Cerintele prezentarii unei lucrari (pregatirea prezentarii, cadrul prezentarii, organizarea si structura prezentarii)

Cerintele prezentarii unei lucrari (pregatirea prezentarii, cadrul prezentarii, organizarea si structura prezentarii)

A. Pregatirea unei prezentari

Cel mai important aspect al unei prezentari este acela ca obiectivul comunicarii nu este transmiterea informatiilor, ci receptarea lor. Intregul proces de construire a prezentarii trebuie sa aiba in vedere audienta. Or, pentru captarea audientei este necesar sa stim sa vorbim. ,,S-ar spune ca in pofida uriaselor progrese tehnico-stiintifice si a cresterii productiei si consumului, nici presa, nici radioteleviziunea, nici scoala de toate gradele nu acorda scrisului si vorbirii ponderea pe care acestea ar trebui sa le aiba in contextul civilizatiei contemporane. Se scrie de mantuiala, cu notiuni si expresii luate <<dupa ureche>>, prin clisee verbale si formule de-a gata sau cu pretiozitati semidocte, fara sa se reflecte asupra <<artei>> de a scrie si de a vorbi propriu, elegant si expresiv''[1].

Pentru a avea o prezentare de succes trebuie ca lucrarea sa beneficieze in prealabil de cateva elemente esentiale: claritatea ideilor ce vor fi transmise, existenta unei ordini si a unei logici a expunerii, sobrietatea eprimarii si temeinicia continutului informational al lucrarii prezentate. Toate acestea sunt in masura sa asigure prezentarii unei lucrari succesul scontat. Insa, intreaga gama a elementelor prezentate se dobandeste in timp, deoarece expresia verbala reprezinta rodul unei indelungate ucenicii in domeniu.

Prezentarea nu este altceva decat mijlocul vizual de comunicare. La orice prezentare, se intampla doua lucruri: 1) cel ce face prezentarea isi ia un angajament fata de public incercand sa dovedeasca un lucru prin care sa castige sprijinul publicului; 2) publicul judeca acest angajament manifestandu-si in final multumirea sau nemultumirea fata de prezentarea la care a asistat. Asadar, prezentarea reprezinta angajamentul celui care vorbeste de a ajuta publicul sa inteleaga un anume lucru. In paralel, in timpul prezentarii, publicul evalueaza capacitatea celui care prezinta in ceea ce priveste transmiterea mesajului si respectarea angajamentului.

Inainte de planificarea prezentarii este esential a defini obiectivele[2].

In scopul clarificarii obiectivelor prezentarii voastre este recomandat sa va adresati urmatoarele intrebari:

. Cu ce scop sustin prezentarea?

Orice prezentare se desfasoara sub forma unei nevoi: nevoia celui ce face prezentarea de public si a publicului de prezentator. In general, publicul are nevoie de ajutor, iar acest ajutor il gaseste in prezentarea pe care o asculta. Ca publicul sa se simta ajutat, trebuie ca prezentarea sa-i fie utila in clarificarea sau lamurirea unor probleme. Altfel, publicul nu va fi interesat de prezentare.

. De ce am fost solicitat sa o sustin eu?

Sunt situatii cand facem prezentari din proprie initiativa si situatii in care suntem constransi a face astfel de prezentari. Spre exemplu, atunci cand, inscrisi intr-o organizatie profesionala, facem o prezentare a obiectivelor si scopurilor organizatiei noastre in vederea atragerii de membri sau atunci cand ne sustinem un referat in fata colegilor, ca tema de clasa. De fiecare data este nevoie de o evaluare a necesitatii prezentei noastre in calitate de prezentator.

. Ce sper sa realizez?

Asa cum aminteam mai sus, prezentarea inseamna rezolvarea unei nevoi. Fie ca este o prezentare impusa, ori din proprie initiativa, prezentarea trebuie sa raspunda unei anumite nevoi a publicului: aceea de a intelege o anumita problema. La sfarsitul prezentarii publicul trebuie sa plece multumit. Multumirea trebuie sa se manifeste si din partea celui ce face prezentarea in sensul ca tot ceea ce a dorit sa transmita a fost transmis si in parametrii propusi.

. Cum as putea sa o fac interesanta?

Ori de cate ori facem o prezentare ne asumam o responsabilitate morala, fata de noi insine si fata de cei care ne asculta. De fiecare data cand facem o prezentare trebuie sa tinem cont ca cei ce ne asculta sunt cei care conteaza. Faptul ca vin sa ne asculte este un compliment incredibil pe care ni-l fac. De aceea, orice prezentare trebuie sa fie interesanta, sa capteze atentia si sa demonstreze respect fata de public.

Sunt destul de multe moduri in care o prezentare poate fi facuta interesanta. De la continutul informational sau stilul celui care prezinta, pana la folosirea unor mijloace audio si video de prezentare. Toate insa aceste modalitati trebuie sa se inscrie in obiectivele stabilite la inceputul prezentarii.

. In ce masura cunoaste auditoriul subiectul prezentarii?

Nu totdeauna este nevoie ca publicul sa fie avizat fata de continutul prezentarii. Sunt situatii in care este nevoie ca publicul sa fie in cunostinta de cauza fata de subiectul prezentarii, alteori nu. De aceea nu trebuie sa ne ingrijoram de faptul ca avem in fata un public avizat sau neavizat. Important este ca cei ce ne asculta sa plece multumiti. Daca simtim nevoia detalierii unor informatii este indicat sa o facem, chiar daca acest lucru ar necesita ceva mai mult timp. Publicul va aprecia acest lucru si ne va rasplati pentru efortul depus.

. Are el cunostinte de baza necesare pentru a intelege subiectul?

Uneori participam la o prezentare chiar fara a poseda cunostintele de baza care ne-ar putea face calificati in acest sens. Nu reprezinta o conditie ca publicul sa inteleaga subiectul pentru a participa la o prezentare. Important este interesul publicului pentru subiect si modul in care prezentatorul capteaza atentia celor din fata sa.

B. Cadrul prezentarii

Cheia unei organizari bune si utile a oricarei prezentari o constituie selectarea ideilor si informatiilor relevante inainte de a le asterne pe hartie. Cel mai important lucru in acest punct este sa fie inteles ca prezentarea, indiferent cat va fi de neoficiala, trebuie sa aiba o structura predeterminata. De aceea, este nevoie ca inainte de a face o prezentare sa strangem cat mai multe informatii despre subiectul ce va face obiectul prezentarii. O pregatire temeinica inaintea prezentarii ofera suficiente argumente pentru a fi stapani pe noi insine in timpul prezentarii

Aceasta inseamna ca:

. trebuie stabilite dinainte ordinea si conexiunile logice intre problemele pe care dorim sa le prezentam;

. prezentarea trebuie sa fie alcatuita dintr-o serie de parti care se interconecteaza, fiecare avand o logica proprie;

. partile interdependente trebuie sa se imbine la final pentru a realiza scopul general pe care dorim sa il atingem.

Astfel, este necesara intocmirea a doua planuri:

A. Planul si organizarea subiectului;

B. Planul si structura modului in care il vom organiza.

Aceste doua planuri vor fi evident interconectate si interdependente, iar planul dumneavoastra ar trebui sa arate legaturile dintre acestea doua. Nu va temeti sa impartasiti auditoriului modelul pe care il veti urma in prezentare.

Intr-o prezentare este nevoie sa-ti spui punctul de vedere inca de la inceput. De obicei, oamenii sunt prea ocupati sa fie tinuti in suspans prea mult timp. De asemenea, prezentarile nu trebuie facute niciodata in mod generic. Ele au nevoie precizie si claritate.

Intr-o prezentare este necesar sa tinem cont si de cadrul ambiental in care facem respectiva prezentare. De aceea, inainte de prezentare este bine sa cunoastem locul in care vom face expunerea si posibilitatile tehnice de care dispunem. O sala destul de mare cu foarte multe locuri in care nu exista sistem de amplificare a vocii nu ne poate oferi cadrul cel mai bun pentru o prezentare de succes. De asemenea, o sala in care lipsesc dotarile tehnice necesare proiectarii anumitor imagini face imposibila utilizatea materialelor pe care noi le-am pregatit anterior. Iata de ce este atat de necesar sa cunoastem dinainte cadrul prezentarii noastre.

C. Organizarea prezentarii

O prezentare de succes este aceea care are o organizare logica a cadrului de prezentare. In general, discutia va fi mai eficienta daca are:

a) o singura tema principala;

b) obiective clare

si

c) sectiuni distincte pe care auditoriul le poate intelege.

Nu este recomandata abordarea mai multor teme, chiar daca ele ar fi tratate pe rand intr- o anumita ordine prestabilita de catre cel ce face prezentarea. De asemenea, este necesar a se evita amestecarea planurilor logice de prezentare a temei trecandu-se alternativ de la prezentarea temei la discutii de grup prin raspunsuri la intrebarile celor din sala.

Subiectul prezentarii trebuie mai intai expus de catre prezentator si abia dupa aceea se poate trece la o dezbatere alaturi de auditoriu prin raspuns la intrebarile din sala.

Una din regulile de baza pe care orice persoana care doreste sa faca o prezentare trebuie sa le respecte este pregatirea anterioara in mod temeinic a prezentarii. De obicei, acest lucru incepe prin a se aduna idei despre subiect, intr-o maniera cat mai ampla si mai cuprinzatoare cu putinta. Daca doriti sa nu va scape nimic, o sedinta proprie de brainstorming va fi binevenita. Apoi este necesar organizarea acestei informatii intr-un cadru clar si logic.

D. Structura prezentarii

Odata ce aveti la dispozitie un set de idei concise si cuprinzatoare pentru prezentarea dumneavoastra, urmatorul pas consta in pregatirea cadrului prezentarii alcatuit din:

. introducerea (inceputul) - in care stabiliti contactul cu auditoriul si prezentati subiectul si tema principala;

Uneori, introducerea in cadrul unei prezentari este dificil de facut. In acelasi timp, introducerea este de o importanta majora, deoarece mintea publicului este odihnita si relativ usor de impresionat. Introducerea are o pondere mult prea mare in economia unei prezentari pentru a fi lasata la intamplare. De aceea, introducerea trebuie sa fie scurta si concisa la obiectul prezentarii, fara prea multe detalii. Niciodata introducerea nu trebuie sa contina scuze sau anecdote.

. cuprinsul (mijlocul) - in care explicati tema in detaliu si dezvoltati tema si o argumentati;

Cuprinsul este si partea cea mai consistenta a unei prezentari. El trebuie sa contina elementele de baza ale prezentarii astfel incat publicul sa inteleaga tema. Daca cuprinsul nu este suficient de consistent si lasa de dorit, tehnica folosita esueaza. Prezentarile reusite nu se bazeaza niciodata numai pe tehnica. Pe tot parcursul prezentarii cuprinsului este necesar un contact vizual permanent cu auditoriul. Se spune ca ,,daca nu vei folosi contactul vizual in timpul prezentarii, atunci mesajul tau pentru public poate fi transmis si prin posta''[3]. Folosit eficient, contactul vizual te poate ajuta mai mult decat orice altceva pentru a-ti imbunatatii calitatile de prezentator. Corzile vocale nu fac decat sa transmita mesajul, ochii sunt cei care capteaza atentia publicului.

De asemenea, pe tot parcursul prezentarii este nevoie de o claritate a mesajului transmis. Totdeauna, este bine sa transmitem doar lucrurile care sunt clare in mintea noastra. Altfel, nu vom reusi decat sa bulversam auditoriul.

. incheierea (sfarsitul) - in care prezentati principala tema in rezumat si faceti recomandari (daca este necesar).

Incheierea este categoric cel mai important element strategic al unei prezentari. Ceea ce se spune intr-o incheiere este retinut pe o perioada indelungata de timp. De aceea, incheierea trebuie planificata cu grija fara a fi una abrupta. Ea poate contine fie rezumatul principalelor puncte expuse, fie indemnul la o anumita actiune, fie chiar un compliment sincer adresat publicului.