ETAPELE CONSTITUIRII UNEI SOCIETÃTI COMERCIALE

a.Stabilirea obiectului de activitate.

Obiectul de activitate trebuie stabilit avand in vedere H.G. nr.656/1997 privind aprobarea clasificarii activitatilor din economia nationala - CAEN, publicat in Monitorul Oficial nr.301 din 5 noiembrie 1997, actualizat prin Ordinul Institutului National de Statistica nr. 601/2002 publicat in Monitorul Oficial nr. 908 din 13 decembrie 2002, cu actualizarile ulterioare.

b. Intocmirea actului constitutiv.

• SNC si SCS se constituie prin contract de societate
• SA, SCA si SRL se constituie prin contract de societate si statut

Contractul de societate si statutul pot fi incheiate sub forma unui inscris unic, denumit act constitutiv. Denumirea 'act constitutiv' desemneaza, in baza Legii nr.31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, atat inscrisul unic, cat si contractul de societate si/sau statutul societatii.

Actul constitutiv trebuie sa contina prevederi referitoare la:

q       Identificarea viitoarei societati comerciale: denumirea sau firma, forma juridica, sediul si emblema societatii;

q       Identificarea partilor contractante;

q       Caracteristicile societatii: obiectul de activitate - cu precizarea domeniului si a activitatii principale, durata societatii, capitalul social;

q       Conducerea gestiunea si auditul sau controlul societatii;

q       Drepturile si obligatiile asociatilor;

q       Sediile secundare ale societatii (punct de lucru, sucursala, filiala, reprezentanta, agentie);

q       Dizolvarea sau lichidarea societatii.

Actul constitutiv nu este supus obligativitatii incheierii in forma autentica, putand avea forma unui inscris sub semnatura privata, cu exceptia urmatoarelor situatii:

I. cand printre bunurile subscrise ca aport in natura la capitalul social se afla un teren;

II. cand forma juridica a societatii comerciale implica raspunderea nelimitata a asociatilor sau a unora dintre ei, pentru obligatiile sociale;

III. cand societatea pe actiuni se constituie prin subscriptie publica.

c. Inregistrarea societatii comerciale

Inregistrarea societatilor comerciale se face prin Biroul Unic din cadrul Oficiului Registrului Comertului de pe langa tribunale. Inregistrarea se face numai in baza unei incheieri a judecatorului delegat sau, dupa caz, a unei hotarari judecatoresti definitive. Solicitantul va completa o cerere de inregistrare tip, pe care o va depune la Biroul unic, pe baza acesteia declansandu-se procedurile necesare pentru inregistrarea si autorizarea functionarii societatilor comerciale.

In termen de 20 de zile de la inregistrarea cererii va fi eliberat certificatul de inregistrare a comerciantului, care cuprinde si codul unic de inregistrare.
Cererea va fi insotita de urmatoarele documente necesare inregistrarii:

Ø         Acte doveditoare pentru sediu

Dovada detinerii cu titlu legal a spatiului se poate face cu:
contract de vanzare-cumparare;
contract de inchiriere sau subinchiriere inregistrat la organele fiscale  locale, in maximum 15 zile de la data semnarii (conform Legii 181/1997);
contract de asociere in participatiune;
contract de leasing imobiliar;
contract de comodat, de uz, uzufruct;
certificat de mostenitor;

Pentru dovedirea detinerii titlului de proprietate mai este necesara prezentarea unui extras actual din cartea funciara.

Daca sediul este situat intr-un imobil cu destinatia locuinta (bloc), care intra sub incidenta Legii locuintelor nr. 114/1996, se realizeaza schimbarea destinatiei din locuinta in sediu social si, potrivit legii, este obligatoriu:
sa se prezinte si avizul favorabil al asociatiei proprietarilor, sau
daca nu exista asociatia proprietarilor, se prezinta avizul favorabil al titularilor contractelor de inchiriere sau al proprietarilor din locuintele cu care se invecineaza spatiul, pe plan orizontal si vertical.

Ø          Declaratie pe proprie raspundere pentru inregistrare

Declaratia pe proprie raspundere este documentul din care rezulta ca fiecare declarant indeplineste conditiile legale pentru detinerea si exercitarea calitatii pe care o are in societatea comerciala.

Declaratia pe proprie raspundere trebuie data de:
persoanele fizice care desfasoara activitati independente;
fondatori;
administratori;
reprezentantul permanent - persoana fizica - desemnat prin contractul de

administrare a unei societati comerciale;
cenzori.
Declaratia pe proprie raspundere poate avea una din urmatoarele forme:
forma autentificata de notarul public;
declaratie tip, semnata in fata judecatorului delegat sau in fata directorului Oficiului Registrului Comertului al municipiului Bucuresti;
atestata de avocat, in conditiile Legii nr. 51/1995;
inclusa in actul constitutiv sau modificator autentic.

Actul constitutiv
Exista mai multe tipuri de act constitutiv:
contract de societate si statut incheiate sub forma unui inscris unic, denumit act constitutiv sau
contract de societate pentru societatea in nume colectiv, in comandita simpla;
contract de societate si statut pentru societatea pe actiuni, in comandita pe actiuni si cu raspundere limitata;
statut, pentru societatea cu raspundere limitata cu asociat unic.

Pentru redactarea obiectului de activitate se va utiliza 'Clasificarea activitatilor din economia nationala CAEN, aprobata prin H.G. nr. 656/1997. Obiectul de activitate se va exprima prin grupe de 3 cifre pentru domeniu si prin clase de patru cifre pentru activitati. Indicarea domeniului si activitatii principale se va face printr-o grupa de trei cifre si o clasa de patru cifre apartinand grupei respective. Cuantumul taxei de inregistrare este corelat cu numarul de coduri care compun obiectul de activitate. Taxa de baza acopera 5 coduri, iar pentru fiecare grup de 5 coduri se plateste o taxa suplimentara de 10% din taxa de baza.

Redactarea actului constitutiv se poate realiza de catre:

    Biroul unic (Oficiul de asistenta pentru societatile comerciale);
    Avocat;
    Notar;

Consilier juridic

Asociatii insisi

Dovada depunerii capitalului social

Aportul in numerar la capitalul social se poate varsa : la ghiseele CEC  sau la orice banca, fie direct de catre intreprinzator, fie la cererea solicitantului de catre Biroul unic.

Dovada privind efectuarea varsamintelor in numerar se poate efectua, dupa caz, cu:
foaie de varsamant;
ordin de plata;
chitanta CEC.

Dovada depunerii aportului in numerar trebuie sa mentioneze numele asociatului si sintagma 'aport la capitalul social al societatii comerciale, indicandu-se denumirea acesteia.

Actele privind activitatea comerciala anterioara

Comerciantul persoana fizica sau membrii unei asociatii familiale trebuie sa depuna la dosarul de inregistrare acte din care sa rezulte activitatea comerciala anterioara sau, in lipsa acestora, actul privind nivelul studiilor absolvite. Aceste acte se depun in copii certificate de catre comerciant sau de referentul Biroului unic.

Specimenul de semnatura

Potrivit legii, comerciantul persoana fizica, reprezentantii unei societati comerciale, administratorii, lichidatorii, conducatorii sucursalei sunt obligati sa depuna semnaturile lor la Oficiul Registrului Comertului.
Pentru depunerea specimenului de semnatura se completeaza un formular tip. Pentru dovedirea specimenului de semnatura, persoana respectiva va semna in prezenta judecatorului delegat sau a conducatorului oficiului ori a inlocuitorului acestuia, care va certifica semnatura. In absenta semnatarului se poate prezenta un specimen legalizat de notarul public.

Copii de pe actele de identitate

Actele de identitate trebuie depuse in copie de catre :
comercianti persoane fizice (inclusiv de membrii unei asociatii familiale);
fondatorii unei societati comerciale pe actiuni si in comandita pe actiuni;
asociatii unei societati in nume colectiv, in comandita simpla si cu raspundere limitata.
In situatia in care asociatii sau fondatorii unei societati comerciale sunt persoane juridice se depune copia actului de inregistrare a acestora (certificat de inmatriculare sau certificat de inregistrare, act constitutiv etc). In cazul persoanelor juridice nerezidente, aceste acte vor fi depuse in copii traduse si legalizate.

Declaratii pe proprie raspundere pentru avize
Pentru fiecare din cele cinci avize obligatorii trebuie completate dosare pentru obtinerea acestora in functie de activitate.
Pentru fiecare aviz se poate completa si o Declaratie pe proprie raspundere astfel:
Declaratia pe proprie raspundere privind respectarea legislatiei de protectia mediului;
Declaratia pe proprie raspundere privind respectarea legislatiei de protectia muncii;
Declaratia pe proprie raspundere privind prevenirea si stingerea incendiilor;
Declaratia pe proprie raspundere referitoare la conditiile igenico-sanitare;
Declaratia pe proprie raspundere din punct de vedere sanitaro-veterinar.

3.3. Functionarea societatilor comerciale

Conducerea, administrarea si controlul societatii comerciale

Asa cum am mentionat anterior organele de conducere ale societatii se pot imparti in organe de deliberare si decizie (adunarea asociatilor sau a actionarilor), organe de administrare si executie (administratorii si, dupa caz, in societatile pe actiuni - administratorii, respectiv directoratul sau consiliul de supraveghere in raport de sistemul unitar sau dualist pentru care a optat societatea pe actiuni) si organe de control al gestiunii societatii (cenzorii sau, dupa caz, auditorul financiar). Vom analiza in cele ce urmeaza cele trei tipuri de organe si reglementarile legale aplicabile.

Organele de deliberare si decizie (Adunarile generale)

Adunarea generala reprezinta organul de deliberare si decizie cel mai intalnit in legislatie si tratat de doctrina. Legea nr. 31/1990 reglementeaza existenta adunarii generale doar in cazul societatii pe actiuni, a societatii in comandita pe actiuni si a societatii cu raspundere limitata. Societatea cu raspundere limitata cu asociat unic nu are un astfel de organism de conducere.

In cazul celorlalte doua forme societare existente consideram ca le sunt incidente aceleasi prevederi cu conditia adaptarii lor la specificul fiecarui tip de societate. In aceste cazuri putem vorbi de adunarile asociatilor. In cele ce urmeaza ne vom concentra pe ceea ce reprezinta adunarea generala.

Trasaturile generale si clasificarea Adunarilor generale

Adunarea Generala este forumul in care actionarii sau asociatii, dupa caz, isi exercita drepturile de administrare a societatii. Ea este chemata sa se pronunte asupra unor probleme curente de administrare a societatii cat si asupra unor probleme speciale sau exceptionale pentru viata societatii. In functie de scopul pentru care este convocata, in cazul societatilor pe actiuni si in comandita pe actiuni identificam doua feluri de adunari generale: ordinare si extraordinare care se desfasoara dupa o procedura diferita. Si in cazul societatilor cu raspundere limitata, desi legea nu prevede nici o distinctie intre cele doua adunari, ea stabileste conditii de cvorum si de majoritate diferite in functie de problemele supuse discutiei asociatilor.

Adunarea generala este un organ prin care se exprima vointa societatii. Legea nr.31/1990 si alte legi speciale nu ierarhizeaza organele societatii deci nu se poate afirma ca Adunarea generala este organul suprem in societate. Cu toate acestea, insa, avand in vedere atributiile largi pe care le au adunarile generale se poate afirma ca acestea sunt "locul in care se exercita puterea suprema in societate".

Trebuie mentionat ca dreptul de participa la Adunarea Generala este conferit de lege actionarilor sau asociatilor, dupa caz, in virtutea dorintei lor de a se implica activ in realizarea "scopului comun" pe care asociatii sau actionarii l-au asumat la infiintarea societatii sau la care s-au raliat ulterior.

In ciuda numarului mare de asociati care poate participa la aceste Adunari Generale trebuie precizat ca, fiind lucrari in plen care discuta elemente de strategie interna a societatii, au caracter secret, deci sunt protejate de sfera drepturilor la viata privata, a inviolabilitatii domiciliului cand se desfasoara la sediul societatii si a dreptului la comunicare.

A.     Adunarile Generale Ordinare

Adunarea Generala Ordinara se intruneste cel putin o data pe an, in cel mult cinci luni de la incheirea exercitiului financiar. Ea a fost definita ca "orice Adunare generala care se convoaca pentru alte probleme decat pentru modificarea actelor constitutive".

Adunarea Generala se desfasoara la sediul societatii comerciale si (sau) la o alta locatie anuntata din timp, in conformitate cu prevederile legale. Adunarea poate lua in discutie orice problema aflata pe ordinea de zi, dar este obligata, in conformitate cu art. 111 alin. 2 din legea nr. 31/1990, sa ia in discutie urmatoarele probleme:

   "(2) In afara de dezbaterea altor probleme inscrise la ordinea de zi, adunarea generala este obligata:

   a) sa discute, sa aprobe sau sa modifice situatiile financiare anuale, pe baza rapoartelor prezentate de consiliul de administratie, respectiv de directorat si de consiliul de supraveghere, de cenzori sau, dupa caz, de auditorul financiar, si sa fixeze dividendul (conform modificarii prin Legea nr.441/2006);

   b) sa aleaga si sa revoce membrii consiliului de administratie, respectiv ai consiliului de supraveghere, si cenzorii (conform modificarii prin Legea nr.441/2006);

   b¹) in cazul societatilor ale caror situatii financiare sunt auditate, sa numeasca si sa fixeze durata minima a contractului de audit financiar, precum si sa revoce auditorul financiar (conform completarii introduse prin Legea nr.441/2006);

   c) sa fixeze remuneratia cuvenita pentru exercitiul in curs membrilor consiliului de administratie, respectiv membrilor consiliului de supraveghere, si cenzorilor, daca nu a fost stabilita prin actul constitutiv (conform modificarii prin Legea nr.441/2006);

   d) sa se pronunte asupra gestiunii consiliului de administratie, respectiv a directoratului (conform modificarii prin Legea nr.441/2006);

   e) sa stabileasca bugetul de venituri si cheltuieli si, dupa caz, programul de activitate, pe exercitiul financiar urmator;

   f) sa hotarasca gajarea, inchirierea sau desfiintarea uneia sau a mai multor unitati ale societatii."

Art. 112 din legea nr. 31/1990 prevede ca, in cazul societatilor pe actiuni si in comandita pe actiuni, pentru validitatea deliberarilor adunarii ordinare este necesara prezenta actionarilor care sa detina cel putin 1/4 din numarul total de drepturi de vot, iar hotararile sa fie luate cu majoritatea voturilor exprimate, daca in actul constitutiv nu se prevad cerinte mai ridicate de cvorum si majoritate.

In societatea cu raspundere limitata, asupra problemelor obisnuite, adunarea decide prin votul reprezentand majoritatea absoluta a asociatilor si a partilor sociale daca actul constitutive nu prevede altfel (art. 192 din legea nr. 31/1990). In cazul societatilor in nume colectiv si a societatii in comandita simpla deciziile sau hotararile se iau prin votul asociatiilor reprezentand majoritatea absoluta a capitalului social. Ne alaturam parerii unei parti a doctrinei care sustine punctul de vedere potrivit caruia exceptia de la regula este cazul modificarii actului constitutiv.

Majoritatea absoluta a capitalului social reprezentat inseamna jumatate plus unu din numarul actiunilor.

O a doua sedinta a Adunarii Generale nu se poate tine in aceeasi zi cu prima sedinta (art. 118 alin. 2 din legea nr. 31/1990). Sanctiunea aplicata actelor adoptate de o astfel de Adunare Generala, constituita in aceeasi zi, este nulitatea hotararii luate.

Scopul principal al Adunarii generale este de regula sa decida asupra problemelor aflate pe ordinea de zi. In Germania, cu titlu extraordinar, spre deosebire de Romania, Adunarile generale ordinare pot avea doar caracter informativ. Trebuie mentionat ca si in Romania, a existat temei legal pentru desfasurarea lucrarilor Adunarii Generale prin intermediul mijloacelor de comunicatii de tip radioconferinta sau teleconferinta, anume art. 121¹ din legea nr. 31/1990 introdus prin legea nr. 161/2003.

Alti autori au considerat ca reglementarea actuala este gresit formulata, legiuitorul instituind de fapt "votul prin corespondenta". Desi argumentele sunt convingatore, articolul in cauza, fiind stipulat in urma prevederilor legate de exercitarea dreptului la vot, poate fi luat in considerare, bazandu-ne pe textul legal, posibilitatea de a putea desfasura Adunarea Generala prin mijloace moderne de comunicatii (e-mal, chat etc.), stabilind si folosind protocoale informatice de securitate care sa asigure independenta votului si excluderea oricaror posibilitati de viciere a consimtamantului prin dol sau violenta. In acelasi timp acest tip de vot are menirea de a facilita accesul actionarului sau asociatului la dezbaterile contradictorii din Adunare, iar in plus principiul contradictorialitatii este respectat.

C. Adunarile Generale Extraordinare

Adunarile Generale Extraordinare se intrunesc ori de cate ori este nevoie pentru a se lua o hotarare privind modificarea actelor constitutive ale societatii. Adunarea Extraordinara poate hotari, in conformitate cu prevederile art. 113 ale legii 31/1990, asupra :

a)schimbarii formei juridice a societatii;
b) mutarii sediului societatii;
c) schimbarii obiectului de activitate al societatii;

c¹) infiintarea sau desfiintarea unor sedii secundare: sucursale, agentii , reprezentante sau alte unitati fara personalitate juridica daca prin actul constitutiv nu se prevede altfel;
d) prelungirii duratei societatii;
e) majorarii capitalului social;
f) reducerii capitalului social sau reintregirii lui prin emisiune de noi actiuni;
g) fuziunii cu alte societati sau divizarii societatii;
h) dizolvarii anticipate a societatii;
i) conversiei actiunilor dintr-o categorie in cealalta;

i¹) conversia actiunilor nominative in actiuni la purtator sau a actiunilor la purtator in actiuni nominative (introdus prin Legea nr.441/2006);
j) conversiei unei categorii de obligatiuni in alta categorie sau in actiuni;
k)emisiunii de obligatiuni;
l) oricarei alte modificari a actului constitutiv sau oricarei alte hotarari pentru care este ceruta aprobarea adunarii generale extraordinare.

Trecerea in competenta altor organe ale societatii sau a Adunarii generale ordinare, prin actele constitutive, a acestor prevederi se sanctioneaza cu considerarea lor ca nescrise. Art. 114 din legea nr. 31/1990 prevede ca exercitiul atributiilor din art. 113 lit. b, c, d si f va putea fi delegat consiliului de administratie, respectiv directoratului, prin actul constitutiv sau prin hotarare a adunarii generale extraordinare a actionarilor. Delegarea atributiilor prevazute la art. 113 lit. c) nu poate privi domeniul si activitatea principala a societatii. In cazul in care consiliul de administratie, respectiv directoratul, este mandatat sa indeplineasca masura prevazuta la art. 113 lit. f), dispozitiile art. 220¹ se aplica deciziilor consiliului de administratie, respectiv celor ale directoratului, in mod corespunzator (art.114 al. 1 si 2 din lege).

Conditiile cvorumului si majoritatii sunt diferite fata de cele de la Adunarea Generala ordinara. In societatea pe actiuni sau in comandita pe actiuni pentru validarea deliberarilor Adunarii generale extraordinare, cand actul constitutiv nu prevede altfel e necesara prezenta actionarilor reprezentand cel putin o patrime din numarul total de drepturi de vot, la prima convocare, iar la convocarile urmatoare, prezenta actionarilor reprezentand cel putin o cincime din numarul total de drepturi de vot. (art.115 al.1 din legea 31/1990). Conform art.115 al.2 si 3 din lege hotararile sunt luate cu majoritatea voturilor detinute de actionarii prezenti sau reprezentati. Decizia de modificare a obiectului principal de activitate al societatii, de reducere sau majorare a capitalului social, de schimbare a formei juridice, de fuziune, divizare sau de dizolvare a societatii se ia cu o majoritate de cel putin doua treimi din drepturile de vot detinute de actionarii prezenti sau reprezentati. In actul constitutiv se pot stipula cerinte de cvorum si de majoritate mai mari.

In cazul societatilor cu raspundere limitata, adunarea generala decide prin votul reprezentand majoritatea absoluta a asociatilor si a partilor sociale cu exceptia cazului in care actul constitutiv prevede altfel. In conformitate cu prevederile art. 192 alin. 2 din legea nr. 31/1990, hotararile privitoare la modificarea actului constitutiv se iau prin votul tuturor asociatilor, afara de cazurile cand legea sau actul constitutiv dispune altfel. Prin analogie, aceeasi regula se aplica si societatii in nume colectiv si a celei in comandita simpla.

D. Adunarile specializate

Aceste adunari sunt definite de legea nr. 31/1990 in legatura cu societatile pe actiuni si se refera la reuniunile actionarilor cu particularitati. De exemplu, art. 96 reglementeaza Adunarile speciale ale titularilor de actiuni cu dividend prioritar fara drept de vot, iar art. 116 reglementeaza adunarea speciala a detinatorilor de actiuni dintr-o anumita categorie, in legatura cu care se hotaraste modificarea drepturilor si obligatiilor privind actiunile lor.

Procedura desfasurarii Adunarilor generale

a) Convocarea Adunarilor generale

Conform Legii nr. 31/1990, competenta convocarii Adunarilor Generale revine consiliullui de administratie respectiv directoratului, ori de cate ori este necesar. Administratorii au obligatia legala de a convoca Adunarea Generala cel putin o data pe an (art.117 din legea nr. 31/1990) si ori de cate ori este nevoie. In dreptul german mai intervine incidenta o cauza de convocare a Adunarii Generale cu caracter exceptional, dar care nu se incadreaza in problema actelor constitutive, ci priveste "Bunastarea societatii". Astfel, cand exista divergente importante intre organele societatii, se convoaca Adunarea Generala pentru a decide asupra unei chestiuni de strategie privind dezvoltarea societatii. In cazul pasivitatii administratorilor, asociatii au dreptul de a cere convocarea Adunarii Generale.

In situatia societatilor pe actiuni sau in comandita pe actiuni, legea prevede obligatia consiliului de administratie respectiv a directoratului de a convoca de indata Adunarea Generala, la cererea actionarilor reprezentand - individual sau impreuna - cel putin 5% din capitalul social sau o cota mai mica, daca in actul constitutiv nu se prevede altfel si daca cererea cuprinde dispozitii ce intra in atributiile adunarii (art.119 al.1 din lege). Intr-o astfel de situatie, Adunarea trebuie convocata in termen de cel mult 30 de zile si se va intruni in termen de cel mult 60 de zile de la data primirii cererii.

In cazul in care consiliul de administratie, respectiv directoratul, nu convoaca adunarea generala, instanta de la sediul societatii, cu citarea consiliului de administratie, respectiv a directoratului, va putea autoriza convocarea adunarii generale de catre actionarii care au formulat cererea. Prin aceeasi incheiere instanta aproba ordinea de zi, stabileste data de referinta prevazuta la art. 123 alin. (2), data tinerii adunarii generale si, dintre actionari, persoana care o va prezida. Costurile convocarii adunarii generale, precum si cheltuielile de judecata, daca instanta aproba cererea conform alin. (3), sunt suportate de societate. (art.119 al.3 si 4 din lege).

In cazul societatii cu raspundere limitata, administratorii sunt obligati sa convoace adunarea asociatilor la sediul social, cel putin o data pe an sau de cate ori este necesar. Legea nr. 31/1990 prevede la art.195 alin (2) posibilitatea ca un asociat sau un numar de asociati care reprezinta cel putin o patrime din capitalul social vor putea cere administratorilor convocarea Adunarii Generale, aratand scopul acestei convocari. Convocarea adunarii se va face in forma prevazuta in actul constitutiv, iar in lipsa unei dispozitii speciale, prin scrisoare recomandata, cu cel putin 10 zile inainte de ziua fixata pentru tinerea acesteia, aratandu-se ordinea de zi.

Asociatii din societatile in nume colectiv si in comandita simpla au deschisa posibilitatea actionarii in judecata a administratorilor societatilor in cazurile in care nu se indeplinesc obligatiile privind convocarea.

Convocarea trebuie sa cuprinda: data si locul tinerii adunarii, ordinea de zi cu precizarea problemelor care urmeaza a fi dezbatute, textul integral al propunerilor, in cazul modificarii actelor constitutive. Consideram ca alaturi de aceste elemente, convocarea trebuie sa cuprinda si conditiile pentru a putea lua parte la Adunare si pentru exercitarea dreptului de vot.

Conform art.117 al.6 si 7 din lege astfel cum a fost modificat si completat prin Legea nr.441/2006,  (6) Convocarea va cuprinde locul si data tinerii adunarii, precum si ordinea de zi, cu mentionarea explicita a tuturor problemelor care vor face obiectul dezbaterilor adunarii. In cazul in care pe ordinea de zi figureaza numirea administratorilor sau a membrilor consiliului de supraveghere, in convocare se va mentiona ca lista cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala ale persoanelor propuse pentru functia de administrator se afla la dispozitia actionarilor, putand fi consultata si completata de acestia. (7) Cand pe ordinea de zi figureaza propuneri pentru modificarea actului constitutiv, convocarea va trebui sa cuprinda textul integral al propunerilor."

Data adunarii trebuie fixata in termenul prevazut de lege sau actul constitutiv astfel incat sa asigure timpul necesar ajungerii convocarii la cunostinta asociatilor. Termenul de intrunire nu poate fi mai mic de 30 de zile de la data de la publicarea convocarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a (art.117 al.2 din lege).

Locul Adunarii este in conformitate cu prevederile actuale (criticabile in opinia noastra, n.n.) este sediul societatii cu exceptia cazurilor in care in actele constitutive nu s-a stipulat o alta clauza. Locul special in care se va desfasura Adunarea se va stipula de asemenea. O problema speciala este generata, consideram noi de problema posibilitatii desfasurarii Adunarii Generale in strainatate.

Ordinea de zi trebuie comunicata asociatilor si actionarilor trebuie sa cuprinda totalitatea problemelor ce vor fi supuse dezbaterilor si proiectele de modificare a actelor constitutive (in extenso) daca este cazul.

Comunicarea convocarii este diferita in functie de tipul de societate de care este vorba. Art. 117 alin 3 din legea nr. 31/1990 prevede ca in cazul societatilor pe actiuni sau in comandita pe actiuni instiintare se face prin publicarea anuntului de convocare in Monitorul Oficial precum si intr-unul din ziarele raspandite in localitatea in care se afla sediul societatii sau din cea mai apropiata localitate. In cazul in care toate actiunile sunt nominative, convocarea poate fi facuta si numai prin scrisoare recomandata sau, daca actul constitutiv permite, prin scrisoare transmisa pe cale electronica, avand incorporata, atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa, expediata cu cel putin 30 de zile inainte de data tinerii adunarii, la adresa actionarului, inscrisa in registrul actionarilor. Schimbarea adresei nu poate fi opusa societatii, daca nu i-a fost comunicata in scris de actionar.Conform al.(5) "Modurile de convocare prevazute la alin. (4) nu pot fi folosite daca sunt interzise prin actul constitutiv al societatii sau prin dispozitii legale". (a se vedea alin 4 al art. 117 al.4 al legii nr. 31/1990 modificat prin legea nr.441/2006). Pentru membrii comisiei de cenzori este insa imperativ necesara trimiterea convocarii cu scrisoare recomandata cu aviz de primire.

In cazul societatii cu raspundere limitata, avand in vedere faptul ca acesta nu poate avea un numar mai mare de 50 de asociati, convocarea se face prin scrisoare recomandata, cu cel putin 10 zile inainte de ziua fixata pentru tinerea acesteia, aratandu-se ordinea de zi, daca in actul constitutiv nu s-a prevazut o alta modalitate (art. 195 alin. 3 din Legea nr. 31/1990). Administratorii sunt obligati sa convoace adunarea asociatilor la sediul social, cel putin o data pe an sau de cate ori este necesar. Un asociat sau un numar de asociati, ce reprezinta cel putin o patrime din capitalul social, va putea cere convocarea adunarii generale, aratand scopul acestei convocari (art.195 al.1 si 2).

Pentru societatea in nume colectiv sau in comandita simpla nu s-a prevazut un mod specific stipulandu-se doar ca mijlocele alese sa asigure participarea asociatilor la Adunarea Generala.

b) Sedinta Adunarii Generale

Asociatii participa la sedintele Adunarii Generale personal sau prin reprezentanti. In privinta reprezentarii legea romana a stabilit reguli restrictive impunand obligativitatea reprezentarii de catre alti actionari in baza unei procuri speciale, afara de cazul in care prin actul constitutiv s-a prevazut altfel. In cazul in care actiunile sunt detinute in indiviziune, coproprietarii sunt reprezentati de unul din coproprietari sau de un mandatar care trebuie in general sa fie asociat. Daca actiunile sau partile sociale sunt grevate de uzufruct, dreptul de vot conferit de aceste actiuni apartine uzufructuarului in adunarile generale ordinare si nudului proprietar in adunarile generale extraordinare. In cazul in care actiunile fac obiectul unei garantii reale mobiliare, dreptul de vot apartine proprietarului (debitorul ramanand proprietar al titlurilor dreptul de a participa la Adunari) [art. 124 din Legea nr. 31/1990].

Sedintele Adunarii Generale se desfasoara, in ziua, la ora si locul aratat in convocare. Conform legii si uzantelor sedinta este deschisa de presedintele Consiliului de Administratie, respectiv al directoratului, sau de inlocuitorul acestuia. In cazul celorlalte forme societare, Adunarea Generala va fi condusa de unul din administratorii societatii.

Se vor alege mai apoi de la unul la trei secretari, care vor verifica indeplinirea conditiilor de cvorum si de legalitate a desfasurarii Adunarii (art. 129 alin. (2) din legea nr. 31/1990 asa cum a fost modificata prin legea nr. 441/2006). Dupa indeplinirea acestor cerinte legale se trece la dezbaterea pe fond a problemelor anuntate pe ordinea de zi a Adunarii Generale.

Dupa dezbaterea problemelor de pe ordinea de zi, se vor vota solutiile propuse. Dreptul de vot in Adunarea Generala este dat de achizitionarea a cel putin unei actiuni (art. 101 din legea nr. 31/1990). Dreptul de vot se exercita doar in Adunarea Generala cu exceptia societatii cu raspundere limitata in care este permis si votul prin corespondenta. In conformitate cu prevederile art. 95 din legea nr. 31/1990 "nu au drept de vot actionarii care detin actiuni preferentiale cu dividend prioritar fara drept de vot. Aceasta prevedere este actuala din perspectiva actiunilor de privatizare intreprinse de Guvernul Romaniei de trecere in patrimoniu privat a fostelor unitati socialiste de stat.

Dreptul de vot nu poate fi cesionat (art. 128 legea nr. 31/1990) deci nu poate fi instrainat pentru ca ar demonstra lipsa de determinare a actionariatului de a se implica in activitatea organizationala a societatii si ar permite, teoretic cel putin, unor persoane controlul asupra deciziei societatii fara a detine nici o actiune. Exercitarea dreptului de vot este permisa prin reprezentant sau procura in societatile pe actiuni. si a cenzorilor, pentru revocarea lor si pentru hotarari luate in privinta raspunderii administratorilor (art. 125 din legea nr. 31/1990).

c) Hotararile Adunarii Generale

Hotararile Adunarii Generale sunt obligatorii pentru toti actionarii, inclusiv pentru actionarii care nu au luat parte la Adunare sau au votat impotriva, daca au luate cu respectarea legii si a actului constitutiv. Pentru terti, hotararile Adunarii Generale devin opozabile numai dupa publicarea lor in conditiile legii. In cazul societatilor de capitaluri, in termen de 15 zile, la Oficiul Registrului Comertului, pentru a fi mentionate in registru si publicate in Monitorul Oficial. Pentru celelalte tipuri de societati comerciale legea nu prevede obligativitatea aducerii la cunostinta tertilor a hotararilor Adunarii Generale.

Hotararile Adunarii Generale adoptate cu incalcarea prevederilor legale sau actelor constitutive pot fi anulate pe cale judecatoreasca.

Art. 132 al.2 din legea nr. 31/1990 prevede in cazul societatilor pe actiuni sau in comandita pe actiuni ca, hotararile contrare legii sau actului constitutiv pot fi atacate in justitie de oricare din actionarii care nu au luat parte la Adunarea Generala sau au votat contra si au cerut sa se insereze aceasta in procesul-verbal al sedintei. Dreptul de a ataca hotararea Adunarii Generale apartine insa si administratorilor societatii. Conform art.132 al. (4), astfel cum a fost introdus prin Legea nr.441/2006, "Membrii consiliului de administratie, respectiv ai consiliului de supraveghere, nu pot ataca hotararea adunarii generale privitoare la revocarea lor din functie." Competenta de solutionare a cererii apartine tribunalului in a carei raza teritoriala societatea isi are sediul.

Cererea de anulare a hotararii Adunarii Generale se va judeca in camera de consiliu a instantei. Cand se invoca "motive de nulitate absoluta, dreptul la actiune este imprescriptibil", iar cererea poate fi formulata de orice persoana interesata (art.132 al.3 din lege). Hotararea irevocabila de anulare va fi mentionata in registrul comertului si publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a. De la data publicarii, ea este opozabila tuturor actionarilor.

Cauzele de anulare a hotararii Adunarii Generale sunt:

Procedura organizarii Adunarii Generale, in care sunt incidente problemele privind convocarea Adunarii Generale, desfasurarea sedintei Adunarii Generale, publicarea hotararilor in Monitorul Oficial ;

Obiectul Adunarii Generale in care sunt incidente probleme privind regulile de competenta a organelor sociale sau modificarea obiectului de activitate;

Exercitarea dreptului de vot.

Organele de administrare si executie ale societatii (Administratorii sau, dupa caz, directoratul si consiliul de supraveghere)

Notiuni introductive.

Hotararile Adunarilor Generale sunt duse la indeplinire prin actele de executie ale persoanelor anume investite de Adunarea Generala sau prin actele constitutive si care realizeaza in mod efectiv administrarea societatii. Ei gireaza in acelasi timp si desfasurarea cotidiana a activitatii comerciale, dupa priceperea lor si in conformitate cu prevederile actelor constitutive, cu respectarea prevederilor legale si in scopul indeplinirii vointei sociale a societatii. In societatea in nume colectiv, gestiunea societatii este asigurata de unul sau mai multi administratori. Fiecare administrator, in conformitate cu prevederile art. 75 din legea nr.31/1990, are dreptul sa reprezinte societatea, in lipsa de stipulatie contrara in actul constitutiv. In conformitate cu prevederile art. 88 din legea nr. 31/1990, administrarea societatii va cadea in responsabilitatea unuia sau mai multor asociati comanditati. In cazul societatii pe actiuni, art. 137 si urm., legea nr. 31/1990 stabileste o serie de reglementari speciale. Societatea pe actiuni este administrata de unul sau mai multi administratori. Atunci cand sunt mai multi administratori ei constituie un consiliu de administratie. In societatea in comandita pe actiuni, administrarea societatii este incredintata unuia sau mai multor asociati comanditati (art. 188). In societatea cu raspundere limitata, administrarea societatii este realizata de unul sau mai multi administratori asociati sau neasociati numiti prin actul constitutiv sau de adunarea generala a asociatilor (art. 197 al.1 din lege).