Ripple

Introducere

Odata cu cea mai mare restructurare de dupa Cel De-al Doilea Razboi Mondial a Serviciului National de Sanatate al Marii Britanii, lupta impotriva consumului de droguri si alcool si-a propus noi scopuri.

Ripple este o organizatie voluntara, creata pentru a furniza tratament clinic impotriva drogului si a abuzului de droguri in tot Districtul Autoritatii Locale. Cartierul in care Ripple este bazata este cunoscut sub numele de "centru heroinei din Nordul Angliei", unde drogurile din clasa A(heroina, marijuana, ecstasy) sunt usor de gasit pe strada si unde delictele legate de droguri sunt foarte trecvente. Acest studiu de caz puncteaza progresul Ripple inca de la formarea ei, aratand cum schimbarile din politica guvernului Marii Britanii vor modifica structura organizatiei si bazainanciara, si cum managerii acesteia s-au gandit sa dezvolte un plan si o viziune strategica care vor sustine cresterea agentiei, si care vor fi impartasite de toti angajatii organizatiei.

Context

In 2001, la 3 ani dupa nasterea sa, activitatile principale ale organizatiei Ripple se concentreaza asupra accesabilitatii tratamentului clinic al dependentei de droguri si sprijinirea grupurilor terapeutice de promovare a unor aspecte ce include beneficiile bunastarii, locuinte, serviciu si proceduri judiciare: munca educationala cu grupuri de tineri in Districtul Bradford:scheme de prevenire a drogurilor ce au ca tinta tinerii cu risc. Misiunea Ripple este de a furniza o contributie directa la reducerea dependentei de droguri si la problemele socio-economice asociate acesteia in District.

Portofoliul de servicii include urmatoarele zone de activitate:

Tratament clinic zilnic impotriva dependentei;

Terapie de grup si consiliere unu la unu cu dependentii de droguri;

Un program de 12 intalniri al Narcoticilor Anonimi;

Terapie alternativa incluzand aromoterapia;

Sprijinirea clientului, servicii de consiliere pe probleme de angajare, beneficiile bunastarii, locuinta, proceduri judiciare;

Activitati diversificate, incluzand creatii multimedia, radio si producerea muzicii;

Cursuri educationale, incluzand citire si aritmetica;

Activitati sportive, incluzand evenimente in aer liber, sporturi, camping;

Sprijin oferit rudelor si dependentilor;

Scheme de prevenire a drogurilor adresate tinerilor cu risc, intre 9 si 18 ani, incluzand actiuni de educare a tinerilor despre consecintele abuzului de droguri.

In mod similar, obiectivele fundatiei si ale membrilor ei sunt:

De a asigura transparenta si monitorizarea managementului pentru a asigura o mai buna ingrijire a pacientilor;

De a se concentra asupra rezultatelor si productivitatii fondurilor alocate din surse publice;

De a asigura o abordare a managementului performant, cu roluri si responsabilitati clare ale personalului;

De a minimiza responsabilitatea legala a membrilor fundatiei pe masura ce tratamentul medical este transferat pacientilor;

De a dezvolta parteneriate cu agenrii ale comunitatii locale si din intreg districtul;

De a proteja drepturile si confidentialitatea utilizatorilor de servicii ale organizatiei Ripple.

Procesul de schimbare experimentat de Ripple a fost cauzat de un numar de factori externi ce presau directorii si angajatii organizatiei.

Diversificare

In viitorul apropiat, Ripple cauta o colaborare mai apropiata cu RAPD(Trustul de Reabilitare a Prizonierilor Dependenti) pentru pregatirea Centrului de Reabilitare de Zi. Politicienii locali si agentiile admit ca ceea ce lipseste pentru moment este reabilitarea bazata nu numai prin urmarea tratamentului prescris, dar intarita prin reabilitarea de zi cu zi, o metoda neincercata inca in afara inchisorilor. Asemenea centre de reabilitare sunt intensive in munca, si costurile tratamentelor sun tfinantate prin diferite departamente ale guvernului, prin intermediul bunurilor confiscate de la infractorii condamnati.

Totusi, programul ar dezvolta o sinergie cu serviciile existente ale Ripple, cu intentia de a imbunatati nivelele ridicate ale abstinentei sustinute de la droguri.

Finantare

De la o cifra de afaceri de 98000 GBP in 1998-1999, se asteapta ca venitul total in anul 2000-2001 sa depaseasca 450000GBP, o crestere de 5 ori. Aceasta crestere face presiuni asupra organizatiei in termeni de flux de capital(toate contractele sunt platite trimestrial cu intarziere), managementul contractelor, onestitatea fondurilor publice, raspunderea directorilor.

In plus, Guvernul Marii Britanii nu are un buget care sa se ocupe de dependenta de droguri si tratamentul madical. De aceea, Ripple este obligata sa caute ajutoare acordate de agentii voluntare sectoriale, trusturi si fundatii, multe dintre ele acordand doar finantari anuale.Deci planurile pe termen lung devin dificile pe masura ce cererile sunt pregatite annual pe baza de competitie. Dca cererea ta castiga, atunci primesti asistenta financiara, daca pierzi, pierzi de tot, pentru ca resursele principale sun tsubfinantate.

Dezvoltarea Resurselor Umane si Managementul Schimbarii

In lumina schimbarilor in volum al activitatii si presiunilor de mai sus, prioritatea directorilor Ripple era de a stabili un plan strategic pe 5 ani pentru consolidarea si dezvoltarea serviciilor Ripple catre clientii si grupurile tinta din District.

Inca de la formarea ei ca fundatie de caritate in 1998, Ripple si-a stabilit un palmares reputabil ca o clinica pentru dependentii de droguri responsabila pentru ingrijirea medicala in clinica si in afara clinicii. De asemenea , organizatia a furnizat scheme de educatie impotriva drogurilor si activitatii diversificate indreptate catre grupurile de tineri cu risc.

Directorii proiectului Ripple deoreau, de asemenea, sa-si dezvolte serviciile clinice de educatie intr-o zona mult mai intinsa in district. Investitia a necesitat o revizuire radicala a sistemelor si procedurilor, a recrutarii si selectarii personalului clinic direct si a echipelor cu rol de sprijin, cat si a filialelor localizate in zona. Transferul ingrijirii comunitare de la serviciul National de Sanatate la trusturile locale de ingrijire primara in aprilie 2001 a adus oportunitatea pentru mai multe investitii directe in structurile medicale specializate ale comunitatii. Acest lucru are un impact direct asupra Ripple ca o agentie specializata in recuperarea dependentilor de droguri in privinta finantarii pe termen lung a resurselor si personalului.

Aceste schimbari vor crea si oportunitatea ca Ripple sa-si modeleze obiectivele cu finantatorii sai-Autoritatea Locala, trusturile locale de ingrijire, fundatii si trusturi in functie de dezvoltarea unei politici nationale anti-drog si de raspunsurile primite de la partenerii institutionali.

Resursele Umane si Finantele

Dezvoltarea Resurselor Umane

Exista o legatura clara intre asigurarea unor servicii de calitate si a avea un personal motivat si bine pregatit.Dezvoltarea unei culturi la locul de munca favorabila muncii pozitive in echipa asigura un angajament echilibrat in munca, in timp ce caminul este o prioritate.

In mod traditional, personalul si-a pus timpul la dispozitie peste obligatiile contractuale, si exista un nucleu puternic al personalului care a ramas la Ripple inca din primii sai ani de functionare. Pentru a atrage si a pastra un personal de cel mai inalt calibru, Ripple ar avea nevoie sa implementeze un Sistem de Mnagement al Calitatii si un Manual de Munca care sa duca la premiul "Investitori de Oameni". Aceata va demonstra atat personalului existent, cat si celui nou, ca este un angajator credibil.

Sub noul acord de finantare cu Trustul de Ingrijire Primara, directorii Ripple vor trebui sa administreze si achimbarile organizationale in mod planificat, implicand personalul si comunicand cu acesta si cu voluntarii in fiecare etapa. Un medic generalist s-a alaturat echipei de tratament de la Ripple in ianuarie 2001, iar in iulie 2001 s-a covenit ca finantarea sa acopere inca 4 medici de acest fel. De la 2 angajati si numerosi voluntari in 1998, Ripple are acum 15 angajati, incluzand si 5 medici.

Ripple are acum o abordare proactiva in dezvoltarea personalului, si un numar de angajati au decis sa aleaga ruta NVQ pentru a-si imbunatati abilitatile tehnice si de conducere, ca parte a abordarii de echipa in furnizarea serviciilor.

Ripple este hotarata sa se asigure ca forta sa de munca-managerii si personalul- este reprezentativa pentru comunitatea locala. Aceasta se aplica si asupra voluntarilor care isi9 dedica timpul serviciilor educationale ale organizatiei.

Ripple foloseste in permanenta o procedura de recrutare deschisa si corecta, incurajand aplicarile fostilor consumatori sau ale grupurilor dezavantajate. Toti membrii personalului au o evaluare anuala care este legata de planurile de dezvoltare a personalului, planuri ce indeplinesc cerintele Ripple.

Dezvoltarea abilitatilor

Tot personalul are un program de instruire planificat pentru urmatoarele 12 luni. Acesta include cursuri de pregatire pentru dobandirea de abilitati generice(munca de echipa, comunicare, planificare), cat si vocatii tehnice, sisteme de colectare a datelor, tehnologia informatiei si abilitati de consiliere pentru consilieri privind privind consumul de droguri si clinicieni. Mnagementul proiectului si dezvoltarea unor sisteme efective de management al informatiei au fost o conditie a finantarii publice din partea autoritatii sanitare.

Conducerea corporatista

Societatea a devenit din ce in ce mai critica la adresa organizatiilor si sistemelor, care sunt percepute a functiona mult mai putin eficace decat ar trebui. Toleranta scazuta la asemenea slabiciuni decurge din schimbarile care se petrec in valorile percepute, atat morale cat si profesionale, in relatie cu riscul. Ca rezultat, purtarea noastra se schimba, iar relatiile noastre cu colegii se schimba si ele. Intr-o echipa de lucru apropiata, managementul si evaluarea riscului sunt ingrediente cruciale ale unei politici manageriale eficace.

Evaluarea unor asemenea riscuri, cat si managementul acestora, rezulta deseori in schimbari la nivelul practicilor si modelelor de munca. Aceste schimbari sunt cateodata generate de amenintarea litigiilor, dar deseori ele apar intern, deoarece oamenii considera ca schimbarile pot duce doar la imbunatatiri in calitatea furnizarii serviciilor.

Angajamentul pentru schimbare si managementul schimbarii trebuie sa vina in mod neconditionat de sus sa patrunda prin toate straturile managementului. Indatorirea principala este de a monitoriza in mod continuu procesul schimbarii, probabilitatea aparitiei unui risc sau a esecului, si transformarile in modelele de comportament generate de aceste schimbari, astfel incat sscopul final in viziunea organizatiei sa fie atins cu succes.

Actiuni ulterioare

Impreuna cu Trustul de Ingrijire Primara, toti directorii Ripple, managerii si personalul au participat la un numar de programe de pregatire cu scopul de a primi reactiile tuturor in legatura cu perceptia acestora despre trecutul si viitorul organizatiei.

Apeland la un mediator independent, si desfasurate pe mai multe saptramani intr-un mediu informal, prietenos, in afara birourilor, programele de pregatire intentionau sa implice parerile tuturor despre organizatie si rolul fiecaruia in cadrul acesteia.

Rezultatele sedintelor

Un rezultat cheie al acestor sedinte de lucru a fost stabilirea unui cadru in care managerii si directorii sa poata dezvolta o "viziune" si un plan strategic pentru urmatorii 5 ani ai organizatiei.

Aspectele cheie ale acestui plan include initierea unei analiza SWOT a organizatiei, pentru identificarea punctelor forte si a celor slabe, in acelasi timp cu explorarea amenintarilor si a oportunitatilor pentru personal si clienti. Viziunea dezvoltata de echipa include un numar de factori-cheie:

v     Evaluarea personalului;

v     Responsabilizarea personalului, prin dezvoltarea abilitatilor si capacitatii lor de a lua decizii;

v     Pretuirea si incurajarea formarii de parteneriate in si in afara organizatiei;

v     Asigurarea unei dezvoltari sustinute a afacerii in acelasi timp cu mentinerea valorilor cheie si a identitatii organizatiei ca o mica fundatie de caritate;

v     Responsabilizarea consumatorilor de droguri, a fostilor consumatori si a ingrijitorilor;

v     Rezultate masurabile despre cresterea numarului de consumatori inregistrati Ripple, si ratele de succes in depasirea dependentei de droguri;

v     Construirea unor relatii cu comunitatea, incluzand Politia, autoritatile medicale, Guvernul;

v     Recunoastere nationala si internationala;

v     Efectul pe termen lung la nivel local in eredicarea drogurilor;

v     Succes in prevenirea consumului de droguri;

v     Succes in tratamente noi si diferite

Analiza SWOT a fost efectuata de un grup care a identificat urmatoarele presiuni pe care managerii trebuie sa le ia in considerare ca parte a viitoarelor planuri strategice si operationale.

Analiza SWOT

Ca parte a programelor de formare a echipei, toti membrii personalului au discutat despre viitorul organizatiei si importanta urmatoarelor aspecte:

• Planificare strategica;
• Analiza strategica a organizatiei si a mediului in care acesta opereaza;
• Rolul si responsabilitatea managementului strategic si a celui operational.

Rolurile manageriale

Ca parte a procesului de a administra schimbarea, directorii si managerii au fost de acord ca responsabilitatea pentru implementarea planurilor de schimbare sa fie divizata in functie de rolurile si responsabilitatile personale in cadrul organizatiei. Aceasta diviziune reflecta rolurile si responsabilitatile in urmatoarele domenii:Planificare Strategica, Management Strategic, Planificare Operationala, Mnagement Operational. Fiecare functie este legata in mod intrinsec de madiul in care Ripple isi desfasoara activitatea.

Dupa aceea membrii echipei au trebuit sa defineasca fiecare din stadiile de mai sus, si sa se puna de acord asupra persoanei ce poarta responsabilitatea dezvoltarii fiecarui rol. A trebuit sa se faca o diferenta clara intre membrii executivi si cei ne-executivi ai Ripple, deoarece cei din urma aveau cunostinte inferioare despre protocoalele si practicile de munca ale organizatiei.

Rolul managementului ne-executiv a fost foarte important, pentru ca directorii Ripple sunt legal raspunzatori pentru activitatile desfasurate sub incidenta regulilor Comisiei Regatului Unit pentru Fundatii de Caritate. Era, deci, esential ca acest comitet de management sa aiba un rol activ, si nu pasiv, in procesul de planificare, si in cele din urma sa se alature noii directii a organizatiei.

Comportamente si limite

In timpul sedintelor de lucru a devenit evident ca exista un numar important de factori umani care influenteaza modul in care oamenii gandesc si se poarta.

Comoprtamente

Sa se concentreze asupra problemelor, nu personalitatilor;

Sa dezvolte o abordare a muncii de echipa

Administrarea timpului

Sa sadeasca incredere la toate nivelele

Sa aprecieze realizarile

Sa aspire la o conducere in consens

Sa dezvolte abilitati de lider

Sa faca legaturi intre planificarea strategica prin managementul operational

Sa accepte ca se pot face greseli, insa sa invete din ele

Planificarea actiunilor

Dupa sedintele de lucru s-a cazut de acord asupra sarcinilor cheie, cu stabilirea responsabilitatilor individuale a perioadelor de timp pentru terminarea lor:

Sa disemineze rezultatele sedintelor catre toti membrii personalului

Sa dezvolte procesul de planificare si monitorizare

Obiective strategice parte a viziunii

Plan de actiune dezvoltare pentru fiecare element SWOT

Sa disemineze rezultatele personalului

Sa definasca relatia cu presedintele comitetului de management

Sa defineasca parteneriatul dintre autoritatile medicale si Ripple