INSTRUCTIUNI DE ACHIZITII PENTRU BENEFICIARII PRIVATI AI PROGRAMULUI SAPARD

INSTRUCTIUNI DE ACHIZITII PENTRU BENEFICIARII PRIVATI AI PROGRAMULUI SAPARD

Scop

Aceste instructiuni prezinta procedura de selectie oferte pentru adjudecarea contractelor de achizitii de servicii, bunuri independente cu sau fara montaj si de executie lucrari finantate prin programul SAPARD si efectuate de beneficiarii privati.

Domeniu de aplicare

Instructiunile se aplica pentru adjudecarea contractelor de achizitii de servicii, bunuri independente cu sau fara montaj si de executie lucrari (constructii, modernizari) in cadrul proiectelor finantate prin Programul SAPARD pentru pentru beneficiarii privati.

Proceduri de licitatie

Contracte    > 10.000 EURO

Contractele cu o valoare > 10.000 EURO pot fi adjudecate prin procedura de selectie de oferte incluzand cel putin trei ofertanti.

Contracte 10.000 EURO

Contractele cu o valoare de 10.000 EURO pot fi adjudecate folosind procedura de selectie cu o singura oferta.

Este interzisa divizarea prestarilor de servicii, achizitiilor de bunuri sau executarii de lucrari a caror valoare depaseste 10.000 de EURO in loturi mai mici cu scopul evitarii procedurii de selectie oferte incluzand cel putin trei ofertanti.

Cap. I. - PREVEDERI GENERALE

In acceptiunea prezentului contract, prin achizitie independenta se intelege dobandirea, in urma selectiei de oferte, de catre Beneficiarul finantarii nerambursabile a unor bunuri (ex:tractoare, masini, utilaje si instalatii tehnologice fara montaj) sau servicii (ex: contracte pentru consultanta) prin atribuirea unui contract de achizitie.

Prin achizitie complexa se intelege dobandirea, in urma selectiei de oferte, de catre Beneficiarul finantatii nerambursabile prin Programul SAPARD a unor bunuri (utilaje si instalatii tehnologice cu montaj), lucrari, servicii prin atribuirea unui contract de achizitie pentru proiecte care prevad si lucrari de constructii sau modernizari.

In cazul in care proiectul presupune atat achizitie independenta cat si achizitie complexa, proiectul va fi asimilat achizitiilor complexe

Cofinantarea din fonduri publice in cadrul Programului SAPARD se acorda pentru toate contractele de achizitii lucrari, bunuri si servicii, incheiate de beneficiarii Programului care indeplinesc urmatoarele conditii:

• Obiectul unui contract de achizitii - achizitie de servicii, bunuri sau lucrari - sa fie inclus in cererea de finantare in baza careia a fost atribuit contractul de finantare.
• Costurile eligibile ale oricaror servicii, bunuri si lucrari, mai mari de echivalentul in lei a 10.000 euro, sunt eligibile daca beneficiarii privati au obtinut oferte conforme de la cel putin 3 furnizori.
• Costurile oricaror servicii, bunuri si lucrari, care valoreaza echivalentul in lei a 10.000 euro sau mai putin sunt eligibile daca beneficiarii privati au obtinut o oferta conforma de la un singur furnizor.
• Obiectul contractului de achizitii sa corespunda cerintelor Programului SAPARD in ceea ce priveste originea si parametrii de performanta - productivitate prevazuti in documentatia tehnica si financiara a proiectului.
• Atribuirea contractelor sa fie in stricta concordanta cu principiul liberei concurente, al transparentei, al respectarii parametrilor de calitate ai obiectelor achizitiilor si ai eficientei utilizarii fondurilor.

Ofertele conforme reprezinta oferte comparabile, care raspund in cea mai mare parte cerintelor din cererile de oferta si sunt transmise de entitati economice reale, verificabile de catre expertii evaluatori.

Cererile de oferte sunt obligatorii pentru achizitiile mai mari de 10 000 Euro.

De asemenea, cererile de oferte sunt documente obligatorii care trebuie avute in vedere la depunerea dosarului cu oferte si trebuie sa aiba urmatoarele caracteristici:

sa fie datate, personalizate, semnate, stampilate;

sa contina temene de finalizare clare;

sa nu contina nominalizari de firme care sa poata pune in avantaj anumite tipuri de bunuri/lucrari sau servicii (sa nu se regaseasca referinte la nume de firme furnizoare de bunuri/servicii/lucarari) ;

in cazul proiectarii aceasta va trebui sa fie explicita, detaliata, si suficient de clara pentru proiectant;

pentru achizitiile de bunuri se vor avea in vedere solicitarea unor oferte prin detalierea unor specificatii tehnice minimale.

Ofertele primite de la potentialii furnizori trebuie sa fie reale, auditabile, iar ofertantul sa nu fi avut legaturi economice cu solicitantul in ultimii 3 ani.

La verificarea dosarului cu oferte se va solicita certificatul ORC pentru toate firmele participante la ofertare, in original si in copie pentru verificare.

2. Derularea efectiva a achizitiilor si incheierea contractelor se vor face astfel:

a) Pentru achizitiile independente si complexe pe masura 3.5 - Silvicultura si pentru achizitiile complexe pe Masura 1.1 - Imbunatatirea procesarii si marketingului produselor agricole si piscicole, Masura 3.1 - Investitii in exploatatii agricole si Masura 3.4 - Dezvoltarea si diversificarea activitatilor economice pentru generarea de activitati multiple si venituri alternative, inaintea semnarii contractului intre Agentia SAPARD si beneficiarul de fonduri nerambursabile selectat si notificat.

b) pentru achizitiile independente pe Masura 1.1 - Imbunatatirea procesarii si marketingului produselor agricole si piscicole, Masura 3.1 - Investitii in exploatatii agricole si Masura 3.4 - Dezvoltarea si diversificarea activitatilor economice pentru generarea de activitati multiple si venituri alternative, dupa semnarea contractului intre Agentia SAPARD si beneficiarul de fonduri nerambursabile selectat si notificat.

Cap. II. - CONFORMITATEA DOSARULUI DE ACHIZITII

3. Beneficiarii privati ai Programului SAPARD trebuie sa depuna oferte pentru toate tipurile de achizitii (servicii, bunuri si lucrari) din proiectul contractat cu Agentia SAPARD.

Pentru achizitii independente, in maximum 30 zile calendaristice de la data primirii Notificarii privind selectarea cererii de finantare pentru masura 3.5, respectiv in maximum 30 zile calendaristice de la data semnarii contractului de finantare cu Agentia SAPARD pentru masurile 1.1, 3.1 si 3.4, beneficiarii privati ai Programului SAPARD trebuie sa depuna la Serviciul Implementare Program - BRIPS dosarele specifice tipurilor de achizitii prevazute pentru respectivul proiect, dosare care sa fie declarate conforme. Acestea trebuie sa cuprinda urmatoarele documente:

bugetul final rezultat conform ofertelor adjudecate in urma selectiei de oferte;

rapoartele de selectie a ofertelor, contractele si anexele la contracte incheiate cu furnizorii de bunuri adjudecati conform raportului de selectie (inclusiv specificatiile tehnice/termenii de referinta, ofertele tehnice si ofertele financiare ale ofertantului castigator si ale ofertantilor necastigatori);

graficul de realizare tehnica si financiara a investitiei conform termenului prevazut in contractul incheiat cu furnizorul de utilaje.

Pentru achizitiile complexe, in termen de 60 de zile calendaristice de la data primirii Notificarii privind selectarea cererii de finantare beneficiarii privati au obligatia sa se prezinte la Serviciul Implementare Program - BRIPS cu proiectul tehnic in vederea obtinerii avizului de principiu.

Din momentul primirii avizului de principiu pentru proiectul tehnic, beneficiarul are la dispozitie maxim 30 de zile calendaristice, pentru a prezenta la Serviciul Implementare Program - BRIPS urmatoarele documente:

bugetul final rezultat conform ofertelor adjudecate in urma selectiei de oferte;

rapoartele de selectie a ofertelor, contractele si anexele la contracte incheiate cu prestatorii de servicii/furnizorii de bunuri/executantii de lucrari adjudecati conform rapoartelor de selectie (inclusiv specificatiile tehnice, ofertele tehnice si ofertele financiare ale ofertantului castigator si ale ofertantilor necastigatori);

proiectul tehnic;

graficul de realizare tehnica si financiara a investitiei conform termenului prevazut in contractul incheiat cu executantul lucrarii/furnizorul de utilaje.

In cazul in care beneficiarul nu obtine avizul de principiu pentru proiectul tehnic (motive : nerespectarea criteriilor de eligibilitate si selectie pentru care proiectul a fost selectat, renuntarea la anumite actiuni prevazute in studiul de fezabilitate, schimbarea solutiei tehnice propuse in studiul de fezabilitate, etc) acesta are obligatia sa prezinte proiectul tehnic modificat in termen de maximum 15 zile calendaristice de la data neavizarii de catre Serviciul Implementare Program - BRIPS. Dupa data primirii avizului pentru proiectul tehnic modificat beneficiarul trebuie sa depuna, in termen de maximum 15 zile calendaristice din momentul primirii avizului, urmatoarele documente:

bugetul final rezultat conform ofertelor adjudecate in urma selectiei de oferte;

proiectul tehnic final;

raportul de selectie a ofertelor de furnizare bunuri/executie de lucrari adjudecate (inclusiv specificatiile tehnice, ofetele tehnice si ofertele financiare ale ofertantului castigator si ale ofertantilor necastigatori), contractele si anexele la contractele incheiate cu firmele castigatoare conform raportului de selectie;

graficul de realizare tehnica si financiara a investitiei conform termenului prevazut in contractul incheiat cu executantul lucrarii/furnizorul de utilaje.

Pentru masura 3.5, in termen de max. 10 zile lucratoare, de la primirea Notificarii privind incheierea contractului, beneficiarul se va prezenta la sediul BRIPS in vederea semnarii Contractului de Finantare. In cazul depasirii acestui termen, precum si in lipsa avizarii favorabile a dosarelor de selectie, Agentia SAPARD isi rezerva dreptul de a nu semna Contractul de Finantare.

Pentru masurile 1.1, 3.1 si 3.4, dupa 30 zile calendaristice de la semnarea fisei de avizare a dosarelor de selectie, beneficiarul se va prezenta la sediul BRIPS in vederea semnarii contractului de finantare. In cazul depasirii acestor termene, precum si in lipsa avizarii favorabile a dosarelor de selectie, Agentia SAPARD isi rezerva dreptul de a nu semna Contractul de Finantare.

In functie de tipul achizitiei, documentatia completa pentru selectia de oferte (dupa incheierea contractelor de achizitii intre beneficiar si furnizori), trebuie sa contina urmatoarele documente:

* Instructiunile pentru ofertanti, atasate la invitatia de participare la licitatie, trebuie sa contina urmatoarele informatii necesare pentru intocmirea corecta a ofertelor:

criteriile de eligibilitate;

criteriile de selectie a ofertelor;

termenul limita de depunere a ofertelor;

documentele ce trebuie furnizate de catre ofertanti in ofertele lor;

precizarea ca cheltuielile pentru intocmirea ofertei si pentru organizarea licitatiei nu sunt eligibile prin programul SAPARD;

daca se organizeaza sau nu o inspectie pe teren sau o intalnire pentru clarificari; daca da, se va mentiona locul si data acestora;

redactarea ofertelor sa fie facuta in limba romana;

modul de prezentare a ofertelor (pregatire, semnare, marcare, sigilare);

moneda folosita la intocmirea ofertei financiare este RON;

perioada de valabilitate a ofertelor;

garantia de participare (valoare, modul de depunere), daca este cazul;

ce se intampla cu ofertele sosite cu intarziere (dupa termenul limita de depunere);

modificarea si retragerea ofertelor inaintea termenului limita de depunere;

sesiunea de deschidere a ofertelor (locul, data, ora sesiunii de deschidere; participanti);

informatii suplimentare referitoare la oferte si modul de rezolvare a acestora;

modul de evaluare si selectie ofertelor;

corectarea erorilor aritmetice la oferta financiara;

notificarea ofertantilor dupa finalizarea selectiei de oferte;

semnarea contractului si garantia de buna executie;

inceperea lucrarilor;

clauze etice, inclusiv conflictul de interese;

modalitati de recurs (contestatii), etc.

** - pentru achizitii mai mari de 10.000 EURO - minim 3 oferte

pentru achizitii egale sau mai mici de 10.000 EURO cel putin o singura oferta

*** Raportul de selectie a ofertelor trebuie sa mentioneze:

programul sesiunii de selectie a ofertelor (termenul limita de depunere a ofertelor, data sesiunii de deschidere a ofertelor, locatia);

date referitoare la sesiunea de deschidere a ofertelor (nume ofertanti, nr de inregistrare a ofertelor, daca ofertele au fost primite in termen, cine a participat din partea ofertantilor, valoarea ofertelor financiare, discaut oferit, daca au existat observatii scrise din partea ofertantilor prezenti)

indeplinirea criteriilor de eligibilitate (originea bunurilor si nationalitatea ofertantilor, daca au platit taxele exigibile la bugetul de stat, celelalte motive de excludere listate la pct.13)

indeplinirea clauzele etice - inclusiv daca nu intra sub incidenta conflictului de interese

respectarea termenilor de referinta/specificatiilor tehnice impuse prin dosarul de licitatie

modul de aplicare a criteriilor de selectie mentionate in dosarul de licitatie si punctajul rezultat (criterii tehnice si economice)

concluzia comisiei de selectie a ofertelor si actul (hotarare/decizie, etc) in baza caruia raportul de selectie a fost aprobat de catre organul de conducere colectiva al beneficiarului.

****) Ofertele financiare se intocmesc luand in calcul preturile aferente unei perioade de cel mult 30 zile calendaristice anterioare datei de intocmire a ofertei.

4. Proiectul tehnic (in cazul achizitiilor complexe) /Dosarele de achizitii (pentru achizitii independente) trebuie insotite de Graficul de implementare a investitiei. Graficul de implementare a investitiei (graficul de executie) trebuie sa contina toate activitatile care se vor derula in proiectul contractat cu Agentia SAPARD (ex. activitati de constructii, instalare, montare, etc.), luna/lunile in care se vor desfasura aceste activitati si costurile implicate de acestea (programarea cash-flow-ului).

5. Actualizarea valorii contractelor de achizitii poate fi invocata in limita prevazuta in bugetul indicativ al proiectului, respectiv max.10%. Aceasta se utilizeaza conform prevederilor legale in vigoare.

In cazul in care contractele de achizitii nu contin clauza de actualizare, conform legii, cheltuielile privind actualizarea nu pot fi solicitate la plata. Coeficientul de actualizare acceptat de Agentia SAPARD va fi calculat conform prevederilor legale in vigoare. Pentru contractele a caror durata de indeplinire nu depaseste 90 de zile Autoritatea contractanta este indreptatita ca preturile din oferta nu fie actualizate.

In perioada cuprinsa intre depunerea proiectului si semnarea contractului se pot emite facturi pentru servicii / lucrari, acestea urmand a fi platite dupa semnarea contractului.

6. In functie de datele tehnice ale proiectului, beneficiarul finantarii poate incheia mai multe contracte pentru un anumit tip de achizitii (servicii/bunuri/lucrari), de ex. pe loturi sau pachet de loturi, valoarea totala a acestora trebuind sa se incadreze in valoarea totala alocata in bugetul contractat pentru tipul respectiv de achizitie. Nu se admite splitarea (divizarea) achizitiei in scopul evitarii procedurii de selectie cu minim 3 oferte.

7. Daca in timpul implementarii proiectului tehnic, precum si in urma selectarii ofertelor apar modificari de natura tehnica sau in Anexa III din contractul de finantare-Bugetul indicativ (fara a avea drept consecinta cresterea valoarii totale eligibile a proiectului), aceste modificari pot face obiectul unui act aditional la contractul de finantare (art.9 din Anexa I), doar daca modificarile survin ca urmare a unor situatii exceptionale, temeinic justificate si independente de vointa beneficiarului. In caz contrar Agentia SAPARD isi rezerva dreptul de a nu accepta incheierea de Acte Aditionale pentru a modifica Contractul de Finantare.

Orice solicitare de modificare a contractului de finantare incheiat cu Agentia SAPARD va fi insotita de formularul C 10.1 "Nota explicativa de modificare a contractului", de o Nota de fundamentare tehnica detaliata (Memoriu justificativ) si de documentele aferente, care se depun impreuna la BRIPS, in original sau pe fax, cu numar de inregistrare.

Agentia SAPARD urmeaza sa analizeze propunerea de modificare, in conformitate cu conditiile initiale de eligibilitate si viabilitate exprimate in studiul de fezabilitate si planul de afaceri si sa avizeze sau sa nu avizeze propunerea. Numai in baza avizului se va putea semna un Act aditional la contract.

Valorile din contractele de achizitii vor trebui sa corespunda valorilor din noul buget. Efectele de orice natura produse de asemenea modificari, anterioare incheierii cu agentia SAPARD a unui act aditional, cad in sarcina exclusiva a beneficiarului.

8. Orice alte modificari ulterioare survenite in datele din dosarele de achizitii si in graficul de implementare a investitiei pot face obiectul unei note explicative de modificare a contractului prin care beneficiarul trebuie sa ofere o justificare documentata si bine argumentata a modificarilor survenite. Notele explicative vor fi analizate si aprobate sau respinse de Agentia SAPARD, in functie de justificarea oferita, avand drept consecinta aprobarea sau respingerea la plata a respectivei cheltuieli.

Cap. III. DEPUNEREA DE CATRE BENEFICIAR A DOSARULUI DE ACHIZITII

9. Dosarul de achizitii trebuie sa aiba un opis si fiecare fila numerotata. Dosarul de achizitii va fi depus in patru exemplare, fiecare exemplar avand mentionat pe coperta:

• Numele beneficiarului
• Titlul proiectului
• Tipul de achizitie
• Mentiunea "Original", "Copie 1" "Copie 2, Copie 3"

Exemplarul care contine si documente originale va purta mentiunea Original".

10. Cele patru exemplare ale dosarului de achizitii se certifica pentru conformitate de catre beneficiar prin stampilare si semnatura, aplicate pe fiecare fila in coltul din dreapta sus. Fiecare dosar de achizitie va fi legat de beneficiar si va avea un numar de inregistrare.

Toate copiile documentelor vor fi clare, lizibile si vor avea mentiunea "Conform cu originalul".

In cazul in care pe un document, in/sau alaturat continutului se opereaza modificari ale continutului initial, in dreptul fiecarei modificari se va mentiona: 'Modificat de (Numele si prenumele, in clar), la data de (zi, luna, anul) ', dupa care cel care a operat modificarea va semna.

10. Dosarul de achizitii intocmit in conformitate cu cele de mai sus, se depune la Serviciul Implementare Program - BRIPS de catre reprezentantul legal al beneficiarului sau de un imputernicit al acestuia.

Cap. IV. ELIGIBILITATEA CONTRACTORILOR SI CONTRACTELOR

11. Prevederile care guverneaza pe cei care pot participa la selectia de oferte pentru adjudecarea de contracte sunt denumite criterii de eligibilitate. Este obligatorie respectarea regulii asupra nationalitatii persoanelor fizice si juridice si a originii achizitiilor.

12. Regula privind nationalitatea si originea

a) Contractele de achizitii sunt deschise in termeni egali pentru toate persoanele fizice si juridice din Statele Membre ale Uniunii Europene si din tarile candidate la care se face referire in Anexa Acordului Multianual de Finantare incheiat intre Comisia Comunitatii Europene si Romania, Sectiunea A, Articolul 14, Paragraful 2.7, cu modificarile si completarile ulterioare.

Regula nationalitatii se aplica tuturor prestatorilor de servicii, furnizorilor de bunuri si executantilor de lucrari care iau parte la selectia de oferte.

Pentru dovedirea conformitatii cu regula nationalitatii se cere ofertantilor sa declare tara lor de origine prin prezentarea de documente legale care intra sub incidenta legilor tarii respective. Daca beneficiarul Programului SAPARD suspecteaza ca un ofertant are numai un birou inregistrat intr-o tara sau stat eligibil si ca nationalitatea sa este neeligibila, atunci ofertantul respectiv trebuie sa demonstreze ca are legaturi efective si continue cu economia tarii respective. Astfel se evita acordarea de contracte unor firme a caror nationalitate este neeligibila acestea avnd in tara eligibila numai o "casuta postala".

b) Toate bunurile cumparate in cadrul contractelor trebuie sa fie originare din Statele Membre UE sau din tarile candidate la care se face referire in Anexa Acordului Multianual de Finantare incheiat intre Comisia Comunitatii Europene si Romania, Sectiunea A, Articolul 14, Paragraful 2.7, cu modificarile si completarile ulterioare. Aceeasi regula se aplica pentru achizitiile realizate de contractanti pentru contractele de servicii, bunuri si lucrari daca acestea sunt destinate sa ramana in proprietatea beneficiarului Programului SAPARD dupa finalizarea contractului.

In oferta sa ofertantul trebuie sa mentioneze originea achizitiilor. Furnizorii trebuie sa prezinte autoritatii contractante certificatul de origine, cand aduc bunurile in tara beneficiara sau cand receptioneaza provizoriu bunurile respective (in oferta depusa pentru selectia de oferte ofertantul poate prezenta o declaratie pe propria raspundere privind respectarea regulii de origine a bunurilor urmand ca la receptia provizorie sa aduca certificatul respectiv in original).

Certificatele de origine trebuie eliberate de autoritatile competente ale furnizorilor din tara respectiva si sa fie conforme cu acordurile internationale la care tara respectiva este semnatara.

Beneficiarul Programului SAPARD trebuie sa verifice certificatul de origine. Unde exista serioase dubii este de datoria departamentelor Agentiei SAPARD sau a Comisiei Europene de a decide asupra acestui aspect.

13. Motive de excludere a participarii la contractele de achizitii.

Persoanele fizice si juridice care nu sunt indreptatite sa participe la licitatiile organizate pentru proiecte SAPARD sau sa nu li se acorde contracte sunt cele care:

a)       sunt insolvabile sau in stare de faliment sau lichidare, au afacerile administrate de un judecator sindic, sunt in incetare de plati, au suspendate activitatile de afaceri sau sunt in situatii similare prevazute in legislatia nationala;

b)       fac obiectul unei actiuni in justitie pentru declararea starii de faliment, lichidare, administrare de un judecator sindic sau orice alta situatie similara prevazuta de legislatia nationala;

c)       au fost declarate vinovate de o infractiune privind conduita profesionala printr-o actiune judecatoreasca care are putere de res judicata (actiune judecatoreasca definitiva si irevocabila);

d)       sunt vinovate de o grava greseala profesionala dovedita prin orice mijloace pe care autoritatea contractanta le poate dovedi;

e)       nu si-au indeplinit obligatiile privind plata taxelor si impozitelor conform prevederilor legale ale tarii unde isi au sediul;

f)        nu si-au indeplinit obligatiile privind plata contributiei la bugetul asigurarilor sociale in concordanta cu prevederile legale ale tarii in care isi au sediul;

g)       sunt vinovate de prezentarea denaturata a informatiilor solicitate de autoritatile contractante, ca o conditie de participare la licitatie sau contract;

h)       au declarat ca au incalcat un contract (in sensul ca au produs insuccesul acestuia) urmare a obligatiilor pe care le-au avut intr-un alt contract cu aceeasi autoritate contractanta sau alt contract finantat din fonduri comunitare;

i)         se afla in una din situatiile care prevad excluderea urmare existentei unei situatii de conflict de interese.

14. Contractul de achizitii incheiat de beneficiar cu prestatorul de servicii, furnizorul de bunuri sau executantul de lucrari, va include in toata completitudinea sa prevederile Capitolului IV.

Cap. V. ADJUDECAREA CONTRACTELOR DE ACHIZITII

15. Ofertele vor fi solicitate candidatilor alesi de beneficiarul Programului SAPARD. Ofertele (termenii de referinta pentru achizitii de servicii, specificatiile tehnice pentru achizitii de bunuri sau caietele de sarcini pe specialitati/listele de cantitati din Proiectul Tehnic de executie a lucrarilor) trebuie sa contina toate datele tehnico-financiare de identificare a achizitiei, date ce trebuie sa fie in concordanta cu datele tehnico-financiare din proiectul selectat de Agentia SAPARD. Timpul permis ofertantilor pentru a-si prezenta ofertele, care va fi specificat in cererea de oferta, trebuie sa fie suficient pentru a permite intocmirea de oferte fundamentate tehnic si financiar.

16. Ofertantii sunt legati prin ofertele lor pe perioada specificata in dosarul de licitatie. Aceasta perioada trebuie sa permita beneficiarului sa examineze ofertele, sa aprobe propunerea de adjudecare, sa anunte ofertantul castigator si sa semneze contractul.

17. La primirea ofertelor, beneficiarul trebuie sa le inregistreze. O oferta primita prin mijloace electronice poate fi inregistrata si analizata, dar va fi considerata conforma numai daca este anexata, in dosarul de achizitii, in varianta originala (tiparita, semnata si stampilata; pentru ofertele externe nu va fi obligatorie stampila).

Ofertele primite vor fi considerate conforme daca sunt compatibile din punct de vedere al valorii, performantelor tehnice si al obiectului acestora. Ofertele trebuie defalcate pe componentele si preturile acestora. Ofertele trebuie sa fie verificabile din punct de vedere al emitentului si al continutului. Ofertele trebuie sa fie redactate in limba romana sau sa fie insotite de o traducere autorizata in limba romana.

Traducerea va fi autorizata sau va fi realizata de beneficiar. cu mentiunea din partea acestuia: "Imi asum raspunderea privind corectitudinea traducerii" dupa care se va mentiona numele in clar al responsabilului legal care va semna si aplica stampila beneficiarului

18. Beneficiarul va alege acea oferta care permite cel mai bine realizarea obiectivelor proiectului propuse prin studiul de fezabilitate/proiectul tehnic si planul de afaceri. Dupa alegerea ofertantului castigator, beneficiarul Programului SAPARD intocmeste raportul de selectie a ofertelor prin care va argumenta alegerea facuta pe baza unor criterii tenhico-economice de selectie care vizeaza performanta tehnica si economico-financiara, calitatea, serviciile post vanzare- de intretinere, piesele de schimb, garantiile, pretul, etc.

19. Contractul trebuie sa mentioneze datele de identificare a celor doua parti semnatare (identificarea administrativa si identificare financiara), obiectul, valoarea, documentele contractului, durata si conditiile contractuale. Vor fi prevazute in mod expres conditii referitoare la ambalare, marcare, livrare, transport, montaj, punere in functiune, receptie, standarde de calitate, service, garantii, etc., conform prevederilor legale.

Contractul trebuie sa fie semnat de ambele parti, stampilat si datat. Contractul trebuie sa fie valabil pe o perioada suficient de mare, astfel incat sa se permita implementarea proiectului in conformitate cu datele din cererea de finantare, cu documentele anexate acesteia si cu graficul de implementare tehnico-financiara a proiectului.

Daca ofertantul castigator nu semneaza contractul in termenii stabiliti, beneficiarul poate relua procesul de achizitie, solicitand din nou trei oferte, pentru achizitiile ce depasesc 10.000 euro.

20. Urmatoarele cheltuieli nu sunt eligibile in cadrul Programului SAPARD:

Cheltuielile mentionate in articolul 4 "eligibilitea cheltuielilor", paragraful 2 din sectiunea B "Management, monitorizare si evaluarea programului", din anexa Acordului Multianual de Finantare, respectiv:

a)      cumpararea, inchirierea sau luarea in leasing a terenurilor si cladirilor existente, indiferent daca leasingul are ca rezultat trecerea in proprietate a celui care ia in leasing;

b)      impozite, taxe vamale si taxe de import care:

sunt recuperabile, rambursabile sau compensate prin orice mijloace;

nu fac parte din sistemul fiscal general din Romania;

poarta disproportionalitati in orice parte a Programului;

c)      costuri operationale, inclusiv costurile de intretinere si inchiriere;

d)      leasingul de utilaje, instalatii si echipamente tehnologice specifice proiectului vor fi eligibile in cazul in care acestea vor ramane in proprietatea beneficiarului proiectului dupa incheierea contractului de leasing;*

e)      costurile oricaror servicii, bunuri si lucrari care valoreaza mai mult de echivalentul in lei a 10.000 euro, pentru care beneficiarul nu a obtinut oferte de la cel putin trei furnizori, originalele acestora fiind incluse in declaratia de cheltuieli;

f)       comisioane bancare, costurile garantiilor si cheltuieli similare;

g)      costuri de schimb valutar, taxe si pierderi ocazionate de schimburile valutare asociate contului euro SAPARD;

h)      cheltuieli efectuate de catre administratia publica, incluzand Agentia SAPARD si in special, cheltuieli de regie, chirii si salarii ale personalului angajat in activitati de management, implementare, monitorizare si control;

i)        acea parte de costuri, precum onorariile platite arhitectilor, inginerilor sau consultantilor, taxe legale, studii de fezabilitate, achizitii de patente si licente, costuri ce privesc pregatirea si/sau implementarea unui proiect, direct legate de masura, care depasesc 12% din totalul costului eligibil al proiectului;

j)       cheltuieli legate de produse sau servicii care nu respecta regulile de achizitie si de origine;

k)      cheltuiala privind proiectele care au generat taxe de utilizator sau participant inainte de incheierea proiectului fara ca sumele respective sa fi fost deduse din costurile eligibile;

l)        cheltuieli promotionale, altele decat de interes comun.

Daca in contractele de achizitii se face referire la una sau mai multe cheltuieli mentionate mai sus, beneficiarul finantarii prin Programul SAPARD trebuie sa suporte din surse proprii aceste cheltuieli, ele neputand fi solicitate la plata.

o Leasing-ul este eligibil doar daca rezulta transferul de proprietate al bunului in posesia beneficiarului in perioada de implementare a proiectului, pana la ultima cerere de plata;

o Sunt eligibile doar ratele la leasing nu si alte costuri aferente unui contract de leasing: taxa de management, dobanzi, prima de asigurare, etc.;

Cap. VI. Modificarea contractelor de achizitii

21. Contractele de achizitii pot fi modificate pe durata derularii lor daca in timpul implementarii proiectului survin anumite circumstante temeinic justificate si independente de vointa beneficiarului, care modifica conditiile initiale din momentul semnarii contractului de achizitie.

Modificarile la contract se realizeaza in baza Notei explicative de modificare a contractului de achizitii - formular C10.1 semnata de beneficiar, a unui memoriu justificativ detaliat care fundamenteaza necesitatea si oportunitatea modificarii contractului si a documentelor axplicative aferente, care urmeaza sa fie depuse la Serviciul Implementare Program - BRIPS pentru avizare. In urma obtinerii avizului favorabil se va incheia un act aditional la contractul initial - Formular C10.2, semnat de ambele parti.

Nota explicativa de modificare a contractului de achizitii, memoriul justificativ si documentele explicative aferente trebuie intocmite astfel incat sa permita semnarea actului aditional inainte de data finalizarii contractului initial.

Actul aditional trebuie sa fie semnat si datat de ambele parti contractante. Acesta nu trebuie sa cuprinda servicii anterioare sau sa intre in vigoare inaintea datei la care a fost semnat de parti. Partile sunt legate de actul aditional din momentul semnarii.

Trebuie respectate urmatoarele principii:

Modificari la contract se pot face doar in perioada de executie a contractului si nu au efect retroactiv.

Scopul actului aditional trebuie sa fie strans legat de natura proiectului din contractul initial, fara a modifica criteriile de eligibiltate inscrise in cererea de finantare.

Prin actul aditional nu se pot face modificari care afecteaza fundamental termenii de referinta sau dupa caz a specificatiilor tehnice din oferta;

Actul aditional nu trebuie sa modifice conditiile de concurenta stabilite in perioada adjudecarii contractului.

Preturile unitare trebuie sa fie identice cu cele din contractul initial, daca in contractul initial nu se stipuleaza posibilitatea revizuirii acestora.

Orice modificare care prelungeste durata de executie a contractului trebuie facuta astfel incat implementarea si platile finale sa fie realizate inaintea expirarii contractului de finantare in cauza.

Prin actul aditional nu se mareste bugetul initial total.

Urmatoarele cazuri fac obiectul unui act aditional: circumstante temeinic justificate si independente de vointa beneficiarului de modificari tehnice (adaugiri, omisiuni, substituiri, schimbari in calitate, schimbari in cantitate, forma, fel, pozitie, dimensiuni, nivel, caracteristici si schimbari in secventa specifica lucrarilor, metoda si timpul afectat fiecarei lucrari) care impiedica finalizarea investitiei (aparitia unor situatii neprevazute).

Cap. VII CONFLICTUL DE INTERESE

22. Prin conflict de interese in acceptiunea Programului SAPARD se intelege orice eveniment care influenteaza capacitatea candidatului, ofertantului sau contractantului de a-si exprima o opinie profesionala obiectiva si impartiala sau care il impiedica la un anumit moment de a acorda prioritate intereselor Autoritatii Contractante; orice consideratii privind posibilele contracte de viitor sau conflicte cu alte angajamente actuale sau trecute (in ultimii trei ani) ale unui candidat, ofertant sau contractant. Aceste restrictii se aplica de asemenea, subcontractantilor si angajatilor candidatului, ofertantului sau contractantului. In conformitate cu prevederile Articolului nr.52 - Reglementare financiara UE nr. 1605/2002 (al.1) este interzis tuturor entitatilor (actorilor implicati) sa ia masuri pentru propriu folos dar care afecteaza (se afla in conflict ) interesele Comunitatii Europene, iar daca o astfel de situatie apare actorul in cauza trebuie sa se abtina si sa o raporteze imediat autoritatilor competente; (al.2) exista un conflict de interese acolo unde exercitiul nepartinitor si obiectiv a atributiilor unui executant in implementarea bugetului sau ale unui auditor sunt compromise din motive de implicare familiala, viata emotionala, afinitati politice sau nationale, interese economice sau orice alte interese in legatura cu beneficiarul

Beneficiarul va declara pe propria raspundere, sub sanctiunea falsului si uzului de fals in declaratii, ca procedura de achizitii a fost efectuata in mod corect, obiectiv si transparent si nu exista un conflict de interese de natura sa influenteze decizia de atribuire a contractului de achizitie Din declaratie trebuie sa reiasa clar ca beneficiarul a inteles necesitatea prevenirii conflictului de interese si a adoptat masurile necesare pentru evitarea unei asemenea situatii in implementarea proiectului SAPARD.

Situatii ce intra sub incidenta conflictului de interese:

a) Servicii de proiectare:

• Unul sau mai multi experti cheie propusi in oferta pentru elaborarea proiectului tehnic sunt functionari publici, lucreaza in administratia publica sau sunt propusi, in acelasi timp ca experti cheie, la mai multe firme participante la licitatia respectiva;
• Unul sau mai multi membri ai comisiei de evaluare a ofertelor au fost sau sunt salariati la firma castigatoare/ firmele participante;
• Unul sau mai multi membri ai comisiei de evaluare sunt actionari majoritari/asociati/administratori sau au legaturi de rudenie/profesionale la firma castigatoare/ firmele participante;
• Exista o relatie/legaturi de rudenie/profesionale intre candidati/invitati/ofertanti sau alte parti implicate in procedura de ofertare la momentul depunerii ofertei.

b) Verificatorul de proiect:

• A participat la elaborarea proiectului ;
• Este actionar majoritar/asociat/administrator sau are legaturi de rudenie/profesionale la firma care executa proiectarea;
• Este functionar public sau lucreaza in administratia publica.

c) Dirigintele de santier:

• Este actionar majoritar/asociat/administrator sau are legaturi de rudenie/profesionale la firma care executa lucrarea;
• Este functionar public sau lucreaza in administratia publica.

d) Comisiile de evaluare a ofertelor pentru achizitii de bunuri si executie de lucrari:

• Unul sau mai multi membri ai comisiei de evaluare au fost sau sunt salariati la firma castigatoare/ firmele participante;
• Unul sau mai multi membri ai comisiei sunt actionari majoritari/asociati/administratori sau au legaturi de rudenie/profesionale la firma castigatoare/ firmele participante;

e) Firmele participante la licitatie:

• Exista o relatie/legaturi de rudenie/profesionale intre candidati/invitati/ofertanti sau alte parti implicate in procedura de licitatie la momentul depunerii ofertei;
• Ofertantii (ca ofertant unic sau in calitate de subcontractant/partener/lider) au depus mai mult de o singura oferta pentru licitatia respectiva.
• In cazul firmelor furnizoare de bunuri, servicii sau lucrari, se va avea in vedere, ca cele doua societati respectiv societatea beneficiara si societatea furnizoare de servicii/bunuri/lucrari sa nu aiba actionari comuni (se verifica pe baza certificatului constatator cu structura actionariatului de la ORC ).

Conflictul de interese se refera la o perioada de 3 ani de la data incheierii contractului.

Pentru verificarea conflictului de interese Autoritatea contractanta intocmeste Fisa de verificare semnata de Responsabulul tehnic de proiect si responsabilul legal de proiect (anexata la prezentele instructiuni) pe care o anexeaza la documentatia de licitatie pe care o depune la BRIPS.

Pe baza centralizatorului rapoartelor de selectie a ofertelor beneficiarul va intocmi Bugetul care va fi atasat Fisei de avizare neavizare a proiectului tehnic si a dosarelor de achizitii. Bugetul rezultat in urma verificarii dosarelor de achizitii va deveni Anexa III la Contractul de finantare ce se va incheia cu Agentia SAPARD

Responsabil legal proiect:

Nume/prenume:

Semnatura:

Stampila

Data:

C 10.1 NOTA EXPLICATIVA PENTRU MODIFICAREA CONTRACTULUI

In cazul modificarii bugetului, completati tabelul de mai jos:

BENEFICIAR

Nume si prenume

Semnatura

Data   

Stampila
C 10.2

ACT ADITIONAL NR...../..... LA CONTRACTUL Nr...../.....

pentrua cordarea de sprijin financiar nerambursabil

In conditiile programului special de preaderare pentru agricultura si dezvoltare rurala

SAPARD in Romania

Agentia SAPARD din Romania, cu sediul in Bucuresti, Str. Stirbei Voda nr.43 sector 1, reprezentata legal de Dl. .............., cu functia de Director General, in calitate de Autoritate Contractanta, pe de o parte,

si

Persoana Juridica/Persoana fizica autorizata, pe de alta parte

Nume:.............................

Statutul Legal...............

Data infiintarii organizatiei: /__/__/__

Nr. de inregistrare..../...... la........ tribunal,

Cod fiscal..............

Adresa sediului organizatiei:

Str. ..................................

Nr. .... bl...... etaj..... apartament.... cod postal:........

Localitatea:    ...... Judet ..................

Tel...... Fax:......... E-mail:.................

reprezentata legal prin <Numele reprezentantului legal>

in functia de ................

denumita in continuare Beneficiar

s-a incheiat prezentul Act aditional, conform reglementarilor legale in vigoare,

si au convenit urmatoarele:

Urmatoarele prevederi ale Contractului <numarul de identificare si titlul contractului> incheiat intre Autoritatea Contractanta si Beneficiar la data de <data> ("Contractul") sunt inlocuite / completate prin prezenta dupa cum urmeaza:

Articolul <numarul>: <titlul> (exemplu: articolul 2.2 Perioada de executie)

<textul noului articol dupa modificare> (exemplu: durata executarii Proiectului, dupa cum a fost stabilit in Anexa I, este de xxx luni)

Anexa <numarul>: <titlul>

[Noua versiune a Anexei <numarul>: <titlul> este atasat la acest act aditional]

Toate celelalte conditii si termeni ai Contractului (si actul aditional anterior) raman neschimbate. Acest act aditional va intra in vigoare la data la care este semnat de ultima dintre cele doua parti.

FISA DE VERIFICARE A CONFLICTULUI DE INTERESE

(Obligatoriu de intocmit de catre Autoritatea Contractanta)

Titlul Proiectului:    

Nr. Proiect:

Autoritatea contractanta:   

* Conflictul de interese se refera doar la perioada din ultimii 3 ani (de la data incheierii contractului).

Intocmit:    Verificat si aprobat:

Responsabilul tehnic de proiect Responsabilul legal de proiect

Semnatura Semnatura

Data Data