata de continutul mesajului (puteti indica umorul, sarcasmul, mania, indoiala, etc.) .

Principalele simboluri emotionale utilizate in e-mailuri, sunt urmatoarele :

Acronime

Acronimele sunt abrevieri ale unor expresii si propozitii comune, folosite in mesajele electronice. Nu sunt utilizate in mod curent, dar vi le prezentam mai jos :

Acronim Descriere Explicatii

AISI Dupa cum vad As I See It

ASAP Cat de curand posibil As Soon As Possible

B4 Inainte Beforte

BOT Inapoi la subiect Back On Topic

BTW Apropo By The Way

FUBAR Ireparabil <Expletive>Up Beyound All Repair

FWTW Pentru ceace merita For What It’s Worth

FYI Pentru informarea dvs. For Your Information

GIGO Gunoi folosesti,gunoi obtii Garbace In Garbace Out

HTH Sper ca asta va ajuta Hope This Helps

IBTD Sper sa difere I Beg Tu Differ

IIWM Daca era in locul meu If It Were Me

IMCO Parerea mea este ca In My Considerend Opinion

IMHO Dupa umila mea parere In My Humble Opinion

IOW Cu alte cuvinte In Other Words

KISS Exprima-te simplu Keep It Simple Stupid

LOL Razand zgomotos Laughing Out Loud

NBFD Nici o scofala No Big <Expletive> Deal

NRN Raspunsul nu e necesar No Reply Necessary

OBTW Oh, apropo Oh By The Way

OTOH Pe de alta parte On The Other Hand

RBTL Citeste printre randuri Read Between The Lines

ROTFL Ma tavalesc de ras Rolling On The Floor Laughing

ROTM Chiar pe bani Right On The Money

RTFM Citeste manualul Read The <Expletive > Manual

SOL Fara noroc <Expletive> Outta Luck

TAFL Plimba ursul Take a Flying Leap

TIA Multumesc anticipat Thanks In Advance

TLA Acronim din trei litere Thee Letter Acronym

YGBK Cred ca glumesti You Gotta Be Kidding

Stilul potrivit pentru redactare e-mail

Din moment ce posta electronica este atat de expeditiva (aproape ca o convorbire telefonica), multi utilizatori scriu mesaje e-mail la intamplare, fara sa se gandeasca prea mult. Daca veti respecta urmatoarele “conventii de stil”, dovediti respectul pentru destinatar, dar si pentru ceace faceti :

Nu abuzati de limbaj Din pacate, multa lume face greseli de punctuatie, gramaticale, ortografice, etc. Cititi mesajul cu voce tare, pentru a verifica sonoritatea si fluenta frazelor. Verifica ce ai scris si daca este corect redactat mesajul, inainte de al expedia.

Pastrati paragrafele scurte Destinatarul citeste mesajul dvs. afisat intr-o fereastra mica. Va trebui sa foloseasca bara de derulare pentru a deplasa mesajul in sus si in jos, astfel incat sa il vada pe tot .Daca paragrafele sunt scurte, va putea sa le vada continutul in fereastra fara sa le deruleze.

Formulati subiectul cat mai sugestiv Redactati corect, pentru ca cititorul sa stie la ce se refera mesajul dvs.

Limitati lungimea liniei la 72 caractere sau chiar mai putin Daca mesajul dvs. are lungimi mai mari, textul va fi despartit si va apare in locuri ciudate, ingreunand citirea. Este bine sa micsorati fereastra in care scrieti mesajul, astfel incat textul sa fie despartit automat la 72 de caractere sau chiar mai putin.

NU FOLOSITI NUMAI MAJUSCULE Mesajele care folosesc numai majuscule sunt interpretate ca strigate. Sunt mult mai dificil de citit si pot ofensa cititorul.

Folositi citate scurte Inchideti intr-un mesaj de raspuns, un scurt citat din mesajul original, care sa-I aduca aminte destinatarului ce a spus.

Nu folositi simboluri emotionale si acronime in explicatii Simbolurile emotionale si acronimele pot sugera tonul unui mesaj, dar nu va bazati pe ele in explicatii care ar putea fi redate mult mai bine prin cuvinte.

Sfat Nu uitati ca mesajul transmis de dvs. devine o inregistrare permanenta si poate fi vizualizat de orice utilizator de Internet. Nu scrieti lucruri pe care s-ar putea sa le regretati ulterior !

Reguli in listele de discutii

Nu trimite mesaje publicitare pe lista sau care nu se incadreaza in subiectul propus initial

NU SCRIETI CU MAJUSCULE !!

Nu utilizati adresele de e-mail aflate ca urmare a subscrierii la aceasta
lista in scopuri comerciale sau ca sa enervati o alta persoana

Incercati sa nu trimiteti mesaje lungi sau mari >80Kb. Unii dintre
membrii listei s-ar putea sa aiba viteze foarte mici de transfer a
informatiei. Preferati mesajele scurte si la obiect

Încercati sa folositi modul text pentru a trimite mesaje pe lista

Daca deveniti membru al unei liste folositi 1 saptamina sau 2 pentru a urmarii discutiile, tonul folosit si abia apoi interveniti daca credeti ca aveti ceva de spus

Urmati indicatiile care de obicei sunt primite o data cu inscrierea pe lista

Inainte de a trimite un mesaj ginditi-va ca el va ajunge la TOTI membrii

Uitati-va de 3 ori la adresa la care este trimisa !!! De multe ori daca se da reply la un mesaj de pe o lista de discutii, acesta va merge la toata lista si nu numai la persoana care l-a trimis.

Nu cita din mesajul la care raspunzi decit ceea ce este necesar pentru identificare

In momentul in care nu mai doresti sa primesti mesaje de pe lista foloseste adresa prin care poti parasi grupul imediat si pe care de obicei o gasesti fie pe pagina grupului, in mesajul de intimpinare sau in partea de jos al oricarui mesaj primit de pe lista de discutii.