AUDIT

AUDIT

Auditul - este un proces sistematic, independent si documentat in scopul obtinerii de dovezi de audit si evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina masura in care sunt indeplinite criteriile de audit.

Auditurile interne uneori denumite audituri de prima parte, sunt condese de, sau in numele organizatiei insasi, pentru analiza efectuata de management sau pentru alte interese interne, si pot alcatui baza pentru o organizatie pentru decalratia pe propria raspundere a conformitatii. In multe cazuri, in mod special in cazul organizatiilor mici, independenta poate fi demonstrata prin lispa responsabilitatilor in activitatea care este in curs de auditare.

Auditurile externe - inclus in general acele audituri numite de secunda si de terta parte. Auditurile de secunda parte sunt conduse de parti care au un interes in organizatie, cum ar fi clientii, sau alte persoane in numele acestora. Auditurile de terta parte sunt conduse de organizatii de auditare externe independente, cum sunt cele care furnizeaza inregistrarea sau certificarea conformitatii cu cerintele ISO 9001 sau ISO 14001.

Atunci cand un sistem de management al calitatii si un sistem de management de mediu sunt auditate impreuna, acesta este numit audit combinat.

Atunci cand doua sau mai multe organizatii coopereaza pentru a audita un singur auditat acesta se numeste audit comun.

Concluziile auditului: rezultatele auditului stabilite de catre echipa de audit, dupa ce aceasta a luat in considerare obiectivele auditului si constatarile auditului

Clientul auditului: organizatie sau persoana care solicita un audit

Auditatul: organizatie care este auditata

Auditor: persoana care are competenta sa conduca un audit

Echipa de audit: unul sau mai multi auditori (lider + auditori) care conduc un audit sustinut de experti tehnici, daca acest lucru se solicita expert tehnic: persoana care comunica echipei de audit expertize sau termeni specifici (corespunzatori unei organizatii, proces, activitate sau aspect cultural).

Program de audit: set de unul sau mai multe audituri, planificate intr-o anumita perioada de timp si orientate spre un anumit domeniu.

Planul de audit: descrie activitatile auditului, orarul de desfasurare, locurile unde se vor desfasura si pregatirile necesare

Scopul auditului: prezinta extinderea si limitele unui audit

Competenta: capacitate demonstrata de aplicare a cunostintelor si calificarilor

PRINCIPIILE AUDITULUI

Principii referitoare la auditor

conduita etica - fundamentul unei abordari profesionale - incredere, integritate, confidentialitate si discretie .

prezentarea corecta a datelor - obligatia de a prezenta rapoartele cu acuratete si veridic - datele gasite la audit concluzile si rapoartele auditului trebuie sa reflecte fidel si corect activitatea auditata

• abordare profesionala - a lucra cu staruinta si pricepere in cadrul unui climat de competenta si confidentialitate, cu grija pentru atingerea obictivelor si pentru a raspunde increderii care li s-a acordat

Principii referitoare la procesul de audit

independenta - baza pentru impartialitate si obiectivitate - mentinerea unei stari de obiectivitate si fara prejudecati .

NOTA: Auditorii nu trebuie sa fie supusi unor conflicte de interese si trebuie sa mentina o gandire obiectiva bazata pe dovezile constate la audit.

producerea de dovezi - baza pentru un proces de audit sistematic care produce concluzii de incredere si reproductibile.

NOTA: Dovezile gasite la audit sunt verificabile si se bazeaza pe informatii existene la data auditului.

Obiectivele auditului

Determinarea conformitatii si eficacitatii SMQ implementat, in raport cu criteriile de audit

Determinarea gradului de mentinere, functionalitate, eficienta si a capacitatii de imbunatatire a SMQ

D

ate pentru fundamentarea obiectivelor

identificarea prioritatiilor conducerii

identificarea intentiilor comerciale

stabilirea ansamblului de cerinte contractuale si regulamentare ale partilor interesate ale clientului si ale furnizorului

riscuri potentiale ale organizatiei

extinderea auditului

date care influenteaza extinderea auditului 

scopul, obiectivele, durata si frecventa auditului

dimensiunile, natura, complexitatea, si importanta actvitatilor de auditat

criteriile, reglementarile, cerintele si nevoile partilor interesate de rezultatele auditului

rezultate ale auditurilor anterioare s-au schimbari operationale si organizationale

contextul cultural , social sau aspecte legate de modul de comunicare (limba)

Activitatile auditului

date generale privind sinoptica auditului

initierea auditului

examinarea documentelor

pregatirea pentru vizita la fata locului

conducerea auditului la sediul auditatului

pregatirea, aprobarea si distribuirea raportului de audit

incheiera auditului

controlul urmarii auditului

Initierea auditului

Numirea conducatorului de audit

obtinerea acordului din partea auditatului

definire obiective, scop si criterii

determinarea conformitatii sistemului in raport cu anumite criterii

evaluarea capabilitatii sistemului ptr. a indeplinii cerinte reglementate sau cotractuale

evaluarea eficacitatii sistemului

identificarea imbunatatirilor potentiale

Determinarea fezabilitatii auditului

I

nformatii suficiente

disponibilitatea unor auditori adecvati

disponibilitatea resurselor si a timpului

stabilirea echipei de auditori

identificare nevoi de cunostinte si pricepere

evaluarea si selectarea membrilor echipei

stabilirea contactului initial

stabilire canale de comunicare

furnizare informatii - timp , echipa auditori

solicitare acces la documentele relevante

stabilire reguli de siguranta

efecuare aranjamente necesare ptr. audit

convenire asupra insotitorilor, observatorilor

Examinarea documentelor

determinarea conformitatii documentelor

documetele relevante ale sistemului anumite inregistrari semnificative

documente ale auditurilor anterioare

Informarea organismului auditat

despre conformitatea documentatiei si continuarea procesului de audit

sau

despre anumite neconformitati si a necesitatii de solutionare a acestora

Pregatirea vizitei la auditat

obiectivele auditului

criterii si documentele de referinta

idetificarea unitatilor proceselor si activitatilor de auditat

datele si localurile de auditat

timpul si durata de desfasurare

rolul auditorilor si a insotitorilor

alocarea resurselor ptr. ariile critice

stabilire limba de comunicare si raportare

aranjamentele logistice necesare

aspecte referitoare la confidentalitate

Pregatirea vizitei la auditat

desemnarea rolului ptr. fiecare membru

zone , unitati de auditat

competentele necesare

necesarul de experti tehnici

rolul auditorilor in formare

schimbarile eventuale in caz de necesitate

pregatirea documentelor de audit

liste de control

formulare ptr. inregistrarea informatilor (dovezi, elemente suport, inregistrari ale reuniunilor)

Desfasurarea auditului la sediul auditatului

Reuniunea de deschidere

trecereea in revista a planului

prezentarea sumara a modului de abordare

confirmarea cailor de comunicare

raspundere la unele intrebari ale auditatului

Comunicarea in timpul auditului

eventuale aranjamente ale modului de comunicare: cu personalul auditatului, intre membrii echipei de audit, cu clientul beneficiar

Desfasurarea auditului la sediul auditatului:

Detalieri privind continutul sedintei de deschidere

prezentarea membrilor echipei de audit

confirmarea obiectivelor, a scopului auditului si a standardului de referinta

prezentarea rolului fiecarui membru in cadrul auditului

clarificarea notiunii de neconformitate si a modului de raportare a acesteia

confirmarea adecvantei documentelor sistemului

prezentarea planului de audit si a detalierilor necesare in raport cu acesta

confirmarea aspectelor logistice necesare pe durata auditului

clarificarea altor aspecte necesare sau raspunsuri la intrebarile asistentei

Rolul ghidului si a observatorilor

stabilirea contactelor si a timpului

aranjarea vizitelor in zone specifice

a se asigura ca echipa de audit respecta regulile

Culegerea si verificarea informatilor

interviuri si observarea activitatilor : documente, inregistrari, indicatori de performanta, rapoarte, date computerizate, personal adecvat situatilor intilnite

Rezultatele gasite la audit

evalare dovezi in raport cu criterile

revederea datelor gasite

stabilirea gradului de conformitate

inregistrarea si clarificarea neconformitatilor

rezolvarea divergentelor

Pregatirea concluzilor auditului

reexaminarea datelor gasite la audit in raport cu obiectivele si criterile stabilite

obtinerea acordului intre auditori

pregatirea unor eventuale recomandari

clarificari asupra urmarii auditului

Reuniunea de inchidere

prezentare date gasite la audit si a concluzilor /recomandarilor

convenire asupra actiunilor corective

Desfasurarea auditului la sediul auditatului

Unele precizari necesare

date privind responsabilitatea auditatului : informarea personalului propriu asupra obiectivelor si a domeniului auditului; asigurarea de facilitati echipei de audit; desemnarea personalului competent, responsabil pentru insotirea echipei de audit; asigurarea accesului la instalatii, informatii, inregistrari; cooperarea cu echipa de audit; analiza neconformitatilor semnalate si stabilirea actiunilor corective/preventive necesare

Responsabilitatile specialistului : sa cunoasca problemele de calitate/mediu; cunoasterea legislatiei specifice de calitate/mediu; cunoasterea problemelor tehnologice specifice

Sfaturi pentru auditor: sa studieze zona de auditat; sa inteleaga structura organizatorica ; sa citeasca instructiunile si procedurile; sa cunoasca ce se face in zonele de auditat; sa elaboreze fise chestionar ajutatoare ; sa stie cand sa se opreasca; sa evite subiectele "domestice"; sa fie punctual; sa obtina confirmarea datei si a timpului de audit de la conducatorul de audit; sa creeze o atmosfera relaxanta; sa fie politicos, prietenos dar intr-un mod profesional, sa nu dezaprobe, sa nu laude, sa de-a exemple cand este posibil.

Sfaturi referitoare la fisele chestionar: sa se bazeze pe procedurile si instructiunile auditatului; sa nu devina lista pentru bifarea raspunsurilor; trebuie sa aiba rol de ghid; sa ajute la economisirea timpului; sa nu devina documente inflexibile; sa aiba si spatii pentru precizarea: raspunsurilor, interviurilor, documentelor verificate, spatiilor auditate,echipamentelor; sunt inregistrari ale auditului.

Unele precizari necesare:

auditul propriuzis trebuie sa aiba in vedere: colectarea dovezilor; verificarea aspectelor conforme; inregistrarea aspectelor neconforme; comunicarea neconformitatilor

dovezile obiective ale auditului pot fi: dovezi fizice (prin observare directa); dovezi documentate (prin verificarea prin sondaj); dovezi verbale (prin interviuri sustinute de dovezi fizice/documentare/verbale de la o alta sursa); dovezi circumstatiale (prin coroborare cu informatii suplimentare)

tehnici pentru audit: utilizarea de fise chestionar, conducerea adecvata a interviurilor; analiza documentatiei; analiza inregistrarilor; observarea atenta a zonelor/ activitatilor /rezultatelor

tehnici pentru auditor: planificarea fiecarei actiuni in timp si spatiu; alegerea intrebarilor potrivite; observarea si intelegerea sistemului in functiune; verificarea inregistrarilor; asigurarea ca cea ce este reglementat se face; urmarirea firului logic (atunci cand este posibil chiar prin mai multe compartimente); luarea de notite; verificarea conformitatilor; verificarea celor ce par evidente, a nu se baza pe memorie ; a tine ochii larg deschisi.

Unele precizari necesare pentru auditor:

O

bservati modului in care sunt respectate procedurile; daca echipamentele adecvate sunt disponibile; daca procedurile si instructiunile asigura un mod de lucru care este in acord cu politica de calitate/mediu (nu uita sa ti ochii larg deschisi)

Interviurile trebuie creata o atmosfera relaxata; trebuie sa fiti politicos dar profesional; nu trebuie create situatii pentru dezaprobarea auditatului sau pentru laudarea lui; trebuie verificat ca personalul isi cunoaste responsabilitatile, ca procedurile si instructiunile sunt implementate si aplicate, trebuie pastrat controlul asupra interviului (aducerea auditatului la subiect, reluarea intrebarilor la care nu s-a raspuns, evitarea indepartarii de subiect); prezentati sumarul constatarilor; explicati constatarile clar si simplu; solicitati confirmarea auditatului (atentie: informatia verbala nu este intotdeauna exacta).

Tehnica interogarii trebuie sa aiba in vedere intrebarile: cine?, ce?, unde?, cand?, cum?, de ce ?; intrebari deschise; intrebari inchise; intrebari orientative; intrebari capcana

comunicarea cu auditatul trebuie sa fie: clara, concisa, relevanta, frecventa

comunicarea in cadrul echipei de audit trebuie sa includa: discutarea constatarilor, impartasirea informatiilor intre membrii echipei de audit, asigurarea ca sunt parcurse activitatile planificate

punctele tari ale comunicarii: sa fi prietenos, sincer, meticulos, receptiv la ideile noi, coerent si usor de inteles, entuziast, bun observator, imaginativ

pentru o comunicare reusita: ascultati cu atentie, vorbiti clar, lasati timp de vorbire si celorlalti, comunicati usor sentimentele, urmariti cu usurinta pe ceilalti, recunoasteti cand gresiti

Responsabilitatile auditorului

conformarea cu conditile aplicabile auditului si cu regulile stabilite de conducatorul de audit

planificarea adecvata a auditului in zonele care ii revin

colectarea dovezilor de audit relevante si suficiente si analiza lor pentru a stabili constatarile de audit

pregatirea documentelor si documentarea prin inregistrari a constatarilor auditului