Forme de comunicare organizationala si efectele lor asupra climatului psihologic al grupului de munca

Forme de comunicare organizationala si efectele lor asupra climatului psihologic al grupului de munca

Odata cu cresterea in dimensiune, sub toate aspectele, a organizatiilor, ca tendinta normala a vietii contemporane, comunicarea devine tot mai complexa si trebuie acordata tot mai multa atentie pentru ca aceasta sa se desfasoare eficient. Odata cu cresterea unei organizatii se va atinge rapid un punct in care nu pot fi deschise toate potentialele canale de comunicare.. Unii oameni nu vor putea, pur si simplu, sa comunice cu altii, si se vor simti dezamagiti ca urmare. Totusi, cu cat o organizatie este mai mare, membrilor li se ofera mai multe sanse de alegere pentru formarea relatiilor sociale si o organizatie mai mare pare a fi mai putin restrictiva si intensa in acest sens.

Datorita importantei pe care o are informatia pentru oricare organizatie se impune necesitatea de a se asigura toate reglementarile pentru ca aceasta sa curga intr-un mod adecvat. Trebuie luate in consideratie, separat, comunicarea descendenta, orizontala si ascendenta.

Prima, de la superior la subordonat, se concentreaza cel mai frecvent pe instructiuni de serviciu, iar informatiile privind filosofia generala sau ratiunea muncii pot fi usor neglijate.

Feed-backul referitor la performanta este un alt tip de comunicare descendenta extrem de importanta, dar exista si aici dese insatisfactii deoarece cand feed-backul este negativ, el nu este oferit destul de devreme. Adeseori, nici subordonatilor si nici superiorilor nu le plac aspectele de control ale conducerii sau managementului. Ceea ce doresc de obicei subordonatii este o recunoastere a meritelor lor si sa stie cum sa-si dezvolte mai bine aptitudinile. Una dintre probleme este ca de multe ori comunicarea descendenta este prea indepartata si generala, necesitand "traducere".

Comunicarea orizontala este necesara pentru indeplinirea sarcinilor de munca in anumite servicii, dar este necesara si pentru suport social si emotional. Aceasta comunicare orizontala intre perechi apare cel mai natural si fara effort, iar influenta pe care perechile o au una asupra celeilalte poate fi privita drept consonanta sau disonanta cu obiectivele managementului. In cazuri extreme, atitudinile colective ale subordonatilor sunt atat de disonante cu ideologia oficiala a organizatiei, incat se poate afirma ca exista o contra-cultura. In literatura de specialitate s-a aratat ca o caracteristica a tuturor regimurilor autoritare este incercarea de a minimiza comunicarea orizontala, care ameninta in permanenta sa submineze controlul ideologic exercitat de regimul respectiv al organizatiei.

Comunicarea ascendenta dintr-o organizatie nu este intotdeauna spontana si deplina, iar nevoia resimtita de subordonati si de sefi pentru acest tip de comunicare poate sa nu fie congruenta. Sefilor li se spune in multe cazuri ceea ce subordonatii cred ca acestia vor sa auda si ceea ce subordonatii vor ca ei sa stie, sau pot fi ocoliti prin sisteme formale de sugestie sau prin proceduri de plangeri. In 1982, M. Payne a aratat ca toti liderii trebuie sa se descurce cu problema neincrederii inevitabile pe care membrii organizatiei o resimt fata de cei care au un statut de desemnat. Membrii pot avea sentimentul ca liderii nu pot obtine ceea ce doreste echipa sau organizatia, sau pot considera ca liderul ar fi mai loial conducerii decat lor, sau chiar ca statutul de desemnat poate fi folosit impotriva lor. In mod frecvent, liderii devin responsabili atunci cand lucrurile merg prost. In 1978, De Board merge si mai departe afirmand ca, in final, liderii deceptioneaza in mod inevitabil datorita asteptarilor prea mari si nerealiste cu care membrii organizatiei l-au investit.

Toate aspectele legate de cele trei forme de comunicare din organizatie prezentate pana acum contribuie la climatul sau atmosfera din cadrul acesteia. Au fost sugerate de-a lungul timpului nenumarate modalitati pentru conceptualizarea si masurarea climatului sau atmosferei percepute intr-o organizatie sau atitudinile membrilor fata de aceasta.

Structura comunicationala poate avea efecte asupra randamentului, a aspectelor cantitative si calitative ale productiei. In cadrul acestei structuri se disting cele doua componente: cea care se fundamenteaza pe relatii functionale, cu un pronuntat caracter formal, pe directie verticala, si cea care cuprinde relatii preferentiale, cu aspect informal, pe directie orizontala. In acelasi timp, se evidentiaza si o tipologie a retelelor de comunicatii in functie de gradul de centralizare. Astfel, in retelele centralizate, in care comunicarea dintre sefi si subordonati este directa, atat randamentul, cat si climatul organizational pot fi serios afectate deoarece intercunoasterea nu se realizeaza in mod corespunzator. In schimb, in retelele descentralizate, in care comunicarea dintre membri se face in mod direct, intercunoasterea se realizeaza corect iar climatul va fi unul adecvat. In acest fel, se formeaza spiritul de apartenenta si apare o coordonare mai buna in activitatea specifica organizatiei. In cazul organizatiilor mai mici relatiile de munca au tendinta de a se realiza in aceeasi masura atat in plan vertical, cat si in cel orizontal, fapt care are ca urmare o desfasurare a fluxurilor de comunicare mai degraba in functie de cerintele de colegialitate decat urmarind strict linia autoritatii.

La nivelul organizatiilor comunicarea este atat interna, cat si externa. Rolurile comunicarii sunt multiple, avand in mod evident o mare importanta la crearea si mentinerea unui anumit tip de climat organizational. Comunicarea este cea care asigura o buna circulatie a informatiilor interne, consolideaza si amplifica legaturile dintre membrii grupurilor de munca dezvoltand un climat intern fundamentat pe incredere si apartenenta la grup care consolideaza coeziunea grupurilor. In acelasi timp, in cadrul politicilor de personal ale organizatiei contribuie la desfasurarea cu rezultate pozitive a proceselor de recrutare, selectie, evaluare, perfectionare si promovare a personalului.

In baza celor aratate, in orice organizatie exista o preocupare permanenta pentru gasirea celor mai eficiente solutii care sa conduca la imbunatatirea comunicarii. Demersul este absolut justificat, daca avem in vedere ca imbunatatirea comunicarii conduce si la:

- Inlaturarea barierelor comunicationale, evitandu-se astfel lansarea unor mesaje confuze si nerealiste;

- Evitarea utilizarii persoanelor lipsite de credibilitate;

- Evitarea comunicarii unor informatii doar sub o singura forma de comunicare;

- Evitarea transmiterii de informatii cand in organizatie si-au facut aparitia conflicte interpersonale;

- Evitarea utilizarii unei semantici necunoscute de membri;

- Evitarea unui surplus informational.

In organizatii se face in mod frecvent greseala de a se confunda procesul de comunicare cu cel de informare. Foarte multi manageri considera ca daca au dat subordonatilor indicatii si au transmis note de serviciu, rapoarte s.a., au comunicat suficient cu acestia. In acest caz, al informarii, mesajul parcurge drumul doar intr-un singur sens - spre subordonati, in timp ce comunicarea implica un schimb de idei, concepte, pareri in dublu sens.

Incepand cu anii '80, comunicarea a devenit deosebit de importanta in domeniul afacerilor. Publicitatea, relatiile publice, marketingul sunt doar cateva zone in care comunicarea a devenit vitala pentru realizarea activitatilor specifice acestor domenii. Specialistii considera comunicarea ca fiind chiar a sasea functie a managementului, alaturi de celelalte (previziune, organizare, antrenare, coordonare si control-evaluare).

De comunicare depind, in ultima instanta, toate celelalte, pentru ca succesul unei afaceri este garantat de felul in care se construieste, se mentine si se valorifica imaginea firmei respective si se stabilesc relatiile cu principalii parteneri sau clienti.

Tocmai de aceea, asa cum o arata cercetarile in domeniul comunicarii, oricare manager performant isi consuma circa 80% din timpul de munca primind si dand informatii; asadar, un manager care vrea sa-si faca eficienta munca trebuie sa acorde maxima importanta aspectului comunicarii.