Metoda si metodologia controlului

Metoda si metodologia controlului

Consideratii generale asupra metodei de control

La baza activitatii de control stau asa cum o sa aratam tehnici si procedee de lucru specifice metodelor de abordare a fenomenelor si proceselor economico-financiare ele ingloband un dispozitiv complex a caror elemente componente se conditioneaza reciproc.

Notiunea de metoda evidentiaza un ansamblu de principii si procedee generale si particulare prin care se cerceteaza fenomenele economice in scopul cunoasterii adevarului. Denumirea vine de la latinescul methodus care inseamna un drum, cale, itinerar, mod de expunere sau de actiune care la randul sau are la origine cuvintele grecesti metha si dos - drum, cale. In filozofia franceza, metoda reprezinta mersul rational al gandirii catre adevar.

In acceptiune teoretica dar si practica, metoda de control reprezinta un model de gandire despre o activitate specifica. In ceea ce priveste controlul financiar, acesta facand parte din ansamblul stiintelor economice, si dat fiind caracterul ei complex si riguros, este evident ca el opereaza in cadrul unui sistem unitar de reguli, concepte si judecati de valoare, care ii asigura o cunoastere deplina a activitatilor si fenomenelor din societate, in scopul de a furniza informatii concrete, clare si precise, in dinamica fenomenelor cercetate.

In acceptiunea sa teoretica, metodei controlului in general, si a celui financiar in special, ii sunt specifice mai multe trepte si etape, astfel:

- Informarea da posibilitatea organului de control de a realiza o documentare de ansamblu, sau in detaliu, asupra activitatilor ce urmeaza a le controla. Este o etapa importanta in activitatea de control, cu inraurire asupra eficientei controlului, asupra integritatii patrimoniului si pentru respectarea disciplinei financiare in utilizarea corecta a fondurilor publice.

- Verificarea este etapa in care sunt cercetate operatiunile si fenomenele procesului economic.

In acest stadiu se produce elementul principal, respectiv confruntarea sau compararea intre realitatile constatate si previziunile din planuri, programe, normative, si standarde. Functie de scopul urmarit, de sfera controlului, de domeniul controlat, pot fi utilizate tehnici si procedee specifice de verificare, in directia unei informatii complete, bazata pe deciziile corective care se vor lua de managementul entitatii verificate.

- Studiul si analiza consta in cercetarea in detaliu a fenomenelor noi si a proceselor economice. Analiza permite stabilirea factorilor de influenta, a marimii acestora. Necesitatea studiului si a analizei temeinice rezulta din faptul ca si controlul este lipsit de experienta daca se limiteaza la simple constatari, fara a fi interpretate in vederea stabilirii influentelor negative si inlaturarii lor, de prevenirea deficientelor pe viitor.

- Sinteza si formularea concluziilor pentru valorificarea plenara a eforturilor depuse in munca de control, permitand judecati de valoare in sfera generalizarii faptelor constatate, de stabilirea raporturilor cauza - efect si formularea concluziilor finale. Sinteza este gruparea constatarilor functie de actele normative incalcate, stabilirea consecintelor, care stau la baza propunerii si adoptarii de masuri ce conduc la eliminarea neregulilor constatate, pedepsirea celor vinovati si recuperarea prejudiciilor de acestea daca e cazul.

In practica activitatii de control, am constatat utilizarea unor procedee care folosesc tehnici, modalitati, instrumente de control. Totusi, prin metoda, noi intelegem cadrul general de abordare care foloseste tehnici, instrumente si proceduri de control specifice in scopul cunoasterii. O anumita sistematizare a tehnologiei de control este absolut necesara, aceasta constituind de fapt un subsistem in cadrul metodologiei de control ca sistem. In acest cadru se imbina elementele teoretice de rationament cu cele practice, la elaborarea actelor de control, care sunt menite a spori rezultatele controlului, dandu-i acestuia siguranta si exactitate, inlaturand exprimarile echivoce.

Teoretic, procedurile de control tin de domeniul gandirii, a logicului, dar controlul financiar este o activitate profund practica, aplicativa, dar si cu o mare flexibilitate. Noi consideram ca nu exista retete unice de control ci acest mecanism trebuie privit prin prisma acceptiunii sale practice, astfel ca sa nu se statueze reguli, metode si tehnici ce nu pot modifica normele legale.

Procedeele de control se caracterizeaza printr-o mare mobilitate si se afla intr-o permanenta innoire schimbare si perfectionare. Procedeele de control sunt ansamblul regulilor specifice folosite de cei ce efectueaza controlul (controlori profesionisti) pentru a se ajunge la scopurile propuse, cunoasterea realitatii a adevarului, asupra modului de derulare a activitatii cercetate. Etimologic, procedura exprima un ansamblu de metode, forme si mijloace de obtinere a unui anumit rezultat. Din punct de vedere al institutiilor controlului cat si a entitatilor controlate, procedurile difera, functie de rezultatele urmarite si conditiile specifice.

Exista o paleta diversa in continua expansiune a tehnicilor, mijloacelor si informatiilor de control. Cele mai frecvent utilizate la noi sunt: evaluarea, programul de control, analiza, indrumarea, sinteza, tematica de control, bugetul de venituri si cheltuieli, contul de profit si pierderi, registrul de gestiune, darea de seama, contul de executie, instrumente matematice, cercetarea operationala, simularea, grafice, programarea liniara etc.

Din punct de vedere teoretic si practic, metoda controlului financiar reprezinta modul de cercetare si folosire a tuturor procedeelor, tehnicilor, mijloacelor in vederea prevenirii, cunoasterii si inlaturarii neajunsurilor si a deficientelor din activitatea economico financiara a entitatilor controlate.

Pe langa misiune de prevenire, controlului ii revine sarcina de a actiona pentru eliminarea ilegalitatilor, situatiilor defavorabile a activitatii si asigurarea unui management de performanta.

Vom face distinctie intre procedee, tehnici si instrumente de control, intrucat folosirea unora sau altora dintre acestea in activitatea practica, se apreciaza in functie de diferite criterii, cum ar fi: momentul in care se efectueaza controlul, formele de control, modul de subordonare a organelor de control, natura operatiilor supuse controlului. Alegerea corespunzatoare a acestora contribuie decisiv la realizarea obiectului stabilit.

In literatura de specialitate nu exista o delimitare clara intre notiunile: metoda, procedeu, tehnica (modalitate) si instrument de control (economico-financiar).

Metoda de control este un sistem de gandire legat de legislatia si actele normative in vigoare.

Tehnica de control este o modalitate specifica de a aplica acest sistem de gandire.

Procedeul este legat de ansamblul regulilor specifice utilizate de cei ce fac controlul.

Instrumentul de control este legat de forma utilizata: cercetare operationala, grafice, comparatii, calcule matematice, etc.

Experienta a demonstrat importanta laturii teoretice a stiintei controlului, faptul acesta trebuie cunoscuta de controlorii financiari, dar in acelasi timp acelasi aspect aplicativ si selectiv trebuie avut in vedere, de a sti sa alegem cele mai adecvate procedee, tehnici si instrumente de control.

Definirea metodologiei de control

Din punctul nostru de vedere metodologia de control trebuie sa fie calea de actiune bazata pe cele mai noi date ale cercetarii, prin care sa se prezinte realitatea in stransa legatura cu respectarea legalitatii, din care sa rezulte si eficienta activitatii economico financiare pentru a da posibilitatea factorilor de decizie sa o cunoasca si s-o poata perfectiona.

Totodata metodologia de control trebuie sa asigure cunoasterea modului de cercetare si actiune in vederea perfectionarii controlului atat ca obiect cat si a sferei sale de cuprindere.

Exercitarea controlului este un proces cu urmatoarele momente:

- cunoasterea situatiei prestabilite (sarcini de plan, norme, scopuri, prevederi legale, previziuni, evolutii in timp, reclamatii);

- stabilirea situatiei reale si a celei ce poate rezulta pe cale de consecinte;

- determinarea abaterilor, prin confruntarea situatiei reale cu cea prestabilita;

- concluzii, sugestii, propuneri si masuri.

Metodologia de exercitare a controlului sa aiba in vedere:

- formularea obiectivelor controlului;

- sursele de informatii pentru control (documente primare, evidenta tehnico-operativa si contabila, documente de plan, reclamatii, verificari precedente).

- formele de control si organele competente sa efectueze controlul asupra obiectivelor stabilite;

- aplicare procedeelor si modalitatilor de control cu ajutorul carora se realizeaza cunoasterea si perfectionarea activitatilor controlate;

- abaterile, deficientele, lipsurile, precum si rezervele ce se pot constata, in sfera obiectului controlat, cu ajutorul tehnicilor de control;

- actele de control in care se inscriu constatarile;

- modalitatile de finalizare a actiunii de control;

- eficienta controlului pe linia prevenirii, constatarii si inlaturarii abaterilor, deficientelor, lipsurilor si cea a activitatii controlate, precum si a propunerilor de imbunatatire.

Prin metodologia de control, in anumite momente ale cunoasterii, obiectul controlat este dezmembrat, simplificat si corelat, cercetat in conexiune cu alte operatii si activitati.

Metodologia de control se aplica selectiv, diferentiat in raport de formele de control financiar (preventiv, operativ-curent si ulterior), de natura activitatilor sau operatiilor controlate, de sursele de informare pentru control, de natura abaterilor existente si a posibilitatilor de perfectionare a activitatii controlate.

Metode si tehnici specifice controlului

A. Studiu general (Informarea)

Studiul general ofera organelor de control posibilitatea de a cunoaste o serie de aspecte ale activitatii controlate si de a descoperi, chiar din aceasta faza, deficiente, abateri si lipsuri in activitatea economico-financiara si gestionarea valorilor materiale si, prin aceasta, localizarea actiunii de control. O buna informare initiala a organelor de control asupra activitatii ce urmeaza a se controla este necesara in vederea stabilirii obiectivelor carora sa li se acorde o atentie deosebita, a organizarii in continuare a muncii de control.

Studiul general, ca procedeu de control, are ca obiective:

- orientarile, instructiunile, competentele si raspunderile in structura interna a unitatii la care se exercita controlul. Cunoasterea orientarilor, competentelor si raspunderilor concrete existente in unitate are menirea de a crea posibilitatea stabilirii, cu usurinta a vinovatilor de eventualele deficiente ale activitatii controlate;

- modul de organizare a evidentei tehnico-operative si contabile, ca sursa de informatii pentru control;

- situatia de fapt existenta in unitate cu privire la activitatea ce urmeaza sa se controleze.

Informarea incepe la unitatea ce dispune controlul, unde organul de control studiaza: dispozitiile legale cu privire la specificul unitatii ce urmeaza a fi controlate cat si alte normative cu caracter economico-financiar; procese verbale de control ulterior si masurile luate in urma valorificarii acestora; documentele de sinteza contabile si solutiile date de organele ierarhic superioare; corespondenta dintre unitatea care dispune controlul si cea care urmeaza a se controla; materialele intocmite de compartimentele de specialitate din unitatea ce dispune controlul in legatura cu activitatea unitatii patrimoniale ce urmeaza a fi controlata etc.

B. Controlul documentar contabil (verificarea)

Controlul documentar contabil este procedeul de stabilire a realitatii, legalitatii si eficientei operatiilor si activitatii economice si financiare, prin examinarea documentelor primare si centralizatoare a inregistrarilor in evidenta tehnico-operativa si contabila, a situatiilor contabile si bilanturilor.

Aceasta forma de control se utilizeaza cu caracter preventiv si concomitent, integrat organic sistemului de organizare si conducere a evidentei tehnico-operative si contabile, ca de exemplu, controlul documentelor care se primesc la contabilitate pentru inregistrare, al lucrarilor de intocmire a situatiilor contabile si bilantului, al exactitatii preluarii si prelucrarii datelor, in conditiile utilizarii calculatorului electronic pentru efectuarea lucrarilor de calcul si evidenta, el se exercita printr-o serie de modalitati sau tehnici, care se utilizeaza selectiv si combinat, in functie de situatia concreta, de necesitatile aprecierii cu mai multa usurinta si in mod obiectiv, pe baza sistemului de informare existent, a modului de gestionare a patrimoniului, in general a activitatii economice si financiare controlate.

Aceste modalitati sau tehnici: controlul cronologic, controlul invers cronologic, controlul sistematic sau pe probleme, controlul reciproc, controlul incrucisat, investigatia de control, analiza si studiul general, comparatia contabila, calculul de control, examenul critic, analiza contabila, balanta de control contabila sintetica si analitica, tehnica operatilor bilantiere, tehnici specifice de control in conditiile sistemelor de prelucrare automate a datelor, etc.

Controlul cronologic se exercita  asupra documentelor ce fac obiectul verificarii ordinea intocmirii, inregistrarii si indosarierii acestora. Prin aceasta tehnica documentele se examineaza pe fiecare zi, la rand, in ordinea in care sunt pastrate, fara nici o grupare sau sistematizare prealabila.

Controlul cronologic al documentelor se utilizeaza, in mod deosebit, in situatia in care prin control trebui sa se emita un aviz de specialitate ce priveste legalitatea intocmirii acestora cat si a operatiunilor financiare, fiind un obiectiv al controlului financiar preventiv al contabilului sef al institutiei in cauza. Din punct de vedere practic se exercita cu usurinta fiind necesar din partea organului de control o atentie distributiva, dat fiind numarul mare de operatiuni si material legislativ bogat.

Controlul invers cronologic se exercita de la sfarsitul spre inceputul perioadei de control. Se incepe controlul celei mai recente operatiuni si se continua de la prezent spre trecut. Aceasta tehnica de control e utilizata cand la constatarea unei abateri este nevoie sa se stabileasca momentul in care acesta s-a produs.

Controlul sistematic sau pe probleme se deruleaza prin gruparea documentelor pe probleme (operatiuni de casa, banca, salarizare etc.) si apoi la controlul lor, in ordine cronologica. Este o tehnica mai eficienta de examinare a documentelor si inregistrarilor contabile, prin aceea ca da posibilitatea sa se urmareasca cu mai multa atentie, un obiectiv si se pot stabili concluzii cu privire la fiecare problema in parte.

Avand in vedere ca prin aceasta tehnica obiectivele de control sunt grupate pe probleme, trebuie sa se acorde o atentie marita gruparii constatarilor in actul de control.

Controlul reciproc consta in a se stabili daca unele din informatiile comune cu acelasi continut, inscrise in documente financiar contabile diferite, sunt identice. De exemplu: inregistrarile din registrul de casa cu extrasul de cont primit de la banca, etc.

Controlul incrucisat consta in cercetarea si confruntarea tuturor exemplarelor unui document, existente la unitatea controlata si la alte unitatii la care s-au facut decontari. Controlul incrucisat constituie o confirmare externa a datelor inscrise in documentele sau evidentele unitatii controlate. Rezultatul controlului incrucisat se perfecteaza prin situatii extrase de la unitatea patrimoniala controlata si prin anexarea documentelor originale sau a copiilor certificate in mod legal.

Investigatia este o tehnica ce tine de personalitatea controlorului, de pregatirea profesionala a acestuia. Ea trebuie probata cu documente originale dar si in situatiile cand nu se reuseste acest lucru, informatiile obtinute de la cei controlati fie ei personal de executie sau conducere, pot da controlorului o imagine mai buna asupra fenomenelor constatate, uneori dand un curs nou verificarii acestora.

Analiza si studiul general se utilizeaza pentru a obtine argumentele justificative ale controlului. Acestea presupun, de exemplu examinarea debitelor si creditelor unor conturi, astfel incat sa se determine corectitudinea inregistrarii operatiunilor economice si financiare. Aceasta este utila pentru controlul contabilitatii, care poate contine inregistrari gresite sau neobisnuite sau pentru care sunt necesare informatii detaliate.

Comparatia de control este utilizata cand organul de control are neclaritati sau suspiciuni in legatura cu intocmirea sau aprobarea documentelor justificative. Prin aceste tehnici se compara mai multe documente care contin scrisuri sau semnatura aceleasi persoane se consulta specimenele de semnaturi, iar in caz de exceptie, se recurge la confirmarea sau reconstituirea acestora de persoanele autorizate ale institutiei.

Calculul de control este o tehnica des utilizata, care presupune refacerea de catre controlorul financiar, pe baza datelor din evidenta contabila, a calculelor ce fac obiectul controlului.

Aceasta metoda da certitudine si siguranta controlorului asupra constatarilor sale. Exista situatii in control, cand, prin acest procedeu au fost constatate erori cu consecinte directe asupra exactitatii informatilor contabile continute in documentele primare, cat si la nivelele de sinteza ale acestora.

Examenul critic implica examinarea actelor, documentelor si evidentelor, astfel incat sa se acorde atentie problemelor mai importante. Tehnica examenului critic se utilizeaza, de exemplu, in cazul platilor care urmeaza a se face in cursul perioadelor urmatoare. Eficienta sa depinde, in mod nemijlocit, de experienta profesionala a persoanelor care efectueaza controlul.

Analiza contabila. Este o metoda proprie a contabilitatii ce are un caracter preventiv, cu ajutorul ei se determina conturile in care urmeaza a se inregistra operatiunile contabile si relatiile dintre acestea. Determinarea corecta a conturilor in care urmeaza a se inregistra operatiunile inregistrate asigura inregistrarea acestora numai cu ajutorul conturilor care corespund continutului economic.

Balantele analitice de control se intocmesc pentru fiecare cont sintetic desfasurat pe conturi analitice avand ca scop, controlul inregistrarilor contabile, prin confruntarea fiecarei balante analitice de control cu sumele respective ale contului sintetic  din balanta sintetica de control.

Reflectarea operatiunilor ce privesc miscarea si transformarea valorilor materiale si banesti are la baza principiul dublei inregistrari. Acest principiu se asigura prin balanta sintetica de control contabil, controlul exactitatii inregistrarilor in conturi se efectueaza prin existenta egalitatii permanente intre totalurile balantei sintetice de control. In balanta sintetica de control inregistrarile gresite se identifica prin intermediul egalitatilor, care trebuie sa existe intre totalurile diferitelor coloane, precum si a corelatiilor care se stabilesc cu ajutorul lor.

Controlul fizic nemijlocit, efectuat faptic (inventarierea, expertiza contabila si analiza de laborator, observarea directa si inspectia fizica) constituie o metoda directa de exercitare a controlului. Stabilirea realitatii, sinceritatii si integritatii informatiilor furnizate de documente cat si legalitatea, necesitatea, economicitatea si eficienta operatiunilor economice constituie o metoda indirecta de control.

In cadrul controlului documentar se mai efectueaza si verificarea intocmirii si circulatiei documentelor primare si de evidenta tehnica operativa si contabila.

Potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cat si a Ordinului Ministrului Finantelor nr. 1752/2005 pentru aprobarea reglementarilor contabile conforme cu directivele europene, unitatile patrimoniale (societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste, societatile bancare, unitatile de asigurari sociale, asociatiile si celelalte persoane juridice, precum si persoanele fizice care au calitatea de comerciant) consemneaza operatiile economice si financiare, in momentul efectuarii lor, in documente justificative, pe baza carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile.

Documentele primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice si financiare, constituie, de regula, surse de informatii pentru toate formele evidentei. In acelasi timp, documentele primare servesc pentru informarea operativa a conducerii entitatii.

Pentru contabilitate, documentele indeplinesc functia de acte justificative. De aceea, documentele trebuie sa indeplineasca anumite cerinte, atat in ceea ce priveste structura, cat si circulatia si pastrarea lor, indiferent de mijloacele utilizate pentru intocmirea lor si prelucrarea datelor. In acest sens, este necesar ca fiecare document folosit ca act justificativ de catre contabilitate si control, sa contina unele elemente obligatorii, astfel:

- denumirea documentului;

- denumirea si sediul unitatii patrimoniale care intocmeste documentul;

- numarul documentului si data intocmirii acestuia;

- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economice si financiare;

- continutul operatiei economice si financiare, iar atunci cand este necesar si temeiul legal al efectuarii ei;

- datele cantitative si valorice aferente operatiei economice si financiare efectuate;

- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiei economice si financiare patrimoniale, cele cu atributii de control financiar preventiv si cele in drept sa aprobe operatiile respective.

Inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pasta de pix, cu masina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul.

In documentele justificative si contabile nu sunt admise stersaturi sau alte asemenea procedee, lasarea de spatii libere intre operatiile inscrise. Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta. Corectarea se face in toate exemplarele documentului justificativ si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii operatiei.

Ridicarea documentelor originale de catre control este utilizata in situatiile in care exista pericolul sustragerii sau distrugerii documentelor fiind o masura asiguratorie. Este folosita, in mod deosebit, in cazurile constatarii unor infractiuni si fapte de natura penala.

In toate aceste cazuri, documentele ridicate se inlocuiesc cu copii certificate de organele de control si conducatorul unitatii sau a compartimentului verificat. Anexarea acestor documente la procesele verbale de control trebuie sa respecte normele legale ce privesc secretul de serviciu si secretul de stat.

Alte procedee (tehnici) specifice controlului documentar

Ca posibilitatile de descoperire a erorilor, cu ajutorul balantei sintetice de control contabil, prin intermediul egalitatilor dintre coloane sunt limitate numai la acele erori care se bazeaza pe inegalitati, fara a sesiza si erorile care denatureaza insusi sensul inregistrarilor contabile, cum sunt:

- omisiunile de inregistrare a operatiilor;

- erorile de compensatie;

- erorile de imputatie;

- erorile de inregistrare in registrul jurnal.

Controlul imprimatelor tipizate cu regim special

Un loc cu totul aparte in activitatea de control a documentelor il ocupa formularele (imprimatele sau documentele) tipizate cu regim special, ce au menirea sa evidentieze existenta, circulatia si utilizarea valorilor materiale si banesti. Prin folosirea frauduloasa sau neconforma a actelor normative, formularele pot servi la scoaterea din circuitul economic a unor valori materiale sau banesti in scopul insusirii lor in interes personal sau al justificarii neglijentei, risipei, slabei gospodariri etc. Din aceasta cauza, o serie de formulare sunt supuse unui regim special de gestionare, folosire si evidenta. Formularele cu regim special reprezinta deci un mijloc important de prevenire a pagubirii patrimoniului.

Nomenclatorul formularelor cu regim special de gestionare, folosire si evidenta cuprinde: cecul de numerar, cecul de decontare din camete cu limita de suma, cecul de decontare din carnet fara limita de suma, chitanta, factura, dispozitia de livrare-aviz de expediere, titlurile de credit (efectele de comert), categorie in care intra cambia, cecul, titlurile datoriei publice, obligatiunile emise de societatile comerciale, politele de asigurare etc.

Controlul gestionarii, folosirii si evidentei formularelor cu regim special are ca obiectiv preintampinarea si descoperirea oricarei sustrageri a formularelor cu regim special pe tot parcursul gestionarii lor, astfel incat acestea sa nu poata fi folosite in scopuri frauduloase.

Se are in vedere:

- procurarea numai de la furnizori autorizati;

- indeplinirea conditiilor legale de catre persoanele numite pentru gestionarea formularelor;

- cunoasterea cu exactitate a formularelor cu regim special intrate si a celor date in folosinta, predarea si utilizarea lor numai de persoanele autorizate, eliberarea pe baza bonului de materiale cu indicarea numerelor si seriilor formularelor, justificarea corecta a formularelor cu regim special (evidenta, stocul, restituirile, gresiri din tiparire, erorile de completare, documentele anulate).

Controlul se efectueaza pe baza evidentei operative a formularelor, organizat de unitatile patrimoniale. Unitatile patrimoniale au obligatia sa organizeze si sa asigure evidenta, gestionarea si corecta utilizare a unor formulare cum sunt: facturile, chitantele, avize de insotire a marfii, etc. cu ajutorul carora se stabilesc volumul de activitate, platile si incasarile efectuate si obligatiile fata de buget, clienti, furnizori si alte persoane fizice sau juridice.

C. Controlul faptic

Controlul faptic este procedeul de stabilire reala a existentei si miscarii intr-o anumita perioada de timp a tuturor mijloacelor materiale si banesti dintr-o unitate sau institutie publica. Principala caracteristica a controlului faptic este aceea ca, acesta se exercita la locul existentei mijloacelor materiale si banesti si are ca obiectiv determinarea exacta a cantitatilor si valorilor existente, a starii acestora, a respectarii legalitatii in folosirea lor. Tehnicile intrebuintate pentru realizarea controlului faptic constau in actiunile de inventariere, expertiza tehnica, analiza de laborator, inspectia fizica si observarea directa.

Inventarierea ca cea mai cunoscuta tehnica de realizare a controlului faptic este definita ca un ansamblu de activitati ce au ca obiectiv constatarea la un moment dat, a existentei cantitative si calitative a tuturor elementelor de activ si pasiv. Pe langa constatarea stocurilor si a soldurilor faptice operatiunea de inventariere presupune si compararea acestora cu cele scriptice si stabilirea eventualelor diferente. inventarierea este operatiunea obligatorie, desfasurarea ei facandu-se potrivit actelor normative in vigoare.

O etapa importanta a intregii activitati de inventariere o constituie valorificarea rezultatelor acesteia.

Inventarierea se foloseste in cazurile in care controlorii financiari considera ca informatiile rezultate din documentele contabile nu sunt veridice si care privesc elementele de activ si pasiv inscrise in ele. In aceste situatii inventarierea de control este solicitata de organele de control care indica si gestiunile ce urmeaza a fi verificate., supraveghind direct si corect ca desfasurare a acestuia. Pentru obtinerea de rezultate conform cu realitatea este necesar ca aceasta operatiune sa se realizeze inopinat si sa se declanseze simultan la aceleasi repere pe intreaga unitate.

Tot din aceleasi considerente, inventarierea de control implica si controlul exactitatii soldurilor scriptice la reperele inventariate. Aceasta presupune, controlul evidentei privind intrarile si iesirile de bunuri pe perioada anterioara.

Din punct de vedere practic, inventarierea de control constituie o proba sigura pentru fundamentarea constatarilor avand in vedere ca, la stabilirea rezultatelor ei au participat atat alaturi de reprezentantii unitatilor verificate cu sarcini de serviciu in domeniu, cat si alaturi de conducatorii acestora.

Prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv, s-a reglementat regularizarea diferentelor in plus cu cele in minus rezultate la inventariere.

In gestiunea unitatilor patrimoniale se pot produce pierderi inerente, normale, care nu sunt determinate de incalcari a atributiilor de serviciu sau a vinovatiei cuiva.

Prin pierderi materiale normale sau perisabilitati in cadrul normelor se inteleg de obicei, pierderi sau spargeri, faramitari, scurgeri, volatilizari, absorbtie in ambalaje etc., care se produc in timpul transporturilor, manipularii, depozitarii sau insilozarii, in limitele normale stabilite prin dispozitii legale si care nu se datoreaza neglijentei relei credinte, accidentelor sau unor cauze de forta majora.

In categoria de pierderi in cadrul normelor nu intra, dupa cum se deduce si din definitia prezentata, pierderile la materii prime supuse unor prelucrari. Acestea de regula sunt cuprinse in denumirea de 'consum specific'.

Conditiile care se cer indeplinite pentru acordarea perisabilitatilor in cadrul normelor sunt:

- lipsurile care determina acordarea perisabilitatilor in cadrul normelor trebuie sa fie generate de actiunea factorilor fizici si chimici si nu vinovatiei vreunei persoane;

- perisabilitatile in cadrul normelor se acorda numai pentru lipsuri efective, reale;

- lipsurile trebuie sa provina dintr-o singura perioada de gestiune;

- perisabilitatile in cadrul normelor se acorda pentru fiecare gestiune in parte.

Regulile de calcul si acordare a perisabilitatilor in cadrul normelor sunt:

a) scazamintele se acorda cu aprobarea managerului unitatii patrimoniale, ele nu opereaza "de drept";

b) cotele procentuale legale stabilite sunt maxime, dar se acorda numai pana la nivelul lipsei efective;

c) pentru gestiunile a caror contabilitate analitica este condusa cantitativ-valoric, perisabilitatile in cadrul normelor se calculeaza si se acorda cantitativ, pe cand la celelalte valoric;

d) atunci cand, in gestiunile unde contabilitatea analitica este condusa cantitativ-valoric, sunt intrunite conditiile de compensare cantitativa a lipsurilor cu plusurile constatate, perisabilitatile in cadrul normelor se calculeaza si se acorda, de regula, dupa efectuarea compensarii cantitative numai pentru lipsurile efective.

e) perisabilitatile ce se pot acorda intr-o gestiune se determina prin ponderarea coeficientilor legali stabiliti fie cu rulajul debitor (intrarile in gestiune), fie cu rulajul creditor (iesirile din gestiune).

Expertiza tehnica si analiza de laborator sunt modalitati de control faptic care se folosesc pentru stabilirea integritatii valorilor materiale, realitatii unei operatii, calitatii unor produse, continutului anumitor lucrari, volumului manoperei si cantitatii de materiale necesare pentru executarea lor etc. Se efectueaza de specialisti tehnicieni la solicitarea organelor de control. De exemplu, prin analiza de laborator se stabileste daca in componenta unui produs exista toate materialele eliberate din depozit, iar prin expertiza tehnica se stabileste daca volumul unor lucrari efectuate corespund manoperei platite.

Observarea directa este folosita pentru stabilirea unor situatii faptice care nu rezulta din documente. Observarea desemneaza practica organului de control de a merge la fata locului pentru a constata modul in care personalul controlat isi indeplineste obligatiile de serviciu. Observarea directa, ca modalitate de control faptic, se poate face pe baza de program sau inopinat, in locurile unde se desfasoara activitatile: sectii, ateliere, sectoare, laboratoare. magazine. birouri, depozite gestiuni etc. Prin observarea directa, se urmareste modul cum este organizat si functioneaza un compartiment, daca se respecta prescriptiile legale in desfasurarea unei activitati, in ce masura este utilizat timpul de munca corespunzator, etc.

Inspectia fizica consta in examinarea activelor si a altor surse. Este o proba sigura pentru constatarea existentei unui anumit post de activ, a imobilizarilor sau a actelor justificative inregistrate in evidenta. De exemplu, controlul banilor in casa, a listelor de inventariere, etc.

Controlul faptic se intregeste cu cel documentar in acest fel, prin control se stabileste atat modul de gestionare a mijloacelor materiale, cat si calitatea informatiilor cu privire la activitatea controlata.

D. Analiza economico-financiara

Analiza economico-financiara este un instrument specific utilizat de controlul financiar care porneste de la descompunerea activitatii cercetate in elementele sale constitutive si studiaza raporturile existente intre acestea.

Prin acest procedeu se reliefeaza modul de realizare a sarcinilor stabilite, factorii si influentele asupra activitatii economice, posibilitatile de descoperire si mobilizare a rezervelor interne, rezultatele economice si financiare obtinute la nivelul unitatii.

Tehnica generala de analiza economico-financiara pentru un obiectiv delimitat presupune determinarea elementelor structurale ale fenomenului economic, factorilor care au influente asupra acestuia, a celor cu actiune directa, indirecta, corelatiei dintre acestia si fenomenul analizat.

Analiza economico-financiara implica modalitati de cercetare a activitatii economico-financiare sub aspect calitativ si cantitativ. Tehnicile si modalitatile de analiza calitativa vizeaza esenta activitatii economico-financiara, cercetarea legaturilor cauzale intre fenomene. Modalitatile de analiza cantitativa au in vedere cuantificarea influentelor sau influentelor care explica fenomenul economico-financiar.

Modalitatile de control documentar contabil despre care am vorbit, si analiza economico-financiara nu se aplica automat pentru toate obiectivele controlului, ci selectiv diferentiat functie de natura surselor de date de modul de culegere, inregistrare, prelucrare si pastrare a lor, precum si de formele de control ce se exercita.

Intre analiza economico-financiara si controlul documentar contabil sunt relatii reciproce, complementare. Astfel, analiza presupune ca o necesitate, utilizarea controlului documentar contabil pentru a se asigura ca informatiile utilizate sunt exacte, reale, legale. In acelasi timp, controlul documentar contabil foloseste o serie de concluzii in scopul obtinerii unei imagini generale asupra entitatii controlate in vederea concentrarii atentiei pentru a se descoperii laturile negative ale acestuia.

Analiza economico-financiara vine si intregeste procesul de control prin concluziile conturate asupra gestiunilor de valori materiale, inceput cu cantitatea de aprovizionat pana la consumul final in cazul institutiilor publice.

Trebuie sa subliniem ca desi exista o legatura reciproca intre controlul documentar contabil si analiza, intre acestea sunt si deosebiri esentiale, determinate de sfera in care se urmaresc obiectivele controlului si de sursa de date.

In timp ce analiza foloseste datele sintetice de evidenta, documente centralizatoare si dari de seama, scotand in evidenta legaturi cauzale intre diferitele fenomene, controlul documentar contabil si faptic foloseste datele din evidenta analitica si faptica.

E. Controlul total si prin sondaj

Controlul total cuprinde toate operatiile din cadrul obiectivelor stabilite si pe intreaga perioada supusa controlului. De exemplu, in ceea ce priveste respectarea disciplinei de casa se are in vedere toate operatiile si documentele privind incasarile si platile pe perioada respectiva. Controlul total este cel mai cuprinzator si sigur. De exemplu, la verificarea disciplinei de casa la un ordonator de credite se au in vedere toate operatiunile si documentele privind incasarile si platile pe toata perioada controlata. Cu toate acestea, ca urmare a faptului ca necesita un volum mare de munca, nu se poate aplica intotdeauna, fiind posibil mai ales in unitatile mici. Din aceste motive, in anumite cazuri, se utilizeaza controlul prin sondaj.

Controlul prin sondaj, cuprinde numai o parte din operatiunile si documentele aferente unei activitati, cerceteaza cele mai reprezentative documente si operatii, care permit obtinerea unor concluzii cu caracter general asupra obiectivului urmarit. Sondajul este controlul selectiv care simplifica sarcina de apreciere prin utilizarea unui exemplu reprezentativ si permite, astfel, sa se obtina economii autentice in ceea ce priveste munca de control. Alegerea documentelor ce urmeaza a fi verificate trebuie delimitate in timp. Avand in vedere perioada supusa controlului, controlul prin sondaj comporta un anumit grad de risc - acela de a se ajunge la concluzii diferite decat cele la care s-ar fi ajuns printr-un control total. Acest risc poate fi inlaturat printr-o organizare eficienta a actiunii de control ce presupune urmatoarele :

- alegerea esantionului supus verificarii;

- intinderea acestuia;

- extinderea sondajului cand se constata abateri, pagube de orice fel.

La stabilirea acestor criterii s-au avut in vedere cerintele specifice enuntate anterior. Referindu-ne la extinderea sondajului, subliniem ca acesta este legat de frecventa neregulilor ce se constata ce impun in unele situatii verificarea totala a documentelor cat si perioadele anterioare.

In cazul controalelor efectuate de controlorii financiari ai curtii de conturi, desemnati cu verificarea contului de executie si a bilantului contabil in vederea descarcarii de gestiune, controlul prin sondaj nu poate fi luat in considerare.

Eficienta controlului prin sondaj depinde de alegerea perioadei, operatiunilor si documentelor ce se controleaza si care dau posibilitatea generalizarii concluziilor si masurilor ce se impun.

Conform acestor principii, inventarierea, ca modalitate de control faptic, poate fi efectuata prin control sau prin sondaj, in functie de natura elementelor controlate si de obiectivele urmarite. inventarierea totala permite cunoasterea efectiva a realitatii si obtinerea unor concluzii exacte, dar reclama in timp indelungat, efort substantial si sistarea operatiilor de primire si eliberare a bunurilor . inventarierea prin sondaj este mai operativa insa are o precizie mai scazuta. Cu toate acestea, in practica, inventarierea de control se realizeaza frecvent pe calea sondajului, ca urmare a volumului si sortimentelor sporite de valori ce trebuie inventariate. Gradul de precizie al inventarierii prin sondaj este asigurat prin perfectionarea continua a tehnicilor de lucru, astfel incat sondajul sa satisfaca tot mai mult cerintele unui control selectiv. inventarierea prin sondaj nu poate fi generalizata in mod absolut. De exemplu, ea nu poate fi folosita pentru controlul gestiunilor de mijloace banesti si al celor cu evidenta global-valorica.

La cheltuielile facute in numerar, cele mai reprezentative repere pot fi cheltuielile privind salariile, cheltuielile administrativ - gospodaresti etc. In anumite situatii, ca de exemplu pentru controlul actelor de banca si casa, sondajul se delimiteaza in timp si urmareste cheltuieli de diferite genuri, desi el poate fi delimitat la o anumita cheltuiala.

Modalitatile de control se intrepatrund in forme multiple si variate cum sunt:

- controlul simultan, cu sensuri diferite, adica cel care are loc concomitent cu executia; este efectuat de controlor in prezenta celui controlat si se refera la mai multe obiective similare sau inrudite care pot fi substituite cu usurinta unul altuia, ca de exemplu controlul efectuat in acelasi timp la toti casierii unitatii sau asupra celor care gestioneaza diferite valori;

- controlul progresiv, care este in acelasi timp si simultan, cel care se exercita in cursul executarii lucrarilor si pe masura desavarsirii lor;

- controlul plenar, atunci cand constituie un ansamblu de masuri legate intre ele cu scopul de a se obtine certitudinea ca justificarea operatiilor este exacta si completa;

- controlul continuu sau permanent este cel care nu prezinta intreruperi in durata sau in intensitatea sa si cuprinde toate actele si bunurile care constituie obiectul sau.

- controlul periodic este cel organizat la intervale regulate si cuprinde totalitatea obiectivului sau a faptelor de controlat, ca de exemplu, controlul balantelor lunare, controlul anual al stocurilor. Controlul periodic include si controlul intermitent, exceptional, sporadic, ocazional, indicat in cazul cand intervine un risc sau exista amenintarea unui pericol. De exemplu, controlul ordonat in urma unei erori grave sau a unei fraude, controlul introducerii unei noi metode de lucru etc..

- controlul direct este un control simultan si se aplica obiectivului ce se controleaza in timpul executarii activitatii respective. De exemplu, controlul cantitatii si calitatii materialelor primite de la furnizori;

- controlul executiei si controlul de conducere. Desi in practica se face uneori deosebire intre ele, in majoritatea situatiilor nu exista o linie neta de demarcatie. Pe de o parte, conducerea include si controlul executiei, iar, pe de alta parte, exista munci de executie rezervate nivelurilor superioare ale conducerii unitatii.

Metodologia de exercitare sau etapele controlului

Indiferent daca este vorba de controlul direct sau de cel indirect, de cel extern sau intern, etapele metodologice ale controlului (filiera de control) sunt aceleasi, adica:

- pregatirea si organizarea actiunii de control;

- controlul propriu-zis;

- intocmirea si perfectarea actelor de control;

- valorificarea constatarilor controlului si stabilirea raspunderii.

In fiecare etapa pot avea loc activitati adiacente - sub-etape - menite sa completeze necesarul de informatii credibile, pentru ca deciziile luate sa fie in cunostinta de cauza si masurile dispuse sa-si atinga scopul urmarit, adica, eliminarea factorilor perturbatori si cresterea eficientei entitatii.

A. Pregatirea si organizarea actiunii de control

Pregatirea si organizarea actiunii de control poate fi privita ca o etapa premergatoare controlului propriu-zis. Controlul este un proces de cunoastere, de informare. Pregatirea si organizarea activitatii de control incepe din momentul stabilirii obiectivelor controlului si se termina odata cu inceperea controlului propriu-zis.

Cunoasterea situatiei stabilite (programele, sarcinile, normele, scopurile, prevederile legale, previziunile etc. ), precum si a situatiei reale privind activitatea ce se controleaza, trebuie sa inceapa cu pregatirea actiunii de control (studiul general prealabil) asupra organizarii si desfasurarii acesteia.

Calitatile specifice muncii de control, ce trebuie sa fie indeplinite de cei care exercita o asemenea munca, sunt:

- principialitate;

- obiectivitate si impartialitate in relatiile cu alte persoane;

- receptivitate fata de nou;

- putere de judecata in aprecierea situatiilor de fapt;

- buni organizatori ai muncii proprii;

- capacitate de analiza si previziune a fenomenelor economico-financiare;

- rabdare, tenacitate si pasiune in activitatea profesionala; .

- initiativa si disciplina in munca;

- constiinciozitate si perseverenta in indeplinirea sarcinilor;

- exigenta si fermitate in aplicarea legilor si pastrarea secretului profesional;

- memorie si imaginatie;

- tact si discretie.

Elaborarea planului de control are in vedere urmatoarele aspecte:

- sarcinile, normele, prevederile legale, hotararile organelor de conducere referitoare la fiecare domeniu de activitate ce urmeaza a fi supus controlului astfel incat sa se evite suprapunerile si paralelismele in exercitarea controlului;

- stabilirea momentului si a duratei controlului prin care se tine seama, printre altele, de marimea subiectului supus controlului, felul actiunilor de control etc.;

- situatia de fapt existenta cu privire la activitatea ce urmeaza a se controla;

- constituirea comisiei de control in functie de specificul actiunii de control, specializarea si nivelul de pregatire a celor inclusi in echipa de control, durata controlului etc.;

- informarea, documentarea si instruirea comisiei de control prin culegerea de informatii despre problemele pe care le ridica subiectul ce va fi controlat, studierea actelor normative specifice domeniului ce urmeaza a fi controlat, a darilor de seama, a rapoartelor si chiar a actelor de control incheiate anterior. informarea si documentarea constituie factorii principali in desfasurarea activitatii de control.

Programul de lucru cuprinde, printre altele, urmatoarele elemente:

- numarul curent;

- obiectivele controlului in ordinea executarii lor pe capitole si subcapitole;

- data executarii obiectivelor;

- numele si prenumele organelor de control care au sarcina de a controla fiecare obiectiv mentionat in plan.

B. Controlul propriu-zis

Controlul propriu-zis constituie etapa cea mai importanta a actiunii de control prin care organele de control, pe baza planului de lucru si a obligatiilor de serviciu, isi desfasoara activitatea propriu-zisa de control, in vederea stabilirii concluziilor asupra mersului activitatii subiectilor controlati pe perioada supusa controlului. Controlul propriu-zis poate imbraca, in functie de obiectivele fixate si natura activitatilor, atat forma unor controale directe, cat si forma controalelor indirecte.

Din punct de vedere metodologic, controlul propriu-zis trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte:

- obiectivitatea in aprecierea oricaror activitati, operatiuni sau fapte tinand cont de prevederile legale si numai pe baza de documente sau constatari autentice;

- interdependenta dintre fenomenele si procesele supuse controlului, pentru a putea aprecia just cauzele generatoare de deficiente si a imprejurarilor in care ele s-au produs, cat si pentru o evaluare mal realista a consecintelor lor;

- armonizarea muncii echipei de control, astfel incat aceasta sa-si poata realiza sarcinile in conditii optime. La randul sau, controlul propriu-zis are in vedere urmatoarele aspecte:

- adaptarea obiectivelor generale de control la conditiile specifice ale activitatii subiectului controlat;

- stabilirea surselor de informare necesare exercitarii controlului;

- selectarea si aplicarea procedeelor si tehnicilor necesare realizarii controlului;

- determinarea deficientelor, abaterilor si lipsurilor.

C. Intocmirea si perfectarea actelor de control.

In aceasta etapa are loc consemnarea constatarilor controlului, intr-o serie de documente, in functie de situatie. Pentru aceasta se procedeaza la gruparea, sistematizarea si definitivarea constatarilor facute. Este indicat ca aceasta etapa sa fie coroborata cu etapa precedenta, a controlului propriu-zis, in sensul ca este recomandat ca actul de control sa se faca pe parcursul derularii actiunii de control, pe masura desfasurarii controlului si definitivarii constatarilor. Acest lucru este deosebit de important intrucat elimina dificultatile legate de intocmirea actelor de control in ultimele zile ale controlului. Intocmirea actelor de control in ultimele zile creeaza neajunsuri in ceea ce priveste gruparea abaterilor, sistematizarea materialului, etc., fapt ce duce la ingreunarea valorificarii acestora. Pentru mai multa operativitate in definitivarea materialului de control, este recomandat ca organele de control, in timpul controlului, sa discute deficientele constatate cu conducerea entitatii. Discutarea deficientelor pe parcurs permite, pe de o parte, luarea masurilor corespunzatoare de lichidare a acestora, iar pe de alta parte, obiectiunile ridicate ca urmare a constatarilor facute, pot fi reexaminate in timp util in vederea stabilirii adevarului. De asemenea, prin actele de control se stabilesc masurile ce se impun pentru eliminarea deficientelor cu responsabilitati si termene precise.

Pentru a avea forta probatorie, actele de control trebuie sa indeplineasca, ca orice document de altfel, anumite conditii de forma si de fond. Asadar, din punct de vedere al formei, actele de control trebuie sa contina elemente de identificare, ca de pilda, numele, functia organului de control, data, locul controlului etc., precum si semnaturile celor implicati, controlori si controlati, dupa caz. In privinta fondului se au in vedere autenticitatea constatarilor si temeinicia concluziilor, care necesita a fi sistematizate pe probleme si obiective. Actele de control vor consemna numai acele date si fapte reale rezultate din propriile verificari si care exclud parerile preconcepute, subiectivismul si arbitrariul.

Principalele acte de control sunt urmatoarele:

- raportul de control (raport de inspectie fiscala la organele fiscale);

- proces verbal de control (proces verbal la organele fiscale);

- proces verbal de constatare a contraventiilor;

- nota de constatare;

- nota unilaterala;

- nota de prezentare.

Nota de constatare, nota unilaterala si nota de prezentare nu mai sunt cuprinse in codul de procedura fiscala reglementat prin Ordonanta Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedura fiscala republicata, cu modificarile ulterioare.

In partea introductiva a actului de control se mentioneaza:

- data incheierii actului;

- numele si prenumele organului de control;

- temeiul legal si delegatia in baza careia se efectueaza controlul;

- perioada supusa controlului si indicarea tematicii de control;

- perioada in care s-a desfasurat controlul;

- denumirea agentului economic controlat si numele persoanei care il reprezinta legal.

In cuprinsul actului de control se consemneaza constatarile rezultate in urma controlului efectuat. Pentru fiecare deficienta, se consemneaza in mod obligatoriu urmatoarele elemente:

- continutul abaterii care sa fie foarte clar si precis;

- dispozitiile legale incalcate;

- consecintele economico-a financiare, bugetare, fiscale si gestionare ale abaterii;

- evaluarea exacta a acestora;

- numele si prenumele si functia persoanei raspunzatoare de abaterile respective;

- masurile luate operativ in timpul controlului;

- masurile ce urmeaza a fi luate in continuare cu precizarea unor termene ce se refera la comunicarea catre organul de control asupra indeplinirii masurilor respective.

Constatarile se grupeaza pe probleme, iar in actul de control se consemneaza numai constatarile proprii ale organului de control financiar, documentele, faptele si cifrele esentiale care dovedesc temeinicia concluziilor .

In incheierea actului de control se precizeaza ca la terminarea controlului au fost restituite documentele puse la dispozitia organului de control, se specifica in cate exemplare s-a intocmit raportul privind controlul efectuat si cum au fost repartizate aceste exemplare.

Un act de control trebuie semnat de controlori, dar poate fi semnat si de controlati. In cazul in care se constata fapte care atrag raspunderea penala, pe langa semnaturile de mai sus obligatoriu se iau si semnaturile persoanelor raspunzatoare.

In cazul in care exista obiectii, acestea trebuie clarificate si solutionate in termenul prestabilit prin regulamentul de ordine interioara sau prin acte normative in cazul controlului extern exercitat de autoritatea publica.

Modificarile privind controlul efectuat de autoritatile publice, aduse prin Codul de procedura fiscala prevad ca raportul de inspectie fiscala se semneaza de catre organele de inspectie, se verifica si se avizeaza de seful de serviciu. dupa aprobarea raportului de catre conducatorul de inspectie fiscala, se va emite decizia de impunere de catre organul fiscal competent teritorial

La actul de control se anexeaza situatii, tabele, documente, note explicative, toate fiind necesare pentru sustinerea constatarilor organelor de control.

Nota de constatare se foloseste atunci cand in cursul controlului se fac constatari a caror reconstituire nu este intotdeauna posibila sau care nu mai poate fi dovedita. Exemplu: lipsa temporara de la lucru etc.

Nota unilaterala se intocmeste atunci cand in urma controlului nu se constata abateri, ori prin volumul si importanta lor nu justifica intocmirea unui proces verbal.

Nota de prezentare este un raport al organului de control cu concluzii si propuneri referitoare la abaterile constatate. Se anexeaza la procesul verbal si cuprinde:

- organele sau persoanele din afara agentul economic controlat care au dat dispozitii ce au condus la abaterea constatata;

- problemele care necesita control in continuare, masuri dispuse de control, propuneri de aplicare a unor sanctiuni disciplinare, de imputare sau stabilire a raspunderii penale.

D. Valorificarea constatarilor controlului si stabilirea raspunderii

Este etapa in care se asigura finalitatea actului de control, fiind cel putin la fel de importanta ca etapa de efectuare a controlului propriu-zis. Reusita actiunii de control depinde in cea mai mare parte tocmai de modul cum sunt valorificate constatarile controlului, atat din punct de vedere a remedierii abaterilor, deficientelor si lipsurilor, cat si in ceea ce priveste stabilirea raspunderii, disciplinare, materiale, contraventionale sau penale, dupa caz. informatiile fumizate de control trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte calitative:

- inteligibilitate - sa poata fi intelese usor de factorii de decizie, fapt ce presupune ca acestia sa dispuna de cunostinte suficiente privind desfasurarea afacerilor, activitatilor economice si de contabilitate;

- relevanta - sa influenteze deciziile economice ale conducerii, ajutandu-i pe acestia sa evalueze evenimentele trecute, prezente si viitoare, confirmand, sau corectand evaluarile lor anterioare;

- credibilitate - informatia fumizata se considera a fi de calitate atunci cand este credibila, adica nu contine erori, nu este partinitoare si utilizatorii pot avea incredere ca reprezinta corect ceea ce informatia si-a propus sa reprezinte;

- comparabilitate - are in vedere posibilitatea compararii situatiei reale cu cea prestabilita pentru identificarea deficientelor si depistarea factorilor care determina tendintele fenomenelor, astfel incat "prin aceasta conducerea sa poata tine sub control intreaga activitate, in vederea realizarii obiectivelor preconizate.'